Предприятия и предприниматели, выступающие работодателями, а также источниками дохода физических лиц должны действовать как налоговый агент в соответствии с НК РФ. Они включают в себя расчет, удержание и перечисление НДФЛ, а также в установленные сроки предоставления такого отчета как справка 2 НДФЛ на каждого своего работника или получателя денег - физ. лица.
Агент по данному налогу, в основном, каждый месяц удерживает его и перечисляет в налоговую. А вот отчитываться он должен по документу 2-НДФЛ только один раз год, после конца налогового периода. При этом законодательство устанавливает два вида срока сдачи отчета форма 2-НДФЛ.
Для отправления обычных отчетов по удержанному налогу определен срок до 1 апреля последующего года. Этим документам присваивается статус «1» .
Но для НДФЛ, который не был удержан агент из дохода физ. лица, существует ограничение в представлении до 1 марта последующего года. Статус у таких документов 2-НДФЛ указывается «2» .
Внимание! Таким образом отправить отчет за 2016 год справки с признаком «1» нужно будет до 3-04-2017 года, а с признаком «2» – до 1-03-2017 года. Помимо ежегодной отчетности по форме 2-НДФЛ работодатели предоставляют ежеквартальную отчетность по форме , которая фактически повторяют сведения данной формы.
Эти документы просят выдать работники также для использования собственных нужд. Обычно данная справка выпускается в трехдневный срок с момента поступления от работника заявления на ее оформление.
Куда предоставлять отчетность
По общим правилам форма 2 НДФЛ отправляется в налоговые службы по месту нахождения компании и месту регистрации ИП. Но фирма может иметь обособленные подразделения, отдельно состоящие на учете.
В этом случае головная компания сдает отчет по месту ее нахождения, а филиалы по адресам регистрации. Эти же нормы действуют по сотрудникам, у которых есть доход и в основной фирме и ее подразделении. То есть, где доход возник, в ту инспекции и нужно отчитываться.
Однако из этого правила есть исключение. Большим налоговым агентам разрешается самостоятельно определять, куда отправится отчет - по адресу материнской компании или же по регистрации филиала. Это связано с тем, что по таким компаниям ИФНС делятся друг с другом информацией.
На территории крупных городов могут существовать несколько ИФНС и когда организация, имеющая филиалы, работает в пределах этого муниципалитета, то она имеет право подавать формы по месту регистрации основной компании.
Существует несколько способов отправления документов 2-НДФЛ. НК РФ устанавливает, что данные отчеты можно сдать:
- на бумаге - существует ограничение по численности работников. Такой способ отправления могут выбрать только налоговые агенты с численностью получателей дохода до десяти человек;
- электронно - предполагает предоставления данных сведений на электронном носителе, при этом существует требовании о включении в файл информацию не более чем о 3000 получателях дохода;
- почтой с описью вложений ;
- через интернет при наличии ЭЦП - в настоящее время является самым популярным способом отправления отчетов 2-НДФЛ.
2-НДФЛ новая форма 2018 образец заполнения
Рассмотрим справку 2-НДФЛ новая форма 2018 бланк образец заполнения. В отличие от документа предыдущего года, сюда добавлено несколько новых полей.
Заголовок
Заполнение справки нужно начинать с заголовка. В следующей строке после названия документа нужно проставить за какой год она составляется, ее порядковый номер, дату заполнения.
- 1 - обычная справка об удержанных доходах работника.
- 2 - налог было удержать невозможно.
К последним случаям относится выдача заработной платы в натуральном виде; выдача призов и подарков и т. д.
Поле «Номер корректировки» новое - оно появилось только в этом году. В него заносится:
- 00 - если справка заполняется первый раз (первичная).
- Цифры от 01 до 98 - номер корректирующей справки.
- 99 - аннулирующая все ранее поданные сведения, справка.
Последним полем в этой же строке идет код налоговой, в которую отправляется документ.
Правильное заполнение можно посмотреть ниже в 2-НДФЛ образец.
Выдача справки 2-НДФЛ работнику осуществляется работодателем, который в отношении налога на доходы, выплачиваемого физлицу, является налоговым агентом, удерживающим и уплачивающим этот налог в бюджет. Справка выдается по запросу работника неограниченное число раз. Каков порядок выдачи справки сотруднику? По какой форме сделать 2-НДФЛ для работника, а по какой для налоговой? Куда обратиться, если работодатель отказывается выдавать 2-НДФЛ или предприятие ликвидировано? Может ли взять справку 2-НДФЛ безработный пенсионер? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.
Кто выдает справку 2-НДФЛ
В п. 3 ст. 230 НК РФ указано, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию физического лица налоговым агентом. Справка оформляется по утвержденной фискальным ведомством форме 2-НДФЛ.
В течение 2018 года (с 10.02.2018) действительна форма справки, утвержденная приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@. А с 2019 года вводится новый бланк из приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.
Внимание! Приказом № ММВ-7-11/566@ с 2019 года установлены два бланка: один для сдачи в налоговую (приложение № 1), второй для выдачи работникам (приложение № 5). Не ошибитесь!
Налоговым агентом для работника выступает работодатель, который удерживает из его зарплаты и иных выплат налоги и перечисляет их в бюджет. При этом налоговым агентом для работника могут выступать не только юридические лица, но и иные работодатели (самозанятые лица, а также физлица, не входящие в число самозанятых).
