Как показывает практика, практически в любом современном отечественном предприятии наибольший объём документации генерирует бухгалтерия. объяснимо: именно в этом отделе работают с деньгами, и каждая такая операция нуждается в официальной фиксации на бумаге. Кроме того, законодательно установлен срок хранения первичных документов в организации, а значит, избавиться от «бумажек» просто так не получится, придется хранить их как минимум несколько лет и только после этого уничтожать. К слову сказать, процесс избавления от макулатуры тоже непрост, имеет ряд специфических особенностей. Обо всем этом - дальше.
Документы, документы…
Если привести статистику по количеству продуцируемой документации, получится, что практически во всех современных отечественных предприятиях бухгалтерия - это источник 80-90% бумажных документов. Хранить их нужно не просто так. Ограничения определяют не только то, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов правильный (обычно варьируется от пяти лет до десятилетия), но и то, в каких условиях эти объекты должны находиться. В то же время следует помнить, что существует деление на документацию для временного хранения и постоянного.
Впрочем, как показывает практика, далеко не в каждой компании руководители заинтересованы в том, чтобы разбираться в тонкостях того, какие установлены сроки хранения первичных документов. Чтобы избавить себя от головной боли, можно воспользоваться услугами специализированных архивных компаний. В такой фирме точно знают, какой тип документов сколько времени нужно хранить, в каких условиях, при соблюдении каких правил. Кроме того, в такой организации есть технические мощности для уничтожения доверенной на хранение документации, когда сроки истекут. Это действительно удобно, но стоит денег. Если хочется сэкономить, тогда придется выделить специальное помещение под архив и вникнуть в то, каков срок хранения первичных бухгалтерских документов в организации по закону.
Хочу - не хочу
Проблема, между прочим, возникает не на пустом месте. Действующие законы устанавливают сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета, и в рамках любого предприятия они должны соблюдаться. Из законодательства следует, что на любое действующее юридическое лицо возложены обязанности по сохранению документации. Это означает, что не играет роли форма деятельности - будь то частный предприниматель, в одиночку ведущий дела, или крупный концерн, все равно придется озаботиться хранением бухгалтерской отчетности и прочей документации. Важно изучить законодательство на предмет установленных сроков хранения электронных первичных документов, бумажных, чтобы в случае конфликтной ситуации с подрядчиком или при проверке контролирующей инстанцией не оказаться в неудобном положении. Кроме того, несоблюдение установленных законом временных промежутков может спровоцировать немалый штраф при проверке. Действующее законодательство содержит нормативы, регулирующие минимальный срок хранения первичных учетных документов. Это важно, чтобы бизнес был в безопасности, а ведение дел в нашей стране отличалось законностью, соблюдением установленных правил.
О том, какой срок хранения электронных первичных документов, бумажных установлен сейчас, рассказывает 125-й федеральный закон, принятый в октябре 2004 года. Исходя из названия, он посвящен архивам и корректному ведению дел. Именно в этом официальном документе рассматриваются особенности хранения продуцируемых бухгалтерией официальных бумаг. Здесь можно найти как особенности, позволяющие разграничить документацию временного и постоянного хранения, так и сроки, характерные для того или иного типа бумаг.
На кого распространяется?
Обязанности по соблюдению минимальных сроков хранения первичных документов возложены на:
- инстанции местного самоуправления;
- госорганы;
- предпринимателей;
- предприятия;
- лиц, ведущую предпринимательскую деятельность.
Соблюдать закон придется применительно к архивной документации, в том числе касающейся личного состава. Весь указанный в законе временной промежуток бумаги должны находиться в безопасном месте. Кроме федеральных законов, особенности сроков хранения первичных документов и бухгалтерских регистров затрагиваются в ряде нормативной документации, действующей как на территории страны в целом, так и в каждом отдельно взятом регионе. Впрочем, наиболее важный документ - это упомянутый выше 125-й закон, в котором дается полный перечень документации, регламентирующей длительность по хранению бухгалтерских бумаг.
