Разберемся вместе с Анной Соловьевой, экспертом проекта Контур ОФД компании СКБ Контур
С чего начать
Предположим, вы владелец ККТ, у которой заканчивается срок действия ЭКЛЗ. Первым делом вам нужно снять кассу с учета в налоговом органе, где она была зарегистрирована. Для этого придется посетить налоговую инспекцию. После этого ККТ необходимо модернизировать и заново поставить на учет. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в ред. от 03.07.2016) разрешает выбрать для регистрации кассы один из трех способов.Старый порядок регистрации ККТ пока сохранен: нужно подготовить заявление на бумаге, собрать пакет необходимых документов, представить их в ИФНС, а также доставить туда саму кассу. Удобно, что теперь регистрировать ККТ можно в любом территориальном налоговом органе. Раньше это допускалось только в инспекции по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика.
Появилась новая возможность: пройти всю процедуру регистрации ККТ, от подачи заявления до получения карточки регистрации, можно удаленно - в кабинете ККТ (личном кабинете) на сайте ФНС или в сервисе оператора фискальных данных (ОФД). На практике зарегистрировать кассу онлайн пока получится только на сайте ФНС. В ближайшее время ведомство предоставит такую возможность и ОФД. Операторы фискальных данных оперативно добавят новую функцию в свои сервисы.
Итого. Какой бы подход к регистрации ККТ вы не выбрали, не упустите важный момент. В зависимости от того, - оснастить ее фискальным накопителем, передавать данные через ОФД - оцените ситуацию. Возможно, выгоднее сразу модернизировать кассу.
Заявление - первый этап онлайн-регистрации кассы
Теперь рассмотрим подробнее шаги онлайн-регистрации и прокомментируем наиболее важные моменты. Итак, в личном кабинете на сайте ФНС или владелец ККТ заполняет заявление, в нем указывает:— адрес и наименование торговой точки, где будет установлена ККТ,
— модель и заводской номер ККТ,
— модель и заводской номер фискального накопителя.
— в автономном режиме, без передачи данных ОФД. В таком режиме могут работать все владельцы ККТ вплоть до 1 февраля 2017 года. Этот режим (без ограничений по времени) подходит также ИП и организациям, расположенным в местностях, удаленных от сетей связи. Они могут применять ККТ, не передавая фискальные данные в налоговые органы через операторов фискальных данных (п. 7. ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Передать все записанные в фискальный накопитель данные в налоговый орган такие организации должны только при замене фискального накопителя;
— при организации и проведении лотерей, азартных игр;
— при осуществлении деятельности банковского платежного агента/субагента и /или платежного агента/субагента;
— для расчетов в интернете. Интернет-магазины указывают также адрес сайта;
— для развозной или разносной торговли;
Итого. Если вы до 1 февраля 2017 года не передавали данные ОФД, не забудьте к этой дате изменить настройки кассы и перерегистрировать ККТ.
Вы проводите операции с наличными и безналичными средствами? Тогда применяют кассовые аппараты. Рассмотрим, какого порядка следует придерживаться при постановке ККМ на учет в 2019 году.
Компании и индивидуальные предприниматели при осуществлении деятельности, что связана с расчетами наличностью или приемом банковских карточек, должны применять ККМ.
Общие моменты
В чем суть применения ККМ – в этом нужно разобраться до того, как вести кассовую дисциплину на предприятии.
Что это такое?
Контрольно-кассовой машиной называют инструмент, с помощью которого осуществляется контроль государственными структурами налично-денежного оборота, полноты и своевременным оприходования компаниями выручки.
Используется такая аппаратура для того, чтобы можно было упростить учет товара и контролировать продавцов. Кассовая техника применяется для произведения расчета за проданный товар и выполненные услуги.
Главной задачей является фиксация на бумажном носителе . ККМ является автономным прибором, на котором кассиры набирают сумму и пробивают чеки.
ККМ не обязаны использовать такие компании, которые занимаются следующими видами деятельности:
- торговлей на рынке, открытой площадке в специально отведенном месте (кроме киоска, ларька, магазина);
- разносной торговлей с лотка;
- продажей билетов, периодичной литературы;
- торговлей напитками на разлив, рыбой, овощами;
- приемом стеклотары и утилизацией сырья и т. д.
Главным критерием для освобождения от использовании ККТ является отсутствие доступа к электросети, чтобы обеспечить работу аппарата.
С какой целью проводится?
Для чего нужна регистрация ККМ? Такие аппараты регистрируют в налоговом органе по месту, где компания становилась на учет. Процесс обязательный.
