Из этих основных задач инвентаризации ясно, что внеплановую проверку следует проводить дополнительно в следующих случаях:
- когда материальные ценности и имущество передается в аренду или предприятие меняет форму собственности и преобразуется в акционерное общество;
- перед тем как будет составлена годовая бухгалтерская отчетность;
- когда меняется материально-ответственное лицо или назначается новое;
- когда были обнаружены факты хищения и порчи имущества;
- когда имущество пострадало в ходе пожара или иного стихийного бедствия;
- когда происходит банкротство или ликвидация предприятия.
Что подлежит инвентаризации
В процессе инвентаризации проверяется и учитывается все имущество, находящееся на балансе предприятия, вне зависимости от того, где оно находится. Кроме того, проверке подлежат все виды финансовых обязательств предприятия, в том числе , банковские кредиты, займы и резервные денежные средства. Проверяются и другие виды имущества, которые не принадлежат предприятию, но отражаются в формах бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, например, а также иное имущество, по каким-то причинам ранее не учтенное.Существует два вида инвентаризации – полная и частичная. Порядок их проведения регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», нормативными актами по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, методическими указаниями №49, утвержденными Министерством Финансов РФ в 1995 году.
Кто проводит инвентаризацию
Перед проведением инвентаризации руководитель предприятия должен издать приказ, по которому определяются сроки ее проведения, и назначается инвентаризационная комиссия. В ее состав вводится руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер или его заместитель, материально ответственные лица, а также специалисты, имеющие представление о технологии хранения товарно-материальных ценностей или работники, способные оценить состояние объектов основных фондов. Неплохо, если в составе комиссии будут работать экономисты и специалисты по маркетингу. Председателем комиссии назначается руководитель предприятия или один из его заместителей.Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства. Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) — один или несколько видов имущества и обязательств, например, только денежные средства, сырье и материалы, товары и т.п. Выборочная инвентаризация наличия товарно-материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
Порядок проведения инвентаризации
Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
- оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
- контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
- установление дат проверки;
- утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
- вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
- Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей.
Инвентаризация: понятие и виды
Условие об участии в инвентаризации перенесите из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Подготовка к инвентаризации Перед проведением инвентаризации:– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.
Важно
Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте). Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г.
№ 49.
2. общие правила проведения инвентаризации
Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц.
Процесс инвентаризации документально завершен. Излишки и недостача при инвентаризации Выявленные расхождения - излишки или недостачи - нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета - по установленным нормам.
Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.
Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета. Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.
Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. ИНВ-26 - Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах. Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки.
Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада. Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию.
Случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно
Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник.
Внимание
Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
- Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2).
Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества
Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные.
< … Налоговые задолженности лучше погасить до 1 мая В противном случае информацию о том, что компания задолжала бюджету, потенциальные и действующие контрагенты будут видеть целый год. < … Зарплата за апрель: не ошибитесь в дате перечисления НДФЛ из-за майских праздников В нынешнем году первая «порция» майских праздников будет длиться 4 дня (с 29 апреля по 2 мая включительно).
Если в вашей компании день выплаты зарплаты – 1-е или 2-е число, выдать апрельскую зарплату придется досрочно – 28 апреля. В этот же день нужно удержать и зарплатный НДФЛ. < …
403 forbidden
В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи. 2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. 2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На этой странице:
- Инвентаризация и ее объективная важность
- Практические функции инвентаризации
- Обязаны проводить по закону
- Поводы для назначения инвентаризации
- Кто устанавливает порядок процедуры?
- Что именно проверяется
- Орган, осуществляющий проверку и учет
- Инвентаризация на предприятии шаг за шагом
В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги.
Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
При обнаружении пересортицы - одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта - необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации. Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации.
Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.
Если с главным бухгалтером договор о полной материальной ответственности не заключен, инвентаризацию организация проводить не обязана (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Это будет являться ее правом. В этом случае проведение инвентаризации нужно предусмотреть в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 и п. 4 ПБУ 1/2008. Добровольная инвентаризация Случаи, сроки и порядок проведения добровольной инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих такой инвентаризации, организация определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Отражение в учетной политике Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике.
Кто обязан организовывать проведение инвентаризации
Главбух советует: в целях обеспечения управленческого учета, а также для предоставления информации проверяющим по результатам инвентаризации организация может составить акт по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование).Акт составьте в произвольной форме. Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите сличительную ведомость. Сличительную ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации.
Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Сличительные ведомости составьте:– либо по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г.
