Сколько лет хранятся первичные документы. Сроки хранения первичных и других бухгалтерских документов

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Вопрос очень важный и актуальный. В статье содержится выборка, в которой указаны сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица): первичных, кассовых, а также отчетности.

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ , срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть

меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

Налогового кодекса РФ ;
положения, утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты.

	Сколько хранить	Основание
Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры	4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности)
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)	5 лет после года составления
По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)	6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним	Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)	В зависимости от даты создания:
Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости	5 лет после окончания года, в котором составлен. Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания: до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания; созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания	Ст. 412, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558 П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле:
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет после окончания года, в котором они составлены. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания: до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания; созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания	Ст. 586, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558 П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле

Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами. Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27 , ч. 1 ст. 15.6 , ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ , ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).

Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2021, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2017 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 года после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2017.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2017 и получаем 30.09.2021 (по аналогии со счетом-фактурой);
для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2018 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2021;
как первичный документ — отсчитываем 5 лет после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2018, и получаем 31.12.2022.

Если действия работника нанесли организации ущерб, он должен возместить его. С этим согласны и арбитры. Однако Верховный суд обратил внимание, что трудовым законодательством определены условия, при которых возникает материальная ответственность стороны трудового договора. При невыполнении каких условий привлечь работника к ответственности не получится, читайте в статье. В середине января 2019 года ИФНС Республики Крым объявила, что в регионе зафиксированы уже несколько десятков самозанятых лиц, – хотя соответствующий эксперимент на этот регион пока не распространяется. Тем не менее, здесь нет ничего странного. Правила эксперимента подобную возможность допускают. О спорах с арендодателями организации знают не понаслышке, поскольку многие из них арендуют помещения для торговли. Ведь арендодатели нередко злоупотребляют своими правами, например, создавая препятствия в пользовании помещением, в одностороннем порядке повышая арендную плату или отзывая согласие на субаренду. Примеры арбитражных баталий между арендодателями и арендаторами указывают на наличие у последних неплохих шансов выиграть подобные споры. В связи с этим предлагаем изучить положительный опыт коллег-арендаторов.

Сегодня, наверное, уже не осталось предпринимателей, ведущих учет в бумажном варианте. Соответственно, очень много интересной – в первую очередь для проверяющих лиц – информации хранится в электронном виде: это и различные бухгалтерские программы, и базы данных, и первичная документация. Зачастую на жестких дисках хранится информация, касающаяся не только проверяемого налогоплательщика, но и посторонних лиц (как правило, его контрагентов). О том, как налоговики получают информацию в электронном виде при налоговых проверках, а также о том, как они используют ее в качестве доказательств, – и поговорим на примерах судебной практики. Неустойка за ненадлежащее исполнение договора одной из сторон по своей природе является способом обеспечения исполнения обязательств, она может быть оспорена как по основанию возникновения, так и по размеру, а при наличии спора – уменьшена судом исходя из ст. 333 ГК РФ. В данной статье мы проанализируем особенности отражения в налоговом учете неустойки исполнителем по договору, применяющим УСНО.

Марина Ризванова , генеральный директор аудиторско-консалтинговой группы «Уральский союз»

План семинара:

Самое большое количество бумаг скапливается в бухгалтерии. И порой архив становится объемным настолько, что новые документы просто негде складывать. Нужно решить, от каких бумаг можно избавиться, а какие придется хранить еще какое-то время. Ведь если уничтожить документы раньше срока, нечем будет оправдать затраты. При проверке налоговики снимут расходы и вычеты по НДС, доначислят налоги, штрафы и пени. Поэтому отсчитывать срок хранения надо безукоризненно.

Как и сколько хранить документы

Есть три нормативных документа, которые регулируют сроки хранения бумаг:

Отсчет четырех лет по счету-фактуре начните со следующего дня после окончания того квартала, в котором НДС по документу взяли к вычету. Допустим, вычет счета-фактуры вы заявили в III квартале, тогда точка отсчета – 1 октября 2015 года. Получается, что компания может уничтожить документ только после 1 октября 2019 года.