Торговую точку периодически проверяют представители государственных инстанций на предмет работоспособности кассовой техники. Если будут зафиксированы нарушения, организация может получить большой штраф.
ККМ регистрируют для гарантии того, что предприятие будет применять исправные модели техники, которые соответствуют утвержденным правилам.
Процедура оформления техники связана с составлением договоров на техническое обслуживание с ЦТО. Как результат – машина исправна и проходит систематические проверки.
Правовое регулирование
Основным законом, что регулирует применение кассовых машин, является . В данном нормативном документе прописано обязательство по применению расчетов аппаратов, включенных в госреестр.
Законодательством установлено правила по учету и обслуживанию ККМ:
У всей техники, предназначенной для проведения кассовых операций, должна быть фискальная память. Государством создан специальный реестр, где отражаются ККМ, что разрешены для применения.
Все модели относятся к каким-то типам и обозначено область их применения. Так как реестр постоянно корректируется, первым шагом до регистрации будет выбор подходящих видов аппаратов.
На портале федеральной налоговой службы есть все требования, которые выдвигают к контрольно-кассовым машинам. Это такие условия:
| Техника должна иметь фискальный тип памяти | Обязательно наличие корпуса, возможности печати чека и контрольных лент |
| Данные, что проходят через ККТ | Не должны быть поддаваемыми корректировкам |
| Сведения должны храниться длительное время | Независимо от потребления энергии |
| Все данные должны без изменения отражаться | На кассовых чеках и контрольных лентах |
| Должна быть возможность внесения признаков режима | Что свидетельствуют о том, что невозможно корректировать данные, которые проводятся с помощью платежной карты при расчете наличными средствами |
| Должно быть возможным выведение сведений | Что отражены на контрольных лентах и в фискальной памяти ККМ |
| Должны быть часы | Что отражают реальное время на чеке |
| Должно быть возможным внесение | Сведений о пользователях в фискальную память техники |
| Машина должны быть исправной | — |
| Должны быть функция блокировки | Если на кассовых лентах нет данных о фискальном режиме |
| Стоит иметь | Все необходимые документы и т. д. |
Постановка на учет ККМ в налоговой в 2019 году
ККМ должны в обязательном порядке вноситься в реестр обслуживающих налоговых инстанций.
Проверяющие структуры имеют несколько информационных баз, на одной из которых содержатся сведения о зарегистрированной технике, а на другой – списки моделей, что запрещены к использованию по причине устарелости.
А значит, на этапе выбора такую информацию стоит уточнить, чтобы не приобрести запрещенный аппарат. Регистрируя ККМ в государственном реестре, отражают такие сведения:
- марку;
- наименование производителя;
- данные о возможной версии программного обеспечения;
- виды деятельности;
- налоговый режим;
- максимальные сроки первичной регистрации.
При желании пройти срочную регистрацию стоит учесть:
Перечень документов
При приобретении кассовой машины стоит представить:
- ФИО или название фирмы;
- ОГРН;
- контакты.
Чтобы зарегистрировать контрольно-кассовый аппарат, нужно подготовить такую документацию:
- Заявление представителю налоговой службы, что будет проводить регистрацию.
- Свидетельство о постановке на учет в отделении ФНС.
- Справку о том, что недвижимость используется правомерно.
- Свидетельство о постановке на учет в МПР.
- Справки об аренде или подтверждающие права собственности.
- Формуляры кассовой техники.
- Технический паспорт машины, что регистрируется, с печатью и подписью (он заполняется представителем налоговой службы).
- Акты, что составляются пред использованием машины.
- Журнал, в котором ведется учет посещения работников ЦТО.
- Платежные документы, что подтвердят приобретение ККМ, оплату договоров с ЦТО.
- Опечатанные журналы кассиров.
- Отчетные балансы.
Ответственным лицом за проведение процедуры является представитель предприятия или его владелец.
При приобретении ККТ и журнала, используемого при ведении кассы в ЦТО, определенные документы готовит технический центр:
Компания должна также иметь:
Для ИП обязательно представление свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Если у такого лица есть печать, стоит для регистрации ее взять.
В отдельных налоговых службах могут затребовать документ, что подтвердит отсутствие долга.
Вмененщики не обязаны оформлять аппарат в налоговом органе. Машину можно использовать без ЭКЛЗ. Не нужно будет также предоставлять представителю проверяющей инстанции журнал кассира-операциониста.
Главная задача использования техники – поставлять данные, которые могут обеспечить качественность внутреннего учета.