Каждый человек, работающий на предприятии или в небольшой фирме, окружен большим количеством предметов и вещей. На промышленном предприятии – это станки или оборудование, в офисе – это офисная техника и канцелярия. При этом мало кто задумывается, что каждый предмет проходит по бухгалтерским статьям предприятия и представляет собой ТМЦ или товарно-материальную ценность.
Для чего нужна инвентаризация тмц?
К товарно-материальным ценностям относятся все активы предприятия или организации, которые включают в себя используемое сырье, материалы, всю технику или оборудование, которое применяется для создания товара или оказания услуг. Все, что имеет в наличии предприятия, именуется ТМЦ.
Но каждая вещь, поскольку она приобреталась компанией или предприятием, проходила по бухгалтерии и находится на балансе организации. Это требует проведения периодической инвентаризации или сверки действительного наличия материальных ценностей с данными бухгалтерии. Проведение инвентаризации включает в себя не только сверку количества, но также определение стоимости предмета или вещи в соответствии с данными, которые находятся в документах бухгалтерского учета.
Сама процедура проведения сверки ТМЦ отражена в методических рекомендациях по проведения инвентаризации и финансовых обязательств организации, которые утверждены соответствующим приказом Министерства Финансов РФ. Также в данных рекомендациях содержатся формы соответствующей отчетности, которая составляется по результатам проведенной сверки.
Частота проведения процедуры сверки материальных ценностей устанавливается в учетной политике компании или же определяется руководителем по мере необходимости или в силу иных причин.
Законодательно определяются обязательные случаи проведения инвентаризации, которые закреплены в п.27 Положения о ведении бухгалтерского учета и отчетности. Среди случаев обязательного проведения сверки значатся:
- необходимость составления ежегодной бухгалтерской отчетности;
- увольнение и прием на работу новых материально ответственных лиц, в число которых входят в первую очередь кладовщики и кассиры;
- сдача имущества или оборудования в аренду;
- случаи выявления хищений или порчи имущества и ТМЦ;
- повреждение имущества организации в результате стихийных бедствий или чрезвычайных ситуации;
- ликвидация компании или предприятия.
Главной целью, по которой необходимо проводить инвентаризационную сверку является меры, по сохранению имущества компании или предприятия, а также организация своевременной процедуры расчетов по налогам и хозяйственным договорам.
Проведение и оформление инвентаризации ТМЦ
Процесс инвентаризации ТМЦ проходит в несколько этапов, каждый из которых имеет свою направленность, цели и конечный результат.
Шаг 1
Первым этапом является составление соответствующего распоряжение руководителя организации в виде приказа, в котором прописываются сроки проведения процедуры сверки, перечень ценностей, надлежащие проверить.
Также в ходе первого этапа на предприятии необходимо сформировать комиссию, которая должна состоять минимум из двух человек. Состав комиссии также должен утверждаться соответствующим распоряжением руководителя. Следует отметить, что в комиссию не должны входить материально ответственные лица.
Следующим шагом первого этапа является сбор подписей материально ответственных лиц, подтверждающих, что к началу проведения сверки ими были сданы все учетные документы первичного характера. Также собранные подписи являются подтверждением оприходования всех поступивших ТМЦ и списаниях выбывших из употребления.
Шаг 2
Второй этап включает в себя непосредственную проверку ТМЦ и составление соответствующих описей. Проведение инвентаризации – это полное переписывание, пересчет и взвешивание всего, что числиться на балансе предприятия. Сама проверка может осуществляться методом сплошного прохода, когда все, что присутствует в помещении, описывается. При этом в процессе инвентаризации обязательно присутствие материально ответственного лица.
После завершения сверки ценностей, находящихся в одном помещении, оно опечатывается до завершения процедуры инвентаризации. Допуск в данное помещение разрешается только с непосредственного письменного разрешения руководителя в случае крайней надобности.
Если в процессе инвентаризации учету подлежат хозяйственные ценности, которые были выданы для непосредственного их применения по назначению, то они должны описываться по месту фактического их нахождения.
В процессе проведения проверки все данные вносятся в инвентаризационные описи, которые могут составляться вручную или с использование компьютеров. При этом существуют требования к их заполнению: все надписи должны быть сделаны разборчивым почерком, не допускается помарок, исправлении или стирания.
Если в составленных инвентаризационных ведомостях обнаруживаются ошибки, следует немедленно сообщать об этом председателю комиссии, чтобы была возможность исправить ситуацию до момента снятия опечатывания с соответствующего помещения. При этом вносимые исправления должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.
Составленная по итогам инвентаризации опись передается в бухгалтерию организации.
Шаг 3
Третьим этапом процесса сверки ТМЦ является проверка поступивших в бухгалтерию описей данным бухгалтерского учета. В случае выявление нестыковок или обнаружении недостачи должны быть оформлены сличительные ведомости.