Итак, мы выяснили, что первичные документы нужно хранить как минимум в течение пяти лет. Именно такое требование установлено в Законе о бухучете.

В то же время срок хранения документов налогового учета – четыре года.

Однако в некоторых случаях инспекторы будут вправе запросить документы и за пределами четырех лет (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Остановлюсь на этом подробнее.

Когда инспекторы вправе запросить документы за пределами четырех лет

Документы	Срок хранения
По убыткам, которые компания переносит на будущее	В течение всего срока переноса убытка плюс еще четыре года после того, как компания списала его полностью	В 2013 году компания получила убыток. А в 2014 и 2015 годах она полностью учла его в расходах. В этом случае документы, которые подтверждают убыток, нужно хранить до конца 2019 года
По списанной дебиторской или кредиторской задолженности	Четыре года с того момента, как безнадежный долг списали в доходы или расходы	Компания учла безнадежную дебиторскую задолженность в расходах 2014 года. Организация будет хранить документы, подтверждающие долг, до конца 2018 года
По основным средствам	В течение четырех лет после того, как: – компания закончит амортизировать объект; – реализует его; – полностью спишет убыток от его продажи	Компания купила основное средство. Бухгалтер отнес его к третьей амортизационной группе и установил равный четырем годам. Именно столько компания будет начислять износ по объекту. Тогда документы, подтверждающие первоначальную стоимость ОС, нужно хранить в течение восьми лет
По ошибкам в расчете налога	Компания должна сохранить документы, которые подтверждают расчет налога в том периоде, в котором допущена неточность. Срок – четыре года после окончания периода, в котором компания ошибку исправила	Поставщик опоздал с документами. Из-за этого акт на услуги, датированный 31 декабря 2013 года, компания получила лишь в марте 2015-го и в этот же момент учла расходы. Документы, которые подтверждают расходы за 2013 год (за тот период, в котором допущена ошибка), компания должна хранить до конца 2019 года

Нестандартные сроки хранения документов будут у компаний, которые переносят убытки на будущее. Напомню, что организации, которые платят налог на прибыль, могут уменьшать базу текущего периода на старые убытки. Переносить убытки можно в течение 10 лет с того момента, когда компания их получила. Однако если организация использует такую возможность, то у нее обязательно должны быть бумаги, подтверждающие старый убыток: отчеты, регистры и первичка.

Документы по убытку нужно хранить в течение всего срока переноса и плюс еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 , п. 4 ст. 283 НК РФ). Для компании, которую инспекторы уже проверили, исключений нет. Такие сроки должна соблюдать и она (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278).

Дольше стандартного срока нужно хранить документы по списанной безнадежной дебиторке. А именно в течение четырех лет после того, как задолженность учли в расходах.

Кстати, это же относится и к безнадежной кредиторской задолженности. Документы по ней (накладные, платежки, акты сверки и другие бумаги, подтверждающие долг) можно уничтожить только через четыре года после того, как компания учла долг в доходах.

Компаниям – владельцам основных средств тоже важно позаботиться о сохранности документов. Бумаги на покупку и ввод в эксплуатацию ОС нужно хранить четыре года с того момента, как объект самортизировали до конца (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270). То же относится и к документам по реконструкции и модернизации ОС. Ведь в результате этих мероприятий увеличивается первоначальная стоимость объекта и, соответственно, амортизация.

Допустим, вы продали основное средство. Тогда бумаги по объекту нужно хранить в течение четырех лет после продажи или списания убытка по сделке. Они необходимы, чтобы подтвердить остаточную стоимость ОС, которую вы учли в расходах.

