Отчет 6 ндфл правила заполнения. Доходы в натуральном эквиваленте

6-НДФЛ - это отчетная форма по налогу на доходы физических лиц. В ней налоговые агенты должны указывать информацию о доходах работников, исчисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Сдавать в ФНС отчет по форме 6-НДФЛ все работодатели обязаны каждый квартал.

Форма отчета 6-НДФЛ

Форму отчета 6-НДФЛ, порядок заполнения и предоставления определяет приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/ В начале 2018 года в него внесли изменения приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/ , который вступил в силу 26 марта 2018 года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 25 человек и более. Если организация отчитывается меньше чем за 25 человек, то форму можно сдать на бумажном носителе. Сумма налога заполняется в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ нужно направить в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Годовой расчет предоставляется до 1 апреля следующего года (ст. 230 НК РФ). За 1 квартал 2019 г. нужно отчитаться не позднее 30 апреля. Более подробно сроки можно увидеть в таблице.

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ . Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, могут оштрафовать от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Поэтому о том, как заполнить 6 НДФЛ-2019, главбух каждой организации должен знать досконально.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в форме, которые нужно учесть в 2019 году

В 2018 г. у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:

указать свои ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
использовать код «215» (крупнейшим налогоплательщикам — «216») в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» ;
в реквизите «налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
указать также «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в порядке заполнения формы произошли и другие изменения.

Крупнейшим налогоплательщикам нужно приводить КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «по месту нахождения (учета) (код)» значение «214» вместо «212».

На титульном листе должны быть указаны полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

Электронный формат 6-НДФЛ тоже скорректирован с учетом перечисленных поправок.

Образец заполнения 6-НДФЛ: пошаговая инструкция

Хотя отчет 6-НДФЛ действует уже четвертый год, заполнение по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении.

Документ состоит из следующих разделов:

Титульный лист.
Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлен пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 года с пошаговой инструкцией.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Шаг 1. ИНН и КПП

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2. Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

1-й квартал — код 21;
полугодие — код 31;
9 месяцев — код 33;
год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 Приказа.

Шаг 4. Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда будет сдана отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

первые 2 цифры — номер региона;
вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере инспекция ФНС № 9 Центрального района СПб).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая именно организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к Приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

по месту учета — 214;
по месту учета обособленного подразделения — 220;
крупнейшие налогоплательщики указывают — 212.

ИП также указывают специальные коды:

по месту жительства — код 120;
по месту осуществления деятельности — код 320.

Шаг 6. Наименование налогоплательщика

В поле «налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 7. Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика

Нужно указать код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (ЗП и премии) как головная организация, так и его подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060-090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

процент ставки налога;
суммы начисленного дохода (в форму могут не попадать доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 тыс. руб. на ребенка и т. п.);
суммы налоговых вычетов;
суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

количество физических лиц, получивших доход;
суммы удержанного налога;
суммы налога, не удержанные;
суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Ставки НДФЛ в 2019 г. на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%. В 2019 г. ставки не изменились.

Покажем, как учитывать НДФЛ в отчете 6 НДФЛ, на примерах заполнения разделов построчно.

Блок 1. Данные по каждой ставке НДФЛ

Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. В поле формы 010 указывается величина процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 («сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года — те, которые фактически были получены за год. Не включаются в строку 020 полностью необлагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, например материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.

В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (см. п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В Письме от 01.08.2016 № БС-4-11/ ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты

Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:

стандартные (ст. 218 НК РФ);
социальные (ст. 219 НК РФ);
имущественные (ст. 220 НК РФ) и пр.

Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/), по которым они предоставлялись.

Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 («сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («сумма начисленного дохода») и графой 030 («суммы налоговых вычетов»).

Налоговая база доходов (ставка 13 %) = 10 100 000,00 - 100 000,00 = 10 000 000,00 (база НДФЛ 13 %)

Строка 040 («сумма исчисленного налога») = 10 000 000 * 13% = 1 300 000(НДФЛ по ставке 13 %).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. В остальных случаях нет данных для заполнения строки 050, и указывается ноль.

Блок 2. Итоги раздела 1

Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.

Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение данной строки показывает сумму налога, которая должна быть перечислена за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

Сверить данные по стр. 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.

За 1 квартал 2019 года, как и в остальные периоды, значение стр. 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а именно за него. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) должны быть сделаны в том квартале (ином периоде), за который отчитываемся. Т. е. информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.

Значение строки 070 («удержанный») может не совпадать с данными строки 040 («исчисленный»). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8. Строка 080. Не удержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9. Строка 090. Возвращенный налог

В строчке 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.

Раздел 2

Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за отчетный квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов и крайние сроки перечисления НДФЛ, а также суммы, которые соответствуют доходу и налогу.

Расположить даты перечислений работникам нужно в хронологическом порядке.

Шаг 10. Дата получения дохода работниками

В графах 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным, за каждый квартал года. Сведения по одному дню должны быть просуммированы, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.

Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.

Дата, являющаяся днем получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Поэтому допустимо указать в этой строке последнее число, например, января 2019 года, хотя зарплату за январь работники получили только в феврале. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан именно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.

Шаг 11. Строка 110. День удержания налога налоговым агентом

НДФЛ с ЗП перечисляется не позже следующего дня после выплаты дохода работникам. А вот налог с отпускных, больничных можно уплатить не сразу — главное, успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ).

Для отпускных допустимы следующие даты, отраженные в разделе 2 расчета 6-НДФЛ:

по строке 100 — дата выплаты отпускных (ст. 223 НК РФ , письмо ФНС России от 13.11.2015 № БС-4-11/19829);
по строке 110 — дата удержания налога, совпадающая с датой выплаты отпускных;
по строке 120 — день уплаты налога, но не позже последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные.

Шаг 13. Строка 130. Доход до удержания налога

В поле 130 указывается сумма, полученная работником либо работниками (в случае выплаты списком) на определенную дату (заполненную в графе 100 слева) до того, как был удержан налог.

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Нулевой отчет 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает в случае, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение года доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, представлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

Если в течение 2019 года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, отчет должен быть заполнен. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего квартала будут сохраняться и в дальнейшем накопительным образом. Так что нулевой 6-НДФЛ в принципе быть не может, в отчете все равно будут сведения хотя бы по одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в этом по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, в налоговый орган можно ничего не подавать. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, для самоуспокоения можно отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ в произвольной форме.

Скачать форму 6 НДФЛ: Актуальный бланк

6 НДФЛ, образец заполнения

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить декларацию в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

25.01.2018, 11:09

Существует ли универсальная инструкция по заполнению 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года с примерами? Нет, такой инструкции, к сожалению, нет. Поэтому у бухгалтеров возникают самые различные вопросы, требующие расшифровки. Какие данные должны попасть в расчет по итогам 4 квартала 2017 года? Действительно ли, требуется сдавать расчет 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года по новой форме? Каким документом утвержден новый бланк и где его скачать? Как отразить в расчете зарплату за декабрь, выплаченную в декабре? Как показать зарплату за декабрь 2017 года, выплаченную в январе 2018 года? Как юридическим лицам отразить годовую или квартальную премию? Что делать с отпуском декабря, оплаченным в декабре? Следует ли включать в 6-НДФЛ за 4-квартал 2017 года данные по сентябрьской зарплате, выплаченной в октябре? Давайте посмотрим на конкретные примеры.

Срок сдачи 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

Расчет по форме 6-НДФЛ сдают в ИФНС по итогам каждого квартала. Срок сдачи – не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом. Однако срок сдачи годовой отчетности по НДФЛ другой. Годовой расчет 6-НДФЛ по итогам 2017 года, по общему правилу, нужно сдавать не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (абз. 3 п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ).

Если же крайний срок подачи расчета 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то отчетность можно сдать в ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). 1 апреля 2018 года – это воскресенье. Поэтому годовой расчет 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года нужно направить в ИФНС не позднее 2 апреля 2018 года (это рабочий понедельник).

Рекомендуем не затягивать со сдачей годового расчета за 2017 год до самого апреля. В апреле уже нужно будет заниматься составлением расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 года. Его потребуется сдать в ИФНС не позднее 3 мая 2018 года.

Кто должен сдать 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

Сдать годовой расчет по форме 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Они считаются, как правило, работодатели (организации и индивидуальные предприниматели), выплачивающие доходы по трудовым договорам. Также налоговыми агентами могут считаться заказчики, выплачивающие вознаграждения исполнителям по гражданско-правовым договорам.

