Под понятие ТМЦ попадают все материальные ценности (имеющие стоимость), которые находятся на предприятии и предназначены для осуществления ее деятельности. Это может быть оборудование, инвентарь, продукты питания, медикаменты, расходные материалы.
ТМЦ поступает на предприятие, приходуется на баланс по закупочной стоимости и согласно налогового законодательства (имеется в виду ставка и вид обложения НДС). Далее действуют стандартные процессыСохранность
Определяются лица, несущие ответственность за физическую сохранность и документальную.Соответствие фактических запасов требуемым.
В определенных организациях есть четкие нормативы, которые определяют количество единиц товара, которое должно быть на складе. Эта разница выявляется и устраняется.
Планы снабжения
Учитывается временной промежуток, на который хватит товара, с учетом его расхода (или износа), на основании этого составляется план закупок и поставок.Затраты на хранение
Рассчитываются финансовые затраты, которые тратит предприятие на хранение материальных ценностей. В случае необоснованных затрат (если наличие не предусмотрено нормативами), затраты оптимизируются.Соблюдение норм потребления
Отслеживается скорость потребления или износа ТМЦ, Проводится сравнение с нормативной документацией. В случае выявления несоответствий, проводится расследование и устранение несоответствий.Выявление неиспользуемых материалов
Отслеживаются и изымаются с хранения неиспользуемые ТМЦ (если только их постоянное наличие не прописано в нормативной документации). Далее принимается решение. Или товар реализовывается или перемещается в другую организацию. Возможен вариант возврата поставщику.Корректирование фактических остатков
Проведение инвентаризации. Фиксируются фактические остатки, сравниваются с документальными и составляется акт, в котором указываются выявленные недостачи (излишки).В процессе хранения, происходит не мало движений ТМЦ. Все они должны быть оформлены по утвержденным формам. Например перемещение ТМЦ (как между складами организации, так и между организациями). Списание товаров (утилизация ТМЦ непригодных к дальнейшему хранению и использованию).
Поставки осуществляются только организациями и подотчетными лицами, с которыми заключены договора подтвержденных форм.
Источник: ideyaforbiznes-online.ru
Распоряжением правительства РФ (на период с 2013 по 2018гг) утвержден проект поэтапного усовершенствования системы нормирования по оплате труда для бюджетных работников....
Эффективной мерой, поддерживающей экономику, является оказание помощи государством субсидиями и субвенциями. В получении субсидий заиетересовано большинство бюджетных...
В трудовом кодексе Российской Федерации вся ответственность по обеспечению безопасности и охране труда лежит на работодателе. Работодатель обязан за свой счёт укомплектовать...
Учреждение, созданное органами государственной власти или местными органами самоуправления на основе действующего бюджетного законодательства РФ - называется бюджетным. Сфера...
К материальным ценностям бюджетных учреждений относятся оборотные и необоротные материальные активы, принадлежащие учреждению.
Поступление оборотных материальных активов на склад учреждения может отражаться следующими типовыми документами: накладная, акт приемки, товарно-транспортная накладная. При получении материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение ценностей, выписка которой производится в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей для получения ценностей, утвержденной приказом Минфина Украины от 16.01996 №99.
Выдача материальных ресурсов производится по следующим документам, форма которых определена приказом Государственною казначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции об их составлении» ог 18.12.2000 г. №130:
Накладная ф. 3-3 применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная используется как разовый документ для получения материалов сверх лимита или для возврата неиспользованных материалов на склад;
меню-требование ф. 3-4,3-4а применяются для выдачи продуктов питания со склада в тех учреждениях, которые имеют столовые;
ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397 используется в учреждениях сельскохозяйственного профиля;
Заборная карточка ф. 3-5 применяется для выдачи нескольких наименований материалов и топлива одном) получателю в течение месяца. Выдача материалов по заборной карте может быть как ежедневной, гак и периодической, через определенные промежутки времени. Карта выписывается в двух экземплярах, один остается на складе, а другой у получателя. Выдача материалов и топлива по заборной карте производится в пределах лимита; отпуск сверх лимита осуществляется по накладной ф. 3-3;
Кроме этих документов используются и бланки транспортных документов:
- -- путевой лист -- применяется для списания автомобильного топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для данной марки автомобиля;
- -- акт обмера остатков топлива -- применяется в том случае, если выдача топлива со склада по накладной или заборной карте невозможна. Фактический расход в этом случае сопоставляется с нормативным. А при перерасходе руководитель принимает меры к выявлению причин перерасхода, и в надлежащих случаях принимает меры взыскания к виновникам
- -- товарно-транспортная накладная -- применяется при перевозке грузов на собственных автомобилях.
Перечень документов о выдаче материалов со склада утверждается руководителем учреждения. Приказом руководителя определяется также перечень лиц, которым дано право на затребование и получение материалов со склада.
Поступление материальных ресурсов на склад оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика. В момент поступления материалов на склад материально ответственное лицо проверяет соответствие количества и качества поступивших материалов документам поставщика. Если имеется расхождение по количеству, качеству или ассортименту с данными поставщика, составляется акт приемки. Акт составляется комиссией в двух экземплярах с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации и заведующего складом. Один экземпляр остается на складе в качестве первичного документа для учета принятых материалов, а другой используется для предъявления претензии поставщику или сообщения ему о выявленной недостаче.
Па складе материальные ценности учитываются в натуральном выражении в книге количественно-суммового учета ф. 3-6 или в карточках количественно-суммового учета ф. 3-7. Одна карточка скрывается на один. Если складской учет ведется в книге ф. 3-6. то книга то начала записей должна быть прошита, пронумерована и опечатана. Для каждого вида материалов открывается отдельная страница. После каждого поступления или выдачи материальных ресурсов выводятся остатки. Если учет ведется на карточках ф. 3-7, то карточки заполняются в бухгалтерии и выдаются под расписку заведующему складом. Если в учреждении имеется несколько складов, то за каждым складом закрепляется своя номенклатура материальных ресурсов.
