Новый федеральный закон №113 регулирует сроки сдачи отчетности 2 НДФЛ в 2018 году, а также изменяет даты непосредственно исчисления и уплаты подоходного налога в бюджет. Главное новшество – теперь отчетность необходимо будет сдавать в налоговую службу ежеквартально, т.е. 4 раза в год. При этом необходимость сдачи традиционных ежегодных отчетов сохраняется.
Новые сроки сдачи отчетности
Форма квартальной отчетности схожа с обычной справкой 2-НДФЛ, подающейся ежегодно. В нее включается информация:
обо всех получателях дохода;
о размере полученных ими доходов;
о размере и типах предоставленных вычетов;
об удержанных налогах.
Новая форма фактически дублирует сведения из привычной справки и нужна, по сути, для установления еще большего контроля над предпринимателями.
Но по 2-НДФЛ в 2018 году какие изменения сроки сдачи установлены законодательством? Теперь нужно сдавать четыре разные справки:
Таким образом, ежеквартальные справки нужно сдать в срок не позже последнего числа следующего месяца, а дата сдачи годового отчета осталась той же.
Какие еще изменения затронул закон?
Коснулись изменения и формы отчетности, и сроки сдачи 2-НДФЛ в 2018 году с признаком 2 (о невозможности удержать налог). Так, документация сдается:
в электронном виде, если в фирме получили доход более 25 человек (ранее было 10);
в бумажном, если зарплата была выдана менее чем 25 сотрудникам.
Увеличилось количество дней, отведенных на сообщение о неудержанном налоге. Теперь об этом можно отчитаться в срок до 1 марта (ранее было до 1 февраля). Справки, свидетельствующие об удержании НФДЛ с признаком 1, надо по-прежнему сдавать не позднее 1 апреля.
Статья 223 Налогового кодекса регулирует даты удержания и перечисления в бюджет подоходного налога. В связи с новыми постановлениями некоторые сроки были «передвинуты», некоторые уточнены. Поэтому важно знать, не только какие имеются изменения сроков сдачи 2 НДФЛ в 2018 году, но и когда по новым правилам следует удерживать и перечислять в пользу государства изъятые средства.
По новому правилу налог следует удерживать непосредственно из доходов в момент их фактической выплаты, причем форма выплаты – на карту, наличкой, в натуральном виде и т.п. – не влияет на дату удержания. Ранее действовали разные даты удержания для каждого типа перечисления.
Новые даты перечисления НДФЛ
Также были уточнены сроки фактического перечисления удержанных средств в бюджет:
заработная плата – налог перечислять следует в день выплаты зарплаты, либо на следующий день;
доход в натуральной форме – аналогично;
отпускные и больничные – налог перечисляется не позднее последнего дня того месяца, когда были произведены начисления.
Закон уточнил и даты, когда доход организации будет считаться полученным:
списанный долг – в день списания долга с баланса;
выгода от экономии на процентах – в последний день каждого месяца, пока действует договор займа;
зачет требований – дата, когда стороны подписали соглашение о взаимозачете;
сверхнормативные суточные – последний день того месяца, когда сотрудник предоставил отчет о возвращении из командировки.
Таким образом, сроки сдачи 2-НДФЛ в 2018 году были кардинально пересмотрены. Теперь требуется предоставлять ежеквартальный отчет об изъятых и перечисленных налогах. Были скорректированы даты исчисления и фактического удержания НДФЛ. В целом изменения направлены на унификацию налогообложения и облегчение труда бухгалтера, а также на закрытие действующих «брешей» в законодательстве.
С 2019 года поменялась форма справки, и у многих возник вопрос, изменились ли сроки сдачи 2-НДФЛ за 2018 год. Давайте разберемся, когда сдавать формы по признаку 1 и по признаку 2. И какие сроки сдачи у справок с новыми признаками 3 и 4.
Срок сдачи 2-НДФЛ за 2018 год зависит от причины подачи: доходы сотрудников или неудержанный налог.