Какие суммы отражают в 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

В годовой расчет по форме 6-НДФЛ за 2017 гол следует внести все доходы, по отношению к которым организация или ИП признается налоговым агентом. Такими доходами является, например, заработная плата, все виды премий, выплаты по гражданско-правовым договорам, пособия, отпускные, дивиденды.

Однако необлагаемые доходы по статье 217 Налогового кодекса РФ в расчете показывать не нужно. При этом учтите особенность по доходам, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленных нормативов (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

В статье 217 Налогового кодекса РФ перечислены доходы, облагаемые НДФЛ только частично (то есть, в не в полных размерах). Это, к примеру подарки и материальная помощь. В расчете 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года подобные выплаты нужно фиксировать как в справках 2-НДФЛ: на доходы относить всю выплаченную сумму, а необлагаемую часть показывать как налоговые вычеты.

Новая форма 6-НДФЛ в 2018 году: утверждена или нет?

Утверждена ли новая форма расчета 6-НДФЛ с 2018 года? Какой бланк скачивать для заполнения «бумажного» годового расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года? Утвержден ли новый формат, необходимый для сдачи расчета в электронном виде? Подобного рода вопросы всегда возникают перед сдачей очередной налоговой отчетности.

По состоянию на момент подготовки данной статьи (25 января 2018 года) новая форма расчета 6-НДФЛ для заполнения и сдачи в ИФНС за 4 квартал 2017 год утверждена не была. Поэтому годовой отчет 6-НДФЛ готовьте по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Изменения в этот бланк не вносились. Его вы применяли весь 2017 год. Бланк расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года включает в себя:

титульный лист;
раздел 1 «Обобщенные показатели»;
раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Уже же точно известно, что в 2018 году бланк расчёта по форме 6-НДФЛ налоговики не существенно, но обновят. А вместе с ним – электронный формат, правила заполнения и сдачи в налоговую. С проектом изменений можно ознакомиться здесь:

ФНС обновила штрих-коды, ввела поля для правопреемников, которые сдают 6-НДФЛ (в т. ч. уточняющую) за реорганизованную фирму. Поэтому в верхней части титульного листа им нужно приводить ИНН и КПП организации-правопреемника. Последняя также должна фигурировать в основном поле – «Налоговый агент».

Пока эти изменения проходят регистрацию в Минюсте России и не вступили в силу, можно заполнить и сдавать 6-НДФЛ по прежней форме, утвержденной приказом Налоговой службы России от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450.

Титульный лист

При составлении 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года в верхней части титульного листа нужно отметить ИНН, КПП и сокращенное название организации (если сокращенного нет – полное). Если же требуется сдать расчет в отношении физлиц, получивших выплаты от обособленного подразделения, то проставьте КПП «обособки». Индивидуальным предпринимателям, адвокатам и нотариусам нужно отметить только свой ИНН.

В строке «Номер корректировки» года отметьте «000», если годовой расчет за 2017 год подается впервые. Если же сдается уточненный расчет, то отражают соответствующий номер корректировки («001», «002» и т. д.).

По строке «Период представления (код)» укажите 34 – это означает, что вы сдаете именно годовой 6-НДФЛ за 2017 год. В графе «Налоговый период (год)» отметьте год, за который сдается годовой расчет, а именно – 2017.

Укажите код подразделения ИФНС, в которую направляется отчетность и код по строке «По месту нахождения (учета)». Этот код покажет, почему вы сдаете 6-НДФЛ именно сюда. Большинство налоговых агентов отражают такие коды:

212 – при сдаче расчета по месту учета организации;
213 – при сдаче расчета по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика;
220 – при сдаче расчета по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
120 – по месту жительства ИП;
320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения.

В строке «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» укажите:

1 – если расчет 6-НДФЛ подписывает сам налоговый агент или его законный представитель (например, индивидуальный предприниматель или руководитель организации). Также нужно указать фамилию, имя, отчество налогового агента (его законного представителя);
2 – если расчет 6-НДФЛ подписывает представитель по доверенности. В этом случае нужно указать фамилию, имя, отчество лица либо наименование организации-представителя.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

В разделе 1 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года «Обобщенные показатели» показывайте общую за весь год 2017 год сумму начисленных доходов, налоговых вычетов и общую сумму начисленного и удержанного налога.

В раздел 1 расчета включают доходы, вычеты и НДФЛ по ним общими суммами: за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом с начала 2017 года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года должны найти отражение сводные показатели с 1 января по 31 декабря 2017 года включительно. Сведения для заполнения берите из регистров налогового учета по НДФЛ.

Строка	Что отражать
010	Ставку НДФЛ (для каждой ставки заполняйте свой раздел 1).
020	Сумму начисленного дохода.
025	Доходы в виде дивидендов с января по декабрь 2017 года включительно.
030	Сумму налоговых вычетов.
040	Сумму исчисленного НДФЛ с начала 2017 года. Чтобы определить величину этого показателя, сложите суммы НДФЛ, начисленные с доходов всех сотрудников.
045	Сумму исчисленного НДФЛ с дивидендов нарастающим итогом за весь 2017 год: с 1 января по 31 декабря 2017 года.
050	Сумму фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам. Однако эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного НДФЛ (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852).
060	Общее количество физических лиц, получивших доход, в течение отчетного (налогового) периода.
070	Сумму удержанного НДФЛ.
080	Сумму НДФЛ, не удержанного налоговым агентом. Имеются в виду суммы, которые компания или ИП должны были удержать до конца 4 квартала 2017 год, но по каким-либо причинам не сделали этого.
090	Сумму возвращенного НДФЛ (по статье 231 НК РФ).

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

В разделе 2 годового отчета 6-НДФЛ указывают:

даты получения и удержания НДФЛ;
крайний срок, установленный Налоговым кодексом РФ для перечисления НДФЛ в бюджет;
суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.

В разделе 2 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 год следует отражать сведения только за последние три месяца (октябрь, ноябрь и декабрь 2017 года). При этом отразить нужно только те выплаты, по которым срок перечисления налога наступает именно в этом периоде. Поэтому в разделе 2 особое внимание нужно уделять датам выплат и удержания налога.

В составе раздела 2 следует показать доходы и НДФЛ – с разбивкой по датам – только по операциям, совершенным в октябре, ноябре и декабре 2017 года включительно. Операции 2018 года в раздел 2 не включайте.

Поясним заполнение основных строк в таблице:

Строка	Заполнение
100	Даты фактического получения доходов. К примеру, для зарплаты – это последний день месяца, за который начислена зарплата. Для некоторых других выплаты – иные даты (п.2 ст. 223 НК РФ).
110	Даты удержания НДФЛ.
120	Даты, не позднее которых НДФЛ должен быть перечислен бюджет (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ). Обычно, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, допустим, для больничных пособий и отпускных выплат срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если срок перечисления налога приходится на выходной день, в строке 120 указывается ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
130	Сумма дохода (в том числе, НДФЛ), который получен на дату, указанную по строке 100.
140	Сумму налога, которая удержана на дату по строке 110.

Не показывайте в разделе 2 6-НДФЛ за 2017 год отпускные и пособия, выплаченные в декабре 2017 года. Срок перечисления НДФЛ для них – 09.01.2018.

Пример заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

Теперь приведем пример заполнения расчета 6-НДФЛ за 2017 год. Он составлен на основании официальной инструкции по заполнению расчета.

Предположим, что в компании 12 сотрудников. За 2017 год начислены зарплата, премии, отпускные и пособия по временной нетрудоспособности в общей сумме 3 584 692,69 руб., предоставлены вычеты – 43 200 руб. НДФЛ со всех выплат – 460 394 руб. Весь НДФЛ удержан и уплачен в бюджет, кроме НДФЛ с зарплаты за декабрь – 37 050 руб.

В январе 2017 года удержан НДФЛ 36 400 руб. с зарплаты за декабрь 2016 года – 283 600 руб., вычет – 3 600 руб. Всего за 2017 год удержан НДФЛ – 459 744 руб. (460 394 руб. – 37 050 руб. + 36 400 руб.).

