Перечень учетных документов. Первичные документы бухгалтерского учета: перечень и правила оформления

Этот материал даст Вам представление о:
пользователях учетной информации;
функциях предприятия по организации бухгалтерского учета;
первичных учетных документах, их видах и обязательных реквизитах;
документообороте;
учетных регистрах и их видах;
счетах бухгалтерского учета и их структуре;
упрощенном рабочем плане счетов малого предприятия;
различных формах организации бухгалтерского учета.

1. Документы в бухгалтерском учете

В соответствии со статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Первичный документ –это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.).

Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к первичным документам. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

  1. организационно-распорядительные;
  2. оправдательные;
  3. документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы –это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные документы - сюда относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них – различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.

Учетные регистры – это специально приспособленные листы для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

  • книги (кассовая, главная);
  • карточки (учета основных средств, учета материалов);
  • журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

  • хронологические (регистрационный журнал);
  • систематические (главная книга счетов);
  • комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

  • синтетические (главная книга счетов);
  • аналитические (карточки);
  • комбинированные (журналы-ордера).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

  • по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
  • арифметически (подсчет сумм);
  • по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота , в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию. График движения первичных учетных документов может иметь следующую форму:

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Счет – это способ группировки и отражения изменений в средствах (имуществе), их источниках и обязательствах предприятия.

Операции на счетах отражаются в денежном измерителе, то есть все имущество, его источники и обязательства (долги) предприятия оцениваются, и на счетах записывается его стоимость.

Средства предприятия могут либо увеличиваться, либо уменьшаться. Для раздельного учета увеличения и уменьшения средств счет делится на две части. Левая часть счета называется дебетом , а правая часть счета называется кредитом .

Графически счет обычно представляют в виде таблицы, состоящей из двух столбцов:

В зависимости от того, что отражается на счетах, они могут быть:

  1. активными;
  2. пассивными;
  3. активно-пассивными.

На активных счетах отражается учет средств предприятия и их движения (например, основные средства, производственные запасы, готовая продукция, денежные средства, расчеты и т.п.).

Активный счет возрастает по дебету, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в левой части (дебете) счета.

Сальдо активного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в дебет.

Структура активного счета:

На пассивных счетах отражаются источники средств предприятия (например, уставный фонд или уставный капитал, прибыль) и обязательства предприятия (например, ссуда банка, невыплаченная заработная плата и т.п.).

Пассивный счет возрастает по кредиту, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в правой части (кредите) счета.

Сальдо пассивного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в кредит.

Структура пассивного счета:

На активно-пассивных счетах сальдо может быть как кредитовым, так и дебетовым.

План счетов бухгалтерского учета утверждается Министерством финансов.

3. Формы учета

Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.

Существуют следующие три основные формы бухгалтерского учета:

  • мемориально-ордерная;
  • журнально-ордерная.

Наиболее простой формой является «», так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга «Журнал-главная» выглядит так:

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем – все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета «журнал-главная» выглядит так:

Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:

Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.

Схема данной формы учета имеет следующий вид:

Однако в этой форме учета многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что увеличивает объем работ. Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий – с использованием ведомостей учета : основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.

Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода. Например, форма ведомости по учету денежных средств в кассе выглядит так:

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

Схема упрощенной формы бухгалтерского учета выглядит следующим образом:

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах главной книги.

Накопительные журналы называются журналы-ордера. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журнал-ордер выглядит так:

Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета главной книги, имеющей следующую форму:

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Журнально-ордерная форма учета может быть представлена в следующем виде:

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Достаточно важное место среди всей документации, которую ведет бухгалтерия занимает первичная документация. Она постоянно проверяется налоговой службой, и должна быть составлена в соответствии с необходимыми нормами и законами, действующими в РФ. Что относится к первичной документации, как правильно ее оформлять и составлять, чтоб потом не иметь проблем с налоговой инспекцией разберем в нашей статье.

Первичная документация в бухгалтерии что это такое?

Первичные документы – это основания, при наличии которых в бухгалтерском учете могут составляются записи, он может быть внесен в общий регистр. Это важная часть управленческой документации предприятия или организации.

Во всех предприятиях, которые государство заставило вести бух учет, хозяйственные операции должны быть оформлены в соответствии с первичной документацией. Под хозяйственной операцией понимается любая активность предприятия, которая влечет за собой передвижение денежных средств или на структуру его активов.

