Недавно фирма "1С" выпустила 2-е, дополненное издание популярной книги "Бухгалтерия для бюджетных организаций" в вопросах и ответах", в которой разработчики этой конфигурации ответили на наиболее часто возникающие у пользователей вопросы. Учитывая высокую методическую ценность этого издания, редакция "БУХ.1С" решила ознакомить читателей с некоторыми материалами из него. В этом номере речь пойдет о ряде актуальных вопросов учета материальных запасов. Напомним, что книгу можно приобрести у партнеров фирмы "1С" и в книжных магазинах.

Организация аналитического учета материальных запасов по статьям ФКР и ЭКР

При оформлении поступления материалов в программе нигде не указывается статья функциональной (ФКР) и экономической (ЭКР) классификаций расходов. Это приводит к тому, что невозможно в дальнейшем отслеживать статьи ФКР и ЭКР при движении материалов, а главное, при списании. Как решить эту проблему?

Оплата ТМЦ осуществляется с учетом кодов ЭКР. Оприходование материалов, если мы их сразу не списываем, происходит без учета кода ЭКР. Когда через некоторое время материал списывается, то надо проставить код ЭКР, но мы не помним, с какого кода ЭКР мы платили. Было бы комфортнее, если бы при оприходовании материала мы бы фиксировали код ЭКР, с которого была оплата.

Знаем, что в документе оприходования не предусмотрен код ЭКР. Как можно его ввести в базу?

В соответствии с пунктом 59 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утверждена приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н) бухгалтерский учет материальных запасов ведется по наименованиям материалов и материально-ответственным лицам. Первичные документы и регистры учета материальных запасов, разработанные Минфином России, не предусматривают реквизитов для указания статей функциональной (ФКР) и экономической (ЭКР) классификаций расходов, следовательно, и аналитический учет материальных запасов по статьям ФКР и ЭКР указанной Инструкцией не предусмотрен. Поэтому в типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" по счетам учета материальных запасов установлены два разреза аналитического учета - по субконто 1 "Материалы" ("Оборудование", "Продукты питания") и субконто 2 "МОЛ".

Для организации оперативного учета материальных запасов по статьям ФКР и ЭКР есть несколько вариантов.

Например, можно организовать партионный учет материальных запасов по статьям ФКР и ЭКР. То есть в справочниках "Материалы", "Продукты питания", "Оборудование" и т. п. на одну и ту же номенклатуру создается несколько позиций (элементов справочника) по статьям ФКР и ЭКР. Код статьи можно указать непосредственно в кратком наименовании МЗ. Можно также объединить материальные запасы в группы по видам ЭКР (ФКР). При такой организации справочника вы будете видеть, с какой позиции следует списывать материальные запасы.

Распределение элементов справочника по группам возможно не только при начале ведения учета, но и уже в заполненном справочнике.

Например, в справочнике "Материалы" первоначально введены только группы по видам материальных запасов, внутри которых введены элементы по номенклатуре.

Создадим внутри какой-либо группы новые группы по кодам ЭКР, по которым приобретались материальные запасы этого вида.

После создания иерархической структуры вложенных групп складывается ситуация, когда группы расположены отдельно от элементов справочника. В связи с этим потребуется элементы, ранее введенные общим списком, распределить по своим папкам.

Для реализации этой операции необходимо, чтобы в окне для просмотра справочника помимо таблицы было раскрыто дерево групп (щелчком мыши на папке с нужным кодом ЭКР) (рис. 1).

Рис. 1. Перенос элемента справочника в группу

Для переноса элемента или группы в другую группу справочника необходимо последовательно выполнить следующие действия:

• в таблице справочника установить курсор на строку с тем элементом или группой, которую необходимо перенести в другую группу;
• в дереве групп выбрать наименование той группы, куда предполагается перенести выбранный элемент;
• в меню "Действия" выбрать команду "Перенести в другую группу" или нажать комбинацию клавиш Ctrl + F5.

Последовательно выполняя аналогичные действия с каждым элементом справочника, обеспечим их распределение по группам.

Следует отметить, что изменение кода или наименования объекта справочника (группы или элемента), изменение вложенности не потребуют исправления проводок или повторного проведения документов, использующих эти объекты. То есть объект остается тем же, несмотря на проведенные изменения.

Если код ЭКР (ФКР) указан непосредственно в наименовании материала, то в любых аналитических отчетах, сформированных по счетам учета материальных запасов, можно будет увидеть остатки по кодам ЭКР.

Если в справочнике материальные запасы объединены в группы по видам ЭКР (ФКР), то сформировав стандартный отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету", в котором для субконто "Материалы" включена опция "Группы" (рис. 2), можно получить информацию о движении материальных запасов, сгруппированную по группам (рис. 3). Кроме того, к счетам учета материальных запасов можно создать субсчета второго порядка по статьям ЭКР или ФКР.

Рис. 2. Настройка группировки информации в отчете

Рис. 3. Вывод информации с группировкой по группам справочника

Разделение финансового и материального учета

При работе с сетевой версией "1С:Бухгалтерии", как правило, с одним и тем же документом последовательно работают несколько сотрудников. Например, при поступлении материальных ценностей сопроводительные документы сначала частично обрабатываются в финансовом отделе - вносятся данные о поставке в целом для оперативного получения информации о взаиморасчетах с контрагентами, и только потом в материальном отделе производится разноска МЦ по бухгалтерским счетам. Как организовать такой порядок в "Бухгалтерии для бюджетных организаций"?

Для разделения финансового и материального учета во все документы по поступлению материальных ценностей введен реквизит "Сумма документа", в котором следует указывать общую сумму поступивших материальных ценностей.

Если сопроводительные документы поступают в первую очередь в финансовый отдел, то при оформлении поступления в программе сотрудник финансового отдела может заполнить в приходном документе только данные о контрагенте, общую сумму документа (стоимость поступивших материальных ценностей), а также отнести всю сумму документа на одну позицию в спецификации документа, например, "Не отрегулировано". Для этого в справочнике материальных ценностей должен быть элемент с таким наименованием. Заполненный документ следует записать в журнал, а на сопроводительном документе указать номер соответствующего документа в программе.

При поступлении сопроводительных документов в отдел материального учета, следует по указанному номеру открыть их аналог в программе и дооформить документ, то есть заполнить его табличную часть - по номенклатуре поступивших материальных ценностей ввести данные о количестве и стоимости, указать счета бухгалтерского учета, МОЛ, а затем перепровести документ.

