Товарная накладная бланк от руки. Бухучет инфо

Транспортная накладная 2019 скачать бланк в эксель
Товарно-Транспортная накладная ТТН, форма № 1-Т

01.02.2019

Форма ТН
Форма транспортной накладной утверждена Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 "Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом" в редакции: в ред. Постановлений Правительства РФ от 30.12.2011 N 1208, от 09.01.2014 № 12 (ред. 18.05.2015), от 03.12.2015 № 1311,от 24.11.2016 № 1233, от 22.12.2016 № 1442, от 12.12.2017 № 1529,с изменениями, внесенными Апелляционным определением Верховного Суда РФ от 17.05.2016 N АПЛ16-142.

Начало действия последней редакции от 12.12.2017 № 1529 : 22.12.2017.

Форма ТТН

Форма товарно-транспортной накладной (ТТН, унифицированная форма № 1-Т, ОКУД 0345009) была утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

(xls, согласно Пост. Госкомстата РФ №78 )

Об изменениях

Об изменениях в форме транспортной накладной согласно постановлению Правительства России от 12.12.2017 № 1529 (из документа):

Внесены поправки в форму транспортной накладной и порядок ее заполнения. Изменения коснулись разделов 13 и 15 транспортной накладной и порядка их заполнения.
Новые поправки устанавливают, что при перевозке опасных грузов, а также при перевозке грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом, перевозчик указывает в пункте 13 транспортной накладной информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения, а также о маршруте такой перевозки. Такая информация указывается при необходимости.
До настоящего времени речь шла об указании маршрута при перевозке опасных, тяжеловесных и крупногабаритных грузов. Таким образом, теперь маршрут и сведения о разрешении указываются при перевозке любых грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом.

Об изменениях в форме транспортной накладной согласно постановлению Правительства России от 03.12.2015 № 1311 (из документа):

В разделе 4 приложения N 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2011 г. N 272 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 17, ст. 2407; 2012, N 10, ст. 1223):

слова "(перечень прилагаемых к транспортной накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными, иными правилами в соответствии с законодательством Российской Федерации)" заменить словами "(перечень прилагаемых к транспортной накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными, иными правилами в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо регистрационные номера указанных документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах)";

слова "(перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений, разрешений, инструкций, товарораспорядительных и других документов, наличие которых установлено законодательством Российской Федерации)" заменить словами "(перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений, разрешений, инструкций, товарораспорядительных и других документов, наличие которых установлено законодательством Российской Федерации, либо регистрационные номера указанных документов, если такие документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных информационных системах)".

Председатель Правительства Российской Федерации Д.МЕДВЕДЕВ

Форма ТН

Порядок \ правила \ инструкция по заполнению формы транспортной накладной

(Выдержка из Пост. Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 в ред. Постановлений Правительства РФ от 30.12.2011 N 1208, от 09.01.2014 N 12 (ред. 18.05.2015), от 03.12.2015 N 1311,от 24.11.2016 N 1233, от 22.12.2016 N 1442, от 12.12.2017 № 1529 ):

II. Заключение договора перевозки груза, договорафрахтования транспортного средства для перевозки груза

6. Перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза - заявки грузоотправителя, за исключением случаев, указанных в пункте 13 настоящих Правил.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению N 4 (далее - транспортная накладная).

7. Заказ (заявка) подается грузоотправителем перевозчику, который обязан рассмотреть заказ (заявку) и в срок до 3 дней со дня его принятия проинформировать грузоотправителя о принятии или об отказе в принятии заказа (заявки) с письменным обоснованием причин отказа и возвратить заказ (заявку).

При рассмотрении заказа (заявки) перевозчик по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет пункты 8 - 11, 13, 15 и 16 (в части перевозчика) транспортной накладной. При перевозке опасных грузов, а также при перевозке, осуществляемой тяжеловесным и (или) крупногабаритным транспортным средством, перевозчик указывает в пункте 13 транспортной накладной при необходимости информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения, а также о маршруте такой перевозки.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 12.12.2017 N 1529)

8. До заключения договора перевозки груза перевозчик по требованию грузоотправителя представляет документ (прейскурант), содержащий сведения о стоимости услуг перевозчика и порядке расчета провозной платы.

9. Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами.

Любые исправления заверяются подписями как грузоотправителя, так и перевозчика или их уполномоченными лицами.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 30.12.2011 N 1208)

10. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

11. В случае отсутствия всех или каких-либо отдельных записей в разделе "Условия перевозки" транспортной накладной применяются условия перевозки грузов, предусмотренные Федеральным законом "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Федеральный закон) и настоящими Правилами.

Отсутствие записи подтверждается прочерком в соответствующей графе при заполнении транспортной накладной.

12. При объявлении грузоотправителем ценности груза груз принимается к перевозке в порядке, установленном настоящими Правилами, с указанием в пункте 5 транспортной накладной его ценности. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза.

13. Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведется учет движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования транспортного средства для перевозки груза (далее - договор фрахтования), заключаемого, если иное не предусмотрено соглашением сторон, в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства по форме согласно приложению N 5 (далее - заказ-наряд).

14. Заказ-наряд подается фрахтователем фрахтовщику, который обязан рассмотреть заказ-наряд и в срок до 3 дней со дня его принятия проинформировать фрахтователя о принятии или об отказе в принятии заказа-наряда с письменным обоснованием причин отказа и возвратить заказ-наряд.

При рассмотрении заказа-наряда фрахтовщик по согласованию с фрахтователем определяет условия фрахтования транспортного средства и заполняет пункты 2, 8 - 10, 12 - 14 (в части фрахтовщика) заказа-наряда.

15. При подаче фрахтовщику заказа-наряда фрахтователь заполняет пункты 1, 3 - 7 и 14 заказа-наряда.

16. Изменение условий фрахтования в пути следования отмечается фрахтовщиком (водителем) в графе 11 "Оговорки и замечания фрахтовщика" заказа-наряда.

17. При отсутствии всех или каких-либо отдельных записей в заказе-наряде, касающихся условий фрахтования, применяются условия, предусмотренные Федеральным законом и настоящими Правилами.

Отсутствие записи подтверждается прочерком в соответствующей графе заказа-наряда.

18. Заказ-наряд составляется в 3 экземплярах (оригиналах), подписанных фрахтователем и фрахтовщиком. Первый экземпляр заказа-наряда остается у фрахтователя, второй и третий - вручаются фрахтовщику (водителю). Третий экземпляр заказа-наряда с необходимыми отметками прилагается к счету за фрахтование транспортного средства для перевозки груза и направляется фрахтователю.

19. Любые исправления в заказе-наряде заверяются подписями как фрахтователя, так и фрахтовщика.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 24.11.2016 N 1233)

20. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество заказов-нарядов, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

21. Оформление транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд осуществляет перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если иное не предусмотрено соглашением сторон.

Форма ТТН

Выдержка из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78: Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте: Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т)

Предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:
1. Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.
2. Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.
Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.
При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций - владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.
В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.
Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;
второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;
второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.
Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:
первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;
третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.

ФАЙЛЫ

Для чего нужна товарная накладная

Товарная накладная необходима всем участникам сделки купли-продажи. С помощью этого документа покупатель может сверять выгружаемую продукцию (количество, объем, качество и т.д.) со сведениями, приведенными в нем, а продавец может учитывать товар, оставшийся на складе.

В тех случаях, когда приобретатель товара недоволен его качеством или иными параметрами, он может при помощи этого документа вернуть всю партию товара или заменить его на аналогичную продукцию. В случае возникновения спорных ситуаций, требующих разрешения в судебном порядке, товарная накладная обретает юридическую силу и служит доказательством в суде.

Довольно часто этот вид документа используют в своей работе и водители-экспедиторы, перевозчики товара, для которых он является своего рода «охранительной грамотой», удостоверяющей то, что товар не был украден, а транспортируется на законных основаниях. В момент отгрузки продукции водители передают товарную накладную от отправителя к грузополучателю.

Правила оформления товарной накладной

Обязанность по оформлению товарной накладной возлагается обычно либо на сотрудников бухгалтерских отделов, либо на кладовщиков или иных уполномоченных работников предприятия.