Согласно закону о бухгалтерском учете оформление первичной документации должно происходить одновременно с хозяйственными действиями, то есть сразу же документироваться. Но если это не представляется возможным можно сделать документацию сразу же по окончанию действия.

Первичная документация может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде. Но во втором варианте все бумаги должны обязательно быть заверены электронной подписью, иначе они просто не будут иметь юридической силы. Но, если в договоре четко прописано наличие бумажного варианта документа, то он обязательно должен быть в наличии.

Сохранятся первичные документы должны 4 года. В этот период налоговая имеет право в любой момент запросить их для проверки вас и вашего контрагента. Особенно внимательно следует относится к документам, в которых вы что либо покупаете. Помните, именно благодаря ним вы сможете обратится в суд, если возникнет такая потребность.

Разделение документов по стадиям бизнеса

Все сделки, которые проводятся предприятием или организацией условно можно разделить на 3 этапа:

  1. Обсуждение условий сделки. В это время вы должны оговорит все нюансы, и прийти к единому мнению. Результатом этого этапа будет подписание договора и выставление счета на оплату.
  2. Оплата согласно сделки. Она обязательно должна быть подтверждена выпиской с вашего расчетного счета, если оплата прошла с помощью безналичного расчета, либо с помощью чеков и бланков строгой отчетности если оплата была с помощью наличных денег.
    Вторым вариантом достаточно часто пользуются сотрудники организации, когда берут денежные средства под отчет.
  3. Получение оплаченного товара или услуги. Обязательно должно быть доказательство, которое подтверждает, что товар был получен или услуга оказана, иначе налоговая служба просто не позволит уменьшить сумму налогового сбора.

В качестве подтверждения может выступать товарная накладная или чек, в случае получения товара, или акт выполненных работ в случае оказания услуги.

Какие документы являются обязательными?

В зависимости от операции, которая будет проводится список необходимых документов может различаться. Давайте рассмотрим самый распространенный список необходимых бумаг. Обычно все документы готовит либо исполнитель либо поставщик товаров.

Список документов имеет такой вид:

Особенности учетного регистра

После того, как первичные документы были оформлены, их проверяют по форме и содержанию. После этого, если все сделано верно, их оформляют, и проходит экономическая группировка данных, которые в ней содержатся в общей системе бухгалтерского учета. Для этого все сведения об остатке имущества компании, денежных средств, о хозяйственных операциях из первичных (свободных) документов переносятся в учетные регистры.

Сами учетные регистры – это специализированные таблицы, которые выполнены в строго указанной форме, в полном соответствии с экономической группировкой сведений о имуществе компании и источниках его появления.

Все существующие регистры делятся на 3 группы:

  • По назначению. В зависимости от этого критерия регистры разделяются на хронологические, систематические, и комбинированные. Каждый отдельный вид имеет свой порядок сохранения данных.
  • По обобщению данных регистры разделяются на интегрированные и дифференцированные. Каждый может быть рассмотрен от частного к общему либо наоборот, от отчетности к первичным документам.
  • По внешнему виду. Они могут иметь практически произвольную форму: книга, журнал, карточка, печатные листы.

Учетные регистры обязательно должны иметь:

  • Полное название.
  • Указанный период времени для регистрации хозяйственных операций, к какому расчетному периоду он относится.
  • Подписи и инициалы ответственных особ. Это дает возможность в случае возникновения спорных вопросов найти и указать на лица, которые принимали в участие в сделке.

Проведенные хозяйственные операции обязательно должны быть отражены именно в том периоде, в котором они проводились. Если документальное отражение невозможно сделать непосредственно во время проведения хозяйственной операции, то сделать оформление нужно сразу же по его окончания.

В целом учетные регистры созданы для того, чтоб накапливать и систематизировать информацию о принятых на учет первичных документах, для отображения бухгалтерской отчетности. Если финансовая и первичная документация предприятия хранится в печатном виде, то по требованию иных участников хоз операций или правоохранительных органов (если это в их компетенции) копии должны быть предоставлены именно тем лицом, которое их составило и предъявило к подписи.

1с бухгалтерия первичная документация

Во время ведения финансово – хозяйственной деятельности бухгалтеру придется работать с огромным количеством документации. Это разного рода бланки, договора, отчетная документация, сметы и калькуляции. Некоторые из них не имеют большой значимости и являются второстепенными, но есть и очень важные документы, в которых даже незначительная ошибка может привести к плачевным последствиям и для целого предприятия, и для отдельных должностных особ. Именно такими являются первичные документы организации.

