Перевозка крупных сумм наличных денег, например, выручки из магазинов в банк, – это инкассация денежных средств. Многие видели инкассаторов за работой, выносящих специальные сумки с наличностью из торговых залов или загружающих банкоматы новыми кассетами с банкнотами для выдачи. Это вооруженные люди, прошедшие специальную подготовку и перевозящие ценности на специальном бронеавтомобиле – при необходимости они смогут дать преступникам достойный отпор. Главной причиной обращения к услугам инкассаторов является забота о сохранности денежных средств.
Что такое инкассация
Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями. Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик». Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки. Действия инкассаторов регулируются законодательством РФ – Указанием Банка России №3210, где подробно излагается порядок работы.
Цели и задачи
Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют:
- перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
- доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
- транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
- пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
- организовывать перевозку документации и ценных вещей.
Кто оказывает услуги инкассации
В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:
- напрямую в кассы банка;
- посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
- через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
- при помощи федеральной почтовой связи;
- напрямую в автоматические сейфы.
Обслуживающий банк на основании оформления договора
У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.
Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.
Центробанк путем составления трехстороннего договора между ЦБ, обслуживающим банком и фирмой
Банк России, имевший в своем составе Управление специальных перевозок, с 1 июня 2016 года упразднил эту структуру и передал ее имущество Российскому управлению инкассации (Росинкас). Если у финучреждения, которое обслуживает организацию (например, магазин), нет собственной службы инкассации, то вариантом будет обращение к услугам Росинкаса, с составлением трехстороннего договора и определением ответственных лиц с каждой стороны (документ является юридической гарантией для клиента).
Частные охранные предприятия
В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:
- Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
- В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
- Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.
Инкассаторская служба
Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:
- транспортировка денег до банковского отделения;
- перевозка наличных средств на предприятие;
- доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
- сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.
Правила инкассации денежных средств
Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.
Передача наличных сверх лимита кассы в банк
Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:
- для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
- для организаций – 40000-50000 рублей.
Предоставление банку оттиска пломбы
Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.
Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств
Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:
- пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
- составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
- вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.
Проведение инкассации денежной наличности
Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:
| Подготовка наличности к отправке | Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги (для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы. |
| Сдача денежных средств инкассаторам | Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор). |
| Транспортировка наличности в банк и приемосдача | Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке. |
Подготовка явочных карточек в банке
Для каждого инкассируемого клиента, банком ежемесячно составляется явочная карточка 0402303 по форме, установленной Банком России. На такой карточке указывается:
- номера сумок, закрепленных за клиентом;
- название и адрес организации;
- график работы;
- время заезда.
Получение службой инкассации сумок и необходимых документов
Количество сумок, отводящихся на организацию, определяется объемом перевозимой выручки. Минимальное количество равно двум – приехав к клиенту, инкассатор оставляет ему пустую сумку 0402300 и забирает подготовленную с наличностью. Кроме сумки, перед выездом инкассационный работник получает:
- доверенность по установленной форме;
- штамп;
- ключи;
- явочную карточку 0402303.
Обязанности кассира при сдаче наличных
Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:
- препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
- реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
- накладная к сумке 0402300;
- квитанция к сумке 0402300.
Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:
- проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
- заполняет явочную карточку;
- предъявляет образец пломбы;
- передает сумку с наличностью и необходимые документы.
Порядок действий инкассатора
При приеме сумок от клиента, инкассатору предписано строгое соблюдение последовательности действий. Для этого инкассационный работник:
- предъявляет кассиру необходимые документы (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки) и дает пустую сумку для следующего приезда;
- проверяет пломбы на подготовленной сумке с наличностью на отсутствие повреждений;
- сверяет соответствие сумм во всех документах;
- расписывается на квитанции, с постановкой даты и печати.
Ошибки при заполнении явочной карточки
При инкассации денежных средств, явочная карточка 0402303 должна заполняться кассиром, инкассатор не имеет права ничего туда вписывать. Если по ошибке в явочной карточке сделана неправильная запись, кассир должен зачеркнуть ее, сделав подпись на полях и указав верную сумму – только в этом случае документ будет считаться правильно составленным и может быть принят банковской организацией.
Нарушение процедуры
Так как инкассаторы несут полную материальную ответственность за перевозимую наличность, они напрямую заинтересованы в отсутствии нарушений или скором их выявлении. К числу самых распространенных нарушений относятся:
- физические повреждения пломб или сумки;
- ошибки в сопроводительной ведомости.