Возможно, на один сопроводительный документ придется ввести несколько документов в программе, например, когда по одному счету-фактуре получены основные средства и малоценные предметы. В этом случае новые документы можно ввести копированием документа, введенного в финансовом отделе. В документах следует откорректировать сумму, указанную в электронном документе, введенном в финансовом отделе, указав в одном общую стоимость, например, только основных средств, в другом - общую стоимость, например, только малоценных предметов.

Регистрация поступления материальных ценностей в документе "Авансовый отчет"

В новом релизе "Бухгалтерии для бюджетных организаций" при создании документа "Авансовый отчет" для оформления расчетов с подотчетными лицами в части оприходования на склад поступивших МЦ не формируется проводка. Она формируется через документ "Поступление МЗ". В предыдущем релизе авансовый отчет всегда формировал проводки. На какой методологический документ можно ссылаться, объясняя данное изменение формирования проводки?

Возможность ввода документа "Поступление МЗ" (поступление материальных запасов) из документа "Авансовый отчет" при выборе счета из группы 06 включена в конфигурацию по многочисленным просьбам пользователей программы.

Предложенная в программе технология оформления поступления через подотчетное лицо основных средств, нематериальных активов и малоценных предметов - при выборе корреспондирующего счета из группы 01 или 07 вызывается соответствующий документ "Покупка ОС и НМА" или "Поступление МП" - понравилась пользователям: одновременно регистрируется авансовый отчет подотчетного лица и приходуются материальные ценности, при проведении документа "Авансовый отчет" проводится и документ поступления материальных ценностей.

Ввод документа "Поступление МЗ" из документа "Авансовый отчет" дает возможность, например, списать на расходы приобретенные через подотчетное лицо материалы сразу в момент оприходования. При проведении документа "Авансовый отчет" проводится и документ "Поступление МЗ". При отмене проведения документа "Авансовый отчет" отменяется проведение и документа "Поступление МЗ". Проводки по поступлению материалов (и списанию), сформированные документом "Поступление МЗ", отражаются в печатной форме документа "Авансовый отчет", а также на закладке "Шапка" документа "Авансовый отчет" при нажатии кнопки "Показать" и выборе пункта "Бухгалтерские записи". Перечень проводок, которые формируются при проведении документа "Авансовый отчет", отражается в расшифровке к авансовому отчету и в журнале проводок:

• для формирования и печати расшифровки к авансовому отчету следует нажать кнопку "Проводки" в журнале "Авансовые отчеты";
• чтобы просмотреть проводки, сформированные документом "Авансовый отчет", находясь в журнале "Авансовые отчеты", надо выделить курсором документ "Авансовый отчет" и нажать кнопку "ОK". Чтобы просмотреть проводки, сформированные документом "Поступление МЗ", находясь в журнале "Материальные запасы", надо выделить курсором документ "Поступление МЗ" и нажать кнопку "ОK".

Следует обратить внимание на ошибку некоторых пользователей, которые вводят в документ "Авансовый отчет" строки по каждому наименованию поступивших материалов. В строке документа "Авансовый отчет" следует указывать всю сумму по чеку на приобретение материалов, а в уже открывшемся документе "Поступление МЗ" производится расшифровка этой суммы по конкретным видам материалов.

Если в вашем учреждении подотчетное лицо сначала сдает материалы на склад, а потом приносит авансовый отчет в бухгалтерию, то можно проводить оформление следующим образом. Сначала на складе (на участке учета материальных запасов) МЗ приходуются документом "Поступление МЗ", в котором в качестве корреспондирующего счета указывается счет 178. При проведении документа по каждой номенклатурной единице формируются проводки:

Дебет 06 Кредит 178 - на сумму поступивших ценностей.

Затем в бухгалтерии (на участке расчетов с подотчетными лицами) вводится документ "Авансовый отчет", в котором делается одна запись:

Дебет 178 Кредит 160 - на сумму поступивших ценностей.

Учет безвозмездно полученных ценностей

Мы - медицинская организация, и к нам частенько приходят медикаменты по гуманитарной помощи, то есть без цены, и, следовательно, приходный документ получается без сумм. А такие документы в "Бухгалтерии для бюджетных организаций" не проводятся, и количественный учет в отчетах (оборотно-сальдовая ведомость и так далее) не показывается. Каким образом мы можем решить эту проблему?

В соответствии с пунктом 59 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утверждена приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н) учет материальных запасов, приобретенных за счет бюджетных средств, средств, полученных от предпринимательской деятельности, целевых средств и безвозмездных поступлений, ведется на балансовых счетах в количественном и суммовом выражении. Поэтому документы, с помощью которых в конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" отражается движение материальных ценностей на балансовых счетах бухгалтерского учета, предполагают указание как стоимости, так и количества материальных ценностей.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" оценка имущества, полученного безвозмездно, осуществляется по рыночной стоимости на дату оприходования (п. 1 ст. 11). Это же положение закреплено в пункте 47 Инструкции № 107н - "основные средства, полученные и переданные учреждениями безвозмездно, отражаются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости", а также в пункте 26 (подп. "а") - "излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации".

Таким образом, на баланс учреждения не положено принимать ценности без указания их стоимости. Оприходование материальных ценностей, поступивших без цены, должно производиться по рыночной стоимости.

Рыночная стоимость определяется в порядке, изложенном в пункте 26 (подп. "а") Инструкции № 107н: "формирование текущей рыночной стоимости производится на основе цены, действующей на дату оприходования имущества, на данный или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене имущества должны быть подтверждены документально или экспертным путем".

Подтверждением рыночной цены могут быть данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе.

Если по какой-либо причине невозможно получить необходимую информацию о действующих ценах, то стоимость должна быть определена "экспертным путем" - следует созвать комиссию из работников учреждения, оценить поступившие ценности, хотя бы в условной оценке, оформить соответствующий акт в произвольной форме, в котором фиксируется, что безвозмездно переданные учреждению ценности ставятся на учет по "такой-то" цене. Акт заверяется подписями членов комиссии. В этой оценке следует принять ценности к учету, оформив поступление на баланс соответствующими документами программы.

Следует учесть, что установление текущей рыночной цены объектов основных средств организацией-получателем, не имеющей лицензии на оценку имущества, в частности, комиссией из работников учреждения, действующими нормативными документами не предусмотрено. В данном случае придется прибегнуть к услугам независимого эксперта.

В "Бухгалтерии для бюджетных организаций" безвозмездно поступившие малоценные предметы приходуются универсальным документом "Поступление МП", в котором выбирается источник поступления "Безвозмездно получено/передано". При выборе этого источника на основной закладке документа надо указать только поставщика ценностей.