Часто ККМ без регистрации настраивается на выписку документов, что выдаются при расчете с гражданами.
В чеке должны отражаться обязательнее реквизиты и должна стоить подпись кассира. Сам процесс регистрации ничем не отличается. Нужно будет собрать документы и заключить договор с ЦТО.
Регистрировать аппарат может предприниматель или его доверенное лицо. В первом случае подается паспорт, во втором кроме удостоверения личности также необходимо иметь и доверенность.
ФНС будет контролировать, правильно ли ведется кассовая дисциплина ИП, в полной мере ли ведется учет полученной прибыли. Назначается штраф:
Заявление составляется по форме, которую утверждено . Подается оно на бумаге, но может иметь и электронный формат.
Если машина не будет зарегистрирована, ее обособленное подразделение не сможет использовать. Такие выводе отражены в .
Имеет место правонарушение, если используется ККМ, который числится за иным юрлицом. И кстати, при передаче аппарата структурному подразделению, предприятие должно составить соответствующий распорядительный акт.
Представители подразделения могут поставить на учет ККМ, применяя программное обеспечение по вводу и формированию файла в формате передачи сведений заявления о регистрации аппарата.
Как видите, чтобы без проблем осуществлять операции по расчету наличными средствами и платежными картами, стоит в обязательном порядке иметь ККМ.
А для этого устройство стоит зарегистрировать в уполномоченной инстанции, иначе применять технику нельзя. Чтобы процедура прошла быстрее, соберите заблаговременно все необходимые справки. Далее следуйте инструкции.
С 1 февраля 2017 года организация (ИП), обязанная применять кассовую технику, может зарегистрировать в налоговом органе только (Письмо ФНС от 02.02.2017 N ЕД-4-20/1850@). То есть электронную ККТ, которая в автоматическом режиме передает сведения о расчетах налогоплательщика налоговикам через оператора фискальных данных. Список таких операторов размещен на сайте ФНС России .
Постановка на учет кассового аппарата в налоговой может происходить двумя способами. Заявление о регистрации ККТ можно (ч. 1 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
- представить на бумаге в любую налоговую инспекцию;
- направить в электронном виде через сервис Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.
Второй вариант, естественно, проще. Как вы понимаете, возить никакой кассовый аппарат в этом случае в ИФНС не надо (Письмо Минфина от 02.12.2016 N 03-01-15/71646). Достаточно подать заявление.
Постановка на учет ККМ в налоговой через Интернет
Если у вас уже заключен договор с оператором фискальных данных и подключен Личный кабинет налогоплательщика , то в нем вы выбираете вкладку «Контрольно-кассовая техника», а затем у вас на странице появится ссылка «Заявление о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники».
После перехода по ней в появившихся полях надо будет указать вся обязательные сведения об онлайн-кассе: адрес установки (применения) ККТ, наименование места установки ККТ, модель ККТ и др. На основании этих данных впоследствии будет сформировано ваше заявление, которое нужно будет подписать квалифицированной электронной подписью. Не забудьте предварительно просмотреть его итоговый вариант и проверить указанные в нем сведения.
После отправки заявления вы получите из налоговой инспекции регистрационный номер. Сообщить его вам должны не позднее следующего рабочего дня. Тогда же в реестре ваших ККТ в Личном кабинете появится и регистрируемый аппарат.
Регистрационный номер нужно будет ввести в вашу онлайн-ККТ (как это сделать, должно быть указано в инструкции к ККТ) и сформировать отчет о регистрации. Из этого отчета вам понадобится фискальный признак, дата и время. Их надо будет указать в Личном кабинете. На этом постановка на учет ККТ в налоговой завершена.
После изменения 54-ФЗ поставить ККТ на учет можно в режиме онлайн. Эта статья подробно объяснит, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.
Как проходит регистрация кассы по новому закону
- Купить электронную подпись и установить программы для ее работы.
- Заключить договор на услуги ОФД.
- Написать и отправить в ФНС заявление.
- Получить регистрационный номер.
- Фискализировать накопитель и напечатать отчет.
- Получить карточку регистрации ККТ.
Перед тем как регистрировать онлайн-кассы, нужно снять с учета старую технику. Если не успеете до 1 июля 2017, ФНС это сделает самостоятельно в одностороннем порядке.
Порядок регистрации онлайн-кассы - видео
Подготовка к регистрации онлайн-кассы
Договор с оператором не нужен, если вы живете в труднодоступной местности и используете ККТ в автономном режиме. Но поставить технику на учет все равно нужно.