В 4 квартале 2017 года выплачены:

зарплата за вторую половину сентября 295 000 руб. – 10 октября. Из нее удержан НДФЛ со всей зарплаты за сентябрь – 69 914 руб. (вся зарплата за сентябрь – 545 000 руб.), вычет – 7 200 руб.;
зарплата за октябрь 530 000 руб. – 25 октября и 10 ноября, НДФЛ с нее – 67 964 руб., вычет – 7 200 руб.;
премия за октябрь 258 000 руб. – 10 ноября, НДФЛ с нее – 33 540 руб.;
пособие нетрудоспособности в связи с болезнью 5 891,54 руб. – 23 ноября, НДФЛ с него – 766 руб. Больничный выдан с 14 по 20 ноября;
отпускные 33 927,71 руб. – 24 ноября, НДФЛ с них – 4 411 руб. Отпуск – с 28 ноября по 22 декабря;
зарплата за ноябрь 530 000 руб. – 24 ноября и 8 декабря, НДФЛ с нее – 67 964 руб., вычет – 7 200 руб.;
аванс за декабрь 250 000 руб. – 25 декабря.

Обратите внимание: премия и зарплата за октябрь включены в один блок строк 100 – 140, т.к. у них совпадают все три даты в строках 100 – 120. Их общая сумма – 788 000 руб., удержанный с нее налог – 101 504 руб. Образец заполнения 6-НДФЛ за 2017 года в таких условиях может выглядеть так:

Зарплата за декабрь 2017 года выплачена в декабре: как отразить

Самые спорные вопросы в отношении заполнения 6-НДФЛ – это выплаты переходных периодов. С ними сталкиваются, когда зарплата или премия начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом. Подобная неоднозначная ситуация сложилась с зарплатой за декабрь 2017 год. Дело в том, что одни работодатели зарплату за декабрь выдали до Нового года (в декабре). Другие организации и ИП выплатили зарплату и годовую премию в январе 2018 года. Как показать декабрьские начисления в отчете, чтобы налоговики приняли 6-НДФЛ с первого раза? Давайте разбираться на конкретных примерах заполнения 6-НДФД за 4 квартал 2017 год.а

Всю зарплату за декабрь 2017 года выплатили работникам в декабре 2017 году? Тогда расчет по форме 6-НДФЛ за 2017 год заполните так:

сумму начисленной зарплаты за декабрь 2017 года – стока 020;
сумму исчисленного с зарплаты НДФЛ – строка 040;
сумму удержанного НДФЛ (строка 070). Дата удержания НДФЛ – это 31 декабря 2017 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года данные о зарплате за декабрь не фиксируйте. Их нужно показать в расчете за I квартал 2018 года, поскольку в разделе 2 следует опираться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть выплаченный доход и удержанный налог отразите в том отчетном периоде, на который приходится предельный срок для уплаты НДФЛ.

Для зарплаты за декабрь 2017 года, которую выплатили до новогодних праздников, срок уплаты НДФЛ – первый рабочий день после 31 декабря 2017 года, то есть 9 января 2018 года. Объясним почему. Зарплату вы начислите только 31 декабря 2017 года. Деньги, которые выплатили за декабрь до 31 декабря – это аванс. Зачет начисленной зарплаты в счет аванса можно произвести только 31 декабря 2017 года. Этот день и будет датой фактического получения дохода сотрудниками. А НДФЛ с зарплаты платят не позже дня, следующего за датой получения дохода.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 год укажите по строкам:

100 «Дата фактического получения дохода» – 31.12.2017;
110 «Дата удержания налога» – 31.12 2017;
120 «Срок перечисления налога» – 09.01.2018;
130 «Сумма фактического полученного дохода» – сумму зарплаты за декабрь;
140 «Сумма удержанного налога» – сумма удержанного НДФЛ с зарплаты за декабрь.

ВЫВОД

Зарплату за декабрь, выплаченную в декабре 2017 года, покажите в разделе 1 годового расчета и в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года. Ведь в разделе 1 вы отражаете данные по всем выплаченным доходам, вычетам, начисленному, удержанному и возвращенному НДФЛ за год. А декабрьскую зарплату вы выплатили в декабре. Поэтому ее нужно отразить в разделе 1 годового расчета за 2017 год. В разделе 2 указывают, на какую дату возник доход, когда налог нужно удержать и перечислить в бюджет. Так как срок уплаты НДФЛ с декабрьской зарплаты выпадает на первый рабочий день января (09.01.2018), покажите выплату в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года. Это подтверждает письмо ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063.

Пример 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года с декабрьской зарплатой

Предположим, что зарплата за декабрь 2017 года была выплачена 29 декабря 2017 года. Месяц на эту дату еще не завершился, поэтому расценить такую выплату, как зарплату за декабрь в полном смысле этого слова нельзя. По сути, денежные средства, выплаченные до окончания месяца, правильно называть авансом. На 29 декабря 2017 года работодатель еще не обязан исчислять и удерживать НДФЛ, поскольку зарплата становится доходом только в последний день месяца, за который она начислена – 31 декабря (п. 2 ст. 223 НК РФ). Несмотря на то что 31 декабря – это воскресенье, раньше этого срока ни исчислить, ни удержать НДФЛ нельзя (письма ФНС России от 16.05.2016 № БС-3-11/2169).

Пример: з/п за декабрь выплачена в декабре

Организация перечислила работникам «зарплату» за декабрь 29 числа в сумме 180 000 рублей. С произведенной выплаты в этот же день был исчислен и удержан НДФЛ в сумме 23 400 рублей (180 000 x 13%). Эту сумму бухгалтер перевел в первый рабочий день 2018 года – 9 января 2018 года.

При таких условиях в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года бухгалтеру правильно отразить зарплату так:

в строке 020 – сумму декабрьской «зарплаты» (180 000 р.);
в строках 040 и 070 – исчисленный и удержанный НДФЛ (23 400 р.).

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года декабрьская «зарплата», выплаченная 29 декабря 2017года, фигурировать никак не должна. Ее вы покажите в расчете за I квартал 2018 года. Ведь, заполняя раздел 2, нужно ориентироваться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть, выплаченный доход и удержанный НДФЛ нужно показывать в том отчетном периоде, на который приходится крайний срок для уплаты НДФЛ. Такие разъяснения даны в письме ФНС России от 24.10.2016 № БС-4-11/20126. В нашем примере перечислить НДФЛ нужно в ближайший январский рабочий день – 9 января 2018 года. Поэтому в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года декабрьскую зарплату нужно будет показать так:

строка 100 – 31.12.2017 (дата получения дохода);
строка 110 – 31.12.2017 (дата удержания НДФЛ);
строка 120 – 09.01.2018 (дата перечисления НДФЛ в бюджет);
строка 130 – 180 000 (сумма дохода);
строка 140 – 23 400 (сумма НДФЛ).

Имейте в виду, что датой удержания налога по строке 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года будет именно 31, а не 29 декабря 2017 года (когда была произведена выплата). Дело в том, что именно 31 декабря 2017 года вы должны были начислить декабрьскую зарплату и зачесть ее в счет ранее выплаченного аванса (который, по сути, и был декабрьской зарплатой). Аналогичная ситуация и с выплатами до 30 декабря. Если, к примеру, расчет по зарплате за декабрь был произведен в период с 26 по 29 декабря, то датой удержания НДФЛ, все равно, должна быть дата «31.12.2016».

Если НДФЛ удержали и перечислили до конца декабря 2017 года

Пример: НДФЛ перечислен в декабре 2017 года

Организация перечислила работникам «зарплату» за декабрь 26 декабря 2017 года в сумме 380 000 рублей. В этот же день был удержан НДФЛ в размере 49 400 рублей (380 000 x 13 %). Удержанная сумма была перечислена в бюджет на следующий день – 27 декабря 2017 года.

В целях заполнения 6-НДФЛ бухгалтер обратился к письму ФНС от 24.03.2016 № БС-4-11/5106. В этом письме было рекомендовано удерживать НДФЛ в день фактической выдачи зарплаты (26 декабря), а перечислить удержанную сумму в бюджет на следующий день (27 декабря). Кроме этого, налоговики советуют эти же даты отражать в расчете 6-НДФЛ.

Если зарплата за декабрь 2017 год начислена и фактически выплачена в декабре (26.12.2017), то указанная операция может отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года., поскольку удержание и перечисление НДФЛ должны произойти в 2017 году в соответствии со сроками, указанными в п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ.

В рассматриваемой ситуации можно показать выплату по строкам 100 – 120 разд. 2 формы 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года так:

строка 100 «Дата фактического получения дохода» – 31.12.2017;
строка 110 “Дата удержания налога” – 26.12.2017;
строка 120 “Срок перечисления налога” – 27.12.2017.