Унифицированного, принятого для всеобщего применения образца товарной накладной не существует, поэтому каждая организация может разработать и утвердить собственный бланк или воспользоваться шаблоном. Количество таблиц и строк в документе не ограничивается, поэтому при необходимости документ можно расширять или сужать, в зависимости от ситуации.

В накладной всегда должны содержаться следующие сведения:

• название и реквизиты организации, которая отпускает товар,
• данные о покупателе,
• информация о продукции: наименование, количество, цена и общая стоимость товара.

Если компания-продавец работает с НДС, это также указывается в документе. Товарная накладная обязательно должна быть подписана ответственным лицом. Ставить печать на ней необязательно, так как с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Товарная накладная может содержать всего один лист, а может – несколько, если по ней передается много разных наименований продукции. В случаях, когда она оформлена на нескольких страницах, это нужно обязательно отметить в ее первом листе.

Составляется товарная накладная в двух экземплярах, один из которых остается у реализатора товара и в последующем служит основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй передается на руки потребителю и может являться основанием для вычета НДС.

К товарной накладной могут быть прикреплены отдельные приложения (например, акт о передаче товара). Если подобные приложения имеют место быть, то это необходимо также отметить в основном документе.

Инструкция по заполнению товарной накладной

Начинается оформление товарной накладной с заполнения сторон сделки. В строку «организация-грузоотправитель» вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и банковских реквизитов. В строку «Грузополучатель» аналогичным образом вписываются сведения о покупателе. Далее в строку «Поставщик» нужно продублировать сведения, внесенные в пункт «Грузоотправитель», а в строку «Плательщик», соответственно — о грузополучателе.

Далее нужно внести номер документа по внутреннему документообороту, а также дату его составления (она должна совпадать с датой отгрузки товара). Затем в накладную следует включить специальную таблицу, в которую надо вписать:

• подробный перечень передаваемых товаров, с указанием их наименования,
• единицы измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.),
• количества,
• цены,
• общей стоимости.

Если компания работает с НДС, нужно его выделить, если нет, то эту ячейку можно оставить пустой. Далее в строке «Всего по накладной» надо заполнить ячейки о цене товара.

Ниже таблицы следует указать, сколько листов содержит товарная накладная. Затем в нужной строке отметить полную стоимость передаваемой продукции прописью (здесь важно обратить внимание на то, что оставшееся свободным место в этой строке нужно зачеркнуть). В заключение накладную должны подписать с обязательной расшифровкой своих подписей ответственные лица:

• сотрудник, отпускающий товар,
• главный бухгалтер,
• человек, принявший его.

Товарная накладная ТОРГ-12 используется для оформления отгрузки (отпуска) или продажи товарно-материальных ценностей. Унифицированная форма ТОРГ-12 была утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Согласно статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. С 1 января 2013 года применение унифицированных форм бланков не является обязательным (с учетом некоторых ограничений). Поэтому вы можете применять как унифицированные формы, так и разработать собственную. Стоит учесть, что если вы решили разработать бланк самостоятельно, первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. название (наименование) документа;

2. дату его составления;

3. название организаций, заключающих сделку, и все необходимые реквизиты: ИНН, КПП, номера банковского счета и пр.;

4. непосредственно факт хозяйственной жизни, который отражается в данном документе;

5. размер натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6. должность лица, совершающего сделку или операцию и отвечающего за ее оформление;

7. подписи ответственных лиц.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ 12

Если компания принимает решение использовать установленные формы унифицированных первичных документов, то стоит следовать определенным образцам и применять соответствующий порядок заполнения, который отвечает требованиям указаний к составлению данных форм. Унифицированная форма ТОРГ-12 товарная накладная должна быть обязательно оформлена в двух экземплярах: один экземпляр передается покупателю и служит основанием для оприходования материальных ценностей, а второй должен остаться у поставщика, ведь этот документ служит основанием для списания материальных ценностей.

На самом деле в заполнении унифицированной формы товарной накладной ТОРГ-12 нет ничего сложного, однако стоит учитывать некоторые особенности. Чтобы принять накладную к учету необходимо, чтобы все реквизиты (графы) были заполнены надлежащим образом.