С помощью программы 1С вы сможете управляться и орудовать ними значительно проще. В ее функциях есть управление с товарно-сопроводительными и денежными документами, со складскими документами и теми, которые касаются розничной торговли.

На сегодняшний день программное обеспечение компании 1С занимает лидирующие позиции среди программ по бухгалтерскому учету, которые постоянно используются в нашей стране.

Среди самых востребованных функций 1С можно выделить такие:

  • Полная автоматизация всех видов бухгалтерского учета.
  • Расчет заработной платы сотрудникам.
  • Управление кадровым и производственным учетом.

Программа имеет большое количество режимов и настроек, с помощью которых вы сможете полностью подстроить ее под себя, отрегулировать так, как удобно именно вам.

Оформление первичной документации – дело сложное и кропотливое, но просто необходимое. В помощь вам современные компьютерные технологии и высокая квалификация сотрудников. Если подходить к нему со всей ответственностью и знанием дела, то проблем не возникнет.

Вконтакте

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

  1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
  2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
  3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
  4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета. Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы. Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи , накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях , кассовых ордерах , банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам .

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете. Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов . Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов. То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

  • наименование и дата составления бланка;
  • реквизиты хозяйственного субъекта;
  • содержание операции и ее характеристики в денежном и количественном выражении;
  • подписи ответственных лиц.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико. Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы. На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика. Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом , иные кассовые и банковские документы. Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

  • прием или оформление;
  • обработка;
  • хранение;
  • передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы. При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы. Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)

Деятельность бухгалтерского отдела - неотъемлемая составляющая функционирования предприятия; она предполагает выполнение сотрудниками самых разных действий - от расчёта до оформления и ведения первичной документации. Сильно различается и степень ответственности компании или её непосредственного руководителя за допущенные ошибки: если они касаются сугубо внутренних проблем, не приходится говорить даже о штрафе; если же речь идёт о платёжных документах, на основании которых в дальнейшем выплачиваются налоги, нарушителю может грозить не только денежное взыскание, но и тюремное заключение. Именно поэтому хорошо организованная работа с первичкой относится к приоритетным направлениям работы юридического лица.

Термин «первичная документация», в отличие от или аналогичных, используется исключительно в бухгалтерии, что при необходимости совместного решения организационных вопросов вызывает сложности у представителей других отделов предприятия. Ниже будет рассказано, что из себя представляет первичка в целом, а также приведён ориентировочный перечень входящих в неё документов.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Как ни странно, основной используемый в организации работы бухгалтерского отдела нормативный акт, Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ, принятый 6 декабря 2011 года и содержащий правки от 29 июля 2018 года, не даёт однозначного определения этого словосочетания. Согласно пункту 1 статьи 9 указанного закона, к первичной документации могут быть отнесены любые правильно оформленные и официального заверенные бумаги, в которых отражается тот или иной эпизод хозяйственной жизни предприятия.

К таким эпизодам относятся получение денежных средств в обмен на поставляемую компанией продукцию, предлагаемые услуги или выполняемые работы или, напротив, перечисление денег в счёт приобретения товарно-материальных ценностей. По желанию руководителя предприятия (пункт 4 той же статьи) в список первичных бухгалтерских документов могут быть включены и содержащие сведения о взаиморасчётах, не связанных с финансовыми транзакциями.

Важно: главный критерий первичной документации в бухгалтерии - наличие факта перехода денежных средств от одного лица (работника, индивидуального предпринимателя, фирмы) к другому. Таким образом, в список первички входить не будет при любых условиях, а вот приходный или расходный кассовый ордер - вполне.

С рок хранения первичных документов в бухгалтерии - не менее пяти лет от года оформления. Как показывает практика, чаще всего представители Федеральной налоговой службы запрашивают первичку в первые год-три; в дальнейшем бумаги можно передать на хранение в архив, а по истечении указанного срока - уничтожить в соответствии с внутренним регламентом предприятия и предписаниями отечественного законодательства.

Впрочем, поскольку в российской бюрократической практике утилизировать документы обычно сложнее, чем продолжать их хранить, ставшую ненужной первичку можно оставлять в архиве до тех пор, пока будет хватать места; никаких наказаний за это ни указанным Федеральным законом №402-ФЗ, ни другими нормативными актами не предусмотрено.