Заметим, что если отражение операции в форме 6-НДФЛ не привело к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, то представление уточненного расчета не требуется. При этом если указанная операция отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за 2017 г., то данная операция повторно в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2018 г. не отражается (Письмо ФНС России от 15.12.2016 № БС-4-11/24065). Однако, не исключаем, что такое заполнение может вызвать вопросы со стороны некоторых ИФНС по следующим причинам:

расчет 6-НДФЛ, заполненный таким образом, не пройдет форматно-логический контроль и вернется с ошибкой «дата удержания налога не должна предшествовать дате фактической выплаты»;
удержание НДФЛ из зарплаты до окончания месяца противоречит более поздним рекомендациям Минфина России в письме от 21.06. 2016 № 03-04-06/36092.

Зарплата за декабрь выплачена в январе 2018 года: как отразить

Многие работодатели выплатили зарплату за декабрь 2017 год в январе 2018 года. Если так, то декабрьскую зарплату, выданную в январе 2018 года, в отчетности 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года показывайте только в разделе 1. Ведь доход в виде зарплаты вы признали в декабре и НДФЛ с него рассчитали в этом же месяце. Следовательно, в расчете 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года распределите выплаты так:

по строке 020 – начисленный доход в виде декабрьской зарплаты;
по строке 040 – исчисленный НДФЛ.

Строку 070 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года, предназначенную для удержанного налога, в этом случае не увеличивают, поскольку удержание состоялось уже в 2018 году (письмо ФНС России от 05.12.2016 № БС-4-11/23138). В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года декабрьскую зарплату, выплаченную в январе 2018 года, вообще не показывайте (письмо ФНС России от 29 ноября 2016 г. № БС-4-11/22677).

ВЫВОД О ДЕКАБРЬСКОЙ ЗАРПЛАТЕ В ЯНВАРЕ 2018 ГОДА

Зарплату за декабрь, выданную в январе 2018 года, покажите в разделе 1 6-НДФЛ за 2017 год и в разделах 1 и 2 расчета за I квартал 2018 года. Поясним: доход в виде зарплаты вы признали в декабре 2017 и НДФЛ с него рассчитали тоже в декабре. Поэтому покажите по строкам 020 и 040 раздела 1 годового расчета. А удержали НДФЛ уже в январе 2018 года, сумму отразите по строке 070 раздела 1 расчета за I квартал 2018 года. Это подтверждает письмо ФНС от 05.12.2016 № БС-4-11/23138. Отметим, что ранее представители ФНС в письме от 25.02.2016 № БС-4-11/3058 посоветовали указать выплату в расчете за I квартал только в разделе 2. Но это противоречит приказу налоговой службы от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Если срок перечисления налога по ст. 226 НК наступит в 1 квартале 2018 года, то показывать доход в разделе 2 не надо, даже если вы отразили его в разделе 1. Так, например, не надо включать в раздел 2 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года зарплату за декабрь, выплаченную в январе. Приведем пример.

Зарплата за декабрь – 570 000 руб., НДФЛ – 74 100 руб., 09.01.2018 выплачена зарплата за вторую половину декабря и перечислен НДФЛ в бюджет.

В разделе 2 зарплата за декабрь будет отражена в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года.

Зарплата за сентябрь выплачена в октябре

Срок уплаты НДФЛ с зарплаты за сентябрь – в октябре 2017 года. Поэтому в расчете за девять месяцев эту выплату бухгалтер показывал только в разделе 1. Теперь эти суммы нужно перенести в 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2017 год нужно показать зарплату за сентябрь, выплаченную в октябре. Предположим, что сентябрьскую зарплату выдали 10 октября. Бухгалтер заполнит раздел 2 годового расчета 6-НДФЛ так, как на образце.

Как показывать премии в 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года

Премия за месяц

Премию за месяц отражайте так же, как зарплату (Письмо ФНС от 14.09.2017 № БС-4-11/18391).

В разделе 1 укажите:

в строках 020 и 040 – премии, начисленные за все месяцы отчетного периода, и исчисленный с них НДФЛ;
в строке 070 – НДФЛ с премий, удержанный до конца 2017 года. Эта сумма обычно меньше НДФЛ из строки 040. Ведь налог с премии за последний месяц удерживают уже в следующем квартале. Суммы в строках 040 и 070 будут совпадать, только если премию за последний месяц выплатили не позднее последнего рабочего дня квартала.

В разделе 2 покажите все премии, выплаченные в последнем квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала. Их включайте в раздел 2 6-НДФЛ за следующий квартал.

Премию, выплаченную вместе с зарплатой за этот же месяц, укажите вместе с зарплатой в одном блоке строк 100 – 140. Если премия выплачена отдельно, заполните отдельный блок, указав (Письмо ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

в строке 100 – последний день месяца, за который начислена премия;
в строке 110 – день выплаты премии;

Пример: в декабре была ежемесячная премия

8 декабря 2017 года выплачена премия за ноябрь 2017 г. – 500 000 руб. и перечислен в бюджет НДФЛ – 65 000 руб. (500 000 руб. x 13%).

Квартальная или годовая премия

Премию за период больше месяца – квартал, год и т.п. отражайте в 6-НДФЛ за период, в котором она выплачена (Письма Минфина от 23.10.2017 N 03-04-06/69115, ФНС от 10.10.2017 N ГД-4-11/20374).

В разделе 1 укажите:

в строке 020 – все премии за период больше месяца, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных премий.

В разделе 2 покажите премии, выплаченные в последнем квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала. Их включите в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал.

Для премий заполните отдельный блок строк 100 – 140, где укажите (Письма ФНС от 01.11.2017 N ГД-4-11/ , от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

в строках 100 и 110 – день выплаты премии;
в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Премии, которые выплачены в разное время, покажите в отдельных блоках.

Пример: в декабре была годовая премия

25.12.2017 издан приказ о выплате премии за 2017 г. – 1 500 000 руб.

27.12.2017 выплачена премия и перечислен в бюджет НДФЛ – 195 000 руб. (1 500 000 руб. x 13%).

В 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года эти суммы отражены так.

Как показывать выплаты по гражданско-правовым договорам

Выплаты по гражданско-правовым договорам, с которых нужно удержать налог, нужно включить в разд. 1 в том периоде, когда вы произвели выплаты, а в разд. 2 – только в том квартале, в котором истекает срок уплаты НДФЛ с этих выплат.

Рассмотрим еще одну ситуацию, когда акт за выполненные работы (оказанные услуги) по гражданско-правому договору с физическим лицо был утвержден в декабре 2017 года, а оплата по нему прошла в январе 2018 года. В таком случае вознаграждение по договору и НДФЛ с него следует показать в разделах 1 и 2 расчета за I квартал 2018 года. В расчете за 4 квартал 2017 года операцию не фиксируйте. Это следует из письма ФНС России от 05.12.2016 № БС-4-11/23138. Если же в декабре выдавался аванс по гражданско-правовому договору, то он должен попасть в раздел 2 годового расчета.

Пример: выплаты по договору были в декабре и январе

Организация выплатила аванс физлицу по договору подряда 19 декабря 2017 года в размере 20 000 р. Удержанный из этой суммы налог составил 2600 р. (20 000 x 13 %). Остаток выдан в январе 2018 года – после завершения и сдачи всех работ.

В такой ситуации аванс подрядчику отражайте в периоде выплаты (в декабре). Дата получения дохода в таком случае - день, когда фирма перевела или выдала деньги человеку. При этом не имеет значения, компания выдает деньги до окончания месяца, за который оказана услуга, или после.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2018 год покажите аванс по строкам:

100 «Дата фактического получения дохода» – 19.12.2017;
110 «Дата удержания налога» – 19.12.2017;
120 «Срок перечисления налога» – 20.12.2017.

Как в 6-НДФЛ отражать отпускные

Отпускные попадут в отчет за 2017 год и отчет за I квартал 2018 года. В отчете за 4 квартал 2017 года отпускные покажите по строкам 020, 040, 070 раздела 1. В отчете за I квартал 2018 года отпускные отразите только в разделе 2 по строкам 100–140. Такие разъяснения есть в письме ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420.