В шапке бланка необходимо заполнить графу «Поставщик» - организацию со всеми необходимыми реквизитами: адрес, телефон, реквизиты банка. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» необходимо указать покупателя (при условии, что он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Необходимо заполнить поле «Основание» - это документ, на основании которого состоялась сделка. Здесь может быть указан, например, договор на поставку. Тут же есть ячейки для указания транспортной накладной - в определенных случаях она может входить в пакет отгрузочных документов.

В графе 3 «Код» можно отразить код, присвоенный реализуемому товару во внутреннем складском учете (номенклатурный код) или артикул товара. Вы можете не заполнять данное поле. Далее, непосредственно в таблице, поставщик должен отразить товары, обязательно с уточнением количества товаров и единиц измерения, цены и налоговой ставки.

Графу 9 «Масса брутто» целесообразно заполнять, если товар реализуется в таре (упаковке). В противном случае проверяющие могут это расценить как оформление первичного документа с нарушениями требований. Если единицей измерения товара являются, например, штука или товар передается покупателю без тары (упаковки), то данную графу можно не заполнять. В целом нет никаких сложностей с заполнением унифицированной формы ТОРГ 12. Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12 приводим ниже:

Скачать бланк ТОРГ-12 .

Товарная накладная является первичным учетным документом, на основании которого оформляется отпуск товарно-материальных ценностей сторонним организациям и ведется учет соответствующих операций. Согласно законам №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и №63-ФЗ «Об Электронной подписи» , товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном. Более того, был утвержден рекомендуемый формат XML-файла электронной ТОРГ-12. Составленные в таком формате товарные накладные налогоплательщики смогут направлять в налоговую по Интернету (ТКС).

Как составить и подписать товарную накладную

Бумажная

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца (организации, сдающей товарно-материальные ценности(ТМЦ)) и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей. В ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

• три со стороны продавца: (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку). В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы законодательно закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;
• одна со стороны покупателя (ответственный за прием товара) — в строке «Груз получил грузополучатель». В этой строке должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя — это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов.
• еще одна подпись — в строке «Груз принял» — ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ). Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности — в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

Конечно, в обеих строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). И в этом случае чаще подпись ставится только в строке «Груз получил», исходя из практики делового оборота, а также арбитражной судебной практики (Постановление ФАС СЗО от 1 марта 2006 года N А13-5001/2005-05).

Электронная

Форма и порядок составления электронной накладной ничем не отличаются от формы и порядка составления ее бумажного аналога, за исключением того, что электронный документ составляется в одном экземпляре, который состоит из двух файлов. Один из них формируется на стороне продавца, а второй при пересылке документа — на стороне покупателя. Для подписания электронных накладных вместо собственноручной подписи использоваться электронная подпись (ЭП), причем согласно рекомендуемому формату ТОРГ-12 (утвержденному Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@), а также материалам судебных разбирательств (в частности, постановлению ВАС ВВО от 11.08.2010 г. по делу N А43-5226/2010) электронная товарная накладная подписывается одной электронной подписью со стороны продавца, и одной — со стороны покупателя. Итого две подписи.

При этом в строках «Отпуск разрешил», «Главный (старший) бухгалтер», «Отпуск груза произвел», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» указываются ФИО и должности соответствующих лиц, а в строке «По доверенности №» - информация о доверенности уполномоченного лица.

Отчасти, возможность подписывать ТОРГ-12 одной ЭП обусловлена тем, что проставление ЭП на документе не означает заполнение строки подписанта, а означает защиту информации и определение подписанта (№63-ФЗ «Об ЭП»). И достаточно одной ЭП, чтобы выполнить данные условия.

Нужна ли ТОРГ-12 при транспортировке товара

Бумажная

Товарная накладная передается водителю вместе с другими документами и водитель обязан передать документы грузополучателю.

Согласно ряду нормативных документов, например таких, как:

• Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.71г;
• Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
• Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»;
• Правила Дорожного Движения от 01.07.94 г;

в пути водителю не обязательно иметь при себе товарную накладную.

