Подавляющее большинство компаний имеет деловых партнёров. Они могут быть на территории нашей страны или за рубежом. Для сохранения прочных деловых отношений и для развития собственного бизнеса и производства руководители предприятий направляют сотрудников в командировки . Цели поездки могут быть различными: заключение договоров и подписание контрактов, поиск новых партнеров и предоставление разного рода услуг.
Отправляя своего работника в поездку, организация обязана оплачивать командировочные согласно законодательству РФ. Направляя в командировку, фирма обязана оплатить дорогу и суточные своим сотрудникам. Они начисляются за каждый день рабочей поездки. Установлены размеры суточных, которые не подлежат налогообложению. Если сумма превышает льготный размер, то налоги должны быть начислены в установленном порядке.
Размеры и порядок расчета налога
На законодательном уровне установлены размеры командировочных, которые освобождены от налогообложения. Определены суммы для поездок как по России, так и для рабочих поездок за границу.
Размер суточных, с которых не уплачивается налог:
- 700 рублей в сутки для командировок внутри страны;
- 2500 рублей для зарубежных командировок.
Если размер суточных выше указанных размеров, то налог будет начисляться на всю сумму, превышающую льготную. Сумма, превышающая льготный размер, облагается НДФЛ по ставке 13%. Кроме НДФЛ с суточных сверх нормы должны уплачиваться страховые взносы. Если их размер не превышает 700 и 2500 рублей, то страховые взносы не отчисляются.
При расчёте налога на прибыль бухгалтер организации имеет право списать суточные, выдаваемые сотруднику в полном объёме. Согласно Налоговому кодексу РФ, производить нормирование суточных не нужно. Их учёт в расходах предприятия осуществляется вместе с утверждением авансового отчёта.
Пример расчета : финансовый аналитик фирмы ООО «Медиа-финанс» Иванов с 15 по 17 января находился в командировке в Дании. Руководитель фирмы установил командировочные в Данию в размере 250 датских крон (DDK) в сутки. Оплата суточных при командировках внутри страны в фирме составляет 700 рублей.
За время нахождения в командировке сотруднику начислены суточные:
- за 2 дня нахождения в Дании – 500 крон (250 DDK в день * 2 дня);
- за 1 день приезда в Россию – 700 рублей.
Весь общий размер суточных бухгалтер фирмы ООО «Медиа-финанс» учёл при расчёте налога на прибыль:
500 DDK * 8,42 руб./DDK + 700 рублей = 4910 рублей.
Размер суточных при командировках за границу были вычислены исходя из курса валюты, действующей на дату их оплаты. При расчёте суммы НДФЛ бухгалтер не брал в расчёт суточные, поскольку их сумма не превышает льготный размер, который освобождён от уплаты налогов.
В 2018 году размеры суточных, которые не облагаются налогом и с которых не происходят страховые отчисления, не изменились. Для командировок по территории РФ эта сумма составляет 700 рублей в день. Для рабочих поездок за границу это сумма в разы выше и составляет 2500 рублей.
Но суточные сверх нормы облагаются налогом. НДФЛ с этой суммы будет уплачиваться на общих основаниях по ставке 13%. Также фирма должна проводить страховые отчисления с суммы, которая превышает установленные льготные размеры суточных.
Для отображения величины командировочных сверх нормы в нужно знать, на какую дату производить их начисление. Датой получения дохода для облагаемых налогом суточных сверх нормы является последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчёт.
Утверждение отчёта происходит после возвращения работника из рабочей поездки .
Удержание налога с суточных, которые превышают установленные размеры, производится в момент выплаты работнику заработной платы, с которой удержан НДФЛ. Но стоит помнить, что дата удержания налога не может быть раньше, чем последнее число текущего месяца. Это происходит из-за того, что НДФЛ нельзя удержать с работника до получения зарплаты. Исходя из этого следует, что перечисление платежа в налоговую будет осуществлено не позднее дня, следующего за днём удержания НДФЛ.
Пример расчета : за декабрь 2016 года сотруднику насчитана заработная плата (с учётом среднего дохода за время командировки) в размере 80 000 рублей. Из этой суммы будет удержан налог, сумма которого составляет 10 400 рублей. Аванс за декабрь был выдан 14 декабря в размере 40 000 рублей. 28 декабря работник предоставил авансовый отчёт о служебной поездке по территории России.