Однако не надо показывать в разделе 2 отпускные, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца приходится на выходной. Такие отпускные включайте в раздел 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, отпускные, выплаченные в декабре 2017 года, не надо включать в раздел 2 6-НДФЛ за 2017 г. Ведь срок уплаты налога с этих отпускных по ст. 226 НК РФ – 09.01.2018 (Письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).

Пример. В 1 квартале 2018 г. выплачены отпускные:

15.01.2018 – 25 000 руб. НДФЛ с них 3 250 руб.;
22.02.2018 – 47 000 руб. НДФЛ с них 6 110 руб.

НДФЛ с этих отпускных перечислен в день их выплаты. 30.03.2018 начислены отпускные 27 616 руб., которые выплачены 02.04.2018.

Общая сумма отпускных, выплаченных за 1 квартал, – 72 000 руб. (25 000 руб. + 47 000 руб.), НДФЛ с них 9 360 руб. (3 250 руб. + 6 110 руб.).

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года отпускные отражены так.

Отпускные, выплаченные 02.04.2018, в 6-НДФЛ за 1 квартал показывать не надо. Эти отпускные будут отражены в 6-НДФЛ за полугодие.

Как сдать годовой 6-НДФЛ за 2017 год

Расчеты по форме 6-НДФЛ за 2017 год направляйте налоговикам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. «На бумаге» отчетность можно сдать в единственном случае – если в течение отчетного или налогового периода количество физлиц (получателей доходов) было меньше 25 человек. Это следует из положений абзаца 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Ответственность

Если не сдали расчет или сдали с опозданием, то штраф – 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня для подачи расчета (п. 1.2 ст. 126 НК). Период просрочки рассчитают начиная с этого дня до даты, когда вы представили расчет (лично, через представителя, по почте или по Интернету).

Если не сдать расчет в течение 10 дней с установленной даты, налоговая инспекция также вправе заблокировать банковский счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК). ФНС разъяснила это в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Если же в 6-НДФЛ за 2017 год инспекторы выявят недостоверные сведения, то штраф за каждый расчет с такими данными составит 500 руб. Но если вы сами выявите «недостоверную» ошибку и сдадите уточненный 6-НДФЛ, то штрафов не будет (ст. 126.1 НК).

Замтеим, что к ответственности могут привлечь не только организацию, но и ответственных сотрудников (например, руководителя). Должностному лицу грозит административный штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП).

Предприниматели, адвокаты, нотариусы к административной ответственности не привлекаются (ст. 15.3 КоАП).

Образец заполнения

Предложить нашим читателям универсальный образец заполнения 6-НДФЛ за 2017 год, к сожалению, не представляется возможным, поскольку заполнение годовой отчетности будет уникальным в каждом конкретном случае. Однако вы можете ознакомиться и скачать заполненный образец 6-НДФЛ за 4 квартал 2017 года, сформированный на реальном жизненном примере и конкретных цифрах.

За налоговый период 2017 года форма 6‑НДФЛ представляется в обновленном варианте. О том, что изменилось в этой форме отчетности по НДФЛ, а также об ошибках, встречающихся при ее заполнении, читайте в данном материале.

Срок вступления в силу обновленной формы 6‑НДФЛ.

Недавно был подписан Приказ ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ . Документ вносит изменения в форму 6‑НДФЛ , которая действует в первоначальном виде с 2016 года.

Изменения формы 6‑НДФЛ.

Изменения внесены в титульный лист, порядок заполнения и представления, а также формат представления формы 6‑НДФЛ. Разделы 1 «Обобщенные показатели» и 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» остались в неизменном виде.

Титульный лист.

Титульный лист формы 6‑НДФЛ не просто скорректирован, а заменен на новый вариант. По сравнению с действующей редакцией формы 6‑НДФЛ в титульный лист внесены следующие изменения:

штрихкод 15201027 заменен штрихкодом 15202024;
для организаций – крупнейших налогоплательщиков ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно свидетельству о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения (5‑й и 6‑й разряды КПП – 01);
введены реквизиты при реорганизации или ликвидации организации;
совершены другие уточняющие поправки.

Что касается реорганизации или ликвидации организации, то введены следующие поля:

«Форма реорганизации (ликвидация) (код)»;
«ИНН/КПП реорганизованной организации».

Организация-правопреемник представляет в налоговый орган по месту своего нахождения (по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика) форму 6‑НДФЛ за последний период представления и уточненные расчеты за реорганизованную организацию (в форме присоединения к другому юридическому лицу, слияния нескольких юридических лиц, разделения юридического лица, преобразования одного юридического лица в другое) с указанием в титульном листе (стр. 001) по реквизиту «по месту нахождения (учета) (код)» кода 215 или 216, а в верхней его части – ИНН и КПП организации-правопреемника. В строке «налоговый агент» отражается наименование реорганизованной организации или обособленного подразделения реорганизованной организации.

По строке «ИНН/КПП реорганизованной организации» прописываются ИНН и КПП, которые были присвоены организации до реорганизации налоговым органом по месту ее нахождения (по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика) или по месту нахождения обособленных подразделений реорганизованной организации.

Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения) приведены в приложении 4 к Порядку заполнения формы 6‑НДФЛ.

В случае если представляемый в налоговый орган расчет не является расчетом за реорганизованную организацию, по строке «ИНН/КПП реорганизованной организации» указываются прочерки.

Отметим, что согласно п. 3.5 ст. 55 НК РФ при прекращении организации путем ликвидации или реорганизации (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя) последним налоговым (расчетным) периодом для такой организации (такого индивидуального предпринимателя) является период времени с начала календарного года до дня государственной регистрации прекращения организации в результате ликвидации или реорганизации (утраты силы государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя).

В связи с вышесказанным до завершения ликвидации (реорганизации) организация представляет в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6‑НДФЛ за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (реорганизации) организации.

Представление правопреемником расчета по форме 6‑НДФЛ за реорганизованную организацию действующей редакцией НК РФ не предусмотрено (Письмо УФНС по г. Москве от 10.01.2018 № 13‑11/001299@).

Но Федеральным законом от 27.11.2017 № 335‑ФЗ ст. 230 НК РФ дополнена специальной нормой – п. 5. В случае неисполнения реорганизованной (реорганизуемой) организацией (независимо от формы реорганизации) до момента завершения реорганизации обязанностей, предусмотренных названной статьей, сведения, предусмотренные п. 2 и 4 ст. 230 НК РФ, подлежат представлению правопреемником (правопреемниками) в налоговый орган по месту своего учета.

При наличии нескольких правопреемников обязанность каждого из правопреемников при исполнении обязанностей, предусмотренных ст. 230 НК РФ, определяется на основании передаточного акта или разделительного баланса.

Новые нормы ст. 230 НК РФ и реализованы в обновленной форме 6‑НДФЛ.

Новые коды.

Внесены изменения в приложение 2 «Коды мест представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом» к Примеру заполнения формы 6‑НДФЛ.

Во-первых, убран код 212 – «По месту учета российской организации».

Во-вторых, введены следующие новые коды (см. таблицу):

Введено приложение 4 «Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)» (см. таблицу):

Работа над ошибками.

С момента ввода формы 6‑НДФЛ у налоговых агентов было много вопросов по ее заполнению. В связи с этим было сделано немало ошибок. ФНС обобщила нарушения в части заполнения и представления расчета по форме 6‑НДФЛ (Письмо от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@). В помощь налоговым агентам для корректного заполнения формы 6‑НДФЛ за 2017 год предлагаем обзор ошибок, допущенных налоговыми агентами и выявленных налоговиками, а главное – расскажем, как заполнить ее правильно.

Налоговики называют следующие причины возникновения нарушений:

несоблюдение положений НК РФ;
несоблюдение порядка заполнения расчета по форме 6‑НДФЛ;
несоблюдение контрольных соотношений показателей расчета;
несоблюдение разъяснений ФНС;
ошибки при заполнении отчетности.

Все приведенные нарушения разбиты на группы исходя их характера их совершения.

Организационные нарушения.

К так называемым организационным нарушениям отнесены такие нарушения, как несоблюдение сроков представления формы 6‑НДФЛ, способа представления, представление расчета в случае наличия обособленного подразделения не по его месту нахождения и др.