Электронная

Если товарная накладная будет передаваться через Интернет, то необходимость передавать ее водителю отпадает: документ можно напрямую отправить грузополучателю. В пути водителю товарная накладная не нужна, у него есть ТТН, а в ней, пусть и в общей форме, но перечислены позиции перевозимого груза.

Сложность заключается лишь в случае транспортировки товара силами посредника-перевозчика. Законодательством требуется заполнить строки «По доверенности №» и «Груз принял», в которых указать информацию о доверенности на перевозку ТМЦ, а также ФИО и должность экспедитора. В данном случае есть два выхода:

1. Продавец при формировании электронной ТОРГ-12 указывает в соответствующих графах номер и даты ТТН: в самой ТТН уже прописаны должность и ФИО экспедитора, а также информация о доверенности.
2. Покупатель при получении электронной ТОРГ-12 сам заполняет строки «По доверенности №» и «Груз принял» и подписывает ТОРГ-12 электронной подписью.

Как исправлять товарную накладную при возврате товара

Бумажная

Согласно законодательству при обнаружении ошибок исправление товарной накладной должно происходить следующим образом: в обоих экземплярах документа делаются вычерки, которые заверяются подписями с обеих сторон. Рядом с подписями ставится дата внесения изменений (п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете).

Зачастую на практике взамен неверного документа задним числом формируется новый. Однако правила бухгалтерского учета не предполагают необходимости и возможности составлять или исправлять первичные документы таким образом.

Электронная

Для документов, даже частично созданных автоматизированным способом (с помощью компьютера), никаких правил исправления не установлено. Это позволяет организациям право определить такие правила самостоятельно. Такое право следует из п. 8 ПБУ 1/98: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету». Поэтому в учетной политике можно указать способ исправления первичного документа за счет составления другого документа. При этом рекомендуется обязательно указать в исправительном документе, что он является неотъемлемой частью первоначального.

Так как электронную накладную невозможно исправить способом, который предлагает законодательство, то решением данной ситуации может стать составление и подписание сторонами отдельного документа, на основании которого в учет будут вноситься исправительные записи (такой формат исправления необходимо будет прописать в учетной политике и договоре с контрагентом). Организация составляет акт об установленном расхождении или самостоятельно разрабатывает такой документ при условии включения в них обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), согласовывает его со своими контрагентами.

Например, существует практика, когда стороны при приемке товара и обнаружении ошибок составляют акты (по форме ТОРГ-2 и 3), которые применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты составляются на месте приема товара и являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Прием товара и товарная накладная

При приемке товара ответственное лицо сверяет выгружаемый товар с документами.

Бумажная

С бумажной накладной все просто — водитель передает документы ответственному лицу для проверки на месте. Ответственный за прием товара подписывает документы и передает их в бухгалтерию.

Электронная

В случае, если поставщиком была отправлена электронная товарная накладная, у ответственного за прием товара должна быть возможность получать такие документы и оперативно их обрабатывать (подписывать, распечатывать или пересылать) — т.е. у него должно быть организовано рабочее место и выход в Интернет.

Учет товарных накладных и хранение

Бумажная

Законодательно не закреплено никаких правил учета товарных накладных. Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.

На практике обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные.

ИП и организации, применяющие УСН, ведут книги учета расходов и доходов, которые составляются на основании первичных документов. Книги можно вести в электронном виде, но по окончании налогового периода они распечатываются. Бумажные документы хранятся в архивных помещениях.

Электронная

Электронные товарная накладная и товарный отчет — оригиналы первичных документов. Они могут храниться исключительно в электронном виде либо на локальном компьютере, либо на специально выделенном сервере организации.

Как перевести документооборот ТОРГ-12 в электронный вид

На сегодняшний день в системах операторов электронного документооборота (ЭДО) реализована возможность передавать ТОРГ-12 как в произвольном формате, так и в рекомендованном ФНС (см. Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@). Чтобы начать обмениваться электронными товарными накладными, достаточно:

• разработать и согласовать со своими контрагентами порядок оформления возврата доставленного груза (для тех случаев, когда при разгрузке делались вычерки в бумажной ТОРГ-12);
• купить сертификаты электронных подписей и оформить право подписи уполномоченным лицам;

Есть ли общий унифицированный стандарт для всех видов?