Закон под номером 129
В 1996 был выпущен федеральный закон, посвящённый особенностям бухгалтерского учета. В нем указано, что бухгалтерия может формировать свою документацию на бумаге, а также с применением различных машинных средств. При этом фирма в обязательном порядке должна самостоятельно делать копии документации на бумаге, чтобы все участники операций имели доступ к данным о них. Если контролирующий орган запрашивает доступ к документации, представители фирмы обязаны таковой предоставить. Право на это есть и у работников прокуратуры, и у представителей суда.
Создание, хранение с соблюдением сроков хранения первичных учетных документов, предоставление по запросу должно соответствовать установленным в нормативных актах формам. Документы необходимо направлять запрашивающему лицу в бумажной форме. Если это допускают возможности применяемых в работе машин, если все участники согласны, отчетность можно направлять в электронной форме. Это также разрешено действующими законами нашей страны.
Храним по правилам
129-й федеральный закон содержит упоминание об обязательности соблюдения сроков хранения первичных учетных документов. В частности, в 17-й статье упоминается, что любое юридическое лицо в обязательном порядке должно хранить подобную документацию, включая регистры и отчеты. Длительность временного промежутка устанавливается правилами, регламентирующими архивное дело на государственном уровне. Продолжительность этого периода не может быть менее 5 лет.
Особенный срок хранения первичных документов установлен для регламентирующей учетную политику документации и некоторых других категорий (программы, используемые на машинах, обрабатывающих информацию, рабочий план счетов). Конечно, длительность здесь тоже составляет пять лет (в некоторых случаях этот период можно установить больше), но срок начинают отсчитывать с момента, когда на предприятии к этому документу прибегали в последний раз. Руководитель юридического лица - тот человек, на которого по закону возложена ответственность за хранение всей положенной документации с соблюдением временных промежутков. Это означает, что любой образованный и ответственный начальник обязан знать срок хранения первичных документов в бухгалтерии, если он желает держать ситуацию в фирме под своим контролем.
Как показывает практика, во многих организациях регулярно проводят инвентаризацию официальной документации, а локальными нормативными актами устанавливают ответственных за хранение документов лиц, с которыми фактически взаимодействуют проверяющие инстанции при контроле соблюдения правила ведения архивного дела.
Создание и хранение: все по правилам
Исходя из действующего законодательства, бухгалтеры могут формировать как первичную документацию, так и сводную не только на бумаге, но и в электронном виде; при этом обязательства по созданию бумажных копий возлагаются на юридическое лицо, и при запросе со стороны заинтересованного лица, проверяющего органа фирма обязана в кратчайшие сроки направить бумажные документы по адресу. Составление и хранение должно осуществляется в форме, установленной действующими нормативными актами.
О том, каков срок хранения первичных документов в бухгалтерии, порядок этого процесса, рассказывает перечень документации, рассматривающий типовые управленческие бумаги, формирующиеся в ходе работы любого предприятия. Таковые были установлены в 2010 году в документе, утвержденном Министерством финансов и Росархивом. Кроме того, необходимо учитывать требования Налогового кодекса, регламентирующего, что на всякого гражданина нашей страны возложены ответственность за четырехлетнее сохранение бухгалтерской документации. Это распространяется на бумаги, связанные с учетом расходной, доходной составляющей, а также подтверждающие уплату налогов.
Подходим к делу с умом
Корректная организация процесса с соблюдением сроков хранения первичных бухгалтерских документов предполагает профессиональный подход, привлечение персонала, ответственного за учет документации, обработку архивной информации об организации непосредственно рабочего процесса. В настоящее время практически нет мест специализированного обучения архивному делу, поэтому найти действительно высококачественного специалиста зачастую непросто. С другой стороны, прогрессивное законодательство требует, чтобы сроки хранения первичных бухгалтерских документов выдерживались, в противном случае можно столкнуться с категорически неприятными штрафами. Оптимальной вариант при достаточно объемном документообороте - создание в штате фирмы отдела, ответственного за архивное хранение, и обеспечение регулярного обучения ответственного за документацию персонала внутренними ресурсами. Это позволит держать под контролем нововведения, установленные в законах, и соблюдать все требования.