Как и , ведение первичной документации может возлагаться как на одного, так и на нескольких сотрудников предприятия, в зависимости от их квалификации и численности штата. Если же дело касается индивидуального предпринимателя, не имеющего в подчинении соответствующих специалистов, он имеет право по собственному выбору или оформлять документы самостоятельно, или привлекать к делу сторонние компании, оказывающие такие услуги.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

В последней редакции Федерального закона №402-ФЗ (а точнее - в пункте 4 статьи 9 документа) право определять, какая документация относится к первичной, передаётся руководителю (генеральному директору, директору) предприятия. В соответствии со сложившейся практикой он подписывает уже подготовленный главным бухгалтером перечень, хотя может взять работу (от анализа деятельности до подведения итогов) целиком на себя.

Следовательно, говорить о едином списке первичных документов не приходится; можно лишь назвать наиболее часто включаемые в этот перечень бумаги:

  1. Договор . Наиболее спорный пункт с точки зрения принадлежности документа: довольно часто договоры хранятся не в бухгалтерии, а в юридическом отделе или даже в отделе кадров. С другой стороны, именно подписание контракта становится первым шагом к новому факту хозяйственной жизни предприятия, поэтому многие руководители своими приказами относят договоры купли-продажи, оказания услуг, выполнения работ, аренды и другие, непосредственно связанные с движением денежных потоков, к первичке. По сути адекватно составленный контракт содержит все перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ признаки первичного документа - значит, явного нарушения в этом случае нет.
  2. Счёт . На основании предложенного счёта покупатель (потребитель) до или после получения товара или услуги перечисляет продавцу (поставщику) денежные средства. Принятие счёта может расцениваться как фактическое согласие на его оплату. Помимо всего, в этом первичном документе могут приводиться (или дублироваться в соответствии с договором) условия предоставления товарно-материальных ценностей или проведения работ, а также способы расчёта с продавцом и даже порядок возврата средств в случае неисполнения одной или обеими сторонами сделки взятых на себя обязательств.
  3. Товарная накладная . Этот документ, неизменно включаемый в первичку, содержит полный список отпускаемых или передаваемых товарно-материальных ценностей: как готовой продукции, так и отдельных элементов или сырья. Количество экземпляров товарной накладной не регламентировано: оно должно соответствовать числу сторон сделки. И, разумеется, каждый экземпляр должен быть заверен подписями всех контрагентов; оттиски печатей или штампов в данном случае необязательны.
  4. Акт приёма-передачи . Первичный документ, составляемый по результатам оказания услуг, проведения работ или поставки товарно-материальных ценностей. Подписывается представителями обоих контрагентов; при отказе одного из них (обычно принимающей стороны) ставить подпись бумага может быть заверена в одностороннем порядке (непременно в присутствии наблюдателей). Акт приёма-передачи может содержать также дополнительные замечания, уточнения или разъяснения, вносимые сторонами в соответствующую таблицу. Использование для заверения печатей или штампов организаций необязательно. Разновидность этого документа, также включаемая в первичку, - акт приёма-передачи основных средств (ОС-1), отражающий движение основных активов предприятия.
  5. Расчётная ведомость . В ней приводятся данные об оплате труда всех наёмных рабочих компании, включая стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, доплаты и так далее. Заверяется это первичный документ подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия; также, в отличие от двух перечисленных выше пунктов, для подтверждения юридической силы ведомости на ней проставляется «живой» оттиск печати или штампа организации.
  6. Кассовые документы . К ним относятся приходные и расходные ордера и кассовая книга. Именно из их содержания можно получить наиболее полное представление о движении финансовых потоков. КО-1, КО-2 и КО-4 содержат сведения относительно каждого факта хозяйственной жизни - следовательно, на них в первую очередь будут ориентироваться уполномоченные лица при проверке. Дополнительные кассовые документы, используемые с чуть меньшей интенсивностью (журнал регистрации кассовых ордеров КО-3 и книга учёта движения наличных средств КО-5), также относятся к первичной документации, оформляются и хранятся в соответствии с общими правилами.

Чаще всего первичка организуется по хронологическому принципу - от первого документа по сделке до последнего; возможны и другие варианты - по принадлежности, комбинированный и т.д.

Как оформляется первичная документация в бухгалтерии?