Налоговым агентом для военнослужащих является государство, поскольку контракт на военную службу заключается от его имени. Соответственно, получить справку о своих доходах и удержаниях военнослужащие смогут в Едином расчетном центре (ЕРЦ) Минобороны России.
Кому предоставляется справка и в какие сроки
Справка по форме 2-НДФЛ представляется налоговым агентом:
- В отношении налога, удержанного у физлица, - ежегодно в ИФНС (не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным). Справки готовятся на каждого работника, которому выплачивался доход в течение календарного года. Если работник трудился в течение налогового периода в нескольких подразделениях одного предприятия, то для заполнения формы 2-НДФЛ следует воспользоваться рекомендациями из письма Минфина России от 23.07.2013 № 03-02-08/28888.
- В отношении налога, который работодатель не смог удержать у физлица, - ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным).
О том, какого рода последствия повлечет за собой непредставление справки в налоговый орган, читайте в статье «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?» .
- По требованию работника неограниченное число раз, причем работодатель не может отказать работнику в его праве (письмо УФНС г. Москвы от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Работник также может потребовать предоставить сразу несколько оригиналов справки.
В ст. 230 НК РФ не оговорен срок изготовления справки после обращения работника. В то же время в ст. 62 ТК РФ для выдачи справки о зарплате установлен трехдневный срок со дня поступления письменного заявления работника.
Означает ли это, что для получения справки необходимо в обязательном порядке писать заявление? Не всегда. Некоторые работодатели выдают такие документы по устной просьбе работника, а также при увольнении — без напоминаний (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ). Если же предприятие большое либо работодатель занял позицию, что без заявления ничего предоставлять не будет, следует написать ходатайство в произвольной форме.
В заявлении важно правильно указать свои личные данные, а также период (он измеряется в годах), за который требуется справка. Справка должна выдаваться сколько угодно раз по обращению работника в пределах трехлетнего срока, за который учитываются его доходы.
Для каких целей работнику может потребоваться 2-НДФЛ
Справка о доходах и удержаниях из них по форме 2-НДФЛ может потребоваться работнику в следующих ситуациях:
- для получения кредита, оформления ипотеки;
- для заполнения декларации 3-НДФЛ;
- при трудоустройстве на новое место работы;
- для оформления пособия по безработице, пенсии;
- для получения государственной материальной помощи;
- для оформления визы;
- в других ситуациях.
О том, на каком бланке формируется 3-НДФЛ за 2018 год, см. . Она тоже изменилась.
О документах, которые могут оказаться нужными при подаче декларации о доходах, читайте в материале «Какие документы необходимы для подачи декларации 3-НДФЛ?» .
Что делать, если работодатель отказывается выдать справку
Редко, но все же бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.
Придется написать заявление в письменной форме и направить его в адрес работодателя. Предпочтительно отправлять такое заявление ценным письмом — тогда на руках останется опись вложения с отметкой почтового оператора. Если в течение установленного срока (три дня с момента получения заявления работодателем) справка так и не будет предоставлена, можно обращаться напрямую в трудовую инспекцию с жалобой на бездействие должностных лиц предприятия.
О том, к чему может привести невыдача работнику справки, читайте в материале «Не выдали сотруднику справку 2-НДФЛ? Ждите судебное разбирательство» .
Как поступить, если предприятие ликвидировано
Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.
Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.
В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.
Кроме того, физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через личный кабинет на сайте ФНС России.
Справка 2-НДФЛ от ИП
Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работодателем — индивидуальным предпринимателем ничем не отличается от общепринятого для налоговых агентов — юридических лиц, поскольку ИП при выплате вознаграждения физическому лицу тоже удерживает из него налог и перечисляет его в бюджет. Именно эти сведения и заносятся в справку.
Но во многих ситуациях предпринимателю бывает достаточно копии декларации, в которой отражаются реальные доходы предпринимателя (это не подходит для ИП, работающих на ЕНВД или патенте), выписки из книги учета доходов и расходов, из кассовой книги либо копий подтверждающих получение дохода первичных документов.
Также читайте статью «ИП не вправе платить себе зарплату» .
Если имеется задержка по выплате зарплаты
В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.
По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки (по запросу или в ограниченный срок — до 1 апреля) еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Где взять справку безработному и пенсионеру
Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.
Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.
Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.
Что нового в порядке оформления справки
Как уже упоминалось выше, с отчета за 2018 год 2-НДФЛ оформляется на новом бланке . А точнее, на двух бланках:
- Первый — именно он теперь называется 2-НДФЛ — используется для сдачи в ИФНС.
У него новая структура: он состоит из некоего подобия титульного листа, трех разделов и одного приложения. В самом начале документа приводятся данные о налоговом агенте, в разделе 1 — сведения о физлице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 — информация об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 — предоставленные агентом вычеты: стандартные, социальные и имущественные, а в приложении дается расшифровка доходов и вычетов по месяцам.
- Второй бланк, который вы будете выдавать работнику с 01.01.2019, именуется просто «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (без привычного «2-НДФЛ»). Он практически полностью повторяет прежний бланк (из приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@).
Корректировка данных для справки
При обнаружении неточностей (при проведении налоговой или самостоятельной проверки) налоговый агент должен предоставить уточненный вариант справки в ИФНС. И сделать это как можно скорее, чтобы не попасть под ответственность за искажение поданных в ИФНС сведений (ст. 126.1 НК РФ). Исправления, сделанные до момента выявления нарушения налоговым органом, избавят от ответственности.
