Задолженность подотчетных лиц это актив или пассив? Расчеты с подотчетными лицами — задолженность

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.

Кто является подотчетным лицом

При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.

Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил .

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

Страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Если организация на УСН

Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Подотчетные лица: подробности для бухгалтера

• Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»

  На основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица. Заявление должно содержать: назначение аванса... ; сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Кроме того... производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, ... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п...  руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции...

• Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами

  Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами. Указанная проверка осуществляется с целью... производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет... , при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание: на... разрезе каждого подотчетного лица; на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете...

• Расчеты с подотчетными лицами

  Расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование... . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в... . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения...

• Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами

  ... (ф. 0504833). Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным Приказом Минфина РФ... неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед... балансом. Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской... связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее: изменение... подотчетного лица, признанного неплатежеспособным; введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами...

• Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам

  Актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные... актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы... бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет... счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что... Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в... компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в...

• В Инструкцию № 157н внесены очередные изменения

  По доходам, выданным авансам, с подотчетными лицами, по ущербам и иным доходам... ;33 000 Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов 208 ... ;64 000 Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых... ;66 000 Расчеты с подотчетными лицами по социальным пособиям и компенсациям... ;67 000 Расчеты с подотчетными лицами по социальным компенсациям персоналу в... ;98 000 Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных выплат капитального...

• Учет расчетов с применением платежных карт

  Физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием... уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, ...

• Когда и как применять онлайн-кассу в учреждении?

  ККТ при выдаче денежных средств подотчетному лицу? Выдача денежных средств работнику... средства выдаются подотчетному лицу без применения онлайн-ККТ. Вопрос: Подотчетное лицо приобретает за... разным. Если в момент покупки подотчетное лицо идентифицировано как представитель организации (им... организаций. Если доверенность у покупателя (подотчетного лица) отсутствует, он выступает как физическое... На период служебной командировки для подотчетного лица автономного учреждения была арендована квартира...

• Разъяснения по представлению бюджетной отчетности в 2018 году

  Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам... учреждения). Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной... «Расчеты с подотчетными лицами» числится задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, которое не... погашения задолженности. Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в...

• Анализ изменений, внесенных в Инструкцию № 191н

  Не показывается Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возврату предоставленных им средств... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в... 000 «Расчеты с подотчетными лицами» выявлена задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, отношения с... сроков перечисления (выдачи) средств подотчетному лицу в соответствии с порядком, установленным... учета. Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной задолженности...

• ККТ: применять – не применять?

  Услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако... услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако... в том числе с привлечением подотчетных лиц, и их дальнейшую реализацию. ... 15707). Расчеты через подотчетных лиц При осуществлении покупок через подотчетных лиц речь, как... как правило, достигается путем предъявления подотчетным лицом доверенности), ККТ продавец должен применять... . При осуществлении расчетов через подотчетных лиц ККТ должна применять только одна...

• Изменен Единый план счетов

  Расходов» Расчеты с подотчетными лицами 208 27* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования... » 208 28* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для... объектами» 208 93 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение... (договоров)» 208 94 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по... обязательствам» 208 95 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций... » 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных расходов» Расчеты...

• В Инструкцию № 157н внесли изменения

  Объектами 208 27* Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования 208 28 ... * Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для... объектами 208 93 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение... (договоров) 208 94 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по... обязательствам 208 95 Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций... с подотчетными лицами по оплате прочих расходов» 208 91 «Расчеты с подотчетными лицами по...

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  Упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 ... проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под... : Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем... положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, в платежном поручении... представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете...

• Учитываем комиссию, удержанную за возврат билета на проезд

  ... № 65н : оплата приобретенных через подотчетное лицо билетов для проезда к месту... бухгалтерском учете учреждения расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 0 208 ... 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», кредиторская задолженность – на аналитических... следующие операции по расчетам с подотчетным лицом по расходам на оплату проезда... Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу на приобретение билетов к месту... 000 Приняты к учету расходы подотчетного лица в сумме удержанного штрафа за...