Нарушение срока представления формы 6‑НДФЛ. Как показывает практика, нарушение сроков представления отчетности все еще случается. Напомним, что расчет по форме 6‑НДФЛ за I квартал, полугодие, девять месяцев представляется в налоговый орган не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

За нарушение сроков представления формы 6‑НДФЛ предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц начиная со дня, установленного для представления расчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Кроме этого, в случае непредставления расчета по форме 6‑НДФЛ в течение десяти дней по истечении установленного срока представления такого расчета руководителем (заместителем руководителя) налогового органа принимается решение о приостановлении операций налогового агента по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Представление формы 6‑НДФЛ на бумажном носителе вместо электронного. Налоговый агент при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде более 25 человек, обязан представить в налоговый орган расчет по форме 6‑НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это правило распространяется и на обособленные подразделения. В случае нарушения данного порядка налоговый агент заплатит штраф – 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Ошибки при заполнении КПП и ОКТМО. Расхождения кодов ОКТМО в расчетах и уплаты НДФЛ влекут появление необоснованной переплаты и недоимки (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Если при заполнении расчета по форме 6‑НДФЛ налоговым агентом допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то при обнаружении данного факта налоговый агент должен представить в налоговый орган по месту учета два расчета по форме 6‑НДФЛ:

уточненный расчет к ранее представленному с указанием соответствующих КПП или ОКТМО и нулевыми показателями всех разделов расчета;
первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.

Такие разъяснения даны и в Письме ФНС России от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772@.

Представление формы 6‑НДФЛ обособленными подразделениями организации не по месту их нахождения. Расчет по форме 6‑НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, состоящему на учете, включая те случаи, когда обособленные подразделения находятся в одном муниципальном образовании. В случае заполнения формы расчета организацией, имеющей обособленные подразделения, по строке «КПП» указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

Представление организацией (обособленным подразделением) формы после смены места нахождения по старому месту. Нередко организации (обособленные подразделения), сменившие место нахождения, продолжают представлять форму 6‑НДФЛ по прежнему месту. Это неверно.

После постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения) налоговый агент представляет в налоговый орган по новому месту нахождения расчеты по форме 6‑НДФЛ, а именно:

расчет по форме 6‑НДФЛ – за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения, указывая ОКТМО по прежнему месту нахождения организации (обособленного подразделения);
расчет по форме 6‑НДФЛ – за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения, указывая ОКТМО по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения).

При этом в расчете указывается КПП организации (обособленного подразделения), присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения организации (обособленного подразделения) (Письмо ФНС России от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@).

Несоответствие показателей формы 6‑НДФЛ показателям формы 2‑НДФЛ.

Согласно Контрольным соотношениям к форме 6‑НДФЛ, приведенным в Письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@, отдельные показатели разд. 1 формы 6‑НДФЛ за налоговый период (календарный год) должны соответствовать данным, приведенным в фор-
ме 2‑НДФЛ с признаком «1», представленным по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом за соответствующий налоговый период. Как нарушаются данные правила и какие соотношения должны выполняться?

Несоответствие сумм начисленного дохода. Одна из типичных ошибок – сумма начисленного дохода по строке 020 разд. 1 формы 6‑НДФЛ за год меньше суммы строк «Общая сумма дохода» справок по форме 2‑НДФЛ.

Сумма начисленного дохода (строка 020 формы 6‑НДФЛ) по соответствующей ставке (строка 010) должна соответствовать сумме строк «Общая сумма дохода» по соответствующей ставке налога спра-
вок 2‑НДФЛ с признаком «1», представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и строк 020 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений 2 к декларации по налогу на прибыль (для АО), представленных по всем налогоплательщикам данным налоговым агентом.

Несоответствие сумм дивидендов. Строка 025 разд. 1 формы 6‑НДФЛ по соответствующей ставке (строка 010) за год зачастую не соответствует сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) справок формы 2‑НДФЛ с признаком «1», представленных по всем налогоплательщикам.

По общему правилу сумма начисленного дохода в виде дивидендов (строка 025 формы 6‑НДФЛ) должна соответствовать сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) справок по форме 2‑НДФЛ с признаком «1», представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) приложений 2 к декларации по налогу на прибыль (для АО), представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом.

Несоответствие сумм исчисленного налога. Сумма исчисленного налога по строке 040 разд. 1 формы 6‑НДФЛ за год иногда оказывается меньше суммы строк «Сумма налога исчисленная» справок по форме 2‑НДФЛ за этот же налоговый период.

Сумма исчисленного налога (строка 040 формы 6‑НДФЛ) по соответствующей ставке налога (строка 010) за налоговый период должна соответствовать сумме строк «Сумма налога исчисленная» по соответствующей ставке налога справок по форме 2‑НДФЛ с признаком «1», представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и строк 030 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений 2 к декларации по налогу на прибыль (для АО), представленных по всем налогоплательщикам данным налоговым агентом.

Несоответствие количества физических лиц. На практике встречается и такое нарушение, как несоответствие (завышение или занижение) количества физических лиц (строка 060 разд. 1 расчета по форме 6‑НДФЛ за год), получивших доход, с количеством справок по форме 2‑НДФЛ за этот же налоговый период.

Безусловно, значение строки 060 формы 6‑НДФЛ за год (количество физических лиц, получивших доход) должно быть равно общему количеству справок 2‑НДФЛ с признаком «1» и приложений 2 к декларации по налогу на прибыль (для АО), представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом.

Ошибки в разделе 1 формы 6‑НДФЛ.

В разделе 1 формы 6‑НДФЛ указываются обобщенные показатели по данному налоговому агенту за отчетный (налоговый) период. При заполнении обозначенного раздела встречаются следующие ошибки.

Заполнение разд. 1 не нарастающим итогом. Раздел 1 расчета по форме 6‑НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год. Этот порядок связан с тем, что налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ).

Некорректное указание сумм начисленного дохода. По строке 020 разд. 1 указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. При этом нужно учитывать следующее:

в расчете по форме 6‑НДФЛ не отражаются доходы, не подлежащие обложению НДФЛ (Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@);
доходы указываются в том периоде, в котором они фактически получены для целей гл. 23 НК РФ в соответствии со ст. 223 НК РФ. Например, часто встречается ошибка, связанная с отражением в разд. 1 доходов в виде пособия по временной нетрудоспособности в том периоде, за который оно начислено. При этом датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности отражается в том периоде, в котором выплачен такой доход.

Превышение суммы фиксированных авансовых платежей над суммой исчисленного налога. По строке 050 разд. 1 указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода. Данная сумма не может превышать сумму исчисленного НДФЛ у налогоплательщика. Это установлено контрольными соотношениями к форме 6‑НДФЛ (п. 1.4): строка 040 ≥ строка 050.

Некорректное указание суммы удержанного налога. По строке 070 отражается общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода. На практике встречается ошибочное указание по строке 070 разд. 1 суммы НДФЛ, которая будет удержана только в следующем отчетном периоде.

Например, заработная плата начислена за март 2018 года, а фактически выплачена в апреле 2018 года. В этом случае НДФЛ удерживается в апреле непосредственно при выплате заработной платы. Соответственно, сумма НДФЛ по строке 070 разд. 1 за I квартал 2018 года не указывается, а отражается в расчете за полугодие 2018 года.

Некорректное указание неудержанной суммы НДФЛ. Общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, указывается по строке 080 нарастающим итогом с начала налогового периода. При заполнении данного поля ошибочно указывают:

сумму НДФЛ, срок удержания которого еще не наступил (например, сумму налога с заработной платы, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде);
разницу между исчисленным и удержанным налогом. Напомним, что по строке 080 отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов, в том числе в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.

Ошибки в разделе 2 формы 6‑НДФЛ.

В разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога. На практике были выявлены следующие нарушения при заполнении данного раздела.

Заполнение разд. 2 нарастающим итогом. В отличие от разд. 1, разд. 2 не заполняется нарастающим итогом. В разделе 2 за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода.

Некорректное указание дат получения доходов, удержания и перечисления НДФЛ. В разделе 2 по строке 100 указывается дата фактического получения доходов, а по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. По строке 120 отражается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Налоговые агенты при заполнении строк 100, 110 и 120 разд. 2 допускают следующие ошибки:

указываются сроки за пределами отчетного периода. Поскольку в разд. 2 за соответствующий отчетный период в принципе отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода, если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде, в котором она завершена. Операция считается завершенной в том отчетном периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ;
по строке 100 указываются некорректные даты получения дохода. Например, при выплате заработной платы проставляется дата перечисления денежных средств, а при выплате премии по итогам работы за год прописывается последний день месяца, которым датирован приказ о премировании. При этом по установленным правилам строка 100 заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ. Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ), а дата фактического получения дохода в виде премии по итогам работы за год определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Некорректное указание суммы удержанного налога. В строке 140 разд. 2 прописывается обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату. При заполнении данного поля зачастую сумма налога отражается с учетом суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом, что неверно. В строке 140 указывается именно та сумма НДФЛ, которая удержана.