См. также:
- «Новую или старую фамилию работника указать в корректирующей 2-НДФЛ?» ;
- «Как сдать 2-НДФЛ, если у работника нет ИНН?» .
Кроме того, правильный вариант справки надо передать и работнику.
Необлагаемые доходы в справку вноситься не должны. Если в этом при оформлении исходной справки была допущена ошибка, работодателю следует устранить данное нарушение.
Если изменения связаны с пересчетом НДФЛ в сторону увеличения налоговых обязательств, то в исправленной справке излишне уплаченный налоговым агентом, но не удержанный с работника налог не указывается, поскольку ФНС России не считает такую переплату налогом.
Если в предыдущей справке был указан излишне удержанный с работника налог, а впоследствии он был возвращен физическому лицу, то в новой справке следует указать правильную сумму. После обнаружения ошибки в виде излишне удержанного НДФЛ возврат должен быть произведен в течение 3 месяцев.
О том, как осуществляется возврат, читайте в статье «Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ» .
Итоги
Справка по форме 2-НДФЛ формируется налоговым агентом, осуществляющим выплату доходов физлицам, по каждому физическому лицу, получившему доход, подлежащий обложению НДФЛ. В качестве обязательной отчетности такие справки сдаются в ИФНС в году, следующем за отчетным:
- до 1 марта - в отношении тех лиц, с дохода которых удержать налог не удалось;
- до 1 апреля года - по физлицам, с доходов которых налог удержан.
Однако чаще всего такие справки создаются работодателями по запросу работника. Количество экземпляров справки, выдаваемых работнику, равно как и число обращений за этим документом, ничем не ограничено. Это значит, что налоговый агент должен удовлетворять каждое поступившее от работника заявление о выдаче 2-НДФЛ.
На изготовление работодателем документов, запрашиваемых у него работником, отводится 3 дня — такой срок прописан в ТК РФ и может быть использован в отношении выдачи справки о доходах. Справку можно оформить на бланке, имеющемся в любой бухгалтерской программе. Также он доступен для скачивания на всех бухгалтерских порталах (в т. ч. на нашем). Кроме того, можно загрузить программу по заполнению этой формы на сайте налоговой службы.
Для скорейшего получения справки работнику следует составить письменный запрос и передать его работодателю. Справка 2-НДФЛ требуется работнику довольно часто, поэтому бухгалтерии любого налогового агента следует побеспокоиться о правильном ведении налогового учета и своевременном исправлении выявленных ошибок.
2-НДФЛ за год с 01.01.2019 может выглядеть по-разному в зависимости от того, для кого вы ее составляете: для налоговой или для работника. Как правильно оформить справку 2-НДФЛ для ФНС? Какие нюансы следует учесть при составлении справки сотруднику? В какие сроки следует представить формуляр фискалам? Что будет, если отказать работнику в выдаче справки 2-НДФЛ? В статье мы рассмотрим эти и другие вопросы, а также приведем образец заполнения формы для ИФНС.
Общие сведения о документе: назначение и срок сдачи
Справка 2-НДФЛ нужна для информирования ФНС и налогоплательщиков о перечисленных налоговыми агентами выплатах, облагаемых НДФЛ, в пользу физлиц:
- работников;
- подрядчиков;
- получателей дивидендов.
На каждого получателя выплат оформляется отдельная справка 2-НДФЛ. Поэтому при непредставлении справки на любого сотрудника на налогового агента будет наложен штраф в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). Кроме того, при обнаружении в какой-либо справке недостоверных данных ИФНС вправе оштрафовать его на 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ). При большом штате фирмы и массовом непредставлении справок либо передаче справок с ошибками финансовый удар по бизнесу, обусловленный санкциями ФНС, может быть заметным.
Новая форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Начиная с отчетной кампании за 2018 год, формуляр следует оформлять на этом обновленном бланке, который вводится в действие с 01.01.2019. Важный нюанс: бланков теперь два — один для сведений, подаваемых в налоговую, второй — для справки, выдаваемой физлицу.
Ознакомиться с изменениями 2-НДФЛ вы можете .
Справки в ИФНС нужно сдавать двух видов:
1. Как справки, отражающие все доходы, вне зависимости от того, удержан с них НДФЛ или нет. В справке при этом указывается признак 1.
2. Как справки, отражающие отдельно те доходы, по которым НДФЛ не удержан. В справке указывается признак 2.
Образец заполнения справки 2-НДФЛ для ФНС можно скачать по ссылке ниже.
Таким образом, потенциал для появления штрафных санкций вырастает вдвое.
Узнать больше о соответствующих штрафных санкциях вы можете из этой статьи .
Изучим подробнее основные нюансы применения документа, а также то, как правильно заполнить 2-НДФЛ за год.
Выдача справки по запросу физлица: нюансы
Налоговый агент обязан во внеочередном порядке сформировать справку 2-НДФЛ по запросу получателя дохода, выплаченного агентом (п. 3 ст. 230 НК РФ). Документ должен быть выдан человеку в течение 3 дней после поступления письменного запроса от него и обязательно при увольнении (ст. 62, 84.1 ТК РФ). Как правило, справка 2-НДФЛ используется получателем дохода:
- для оформления вычета;
- получения кредита;
- оформления визы для въезда в другое государство.