Наверняка знакомая ситуация – поставщик с опозданием принес документы, и из-за этого вы не учили расходы в том квартале, в котором нужно. Не беда. Такие бумаги можно провести и в текущем периоде. Ведь ошибку в расчете налога можно исправить в текущем отчете, если из-за этого налог переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Но для этого у вас обязательно должны быть бумаги, которые подтверждают расходы в том периоде, в котором изначально нужно учесть документы. Их сохранность важно обеспечить еще в течение четырех лет после того, как вы исправили ошибку в текущем отчете (см. пример в таблице выше. – Примеч. ред.).

Вопрос участника

– Можно ли хранить документы в электронном виде? Например, отчеты. Или их обязательно нужно распечатывать?
– Можете не распечатывать отчеты и хранить их в электронном виде. Так же вы вправе поступить и с первичными документами, регистрами бухгалтерского и налогового учета (ч. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ , ст. 314 НК РФ).
Но Минфин настаивает на том, что хранить документы в таком формате можно лишь при условии, что они заверены электронной цифровой подписью (письмо от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1–202).

Компания решает сама, где ей хранить документы. На практике большинство организаций размещают документы в офисе. Если архив слишком объемный, то выделяют под него отдельное помещение. А когда офисные площади не позволяют, то документы передают на хранение в архивную компанию.

Но если ваша организация является акционерным (публичным) обществом, то важно учесть, что часть документов можно хранить только по адресу исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Федерального закона об акционерных обществах № 208-ФЗ).

Если компания ликвидируется и у нее нет правопреемника, то документы, срок хранения которых еще не истек, нужно передать в архив. Для этого ликвидационная комиссия и муниципальный архив должны заключить между собой соответствующий договор (п. 10 ст. 23 Федерального закона об архивном деле от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. – Примеч. ред.). Если этого не сделать, то членам ликвидационной комиссии выпишут штраф по статье 13.25 КоАП РФ.

Обязана ли компания восстанавливать первичку

Иногда компания теряет документы до того момента, как истечет срок их хранения.

Из-за отсутствия первички инспекторы могут выписать штраф по статье 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения). При этом, если документов нет только за один налоговый период, сумма санкций – 10 тыс. руб., а если за несколько – 30 тыс. руб. Кроме того, проверяющие могут выяснить, что из-за отсутствия бумаг компания занизила базу по налогу. Тогда организацию ждет штраф в 20 процентов от суммы недоимки, но не менее 40 тыс. руб.

Если компания не отправит документы по требованию, инспекторы могут оштрафовать на 200 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ). Возможно, сумма не окажется существенной. Но тут важно другое. Есть риск, что контролеры включат в план выездных проверок компанию, которая не отправила им бумаги.

Потеря документов может привести к неприятным налоговым последствиям, поэтому бумаги лучше восстановить. Для этого используйте следующий алгоритм.

Сначала руководитель назначает комиссию, которая будет расследовать причины утраты документов. По результатам расследования она составляет акт. В нем комиссия сообщает, какие документы были утрачены и по какой причине.

На следующем этапе запросите копию документов у контрагента или изготовьте ее сами. Например, если потеряны бумаги по сделке, по которой ваша компания была поставщиком.

Важно, чтобы копия, которую изготовит для вас поставщик, была оформлена по правилам ГОСТ Р 6.30–2003 . Иначе инспекторы могут отказать в расходах или вычете НДС.

О лекторе

Марина Викторовна Ризванова – к. э. н. Окончила Всероссийский заочный финансово-экономический институт по специальности « и аудит». Успешно руководила аудиторскими проверками в крупных компаниях из сферы ЖКХ, транспорта, торговли и др. Имеет диплом АССА по МСФО, единый аттестат аудитора и диплом победителя конкурса «Публикация „Главбух“».

Когда поставщик будет заверять копию, то ниже реквизита «Подпись» он должен написать «Верно». А после указать свою должность, поставить дату, подпись и ее расшифровку (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003).

Допустим, документы восстановить не получилось. Например, поставщик, бумаг от которого не хватает, уже ликвидирован. Тогда составьте акт о том, что документы восстановить невозможно, и укажите причину.