Суточные за 5 дней командировки были указаны в размере:
5 дней * 1200 рублей/день = 6000 руб.
29 декабря авансовый отчёт утвердил руководитель фирмы. 9 января работнику была выплачена оставшаяся заработная плата, с учётом вычета налога в размере 10 400 рублей. Также из зарплаты был удержан налог на суточные сверх нормы. Это сумма составила 325 рублей.
Этот расчёт был произведён следующим образом:
6000 рублей – 5 дней * 700 рублей/день = 2500 рублей – суточные, которые превышают установленную норму.
От этой суммы и будет удержан налог:
2500 рублей * 13% / 100% = 325 рублей.
На руки работник получил:
80 000 – 40 000 (аванс) – 10 400 (НДФЛ) – 325 (НДФЛ с суточных сверх нормы) = 29 275 руб.
Необлагаемые расходы
Направляя своего сотрудника в служебную командировку, руководство предприятия обязано возместить ему все расходы на проживание, проезд и суточные. Также за каждый день командировки работнику должны выплатить среднюю заработную плату.
Затраты на проезд до места командировки оплачиваются работнику в полном объёме. С этой суммы НДФЛ не удерживается. В эти расходы включены проезд на любом виде транспорта до места назначения, а также проезд на такси или общественном транспорте до вокзала или аэропорта.
Налог с этих расходов не будет удержан в том случае, если эти траты подтверждены документально. В случае если подтверждающих документов нет, то налог будет удержан в полном объёме со всей суммы, которая была потрачена на дорогу до пункта назначения и обратно. В качестве подтверждения стоимости проезда можно предоставить билеты .
Если они по какой-то причине не сохранились, то можно затребовать у перевозчика справку, в которой будет указано направление, вид транспорта и стоимость проезда.
Расходы по аренде жилого помещения не облагаются налогом в полном размере. НДФЛ не удерживается только в том случае, если у сотрудника есть подтверждающие документы. Ими могут быть квитанция по оплате гостиничного номера или договор аренды квартиры.
В том случае если у работника нет документального подтверждения, то сумма, не облагаемая налогом, составляет 700 рублей в день при командировке на территории России. Если рабочая поездка заграницу, то эта сумма не должна превышать 2500 рублей. Если расходы на проживание превышают указанные размеры, то с суммы сверх нормы уплачивается НДФЛ.
Нормативы установлены государством. Работодатель вправе установить другой размер суточных. Эта сумма может быть в разы больше, чем сумма, утвержденная на законодательном уровне. Однако, данный факт не является основанием для освобождения от уплаты НДФЛ. Все расходы сверх установленных норм подлежат обязательному налогообложению.
Заключение
Направляя сотрудника в командировку, фирма обязана оплатить все расходы, которые у него возникли за время нахождения в поездке. Организация оплачивает также расходы:
- на связь (мобильную связь или интернет);
- по оформлению заграничного паспорта и визы;
- на комиссию в случае обмена российских рублей на иностранную валюту;
- на специальные услуги на вокзалах и в аэропортах.
При нахождении в командировке работник не должен нести никаких убытков. Всё должно быть оплачено работодателем. Возмещение расходов, связанных с рабочей поездкой, происходит в ближайшую заработную плату. С этого дохода, как и с любого другого, необходимо уплатить налог в казну государства.
Не облагаемые НДФЛ суточные 2019 года регламентированы налоговым законодательством РФ. С какой суммы суточных нужно удерживать НДФЛ? Что делать с НДФЛ, если размер суточных превышает установленные лимиты? Удерживать ли налог с выплат при однодневных командировках? Напомним особенности налогообложения этих выплат.
Когда выплачиваются суточные
В процессе трудовой деятельности у работников возникает необходимость выезда в служебных целях за пределы территории нахождения постоянного рабочего места. Согласно ст. 166 ТК РФ подобная поездка считается командировкой, за исключением случаев, когда выполнение служебных обязанностей уже предполагает разъездной характер работы. Командировочные затраты обязан компенсировать работодатель (ст. 168 ТК РФ), в том числе и выплаты работнику на дополнительные расходы за каждый день пребывания в командировке - суточные. В некоторых случаях на командировочные выплаты (в том числе суточные) НДФЛ необходимо начислить как на прямой доход сотрудника.
Выплатить суточные можно как перед поездкой в командировку (авансом из расчета запланированных дней поездки), так и по ее завершении (по фактическому количеству дней нахождения в командировке).