Настроить компьютер
Перед тем как зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, создайте защищенное соединение между вашим компьютером и сайтом nalog.ru:
- установите криптопровайдер (КриптоПро, Signal-COM, VipNet);
- установите Internet Explorer 8 или более позднюю версию;
- в настройки браузера добавьте сертификат от ИФНС.
Отправить заявление на регистрацию онлайн-кассы
Для ИП и ООО порядок регистрации онлайн-кассы одинаковый. На выберете вкладку учета ККТ.
Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ». Выберете вариант ручного заполнения.
На странице, которая открылась, введите необходимые данные:
- адрес размещения кассового аппарата;
- наименование магазина;
- марку ККТ (выберите из предложенного списка);
- серийный номер ККТ;
- информацию о накопителе - модель и серийный номер;
- информацию об ОФД - название, ИНН, и номер договора.
Зарегистрируем и подключим кассу
за 1 день без вашего участия!
Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.
Укажите, как и для чего применяется касса - переносная, или продажи подакцизных товаров. Можно выбирать несколько пунктов.
Подпишите заявление электронной подписью и отправьте.
Вы увидите сообщение о том, что информация принята.
Подключите оборудование к компьютеру. Через кассовую программу внесите в накопитель необходимые данные:
- номер регистрации ККТ, который получили в налоговой;
- название ООО, или ФИО предпринимателя;
- режим налогообложения (если совмещаете, выбирайте оба);
- сведения о кассе и ФН - серийные номера и модели;
- информацию об операторе.
Пример ввода информации в фискальный накопитель с помощью 1С
Заполните все поля, а потом напечатайте отчет о регистрации. Это первый документ, который должен быть напечатан на любой ККТ.
Получите карточку регистрации ККТ в личном кабинете
Данные из отчета нужно ввести на сайте «налог.ру» не позднее чем через день, после того, как вы их получили. Во вкладке учета касс нажмите на номер ККТ, а потом закончите регистрацию. Введите в соответствующие поля информацию из отчета.
В течение 5 дней после подачи заявления, вам выдадут карточку регистрации. Обычно ее выдают быстрее, а иногда почти сразу. Этот документ подтверждает, что контрольно-кассовая техника стоит на учете в ИФНС и на ней разрешено работать. Вы можете распечатать его или хранить в электронном виде.
ККТ не поставят на учет, если:
- ее нет ;
- накопителя нет в реестре;
- вы неправильно заполнили заявление.
Если все хорошо, то информация о вас попадет в журнал учета. На этом регистрация онлайн-кассы в налоговой заканчивается.
Карточка подписана электронной подписью ФНС.
Карточка будет в кабинете налогоплательщика среди документов.
Если на странице с ККТ указан срок работы накопителя, касса стоит на учете и ей . Если срока окончания действия нет, заявление еще рассматривают или вам отказали.
Видео: как зарегистрировать онлайн-кассу Эвотор
Видео: регистрация онлайн-кассы Атол
Контрольно-кассовая техника (ККТ), используемая организациями и предпринимателями при осуществлении расчетов, должна быть зарегистрирована в установленном порядке (п. 1 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, далее – Закон № 54-ФЗ).
Для перехода на онлайн-ККТ пользователю необходимо уточнить у производителя ККТ (или ЦТО) можно ли модернизировать имеющиеся кассовые аппараты. Если модернизировать нельзя, то следует приобрести новые (письмо Минфина России от 01.09.2016 № 03-01-12/ВН-38831). Дальнейший порядок действий будет зависеть от того, приобретена новая или модернизирована старая ККТ, он рассмотрен в таблице.
| Модернизируем старую ККТ | Приобретаем новую ККТ |
| 1. Исходя из сроков действия ЭКЛЗ составить график модернизации кассовых аппаратов | 1. Исходя из сроков действия ЭКЛЗ составить график замены кассовых аппаратов |
| Список ОФД приведен на сайте ФНС России | 2. Выбрать оператора фискальных данных (ОФД) и заключить с ним договор (предварительно узнав, работает ли он с этой ККТ). Список ОФД приведен на сайте ФНС России |
| 3. Снять старую кассу с регистрации в старом порядке | 3. Купить новую ККТ. Во избежание сложностей с регистрацией ККТ, рекомендуем проверять наличие как самой ККТ , так и входящего в ее состав фискального накопителя в соответствующих реестрах, которые опубликованы на сайте ФНС России |
| 4. Модернизировать кассу, снятую с учета. После модернизации это будет уже новая модель кассы | 4. Купить новое программное обеспечение, установить его |
| 5. Обновить программное обеспечение | 5. Поставить ККТ на учет в инспекции |
| 6. Поставить ККТ на учет в инспекции | 6. Подключить новую кассу к оператору фискальных данных (ОФД). Это нужно сделать в течение 30 дней с момента регистрации, чтобы фискальный накопитель не заблокировался |
| 7. Подключить новую кассу к оператору фискальных данных (ОФД). Это нужно сделать в течение 30 дней с момента регистрации, чтобы фискальный накопитель не заблокировался |
Рассмотрим подробнее процедуру регистрации ККТ в налоговой инспекции. Можно выделить основные этапы.