Хотелось бы обратить внимание всех бухгалтеров: с 2019 года налоговики принимают справки только по новой форме. Для справки 2-НДФЛ за 2018 год актуальна форма, утвержденная Приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.
2-НДФЛ 2019 состоит из двух частей:
- Непосредственно сама справка «Справка о доходах и суммах налога физического лица», состоящая из трех разделов;
- Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».
Подробнее ознакомиться с инструкцией по заполнению 2-НДФЛ в новой форме можно в статье>>>
Здесь же мы разберем подробно, когда сдавать 2-НДФЛ за 2018 год и поговорим об ответственности за нарушение сроков подачи.
2-НДФЛ за 2018 год: срок сдачи зависит от признака
У справки 2-НДФЛ в 2019 году теперь 4 признака, а не два, как было ранее:
- признак «1» – это обычная «классическая» справка 2-НДФЛ, в которой фиксируется, какие доходы выплатили физлицу, сколько налога с них начислено, удержано и уплачено (п. 2 ст. 230 НК РФ);
- признак «2» – означает неудержанный налог. К примеру, компания или ИП выплатила физическому лицу доход, но не смогли удержать с него подоходный налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Признак 3 – если НДФЛ удержан и отчитывается правопреемник налогового агента;
Признак 4 – если подоходный удержать нельзя, а справку подает правопреемник налогового агента
Справка 2-НДФЛ с признаком 1: срок сдачи за 2018 год
Код «1» используется при составлении обычной справки. В ней перечисляются все сотрудники компании и их доходы за отчетный период. Такой вид персонифицированного отчета сдается в ИФНС обязательно.
2-НДФЛ сроки сдачи в 2019 году с признаком «1» не изменились, справки по-прежнему нужно предоставить до 1-го апреля после отчетного года.
Важно: 2-НДФЛ с признаком «1» необходимо сдать до 01.04.2019.
Новая форма 2-НДФЛ с признаком 2: срок сдачи в 2018 году
Бывают различные случаи, когда компания не смогла вовремя удержать подоходный налог с сотрудника, либо не смогла этого сделать в силу других обстоятельств. Именно для этого разработан другой вид справки под кодом «2». Он сдается на месяц раньше, то есть не позднее 1 марта.
Важно: согласно п. 5 ст. 226 НК РФ в 2019 году формы 2-НДФЛ с кодом «2» должны быть представлены в ИФНС до 01.03.2019.
Ситуации, когда компания не успевает удержать НДФЛ, различны. В таблице мы решили перечислить основные примеры, по которым может быть не удержан налог.
Доход |
Статус получателя |
Причина не удержания |
---|---|---|
Подарок в натуральной форме, оплату услуги в пользу человека |
Сторонний человек |
После получения подарки или оплаты услуги – никаких денег в 2018 году не выплачивалось |
Бывший работник |
Денежных средств не хватило, чтобы удержать налог в полной сумме |
|
Материальная выгода по займу (непогашенному или прощенному) |
Уволенный работник |
После увольнения в 2018 году работодатель не выплачивал человеку никаких доходов. И удержать налог – невозможно. |
Прощенная дебиторская задолженность по прощенным подотчетным суммам |
||
Средний заработок за время вынужденного прогула по решению суда (если в нем не выделен НДФЛ) |
Важно: Что делать, если налоговый агент не удержал налог по ошибке в 2018 году? Например, у одного из сотрудников не начислили НДФЛ с суммы материальной помощи сверх 4 тыс. руб. в год. Ошибка относится к августу 2018 года, но выявили ее в январе 2019 года. В таком случае подавать справку с признаком 2 не нужно. Просто удержите необходимую сумму из доходов работника в этом году и рассчитайте пени к уплате за просрочку.