Дефекты пломбы или сумок
Принимая сумку, которую передает кассир, инкассационный работник проверяет ее на наличие повреждений, контролируя целостность пломбы. Обнаружение повреждений, подразумевает повторный пересчет денег кассиром на предмет недостачи. При этом случае, обязательно должен составляться акт пересчета, где указывается характер повреждений сумки/пломбы и окончательная сумма.
Неверное составление сопроводительной ведомости кассиром
Неверное составление ведомости 0402300 (например, неточность в указании перевозимой суммы) подразумевает исправление этой неточности. Это обязательно должен сделать кассир (другое ответственное лицо клиента, имеющее соответственные полномочия), закрепив поправку своей подписью. Самому инкассатору делать подобные исправления не разрешается.
Оприходование денежных средств в банке
После доставки денег в банк, инкассационный работник сдает сумку ответственному лицу. Принимая наличность, банковский сотрудник проверяет сумку и пломбу на наличие повреждений, сверяет препроводительные документы – явочную карточку и кассовый ордер. При отсутствии замечаний, наличность считается принятой – инкассатор перестает нести за них материальную ответственность.
Как отражается инкассация денежной наличности на счетах бухгалтерского учета
Применительно к инкассации наличности, бухгалтерский учет использует специальное обозначение проводок и документацию (например, расходный кассовый ордер). Таблица показывает, как это применяется в отношении базовых операций по доставке денег в кредитную организацию:
Сколько стоит инкассация денег
Хотя стоимость инкассации денег у разных банков будет разная, есть несколько общих для всех факторов, влияющих на ценообразование. Существенное влияние на цену оказывают:
- сумма перевозимой наличности;
- протяженность следования;
- частота заездов к клиенту;
- время суток.
При таком количестве переменных факторов, стоимость услуги для большинства случаев определяется индивидуально. Свою роль играет и специфика деятельности – так, ЧОПам удобнее выполнять разовые крупные заказы, а банковским инкассаторам важнее периодичность заездов, учитывая плотный график их деятельности. Таблица приводит стоимость инкассации в Москве по нескольким банкам и ЧОПам:
| Название | Цена с зависимости от суммы перевезенных денег, % | Фиксированная цена в месяц, рублей | Цена в зависимости от количества посещений, рублей за заезд |
| Плюс-банк | |||
| Московский кредитный банк | |||
| Сбербанк | |||
| ЧОП Золотая подкова | |||
| ЧОП Центр-Альфа | |||
| ЧОП Легион |
Видео
Организациям не разрешено накапливать сверхлимитные наличные деньги в кассе. Исключение - дни выплаты зарплаты и стипендий (п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Наличность можно сдать в операционную кассу банка, чтобы зачислить ее на расчетный счет фирмы, двумя способами: самостоятельно через кассира организации, либо заключить договор с инкассаторской службой банка, и тогда деньги будет забирать и переводить на счет организации сотрудник этой службы - инкассатор.
Как проводится инкассация, а также, каким образом сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью – об этом наша статья.
Порядок инкассации
Инкассация наличных производится в порядке, установленном Положением ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П. Для передачи инкассатору следует подготовить:
- Наличные денежные средства,
- Препроводительную ведомость к сумке , в которой передаются наличные (форма 0402300),
- Накладную, описывающую содержимое сумки,
- Квитанцию, которая служит доказательством принятия сумки с деньгами инкассатором.
Сдача денег инкассатору происходит следующим образом:
Прибывший инкассатор должен предъявить свое удостоверение личности и доверенность на инкассацию, кассиру он отдает явочную карточку и пустую инкассаторскую сумку. В свою очередь кассир передает обратно сумку с деньгами и препроводительной ведомостью внутри, накладную и квитанцию к сумке и образец пломбы.
В явочной карточке кассир указывает время сдачи сумки, ее номер, сумму денег в сданной сумке, ставит подпись. Все данные карточки должны соответствовать данным накладной, ведомости и квитанции, поэтому все документы тщательно сверяются между собой.
Инкассатор проверяет целостность пломбы и сумки, правильность оформления сопровождающих документов и явочной карточки. Если обнаружены нарушения, то они исправляются при инкассаторе, либо он приезжает еще раз через некоторое время, что отражается в явочной карточке. Особое внимание уделяется правильному опломбированию сумки – при возможном ее вскрытии посторонними, следы нарушения пломбы должны быть очевидны.
Инкассатор подписывает квитанцию, ставит на ней дату приема денег и свой штамп. Квитанция остается у кассира.