Альтернативный вариант, также позволяющий учитывать срок хранения первичных документов и соблюдать его в своей рабочей деятельности - это сотрудничество с посредником, берущим на себя обязательства по сохранению бумаг клиента. Впрочем, выбрать архивную фирму для себя - это тоже не самая простая задача. Необходимо тщательно проанализировать все доступные варианты, чтобы отдать предпочтение надежной компании и не переживать, что она может закрыться, а здание - сгореть.
Особенности хранения некоторых типов документации
Как следует из действующего законодательства, в архив нужно передавать первичную документацию, а также регистры, отчетность и балансовые документы. Все эти категории официальной документации до момента направления их в архив должны содержаться в бухгалтерских помещениях, при этом юридическое лицо обязано обеспечить все условия для сохранности бумаг: шкафы должны закрываться, противопожарная и прочая безопасность - соблюдаться. Внутри предприятия специальным документом назначается лицо, ответственное за сохранность документации.
Если на предприятии применяют , по закону эти документы должны содержаться в сейфе либо специальном шкафе, помещении, которое закрывается и гарантирует сохранность документации. Первичная документация текущего временного промежутка, обработанная вручную, должна собираться с учетом хронологии в регистры, которые затем направляются в архив на постоянное хранение.
На что еще обратить внимание?
При хранении банковских выписок, кассовых ордеров и отчетов по авансу необходимо сохранять всю документацию с учетом хронологии и переплетать для совместного систематизированного хранения. Некоторые специфические категории документов (рапорты о сменах, рабочие наряды) можно хранить, не переплетая, но подшивая в папки, чтобы ничего не потерялось и не было использовано с нечестными целями.
Сохранность документации, а также своевременное направление ее в архив - это в первую очередь зона ответственности главного бухгалтера, хотя при необходимости локальные нормативные акты могут содержать делегирование полномочий другому лицу. Выдача первичной документации, отчетности, балансовых документов возможна только в отдельных случаях при наличии официального распоряжения главного бухгалтера. В общем случае структурные подразделения не имеют доступа к документам бухгалтерии. Изъятие документации возможно лишь при наличии специализированного запроса из дознавательных органов, суда или других инстанций, располагающих соответствующими полномочиями по закону. При этом необходимо предоставить официальное постановление, составленное с соблюдением законодательства. При изъятии необходимо составить протокол, одну из копий которого передают представителю организации под роспись.
Срок хранения первичных документов отражен в таблице ниже.
Особенности документооборота
Термин «документооборот» применяют к комплексу факторов, связанных с движением документации с момента создания бумаги до передачи ее в архивное дело. Разработка графика - это зона ответственности главного бухгалтера, хотя на некоторых предприятиях делегируется специалисту по документообороту. Впрочем, как показывает практика, наиболее корректным является включение такого графика в учетную политику организации, которая затем утверждается специально издаваемым приказом за подписью главного должностного лица компании.
При помощи графика можно согласовать и упростить задачу планирования на предприятии. График документооборота первичной документации - это список исполнителей, временные промежутки, в рамках которых бумаги должны направляться бухгалтерии, а также сроки, за которые бухгалтеры их обрабатывают. Обязательно описываются отчетные периоды, включая балансовую отчётность. Зачастую учетная политика содержит регламентацию сроков хранения первичных документов, причем этот период или приравнивается к установленному законом, или назначается большим, если того требует специфика деятельности компании. Когда отчетность за год сдается, документация готовится установленным порядком и передается на архивное хранение. При этом учитывают, что в будущем может возникнуть необходимость извлечения полезных данных из переданного на хранение объема. Для этого принято разделение дел на папки, группировка же объясняется содержанием. Обязательно каждой папке присваивают релевантный заголовок.
Особенности хранения дел
Вся формируемая в ходе деятельности предприятия документация, как было указано выше, делится на предназначенную для временного хранения и постоянного. При передаче бумаг в архив необходимо каждую из этих категорий сдавать по отдельности, не смешивая официальные бумаги в одних папках. При этом копии нужно хранить отдельно от подлинников. Также в отдельные папки придется рассортировать документацию, показывающую отчетность, планы по году и по кварталам, по месяцам. Одно дело должно содержать одну штуку документации.