Необходимыми составляющими любого первичного документа являются:

  • заголовок в соответствии с установленной унифицированной формой;
  • дата подписания (составлена и распечатана бумага может быть в любое удобное время);
  • полное официальное наименование организации или предприятия (можно добавить и сокращённое);
  • описание и разъяснение эпизода движения средств, или факта хозяйственной деятельности;
  • стоимость сделки в натуральном (с одной стороны) и денежном (с другой) выражении с непременным указанием единиц измерения;
  • наименования в соответствии со внутренним распорядком предприятия или государственными стандартами должностей лиц, ответственных за заключение договора и совершение сделки;
  • подписи с расшифровками представителей сторон сделки, участвовавших в заключении договора.

Как следует из пункта 5 всё той же статьи, первичная документация в бухгалтерии может в настоящее время оформляться как в бумажном, так и в электронном виде; в последнем случае она заверяется с помощью квалифицированных электронно-цифровых подписей сторон и передаётся контрагентам на любом подходящем для этого носителе или отправляется по электронной почте.

Большинство первичных документов выпускается на основе унифицированных бланков, не подлежащих модификации; к исключениям относятся договоры, акты приёма-передачи и ряд других бумаг, разработкой формы и структуры которых занимается непосредственно субъект хозяйственной деятельности.

Несколько советов по оформлению первичной документации:

  1. Вносить записи в бланк от руки разрешается шариковыми и гелевыми ручками с пастой синего или чёрного цвета; для внесения же исправлений используются красные чернила. Для заполнения первичной документации в электронном виде допустимо применять любые электронно-вычислительные машины, подходящие с технологической точки зрения.
  2. Каждый из входящих в перечень первички документов должен быть оформлен в свой срок. Заполнение и подписание бумаг задним числом при обоюдном согласии сторон вполне возможно, но ставить в известность об этом контролирующие органы крайне не рекомендуется.
  3. Если процедура внесения данных в бланк подразумевает дублирование числовой информации (например, суммы платежа) письменной, ни той, ни другой составляющей пренебрегать нельзя, иначе документ может быть признан недействительным.
  4. При оформлении документа первичной отчётности нельзя оставлять пустых полей. Если в них нечего вписать, следует применить прочерк, а лучше - универсальный знак, представляющий собой дважды перечёркнутую латинскую букву Z.

Важно: использовать для исправления ошибок корректирующие полоски, жидкость, бритвы или просто зачёркивать неверно внесённые данные до невозможности их прочитать в первичной документации в бухгалтерии не допускается. В зависимости от ситуации можно использовать контурное исправление, дополняющие основной текст записи и сторнировку. В первом случае ошибочная информация перечёркивается тонкой линией, поверх неё делается запись, отражающая реальное положение дел, а сбоку на странице - надпись «Исправленному (можно) верить», сопровождаемая подписью ответственного лица и оттиском печати или штампа организации. Во втором - уже имеющиеся сведения дополняются новыми, необходимыми для получения исчерпывающего представления о сделке. В третьем, особенно часто применяемом при нахождении в первичке преувеличенных сведений, - не соответствующие действительности данные дублируются красной пастой, а рядом с ними, уже обычной, приводятся верные. Заверяющая подпись в этом случае также необходима.

Первичка, как и другие документы, должна быть оформлена чётко, разборчиво и красиво. Это поможет в будущем при возникновении спорных ситуаций быстрее установить истину, доказать свою правоту в судебном процессе или проконтролировать работу уполномоченных лиц. А дополнительным стимулом к добросовестному и своевременному выпуску документации послужит пункт 3 статьи 327 Уголовного кодекса России, согласно которому использование подложных бумаг наказывается штрафом до 80 тысяч рублей или вплоть до полугодового заработка виновного, арестом на срок до полугода, обязательными или исправительными работами на срок до 480 часов и 24 месяцев соответственно.

Доказать свою невиновность или отсутствие состава преступления сложно и отнимает значительно больше времени и нервов, чем качественное оформление первичной документации.

Подводим итоги

К первичке относятся документы, отражающие эпизоды хозяйственной деятельности предприятия или организации. Их оформлением занимаются сотрудники бухгалтерского отдела, а если такового нет - сам предприниматель или оказывающие подобные услуги компании. Полный перечень используемой в деятельности компании первичной документации утверждает её руководитель, а составляет обычно главный бухгалтер.

Обычно к первичке относятся договоры, счета, акты приёма-передачи, в том числе и основных средств, кассовые документы и иные бумаги. Они должны включать в себя блоки, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ. Делать исправления в документах допускается строго определёнными способами: сторнировкой, контурными или дополняющими надписями.