Документация по учету материальных запасов, которая применяется в бухгалтерии бюджетного учреждения, зависит от используемого метода учета материальных запасов. Могут применяться следующие методы учета материалов: оперативно-бухгалтерский, количественно-суммовой и с помощью отчетов материально-ответственных лиц. однако типовым для бюджетных учреждений принято считать количественно-суммовой метод с применением книг и или карточек количественно-суммового учета.
На основании первичных документов, поступивших со склада, бухгалтер в бухгалтерии отражает движение материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. Учетные данные из карточек ф. 3-7 или книги ф. 3-6 переносятся в накопительные или оборотные ведомости, после чего составляются следующие мемориальные ордера:
- -- свод накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания ф. 398;
- -- свод накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания ф. 411;
- -- накопительная ведомость расходования материалов ф.396.
Контроль правильности и полноты отражения информации о движении материалов на складах осуществляется следующим образом. Ежемесячно проводится сверка карточек складского учета с карточками количественно-суммового учета по каждому виду материалов по остаткам на начало месяца, оборотам по приходу и расходу и остаткам на конец месяца. Если данные не совпадают, то ищется ошибка, допущенная в аналитическом учете. Так как учет на складе и бухгалтерии ведется на основании одних и тех же первичных документов, расхождений быть не должно.
Синтетический учет материальных запасов ведется на счетах класса 2 «Запасы» по следующим субсчетам: «Производственные запасы» -- 20, «Животные на выращивании и откорме» -- 21, «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» -- 22, «Материалы и продукты питания»--23, «Готовая продукция» -- 24, «Продукция сельскохозяйственного производства» -- 2 Все эти счета -- активные. По дебету учитывается поступление материальных ресурсов, а по кредиту--их списание или отпуск со склада: сальдо показывает остаток материальных запасов, находящихся в распоряжении бюджетного учреждения. Из них основным является счет 23. Он имеет следующие субсчета:
Таблица 4.
Субсчета счета 23 «Материалы и продукты питания»
На субсчете 231 учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, электроматериалы, бумага для издания учебных программ, пособий и научных работ, подопытные животные и другие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ
На субсчете 232 учреждения, в сметах которых предусмотрены расходы по коду 1133 бюджетной классификации «Продукты питания», учитываются продукты питания.
На субсчете 233 учет медикаменты, вакцины, кровь и перевязочные средства, сыворотки и т.п. в больницах, лечебно-профилактических и других учреждениях, в которых предусмотрено финансирование по коду 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы» Учет материалов этой группы ведется в соответствии с инструкциями, издаваемыми Минздравом и Минфином Украины.
На субсчете 234 учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые на текущие нужды, стройматериалы для текущего и капитального ремонта Ассигнования на них кодом 1131 экономической классификации расходов «1 Предметы, материалы, оборудование и инвентарь»
На субсчетах 235-239 учитываются материалы соответствующего назначения: топливо, корма, тара и т.д.
В бюджетных организациях транспортно-заготовительные расходы, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей, не относятся на увеличение их стоимости, а списываются на соответствующие статьи расходов, за счет которых эти ценности приобретались. Исключение сделано для продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств. Расходы по их доставке относятся на статью 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».
Согласно Закону «О налоге на добавленную стоимость» суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные или начисленные бюджетным учреждением в связи с приобретением им материальных ценностей за счет бюджетных средств, не возмещаются из бюджета, а списываются на соответствующие статьи расходов учреждения. Эта операция записывается в учете сразу после приобретения материальных ценностей.
Определенные особенности имеет учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов. В плане счетов для их учета предусмотрен счет 22, который имеет два субсчета: «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, на складе и в эксплуатации» -- 221 и «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы специального назначения» -- 222.
В бюджетных учреждениях при приобретении МБП образуется фонд в МБП на сумму стоимости приобретенных МБП. Этот фонд учитывается на пассивном счете 41 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах», субсчет 411 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах по их видам». На сумму приобретенных МБП делается одновременно две проводки. Одной отражается факт приобретения МБП, а другой -- образования фонда в МБП в той же сумме. Необходимость в таком отражении поступивших малоценных и быстроизнашивающихся предметов возникает потому, что кассовые расходы по приобретению МБП одновременно являются фактическими расходами по исполнению сметы расходов бюджетного учреждения.
Учет МБП на складе ведется так же, как и учет материалов, т.е. в карточках складского учета или в книге складского учета. Выдача их со склада производится по накладной.
Аналитический учет поступивших МБП ведется на субсчете 221 по наименованиям предметов, количеству, стоимости, и материально-ответственными лицами на карточках или в книге. Аналитический учет выданных МБП ведется так же, как и аналитический учет поступивших МБП.
Списание МБП производится по мере их фактического износа или по истечению нормативных сроков службы. Учет операций по выбытию и перемещению МБП ведется в накопительной ведомости ф. 438.
Начиная с 2000 года, в целях экономии бюджетных средств. Законом Украины «О закупках товаров, работ и услуг за государственные средства» был введен порядок, согласно которому бюджетные учреждения должны были все закупки товарно-материальных ценностей, работ и услуг производить только на условиях тендеров. Предполагалось, что такой порядок позволит повысить эффективность использования бюджетных средств. Однако накопленный опыт показал, что условия и правила осуществления тендерных закупок не всегда дают эффект, на который рассчитывали законодатели. Законом Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» от 22 февраля 2000 года № 1440-111 и постановлением Кабинета Министров Украины от 27 сентября 2000 года № 1469 «Об организационных мерах касающихся функционирования системы государственных закупок» предусмотрен следующий порядок проведения тендеров.