В табличной части указывается субсчет 3 счета учета малоценных предметов с типом источника финансирования "ЦС и БП" (так как безвозмездное поступление в соответствии с Инструкцией № 107н должно учитываться как целевые средства) и поступившие ценности по цене, которую утвердила комиссия.

Дебет 07.3 Кредит 260.3.

Безвозмездно поступившие материальные запасы (МЗ) приходуются универсальным документом "Поступление МЗ", в котором на основной закладке "Шапка" указывается счет 270.3 "Средства от безвозмездных поступлений", выбирается вид поступления, например "Благотворительность" и источник финансирования "Безвозмездно получено/передано".

В табличной части указываются счета учета материальных запасов с субсчетами "3" ("ЦС и БП"), например 063.3, номенклатура МЗ по цене, которую утвердила комиссия.

При проведении документа будут сформированы проводки:

Дебет 06.3 Кредит 270.3.

Учет оборудования для НИОКР по договорам заказчика

Как оприходовать оборудование для научно-исследовательских работ по договорам заказчика на счет 044.2? Как сделать так, чтобы это оборудование попадало в реестр закупок?

Для регистрации движения оборудования для научно-исследовательских работ по договорам заказчика, учитываемого на счете 044.2, следует использовать документы раздела "Учет материальных запасов". В частности, для оприходования - документ "Поступление МЗ".

В табличной части документа выбирается счет 044 и номенклатура оборудования. Об оформлении документа "Поступление МЗ" читайте в описании документа и документации к программе. После проведения документа "Поступление МЗ" данные о закупке оборудования будут включены в реестр закупок.

При передаче оборудования со склада в научное подразделение для выполнения работ по теме (договору) следует оформить документ "МЗ списание" для списания оборудования с баланса.

При этом необходимо поставить оборудование на забалансовый учет - на счет А02 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение". Проводки по счету А02 следует вводить вручную.

Понятие, классификация и оценка материальных ценностей бюджетных учреждений

Категория «материалы» в широком смысле этого термина присуща как сфере материального производства, так и бюджетным учреждениям, основным продуктом деятельности которых является-услуги. Под материальными запасами бюджетных учреждений понимают различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности как предметы труда. Есть материальные запасы - это часть имущества,:

а) используется в производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг;

б) предназначается для продажи непосредственно или после соответствующей обработки;

в) используется для управленческих нужд организации.

В отличие от производственной сферы, где все производственные запасы в процессе использования переносят свою стоимость на себестоимость изготовленной готовой продукции, стоимость потребленных материалов в бюджетных учреждениях основном относится на их фактические расходы.

Состав материальных ценностей бюджетных учреждений достаточно широк и разнообразен, поэтому для правильной организации их учета важное. Значение имеет научно обоснованная их классификация, оценка и выбор единицы учета. В бюджетных учреждениях основным является группировка материалов по функциональному назначению, которое положено в основу организации учета материальных ценностей:

Материалы для учебных, научных и других целей;

Продукты питания;

Медикаменты и перевязочные средства;

Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности;

Топливо, топливо и смазочные (смазочные) материалы;

Материалы в пути;

Корма и фураж;

Запасные части к машинам и оборудованию;

Строительные материалы;

Другие материалы;

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;

Изделия производственных (учебных) мастерских;

Продукция подсобных (учебных) сельских хозяйств.

Отдельное учетную группу в составе производственных запасов бюджетных учреждений составляют животные на выращивании и откорме, которые по экономической классификации относятся к предметам труда.

Систематизированный перечень всех материальных ценностей, используемых в учреждениях, ч полным и точным наименованием и группировкой в ​​разрезе групп, подгрупп, субпидгруп, сортов (сортов, типоразмеров и т.п.) составляет единую номенклатуру ценностей учреждения. Каждому наименованию материалов в этом перечне предоставляется постоянный номенклатурный номер, определяется учетная единица измерения, иногда и учетная цена. В таком виде этот перечень (реестр) материальных ценностей приобретает значение номенклатуры-ценника. Он тиражируется в необходимом количестве экземпляров с таким расчетом, чтобы им могли пользоваться все отделы учреждения, службы, подразделения и материально ответственные лица.

В небольших бюджетных учреждениях для ограничения учетной номенклатуры материалов и упрощения их учета однородные и сходные по качественным признакам материалы могут объединяться под одним номенклатурным номером. Номенклатурный номер - это сокращенное постоянно действующее условное обозначение соответствующей группы или вида материалов, используемое для облегчения внутрихозяйственного учета. Номенклатурный номер проставляют на всех первичных документах по учету движения и расходования материальных ценностей.

Важным элементом организации учета материалов является их оценка, то есть денежное выражение их стоимости. В бюджетных учреждениях материалы всех видов, продукты питания, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в учете и отчетности отражаются по покупной цене. Транспортные расходы, суммы налога па добавленную стоимость за приобретенные ценности зачисляются прямо па фактические расходы учреждения и не влияют на оценку приобретенных ценностей. По учетную цену обычно берут фиксированные (постоянные) цены на год (прейскурантные, планово-расчетные или средневзвешенные). Отклонение фактической стоимости материалов от их учетной цены можно учитывать на отдельном аналитическом счете «Отклонения от учетных цен» в составе соответствующего субсчета учета материалов и периодически списывать на расходы учреждения пропорционально учетной стоимости израсходованных материалов, а при незначительных запасах материалов (в небольших учреждениях) - прямо списывать на фактические расходы учреждения при оприходовании материалов.

Материально-производственные запасы, изготовленные силами организации в собственной мастерской, подсобном хозяйстве и т.д., принимаются па учет Иа фактической себестоимости. Стоимость ценностей, полученных безвозмездно, определяется исходя из их рыночной цены на дату оприходования. Ценности, приобретенные за иностранную валюту, оценивают в национальной валюте Украины (гривнах) по курсу НБУ на дату осуществления операции приобретения. Материально-производственные запасы, принадлежащие другим юридическим или физическим лицам, но находятся на ответственном хранении в данном учреждении, учитываются на забалансовых счетах по ценам, предусмотренным договором.

Периодически, как правило в периоды инфляции, учреждения по решению Главного управления Государственного казначейства Украины и Министерства экономики могут проводить дооценку материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Последняя такая дооценка материальных ценностей была проведена по состоянию на конец 1997 Для этого в соответствии с утвержденной инструкции создавались специальные комиссии (по приказу руководителя учреждения). Для определения новой цены пользовались действующим ценам на дату переоценки. Результаты дооценки оформлялись актом произвольной формы и отображения в учете и отчетности как увеличение стоимости активов и финансирования из бюджета. В условиях стабильного экономического развития такие дооценки запасов проводить нецелесообразно.