Во всех указанных случаях нужно подтвердить доход человека, и справка 2-НДФЛ — один из самых достоверных источников для этого.
С января 2019 года формировать справку 2-НДФЛ для сотрудников необходимо на обновленном бланке. Утвержден он тем же приказом ФНС от 02.10.2018. Обновленный формуляр претерпел технические или незначительные корректировки, например, теперь отсутствует поле для номера справки.
Отметим, что законодательство не устанавливает предельное количество лет, предшествующих требованию о выдаче справки 2-НДФЛ, за которые работник вправе запросить рассматриваемый документ. Оформлена может быть справка 2-НДФЛ за годы, прошедшие с даты приема человека на работу и до момента запроса справки, без ограничения по давности запроса.
Отказ в выдаче справки может привести к неприятным последствиям для предприятия.
Отказ в оформлении 2-НДФЛ работодателем: последствия
Если работодатель не выдаст заявителю справку в установленный срок, то при направлении вторым жалобы в Роструд в отношении работодателя могут быть инициированы санкции по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа в размере:
- 1 000-5 000 руб. на должностных лиц, ИП;
- 30 000-50 000 руб. на работодателя как на юрлицо.
При повторном нарушении к работодателю могут быть применены более жесткие санкции (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) в виде:
- штрафа в размере 10 000-20 000 руб. или дисквалификации на 1-3 года (для должностных лиц);
- штрафа 10 000-20 000 руб. для ИП;
- штрафа 50 000-70 000 руб. для юрлиц.
Правда, указанные санкции применимы, только если заявитель — действующий работник (положения ст. 62 ТК РФ, устанавливающие срок представления 2-НДФЛ, не распространяются на уволенных работников). Но если работодатель откажется давать справку бывшему сотруднику, Роструд вправе применить к фирме санкции на основании ст. 5.39 КоАП РФ за непредставление данных по законному запросу. Тогда возможен штраф в размере 5 000-10 000 руб. на должностное лицо.
Бланк 2-НДФЛ, выдаваемый физлицу, практически не изменился. Основные интересующие ФНС типы данных, которые отражаются в справке 2-НДФЛ за год, — о доходах физлица и личности получателя. Изучим особенности их указания в документе.
Как правильно заполнить графы справки в отношении доходов
В справке 2-НДФЛ фиксируются только те доходы, которые фактически выплачены агентом физическому лицу. Если они только начислены, вносить сведения о них в справку не нужно (в отличие от другого важнейшего отчетного документа — формы 6-НДФЛ, в которой отражаются и начисленные, и выплаченные доходы).
На практике расхождения между фактическими (по 2-НДФЛ) и начисленными (по 6-НДФЛ) доходами могут свидетельствовать, что у фирмы есть задолженность по зарплате. ФНС может уведомить об этом опять же Роструд и правоохранительные органы, которые получат право применить к работодателю предусмотренные законом санкции.
Узнать больше о таких санкциях вы можете по ссылке .
Сведения о доходах отражаются в справке с помощью кодов по перечню, утвержденному приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Например, у зарплаты по трудовому договору код 2000. Аналогично приводятся коды по налоговым вычетам, если они применялись для уменьшения НДФЛ в течение отчетного периода.
Перечень кодов доходов см. в статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».
Наиболее ценный для ФНС вид сведений в справке 2-НДФЛ — те, что имеют отношение к личности физлица-налогоплательщика и характеризуют его доходы. Рассмотрим, каким образом данные сведения раскрываются в документе.
Указываем сведения о физлице: нюансы
При отражении сведений о физлице-налогоплательщике в отчете 2-НДФЛ за год нужно иметь в виду, что:
1. Если получатель дохода — иностранец без российского ИНН, то соответствующее поле справки не заполняется. А Ф.И.О. допускается заполнять буквами латинского алфавита.
2. Для поля «Статус плательщика» предусмотрены разные коды для очень похожих по существу статусов. Важно применить корректный код, в том числе:
- 1, если налогоплательщик — налоговый резидент РФ (вне зависимости от гражданства);
- 2, если плательщик не имеет статуса резидента (при любом гражданстве);
- 3, если плательщик — высококвалифицированный работник в статусе нерезидента;
- 4, если человек — участник программы переселения в статусе нерезидента;
- 5, если человек — иностранец-нерезидент, получивший убежище;
- 6, если человек — иностранец, работающий по патенту (резидент или нерезидент).
Таким образом, если, к примеру, человек участвует в программе переселения либо получил убежище и стал резидентом, то в справке 2-НДФЛ проставляется код 1.
Гражданство налогоплательщика прописывается с применением кода по ОКСМ (постановление Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст). Отметка о виде документа, подтверждающего личность плательщика, ставится с использованием кода по приложению 1 к порядку, введенному приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Код субъекта РФ, где проживает плательщик, определяется в целях указания в справке по приложению 2 к данному порядку.
Как в справке 2-НДФЛ отражаются доходы
При указании сведений о доходах физлица следует иметь в виду, что:
1. Заполняется столько разделов 2 и приложений к справке, сколько разновидностей ставок было применено при исчислении НДФЛ. Содержание выплат значения не имеет: если, например, человек получил зарплату и дивиденды по ставке 13%, то сведения о тех и других доходах фиксируются в одном разделе. Доходы суммируются также только те, что облагаются одинаковой ставкой (вне зависимости от сущности таких доходов).