При использовании унифицированных форм документации составление накладной происходит по форме ТОРГ-12 . Инструкции по её заполнению утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года .

Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года № 20 , в случае необходимости специалист имеет право внести в накладную дополнительные графы. Кроме того, ему также позволено использовать самостоятельно разработанную форму товарной накладной, утверждённую организацией, в которой он работает.

Какова общая структура?

Общая структура накладных следующая:

• Информация об участниках поставки продукции (продавец, отправитель, получатель, плательщик), включая их полные наименования, юридические адреса, номера телефонов, реквизиты, а также коды ОКВЭД и ОКПО).
• Сведения о договоре, на основании которого осуществляется сделка.
• Данные о паспортной накладной – дата и номер.
• Сведения о товаре (полное название, количество, итоговая стоимость, единицы измерения массы и предъявляемый покупателю налог на добавленную стоимость).
• Приложения (дополнения) к накладной (паспорта, сертификаты и тому подобное).
• Подписи участников сделки. Так, со стороны продавца документ подписывает сотрудник, который разрешил отправку продукции; главный бухгалтер; работник, отпустивший товар. Со второй стороны – непосредственно сам покупатель либо грузополучатель. Кроме того, в этой графе указывается информация о доверенности, прописывается дата подписания договора обеими сторонами.

Обратите внимание! Форма накладной также предусматривает проставление печатей стороны отпуска товара. Тем не менее, печать, согласно статье 9 закона № 402, не обязательный реквизит данного документа. В связи с этим организация вправе отказаться от заверения накладной печатью.

Какие обязательные реквизиты надо заполнить?

Реквизиты, которые обязательно должна содержать любая накладная (унифицированная либо самостоятельно разработанная), согласно статье 9 закона № 402 , следующие:

• Название первичного документа («Путевой лист», «Накладная о товаре» и так далее).
• Дата составления документа.
• Код продукции.
• Номер накладной.
• Название компании, составившей данный документ.
• Содержание факта хозяйственной операции (например, списание бракованных товаров).
• Величина содержания факта хозяйственной операции в денежном эквиваленте с указанием единиц измерения (количество в штуках, стоимость в рублях и тому подобное).
• Должность лица, совершившего сделку, а также лица, ответственного за оформление проведённой операции.
• Подписи лиц с расшифровкой.

Обратите внимание! Заполнение обязательных реквизитов – важное условие принятия его к учёту. Тем не менее, в число обязательных реквизитов может войти печать в случае наличия в документации поля «М.П.».

Как правильно выписывать: на компьютере или от руки?

Накладная может выписываться как в печатном, так и в электронном виде , в бухгалтерской программе, а также в формате Word (ворд) и Excel (эксель).

Нужно ли ставить печать?

Согласно части 4 статьи 9 закона № 402 , с 1 января 2013 года формы первичных документов (накладных в том числе) не требуют обязательного проставления печатей.

Порядок и особенности оформления

Приходно-расходной

Формирование приходно-расходной накладной осуществляется в том случае, если идёт движение товарно-материальных средств. Как правило, она широко распространена на фабриках, компаниях с собственными отгрузочными складами и фирмах, осуществляющих деятельность в торговой сфере.

Приходно-расходная накладная необходима для оформления отправки продукции , на которую товарные отчёты не составляются. Работает преимущественно в мелкорозничной торговле. Под ней подразумевается купля-продажа продукции по розничным ценам.

Данная накладная составляется в 2-х экземплярах ответственным лицом, отпускающим продукт. При этом один образец передаётся потенциальному продавцу, а второй остаётся на складе предприятия.

Унифицированная накладная была принята Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года . Особое внимание при заполнении следует обратить на:

• Инициалы (ФИО) лица, получающего (например, «продавец продовольственного магазина № 5 на ул. Советская»). В том случае, если товар доставляется курьером, то в соответствующей строке «через ___» вписываются сведения об этом сотруднике.
• В таблице вписываются данные о продукции: название, стоимость и так далее.
• В пустых графах таблицы желательно указать дополнительную информацию о товаре.