Под понятие ТМЦ попадают все материальные ценности (имеющие стоимость), которые находятся на предприятии и предназначены для осуществления ее деятельности. Это может быть оборудование, инвентарь, продукты питания, медикаменты, расходные материалы.

ТМЦ поступает на предприятие, приходуется на баланс по закупочной стоимости и согласно налогового законодательства (имеется в виду ставка и вид обложения НДС). Далее действуют стандартные процессы

Сохранность

Определяются лица, несущие ответственность за физическую сохранность и документальную.

Соответствие фактических запасов требуемым.

В определенных организациях есть четкие нормативы, которые определяют количество единиц товара, которое должно быть на складе. Эта разница выявляется и устраняется.

Планы снабжения

Учитывается временной промежуток, на который хватит товара, с учетом его расхода (или износа), на основании этого составляется план закупок и поставок.

Затраты на хранение

Рассчитываются финансовые затраты, которые тратит предприятие на хранение материальных ценностей. В случае необоснованных затрат (если наличие не предусмотрено нормативами), затраты оптимизируются.

Соблюдение норм потребления

Отслеживается скорость потребления или износа ТМЦ, Проводится сравнение с нормативной документацией. В случае выявления несоответствий, проводится расследование и устранение несоответствий.

Выявление неиспользуемых материалов

Отслеживаются и изымаются с хранения неиспользуемые ТМЦ (если только их постоянное наличие не прописано в нормативной документации). Далее принимается решение. Или товар реализовывается или перемещается в другую организацию. Возможен вариант возврата поставщику.

Корректирование фактических остатков

Проведение инвентаризации. Фиксируются фактические остатки, сравниваются с документальными и составляется акт, в котором указываются выявленные недостачи (излишки).

В процессе хранения, происходит не мало движений ТМЦ. Все они должны быть оформлены по утвержденным формам. Например перемещение ТМЦ (как между складами организации, так и между организациями). Списание товаров (утилизация ТМЦ непригодных к дальнейшему хранению и использованию).

Поставки осуществляются только организациями и подотчетными лицами, с которыми заключены договора подтвержденных форм.

Источник: ideyaforbiznes-online.ru

Распоряжением правительства РФ (на период с 2013 по 2018гг) утвержден проект поэтапного усовершенствования системы нормирования по оплате труда для бюджетных работников....

Эффективной мерой, поддерживающей экономику, является оказание помощи государством субсидиями и субвенциями. В получении субсидий заиетересовано большинство бюджетных...

В трудовом кодексе Российской Федерации вся ответственность по обеспечению безопасности и охране труда лежит на работодателе. Работодатель обязан за свой счёт укомплектовать...

Учреждение, созданное органами государственной власти или местными органами самоуправления на основе действующего бюджетного законодательства РФ - называется бюджетным. Сфера...

В каждом бюджетном учреждение, в деятельности используются учет товарно-материальных запасов. Приобретение материальных запасов бюджетными учреждениями может осуществляться за счет бюджетных и внебюджетных средств. При этом в зависимости от источника финансирования применяются как бюджетный, так и налоговый учет материальных запасов.

Бюджетные учреждения, на балансе которых есть материальные запасы, в том числе продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, это в первую очередь: больницы, школы, детские сады, детские дома.

Материальные запасы

Перечень объектов, относимых к материальным запасам, приведен в п. 51 Инструкции N 148н от 30.12.2008г. (с изменениями от 01.01.2010г.)

Материальные запасы – это часть имущества, используемая: для управленческих нужд учреждения. Основными задачами учета материальных запасов в бюджетного учреждения являются:

• контроль за сохранностью ценностей;
• контроль за соответствием складских запасов нормативам;
• контроль за выполнением планов снабжения материалами;
• выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов;
• контроль за соблюдением норм потребления;
• своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации;
• получение точных сведений об остатках, находящихся на складах.

Также важно указать значимость первичных документов в учете материалов в бюджетных организациях. Первичные документы по поступлению материальных запасов играют важную роль в организации учета материальных запасов в бюджете, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют контроль за сохранностью и рациональным использованием материальных запасов. Учет ТМЦ в бюджетных организациях требует, чтобы первичная документация оформлялась на основании типовых форм, которые имеют все необходимые реквизиты.

Материальные запасы в бюджетную организацию поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства материальные запасы – это один из видов нефинансовых активов бюджетных учреждений. На поставку материалов бюджетная организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Операции по перемещению материальных запасов

Отражение в бюджетном учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании соответствующих документов. См. Приказ Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

Для оформления и регистрации движения материальных запасов, продуктов питания, оборудования, требующего монтажа – на счетах группы 105.00 «Материальные запасы»:

• 105.01 «Медикаменты и перевязочные средства»;
• 105.02 «Продукты питания»;
• 105.03 «Горюче-смазочные материалы»;
• 105.04 «Строительные материалы»;
• 105.05 «Мягкий инвентарь»;
• 105.06 «Прочие материальные запасы»;
• 105.07 «Готовая продукция»;
• 105.08 «Товары».

А также по счетам 107.х3 «Материалы в пути» применяются документы группы «Учет материальных запасов». См. Приказ от 16 декабря 2010 г. N 174н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и инструкции по его применению».

На сегодняшний момент списание материальных запасов в бюджетных учреждениях производится на основании приказа по учреждению и указанию норм списания.

Статья актуальна на февраль 2015 года.

Анастасия Карабанова

Бухгалтер - эксперт

К материальным ценностям бюджетных учреждений относятся оборотные и необоротные материальные активы, принадлежащие учреждению.

Поступление оборотных материальных активов на склад учреждения может отражаться следующими типовыми документами: накладная, акт приемки, товарно-транспортная накладная. При получении материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение ценностей, выписка которой производится в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей для получения ценностей, утвержденной приказом Минфина Украины от 16.01996 №99.