Следует помнить, что, известив налоговую о неудержанных суммах НДФЛ, нужно будет повторно предоставить сведения о выплаченных доходах. То есть повторить круг. Сначала отчитаться за справки с признаком «2», а потом с признаком «1».
2-НДФЛ с признаками 3 и 4: когда сдавать
Что касается сроков сдачи 2-НДФЛ с новыми признаками, то они аналогичны датам для справок с признаками "1" и "2". Справку с новым признаком "3" правоприемники должны сдать до 1 апреля 2019 года. А срок сдачи новой формы с признаком "4" – до 1 марта 2019 года.
Как сдать 2-НДФЛ в 2019 году
Справку 2-НДФЛ за 2018 год нужно сдать в налоговую. Причем, организации и индивидуальные предприниматели представляют справки только в случае выплаты доходов наемным работникам и другим физлицам.
Если число справок превышает 25 штук, тогда справки нужно сдать в электронном виде. При меньшем количестве подать справки можно в бумажном виде - принести лично или отправить по почте.
Не забывайте также, при подаче персонифицированных отчетов в бумажном виде, необходимо составить Реестр сведений о доходах. Это сводный документ, в котором перечислено количество подаваемых справок и входная информация о работодателе. Ниже указывают дату передачи 2-НДФЛ в ИФНС. Этот документ заполняют в двух экземплярах. Один остается у вас на руках, один прикрепляют к справкам.
Актуальную форму реестра можете найти в приказе ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@.
Важно: если подаете данные в электронном виде, реестр формируется автоматически. Дополнительно его создавать не нужно.
Ответственность за нарушение сроков сдачи 2-НДФЛ
В случае нарушения срока подачи справки, налогового агента оштрафуют на 200 руб. за каждую справку. Эта мера предусмотрена ст. 15.6 КоАП РФ.
В случае предоставления недостоверных данных о доходах работников, штраф составит 500 руб. Такое положение регламентирует ст. 126.1 НК РФ. Он также, как и предыдущий зависит от количества поданных 2-НДФЛ. Причем, оштрафовать могут за неправильный ИНН.
Это ежегодное представление в налоговую инспекцию документа, содержащего сведения о доходах физлиц истекшего календарного года и суммах НДФЛ, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот год по каждому физлицу. Речь идет о сдаче справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ).
2НДФЛ-справка: по какой форме?
Признаки в справке 2-НДФЛ
В справке 2-НДФЛ за 2017 год в числе прочих показателей предусмотрено заполнение поля «Признак». Значение в этом поле может быть 1 или 2.
Признак «1» указывается, если справка 2-НДФЛ представляется в общем порядке в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ .
А когда указывается признак «2» в справке 2-НДФЛ? Сделать это нужно, если справки представляются в связи с тем, что в 2017 году не было возможности удержать у налогоплательщика НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ , Порядок заполнения , утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@).
Сроки сдачи справок 2-НДФЛ за 2017 год
Справки 2-НДФЛ за 2017 год нужно подать в налоговую инспекцию не позднее 02.04.2018 (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ , п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Если же справки составляются по тем лицам, по которым невозможно было удержать НДФЛ в 2017 году, сдать их нужно будет дважды:
- не позднее 01.03.2018, указав в справках код «2»;
- не позднее 02.04.2018, отметив в справках 2-НДФЛ по таким лицам код «1».
Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ?
Действующая в настоящее время форма справки 2-НДФЛ не предусматривает проставление на ней печати. Это значит, что и без печати такая справка действительна (Письмо ФНС от 17.02.2016 № БС-4-11/2577@). В то же время организация по своему желанию может поставить печать на форме справки 2-НДФЛ. Недействительной это справку также не сделает.