Оформление сличительной ведомости осуществляется в двух экземплярах, один из которых должен быть передан на хранение в бухгалтерию, второй экземпляр должен находиться у материально ответственного сотрудника.
В случае выявления факта недостачи стоимость материальных ценностей указывается в соответствии с первичными, приходными документами, а излишки должны быть оценены в соответствии с рыночной стоимостью оборудования или вещи.
Если в предприятии имеются ценности, которые находятся в обороте организации, но при этом никоим образом не проходят по бухгалтерским ведомостям, то для них следует составлять отдельные сличительные ведомости.
После проведения процесса бухгалтерской сверки все результаты отправляются инвентаризационной комиссии, которая должна провести тщательный анализ полученных результатов и выявить причины появление излишков или недостачи. Результаты заседания комиссии должно оформляться в виде заключительного протокола.
Последнее слово в процедуре инвентаризации имеет руководитель организации, который подписывает результаты и приказ, утверждающий результаты проведенной сверки.
Результат инвентаризации ТМЦ, оформление в бухгалтерском учете
Последним этапом проведения инвентаризации ТМЦ является приведение полученных результатов в соответствии с имеющимися данными бухгалтерии. Это означает, что данному отделу потребуется оприходовать образовавшиеся излишки или списать недостачу. Происходит это по следующим статьям и проводкам:
- дебетовый счет 41, кредитный 91, субсчет «Прочие доходы». В данных графах учитывается приход излишков, которые были выявлены. Недостачи могут списываться по счет 94, именуемый «Недостачи от потери или порчи имущества»;
- дебетовый счет 94, кредитный 41. В данном случае необходимо этой проводкой отразить недостачу ценностей. При этом после отражения счет 94 следует закрывать.
При этом отнести недостачу можно на три статьи:
- на затраты, являющиеся запланированными в соответствии с принятыми на предприятии нормами естественной убыли. В данном случае применяется дебит 20 и кредит 94, в которых следует отразить списание выявленной недостачи, вписав ее в нормы принятой естественной убыли;
- на виновных лиц. В этом случае списание проводится по счет 73 дебит и 94 кредит, где отражаются списании вследствие образования недостачи по вине третьих лиц. Далее сумму выявленной нехватки средств следует удержать из причитающихся виновному лицу выплат;
- финансовые результаты. Еще одной статьей, по которой можно списать недостачу, является дебетовый счет 91 и кредит 94, где полагается отражать недостачи, образующиеся вследствие превышения норм естественной убыли. Подобный способ может быть использован в случае, если невозможно определить виновное лицо или образованные недостачи не вписываются в нормы естественной убыли.
Виды инвентаризации
Принято различать несколько видов проведения процедуры сверки товарно-материальных ценностей.
- Полная, которая включает в себя проверку всех имеющихся на балансе предприятия ценностей и финансовых обязательств. Подобный вид применяется при подготовке годового бухгалтерского отчета;
- Частичная, при которой проводится проверка только одного типа средств, находящихся в наличии организации или предприятия;
- Выборочная, предполагающая учет уцененных товаров или оборудования, которое признано устаревшим или негодным для дальнейшего использования.
Также разделение инвентаризации по типам осуществляется в зависимости от временных характеристик. В данном случае различаются плановые проверки, которые проводятся по заранее составленному графику или внеплановые, назначаемые в исключительных случаях, например, в случае существования подозрений на пропажу материальных ценностей или при образовании крупной недостачи по бухгалтерской отчетности.
Инвентаризация ТМЦ – это обязательная процедура, которая должна проводится с регулярной периодичностью для предотвращения образования крупных недостач или «дыр» в бухгалтерии, возникающих вследствие отсутствия учета и сверки поступающих ценностей и имеющихся в наличии.
Вконтакте
В четыреста втором федеральном законе, который посвящен бухгалтерскому учету, четко регламентирован порядок проведения инвентаризации
. Как правильно провести инвентаризацию, чтобы все требования были выполнены, а полученные результаты удовлетворяли законам, можно так же найти в положениях, регулирующих ведение самих процедур бухучета, и составление отчетных документов.
В какой последовательности следует проводить инвентаризацию, а так же с какими финансовыми обязательствами столкнется предприятие, прописано в приказе под номером сорок девять, который подписан в министерстве финансов. Отразить результаты инвентаризации следует в специальных, унифицированных документальных формах, которые установил государственный комитет статистики. Их номер – восемьдесят восемь и двадцать шесть.