Выдача материальных ресурсов производится по следующим документам, форма которых определена приказом Государственною казначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции об их составлении» ог 18.12.2000 г. №130:

Накладная ф. 3-3 применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная используется как разовый документ для получения материалов сверх лимита или для возврата неиспользованных материалов на склад;

меню-требование ф. 3-4,3-4а применяются для выдачи продуктов питания со склада в тех учреждениях, которые имеют столовые;

ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397 используется в учреждениях сельскохозяйственного профиля;

Заборная карточка ф. 3-5 применяется для выдачи нескольких наименований материалов и топлива одном) получателю в течение месяца. Выдача материалов по заборной карте может быть как ежедневной, гак и периодической, через определенные промежутки времени. Карта выписывается в двух экземплярах, один остается на складе, а другой у получателя. Выдача материалов и топлива по заборной карте производится в пределах лимита; отпуск сверх лимита осуществляется по накладной ф. 3-3;

Кроме этих документов используются и бланки транспортных документов:

• -- путевой лист -- применяется для списания автомобильного топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для данной марки автомобиля;
• -- акт обмера остатков топлива -- применяется в том случае, если выдача топлива со склада по накладной или заборной карте невозможна. Фактический расход в этом случае сопоставляется с нормативным. А при перерасходе руководитель принимает меры к выявлению причин перерасхода, и в надлежащих случаях принимает меры взыскания к виновникам
• -- товарно-транспортная накладная -- применяется при перевозке грузов на собственных автомобилях.

Перечень документов о выдаче материалов со склада утверждается руководителем учреждения. Приказом руководителя определяется также перечень лиц, которым дано право на затребование и получение материалов со склада.

Поступление материальных ресурсов на склад оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика. В момент поступления материалов на склад материально ответственное лицо проверяет соответствие количества и качества поступивших материалов документам поставщика. Если имеется расхождение по количеству, качеству или ассортименту с данными поставщика, составляется акт приемки. Акт составляется комиссией в двух экземплярах с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации и заведующего складом. Один экземпляр остается на складе в качестве первичного документа для учета принятых материалов, а другой используется для предъявления претензии поставщику или сообщения ему о выявленной недостаче.

Па складе материальные ценности учитываются в натуральном выражении в книге количественно-суммового учета ф. 3-6 или в карточках количественно-суммового учета ф. 3-7. Одна карточка скрывается на один. Если складской учет ведется в книге ф. 3-6. то книга то начала записей должна быть прошита, пронумерована и опечатана. Для каждого вида материалов открывается отдельная страница. После каждого поступления или выдачи материальных ресурсов выводятся остатки. Если учет ведется на карточках ф. 3-7, то карточки заполняются в бухгалтерии и выдаются под расписку заведующему складом. Если в учреждении имеется несколько складов, то за каждым складом закрепляется своя номенклатура материальных ресурсов.

Документация по учету материальных запасов, которая применяется в бухгалтерии бюджетного учреждения, зависит от используемого метода учета материальных запасов. Могут применяться следующие методы учета материалов: оперативно-бухгалтерский, количественно-суммовой и с помощью отчетов материально-ответственных лиц. однако типовым для бюджетных учреждений принято считать количественно-суммовой метод с применением книг и или карточек количественно-суммового учета.

На основании первичных документов, поступивших со склада, бухгалтер в бухгалтерии отражает движение материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. Учетные данные из карточек ф. 3-7 или книги ф. 3-6 переносятся в накопительные или оборотные ведомости, после чего составляются следующие мемориальные ордера:

• -- свод накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания ф. 398;
• -- свод накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания ф. 411;
• -- накопительная ведомость расходования материалов ф.396.

Контроль правильности и полноты отражения информации о движении материалов на складах осуществляется следующим образом. Ежемесячно проводится сверка карточек складского учета с карточками количественно-суммового учета по каждому виду материалов по остаткам на начало месяца, оборотам по приходу и расходу и остаткам на конец месяца. Если данные не совпадают, то ищется ошибка, допущенная в аналитическом учете. Так как учет на складе и бухгалтерии ведется на основании одних и тех же первичных документов, расхождений быть не должно.

Синтетический учет материальных запасов ведется на счетах класса 2 «Запасы» по следующим субсчетам: «Производственные запасы» -- 20, «Животные на выращивании и откорме» -- 21, «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» -- 22, «Материалы и продукты питания»--23, «Готовая продукция» -- 24, «Продукция сельскохозяйственного производства» -- 2 Все эти счета -- активные. По дебету учитывается поступление материальных ресурсов, а по кредиту--их списание или отпуск со склада: сальдо показывает остаток материальных запасов, находящихся в распоряжении бюджетного учреждения. Из них основным является счет 23. Он имеет следующие субсчета:

Таблица 4.

Субсчета счета 23 «Материалы и продукты питания»

На субсчете 231 учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, электроматериалы, бумага для издания учебных программ, пособий и научных работ, подопытные животные и другие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ

На субсчете 232 учреждения, в сметах которых предусмотрены расходы по коду 1133 бюджетной классификации «Продукты питания», учитываются продукты питания.

На субсчете 233 учет медикаменты, вакцины, кровь и перевязочные средства, сыворотки и т.п. в больницах, лечебно-профилактических и других учреждениях, в которых предусмотрено финансирование по коду 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы» Учет материалов этой группы ведется в соответствии с инструкциями, издаваемыми Минздравом и Минфином Украины.

На субсчете 234 учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые на текущие нужды, стройматериалы для текущего и капитального ремонта Ассигнования на них кодом 1131 экономической классификации расходов «1 Предметы, материалы, оборудование и инвентарь»

На субсчетах 235-239 учитываются материалы соответствующего назначения: топливо, корма, тара и т.д.

В бюджетных организациях транспортно-заготовительные расходы, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей, не относятся на увеличение их стоимости, а списываются на соответствующие статьи расходов, за счет которых эти ценности приобретались. Исключение сделано для продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств. Расходы по их доставке относятся на статью 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Согласно Закону «О налоге на добавленную стоимость» суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные или начисленные бюджетным учреждением в связи с приобретением им материальных ценностей за счет бюджетных средств, не возмещаются из бюджета, а списываются на соответствующие статьи расходов учреждения. Эта операция записывается в учете сразу после приобретения материальных ценностей.

Определенные особенности имеет учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов. В плане счетов для их учета предусмотрен счет 22, который имеет два субсчета: «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, на складе и в эксплуатации» -- 221 и «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы специального назначения» -- 222.

В бюджетных учреждениях при приобретении МБП образуется фонд в МБП на сумму стоимости приобретенных МБП. Этот фонд учитывается на пассивном счете 41 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах», субсчет 411 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах по их видам». На сумму приобретенных МБП делается одновременно две проводки. Одной отражается факт приобретения МБП, а другой -- образования фонда в МБП в той же сумме. Необходимость в таком отражении поступивших малоценных и быстроизнашивающихся предметов возникает потому, что кассовые расходы по приобретению МБП одновременно являются фактическими расходами по исполнению сметы расходов бюджетного учреждения.