Бухгалтерский учет

Глава 2. Система счетов бухгалтерского учета

Активно-пассивные бухгалтерские счета

На активно-пассивных бухгалтерских счетах ведется учет расчетов с различными организациями или отдельными лицами, т. е. учет дебиторской и кредиторской задолженности.

Если предприятие пользуется привлеченными или заемными средствами, то оно имеет кредиторскую задолженность перед другими организациями или отдельными лицами, которые являются кредиторами этого предприятия.

Если предприятию должны другие организации или отдельные лица, то этих должников называют дебиторами, а их задолженность предприятию - дебиторской.

Дебиторы должны предприятию, а кредиторам должно само предприятие. Слово «дебет» образовано от латинского debet, что означает «должен», а «кредит» - от латинского слова credo, что значит - «верю».

Схема активно-пассивного счета

К основным активно-пассивным счетам относятся:

71 - «Расчеты с подотчетными лицами»;
75 - «Расчеты с учредителями»;
76 - «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
99 - «Прибыли и убытки».

На счете 71 ведутся расчеты с подотчетными лицами. Подотчетными лицами являются работники предприятия, которым из кассы выдаются деньги на командировочные расходы или хозяйственные нужды, т. е. для покупки товаров на небольшие суммы. После того как работник израсходовал полученные деньги, он должен отчитаться, т.е. предоставить счета о покупке товаров, железнодорожные или авиабилеты, счета за гостиницу и т.п. Все это утверждается в авансовом отчете, который сдает подотчетное лицо. Эти расходы обычно списывают как производственные затраты.

Рассмотрим на примерах, как ведется учет на активно-пассивных счетах.

Пример 2.5. Ведение учета расчетов с подотчетными лицами.

На начало месяца подотчетное лицо Петров А. С. имеет задолженность предприятию 500 р. (дебиторская задолженность).

Как определить: пассивный счёт или активный?

В течение месяца отражены следующие хозяйственные операции, связанные с подотчетными лицами:

Задание. Оформить активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», рассчитать обороты и сальдо.

Для того чтобы определить сальдо конечное на активно-пассивном счете, нужно подсчитать все суммы по дебету, включая начальное сальдо, таким же образом следует подсчитать итоговую сумму по кредиту. Сальдо конечное на активно-пассивном счете будет находиться там, где сумма больше, и будет равно разности сумм по дебету и кредиту.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Относительно счета 99, который ранее рассматривался как пассивный, следует сказать следующее: все предприятия работают, имея основную цель - получение прибыли, но если по каким-либо причинам они несут убытки, то в этом случае счет 99 становится активно-пассивным. Рассмотрим на примере, как ведется учет на счете 99 «Прибыли и убытки».

Пример 2.6. Ведение учета прибылей и убытков. На начало месяца предприятие имеет убыток 4000 р. В течение месяца отражены следующие хозяйственные операции:

Задание. Оформить активно-пассивный счет 99 «Прибыли и убытки», рассчитать обороты и сальдо.

Счет 99 «Прибыли и убытки»

Бухгалтерский учет

Глава 3. Бухгалтерский баланс

Отражение в балансе активно-пассивных счетов

Остатки на активно-пассивных счетах в балансе отражаются следующим образом: в активе баланса отражается дебиторская задолженность, т. е. дебетовые сальдо на активно-пассивных счетах, а в пассиве баланса - кредиторская задолженность, т. е. кредитовые сальдо. Можно сформулировать следующее правило отражения бухгалтерских счетов в балансе.

Рассмотрим на примере, как отражаются остатки на счетах в балансе.

Пример 3.2. Отражение остатков на счетах в балансе.

Задание. На основании остатков на указанных счетах составить баланс на начало месяца.

Для решения задачи укажем, на дебете или кредите какого счета будут отражены суммы остатков (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Хозяйственные средства		Дебет или кредит счета
1. Оборудование
2. Задолженность покупателей
3. Задолженность поставщикам
4. Строительные материалы
5. Задолженность бюджету по налогам
6. Задолженность по оплате труда
7. Автотранспорт
8. Запасные части
9. Наличные денежные средства
10. Резервный капитал
1 1 . Расчетный счет
Задолженность подотчетных лиц в бухгалтерском балансе — актив или пассив Задолженность подотчетному лицу
13. Дебиторская задолженность
14. Задолженность учредителей
15. Уставный капитал

Следует иметь в виду, что в балансе каждый счет отражается в итоговой оценке. Например, на счете 10 числятся строительные материалы на сумму 4500 р. и запасные части на сумму 16000 р., следовательно, итоговая сумма на счете 10 будет 20500 р. Аналогично на счете 01 все средства будут числиться на сумму 164000 р., которая складывается из стоимости оборудования и автотранспорта.