Стало известно, что сроки сдачи формы 2-НДФЛ в 2017 г. относительно работников напрямую зависят от того, какие справки будут представлены фирмами/организациями. Так, в справках 2-НДФЛ можно проставить признак №1 и №2, это представляет собой различные отчеты 2-НДФЛ за 2017г. Что касается сроков сдачи отчетности, то они будут напрямую зависеть от поставленного признака. По этой причине в статье будут рассмотрены два вида справок во всех подробностях. Эксперты также расскажут о том, в какие сроки следует сдавать данные документы
22.09.2016Если фирмой/компанией в 2016г. производились выплаты доходов физическим лицам, которые подлежали обложению НДФЛ, то ей следует подавать справки согласно форме 2-НДФЛ (согласно статье №230 пункту 2 НК РФ). Если выплат по доходам для физических лиц не осуществлялось, то справку согласно форме 2-НДФЛ подавать не следует. Однако во втором случае обязательно нужно отправить в налоговую инспекцию письмо, в котором осведомить об отсутствии отношения той или иной фирмы к налоговым агентам по НДФЛ (данное действие подкреплено статьей №226 НК РФ).
Сроки подачи справки 2-НДФЛ по признаку №1 в 2017г.
На тех работников/физических лиц, комы были произведены выплаты доходов, фирмой/организацией должна подаваться справка 2-НДФЛ с признаком №1.
Стоит отметить, что сроки сдачи отчетности по форме 2-НДФЛ для фирм/организаций/ИП являются едиными. Так, справки, имеющие признак №1,за 2016г. необходимо подавать до 03.04.2017г. (об этом гласит статья №230 пункт 2 НК РФ). Справки по форме 2-НДФЛ сдаются до 01.04.2017г. Однако в 2017г. 1 апреля выпадает на субботу (выходной день), поэтому срок переносится на следующий рабочий день (это утверждено статьей №6.1 пунктом 7 НК РФ). Аналогичный срок сдачи для 2-НДФЛ за 2017г. будет действительным, если не будут внесены изменения в НК РФ.
Другими словами, сроки сдачи формы 2-НДФЛ за 2016г. установлены не позже 03.04.2017г.
Форма 2-НДФЛ, а также правила ее заполнения утверждены приказом №ММВ-7-11/485@ от 30.10.2015г. РФ.
Итак, рассмотрим правила заполнения справки, имеющей признак №1. Сперва следует заполнить «шапку» - сюда вносится отчетный год. Далее проставляется код в соответствующей графе - в данном случае №1. Следующим шагом будет указание в отдельном пункте реквизиты той или иной компании/организации/ИП. Пункт 2 заполняется данными о соответствующем физическом лице, которое получало доходы.
В справке 2-НДФЛ, отличающей признаком №1, указываются выплаченные доходы в пользу физического лица/начисленный налог/удержанный налог/неудержанный налог/предоставленные вычеты/налог, перечисленный в бюджеты.
Раздел 3 заполняется данными обо всех доходах, полученных работниками отдельно по месяцам. Следует поставить месяц/код/сумму дохода/код вычета/сумму вычета.
Эксперты напоминают, что коды доходов/вычетов представлены в приложениях 1 и 2 к приказу №МММВ-7-11/387@ от 10.09.2015г. ВНС РФ. В раздел 3 вписываются вычеты, которые имеют отношение к доходу (к примеру, необлагаемая материальная помощь, не превышающая 4 тыс.руб./год). Это подкреплено статьей №217 пунктом 28 НК РФ.
Предоставленные имущественные/стандартные/инвестиционные/социальные вычеты записываются в раздел 4 данной справки. Здесь необходимо указывать исключительно сумму, а также код вычета.
В 5 разделе фиксируется сумма удержанного/начисленного/перечисленного в бюджет/неудержанного налога.
В отношении иностранных работников на патенте в 5 разделе указывается сумма авансовых платежей, которые были учтены в налог.
В какие сроки сдаются справки 2-НДФЛ в 2017г. с признаком №2?
Если в течение года та или иная компания/организация/ИП выплачивала кому-либо доход, однако налог при этом до конца года удержан не был, на данного человека следует подать дополнительную справку по форме 2-НДФЛ, но в ней уже следует проставить признак №2 (данный факт опирается на статью №226 пункт 5 НК РФ).