В бюджетных учреждениях создаются тендерные комитеты или комиссии. Они могут действовать на постоянной основе, если на протяжении года ожидается проведение более чем двух закупок за государственные средства, или создается временный тендерный комитет. Тендерный комитет должен работать на условиях коллегиальности в принятии решений, отсутствия конфликтов интересов между членами комитета и их непредубежденности.
Состав комитета и положение о тендерном комитете утверждается приказом руководителя бюджетного учреждения. В своей комитет руководствуется Украины, Положением, утвержденным Министерством экономики Украины 26 12.2000 г. №280, нормативными доку метами заказчика и решениями самого комитета, принятыми им коллегиально.
Комитет должен включать не менее 5 человек, в основном должностных лиц руководителей экономических и юридических служб учреждения, а также работников, которые занимаются снабжением. Все они должны быть лицами, незаинтересованными прямо или косвенно в результатах тендера. Все решения по вопросам, которые рассматриваются на заседаниях тендерного комитета, принимаются простым голосов в присутствии не менее чем двух третей членов тендерного комитета. Оформляются эти решения протоколом, который подписывают все члены комитета, принимавшие участие в голосовании. Возглавлять комитет должен один из заместителей руководителя учреждения. Он и несет персональную ответственность за результаты работы комитета.
Как видим, тендерный комитет полностью отвечает за организацию процедур закупок. Он обеспечивает при этом выполнение следующих функций:
- -- планирование осуществления процедур закупок на протяжении года в пределах выделенных на эти цели бюджетных средств;
- -- выбор процедуры закупки в соответствии с требованиями действующего законодательства;
размещение объявлений о проведении закупок в бюллетени «Вестник государственных закупок» или в других печатных средствах массовой информации, на радио, на телевидении или рассылка приглашений поставщикам об участии их в тендере, а также информирование их о результатах тендеров;
- -- подготовка и рассылка участникам закупок необходимой документации;
- -- предоставление участникам закупок необходимых им разъяснений по тендерной документации;
- -- проведение процедуры предварительной квалификации поставщиков в случае ее применения;
организация приемки, хранения, раскрытия предложений, обеспечение выбора наиболее выгодного предложения исключительно на основании кригериев и методики оценки тендерных предложений и исключительно на основе критериев, в тендерной документация;
- -- ведение необходимой отчетности, касающейся осуществления процедуры закупок;
- -- в случае поступления жалоб от поставщиков -- обеспечение их надлежащего рассмотрения в соответствии с действующим законодательством.
В нормативных актах по проведению тендера определены права и обязанности членов тендерного комитета и его руководителя. Так, тендерный комитет имеет право:
- -- выступать организатором проведения торгов от имени организации-заказчика;
- -- готовить и подавать на утверждение руководителя организации проекты приказов, касающихся состава тендерного комитета и по вопросам проведения торгов;
- -- получать от структурных подразделений учреждения информацию, необходимую для проведения тендеров;
- -- привлекать без права голоса к работе комитета других работников учреждения, сторонних консультантов;
- -- в рамках утвержденной сметы учреждения осуществлять необходимые для проведения процедур закупки расходы.
Тендерный комитет обязан:
- -- организовывать проведение процедур закупок в соответствии с действующим законодательством и установленными процедурами закупок;
- -- использовать необходимое для выполнения возложенных на него задач имущество учреждения;
- -- обеспечивать равные условия для всех поставщиков, принимающих участие в тендере, объективный и честный выбор победите/и;
- -- хранить конфиденциальную информацию;
- -- своевременно готовить письменные разъяснения рутоводителю учреждения обо всех жалобах, поступивших от участников тендера, касающихся возможных нарушений процедуры закупок;
- -- своевременно оформлять соответствующую отчетность и подавать ее на утверждение руководителю учреждения.
Члены тендерного комитета имеют право принимать участие во всех его заседаниях, в обсуждении результатов тендеров и принятии решений по его результатам. Они могут знакомиться со всеми материалами, касающимися оценки и сопоставления тендерных предложений поставщиков, вносить предложения на рассмотрение тендерного комитета, а также имеют право на внесение своего особого мнения в протоколы заседаний тендерного комитета.
Члены тендерного комитета обязаны придерживаться норм действующего законодательства в сфере государственных закупок, объективно и непредубежденно рассматривать тендерные предложения поставщиков, обеспечивать сохранение информации, касающейся деятельности комитета. При этом руководитель и его члены несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за нарушения, допущенные во время проведения процедур закупок, за неправильность и необъективность принятых решений, несоблюдение требований достоверности и сохранения конфиденциальной информации, недостатки в ведении отчетности.
При выявлении нарушений в работе комитета, в частности вследствие рассмотрения жалоб от поставщиков, участвующих в проведении тендеров, руководитель тендерного комитета подает письменные разъяснения руководителю бюджетного учреждения.
Как видим, в нормативных документах подробно расписаны все стороны деятельности тендерных комиссий и комитетов, однако практика показывает, что нормативные документы еще очень несовершенны. Деятельность тендерных комитетов является фактически закрытой. Порядок проведения тендеров имеет целый ряд недостатков.
До 2003 года тендер проводился «с копейки». Законом Украины от 16.012003п, начиная с 20 апреля 2003 года предусмотрено распространение действия Закона «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» только на закупки, стоимость которых равна или превышает сумму, эквивалентную 2 тысячам евро, а с 2005 года -- 5 тыс. евро.