Основные средства - 01		Уставный капитал - 80
Материалы - 10		Резервный капитал - 82
Расчеты с покупателями и заказчиками - 62		Расчеты с поставщиками и подрядчиками - 60
Расчеты с учредителями - 75		Расчеты с персоналом по оплате труда - 70
Расчеты с дебиторами и кредиторами - 76		Расчеты по налогам и сборам - 68
		Расчеты с подотчетными лицами - 71
Расчетные счета - 5 1

Активно-пассивный счет

Учет расчетов с персоналом

Синтетический учет расчетов с персоналом ведется на следующих счетах:

№ счета в плане счетов	Название счета
	Расчеты с персо­налом по оплате труда		по каждому работнику предприятия
	Расчеты с подотчетными лицами	Актив / пассив	по каждой авансовой выдаче
	Расчеты с персо­налом по прочим операциям	Актив / пассив	по работникам предприятия
	Расчеты с разными дебиторами и кредиторами дебиторами и кре­диторами	Актив /пассив	по всякого рода операци­ям, не упомянутым в пояс­нениях к счетам 70 — 73
	Резервы предстоящих расходов и платежей		По видам резервов: 1. предстоящей оплаты отпусков (включая от­числения на социальное страхование и обеспече­ние) работников; 2. на выплату ежегодного вознаграждения за вы­слугу лет

Для обобщения информации о расчетах с персоналом, как состоя­щим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате дохо­дов по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия предна­значен счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» от­ражаются суммы:

· оплаты труда, причитающиеся работникам;

· оплаты труда, начисленные за счет образованного в установлен­ном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год;

· начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и др.

Задолженность подотчетных лиц актив или пассив

аналогичных сумм;

· начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п.

По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п., доходы от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными де­биторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику предприятия.

В таблице 5.1 приведены типовые проводки по учету расчетов с персо­налом по оплате труда.

Таблица 5.1

	Корреспондирующие счета
Начислена заработная плата работникам основного и вспомогательного производства, а также занятым сбытом и реализацией продукции
Начислена заработная плата работникам управления общепроизводственного и общехозяйственного назначения, а также обслуживающих производств и хозяйств
Начислена заработная плата работникам, занятых заготовкой и приобретением материалов, капитальными вложениями, некапитальными вложениями
Внесены в кассу излишне выплаченные суммы (опла­ты труда и т.п.) — исправительная запись
Начислены пособия по временной нетрудоспособности и прочие начисления, за счет внебюджетных фондов
Суммы, причитающиеся работникам за счет других предприятий, третьих лиц и т.п.
При создании резервов в установленном порядке начислены отпускные — вознаграждение по итогам года
Удержаны с начисленной заработной платы и др. выплат подоходный налог, единый социальный налог, по исполнительным листам, с виновников брака, по возмешению материального ущерба		68, 69, 76, 28,73
Выплачены из кассы суммы причитающиеся работни­кам по оплате труда, произведены перечисления со счетов в банках
Удержаны не возвращенные в установленный срок подотчетные суммы
Погашена задолженность по исполнительным листам
Перечисление подоходного налога и единого социального налога в бюджет

Перейти на страницу: 1 234

В любом учреждении, которое осуществляет хоть какие-то денежные операции, должен вестись бухгалтерский учет. Отдельной строкой в нем выделена задолженность подотчетных лиц, при этом важно знать, какой счет используется специалистами в данном случае.

Основные понятия

В качестве подотчетных лиц на любом предприятии выступают граждане, которым предоставляются денежные суммы. Выдаются они в качестве аванса в счет осуществления в будущем определенных хозяйственных операций. А также тем, кто должен отправиться в командировку.