К примеру, был выдан доход в натуральной форме, после чего выплат денег больше не происходило.
Что касается сроков сдачи справок 2-НДФЛ (признак №2), то они установлены до 01.03.2017г. Таким образом, справки 2-НДФЛ (признак №2) за 2016г. следует сдать не позже 1 марта 2017г.
Заполняется справка следующим образом:
Проставляется год/порядковый номер/признак №2.
C 2016 года у налоговых агентов по НДФЛ появилась дополнительная обязанность: составлять и сдавать в инспекции ежеквартальные расчеты по форме 6-НДФЛ . Однако введение новой формы не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. У этих форм - разное назначение. Расчет 6-НДФЛ составляется в целом по организации, а справка 2-НДФЛ носит индивидуальный характер: ее надо заполнять по каждому человеку, получившему доходы, в отношении которых организация признается налоговым агентом.
Куда сдавать
Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели - по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:
№ п/п | Источник получения дохода | Куда подавать 2-НДФЛ | Основание |
---|---|---|---|
Сотрудники головного отделения получают доходы от головного отделения | В налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения | п. 2 ст. 230 НК РФ, письма Минфина России от 11 февраля 2009 г. № 03-04-06-01/26, от 3 декабря 2008 г. № 03-04-07-01/244 и ФНС России от 14 октября 2010 г. № ШС-37-3/13344 |
|
Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений | В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений | абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ |
|
Сотрудники одновременно получают доходы и в головном отделении, и в обособленных подразделениях | Письма Минфина России от 29 марта 2010 г. № 03-04-06/55 и ФНС России от 14 октября 2010 г. № ШС-37-3/13344 |
||
| В инспекцию по местонахождению головного отделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного отделения) | ||
| В инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения) | ||
Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций | В инспекцию по месту учета. Встать на учет можно в любой инспекции на территории муниципального образования. В эту инспекцию и подавайте справки по всем обособленным подразделениям, которые расположены на территории муниципального образования | абз. 3 п. 4 ст. 83, абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ, письма Минфина России от 28 августа 2009 г. № 03-04-06-01/224, от 11 февраля 2009 г. № 03-04-06-01/26, от 3 декабря 2008 г. № 03-04-07-01/244 |
|
Сотрудники обособленных подразделений организаций - крупнейших налогоплательщиков, которые получают доходы от обособленных подразделений | Выберете инспекцию самостоятельно:
| Письмо ФНС России от 26 декабря 2012 г. № ЕД-4-3/22280, согласованное с Минфином России. Документ размещен на официальном сайте ФНС России |
|
Сотрудники, работающие у предпринимателей в деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения | В инспекции по месту ведения деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения | абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ |
Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письмо ФНС России от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838).
Ситуация: нужно ли отправить справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по местожительству сотрудника? Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте РФ .
Нет, не нужно.
Организации, выплачивающие вознаграждения сотрудникам, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. Это следует из пункта 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Налоговые агенты должны представлять в инспекцию сведения о выплаченных доходах и удержанном с них налоге. Однако отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация. Это требование прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. При этом налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.
Когда сдавать
По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).
Из общего правила есть исключение. Оно касается лиц, которые признаются налоговыми агентами в соответствии со статьей 226.1 Налогового кодекса РФ. При осуществлении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов такие лица тоже обязаны подавать в налоговые инспекции сведения о доходах, об их получателях и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Однако для передачи сведений эти налоговые агенты используют не справки 2-НДФЛ, а формы отчетности по налогу на прибыль. И подавать такие сведения нужно не раз в год, а в сроки, установленные для представления отчетности по налогу на прибыль. То есть не позднее 28-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (налоговым) периодом.
Это следует из положений пунктов 2 и 4 статьи 230, статьи 289 Налогового кодекса РФ.