Учет МБП на складе ведется так же, как и учет материалов, т.е. в карточках складского учета или в книге складского учета. Выдача их со склада производится по накладной.

Аналитический учет поступивших МБП ведется на субсчете 221 по наименованиям предметов, количеству, стоимости, и материально-ответственными лицами на карточках или в книге. Аналитический учет выданных МБП ведется так же, как и аналитический учет поступивших МБП.

Списание МБП производится по мере их фактического износа или по истечению нормативных сроков службы. Учет операций по выбытию и перемещению МБП ведется в накопительной ведомости ф. 438.

Начиная с 2000 года, в целях экономии бюджетных средств. Законом Украины «О закупках товаров, работ и услуг за государственные средства» был введен порядок, согласно которому бюджетные учреждения должны были все закупки товарно-материальных ценностей, работ и услуг производить только на условиях тендеров. Предполагалось, что такой порядок позволит повысить эффективность использования бюджетных средств. Однако накопленный опыт показал, что условия и правила осуществления тендерных закупок не всегда дают эффект, на который рассчитывали законодатели. Законом Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» от 22 февраля 2000 года № 1440-111 и постановлением Кабинета Министров Украины от 27 сентября 2000 года № 1469 «Об организационных мерах касающихся функционирования системы государственных закупок» предусмотрен следующий порядок проведения тендеров.

В бюджетных учреждениях создаются тендерные комитеты или комиссии. Они могут действовать на постоянной основе, если на протяжении года ожидается проведение более чем двух закупок за государственные средства, или создается временный тендерный комитет. Тендерный комитет должен работать на условиях коллегиальности в принятии решений, отсутствия конфликтов интересов между членами комитета и их непредубежденности.

Состав комитета и положение о тендерном комитете утверждается приказом руководителя бюджетного учреждения. В своей комитет руководствуется Украины, Положением, утвержденным Министерством экономики Украины 26 12.2000 г. №280, нормативными доку метами заказчика и решениями самого комитета, принятыми им коллегиально.

Комитет должен включать не менее 5 человек, в основном должностных лиц руководителей экономических и юридических служб учреждения, а также работников, которые занимаются снабжением. Все они должны быть лицами, незаинтересованными прямо или косвенно в результатах тендера. Все решения по вопросам, которые рассматриваются на заседаниях тендерного комитета, принимаются простым голосов в присутствии не менее чем двух третей членов тендерного комитета. Оформляются эти решения протоколом, который подписывают все члены комитета, принимавшие участие в голосовании. Возглавлять комитет должен один из заместителей руководителя учреждения. Он и несет персональную ответственность за результаты работы комитета.

Как видим, тендерный комитет полностью отвечает за организацию процедур закупок. Он обеспечивает при этом выполнение следующих функций:

• -- планирование осуществления процедур закупок на протяжении года в пределах выделенных на эти цели бюджетных средств;
• -- выбор процедуры закупки в соответствии с требованиями действующего законодательства;

размещение объявлений о проведении закупок в бюллетени «Вестник государственных закупок» или в других печатных средствах массовой информации, на радио, на телевидении или рассылка приглашений поставщикам об участии их в тендере, а также информирование их о результатах тендеров;

• -- подготовка и рассылка участникам закупок необходимой документации;
• -- предоставление участникам закупок необходимых им разъяснений по тендерной документации;
• -- проведение процедуры предварительной квалификации поставщиков в случае ее применения;

организация приемки, хранения, раскрытия предложений, обеспечение выбора наиболее выгодного предложения исключительно на основании кригериев и методики оценки тендерных предложений и исключительно на основе критериев, в тендерной документация;

• -- ведение необходимой отчетности, касающейся осуществления процедуры закупок;
• -- в случае поступления жалоб от поставщиков -- обеспечение их надлежащего рассмотрения в соответствии с действующим законодательством.

В нормативных актах по проведению тендера определены права и обязанности членов тендерного комитета и его руководителя. Так, тендерный комитет имеет право:

• -- выступать организатором проведения торгов от имени организации-заказчика;
• -- готовить и подавать на утверждение руководителя организации проекты приказов, касающихся состава тендерного комитета и по вопросам проведения торгов;
• -- получать от структурных подразделений учреждения информацию, необходимую для проведения тендеров;
• -- привлекать без права голоса к работе комитета других работников учреждения, сторонних консультантов;
• -- в рамках утвержденной сметы учреждения осуществлять необходимые для проведения процедур закупки расходы.

Тендерный комитет обязан:

• -- организовывать проведение процедур закупок в соответствии с действующим законодательством и установленными процедурами закупок;
• -- использовать необходимое для выполнения возложенных на него задач имущество учреждения;
• -- обеспечивать равные условия для всех поставщиков, принимающих участие в тендере, объективный и честный выбор победите/и;
• -- хранить конфиденциальную информацию;
• -- своевременно готовить письменные разъяснения рутоводителю учреждения обо всех жалобах, поступивших от участников тендера, касающихся возможных нарушений процедуры закупок;
• -- своевременно оформлять соответствующую отчетность и подавать ее на утверждение руководителю учреждения.

Члены тендерного комитета имеют право принимать участие во всех его заседаниях, в обсуждении результатов тендеров и принятии решений по его результатам. Они могут знакомиться со всеми материалами, касающимися оценки и сопоставления тендерных предложений поставщиков, вносить предложения на рассмотрение тендерного комитета, а также имеют право на внесение своего особого мнения в протоколы заседаний тендерного комитета.

Члены тендерного комитета обязаны придерживаться норм действующего законодательства в сфере государственных закупок, объективно и непредубежденно рассматривать тендерные предложения поставщиков, обеспечивать сохранение информации, касающейся деятельности комитета. При этом руководитель и его члены несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за нарушения, допущенные во время проведения процедур закупок, за неправильность и необъективность принятых решений, несоблюдение требований достоверности и сохранения конфиденциальной информации, недостатки в ведении отчетности.

При выявлении нарушений в работе комитета, в частности вследствие рассмотрения жалоб от поставщиков, участвующих в проведении тендеров, руководитель тендерного комитета подает письменные разъяснения руководителю бюджетного учреждения.

Как видим, в нормативных документах подробно расписаны все стороны деятельности тендерных комиссий и комитетов, однако практика показывает, что нормативные документы еще очень несовершенны. Деятельность тендерных комитетов является фактически закрытой. Порядок проведения тендеров имеет целый ряд недостатков.