По окончании деятельности, на которую предоставлялись деньги, лицо, их получившее, обязано составить отчет по расходованию. К нему прикладываются все документы, которые могут подтвердить целевое расходование средств (чеки, счета фактуры, проездные билеты и т. д.).

Если средства выделялись для проведения хозяйственных работ, то срок предоставления отчета должен определять руководитель организации. Если аванс выдавался для поездки в командировку, то срок зависит от типа поездки:

• Если она проходит в пределах территории России, то подать отчет следует в течение трех рабочих дней после возвращения.
• Когда выезд был зарубежный, то у командировочного есть десять дней после завершения для предоставления отчетов.

Если по завершении всех работ у подотчетного лица остаются неизрасходованные суммы, то их надлежит сдать в кассу предприятия. Все полученные деньги должны расходоваться строго по целевому назначению. Сам отчет после проверки сотрудниками бухгалтерии обязательно должен быть завизирован руководителем организации.

Подотчетным лицом может являться работник, отправляющийся в командировку

Если лицо, получившее аванс, вовремя не отчиталось по совершенным тратам, то появляется задолженность. Она должна быть каждый месяц переоценена в зависимости от изменяющегося курса российского рубля к валюте других государств. В бухгалтерском балансе задолженность таких лиц отражается по статье, которая указана в действующих законодательных актах.

Основные акты, которыми регулируется процесс

Главные документы, от которых обязаны отталкиваться бухгалтера при работе с задолженностями подотчетных лиц, составлены сотрудниками Центрального Банка РФ, Главного Казначейства и Министерства Финансов.

При работе обязательно учитываются следующие акты:

• Указание ЦБ РФ № 3210 – У «О порядке ведения кассовых операций». Этот документ регулирует порядок выдачи денежных средств работникам учреждения.
• Указание ЦБ РФ № 3073 – У «Об осуществлении наличных расчетов».
• Приказ Казначейства РФ № 10н « Об утверждении правил обеспечения наличными». Данный документ отражает порядок начисления денежных средств на банковские карты сотрудников учреждения.
• Приказ Минсельхоза № 68 от 29.01.2002 г.

Кто может быть подотчетным лицом

Сотрудники организации при осуществлении хозяйственных операций и для поездки в командировку получают из бухгалтерии авансом денежные средства на осуществление этих целей. Именно они и являются для учреждения подотчетными лицами. Такой человек должен обладать рядом качеств:

• Это обязательно физическое лицо.
• Такой гражданин должен официально находиться в трудовых отношениях или с предприятием (юридическим лицом) или с физическим лицом, которое имеет статус предпринимателя.
• Между таким лицом и организацией должен быть заключен трудовой договор в любой форме, т. е. сотрудник может быть принят на постоянную или временную работу.

Подотчетным лицам выдают аванс на будущие траты

Перечень лиц, которым могут быть выделены денежные суммы для осуществления их деятельности, обязательно визируются руководителем предприятия. Для регулирования этого процесса бухгалтера пользуются Правилами ведения кассовых операций. Например, прежде чем получить новый аванс, каждое ответственное лицо должно выполнить обязательства по предоставлению отчета по ранее выданным суммам.

Дебиторская задолженность лиц

Все денежные суммы, которыми оперирует предприятие, необходимо учитывать в бухучете. Каждая строка баланса должна быть заполнена бухгалтером. Если этого не сделать, то проверяющие органы могут посчитать суммы, предоставленные подотчетному лицу, как доход организации или же целевой заем. А раз это прибыль, то с нее должен быть уплачен налог, но так как по вполне понятным причинам этого не сделано, то сотрудники налоговых органов вправе наложить штрафные санкции на организацию.

Когда в отчетности образовался дебиторский долг, то для его отражения создается отдельный документ. Если какая-то часть средств осталась неизрасходованной, то она должна быть возвращена в кассу предприятия. В случаях, когда этого по какой-то причине не происходит, вся сумма вычитается из заработной платы подотчетного лица.

Каким бы способом деньги не были возвращены в кассу, они должны найти свое отражение в балансе предприятия специальной записью, исходя из норм действующего законодательства.

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете отражается в разделе активов предприятия. Несмотря на то, что эта часть имущества находится в других руках, но по закону является собственностью организации. Когда составляется отчет, дебиторскую задолженность положено компоновать по срокам ее образования. Проводка ее ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями».