2. При указании дохода в справке отражается его код в соответствии с приложением 1 к приказу № ММВ-7-11/387. При указании вычетов также используется код — по приложению 2 к приказу № ММВ-7-11/387.
3. Сумма вычета, приведенная в разделе 3 справки, не должна превышать величину дохода, по которому применен вычет.
Коды по всем вычетам следует искать в приложении 2 к приказу № ММВ-7-11/387.
Есть еще ряд важных, вне зависимости от содержания формы, нюансов ее заполнения. Изучим их и ознакомимся с примером заполнения 2-НДФЛ за год.
Как выглядит пример отчета 2-НДФЛ и на что еще обратить внимание заполняющему
При работе со справкой 2-НДФЛ также нужно учитывать, что:
1. Во всех числовых полях, в которых нет необходимости (возможности) отражать какие-либо суммовые показатели, проставляется 0.
2. В случае если данные, вносимые в справку, не помещаются на 1 странице, надо сделать необходимое количество дополнительных экземпляров справки. На практике это может потребоваться, если нужно, к примеру, указать данные по разным ставкам НДФЛ.
На каждом из экземпляров справки в верхней части должны быть указаны:
- номера страниц (по порядку);
- ИНН и КПП.
3. Если справка аннулирующая, в ней указываются:
- все сведения, кроме тех, что приводятся в разделах 2,3 и приложении;
- номер аннулируемой справки и дата представления аннулирующей;
- номер корректировки 99.
4. Если справка корректировочная, в ней указываются:
- номер корректируемой справки и дата представления корректировочной;
- номер справки на единицу больше, чем номер, указанный в исходной (либо в предыдущей корректировочной).
В электронном виде справка представляется, если количество получателей дохода от налогового агента в отчетном периоде составило 25 человек и больше (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Если вам интересно на практике ознакомиться с заполнением справки 2-НДФЛ за год, которая выается работнику, образец готового документа вы можете скачать по ссылке ниже.
Итоги
Документ 2-НДФЛ обязательно сдается налоговым агентом в ИФНС по итогам года, по запросу выдается работникам (в том числе бывшим). То, как выглядит справка 2-НДФЛ за год, зависит от количества ставок по НДФЛ, примененных при налогообложении дохода, и общего объема данных, отражаемых в документе. Может потребоваться представить несколько листов отчета (впоследствии, возможно, еще и корректировочные или аннулирующие справки).
Действующее законодательство гласит, что, если сотрудник (настоящий или бывший) обращается в фирму или ИП с просьбой о справке по форме 2-НДФЛ, его пожелание обязаны удовлетворить в короткий срок. Документ содержит информацию о трудовых доходах физлица и сделанных отчислениях в государственную казну. Этот бланк необходим для тех, кто планирует получение ссуды, оформление фискального вычета и субсидий, обращение за визой в посольство другого государства.
В ст. 230 говорится, что компании и ИП, выполняющие функции агентов по подоходному налогу, обязаны выдавать сотрудникам (настоящим или бывшим) документы о доходах в законодательно регламентированном формате на основе письменного запроса.
Согласно ст. 226 НК РФ, бумага обязательно выдается гражданину в случае, если фирма или ИП выплатила ему денежные средства, но не имела возможности перечислить с них НДФЛ. В документе проставляется специальный признак – «2». Письменного обращения физлица для оформления документа не требуется.
Действующее законодательство не предлагает унифицированного образца заявления на выдачу справки 2-НДФЛ. Оно готовится в свободной форме и содержит:
- наименование компании-нанимателя;
- ее ИНН, КПП, юридический адрес;
- должность и ФИО сотрудника;
- изложение его просьбы с указанием периода, за который нужны данные;
- дату составления и личную подпись автора.
Нужно ли готовить письменный запрос – определяется внутренней политикой фирмы-нанимателя. Практика показывает, что зачастую для получения сведений достаточно устной просьбы специалиста, специальное заявление на получение справки 2-НДФЛ не требуется.
Справки готовятся одинаково вне зависимости от структуры-получателя, поэтому специалист вправе не давать нанимателю каких-либо пояснений относительно причин нужды в документе.
В какие сроки предоставляется справка?
Получив заявление на справку 2-НДФЛ по образцу, действующему в компании, или в свободном формате, работодатель обязан подготовить документ. Сроки регламентированы Трудовым и Налоговым Кодексом. Они различаются в зависимости от статуса лица, запросившего сведения. Существует три варианта:
- Сотрудник (нынешний или бывший) получает документ в трехдневный срок с момента подачи запроса (ст. 62 ТК РФ).
- Увольняющемуся специалисту бумага выдается в последний рабочий день (ст. 62 ТК РФ).
- Иному физлицу, получившему доход от компании или ИП, 2-НДФЛ выдается в 30-ти-дневный период (ст. 230 НК РФ).
Если справка предоставляется лицу, чтобы сообщить, что с его дохода не удержан налог, она готовится и выдается в срок до 01.03 следующего календарного года. Пример ситуации: компания сделала гражданину, не являющемуся ее сотрудником, подарок стоимостью более 4 тыс. рублей. НДФЛ не удержан, и этот факт отражается в документе.
Нарушение сроков выдачи 2-НДФЛ не карается Налоговым Кодексом. Однако на компанию-нарушителя могут наложить административный штраф в рамках ст. 5.27 КоАП РФ. Его размер составляет 1-5 тыс. рублей для должностных лиц и ИП и 30-50 тыс. руб. для организаций.