Еще один недостаток -- сложность контроля за деятельностью тендерного комитета или комиссии. Суть недостатка заключается в следующем. Формально тендер может- проводиться в соответствии с требованиями законодательства, однако фактически результаты тендера могут «распределяться» между участниками, го есть одну позицию или сделку выигрывает один участник, другую другой и т.д. Этому во многом способствует закрытость работы тендерных комитетов, в том числе и требование соблюдения конфиденциальности.
В этом случае возможны и другие нарушения:
- 1) все участники предлагают одну пену, но выигрывает один, например, благодаря тому, что у него наименьшие транспортные расходы;
- 2) один из участников предлагает более низкую цену, но потом включает в счет расходы;
- 3) участник выигрывает тендер, получает аванс, но поставку производит через длительное время, например через полгода;
- 4) участник предложил более низкую цену, но при закупке учреждение несет большие расходы по доставке закупленной продукции.
Такие результаты тендеров могут объясняться как низкой квалификацией участников комиссий, так и их умыслом.
При проведении плановых ревизий ревизоры обычно проверяют правильность оформления документации о проведении тендеров и ее соответствие требованиям нормативных актов. Между тем при тщательном рассмотрении материалов тендеров могут обнаружиться следы нарушений законодательства о проведении тендеров.
Для того чтобы определить, какие действия помогут ревизорам выявить следы нарушений при проведении закупок на условиях тендера, представим процедур) проведения тендера в виде схемы.
Из схемы на рис. 3. видно, что участников в обычном случае должно быть не менее трех, и это требование Заказчик обычно выдерживает. Однако если есть договоренность между Заказчиком и несколькими дружественными организациями, выступающими в качестве Участников, го результаты закупок на условиях тендера будут разыграны между такими участниками без широкой огласки и привлечения сторонних организаций.
Для выявления таких нарушений нужно тщательно проверить всех участников тендеров за достаточно большой период времени. Если в качестве Участников повторяются одни и те же организации, это может свидетельствовать о возможном мошенничестве Заказчика при проведении тендеров. Поэтом при проведении ревизий необходимо проводить тщательную проверку участников тендеров. Если в тендере участвуют одни и те же поставщики, то это может косвенно свидетельствовать о нарушении законодательства по осуществлению процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства, то есть условиям проведения тендеров.
Согласно законодательству Заказчик заключает договор на поставку продукции или на выполнение работ с победителем, давшим предложение, которое соответствует условиям заказчика, и в котором указана наименьшая цена. Уровень цены определяется по результатам ценовых предложений участников тендера. Но, если тендер является «договорным», то этот уровень цен может существенно превышать сложившийся на конкурентном рынке. В этом случае внешне все требования законодательства соблюдены, победитель выявлен на конкурсной основе, однако, по существу можно вести речь о нецелевом использовании бюджетных средств или об их хищении по сговору между Заказчиком и Участником.
- 1. Участников должно быть не менее трех. В запросе записываются условия относительно цены - включать ли в нее транспортные расходы, страхование и т. д., а также указываются предельные сроки подачи предложений.
- 2. Участник дает только одно ценовое предложение в запечатанном конверте.
- 3. В течение установленного срока, Заказчик информирует о результатах проведения процедуры запроса ценовых предложений всех участников, которые подали свои ценовые предложения, но не присутствовали во время их раскрытия.
Поэтому при проведении ревизий в бюджетных учреждениях необходимо проводить контроль уровня отпускных пен поставщика--участника тендера. Должен проверяться уровень рыночных цен, действующих на период тендера. Этот уровень можно определить а, кроме того, можно сделать письменные запросы на крупные оптовые базы и в розничные магазины и по результатам ответов на эти запросы составить представление об уровне цен, сложившихся на момент проведения тендера.
Согласно действующим правилам проведения тендеров, договор заключается с победителем, давшим предложение, которое соответствует условиям заказчика, и в котором указана наименьшая цена. Однако, понятие «наименьшая цена» требует разъяснения. Как известно, фактическая себестоимость может включать отпускную цену поставщика, но и транспортные расходы, страховые платежи, таможенные пошлины и сборы, расходы на дополнительные услуги по доведению до уровня требований покупателя и т.д.
Наименьшая цена по результатам тендерной закупки должна учитываться по совокупности расходов, включаемых в фактическую себестоимость закупаемых продуктов. Иногда поставщики с целью повышения отпускной цены на продукцию выполняют дополнительные работы, непредусмотренные договором, и включают стоимость этих работ в счет к оплате.
Например, при покупке легкового автомобиля фирма-поставщик провела работы по тонированию стекол, которые не были предусмотрены договором. В результате стоимость автомобиля с учетом дополнительных издержек оказалась выше, чему других фирм, участвовавших в тендере. На такие случаи ревизоры также должны обращать внимание
Отсюда следует вывод: необходимо проводить проверку фактической себестоимости закупок и сравнивать ее с издержками, определенными в договоре.
Многие бюджетные учреждения, постоянно производят закупку продуктов питания, которые относятся к товарам сезонного ассортимента. I1ены на такие продукты существенно изменяются в зависимости от времени года. Цена, принятая по условиям тендера в феврале как нормальная для того периода, будет считаться завышенной по условиям. Если поставщик, получив предоплату, задерживает поставку, то вполне вероятно, что он делает это с умыслом. При проверке таких закупок может оказаться, что поставка продуктов осуществляется по завышенным сезонным цепам.
Поэтому при проверке следует осуществлять контроль своевременности поставок.
Основным способом контроля за наличием товарно-материальных ценностей является инвентаризация, которая проводится инвентаризационной комиссией. Порядок проведения инвентаризации регламентируется Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.1998 г. №90.