Сотрудник, отпускающий продукцию, обязан указать свою должность, поставить подпись и дать к ней расшифровку. Кроме того, по окончании рабочего дня в графе № 15 вписывается итоговая сумма выручки за проданную продукцию. После документ сдаётся в бухгалтерию фирмы. В конце накладной наряду с номером и датой кассового ордера указывается и доходная сумма.

Расходной

Расходная накладная заполняется в том случае, если происходит движение товарно-материальных средств. С 2013 года унифицированные формы расходной накладной отменены. В связи с этим типовой формы расходной накладной не существует.

Уполномоченные сотрудники компаний вправе создавать её самостоятельно. Обязательное условие составления данной накладной – соответствие обязательным к использованию образцам документов (например, ТОРГ 12) или утверждённому компанией шаблону.

Документ печатается в 2-х экземплярах . Один из них остаётся у сотрудника, отправляющего товар; второй – принимающего. В расходной накладной должны присутствовать подписи материально-ответственных сотрудников. Оформление бланка возможно на листе формата А4. А заполнять – как в печатном виде, так и письменном. Расходная накладная состоит из 3-х частей. В первую входят:

• номер документа и дата его составления;
• полное название предприятия, осуществляющего отправление товара, а также наименование компании, получающей продукт;
• номер и дата заключения договора.

Обратите внимание! В том случае, если лицо действует по доверенности, информацию об этом факте необходимо внести в бланк – вписать дату выдачи и номер соответственно.

Вторая часть расходной накладной представляет собой таблицу, которая содержит сведения об отправляемых товарах:

• наименование;
• число;
• стоимость 1-й штуки;
• итоговая цена.

В заключительной части накладной на основании данных из таблицы указываются название товара и общая сумма продукции.

Товарной

Поскольку не существует единой унифицированной формы товарной накладной, учитывать определённые нюансы при её заполнении необходимо. Поэтому образец накладной создаётся предприятием. Так, в строке с реквизитами нужно вписать номер ОКПО. В поле «Вид операции» никакая информация не вносится.

В форме товарной накладной имеются следующие сведения:

• наименование документа;
• дата формирования;
• название экономического субъекта, ответственного за формирование бланка;
• фиксация факта ведения хозяйственной практики;
• определение итогов хозяйственной деятельности;
• указание должности сотрудника, реализовавшего сделку;
• инициалы, ФИО и печати компаний, осуществивших операцию.

Обратите внимание! Наличие печатей компаний, реализовавших сделку, в товарной накладной обязательно.

Товарная накладная недействительна при отсутствии хотя бы одной из перечисленных позиции. А заполнитель, предоставивший недостоверные сведения, будет приговорён к уголовной ответственности .

ТТН

Товарно-транспортная накладная – документ, который оформляется при транспортировке продукции транспортными средствами. Заполняется в 4-х экземплярах. Необходимость оформления возникает в том случае, если перевозка груза осуществляется сторонними перевозочными фирмами. При отправке продукции транспортом, принадлежавшим организации отправителю, подтверждать товарно-транспортные накладные нет необходимости.

Накладная представляет собой двусторонний бланк. На лицевой стороне – сведения о заказчике и транспортируемой продукции. На обратной стороне отображаются сведения, касающиеся транспортного средства и перевозимого товара.

При заполнении бланка следует обратить внимание на реквизиты:

• отправитель продукции – наименование компании, её адрес, контактные данные и ОКПО;
• получатель продукции – наименование компании, месторасположение, контактные данные и ОКПО;
• плательщик – наименование фирмы, юридической адрес, данные о плательщике, а также ОКПО.

Кроме того, при заполнении таблицы необходимо внести информацию:

• номенклатурный номер;
• количество транспортируемых товаров;
• стоимость единицы товара;
• обозначение всех позиций;
• единица измерения продукта;
• масса транспортируемого товара;
• итоговая цена всего перевозимого груза.

Обратите внимание! При заполнении бланка итоговую цену необходимо указывать без учёта налога на добавленную стоимость.

Требования

Требование-накладная – документ, применяющийся для учёта движения торгово-материальных ценностей непосредственно внутри компании. Фирма имеет право создать форму такого документа самостоятельно. Тем не менее, обязательно включить в него обязательные реквизиты.