Облагаются ли суточные НДФЛ
НДФЛ с выплат при однодневных командировках
При возникновении однодневных командировок компенсационные выплаты сотрудникам не считаются суточными. Такие затраты следует отнести к иным расходам (ст. 168 ТК РФ). Однако облагаются НДФЛ подобные компенсационные выплаты по тем же нормам - 700 руб. по РФ, и свыше 2 500 руб. - за территорией РФ. Это подтверждают чиновники («Минфин рассказал, как облагать НДФЛ ”однодневные” суточные» ).
В некоторых случаях командировочные поездки происходят на территории одного населенного пункта. При выезде работника за пределы оговоренного в трудовом договоре рабочего места в обособленные подразделения организации или головное отделение поездка также считается командировкой (п. 3 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При этом поездки не должны носить постоянный характер, и деятельность работника не может быть связана с разъездным графиком.
При однодневной командировке за пределы государства выплата суточных положена в размере 50% от нормы расходов за пределами РФ (п. 20 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Подобные суточные также не являются объектом налогообложения НДФЛ в общепринятых лимитах.
Направляя сотрудников в командировку по служебной необходимости, величину суточных выплат каждая организация вправе устанавливать на свое усмотрение. Сумма или порядок расчета компенсационных затрат должны быть закреплены локальными нормативными актами. Налог на доходы физических лиц удерживается с выплат работникам сверх установленных общероссийских норм, то есть с выплат более 700 руб. в сутки при командировках по России и с сумм, превышающих 2 500 руб., во время нахождения на территории иностранных государств.
Итоги
Суточные не облагаются НДФЛ только в пределах норм, установленных НК РФ: 2 500 руб. при загранкомандировках и 700 руб. при поездках по России. Суточные, выплаченные сверхвышеуказанных лимитов, облагаются НДФЛ. При однодневных командировках действует общеустановленное правило. Суточные не облагаются налогом в пределах указанных пределов.
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.
Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
НДФЛ со сверхнормативных суточных надо удерживать после того, как руководитель утвердит авансовый отчет по командировке. Если компания не смогла сделать это при выплате доходов, то удержать налог надо с ближайших денежных доходов.
В каком случае надо удержать НДФЛ с суточных сверх нормы
Суточные не облагаются НДФЛ:
- в пределах 700 рублей, если сотрудника командировали по России;
- в пределах 2500 рублей - при командировке за границу.
Нередко руководитель устанавливает во внутренних документах повышенный размер суточных для работников. Тогда с суммы превышения лимитов нужно удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Допустим, коллективным договором установлен размер суточных 1500 рублей для поездок по России, а также прописано условие о возмещении сумм НДФЛ работникам, получившим суточные сверх норматива.
Сотрудника направили в командировку на пять дней, выдав ему 7500 руб. суточных (1500 руб. × 5 дн.). После утверждения авансового отчета бухгалтер исчислил НДФЛ в размере 520 руб. ((7500 руб. – (700 руб. × 5 дн.)) × 13%). А затем возместил работнику эту сумму, уменьшив ее на НДФЛ. Налог он исчислил так: 520 руб. × 13% = 68 руб. Эта сумма удерживается из ближайшей зарплаты работника.
Как удержать НДФЛ с суточных сверх нормы в 2017 году
Обратите внимание, Минфин неоднократно разъяснял, что исчислить НДФЛ с суточных надо только после того, как директор утвердит авансовый отчет (письмо от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).
Пример
Работник поехал в командировку на 3 дня и получил 4500 руб. (1500 руб. × 3 дн.). От НДФЛ освобождены суточные 700 рублей в день. Директор утвердил авансовый отчет 21 апреля. Датой получения дохода считается последний день месяца, в котором утвержден отчет, - 30 апреля. Доход - 2400 руб. (4500 руб. – 700 руб. × 3 дн.). НДФЛ равен 312 руб. (2400 руб. × 13%). Ближайшая выплата, зарплата за апрель, 4 мая. При выплате надо удержать налог, исчисленный с заработной платы и суточных.
Иногда руководство возмещает работникам удержанный НДФЛ. То есть выдает суточные, не вычитая ничего дополнительно. Однако на этот счет в Минфине предупредили: с подобной компенсации нужно также удержать НДФЛ. Ведь возмещение - это, по сути, тот же доход сотрудника.