Опираясь на перечисленную документальную базу, любая компания может в правильной форме составить отчет и провести работы по инвентаризации, не нарушая при этом установленные государством требования.
Регулярность проведения инвентаризации.
Законодательно регламентированы определенные ситуации, которые обязывают предприятие к проведению реструктуризации, к ним относятся следующие:
1. Ликвидация или реорганизация предприятия;
2. Стихийное бедствие, пожар или другая чрезвычайная ситуация, повлиявшая на деятельность организации;
3. В компании выявлен факт кражи, было испорчено имущество;
4. Произошли изменения в коллективе, и материальную ответственность принимает на себя другое лицо. Необходимо провести инвентаризацию только той части имущества, у которой сменился ответственный работник, полная проверка не необходима;
5. Планируется составление отчетов бухгалтера за год в ближайшее время. Необходима инвентаризация всех имущественных ресурсов, которые не были пересчитаны после первого октября текущего года.
Порядок проведения инвентаризации.
В процессе проведения проверки компания сталкивается с необходимостью провести ряд последовательных действий, которые мы рассмотрим далее пошагово.
1. На первом шаге необходимо определить состав инвентаризационной комиссии. После того, как список ее членов будет готов, он должен быть заверен подтверждающим приказным документом, который составляет руководитель компании. Это также может быть распоряжение или постановление. Стандарт такого приказа является унифицированным и не допускается возможность отступать от установленной формы, которая еще в 1998 году была заверена постановлением, как восемьдесят восьмая. Каждый сотрудник может быть принят в инвентаризационную комиссию, но чаще всего предпочтение отдается:
Представителям управленческих направлений;
Сотрудникам бухгалтерского отдела: главному бухгалтеру, его заместителю или работнику бухгалтерии, который отвечает за определенный участок;
Другим служащим компании. Это могут быть и технические рабочие, например, инженеры, и сотрудники финансового отдела, и юристы, и многие другие.
Те рабочие, которые несут материальную ответственность, не могут быть членами комиссии, но, не смотря на это, они обязаны присутствовать во время проведения проверки имущественной базы. Минимальный состав комиссии – это два лица, допускается и большее число, но никак не меньше. Приказ на инвентаризацию предусматривает указание не только самих членов комиссии, но и основания для проведения проверки, термин ее проведения, а так же перечень имущественных ресурсов, которые подлежать ревизии.
В первую очередь, документ заверяет генеральный директор, после него – все участники комиссии, не исключая председателя. После этого проходит регистрация приказного документа в журналах по контролю над исполнением распорядительных документов.
2. Для того чтобы провести инвентаризацию, понадобятся все приходные и расходные документы. Причем подготовить пакет соответствующих бумаг и тщательно их пересмотреть необходимо до того, ка начнется сам процесс проверки. После этого каждый отдельный документ будет заверять председатель, указывая дату, когда проверка будет стартовать. НА этом основании бухгалтерия сможет впредь определить, сколько имущественных ресурсов оставалось на предприятии в момент начала пересчета, согласно данным учетной документации.
3. Все лица, которые несут какую-либо материальную ответственность, должны составить расписку. Это должно быть осуществлено до начала самой инвентаризации, и все документы направлены в инвентаризационную комиссию к моменту старта ревизии. Расписка гарантирует тот факт, что все материально ответственные работники приготовили и сдали приходно-расходную документацию в бухгалтерский отел или же передали в комиссию, все ценные материалы, за которые они несут ответственность, оприходовали, а те, которые выбыли – списали.
4. Необходимо проверить и документально подтвердить наличие состояние и оценку каждого актива и обязательства. В обязанности инвентаризационной комиссии входит также определение:
Всех наименований и количественных показателей имущественной базы – это касается финансовых ресурсов, документарных ценных бумаг, основных средств и материально-производственных запасов, которые есть на предприятии, даже если они арендованы. Осуществляется это натуральным подсчетом, при котором параллельно идет контроль состояния имущественных ресурсов, с целью определения возможности их использования;
Тех видов активов, которые нельзя отнести к материальным или вещественным группам, допустим, финансовые вложения или нематериальные активы. Для этого комиссия сверяет документы, подтверждающие право компании на владение этими активами;
Состава задолженностей по кредиту или дебиту. Для этого сверяется документация с бумагами контрагентов, проверяются бумаги, которые подтверждают наличие обязательств или требований.
Все сведения, которые были получены в процессе проведения указанных выше мероприятий, сохраняется в инвентаризационных описях, а все работники, которые несут материальную ответственность, должны заверить эту опись своей росписью, подтверждая, тем самым, факт своего присутствия.