Когда справки 2-НДФЛ предоставляются в ИФНС?
По итогам года компания-наниматель обязана представить в «свою» ИФНС справки по всем наемным специалистам. Документы заполняются отдельно для каждого физического лица.
Законодательно регламентированы следующие сроки предоставления сведений налоговикам:
- До 01.03 последующего года – по гражданам, которые остались должны бюджету подоходный налог, т.к. агент не смог удержать его полностью (признак «2» в 2-НДФЛ);
- До 01.04 последующего года – по физическим лицам, которые на 100% рассчитались с госказной и ничего не должны (справки с признаком «1»).
Способ сдачи отчетности зависит от численности персонала работодателя. Если она составляет 25 специалистов и менее, можно подать документы на бумажном носителе (лично, через доверенное лицо или по почте). Если штат организации превышает пороговое значение, сведения направляются налоговикам посредством ТКС. Компании нужно заранее позаботиться о подписании договора с оператором связи и оформлении ЭЦП.
Важно ! 2-НДФЛ не сдается в ИФНС, если за истекшие 12-ть месяцев коммерческая структура не выплатила доход ни одному физлицу (например, по причине вынужденного простоя). Представление документа с нулевыми данными не предусмотрено законодательством.
Как заполняется форма справки 2-НДФЛ в 2017 году?
Правила и нормы заполнения справки едины вне зависимости от того, кто является ее получателем: сотрудник компании или налоговая инспекция. Формат оговорен в нормативном акте ФНС №MMB-7-11/485@, датированном 2015 годом. Скачать бланк бесплатно можно на официальном портале фискальной службы или на сайтах информационно-правовых систем (Консультант, Гарант и другие).
В процессе формирования 2-НДФЛ нужно соблюдать следующие рекомендации:
- Сведения для указания в разделах берутся фирмой или ИП из данных бухгалтерского учета.
- Бухгалтер заполняет все поля с суммовыми показателями. Если значение для указания в конкретной ячейке отсутствует, проставляется «0».
- Денежные показатели в документе указываются в рублях и копейках. Исчисленные суммы подоходного налога отражаются в полных рублях, для этого используются стандартные правила математического округления.
- Если сведения не умещаются на одном листе, на второй странице прописывается № и дата составления справки, № страницы. Каждая страница заверяется визой гендиректора, ИП или иного должностного лица компании.
Новая форма справки 2-НДФЛ, действительная на 2017-2018 годы, включает штрихкод, заголовок и 4 раздела. В ней содержатся полные данные о поступлениях физлица за истекшие 12-ть месяцев и перечисленных суммах налога. 2-НДФЛ образец заполнения отыщется в бесплатном доступе в интернете.
Порядок нумерации готовых справок не регламентирован законодательно. Его определяет наниматель исходя из особенностей внутреннего документооборота.
Как заполнить заголовок?
Образец справки 2-НДФЛ 2017 начинается с заголовка. В этой части документа прописываются следующие сведения:
- номер года, за который подается информация;
- дата составления документа и его №, присвоенный организацией;
- признак: «1» или «2»;
- код ИФНС, куда представляются сведения (состоит их 4-х цифр);
- № корректировки – показывает налоговикам, подаются ли сведения впервые или повторно.
Если физлицо не рассчиталось с госказной по подоходному налогу, вне зависимости от перечня полученных доходов за последние 12-ть месяцев, бухгалтер должен сделать две справки по нему с одинаковым содержимым, но разным признаком в заголовке: «1» и «2».
Что писать в I разделе?
Первый раздел документа содержит информацию о структуре-нанимателе, его выдавшей. В нем указываются следующие сведения:
- полное название компании или ФИО частного коммерсанта;
- КПП и ОКТМО (ИП не заполняют КПП, а ОКТМО указывают в соответствии с адресом прописки).
Информация, прописанная в справке о доходах, должна соответствовать регистрационным документам юридического лица.
Что указывается во II разделе?
Второй раздел справки посвящен информации о гражданине, в адрес которого производились выплаты. Здесь прописывается:
- ФИО физлица;
- его ИНН и дата рождения;
- статус (для российских граждан выбирается значение «1»);
- сведения о стране, гражданином которой он является (для РФ – «643»);
- паспортные данные;
- адрес по прописке.
Распространенная ошибка при внесении данных – сокращения при написании ФИО специалиста. Образец справки 2-НДФЛ предполагает, что это графы заполняются согласно тексту паспорта гражданина.
Важно ! Если у работника имеется ИНН, поле нельзя оставить пустым. Налоговики расценивают этот как ошибку и карают штрафом в 500 руб.
Чему посвящена III часть документа?
Эта часть справки посвящена доходам, полученным гражданином от юридического лица. Если они предполагают разные ставки, раздел заполняется отдельно для каждой. Наиболее простая ситуация для бухгалтера – когда поступления специалиста ограничивались зарплатой, отпускными и больничными.
Прописывается такая информация:
- № месяца года;
- сумма доходов, полученных за месяц;
- их код (выбирается из установленного ФНС перечня).
Дополнительно в III разделе напротив доходов указываются профессиональные вычеты, положенные физлицу по закону.
Как заполнить IV раздел?
Четвертая часть справки посвящена прочим видам вычетов, на которые вправе претендовать гражданин. В ней указывается:
- кодовое обозначение типа вычета;
- его сумма;
- № и дата-документа основания, позволившего сделать вычет.