Инвентаризационная комиссия проводит работу по снятию остатков и параллельно оформляет инвентаризационную опись. В инвентаризационной описи комиссия указывает наименование и фактическое количество материальных ценностей в порядке снятия остатков по местам их хранения. После окончательной проверки фактического наличия материальных ценностей комиссия передает в бухгалтерию опись, и бухгалтер представляет в инвентаризационной описи цены и подсчитывает стоимость как отдельных материалов, так и общую стоимость всех товарно-материальных ценностей по описи.
Результаты инвентаризации выявляются после составления в бухгалтерии сличительной ведомости, в которой данные аналитического учета сопоставляются с фактическими остатками, отраженными в инвентаризационной описи
В параграфе 1.3 была рассмотрена методика проведения инвентаризаций. На практике эта методика часто нарушается, несмотря на подробное описание в инструкциях по проведению инвентаризации общего порядка действий, которые должны выполнять участники проведения инвентаризаций.
Возникает вопрос, как добиться объективности результатов при проведении инвентаризации. Возможны два направления. Первое -- это обучение работников, которые привлекаются к проведению инвентаризации;
второе -- усиление внешнего контроля за действиями инвентаризационных комиссий со стороны органов, проверки в бюджетных учреждениях.
Действия руководства по усилению контроля могут заключаться в следующем. Членам инвентаризационных комиссий кроме общих правил проведения инвентаризации нужно рассказывать об особенностях проверки тех ценностей, инвентаризацию которых они будут проводить, а также о правилах оформления результатов инвентаризации. Ведущую роль при проведении инвентаризации должны играть работники бухгалтерии, которые, в конечном счете, отвечают за правильность ее проведения, достоверность результатов и своевременность отображения в учете результатов проведения инвентаризации.
Следует отметить, что наиболее эффективными с точки зрения являются внезапные инвентаризации. Такие инвентаризации полезно проводить учреждений в подведомственных подразделениях. Они не требуют больших затрат труда и в то же время повышают ответственность материально-ответственных лиц в своевременности и списания ценностей, правильности их хранения, предупреждают злоупотребления.
Внешний контроль финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений осуществляет в основном контрольно-ревизионная служба.
Обычная пращ ока контрольно-ревизионной службы заключается в том, что по приезду в учреждение работники аппарата проводят инвентаризацию денежных средств и товарно-материальных ценностей, и уже после этого ими проводится документальная ревизия. Результаты инвентаризаций, в которых участвовали работники контрольно-ревизионной службы можно считать более объективными. Можно предложить такую методику проверки и контроля деятельности инвентаризационных комиссий со стороны ревизоров и отражения результатов инвентаризаций документах учреждения.
В первую очередь необходимо установить логическую последовательность выполнения всех работ, связанных с проверкой материалов инвентаризации. Такую последовательность дает «Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса», утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины № 90 от 30.10.1998 г.. На базе этого документа и разработана блок-схема, представленная на рис. 4.
Согласно блок-схеме при проверке материалов инвентаризации необходимо убедиться в том, что, во-первых, сроки проведения инвентаризации в учреждении выдерживаются, а во-вторых, что забалансовое имущество также подвергалось проверке.
Если сроки проведения инвентаризации, оговоренные в пункте 1.5 Инструкции, не выдерживаются, или инвентаризация вообще не проводится, то это свидетельствует в лучшем случае о плохой организации бухгалтерского учета в учреждении. Этот пункт можно считать исходным при проведении работы контролерами и ревизорами.
Следующим по порядку действием ревизоров является проверка полноты проведения инвентаризации. Здесь нужно провести более сложное исследование. Необходимо сравнить итоговые данные, полученные по результатам инвентаризационных описей, с остатками по счетам аналитического учета, а их, в свою очередь, с данными синтетического учета по каждому счету или субсчету. Данные аналитического учета в бухгалтерии могут находиться в зависимости от используемого метода учета материальных запасов либо в карточках количественно-суммового учета, либо в оборотно-сальдовой ведомости. С ними и сравниваются данные описей по каждой позиции.
Если итог по синтетическому учету, рассчитанный по результатам аналитического учета и по данным инвентаризационных ведомостей не сходится, причем в учете выше, можно сделать вывод, что по определенному кругу материальных ценностей инвентаризация в установленные сроки не проводилась.
Следующим пунктом проверки является проверка материально-ответственных лиц, которые подписывали описи. Согласно законодательству со всеми материально-ответственными лицам! должны быть заключены договора на полную материальную ответственность. Возможные нарушения в этом отношении -- отсутствие договоров о полной материальной ответственности некоторых материально-ответственных лиц или их без передачи материальных ценностей.
Проверка по этой позиции может заключаться в следующем. Фамилии и количество лиц, приведенных в описях, с данными аналитического учета ведущегося в разрезе лиц. В отделе необходимо взять справку о датах зачисления на работу и увольнения все: материально-ответственных лиц, чтобы выяснить, не числятся ли за выбывшими работниками материальные ценности.
Наиболее объемным этапом проверки является проверка правильности оформления результатов инвентаризации.
В ходе проведения этого этапа необходимо провести формальную проверку описей, то есть проверить наличие всех рек визитов и нормативную проверку на соответствие требованиям. Далее следует проверить правильность схождений между данными инвентаризационных описей и данными. В ходе этой проверки проверяется правильность; информации из инвентаризационных описей в сличительную ведомость, а потом проводится проверка самой сличительной ведомости: править но ли рассчитаны нормы естественной у были по тем продуктам, где устанавливаются нормативными актами, правильно ли рассчитан убытков по результатам недостач сверх норм естественной убыли, имеются ли пояснения материально-ответственных лиц но поводу выявленных недостач.