5. Сверяются данные из отчетов бухгалтерии и полученные сведения из инвентаризационных описей. Иногда на этом этапе мешают провести инвентаризацию какие-либо несоответствия в сведениях. В таком случае понадобится сличительный документ, в который будет внесена вся информация о расхождениях – излишках или недостачах, которые показала проверка. Сюда вносится только та часть имущественной базы, в которой были отмечены несоответствия.
Чтобы правильно и понятно оформить проведение и итоговые сведения инвентаризации, чаще всего используются:
Для основных средств – инвентаризационные описи и сличительные ведомости инвентаризации оборотных средств. Формы и .
Для материальных производственных запасов – инвентаризационные описи товарных и материальных ценных вещей, акты инвентаризации этих же вещей, которые были отгружены, и сличительные ведомости. Используются формы , .
Для расхода будущего периода – Акты инвентаризаций тех затрат, которые планируются на будущий период. Форма .
Для кассы – инвентаризационные акты по кассовым финансовым ресурсам. .
Для ценных бумаг – акты инвентаризации по базе ценных бумаг, а также бланкам документации строгой отчетности. .
По расчетным операциям с клиентами, заказчиками, и другими лицами, с которыми велись дебиторские или кредитные финансовые операции – инвентаризационная опись всех расчетных операций с лицами, .
6. Порядок проведения инвентаризации включает в себя заключительный этап – подведение итогов. Собирается заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются сведения обо всех расхождениях, недостачах и переизбытках, которые имеют место на предприятии. Также формируется различные варианты по урегулированию ситуаций, и подведения фактической материальной базы к той, которая существует, согласно данным бухучета. Это заседание протоколируется. Даже в тех случаях, когда все данные совпадают, протоколирование все равно необходимо. После того как заседание закончится, члены инвентаризационного комитета может приступать к обобщению итогов.
Существует специальная форма, под номером , которая используется специально для занесения всех сведений и итогов, которые были получены в процессе проверки. Эта ведомость была утверждена государственным комитетом статистики, и должна содержать информацию об избытках и нехватках материалов или ресурсов.
Итоговые выводы делает руководящее звено предприятия после того, как бумага с протоколом о заседании членов комитета будет передана ему лично для рассмотрения.
7. Теперь необходимо утвердить значения, которые были получены в процессе проверки. Руководитель должен получить от членов инвентаризационной комиссии ведомости по учету итогов, которые выявила ревизия, а также протокольный документ с данными о заседании. Иногда предоставляются так же и некоторые акты проверки вместе со сверяющими ведомостями. После того, как начальник ознакомиться со всей этой информацией и примет конечное решение, он должен будет оформить так же, как приказ об инвентаризации, но только с уклоном на утверждение итоговых сведений. В любом случае, приказной документ должен включать в себя требование немедленно устранить все издержки и недостатки, которые показала инвентаризация. Далее бумага отправится в отдел бухгалтерии.
8. Все инвентаризационные итоги будут внесены в отчеты. Кроме того, бухгалтерский учет непременно должен учесть все сведения о нехватке фактических ресурсов или их переизбытке, и отразить их в том промежутке времени, когда проводилась инвентаризация. Если же проверка проводилась ежегодная, то результаты можно внести в учет бухгалтерского учета за год. Если в процессе проверки были обнаружены неработающие ресурсы, те, которые уже не подлежат использованию или просто устарели, то их следует списать с учета в принципе. То же самое касается и задолженностей, у которой истек термин давности – ее тоже спишут.
Что делать, если проявились недостачи?
Каждая недостача должна быть записана под той датой, когда была проведена ревизия на предприятии. Если приобретались материальные и производственные запасы, то финансы, которые потратили на них, относят за затратную базу. Есть несколько проводок, которые желательно знать:
Д94-К10(41,43) – списание стоимостей утраченных долей имущественной базы;
Д20(25,26,44)-К94 – списание недостач, которые не нарушают предел нормы естественных убытков;
Если говорить о стоимости недостачи материальных и производственных запасов не согласованных с нормой, превышающих естественный убыток, или же о нехватке основных средств, финансов, инструмента и так далее, то последствия следующие:
Лица, которые виноваты в том, что возник недостаток в материальной базе, были установлены – все убытки предприятия будут взысканы с них;
Если не установили личности виноватых за убыток, то он переноситься в статью прочих расходов.
Еще несколько проводок, которые используются для списания:
1. Д94-К01(10,41,43,50) – списывается цена утерянной части имущественной базы;
2. Д73(76)-К94 – списывается недостача, виновные в которой установлены и она относиться к ним;
3. Дт50(51,70)-К73(76) – списывается недостача, которая взыскивается с виноватых личностей;
4. Д91-К94 – недостачи, которые превышают нормативные, и направляются в расходную статью.