Если вы утратили бумаги по причине пожара, аварии системы отопления или других похожих обстоятельств, а инспекторы выписали штраф, то попробуйте обратиться к судьям. Они часто соглашаются, что компания, которая лишилась бумаг из-зафорс-мажора, штрафы платить не должна. Подкрепите свою позицию постановлениями ФАС Волго-Вятского округа от 31 августа 2009 г. по делу № А17-6799/2008 , ФАС Северо-Западного округа от 30 октября 2008 г. по делу № А56-2606/2008 .

Что делать с бумагами, срок хранения которых закончился

Документы с истекшим сроком хранения вы вправе уничтожить. Например, их можно измельчить с помощью шредера или разорвать руками.

Но этот факт нужно обязательно зафиксировать по правилам. Скажу сразу, что у приказов и актов, о которых пойдет речь дальше, нет унифицированных бланков, формы их произвольные.

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.
Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 06.10.2000. В соответствии с Приказом Росархива от 26.08.2010 N 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:
документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности :
- организация труда и служебная деятельность;
- нормирование труда, тарификация, оплата труда;
- охрана труда;

документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности :
- прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
- установление квалификации работников;
- повышение квалификации работников;
- награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения - до востребования.

Кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 "Трудовые отношения" и 8 "Кадровое обеспечение". Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по Перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные - 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 05.07.2005 N 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.2010 N ВАС-5/10.

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или ст. 126 НК РФ.
Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.
Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 04.08.2004 по делу N А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в Постановлении от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2 по делу N А40-52908/07-115-325.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Читать также

Охрана коммерческой тайны
Работник может быть уволен по инициативе работодателя за разглашение сведений, составляющих ту или иную тайну. Однако вопросы, связанные с материальными потерями, убытками, причиненными работодателю, надлежащим образом не решены. О том, какими правовыми средствами должна обеспечиваться защита такой информации, читайте в статье.
Технология определения сведений, относимых к коммерческой тайне, и факторы риска
В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать…

Статьи этого раздела

Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?
Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.
Что надо знать о приеме на работу подростков?
Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.
Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать
Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?
Удержания по исполнительным листам
При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …
Геолокация – на защите интересов работодателей?
Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.
Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.
Социальный налоговый вычет
Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.
Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях
В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…
Смерть ИП, работника, учредителя
Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.
Банкротство работодателя за долги по зарплате
Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.
Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках
Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.
Замещение должностей и внутреннее совместительство
Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.
Локальные нормативные акты компании
Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.
Вакантные места для сокращаемого сотрудника
Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …
Оформляем изменение личных данных сотрудника
Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.
Когда и как проводить кадровый аудит
Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.
Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?
Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.
Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.
Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации
Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.
Как сделать из внешнего совместителя основного работника
Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.
Документы, которые должен представить работник
По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…
Положение об оплате труда
Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.
Меняем название должности работника
Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.
Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты
Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.
Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
Принимаем на работу водителя
Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.
Изменения и исправления в трудовой книжке
Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…
Приказы: форма, нумерация, исправления
Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.
В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…
Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?
Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов
Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
Как правильно сшивать документы
В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы
Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?
Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.
Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц
Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…
Какие кадровые документы должны быть на предприятии
Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…
Права работника при продаже предприятия-должника
Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Визит трудовой инспекции
Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.
Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника
Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.
Служебные командировки и права работников
Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа "выездного", проблемы.
Оформляем беременность
В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и... кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.
Типичные заблуждения
Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

Здравствуйте! Сегодня мы поговорим о правилах хранения бухгалтерских документов.

Сегодня вы узнаете:

Какие документы нужно хранить;
Какие требования предъявляются к «хранилищу»;
Какие сроки хранения устанавливаются для каждого типа документов.

Бухгалтерские документы можно сравнить с древними окаменелостями, сохранившими отпечатки вымерших животных. Отгрузки, закупки, сделки по продаже, расчеты фирмы уже давно в прошлом, и никто о них не вспоминает, а бухгалтерские документы продолжают бережно хранить каждый шаг жизнедеятельности компании.