До 2003 года тендер проводился «с копейки». Законом Украины от 16.012003п, начиная с 20 апреля 2003 года предусмотрено распространение действия Закона «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» только на закупки, стоимость которых равна или превышает сумму, эквивалентную 2 тысячам евро, а с 2005 года -- 5 тыс. евро.

Еще один недостаток -- сложность контроля за деятельностью тендерного комитета или комиссии. Суть недостатка заключается в следующем. Формально тендер может- проводиться в соответствии с требованиями законодательства, однако фактически результаты тендера могут «распределяться» между участниками, го есть одну позицию или сделку выигрывает один участник, другую другой и т.д. Этому во многом способствует закрытость работы тендерных комитетов, в том числе и требование соблюдения конфиденциальности.

В этом случае возможны и другие нарушения:

• 1) все участники предлагают одну пену, но выигрывает один, например, благодаря тому, что у него наименьшие транспортные расходы;
• 2) один из участников предлагает более низкую цену, но потом включает в счет расходы;
• 3) участник выигрывает тендер, получает аванс, но поставку производит через длительное время, например через полгода;
• 4) участник предложил более низкую цену, но при закупке учреждение несет большие расходы по доставке закупленной продукции.

Такие результаты тендеров могут объясняться как низкой квалификацией участников комиссий, так и их умыслом.

При проведении плановых ревизий ревизоры обычно проверяют правильность оформления документации о проведении тендеров и ее соответствие требованиям нормативных актов. Между тем при тщательном рассмотрении материалов тендеров могут обнаружиться следы нарушений законодательства о проведении тендеров.

Для того чтобы определить, какие действия помогут ревизорам выявить следы нарушений при проведении закупок на условиях тендера, представим процедур) проведения тендера в виде схемы.

Из схемы на рис. 3. видно, что участников в обычном случае должно быть не менее трех, и это требование Заказчик обычно выдерживает. Однако если есть договоренность между Заказчиком и несколькими дружественными организациями, выступающими в качестве Участников, го результаты закупок на условиях тендера будут разыграны между такими участниками без широкой огласки и привлечения сторонних организаций.

Для выявления таких нарушений нужно тщательно проверить всех участников тендеров за достаточно большой период времени. Если в качестве Участников повторяются одни и те же организации, это может свидетельствовать о возможном мошенничестве Заказчика при проведении тендеров. Поэтом при проведении ревизий необходимо проводить тщательную проверку участников тендеров. Если в тендере участвуют одни и те же поставщики, то это может косвенно свидетельствовать о нарушении законодательства по осуществлению процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства, то есть условиям проведения тендеров.

Согласно законодательству Заказчик заключает договор на поставку продукции или на выполнение работ с победителем, давшим предложение, которое соответствует условиям заказчика, и в котором указана наименьшая цена. Уровень цены определяется по результатам ценовых предложений участников тендера. Но, если тендер является «договорным», то этот уровень цен может существенно превышать сложившийся на конкурентном рынке. В этом случае внешне все требования законодательства соблюдены, победитель выявлен на конкурсной основе, однако, по существу можно вести речь о нецелевом использовании бюджетных средств или об их хищении по сговору между Заказчиком и Участником.

• 1. Участников должно быть не менее трех. В запросе записываются условия относительно цены - включать ли в нее транспортные расходы, страхование и т. д., а также указываются предельные сроки подачи предложений.
• 2. Участник дает только одно ценовое предложение в запечатанном конверте.
• 3. В течение установленного срока, Заказчик информирует о результатах проведения процедуры запроса ценовых предложений всех участников, которые подали свои ценовые предложения, но не присутствовали во время их раскрытия.

Поэтому при проведении ревизий в бюджетных учреждениях необходимо проводить контроль уровня отпускных пен поставщика--участника тендера. Должен проверяться уровень рыночных цен, действующих на период тендера. Этот уровень можно определить а, кроме того, можно сделать письменные запросы на крупные оптовые базы и в розничные магазины и по результатам ответов на эти запросы составить представление об уровне цен, сложившихся на момент проведения тендера.

Согласно действующим правилам проведения тендеров, договор заключается с победителем, давшим предложение, которое соответствует условиям заказчика, и в котором указана наименьшая цена. Однако, понятие «наименьшая цена» требует разъяснения. Как известно, фактическая себестоимость может включать отпускную цену поставщика, но и транспортные расходы, страховые платежи, таможенные пошлины и сборы, расходы на дополнительные услуги по доведению до уровня требований покупателя и т.д.

Наименьшая цена по результатам тендерной закупки должна учитываться по совокупности расходов, включаемых в фактическую себестоимость закупаемых продуктов. Иногда поставщики с целью повышения отпускной цены на продукцию выполняют дополнительные работы, непредусмотренные договором, и включают стоимость этих работ в счет к оплате.

Например, при покупке легкового автомобиля фирма-поставщик провела работы по тонированию стекол, которые не были предусмотрены договором. В результате стоимость автомобиля с учетом дополнительных издержек оказалась выше, чему других фирм, участвовавших в тендере. На такие случаи ревизоры также должны обращать внимание

Отсюда следует вывод: необходимо проводить проверку фактической себестоимости закупок и сравнивать ее с издержками, определенными в договоре.

Многие бюджетные учреждения, постоянно производят закупку продуктов питания, которые относятся к товарам сезонного ассортимента. I1ены на такие продукты существенно изменяются в зависимости от времени года. Цена, принятая по условиям тендера в феврале как нормальная для того периода, будет считаться завышенной по условиям. Если поставщик, получив предоплату, задерживает поставку, то вполне вероятно, что он делает это с умыслом. При проверке таких закупок может оказаться, что поставка продуктов осуществляется по завышенным сезонным цепам.

Поэтому при проверке следует осуществлять контроль своевременности поставок.

Основным способом контроля за наличием товарно-материальных ценностей является инвентаризация, которая проводится инвентаризационной комиссией. Порядок проведения инвентаризации регламентируется Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.1998 г. №90.

Инвентаризационная комиссия проводит работу по снятию остатков и параллельно оформляет инвентаризационную опись. В инвентаризационной описи комиссия указывает наименование и фактическое количество материальных ценностей в порядке снятия остатков по местам их хранения. После окончательной проверки фактического наличия материальных ценностей комиссия передает в бухгалтерию опись, и бухгалтер представляет в инвентаризационной описи цены и подсчитывает стоимость как отдельных материалов, так и общую стоимость всех товарно-материальных ценностей по описи.