Для группировки одного дела можно использовать документы, сгенерированные за один период (квартал, год, месяц). Исключение составляют так называемые преходящие категории - например, личные дела, закрытие которых не приурочено к календарному году. Если дело содержит в себе документацию, сгенерированную за несколько месяцев, необходимо каждый месяц отделять от других специальным листом, фиксируя на нем, какой период документирует идущий за ним блок. При этом допускается группировать в одно дело до 250 листов. Папка в толщину может быть 4 см и меньше.
На что еще обратить внимание?
Как видно из правил ведения архива, если документация имеет приложения, таковые (вне зависимости от того, когда именно были составлены) должны присоединяться к той документации, которую они сопровождают. Вообще последовательность для архива бухгалтерской документации очень важна, поэтому ее необходимо соблюдать неукоснительно. Как правило, сначала размещают отчетность, затем пояснительные записки, после чего баланс, дополненный приложенными документами.
При организации хранения лицевых счетов сотрудников компании необходимо выделить для этого отдельное дело, в котором документацию раскладывают по годам со строгим соблюдением хронологии. Годовую переписку формируют в папки с указанием календарного года и тоже систематизируют в соответствии с датами. За каждым запросом должен следовать ответ на него.
Некоторые особенности
Сроки хранения, прописанные в Налоговом кодексе, могут отличаться от тех нормативов, которые указаны в законах, регламентирующих деятельность бухгалтерии. При наблюдении подобного несоответствия рекомендовано в первую очередь соблюдать тот временной промежуток, который больше - это позволит в случае необходимости обращения к документации воспользоваться ею, даже если по одному из действующих правил срок уже вышел. Кроме того, проверяющим органам будет не к чему придраться. Также необходимо помнить об изданном в 2000 году специальном перечне, указывающем длительность хранения некоторых специфических групп документации. Этот перечень регулярно обновляется и дополняется, поэтому главный бухгалтер предприятия и отдел, ответственный за документооборот, должны следить за актуальной информацией.
Если сроки хранения были нарушены, ответственность за это возлагается на руководителя компании, несмотря на то, что вопрос сохранности в первую очередь входит в зону ответственности главного бухгалтера. Если порядок, длительность хранения нарушены, фирме назначают штраф. Для должностного лица наказание варьируется обычно в границах двух-трех тысяч рублей. А вот если первичной документации вообще не ведется, за это могут наказать выплатой штрафа от пяти тысяч рублей и больше.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.
Для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов рекомендуется вести номенклатуру дел.
Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку - дело. Все папки, находящиеся в подразделении, образуют номенклатуру дел. Список дел может быть оформлен следующим образом:
индекс дела (номера на папке) может состоять из присвоенного подразделению номера и внутреннего номера;
наименование дела (заголовок);
количество дел в папке (заполняется при формировании папки);
срок хранения;
примечание (может указываться, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).
Первичные документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главархивом СССР 15.08.88 (с изм. от 06.10.2000).
Перечень
Типовых управленческих документов,
Образующихся в деятельности организаций,
С указанием сроков хранения
(утв. Росархивом от 06.10.2000)
(Извлечение)
Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.
Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.