Не дожидаясь, чтобы какой-нибудь «археолог» из проверяющей инспекции «раскопал» нарушения, разберем правила хранения документации предприятия, строго регламентированные законодательством.

Правовая база

Соблюдать законы по срокам хранения документации важно прежде всего потому, что вы можете аргументировать ваши затраты в случае проверки. При раннем уничтожении бумаг или их потере вы не сможете доказать хотя бы сам факт их существования. И проверяющие будут вправе не учесть ваши расходы и , они доначислят штрафы и налоги.

Вот почему в хранении документов вы должны быть безупречны – вы избавите себя и организацию от лишних волнений и разбирательств.

Сроки хранения бухгалтерских бумаг устанавливаются тремя фундаментальными документами:

Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете», последние изменения были внесены 28.11.2018 г. законом №444-ФЗ;
Перечень, утвержденный приказом Министерства культуры России;
Налоговый кодекс.

Почему существует несколько правовых документов вместо одного? Бухгалтерский учет многозадачен, он затрагивает отчетность, трудовые отношения, кадровые решения и многое другое.

Нормативные бумаги могут упоминать одни и те же документы и устанавливать различный порядок их хранения. Таким образом, происходит своеобразный «нахлест». При несовпадении двух сроков хранения следует руководствоваться тем сроком, который дольше.

Отсчет хранения документа начинается не с той даты, которой он датирован, а с начала следующего года.

Пример . Вы получили счет-фактуру от поставщика, датированную 1 февраля 2019 года. Вы знаете, что этот тип документации ваше предприятие хранит пять лет. Исходя из этого, вы имеете право уничтожить бумагу после 1 февраля 2024 года, так как именно в эту дату ваш документ официально будет храниться пять лет.

Чаще всего в официальных документах звучит формулировка: «хранить не менее какого-либо количества лет». То есть точные сроки выбирает для себя сама компания, сообразуясь со своими возможностями (если есть кому заниматься архивом, позволяет помещение). Выбранные сроки по основным документам принято и лучше всего прописывать во внутренних документах, например, в части «Положение об архиве».

Где хранить документы

Если документооборот компании небольшой, документы допускается хранить в том же помещении, где происходит основная работа. При большом бумажном обороте документов компании выделяют отдельное помещение под архив.

Помещение должно отвечать нескольким правилам хранения:

Оно не должно находиться в подвальных этажах, где высокая влажность, а также должно отапливаться. Главная цель этих требований – уберечь недолговечный носитель информации от сырости;
Окна должны плотно зашториваться, лучше использовать жалюзи. Попадание солнечного света приводит к выгоранию бумаг;
Помещение необходимо защитить от несанкционированного доступа: на окнах должны быть решетки, если этаж низкий. Дверь должна запираться на ключ или кодовый замок.

Если организация не может выделить помещение под архив документов бухгалтерского учета, допускается сдать их на хранение в компанию, которая специализируется на архивах.

Сроки хранения документов

Каждый вид документа имеет свои сроки хранения – от минимального до такого периода, в который может вместиться человеческая жизнь.

Таблица с перечнем сроков хранения.

Вид документации	Минимальный срок хранения (возможен больший при принятии соответствующего решения внутри компании )
График отпусков
Журнал по медкомиссии
Приказы на отпуск
Копии документов или корешки о принятии наличных средств
Документы по учетной политике
Заключения аудиторов
Карточки инвентаризации по выбывшим фондам
Первичные документы и регистры
Договоры о организации
Документация ККТ	5 лет (отсчет начинают вести после того, как ей перестали пользоваться)
Паспорта на ККТ	Пока не истек срок действия
Журнал инструктажа по технике безопасности
Акты по процессам, которые велись в компании (в том числе о несчастных случаях)
Трудовая книжка	50 лет (если сотрудник перестал являться на работу, но официально так и не уволился)
Книга по движению трудовых и учету пустых бланков
Трудовые соглашения
Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе	50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)
Личные карточки работников	50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)
Должностные инструкции	бессрочно
Положение по обучению и повышению квалификации сотрудников	бессрочно
Инструкции по охране труда	бессрочно

Сдача документов в архив

В архив сдаются документы для долгосрочного хранения (более десяти лет) при минимальной вероятности, что они понадобятся в настоящий момент или в ближайшем будущем. Как мы видели из таблицы, некоторые категории документов подлежат невероятно длительному хранению – до 75 лет.