С целью выплаты налоговых обязательств, которыми облагается прибыль, лучше учитывать цену покупки тех материальных и технических запасов, которых недоставало, как материальные расходы в промежутке, когда были выявлены убытки, не превышающие утвержденные нормы естественных убытков.
Инструкция о порядке проведения инвентаризация включает также и правила, согласно которым учитываются недостатки материальных производственных запасов, не зависимо от того, имеют ли они утвержденные нормы естественных убытков, или нет. То же самое касается и основных средств, хотя в большинстве случаев приходится ориентироваться на ситуацию.
Например, если провести инвентаризацию, в ходе которой были установлены определенные недостающие части материальной базы, но при этом обнаружить и того, кто виновен в факте недостатков, то стоимость этих убытков следует отнести к материальным расходам:
Если работник добровольно признал свою вину и согласен возместить урон, тогда датой станет день заключения договора между предприятием и сотрудником о компенсации урона на добровольных основаниях;
Если работник отказывается признавать свою вину и предприятие действует через суд, то датой станет день, когда решение суда вступит в силу.
Сразу необходимо указать размер ущерба, и его стоимость, которую признает либо суд, либо сам сотрудник.
Или другая ситуация. На предприятии решили провести инвентаризацию, в ходе которой в итоге установлены несоответствия между бухгалтерскими данными и ревизией – недостаток материалов. Однако виновника данного факта установить не удалось. Недостача будет учтена в документальном отчете:
Это может быть постановление с просьбой остановить предварительное следствие по делу, на основании того, что виноватый работник не может быть установлен;
Или же документ из компетентных органов, который подтвердит, что убытки появились в виду чрезвычайных обстоятельств.
Если проявились лишние материалы.
Предприятие решило провести инвентаризацию, а в процессе оказалось, что материалов и ресурсов больше, чем указано в бухгалтерских отчетах. Необходимо оценить рыночную стоимость переизбытка, и включить ее в бухгалтерский и налоговый учет, как часть состава дохода относительно той даты, когда проводилась проверка. Для подтверждения рыночной стоимости этой части материальной базы следует использовать одну из бумаг:
Справку, которую составит само предприятие, опираясь на доступную информацию касательно цен на аналогичные продукты;
Отчет от независимых оценщиков.
Что касается проводки, то для отражения излишков, которые показывает инвентаризация, используют: Д01(10,41,43,50)-К(91).
Именно так выглядит примерный порядок проведения инвентаризации. Как правильно провести инвентаризацию можно также узнать из бухгалтерской литературы или на тематических сайтах.
Основные средства хозяйствующего субъекта представляют собой большую часть средств производственного процесса, благодаря использованию которых сотрудники могут осуществлять свои должностные обязанности в соответствии с деятельностью компании. От наличия, состава и исправности основных средств и оборудования во многом зависит результат хозяйствования, а потому контроль над их использованием и содержанием является одним из главных моментов в бухгалтерском учете (см. → ). В статье мы рассмотрим кем и когда проводится инвентаризация на предприятии: основных средств (оборудования), как осуществляется бухгалтерский учет результатов инвентаризации.
Суть инвентаризации
Инвентаризация недвижимого имущества и оборудования предполагает проверку достоверности информации фактического и бухгалтерского учета с помощью их сличения друг с другом. Эта процедура должна осуществляться не менее одного раза за год, о чем указано в специальных Методических указаниях, и подразумевает действительную перепись отдельных позиций и объектов учета, их количество и техническое состояние в целом. Что касается животных в сельском хозяйстве, то они инвентаризируются ежеквартально, а, к примеру, библиотечные фонды должны контролироваться не менее одного раза за пять лет. Периодичность исполнения инвентаризаций и их число, а также иные особенности обязательно необходимо фиксировать в принимаемой учетной политике компании.
Объектом учета и контроля при инвентаризации основных средств принимается инвентарный объект, то есть полностью укомплектованный предмет с комплектующими и принадлежностями, обособленный, способный самостоятельно выполнять определенные функции.
Необходимость проведения инвентаризации основных средств
Основные средства компании – материальные ресурсы, благодаря которым организация может осуществлять свою хозяйственную деятельность, а потому контроль над их наличием, физическим и техническим состоянием – важная процедура бухучета. Инвентаризация основных средств позволяет выявить ошибки или неточности, которые допускает бухгалтер при постановке и ведении учета, а также поставить на приход неучтенные основные средства или же списать пришедшие в негодность или похищенные объекты.