Деятельность инвентаризационной комиссии по проведению инвентаризации заканчивается составлением протокола заседания комиссии. В этот протокол комиссия вносит после своей проверки данные о результатах, рассчитанные бухгалтерией Он должен содержать конкретные предложения и заключения, которые комиссия считает нужным зафиксировать по результатам проделанной работы. В частности, там должна быть информация о причинах возникновения недостач, потерь и излишков у материально ответственных лиц, комиссия называет, какие приняты меры к виновным лицам. Конкретными недостатками, на которые ревизоры должны обращать внимание при проверке могут быть следующие:
отсутствие в протоколах заключений и предложений по результатам работы инвентаризационных комиссий,
- - отсутствие информации о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях - и излишках;
- -- несвоевременное утверждение руководителем учреждения результатов инвентаризации.
Согласно Инструкции результаты инвентаризации должны быть введены в систему бухгалтерского при финансовой отчетности, поэтому последним этапом проверки, проводимой ревизорами должна быть проверка правильности регулирования инвентаризационных разниц. Для того чтобы выяснить, включены результаты инвентаризации в отчет за тот период, в котором проводилась инвентаризация, необходимо проверить регистры: мемориальный ордер 16, «Отчет о движении материальных ценностей» и пояснительная записка к годовому отчету.
Наиболее часто случаями нарушений является неотражение в бухгалтерском учете выявленных инвентаризационных недостач, потерь и излишков. Иногда в учете недостачи и потери имущества отражаются в учетных ценах, хотя нормативные документы требуют расчета величины ущерба по специальным формулам.
Материальные запасы – это продукция, предназначенная для технического производства и находящаяся на различных этапах производства и обращения, а также товары, ждущие поступления в процесс производства.
Причины для создания материальных запасов на предприятии:
- Необходимость в постоянном производственном процессе.
- Непредсказуемость величины спроса на товары.
- Периодически возникающий спрос на определенную продукцию.
- Оптовые закупки товаров покупателями.
- Получение прибыли из-за повышения цены.
- Затраты связанные с процессом продажи продукции.
- Цикличность технологической цепочки производства и реализации товара.
- Получение непрерывной прибыли вследствие немедленного удовлетворения спроса покупателей.
- Обеспечение непрерывности производства.
- Контроль за процессами на предприятии, корректировка количества выпускаемых товаров.
Выделяют следующие группы материальных запасов:
- Сырье и основные материалы. Сырье-продукция добывающих отраслей производства, а основные – это материалы, которые образуют материальную основу продукта.
- Вспомогательные материалы. Являются дополнением к основным материалам, могут присутствовать при производстве товаров широкого потребления или реализовываться.
- Покупные полуфабрикаты.
- Отходы.
- Топливо.
- Тара и тарные материалы.
- Запасные части.
- Средства учреждения.
- Товары для реализации.
- Готовая продукция.
Последние 3 пункта не всегда относят к материальным запасам.
Задачи учета материальных запасов:
- Соответствующее документальное оформление.
- Контроль за хранением, количеством, расходованием и списанием материальных запасов.
- Выявление излишков и недостач.
- Определение фактической себестоимости материальных запасов с учетом тех затрат, что были произведены (с помощью методов специфической идентификации, средневзвешенной стоимости, ФИФО).
В Едином плане счетов имеется счет для отображения всех операций с материальными запасами. Он так и называется – «Материальные запасы» номер счета 105.00. Этот синтетический счет подразделяется на аналитические группы.
В инструкции № 157н прописаны правила обращения с материальными запасами. К ним относятся:
- предметы, находящиеся во владении предприятия должны маркироваться штампом с несмываемой краской, название учреждения указывается обязательно;
- при выводе в пользование дополнительно маркируют год и месяц выдачи.
Штампы хранят у начальства.
При движении материальных запасов производят оценку их стоимости.
- Поступление. Обычно учет происходит по первоначальной стоимости, которая в дальнейшем не меняется.
- Перемещение или списание. В этом случае стоимость может быть либо средней, либо фактической. Выбор себестоимости не меняется весь отчетный период.
Учет материальных запасов ведется материально ответственным лицом, должен быть подписан соответствующий документ. Договор об индивидуальной ответственности за недостачу имущества создается с лицом старше 18 лет, непосредственно отвечающим и работающим с продукцией, за которую отвечает (ст. 244 ТК РФ). МОЛ ведет учет всех материальных запасов, имеющихся на складе. Последний должен быть оборудован тарой для возможных перемещений продукции. Документально все фиксируется в Книге складского учета материалов (ф. М-17).
Материально ответственное лицо должно понимать всю ответственность своего положения. Необходимо четко следовать всем инструкциям, а также делать свою работу тщательно. Забывчивость может сыграть злую шутку. Инвентаризация конкретно решает все вопросы компетенции заведующего складом. Выявленная недостача как показатель для дальнейшей работы сотрудника. Ему уже не доверят каких-либо товаров или ценностей. Но ответственность за ведение дел на складе несет не только одно МОЛ. Их может быть несколько, поэтому за нарушения каких-либо правил наказание получить могут коллективно.
Выдача МЗ производится по соответствующим документам (накладным), подписанным руководителем предприятия. Форма заполнения обычно прописана в учетной политике предприятия. Поступление на склад проводится на основании договоров. При этом происходит проверка поступившего товара.
После проверки товара на складе происходит его оформление, и данные отправляют в бухгалтерию, где уже и проходит оплата полученных материалов.
Каждый месяц заведующий складом отчитывается перед бухгалтерией, представляя соответствующие документы.
Получение товара оформляется по накладным, если имеются какие-то различия между количеством на накладной и количеством по факту пишется акт приемки материалов. Что касается внутреннего перемещения, то здесь оформляется накладная – требования, причем все документы в двух экземплярах (один оформляется для склада, второй – для бухгалтерии).