Передача документов в архив совершается согласно графику, который утверждается руководителем компании в приказе о формировании архива. Это может быть раз в месяц или раз в год – в зависимости от документооборота предприятия.

В приказе должны быть представлены и разъяснены такие положения:

Кто ответственен за сдачу в архив и выдачу из него документов;
Как ведется архивный журнал;
Порядок уничтожения бумаг, срок которых истек;
Какие мероприятия и с какой частотой должны быть организованы, чтобы сохранить архив в надлежащем виде.

Архив не должен содержать ксерокопий. Если подлинник по объективным причинам невозможно поместить в архив, туда сдается заверенная копия.

В идеале документы, сданные в архив, должны быть впоследствии сброшюрованы по какому-либо признаку и подшиты – для повышения уровня безопасности. Если документ прошит нитками по правилам, незаметно подменить один лист другим практически невозможно.

Когда эти действия выполнены, на обложке брошюры ставится идентифицирующая информация, а именно: год, порядковый номер, количество подшитых листов, область учета, вид подшитых документов и другие данные.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании – с него и спросят. Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам.

Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа. За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 300 – 500 рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на 2000 – 3000 рублей.

Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 000 до 30 000 рублей.

При большом рвении в отсутствии документов можно усмотреть мошеннические действия и применить статью из Уголовного кодекса. Этот наихудший вариант грозит ответственному лицу штрафом до миллиона рублей и заключением до шести лет.

Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи.

Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования. Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию.

Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения. Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов.

Уничтожение документов с истекшим сроком

В том случае, если архив выстроен логично (даты на полках и папках легко просматриваются, доступ к папкам не затруднен, документы расположены строго по типам), с процедурой утилизации документов не будет больших хлопот.

Условно ее можно разбить на два этапа:

Выявление документов с истекшим сроком хранения;

Первый этап предполагает, что компания через установленный внутренними правилами период проводит разбор накопившихся бумаг и снимает с полок те папки, содержимое которых уже можно не хранить.

В больших компаниях с огромным документооборотом выбирается конкретная дата для мероприятия или череда дат, созывается экспертная комиссия из нескольких человек, которые проводят многие часы в архиве, выявляя, от чего стоит избавиться. Эти люди должны обладать высоким уровнем квалификации, чтобы суметь отличить важные документы от неважных.

Во-первых, эти действия подкреплены приказом об инвентаризации в свободной форме, который издает руководитель. В нем перечислены участники, цели, проставлены даты.

Во-вторых, уже сами участники составляют акт об отобранных документах, в котором они кратко перечисляются. Реквизиты каждой бумаги не указывают – в этом нет необходимости, кроме того, при больших объемах такие действия «съедят» время участников комиссии.

Пример . Если нужно произвести списание однородных бухгалтерских документов, достаточно указать: «Табели учета рабочего времени за период с 1 января 2013 по 31 декабря 2013 – 1 коробка».

В случае если объемы действительно велики, компания может нанять профессиональных архивистов. Они не только не дадут уничтожить нужные документы, но и выдадут официальную опись уничтоженного.

В маленьких компаниях задача по уничтожению бумаг возложена либо только на сотрудника архива, либо на одного бухгалтера. При этом для законности процедуры приказ и акт также должны составляться.

Второй этап предусматривает, что при отсутствии найма архивистов со стороны, сотрудники компании либо уничтожают бумаги с помощью шредера, либо разрывают их руками. Второе возможно только при очень маленьких объемах бумаг.

Недопустимо использование оборотной стороны документов, подлежащих ликвидации, в качестве черновиков. Обязательные к хранению бумаги могут содержать тайну персональных данных или налоговую тайну.