Если уведомлений-оснований несколько для вычета одного вида, бухгалтер делает в справке соответствующее число строчек.
Что указывается в V разделе?
Это подведение итогов документа, содержащее информацию о сумме начисленного и выплаченного в казну фискального обязательства. Если физлицо на протяжении года получало доходы, облагающиеся по разным ставкам, раздел заполняется для каждой отдельно.
Бухгалтер указывает:
- общую сумму дохода, облагаемую по конкретной ставке;
- рассчитанную налоговую базу;
- сумму фиксированных платежей (для иностранцев, работающих по патенту);
- рассчитанную и удержанную сумму НДФЛ;
- величину налога, выплаченного в госказну;
- размер переплаты по подоходному налогу;
- неудержанный НДФЛ (для справок с признаком «2»).
Данные, указанные в справке, заверяются подписью руководителя организации или частного предпринимателя, иного лица, уполномоченного визировать документы внутренними актами компании (например, главного бухгалтера, расчетчика заработной платы и т.д.).
В 2017 году проставление круглой печати на справках не обязательно. Если документ не содержит оттиска, органы-получателя, включая ИФНС, будут обязаны его принять. Если фирма желает поставить печать, законодательство не запрещает ей сделать это.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Обязанность оформлять и предоставлять в налоговые органы и при необходимости сотруднику предприятия справку 2-НДФЛ ложится на налоговых агентов (НА) . В данной статье рассмотрим зачем нужна справка 2-НДФЛ и в каких ситуациях ее оформление не требуется.
Функции справки 2-НДФЛ
2-НДФЛ включает в себя данные о физлице, с зарплаты которого удерживали налог, его НА, суммах доходов служащего и удержанного с них налога.
2-НДФЛ содержит разделы:
- информация о НА;
- информация о работнике-налогоплательщике;
- данные о заработках и ставке НДФЛ;
- обобщение сумм доходов и налогов;
- вычеты по НДФЛ:
- стандартные;
- социальные;
- имущественные;
- инвестиционные.
Оформление справки по форме 2-НДФЛ оказывается нужным для:
- предъявления в ИФНС;
- выдачи налогоплательщику , если тот подаст заявление.
Как заполнить справку 2-НДФЛ
Оформление справки 2-НДФЛ вызывает много вопросов и затруднений, потому что она состоит из большого числа полей, и к заполнению ее предъявлены строгие требования. Опустим очевидные пункты заполнения документа и перейдем к спорным разделам.
- Признак
- Ставим значение “1”, если налог уплачивается по стандартной схеме;
- Ставим “2”, когда существуют законные основания, по которым НДФЛ не был удержан.
- Номер корректировки
- Пишем “00”, если это первичное заполнение документа;
- Пишем “01”, “02” и далее, в зависимости от того, какой по счету раз идет оформление справки;
- Пишем “99”, если 2-НДФЛ аннулирующая.
- Статус налогоплательщика
- “1” – резидент России,
- “2” – нерезидент России,
- “3” – работник высокой квалификации,
- “4” – гражданин-участник программы добровольного переселения соотечественников,
- “5” – работник-беженец,
- “6” – работник-иностранец на патенте
- Облагаемые доходы
- Ставка НДФЛ для сотрудника-резидента – 13%,
- Налоговая ставка НДФЛ для служащего-нерезидента – 30%.
Все графы с кодами нужно заполнять очень внимательно, на сайте ИФНС есть справочники по всем кодам и их обновлениям, проверять актуальность данных следует не реже одного раза за налоговый период.
Зачем нужна справка 2-НДФЛ и куда она предоставляется
Если работник предприятия обратился с просьбой выдать ему справку по форме 2-НДФЛ, ответственный сотрудник бухгалтерии не вправе отказать (несмотря на отсутствие в НК РФ каких-либо мер наказания за непредоставление документа). В течение 3 трудовых дней с момента подачи заявления 2-НДФЛ должна быть на руках у служащего. В случае поступления запроса на выдачу 2-НДФЛ в середине года, НА оформляет документ по данным, которыми он располагает на сегодняшний день.
| В ИФНС | Налогоплательщику |
| 1. НА заплатил сотруднику, и теперь обязан удержать с этой зарплаты НДФЛ и отчислить его в бюджет. 2. У работника были денежные поступления, с которых НА по законным основаниям не сможет удержать НДФЛ. В налоговую отправляется справка 2-НДФЛ, включающая разъяснения причин, по которым перечисление налога является невозможным. | 1. Для предъявления в бухгалтерию на новой работе с целью получения стандартных налоговых вычетов (при назначении вычетов будут учтены все денежные поступления с начала года, в т. ч. зарплаты от предыдущего начальства). 2. Для заполнения декларации по форме 3-НДФЛ (потребуются данные из 2-НДФЛ). 3. Для других целей, например, для подачи заявления на выдачу кредита или займа. |
В каких ситуациях 2-НДФЛ оформлять не требуется
В случае, когда предприятие или ИП не учитывает и не высчитывает НДФЛ с зарплат основных налогоплательщиков, имея на то законные основания, такие компании не выполняют функций НА и не отправляют справки 2-НДФЛ в ИФНС.