Результаты инвентаризации выявляются после составления в бухгалтерии сличительной ведомости, в которой данные аналитического учета сопоставляются с фактическими остатками, отраженными в инвентаризационной описи

В параграфе 1.3 была рассмотрена методика проведения инвентаризаций. На практике эта методика часто нарушается, несмотря на подробное описание в инструкциях по проведению инвентаризации общего порядка действий, которые должны выполнять участники проведения инвентаризаций.

Возникает вопрос, как добиться объективности результатов при проведении инвентаризации. Возможны два направления. Первое -- это обучение работников, которые привлекаются к проведению инвентаризации;

второе -- усиление внешнего контроля за действиями инвентаризационных комиссий со стороны органов, проверки в бюджетных учреждениях.

Действия руководства по усилению контроля могут заключаться в следующем. Членам инвентаризационных комиссий кроме общих правил проведения инвентаризации нужно рассказывать об особенностях проверки тех ценностей, инвентаризацию которых они будут проводить, а также о правилах оформления результатов инвентаризации. Ведущую роль при проведении инвентаризации должны играть работники бухгалтерии, которые, в конечном счете, отвечают за правильность ее проведения, достоверность результатов и своевременность отображения в учете результатов проведения инвентаризации.

Следует отметить, что наиболее эффективными с точки зрения являются внезапные инвентаризации. Такие инвентаризации полезно проводить учреждений в подведомственных подразделениях. Они не требуют больших затрат труда и в то же время повышают ответственность материально-ответственных лиц в своевременности и списания ценностей, правильности их хранения, предупреждают злоупотребления.

Внешний контроль финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений осуществляет в основном контрольно-ревизионная служба.

Обычная пращ ока контрольно-ревизионной службы заключается в том, что по приезду в учреждение работники аппарата проводят инвентаризацию денежных средств и товарно-материальных ценностей, и уже после этого ими проводится документальная ревизия. Результаты инвентаризаций, в которых участвовали работники контрольно-ревизионной службы можно считать более объективными. Можно предложить такую методику проверки и контроля деятельности инвентаризационных комиссий со стороны ревизоров и отражения результатов инвентаризаций документах учреждения.

В первую очередь необходимо установить логическую последовательность выполнения всех работ, связанных с проверкой материалов инвентаризации. Такую последовательность дает «Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса», утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины № 90 от 30.10.1998 г.. На базе этого документа и разработана блок-схема, представленная на рис. 4.

Согласно блок-схеме при проверке материалов инвентаризации необходимо убедиться в том, что, во-первых, сроки проведения инвентаризации в учреждении выдерживаются, а во-вторых, что забалансовое имущество также подвергалось проверке.

Если сроки проведения инвентаризации, оговоренные в пункте 1.5 Инструкции, не выдерживаются, или инвентаризация вообще не проводится, то это свидетельствует в лучшем случае о плохой организации бухгалтерского учета в учреждении. Этот пункт можно считать исходным при проведении работы контролерами и ревизорами.

Следующим по порядку действием ревизоров является проверка полноты проведения инвентаризации. Здесь нужно провести более сложное исследование. Необходимо сравнить итоговые данные, полученные по результатам инвентаризационных описей, с остатками по счетам аналитического учета, а их, в свою очередь, с данными синтетического учета по каждому счету или субсчету. Данные аналитического учета в бухгалтерии могут находиться в зависимости от используемого метода учета материальных запасов либо в карточках количественно-суммового учета, либо в оборотно-сальдовой ведомости. С ними и сравниваются данные описей по каждой позиции.

Если итог по синтетическому учету, рассчитанный по результатам аналитического учета и по данным инвентаризационных ведомостей не сходится, причем в учете выше, можно сделать вывод, что по определенному кругу материальных ценностей инвентаризация в установленные сроки не проводилась.

Следующим пунктом проверки является проверка материально-ответственных лиц, которые подписывали описи. Согласно законодательству со всеми материально-ответственными лицам! должны быть заключены договора на полную материальную ответственность. Возможные нарушения в этом отношении -- отсутствие договоров о полной материальной ответственности некоторых материально-ответственных лиц или их без передачи материальных ценностей.

Проверка по этой позиции может заключаться в следующем. Фамилии и количество лиц, приведенных в описях, с данными аналитического учета ведущегося в разрезе лиц. В отделе необходимо взять справку о датах зачисления на работу и увольнения все: материально-ответственных лиц, чтобы выяснить, не числятся ли за выбывшими работниками материальные ценности.

Наиболее объемным этапом проверки является проверка правильности оформления результатов инвентаризации.

В ходе проведения этого этапа необходимо провести формальную проверку описей, то есть проверить наличие всех рек визитов и нормативную проверку на соответствие требованиям. Далее следует проверить правильность схождений между данными инвентаризационных описей и данными. В ходе этой проверки проверяется правильность; информации из инвентаризационных описей в сличительную ведомость, а потом проводится проверка самой сличительной ведомости: править но ли рассчитаны нормы естественной у были по тем продуктам, где устанавливаются нормативными актами, правильно ли рассчитан убытков по результатам недостач сверх норм естественной убыли, имеются ли пояснения материально-ответственных лиц но поводу выявленных недостач.

Деятельность инвентаризационной комиссии по проведению инвентаризации заканчивается составлением протокола заседания комиссии. В этот протокол комиссия вносит после своей проверки данные о результатах, рассчитанные бухгалтерией Он должен содержать конкретные предложения и заключения, которые комиссия считает нужным зафиксировать по результатам проделанной работы. В частности, там должна быть информация о причинах возникновения недостач, потерь и излишков у материально ответственных лиц, комиссия называет, какие приняты меры к виновным лицам. Конкретными недостатками, на которые ревизоры должны обращать внимание при проверке могут быть следующие:

отсутствие в протоколах заключений и предложений по результатам работы инвентаризационных комиссий,

• - отсутствие информации о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях - и излишках;
• -- несвоевременное утверждение руководителем учреждения результатов инвентаризации.

Согласно Инструкции результаты инвентаризации должны быть введены в систему бухгалтерского при финансовой отчетности, поэтому последним этапом проверки, проводимой ревизорами должна быть проверка правильности регулирования инвентаризационных разниц. Для того чтобы выяснить, включены результаты инвентаризации в отчет за тот период, в котором проводилась инвентаризация, необходимо проверить регистры: мемориальный ордер 16, «Отчет о движении материальных ценностей» и пояснительная записка к годовому отчету.

Наиболее часто случаями нарушений является неотражение в бухгалтерском учете выявленных инвентаризационных недостач, потерь и излишков. Иногда в учете недостачи и потери имущества отражаются в учетных ценах, хотя нормативные документы требуют расчета величины ущерба по специальным формулам.