Другими словами, инвентаризация позволяет контролировать процесс поступления и списания основных средств в бухгалтерском учете, а также грамотно вести всю необходимую документацию, как техническую, так и финансовую.
Цель и задачи инвентаризации на предприятии
Главной целью инвентаризации основных средств предполагается выявление фактического наличия объектов в компании и сопоставление этой информации с показателями бухгалтерского учета. В корреляции с данной целью инвентаризация предполагает решение следующих задач:
- определение фактического наличия основных средств;
- обеспечение защиты и сохранности объектов;
- контроль над действиями ответственных сотрудников;
- проверка обеспечения правильности и условий размещения и хранения;
- обеспечение достоверности и надежности данных бухучета и отчетности.
Основными ситуациями, при наступлении которых проводится инвентаризация основных средств, считаются следующие моменты:
- увольнение материально-ответственного сотрудника;
- формирование ежегодной финансовой отчетности;
- чрезвычайный случай или бедственное положение ввиду неблагоприятных климатических условий;
- обнаружение или подозрение факта хищения либо порчи какого-либо объекта недвижимого имущества.
Подготовительные мероприятия при инвентаризации основных средств
Перед тем как проводить инвентаризацию основных средств, руководитель обязан издать приказ (см. → ), в котором отражаются сроки мероприятия, объекты осмотра и состав рабочей инвентаризационной комиссии. Кроме того, на предприятии должен составляться график проведения инвентаризации различного имущества, в том числе и основных средств, согласно которому будет проводиться ревизия на указанную в нем дату.
Однако проверка может проводиться не только в плановом режиме, но и внезапно с целью более полного анализа создавшегося положения на предприятии. Особенно это актуально в том случае, когда в компании случаются факты хищения или порчи имущества сотрудниками – в этом случае по официальному приказу руководителя инвентаризация может быть проведена и в более частые сроки.
Проверка наличия и состояния основных средств должна обязательно проводиться в присутствии сотрудника, ответственного за их состоянии и хранение. Если работник отсутствует на законном основании, срок ревизии должен быть изменен.
Ревизионная группа осуществляет проверку всей документации по объектам, в том числе:
Документ | Комментарий |
| Инвентарные карточки | Применяются для бухучета наличия недвижимого объекта и его перемещения внутри предприятия. Заполняется в единственном экземпляре и ведется по каждому объекту или на общую группу объектов учета. Записи в ней делаются на основании сопроводительной документации и актов приема-передачи, а также другой документации, относящейся к процессам ремонта, реконструкции или модернизации. |
| Инвентарные книги и описи | В них содержится информация по всем объектам основных средств, имеющимся на предприятии, с обозначением инвентарных номеров, наименований, количества и качества объектов. |
| Технические паспорта | Документ на объект основных средств, содержащий полное описание и характеристики, механизм использования, гарантии изготовителя, а также информацию по сертификации и утилизации объекта. |
| Документация на арендованные или принятые на хранение основные средства | При получении в аренду объекта на него оформляются договор и акт приема-передачи. |
Порядок проведения инвентаризации основных средств
Порядок осуществления инвентаризации недвижимого имущества и оборудования предполагает использование определенных методов, к которым, как правило, относят:
- непосредственный осмотр объектов имущества данной категории;
- проверка технического состояния, правильности обслуживания и использования объектов недвижимого имущества;
- сличение фактических данных осмотра с информацией бухучета;
- формирование документов по проведенной инвентаризации и формирование сличительной ведомости при выявлении расхождений.
Инвентаризационная комиссия обязана при проверке составлять опись наличного имущества, в которой непосредственно указываются наименование объекта, его инвентарный номер, функциональное назначение, а также основные технические характеристики и эксплуатационные параметры. При ревизии может возникнуть ситуация, когда будет обнаружен объект, не отраженный на счетах бухгалтерского учета, или же о нем будут содержаться недостоверные сведения. В такой ситуации комиссия обязана записать объект основных средств в реестр, указав при этом все его характеристики и параметры, чтобы в последующем бухгалтер мог поставить объект на приход или же изменить недостоверную информацию.
Кроме того, инвентаризационная комиссия обязана составить дополнительную опись по тем объектам основных средств, которые не могут пригодиться к эксплуатации ввиду их испорченности и невозможности ремонта. В обязательном порядке в документе должен быть указан факт и причина непригодности имущества, к примеру, его порча вследствие стихийного бедствия или же полный износ.
Инвентаризация основных средств предполагает перепись всего имущества, числящегося на предприятии, причем вне зависимости от того, кому именно оно принадлежит на праве собственности. Иными словами, любые объекты и оборудование, будь они собственные, арендованные или находящиеся на ответственном хранении, в обязательном порядке должны быть указаны в описи с пометкой о форме собственности на них.