Материальные запасы – это часть стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов имеют значительную в расходах. Поэтому контроль за положением материальных запасов и их использование оказывают очень большое влияние на результат, коим является финансовое положение организации.
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (Код формы 0504210)
Применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3 000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).
Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 3 000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.
Акт о списании материальных запасов в 2018-2019 году
(Код форм 0504230)
Применяют для списания материальных запасов по документам, где указывают их количественный расход. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом руководителя.
Списание происходит, когда товар уже отправлен по назначению, чтобы не было путаницы. Оно сопровождается определенными документами, которые имеют силу лишь при подписании их руководителями предприятий и другими ответственными лицами, кого именно прописано в учетной политике. Запись должна появиться не только в регистрах низшего ранга, но и в других, находящихся на более высоких уровнях, так как учет ведется по всем регистрам и, соответствие, является необходимым условием. Ошибки допускаются только в самом редком случае и только в документах низшего уровня. Исправления на них можно оставить, но при этом должна быть надпись «Исправленному верить» и подпись. Небрежность в заполнении документов запрещена.
Необходимо отметить, что содержание на предприятии материальных запасов влечет за собой расходы, но прибыль, получаемая в итоге при успешном производстве, покрывает все издержки. Производство имеет свои существенные проблемы, если управленческий аппарат справляется со своей обязанностью из рук вон плохо. При более чем равнодушном производстве, пущенном на самотек, среди персонала появляется тяга к воровству. Начальству необходимо быть ближе к своим рабочим, знать об их проблемах, ведь чаще всего такие проступки люди совершают не из плохих побуждений, а из-за жизненной необходимости.
Материальные запасы бюджетного учреждения – это сырье, материалы, готовая продукция и товары. Материалы организация может использовать как для собственных нужд, так и направлять на продажу. Рассмотрим таблицы проводок по материальным запасам.
К материальным запасам бюджетные организации в первую очередь относят имущество, которое служит меньше 12 месяцев. При этом стоимость этого имущества значения не имеет.
Перечень объектов, которые можно классифицировать как материалы приведен в пункте 98 . А перечень материалов вы найдете в пункте 99 Инструкции № 157н.
Счет 105 материальные запасы в бюджетном учреждении
Материальные запасы учитывайте на счете 105.00 «Материальные запасы». Его аналитика зависит от вида ценностей:
Конкретный перечень материалов, которые учитываются на том или ином аналитическом счете, можно посмотреть в пункте 118 Инструкции № 157н.
Последние изменения в учете материалов произошли с 1 января 2018 года. Они связаны с вступлением в силу Федеральных стандартов бухгалтерского учета. Так, пунктами 54–56 Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» установлен порядок определения стоимости безвозмездно полученных материалов, не учтенных ранее объектов, а также материалов, которые получили при разборе, утилизации и ликвидации имущества. Такие МЗ нужно учитывать по справедливой стоимости. Рассчитать ее можно методом рыночных цен.
Учет поступления материалов в бюджетном учреждении
Материальные запасы можно приобрести за плату или получить безвозмездно от других организаций. Кроме того, материалы могут образоваться в процессе деятельности учреждения. Например, при ликвидации . Рассмотрим, как учесть поступление МЗ во всех трех случаях.
Случай № 1. Приобретение материалов договорам за плату у поставщиков
Основание для оприходования материалов в первом случае – первичные документы, которые предоставит поставщик. Это могут быть счета, счет-фактуры, накладные, а также документы, подтверждающие качество товаров.
Материалы, которые приобрели у поставщиков, нужно отражать в бухучете по фактической стоимости. В дальнейшем эта стоимость не меняется. Исключение – переоценка МЗ.
В таблице ниже приведены типовые проводки для первого случая поступления материальных запасов.
| № | Операция | Дебет | Кредит |
| Расходы понесены в рамках одного договора | |||
| 1. | Поступили материальные запасы по фактической стоимости: | ||
| – от поставщика по безналичному расчету; | 0.105.XX.340 | 0.302.34.730 | |
| – от подотчетника | 0.208.34.660 | ||
| Расходы понесены в рамках нескольких договоров | |||
| 1. | Отражены расходы, связанные с приобретением материальных запасов: | ||
| 1.1 | при безналичном расчете: | ||
| – расходы по договору поставки; | 0.106.X4.340 | 0.302.34.730 | |
| 0.302.XX.730 | |||
| – пошлины | 0.303.05.730 | ||
| 1.2 | при расчетах через подотчетника: | ||
| – расходы на приобретение материальных запасов; | 0.106.X4.340 | 0.208.34.660 | |
| – другие расходы, связанные с приобретением материалов (например, на доставку, упаковку) | 0.208.XX.660 | ||
| 2. | Приняты к учету материальные запасы по сформированной фактической стоимости | 0.105.XX.340 | 0.106.X4.340 |
Случай № 2. Материалы поступили по договору дарения безвозмездно
Во втором случае поступление МЗ оформляют также, как и в первом. Но при отсутствии первичных документов необходимо составить . Этот документ подтвердит, что учреждение получило материалы.
При поступлении материалов от организаций госсектора, они должны предоставить . На основании данного документа можно принять МЗ к учету.
Ниже приведены типовые проводки по безвозмездному получению материалов.
| № | Операция | Дебет | Кредит |
| 1 | Отражено безвозмездное поступление материальных запасов: | ||
| – в рамках движения объектов между головным учреждением, обособленным подразделением (на основании извещения ф. 0504805 и первички); | 0.105.XX.340 | 0.304.04.340 | |
| – при закреплении права оперативного управления в случае получения от органов власти и госучреждений (на основании извещения ф. 0504805 и первички); | 4.401.10.189 | ||
| – от организаций и граждан (кроме случаев закрепления права оперативного управления); | 2.401.10.189 | ||
| – от наднациональных организаций и правительств иностранных государств; | 2.401.10.152 | ||
| – от международных финансовых организаций | 2.401.10.153 |
Случай № 3. Поступление материалов, образовавшихся в результате деятельности учреждения
Ниже приведены основные случаи, когда в учреждении могут образоваться материалы и типовые проводки, по их отражению в бухучете.