Этап 1. Подача заявления на регистрацию ККТ
Регистрация ККТ осуществляется в налоговом органе. Организации и индивидуальные предприниматели могут по своему усмотрению подать заявление (п. 1 , 10 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- в любую территориальную инспекцию в бумажном виде (Приложение 1 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@);
- в электронной форме через кабинет ККТ. Заявление подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом датой подачи заявления в электронной форме является дата его размещения в кабинете ККТ. Формат заявления приведен в приказе ФНС России от 12.04.2017 № ММВ-7-6/304 .
В заявлении необходимо указать (п. 2 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- адрес и место установки (применения) ККТ. Если расчет происходит через Интернет, то нужно указать адрес (адреса) сайта. Если расчет осуществляет банковский платежный агент (субагент) с применением автоматического устройства для расчетов, необходимо указать адрес его установки и место установки ККТ в его составе;
- наименование модели ККТ;
- заводской номер экземпляра модели ККТ;
- наименование модели фискального накопителя;
- заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
- в случае применения ККТ в составе автоматического устройства для расчетов - номер такого устройства;
- сведения о применении ККТ в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных - если применяется такой режим;
- сведения о применении ККТ только при оказании услуг – если регистрируется автоматизированная система для БСО;
- сведения о применении ККТ только при осуществлении расчетов в безналичном порядке через Интернет – если регистрируется ККТ, предназначенная для использования только при осуществлении таких расчетов;
- сведения о применении ККТ при осуществлении деятельности банковского платежного агента (субагента) и (или) платежного агента (субагента), при приеме ставок, интерактивных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при организации и проведении азартных игр – если регистрируется ККТ, предназначенная для использования в такой деятельности;
- сведения о применении ККТ при осуществлении деятельности по проведению лотерей;
- сведения о применении ККТ с автоматическими устройствами, указанными в п. 5.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ, а также о номерах этих автоматов. В этой норме идет речь о таких видах деятельности, как вендинговая торговля и услуги перевозки с применением турникетов.
ФНС России вправе определять дополнительные сведения, указание которых необходимо в заявлении.
Этап 2. Отчет о регистрации ККТ
В фискальный накопитель необходимо записать (п. 3 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- регистрационный номер ККТ, который инспекция сообщает не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации;
- полное наименование организации или ФИО (при его наличии) предпринимателя;
- сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе;
- иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации или отчета об изменении параметров регистрации.
После этого необходимо сформировать отчет о регистрации (отчет об изменении параметров регистрации) и передать его контролерам. Это следует сделать не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от налогового органа регистрационного номера. Передать отчет можно следующим образом:
- на бумажном носителе;
- через кабинет ККТ;
- через оператора фискальных данных.
Датой подачи отчета в электронной форме считается дата его размещения в кабинете ККТ либо его передачи оператору фискальных данных.
Если в отчете о регистрации допущена ошибка и пользователь может ее исправить, то после формирования отчета о регистрации можно сформировать отчет об изменении параметров регистрации и передать его в налоговую инспекцию в те же сроки.
Этап 3. Регистрация ККТ
Сведения, указанные в заявлении о регистрации ККТ, налоговая инспекция вносит в карточку регистрации ККТ и журнал учета. Именно дата формирования карточки регистрации ККТ является датой регистрации ККТ. На это инспекции отводится десять рабочих дней с даты подачи заявления. Такая карточка направляется налогоплательщику в электронной форме через (п. 7 , 11 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- кабинет ККТ;
- оператора фискальных данных.
Налогоплательщик, получивший карточку регистрации ККТ в электронной форме вправе получить такую карточку в бумажном виде (п. 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).
Налоговая инспекция откажет в регистрации ККТ, если (п. 13 , 17 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ):
- сведения о ККТ (фискальном накопителе) отсутствуют в реестре;
- в случае представления в заявлении о регистрации ККТ недостоверных сведений или сведений не в полном объеме.