Дублирование операций. В разделе 2 встречается дублирование операций, начатых в одном отчетном периоде, а завершенных в другом. Операции указываются один раз – в периоде завершения.

Обобщение операций. Еще одной ошибкой налоговых агентов является невыделение в отдельную группу межрасчетных выплат (заработной платы, отпускных, больничных и т. д.). Блок строк 100 – 140 разд. 2 заполняется по каждому сроку перечисления налога отдельно, если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога (пп. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).

* * *

За налоговый период 2017 года налоговые агенты должны отчитаться по обновленной форме 6‑НДФЛ – не позднее 2 апреля 2018 года. В новой редакции представлены титульный лист формы 6‑НДФЛ, порядок заполнения и представления, а также формат представления. Разделы 1 и 2 расчета остались в неизменном виде.

В статье проанализированы ошибки в форме 6‑НДФЛ, встречающиеся при представлении и даны рекомендации по корректному заполнению расчета.

«О внесении изменений в приложения к Приказу Федеральной налоговой службы от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@».

Вместе с порядком заполнения утв. Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Налоговое законодательство постоянно обновляется. Изменения с 2016 года коснулись, в том числе, налогообложения и заполнения различных форм. Одной из таких отчетностей является 6-НДФЛ. Сдается она ежеквартально, при этом необходимо сдавать годовую 2-НДФЛ. С помощью данной инструкции разберемся как бухгалтеру заполнить форму 6-НДФЛ.

Такой вид отчетности обязаны сдавать все, кто законодательством признается налоговым агентом. Ее формируют абсолютно на всех физических лиц, которым были выплачены денежные суммы. Сюда не войдут те лица, которые получили деньги от продажи имущества.

Сдавать отчетность нужно каждый квартал в налоговый орган по месту своей регистрации.

Существует несколько способов сдачи этой отчетности:

Можно документ принести самому или с помощью представителя, тогда датой сдачи будет считаться тот день, когда принесена отчетность;
По почте, тогда датой считается число отправки. Обязательно отправка с описью вложенных листов;
В электронном виде. Датой будут считать дату приема электронного письма.

Также нужно знать, что бумажный носитель допускается в случае, если на предприятии работает до 25 человек. Если сотрудников больше 25 человек, сдавать декларацию нужно в электронном виде.

Сдавая документы на бумаге, нужно использовать специальную форму. Заполнять можно от руки синей или черной пастой или в специальной компьютерной программе. Надо помнить, что в пустых клетках нужно проставлять прочерки.

Каждый бухгалтер должен помнить, что сдавать форму 6-НДФЛ надо вовремя, иначе это грозит наказанием со стороны налоговой инспекции. Причем штраф накладывается в размере 1 000 руб. за каждый просроченный месяц.

Инструкция по 6-НДФЛ для бухгалтера на все случаи жизни

Данная отчетность состоит из титульного листа и двух разделов. Заполняется она обобщенно на всех лиц, которые получили доход от налогового агента.

Титульный лист заполняется почти также, как в остальных декларациях. Но имеются некоторые особенности:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В строке период составления нужно проставить код отчетного периода:

В строке налогового периода необходимо поставить год, за который сдается отчетность;
При указании места нахождения вставляется код, согласно таблице:

Там, где требуется КПП и ОКТМО – указывают коды предприятия, если декларация сдается по физическим лицам, которые получали доходы от главного управления;
Если же доходы получались от отдельного подразделения, то пишут его коды.

При заполнении первого раздела важно понимать, что заполняется он с нарастающим итогом, начиная с первого квартала.

В строке 010 бухгалтер указывает ставку, согласно которой исчисляется налог. Все эти ставки имеют свой определенный код. Когда за три месяца прибыль выплачивалась по разным ставкам, надо заполнять следующие строки:

020 – Общие доходы лиц;
025 – Все дивиденды;
030 – Все вычеты по сумме, посчитанной в 020;
040 – Число налога с доходов;
045 – Число налога с дивидендов;
050 – Авансы, которые оплатили иностранные граждане, на них уменьшили число налога.

060 – Число всех лиц, которые получали доход от налогового агента. Уволенный и заново принятый сотрудник – 1 лицо, также одним считается человек, получающий деньги по разным налоговым ставкам;
070 – Сумма налогов;
080 – Налоги, которые не удержали;
090 – Общая сумма, возвращенная лицам от агента.

При нехватке места на странице, нужно заполнять дополнительные листы. Но общее число должно размещаться на первой странице.

Второй раздел заполняется иначе. Тут не нужен нарастающий итог, указываются цифры за последние три месяца отчетного периода:

100 – указывается дата получения дохода по факту. Найти разновидности можно в ст.223 Налогового кодекса РФ;
110 – Число, когда налог с дохода был удержан. Это можно найти в ст.226 НК РФ;
120 – Дата, когда максимально нужно перечислить налог;
130 – Общая сумма полученного дохода по факту;
140 – Сумма удержания.

Подписать документ обязан руководитель предприятия, его представитель или уполномоченное лицо, например, бухгалтер.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ на примере

Рассмотрим на примере заполнение формы 6-НДФЛ для предприятия ООО Северный свет, которое имеет в своем подчинении пятерых сотрудников. Каждый работник получает 20 000 руб. Аванс производится 27 числа, к следующему месяцу 12 числа – производится последняя выплата.

Получается, что заработная плата, например, за декабрь была выдана 12.01.2016г., а за март – 12.04.2016г. Каких-то других выплат в первом квартале 2016г. не применялось.

Одной сотруднице предоставляется вычет каждый месяц в сумме 1 400 руб. В феврале сотруднику предоставлен отпуск с компенсацией 18 000 руб., зарплата 5 000 руб.

Предварительный расчет для заполнения первого раздела будет выглядит так:

Предварительный расчет для заполнения второго раздела выглядит так:

Очень важно достоверно вписывать информацию, чтобы потом не переделывать декларацию.

Если дат перечисления налога несколько

Важно понимать, что компания может заполнить форму 6-НДФЛ на нескольких листах из-за того, что много сотрудников и информации. В таком случае строки 060-090 заполнять следует исключительно на первой странице.

Если дата перечисления не одна, а их несколько, то их записывают в хронологическом порядке.

Заполняя документы налоговой службе, нужно указывать полностью все данные, ничего не упуская. Тогда есть шанс сдать документ быстро и без переделок.

Расчет состоит из:

титульного листа;
раздела 1 «Обобщенные показатели»;
раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Расчет составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Отчетность нужно представлять в электронной форме по ТКС. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек работодатели могут представить данный расчет сумм налога на бумажных носителях.

При заполнении формы расчета не допускается:

исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
двусторонняя печать на бумажном носителе;
скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.

При заполнении формы расчета должны использоваться чернила черного, фиолетового
или синего цвета.

Обратите внимание

При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).

Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе – дробной части десятичной дроби.
Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных полях проставляется прочерк. Например:
«ИНН 5024002119 – –». Дробные числовые показатели заполняются аналогично:
«1234356 – – – – – – – – . 50».

Форма расчета заполняется по каждому ОКТМО отдельно.

На каждой странице расчета в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю» проставляется дата подписания и подпись.

Титульный лист формы 6-НДФЛ

Титульный лист формы 6-НДФЛ носит информационный характер. На нем указывают наименование фирмы, ИНН, КПП. По строке «Номер корректировки» – при представлении в налоговый орган первичного расчета проставляется «000», при представлении уточненного расчета указывается номер корректировки («001», «002» и так далее).

По строке «Период представления (код)» – код периода представления. По строке «Налоговый период (год)» – соответствующий период (например, 2016).

Также нужно указать код налогового органа, в который представляется расчет. По строке
«По месту нахождения (учета) (код)» – код места представления расчета налоговым агентом. Кроме того, на титульном листе нужно также указать код ОКТМО и номер контактного телефона.