В процессе деятельности учреждения МЗ могут образоваться в результате:
- выявления излишков:
- ликвидации ОС:
- демонтажа и ремонта имущества:
- воpмещения ущерба виновным лицом:
- от собственного производства:
Учет списания материалов в бюджетном учреждении
Списывать материалы в бухучете учреждение может по разным причинам. Например, при выдаче МЗ в эксплуатацию или производство, при выявлении недостачи или в случае порчи имущества. В зависимости от причин списания бухгалтер определяет форму документа, на основании которого будет произведено списание материалов в бухучете.
В таблице ниже приведен перечень документов, которые могут быть использованы при списании МЗ.
| Причина списания материалов | Какими документами оформить |
| МЗ передаются от одного МОЛ другому с целью выдачи имущества в эксплуатацию |
Операцию можно оформить одним из следующих документов в зависимости от вида передаваемых в эксплуатацию материалов: |
| МЗ списываются с баланса при выдаче в эксплуатацию или производство |
Выбор формы первичного документа зависит от вида списываемых МЗ: |
| МЗ списываются при выявлении недостачи | - акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143); - акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). |
Существуют два способа определения стоимости, по которой можно списать материалы:
| Способы определения стоимости списания МЗ | Описание способа |
| 1. Фактическая стоимость каждой единицы материалов | При списании нужно взять фактическую стоимость единицы МЗ. Для этого бухгалтеру должно быть известна поставка той или иной единицы |
| 2. Средняя стоимость | Чтобы определить среднюю стоимость списания МЗ (на дату списания) нужно: к стоимости остатка материальных запасов на начало месяца прибавить стоимость материальных запасов, поступивших за месяц, эту сумму разделить на количество материальных запасов на начало месяца и прибавить количество материальных запасов, поступивших за месяц |
При списании материалов используйте типовые проводки, которые приведены в таблице ниже.
Учреждение может выдавать материалы в пользование своим сотрудникам. Например, это может быть форменная одежда. В этом случае материалы после списания с баланса нужно отразить на забалансовом счете 27. Н забалансовом счете материалы нужно отражать в разрезе МОЛ. В бухучете при этом нужно сделать проводки:
Внутреннее перемещение материальных запасов в бюджетных учреждениях
При выдаче материалов в эксплуатацию в бухучете нужно отразить внутренне перемещение между материально-ответственными лицами. Обычно основанием для отражения в учете подобных ситуаций является требование-накладная (ф. 0504204). Образец данного документа приведен ниже.
Скачать пустой бланк формы 0504204 Требование-накладная
Скачать заполненный образец 0504204 Требование-накладная
Внутреннее перемещение отражается в бухучете следующей проводкой:
Передача материальных запасов между учреждениями
Порядок и проводки безвозмездного поступления материалов мы уже рассмотрели выше. Теперь разберемся, как отразить в бухучете передачу материалов безвозмездно другим учреждениям и организациям.
В таблице ниже приведены типовые проводки по безвозмездной передаче материалов другим организациям.
| Наименование операции | Основание | |||
| Безвозмездная передача материальных запасов в порядке, предусмотренном законодательством |
п. 36, 37 Инструкции № 174н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н |
|||
| – государственным и муниципальным организациям | Дебет 2.401.20.241 | Кредит 2.105.21.440 – 2.105.26.440, 2.105.31.440 – 2.105.36.440, 2.105.44.440, 2.105.46.440 | Основание: Извещение (ф. 0504805), первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче) | |
| – иным организациям (за исключением государственных (муниципальных)) | Дебет 2.401.20.242 | |||
| – наднациональным организациям и иностранным государствам | Дебет 2.401.20.252 | |||
| – международным организациям | Дебет 2.401.20.253 | |||
| Вложение материальных запасов в уставный капитал организаций при создании некоммерческих организаций (в соответствии с действующим законодательством) | Дебет 0.215.00.530 | Кредит 0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440 |
Основание: Первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче) | п. 36, 37 |
Инвентаризация материальных запасов в бюджетных учреждениях
Для того, чтобы выявить излишки или недостачи материалов, учреждения проводят инвентаризацию. Она бывает обязательная и добровольная. Например, обязательно нужно проводить инвентаризацию перед годовой отчетностью.
Все выявленные при инвентаризации излишки и недостачи нужно отразить в бухучете. В таблице ниже приведены типовые проводки, как это сделать.
| Содержание операции | Бухгалтерская запись | Документальное оформление | Примечание | |
| дебет | кредит | |||
| Оприходование неучтенных материальных запасов, выявленных при инвентаризации, по текущей оценочной стоимости | 0.105.21.340 – 0.105.26.340, 0.105.31.340 – 0.105.36.340 | 0.401.10.180 | Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акт о приемке материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220) | п. 34 Инструкции № 174н, п. 25 Инструкции к Единому плану счетов № 157н |
| Выбытие материальных запасов при принятии решения об их списании комиссией о поступлении и выбытии активов: | п. 37 Инструкции № 174н | |||
| – пришедших в негодность вследствие физического износа | 0.401.10.172 | 0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440 | Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) | |
| – вследствие выбытия помимо воли бюджетного учреждения (при выявленных недостачах, хищениях, уничтожениях при террористических актах) | ||||
| – пришедших в негодность вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы | 0.401.20.273 | 0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440, 0.105.44.440, 0.105.46.440 | ||