Перед командировкой нужно выдавать суточные без учета НДФЛ, а налог удержать из ближайшей зарплаты после того, как руководитель утвердит авансовый отчет.
С прошлого года изменились правила удержания НДФЛ, который компания не смогла вычесть сразу. Возникла путаница, когда удерживать налог и из каких выплат. Раньше удержание НДФЛ проводилось с ближайших денежных выплат. Теперь налоговый агент обязан удержать НДФЛ с доходов физлица при фактической выплате. Сделать это возможно не всегда.
По мнению налоговиков, новая формулировка статьи 226 НК РФ ничего не меняет. В абзаце 1 пункта 4 сказано, что налоговые агенты обязаны удержать НДФЛ. Поэтому, если компания не смогла сделать это при выплате доходов, то удержать НДФЛ надо с ближайших денежных доходов.
Организация или ИП, нанимающие сотрудников, вправе отправить их в служебные поездки, связанные с решением рабочих задач. Это создает для специалистов дополнительные траты, не учтенные в составе заработной платы. Ст. 167-168 НК РФ обязывают нанимателя их возместить. НДФЛ с командировочных расходов 2017 не выплачивается, если они не больше установленных законом лимитов. Из величины превышения бухгалтер обязан удержать подоходный налог.
Существует два типа расходов, связанных со служебными поездками и подлежащих материальной компенсации:
1.Суточные
Это карманные деньги, на которые работник живет за пределами родного города (страны). Согласно п. 1 ст. 346.16 в 2017 году организация или ИП вправе прописать во внутренних документах (коллективном договоре, трудовых контрактах, Положении о командировка и т.д.) любую форму суточных для внутрироссийских и международных командировок. Нормирование не применяется, верхний лимит отсутствует. Такой подход вполне оправдан: крупные коммерческие структуры могут позволить большие траты на деловые поездки, маленькие вынуждены экономить.
Для компенсации суточных не требуется подтверждающих документов, роль которых ранее выполняли служебные задания и командировочные отчеты. Достаточно представления сотрудником авансового отчета и служебной записки. Эти документы должны быть переданы в бухгалтерию работодателя в течение трех дней после возвращения специалиста из деловой поездки.
2.Прочие расходы
Иные типы трат, необходимые для организации деловой поездки: приобретение билетов на самолет или поезд, бронирование гостиницы, аренда квартиры и т.д. Компания обязана выдать сотруднику материальную компенсацию по факту представления подтверждающих документов: чеков, выписок по счету и т.д.
Облагаются ли суточные НДФЛ?
Согласно нормам законодательства, суточные, выплачиваемые работникам, не облагаются подоходным налогом, если их размер не превышает:
- 700 рублей – для поездок по территории России;
- 2 500 рублей – для выездов по служебным целям за границу.
Выплаты, произведенные сверх установленных размеров, облагаются НДФЛ, на них начисляются страховые взносы. Базой для исчисления подоходного налога служит не весь объем командировочных расходов, а та их часть, которая превышает законодательные лимиты.
В компании «Интеграция» размер суточных для внутрироссийских поездок установлен на уровне 1 100 рублей в день. Бухгалтер фирмы должен рассчитывать НДФЛ с суммы 400 рублей (1 100 – 700) за каждый день служебной командировки сотрудников. На эту разницу необходимо начислить страховые взносы.
С 2017 года у компаний и ИП появилась новая обязанность – уплачивать со сверхнормативных суточных страховые взносы. Речь идет о социальном, медицинском и пенсионном страховании. Взносы на «травматизм» не присутствуют в законодательном перечне, а потому не рассчитываются и не перечисляются.
Облагаются ли НДФЛ прочие расходы?
Служебная поездка предполагает широкий перечень дополнительных расходов:
- авиа и ж/д билеты;
- такси и общественный транспорт;
- транспортировка багажа;
- комиссии (если билеты покупаются у посредников);
- проживание в гостинице;
- сбор за услуги аэропорта;
- связь с деловыми партнерами;
- оформление документов (загранпаспорта, визы и т.д.);
- иные траты.
Все перечисленные расходы не облагаются НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, если по ним представлены подтверждающие документы: чеки, бланки строгой отчетности, договоры посуточной аренды жилого помещения и т.д. При отсутствии документации величина компенсации трат подлежит обложению подоходным налогом.