Обратите внимание: если при заполнении расчета по форме 6-НДФЛ допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то для ее исправления налоговый агент должен представить
в налоговый орган по месту учета два расчета (письмо ФНС России от 12 августа 2016 г.
№ ГД-4-11/14772@):

уточненный расчет с неправильным КПП или ОКТМО (тем, который был указан в первоначально представленном расчете). При этом показатели всех разделов должны быть нулевыми;
первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ «Обобщенные показатели»

В разделе 1 формы 6-НДФЛ указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке.

Если работодатель выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк
060–090, заполняется для каждой из ставок налога. В случае если показатели соответствующих строк раздела 1 не могут быть размещены на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц.

Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060–090 заполняются на первой странице раздела 1. По строке 010 нужно указать соответствующую ставку налога, с применением которой исчислены суммы налога.

По строке 020 указываются все доходы, дата получения которых приходится на период представления расчета. Например, если это I квартал, то следует указать всю зарплату, начисленную за январь – март, включая часть зарплаты за март, выплаченную в апреле
(письма ФНС России от 18 марта 2016 г. № БС-4-11/4538@, от 25 февраля 2016 г.
№ БС-4-11/3058@).

Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде,
а выплачено в другом, то и сумма дохода (строка 020), и сумма исчисленного с него НДФЛ (строка 040) должны быть отражены в отчете, который составляется за период, на который приходится период выплаты пособия (письмо ФНС России от 1 августа 2016 г.
№ БС-4-11/13984@).

По строке 025 – сумма начисленного дохода в виде дивидендов.

По строке 030 – сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению. По строке 040 – сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 045 – обобщенная по всем физическим лицам сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 050 – обобщенная по всем физическим лицам сумма фиксированных авансовых платежей, принима-емая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

По строке 060 укажите общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется.

По строке 070 – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 080 – общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом
с начала налогового периода.

Обратите внимание

При невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

По строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом, нарастающим итогом
с начала налогового периода.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»

В разделе 2 формы 6-НДФЛ указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В этом разделе нужно отразить:

по строке 100 – дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
по строке 110 – дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
по строке 120 – дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
по строке 130 – обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычитания НДФЛ) в указанную в строке 100 дату;
по строке 140 – обобщенную сумму удержанного НДФЛ в указанную в строке 110 дату.

Обратите внимание: при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения работником такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход. Кроме того, дата фактического получения дохода определяется как день (ст. 223 НК РФ):

выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц – при получении доходов в денежной форме;
передачи доходов в натуральной форме – при получении доходов в натуральной форме;
приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг – при получении доходов в виде материальной выгоды. В случае, если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг;
зачета встречных однородных требований;
списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации;
последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки;
последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств.

НДФЛ с пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных нужно перечислить не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены. Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100–140 заполняются
по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Рассмотрим разъяснения чиновников о заполнении расчета по форме 6-НДФЛ.

Расчет заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению, причем независимо от того, что обособленные подразделения состоят на учете в одном налоговом органе (письмо ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129@). Представлять расчет в отношении работников обособленных подразделений нужно по месту учета таких обособленных подразделений. А в отношении физических лиц, получивших доходы по гражданско-правовым договорам, – в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Если же обособленное подразделение организации не производит выплату доходов физическим лицам, то представлять «нулевой» расчет 6-НДФЛ по этому подразделению не нужно. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 23 марта 2016 года № БС-4-11/4901. Чиновники отметили, что обязанность представлять расчет 6-НДФЛ по месту учета возникает у организаций в случае, если они в соответствии со статьей 226 Налогового кодекса признаются налоговыми агентами.

ФНС России в своих письмах от 12 февраля 2016 года № БС-3-11/553@, от 25 февраля 2016 года № БС-4-11/3058@, от 15 марта 2016 года № БС-4-11/4222@ разъяснила следующие нюансы заполнения расчета. Форма 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода. В разделе 2 расчета
за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода. Если налоговый агент производит операцию
в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается
в том отчетном периоде, в котором завершена.

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМЫ 6-НДФЛ ЗА 2016 ГОД

ООО «Альфа» за 2016 год выплатила доходы работникам в общей сумме 9 800 000 руб. Количество сотрудников составляет 23 человека. На основании трудовых договоров зарплата выплачивается 5-го числа каждого месяца. Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому
в строке 100 нужно записать 31-е (30-е) число. Удержать налог надо при фактической выдаче денег, то есть 5-го числа каждого месяца (строка 110). А перечислить НДФЛ (строка 120) нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, то есть не позднее 6-го числа месяца (п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Общая сумма налоговых вычетов составила 388 700 руб. Сумма НДФЛ с заработной платы
в 2016 году:

(9 800 000 руб. – 388 700 руб.) × 13% = 1 223 469 руб.

Зарплата за сентябрь выдана в октябре, поэтому выплаты отражаются в разделе 2 расчета
за год. Сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 1 070 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 31 300 рублей. НДФЛ составил 135 031 рубль. Дата фактического получения дохода – 30 сентября 2016 года, дата удержания налога (дата выдачи зарплаты) –
5 октября, последний срок перечисления НДФЛ – 6 октября.

За октябрь 2016 года сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 1 150 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 36 700 рублей. НДФЛ составил 144 729 рублей. Дата фактического получения дохода – 31 октября 2016 года, дата удержания налога
(дата выдачи зарплаты) – 7 ноября (т. к. 4 ноября – праздничный день, а 5 и 6 ноября – выходные дни, бухгалтер перечислил зарплату 7 ноября и в этот же день удержал НДФЛ), последний срок перечисления НДФЛ – 8 ноября.

За ноябрь 2016 года сумма начисленной сотрудникам зарплаты составила 850 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 25 000 рублей. Сумма НДФЛ – 107 250 рублей. Дата фактического получения дохода – 30 ноября 2016 года, дата удержания налога – 5 декабря, последний срок перечисления НДФЛ – 6 декабря.

Сумма начисленной сотрудникам зарплаты за декабрь 2016 года составила 1 100 000 рублей. Сумма налоговых вычетов – 29 000 рублей. Сумма НДФЛ составила 139 230 рублей. Заработная плата за декабрь 2016 года начислена 10 января, поэтому доходы, выплаченные
в этом месяце, отразятся только в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за отчетный год.

В течение отчетного года выплачивались отпускные:

26 февраля – 35 000 руб. (НДФЛ – 4550 руб.). Дата удержания – 26 февраля, срок перечисления – 29 февраля.
- 5 мая – 29 000 руб. (НДФЛ – 3770 руб.). Дата удержания – 5 мая, срок перечисления –
31 мая.
- 19 октября – 30 000 руб. (НДФЛ – 3900 руб.). Дата удержания – 19 октября,
срок перечисления – 31 октября.

Кроме того, 1 ноября 2016 года организация выдала своему работнику Петрову В. Н. заем
в размере 150 000 рублей на один год. Согласно договору о предоставлении займа, Петров должен ежемесячно уплачивать проценты из расчета 3% годовых. В периоде пользования займом ключевая ставка Банка России составляет 10% годовых. Сумма процентов составила:

За ноябрь: 150 000 руб. × 3% × 30/366 = 368,85 руб.
- за декабрь: 150 000 руб. × 3% × 31/366 = 381,15 руб.

Сумма процентов, рассчитанная исходя из 2/3 ключевой ставки, составила:

За ноябрь: 150 000 руб. × 10% × 2/3 × 30/366 = 819,67 руб.
- за декабрь: 150 000 руб. × 10% × 2/3 × 31/366 = 847 руб.

Материальная выгода за пользование займом:

В ноябре: 819,67 руб. – 368,85 руб. = 450,82 руб.
- в декабре: 847 руб. – 381,15 руб. = 465,85 руб.

Сумма НДФЛ к удержанию составила:

За ноябрь: 450,82 руб. × 35% = 158 руб.
- за декабрь: 465,85 руб. × 35% = 163 руб.

Датой получения дохода в виде экономии на процентах нужно считать последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства
(пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это 30 ноября и 31 декабря.

Работник Васильев А. А. является одним из учредителей ООО «Альфа». 19 декабря он получил дивиденды в сумме 25 000 руб., выплаченные за прошедший год. Сумма налога на доходы, удержанная с Васильева, составила: 3250 руб. (25 000 руб. × 13%).

Общая сумма НДФЛ за 2016 год (строка 070 раздела 1):

1 223 469 руб. + 4550 руб. + 3770 руб. + 3900 руб. + 3250 руб. + 158 руб. + 163 руб. =
1 239 260 руб.