Такое возможно в следующих случаях:
- Заработок перечисляется работникам, которые обязаны рассчитывать и уплачивать налог на доходы своими силами;
- Денежное поощрение принимает такую форму выплат, налог с которых перечисляется самим физлицом;
- Налогоплательщик получает доход, необлагаемый НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ для работника
Ситуаций, когда служащему предприятия может потребоваться справка по форме 2-НДФЛ, бывает множество, и он не обязан объяснять бухгалтеру компании причину, по которой она ему понадобилась:
- смена места работы,
- оформление 3-НДФЛ,
- подача заявки на кредит,
- уплата неудержанного работодателем НДФЛ,
- получение стандартных налоговых вычетов,
- оформление пенсии,
- получение визы,
- участие в судебном разбирательстве,
- доказательство платежеспособности в спорах,
- усыновление ребенка,
Разберем самые распространенные причины оформления 2-НДФЛ для работников:
- Стандартный налоговый вычет. Когда происходит смена места работы, и начало рабочего процесса приходится не на начало налогового периода, вычеты предоставляются, исходя из полученных данных о зарплате с прошлого места работы. Вычеты на детей не могут быть оформлены без доказательств предыдущего заработка, а единственным законным подтверждением является справка по форме 2-НДФЛ. Контроль за налоговыми вычетами нужен еще и для того, чтобы не выйти за рамки положенных по закону сумм. Вычеты на детей будут происходить, пока совокупная зарплата с начала года не достигнет 350 тысяч рублей.
- Невзимание платы по НДФЛ с единовременной помощи при рождении ребенка. Когда по месту работы сотрудник получает какую-либо единовременную выплату (к примеру, помощь при рождении ребенка). Сумма таких выплат не должна превысить 50 тысяч рублей и перечисляется на счет работника в первый год после рождения малыша. Если оба родителя трудятся в одной организации, помощь выплачивается либо одному из них на основании заявления второго родителя, либо обоим из расчета не более 50 тысяч совокупных выплат. При получении денежных средств один родитель должен доказать справкой 2-НДФЛ тот факт, что супруг не получал (или получал в определенном размере) аналогичную выплату.
- Получение визы. Посольства могут запрашивать справки о доходах за прошедшие 5 лет. Когда человек трудился на одном месте, затруднений не возникает. Другое дело, если он сменил несколько работодателей, и некоторых из них теперь не может отыскать. Для таких случаев предусмотрено получение справки 2-НДФЛ в налоговой по месту регистрации.
- Оформление кредита или займа. Банковские учреждения обычно подстраховываются, запрашивая от заявителя справку о доходах. Тем самым они могут удостовериться в том, что их клиент платежеспособен. Смотря, какие условия кредитования предъявляет конкретный банк, 2-НДФЛ может требоваться за период от полугода до нескольких лет. Обычно сотрудник банка сразу предупреждает о том, что справка действительна на протяжении всего нескольких дней, после чего нужно просить у работодателя новый документ, однако подобные требования противоречат законам.
- Подтверждение заработка работником-иностранцем. Чтобы доход работника не подвергался налогообложению в России и на родине иностранца, необходимо подтверждать размеры поступлений и удержание с них НДФЛ. Специального порядка предоставления подобных доказательств иностранному государству российскими предприятиями нет, обязанность ложится на самого служащего. Он должен сделать запрос о подтверждении документа в налоговой по месту постановки на учет, ИФНС сравнит данные НА с информацией, содержащейся у них самих, и при совпадении сведений подтвердит выданную НА справку печатью. Также в обязанность ИФНС в данном случае входит расшифровка кода полученных иностранцем доходов.
Справка 2-НДФЛ для налоговой
Цели запроса справки 2-НДФЛ налоговыми органами:
- Для проведения налогового администрирования НДФЛ;
- Для наблюдения за предприятиями с целью выявить нарушения:
- неперечисление полной суммы налогов,
- расчет НДФЛ по неверным налоговым ставкам,
- удержание НДФЛ с зарплат сотрудников без отчислений средств в бюджет,
- предоставление неполных данных о денежных поступлениях служащих.
- С целью обнаружения причин для организации выездной проверки,
- В качестве доказательства, что неудержание с некоторых сотрудников НДФЛ является законным.
Справка 2-НДФЛ при увольнении
Обычно при увольнении сотрудник автоматически получает справку по форме 2-НДФЛ. Если ее не выдали, работник имеет право потребовать подготовить ее в трехдневный срок или по необходимости на новой работе. А документ непременно пригодится, так как без него невозможно грамотно рассчитать НДФЛ по новому месту работы и определить полагающиеся работнику по праву стандартные налоговые вычеты.
Документ должен содержать данные обо всех денежных поступлениях служащего, начиная с января текущего года, и заканчивая датой расторжения трудового договора. Не нужно упоминать о выплатах, с которых не положен вычет НДФЛ:
- выходное пособие в рамках 3-х зарплат,
- пособия матерям и будущим матерям,
- компенсация вреда и т.п.
Отправка в ИФНС справок осуществляется не позднее:
- 1 апреля будущего года , при указании всех заработков служащего;
- 1 марта будущего года , при указании только сумм, с которых не был удержан НДФЛ.
Пример заполнения справки по форме 2-НДФЛ
Пример заполнения представлен следующим видом:
Нормативные акты по теме
Нормативные акты представлены следующими документами:
Типичные ошибки при заполнении 2-НДФЛ
Ошибка №1: Указание в справке 2-НДФЛ сокращенных форм фамилии, имен, отчеств сотрудников.