Ответственность
Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 Налогового кодекса РФ. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.
Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:
- для граждан - от 100 до 300 руб.;
- для должностных лиц - от 300 до 500 руб.
Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП РФ).
Важно: с 1 января 2016 года для налоговых агентов установлен новый вид ответственности - штраф за недостоверные сведения в представленных документах. Поэтому, если в полученных формах 2-НДФЛ инспекция обнаружит ошибки, она может оштрафовать налогового агента. Размер штрафа составит 500 руб. за каждый документ, который содержит неточность.
Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Новая ответственность будет применяться и к формам 2-НДФЛ, которые организации подают за 2015 год. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.
Способы подачи справок
С 2016 года налоговые агенты могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ:
- непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на бумаге. При таком варианте сведения считаются представленными в день их подачи;
- почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;
- в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении оператора электронного документооборота или налоговой инспекции.
Об этом сказано в абзаце 7 пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ, пунктах 3-4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
Таким образом, с 1 января 2016 года у налоговых агентов есть только два способа представления справок по форме 2-НДФЛ: на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи. Возможность подачи сведений в виде файлов на электронных носителях (дисках, флешках и т. п.) из Налогового кодекса РФ исключена. Этот порядок распространяется и на способы представления сведений за 2015 год.
Передача справок по ТКС
С 1 января 2016 года сдавать справки 2-НДФЛ по ТКС обязаны все налоговые агенты, если количество их сотрудников как минимум 25 человек. Это касается и сведений, которые организации будут подавать за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).
Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:
1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;
2) имеет возможность:
- сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
- обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
- сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.
При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.
Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.
После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:
- на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;
- в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.
Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.
Об этом сказано в пунктах 20-30 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
Справки на бумажных носителях
С 1 января 2016 года сдавать формы 2-НДФЛ на бумаге можно только в том случае, если за год количество граждан, получивших доходы от налогового агента, меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Такое ограничение распространяется и на сведения, которые налоговые агенты подают за 2015 год (письмо ФНС России от 5 ноября 2015 г. № БС-4-11/19263).
При этом к справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.
После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.
Об этом сказано в пунктах 15-19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
Передача справок по почте
Если справку 2-НДФЛ направили по почте, то датой ее представления в налоговую инспекцию считается дата отправки. Вместе со справкой необходимо представить опись вложения. Такой порядок предусмотрен приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.
Дату подачи справки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).
Выдача справок налогоплательщикам
Помимо налоговой инспекции, справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны выдавать и налогоплательщикам по их заявлению (п. 3 ст. 230 НК РФ). Такие справки нужны, в частности, при переходе сотрудника из одной организации в другую в течение года. Предоставляя сотруднику стандартные налоговые вычеты , бухгалтерия на новом месте работы обязана учитывать суммы доходов, которые он получил на прежнем месте работы. Размеры доходов должны быть подтверждены справкой по форме 2-НДФЛ.
Ситуация: обязана ли организация выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ ?
Нет, не обязана.
Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).
В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:
- выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
- выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.
Ситуация: может ли организация выдать родственникам сотрудника справку о его доходах по форме 2-НДФЛ ?
Да, может.
Налоговые агенты по заявлению сотрудников обязаны выдавать им справки по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Если у сотрудника нет возможности получить такую справку лично, он как налогоплательщик вправе поручить это своему уполномоченному или законному представителю, в том числе родственнику (п. 1 ст. 26 НК РФ).
Основанием для выдачи справки родственнику - уполномоченному представителю (например, супругу, брату, сестре) является заявление сотрудника и нотариально удостоверенная доверенность на имя родственника (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ, ст. 185 ГК РФ).
Законный представитель сотрудника может обратиться за справкой без доверенности (п. 2 ст. 27 НК РФ, п. 1 ст. 26, п. 2 ст. 28 ГК РФ). Для выдачи справки по форме 2-НДФЛ в этом случае достаточно заявления сотрудника.