|
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документов |
Примечание |
|
4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность |
|||
|
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: |
<1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых, квартальных - пост. |
||
|
а) сводные годовые | |||
|
б) годовые | |||
|
в) квартальные | |||
|
г) месячные | |||
|
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним | |||
|
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам | |||
|
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | |||
|
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов |
Пост. <1> |
<1> Квартальных - 5 л. |
|
|
План счетов бухгалтерского учета | |||
|
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) | |||
|
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. |
<1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласии следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения |
||
|
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) |
<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласии, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
||
|
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) | |||
|
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | |||
|
Переписка о финансово- хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | |||
|
Лицевые счета работников | |||
|
Положения о премировании работников |
5 л. <1> ЭПК |
<1> После замены |
|
|
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат |
<2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
||
|
Переписка о выплате заработной платы | |||
|
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | |||
|
Гарантийные письма | |||
|
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | |||
|
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности | |||
|
Исполнительные листы |
До минования надобности <1> |
<1> Не менее 5 л. |
|
|
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | |||
|
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов |
До замены новым | ||
|
Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков |
До минования надобности <1> |
<1> Не менее 5 л. |
|
|
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | |||
|
Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях | |||
|
Оборотные ведомости |
<1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
||
|
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах |
<1> После снятия с учета |
||
|
Отчеты по налогам: |
<1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии |
||
|
а) годовые | |||
|
б) квартальные | |||
|
в) месячные |
1 г. <2> - |
||
|
Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней | |||
|
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | |||
|
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | |||
|
Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда | |||
|
Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг | |||
|
Лицевые счета акционеров |
<1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения про верки (ревизии) |
||
|
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) |
5 л. <1> ЭПК |
<1> После истечения срока действия договора, соглашения |
|
|
Паспорта сделок | |||
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ |
<1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
||
|
Договоры о материальной ответственности |
<1> После увольнения материально-ответственного лица |
||
|
Образцы подписей материально-ответственных лиц |
До минования надобности | ||
|
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
<1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения |
||
|
Книги, журналы, карточки учета: |
<1> После окончания срока действия последнего договора контракта, соглашения <2> После ликвидации основных средств при условии завершения про верки (ревизии) <3> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения <4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) <5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) |
||
|
а) ценных бумаг | |||
|
б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) |
5л. <1>ЭПК |
||
|
в) основных средств (зданий, сооружений) | |||
|
г) расчетов с организациями | |||
|
д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | |||
|
е) погашенных векселей на уплату налогов | |||
|
ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | |||
|
з) хозяйственного имущества | |||
|
и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) | |||
|
к) подотчетных лиц | |||
|
л) исполнительных листов | |||
|
м) сумм доходов и подоходного налога работников | |||
|
н) депонированной заработной платы | |||
|
о) депонентов по депозитным суммам | |||
|
п) доверенностей | |||
|
Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности | |||
|
Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | |||
|
Заказы на бланки учета и отчетности | |||
|
Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности | |||
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:
в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;
в Инструкции «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан», утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.
Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.
Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.
Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).
Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.
Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.
Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».
Сроки хранения электронных документов
Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.
Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.
Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.
Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.
Оформляется при этом множество документов , большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.
Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:
- учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
- распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
- документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
- бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
- специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.
В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы : документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.
Подготовка к передаче и требования к хранению
Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.
Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:
- индекс дела , который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
- заголовок дела , вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
- поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
- последняя графа содержит примечания , касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.
Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.
Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами . Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет , такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.
Нормативные акты и ответственность
На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004 , отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.
Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб , однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб .
Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 . Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.
Доступ к документам и сроки их предоставления
Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.
Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями , но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.
Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива
Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов :
Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет . Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.
Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения
Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды .
При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.
Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий :
- помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
- вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
- отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
- не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.
Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт , отражающий результаты ее проведения.
Особенности использования документов и организация работы
Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.
Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.
Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.
Порядок контроля
Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.
Так, согласно закону №125-ФЗ , контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.
Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.
Оформление электронных носителей
В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.
Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.
Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс , требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.
Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.
Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
- документы налогового учета и отчетности;
- документы бухгалтерского учета и отчетности.
К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухучета (отчетности) делятся на три основные группы:
- формы бухгалтерской отчетности;
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
- первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.
Кроме того, к бухгалтерским документам относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы (доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.)
Сроки хранения бухгалтерских документов следует соблюдать
Рассмотрим, в течение какого срока следует хранить те или иные бухгалтерские (налоговые) документы.
Требования законодательства
Какими же сроками следует руководствоваться учреждению? По мнению автора, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:
- не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения бухгалтерских документов;
- в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.
Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов
За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.
За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность - штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.
Бухгалтерская и налоговая отчетность
Однако для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего.
Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах и Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 .
Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне . В частности, пятилетний период хранения начинает течь:
- для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) - с момента истечения срока действия;
- для договора о материальной ответственности - с момента увольнения материально ответственного лица;
- для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции - с момента снятия организации с налогового учета.
Как хранить бумаги
Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.
В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.
Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Какие документы передаются в архив
Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание - пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Порядок уничтожения бумаг
Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.
Уничтожить документы можно двумя способами.
Воспользовавшись услугами специализированной организации. В указанной ситуации передача документов на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов.
Уничтожить документы самостоятельно. К примеру, путем сожжения либо воспользовавшись уничтожителем бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов должна зафиксировать экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме (см.).