Типовые проводки инвентаризации основных средств
Результаты инвентаризации должны оформляться соответствующими бухгалтерскими проводками, различающимися в зависимости от ситуации:
- в ходе ревизии обнаружен излишек (ситуация встречается не слишком часто, но вполне может произойти на предприятии)
Дебет 01 Кредит 91/1 недвижимое имущество оприходовано в учете
- в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, но виновник не найден
Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные отчисления по недостающему объекту
Дебет 92/1 Кредит 94 недостача списана в счет внереализационных расходов
- в ходе ревизии выявлена недостача или убыток, и виновник найден
Дебет 02 Кредит 01 списаны амортизационные начисления по недостающему объекту
Дебет 94 Кредит 01 списана остаточная стоимость недвижимого имущества
Дебет 73 Кредит 94 недостача отнесена на счет установленного виновника
Дебет 50 Кредит 73 сумма недостачи погашена в кассу компании
Пример #2. Бухучет инвентаризации основных средств на предприятии
При инвентаризации основных средств в ООО “Искра” обнаружена недостача дорогостоящего компьютера. Он был приобретен 2 года назад по цене 120 000 руб., размер начисленных амортизационных отчислений – 20 000 руб. Сумма НДС, принятая к вычету, равна 24 000 руб. Ответственным за сохранность имущества был назначен исполнительный директор ООО “Искра”. В своих объяснениях он подтвердил, что виновен в недостаче и согласен возместить рыночную стоимость компьютера – 130 000 руб.
Бухгалтер на основании инвентаризационной описи и объяснений сотрудника обязан сделать следующие проводки:
Проводка | Сумма, руб. | Описание |
| Д 01/выбытие К 01/основные средства | 120 000 | Списана первоначальная стоимость |
| Д 02 К 01/выбытие | 20 000 | Списана сумма амортизации |
| Д 94 К 01 /выбытие | 100 000 | Списана остаточная стоимость |
| Д 94 К 68 | 18 000 | Восстановлена предъявленная к вычету сумма НДС по остаточной стоимости |
| Д 73 К 94 | 100 000 | Остаточная стоимость отнесена на виновное лицо |
| Д 73 К 98 | 10 000 | Учтена разница между рыночной и остаточной стоимостью |
| Д 70 К 73 | 110 000 | Сумма недостачи удержана из зарплаты сотрудника |
5 распространенных вопросов про инвентаризацию на ООО
Вопрос №1. По какой стоимости поставить здание на учет – кадастровой или рыночной, если оно не было учтено ранее, и документы на него не сохранились?
Лучше всего такое здание оприходовать по рыночной стоимости, для чего следует провести мониторинг рынка среди подобных объектов и вывести среднюю стоимость. Также можно обратиться за помощью в строительную организацию или к независимой оценочной компании, которые проведут проверку технического состояния объекта и дадут экспертное заключение по стоимости, оформленное в законном виде.
Вопрос №2. Если имущество учитывается на забалансовых счетах, необходимо ли проводить его инвентаризацию и с какой периодичностью?
Объекты, отражаемые на забалансовых счетах, подвергаются проверке и инвентаризации. Периодичность и процесс осуществления указанного мероприятия аналогичны, как и для объектов основных средств, имеющихся на балансе предприятия.
Вопрос №3. Кто является ответственным за хранение технической документации на объекты основных средств, которая в последующем проверяется ревизионной рабочей комиссией?
Законодательством не установлено лицо, ответственное за хранение данной документации. На предприятии необходимо издать приказ, в котором будет отражен этот момент, то есть конкретно будет указано, кто именно несет ответственность за хранение технической документации.
Вопрос №4. Если на предприятии имеется несколько подразделений, находящихся в разных регионах, как провести инвентаризацию?
В данном случае на предприятии составляется график проведения инвентаризаций, и при этом создается одна ревизионная комиссия, которая выезжает на проверку согласно этому графику. Также можно создать комиссии в каждом подразделении, и тогда они могут приступить к проверке в один день, а результирующие инвентаризационные документы сдать в центральную бухгалтерию.
Вопрос №5. В ходе инвентаризации выявлена ошибка в наименовании объекта основных средств. Каким образом можно ее исправить?
Если выявлена ошибка в какой-либо характеристике объекта, ревизионная рабочая комиссия обязана внести в опись достоверные данные. На основании данного документа сотрудник бухгалтерии вносит изменения в инвентарную карточку и в автоматизированную систему бухучета.
Звонок в один клик