Далее следует выяснить, как отражать в бухгалтерском балансе задолженность по подотчетным суммам экспедитора: в актив или в пассив. Здесь следует понимать, что актив – это финансы и имущество, которые должны организации, а пассив – это то, что должна организация. Например, деньги на оплату отпуска – это пассив. А задолженность экспедитора по подотчетным суммам – это актив.

Невозвращенная часть выданных подотчетному лицу денег может быть вычтена из его зарплаты

Кредиторская задолженность и ее отражение

Если дебетовое сальдо является недоимкой персонала, то кредитовое – это задолженность самого предприятия. Если оценивать кредиторскую задолженность с позиций бухгалтерского учета, то это финансовая оценка долга организации перед другими лицами. Учет ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками».

Подобный вид задолженности необходимо отражать на активно-пассивных счетах учета расчетов. Долговые обязательства вносятся на пассивные счета учета. При фиксировании кредиторской задолженности следует руководствоваться следующими правилами:

• Не следует допускать зачет между статьями активов и пассивов.
• В бухгалтерском балансе такой вид задолженности всегда представлен, как краткосрочный и отражается в разделе IV.
• Если задолженность имеется в иностранной валюте, то при составлении баланса, она должна быть переведена на российские рубли по курсу, который был установлен на отчетную дату.
• Если организацией была получена хотя бы часть оплаты, то задолженность фиксируется в балансе в оценке за вычетом суммы НДС, которая уже была уплачена или только подлежит уплате.
• Если задолженность образовалась по займам и кредитам, то ее отражают с учетом набегающих к концу отчетного периода процентов.

Движения средство должны отражаться в бухучете

Как списывают долг

Механизм списания каждой задолженности очень специфичен. Все имеющиеся случаи могут кардинально отличаться друг от друга. Чтобы списать остатки подотчетных сумм, следует проделать следующие манипуляции:

• Установить срок начала исковой давности. Если лицо обязано было вернуть деньги и отчитаться 7 июля 2015 г., то такой датой считается 8 июля.
• Затем отсчитать три года от этой даты. В данном случае это 8 июля 2018 г.
• После чего денежная сумма признается безнадежной к взысканию, и списывается в бухучете за счет резерва по сомнительным долгам.

Следует учитывать, что списание не является аннулированием. В течение пяти лет задолженность следует отражать за балансом на счете 007.

Отражение дебиторской и кредиторской задолженностей даже для опытного бухгалтера, подчас представляет проблему. Все деньги, оказавшиеся в обороте организации, должны быть зафиксированы при составлении бухучета. Поэтому нужно следить за периодически меняющимися правилами ведения отчетности.

О расчетах с подотчетными лицами можно узнать из видео:

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть!

Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

Бесплатная консультация с юристом

Заказать обратный звонок

сумма авансов, вы-данных работникам организации на командировки и различные хозяйственные нужды в случае, когда работники на момент составления баланса не успели оправдать документами расход выданных им авансов.
Дебиторская задолженность должна отражаться в балансе за минусом резерва по сомнительным долгам. Такие резервы создаются \\за счет финансовых результатов деятельности организации согласно п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию (товары), работы и услуги. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность, не погашенная в сроки, установленные договорами, и не обеспеченная соответствующими гарантиями.
Резервы формируются по результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности. Размеры резервов определяются в отдельности по каждой сумме сомнительной задолженности в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Если до конца года, следующего за годом создания резервов, они в какой-либо части не будут использованы, то неизрасходованные суммы присоединяются к прибыли соответствующего года.
Пример 2.15
По результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности было установлено, что сомнительными долгами может быть признана задолженность покупателей на сумму 350 ООО руб.
Общая сумма дебиторской задолженности покупателей, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, - 1 ООО ООО руб.
На дату составления годовой бухгалтерской отчетности организация сформирует резерв по сомнительным долгам:
Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» К-т сч. 63 «Резервы по сомнительным долгам» на сумму 350 ООО руб.
Таким образом, дебиторская задолженность покупателей, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, будет показана по стр. 241 баланса в сумме 650 ООО руб. (1 ООО ООО руб. - 350 000 руб.).
Для целей налогообложения согласно ст. 266 НК РФ суммы отчислений в резерв включаются в состав внереализационных расходов равномерно в течение отчетного (налогового) периода. Величина отчислений в резерв (в процентах от суммы сомнительной задолженности) зависит от срока возникновения сомнительного долга (до 45 дней - 0%, от 45 до 90 дней - 50%, свыше 90 дней - 100%) и не может превышать 10% выручки отчетного (налогового) периода.
По статье «Краткосрочные финансовые вложения» (стр. 250) отражаются краткосрочные (на срок не более одного года) инвестиции организации в ценные бумаги других организаций и государства, предоставленные другим организациям займы и т.п.
Следует помнить, что собственные акции, выкупленные у акционеров, учитываемые на счете 81 «Собственные акции (доли)», в бухгалтерском балансе в качестве финансовых вложений не отражаются. Собственные акции, выкупленные у акционеров, отражаются по одноименной статье пассива бухгалтерского баланса (раз-дел III «Капитал и резервы») в круглых скобках, так как счет 81 «Собственные акции (доли)» является активным.
По статье «Денежные средства» (стр. 260) проставляется остаток денежных средств в кассе, на расчетных, валютных и специальных счетах в кредитных организациях, а также сумма переводов в пути.
Остаток денежных средств в кассе отражается по счету 50 «Касса». Организации обязаны держать свободные денежные средства в банке на своих расчетных счетах. В кассе могут храниться лишь незначительные суммы наличных денег для неотложных расходов. Банки устанавливают лимит остатка денежных средств в кассе, превышение которого допускается только в дни выдачи заработной платы в течение трех дней. Остаток по счету 50 в части денежных документов, учтенных на данном счете, должен быть представлен по стр. 270 «Прочие оборотные активы», поскольку денежные документы нельзя отождествлять с денежными средствами.
Остаток денежных средств организации на расчетных счетах в банках есть сальдо счета 51 «Расчетные счета». Для организаций эта статья в наибольшей мере характеризует имеющиеся денежные средства. Увеличение в динамике остатка по этой статье баланса при прочих равных условиях свидетельствует об улучшении финансового состояния организации.
Остатком денежных средств организации на валютных счетах в банках является сальдо счета 52 «Валютные счета». Остатки средств по валютным счетам приводятся в балансе в суммах, полученных путем пересчета иностранной валюты в рубли по курсу, действовавшему на последнее число отчетного периода.
Продажа иностранной валюты отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету этого счета показывается стоимость иностранной валюты, пересчитанной по курсу Банка России на день гародажи в корреспонденции со счетом 57 «Переводы в пути», л также понесенные в связи с этой продажей расходы. По кредиту счета 91 отражается сумма в рублях, полученная за проданную валюту, ^ корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета».
Для| покупки иностранной валюты сначала денежные средства перечисляются с расчетного счета. Купленная валюта зачисляется на валютный счет (по курсу Банка России на момент зачисления). При этом делается запись по дебету субсчета 52 и кредиту счета 57 «Переводы в пути».
По статье «Денежные средства» отражается также сальдо счетов 55 «Специальные счета в банках» и 57 «Переводы в пути». На счете 55 учитываются денежные средства в аккредитивах, чековые книжки. Следует помнить, что остатки по депозитным счетам согласно предписаниям ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» должны быть показаны в бухгалтерском балансе в составе финансовых вложений.
Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в валюте РФ и иностранных валютах в пути, т.е. денежных сумм, внесенных в кассы кредитных организаций или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению.
По статье «Прочие оборотные активы» (стр. 270) отражаются суммы оборотных активов, не нашедшие отражения по другим статьям раздела 11 баланса.

Еще по теме Задолженность за подотчетными лицами:

1. 74. Расчеты с подотчетными лицами. Бухгалтерский учет командировочный расходов
2. 1.1. Управление долгами (дебиторской задолженностью):дебитор, дебиторская задолженность, долг, обязанность. Субъект, объект, цели
3. 3. Какова ситуация с нашей бывшей задолженностью? В чем проблема? Какова динамика этой задолженности за последние годы?

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Конкурсное право - Конституционное право -