Унифицированная накладная заполняется при перемещении товаров между подразделениями компании. С её помощью письменно фиксируется возврат материалов на склад, переданных в использование, но не использованных полностью. В шапке требования-накладной следует указать номер документа, наименование организации и код ОКПО.

Особенность данной накладной состоит в том, что она включает информацию о:

• дате составления;
• подразделении отправителя;
• деятельности отправителя;
• корреспондирующий счёт;
• учётная единица выпуска продукции.

Под ними в требовании-накладной имеются поля для заполнения следующих данных:

1. лицо, через которое отправлен груз;
2. лицо, потребовавшее ценности;
3. лицо, разрешившее отправку товара.

На внутреннее перемещение

Накладная на внутреннее перемещение – свидетельство перемещения продукции между структурами компании , или лицами. Информация о передаче ценностей вносятся в свод производственных документов, с помощью которых контролируются выбытие и прибытие товаров.

Документ составляется в ходе передачи ценностей из одних рук в другие. Подписи на накладной обязаны поставить все участники процедуры.

При заполнении накладной на внутреннее перемещение необходимо обратить внимание на следующее:

1. название компании и номер структурного подразделения;
2. реквизиты организации;
3. дата составления документа;
4. место составления документа;
5. основание (-я) составления;
6. данные о грузе;
7. подписи всех лиц, участвующих в операции.

На отпуск товара

Накладная на отпуск товара, как правило, оформляется на предприятиях, ведущих деятельность в области общественного питания.

Основанием оформления накладной на отпуск товара является необходимость отправить продукт тогда, когда он отделён от главного производственного цеха. Документация составляется в 2-х экземплярах, один из которых передаётся в бухгалтерию организации , а другой остаётся у сотрудника, который получил товар.

Этот документ содержит следующую информацию:

1. наименование организации;
2. подразделение, выписывающее накладную;
3. продукты, которые требуются для приготовления;
4. количество и общая цена продуктов;
5. подписи ответственных сотрудников.

Международной товарно-транспортной

Международно-транспортная накладная – документ, подтверждающий автоперевозку продукции. Бланк накладной имеет унифицированную форму. Основанием для оформления служит необходимость передачи товара с использованием транспортных средств. Данный документ применяется при транспортировке продукции за границу.

Международно-транспортная накладная содержит следующую информацию:

• количество транспортируемой продукции;
• перевозочный маршрут;
• лицо, перевозившее продукцию;
• сведения об отправителе и получателе;
• время, затраченное на перевозку;
• состояние груза;
• дата погрузки и выгрузки.

Бланк международно-транспортной накладной пишется на нескольких страницах. Названия граф прописываются как на русском, так и на иностранном языке. Каждому получателю груза выдаётся отдельный экземпляр накладной.

Возвратной

Возвратная накладная оформляется в форме, разработанной организацией самостоятельно, согласно требованиям по первичному документу, установленному в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» . Тем не менее, возврат ценностей осуществляется при помощи унифицированной формы ТОРГ-12 .

Покупатель по договору является и поставщиком, и грузоотправителем. Наименование компании, юридический адрес и банковские реквизиты прописываются в соответствующих строках. Заполнение сведений об отправителе груза не обязательно. Возвратная накладная получает уникальный номер, присваиваемый собственно организацией.

Наиболее частые ошибки

Распространённые ошибки, которые допускают заполнители первичных документов (накладных):

• Указание неполных реквизитов – грубейшая ошибка, которая может полечь за собой разногласия с налоговыми органами. Важно полное и корретное заполнение всех реквизитов товарной накладной.
• Подпись неустановленного лица. Заполнители зачастую не прописывают должностей лиц, из-за чего у организации появляется множество неприятностей.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете №105 , заполнитель имеет право исправить ошибки только чёрной шариковой ручкой . При этом обязательно проставление даты и подписи лица, внёсшего корректировку в текст, а также печатью, заверяющей изменения.

Таким образом, товарная накладная – документация, необходимая для отправки и приёма продукции. Так, основываясь на данных накладной, покупатель может вести собственный учёт расходов, а продавец – прибыли соответственно.