Инкассация наличных: бухгалтерское оформление
На основании оставшейся в организации квитанции (с подписью и штампом инкассатора), составляется расходный кассовый ордер (РКО), при этом:
- В строке РКО «Выдать» укажите Ф.И.О. кассира организации или иного работника, передающего инкассаторам наличность. Ошибочным является указание в РКО данных инкассатора – такой расходник считается неверно оформленным.
- В строке «Приложение» следует указать дату и номер квитанции (письмо ЦБ РФ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).
Следующий шаг - на основании РКО сделайте запись в Кассовой книге.
Дт счета 57 «Переводы в пути» - Кт счета 50 «Касса» инкассатору переданы наличные деньги для зачисления на расчетный счет в банке. Проводка делается на основании квитанции и расходника.
После принятия и зачисления денег на расчетный счет, на основании банковской выписки делаем следующую запись:
Дт счета 51 «Расчетный счет» - Кт счета 57 «Переводы в пути» - деньги поступили на банковский счет организации.
Банк, как правило, взимает комиссию при приеме наличных от клиентов, и это будет отражено в выписке по счету. Делаем проводку:
Дт счета 91.2 «Прочие расходы» – Кт счета 51 «Расчетный счет» - банком удержана комиссия за прием и пересчет наличности.
Услуги инкассации в бухучете отражаются в составе прочих расходов:
Дт счета 91.2 «Прочие расходы» – Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -услуги инкассации;
Дт счета 19 «НДС» – Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - НДС по услугам инкассации.
Обратите внимание: в налоговом учете организаций-упрощенцев с объектом «доходы минус расходы» услуги инкассации относятся к оплате услуг банка, значит, на них можно уменьшить налоговую базу (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Организации, применяющие ОСНО, рассчитывая налог на прибыль, эти услуги определяют, как внереализационные расходы (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Создание собственной структуры инкассации наличности требует больших расходов и не всегда нецелесообразно, преимуществом услуг сторонних организаций является их ответственность за несвоевременную инкассацию денежных средств. Как ведется учет инкассируемой наличности в страховой организации?
В соответствии с положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» все организации обязаны сдавать в учреждения банков поступающие в их кассы наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денежных средств для последующего зачисления на их счета.
Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.
Сдача денежных средств на соответствующие счета в банках может производиться:
— непосредственно в кассы банков;
— с помощью услуг инкассаторской службы банков;
— с помощью специализированной инкассаторской службы, имеющей лицензию Банка России;
— через организацию федеральной почтовой связи;
— в автоматические сейфы.
Обособленное подразделение (филиал, представительство) организации, имеющее счет в банке, инкассируется в том же порядке, что и юридическое лицо. При этом в кассе необходимо обязательно документально оформлять оприходование выручки (приходными ордерами) и сдачу ее в банк (расходным ордером). Записи вносятся в разделы кассовой книги обособленного подразделения.
Правила хранения, перевозки и инкассации наличных денег в кредитных организациях на территории Российской Федерации установлены положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П). В соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» перевозку наличных денег, инкассацию, а также кассовые операции по приему и обработке наличных денег могут осуществлять только организации, входящие в систему Банка России.
Для перевозки наличных денег кредитная организация может привлекать организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов. И если для осуществления инкассации требуется наличие лицензии, то к транспортировке денежных средств такие требования не предъявляются. Однако ее могут осуществлять только специализированные организации, оказывающие услуги по перевозке ценных грузов.
Отношения с инкассаторскими работниками, осуществляющими перевозку наличных денег и инкассацию, определяются договором о полной материальной ответственности. Если операции по перевозке и инкассации наличных денег осуществляются совместно несколькими инкассаторскими работниками и нет возможности разграничить их ответственность за причинение ущерба, заключается договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности.
В случае осуществления инкассаторских услуг заключается договор на инкассацию, пересчет и зачисление (перечисление) денежной наличности на банковские счета организации. Если инкассация осуществляется сотрудниками банка, подписывается двусторонний договор, если привлекается небанковская кредитная организация, подписывается трехсторонний договор. От каждой из трех сторон назначается ответственное лицо.
При инкассации с привлечением небанковской кредитной организации функции подразделяются следующим образом:
— организация обеспечивает подготовку сумки с наличными деньгами и ее сдачу инкассатору, оплачивает услуги инкассатора и банка;
— инкассатор в согласованные дни и часы проводит инкассацию (прием сумок с наличными деньгами) от уполномоченного лица организации, доставку в банк и сдачу в кассу банка. При необходимости осуществляет временное хранение в подразделении инкассации;
— банк принимает сумки с наличными деньгами от инкассатора, осуществляет пересчет наличных денег и зачисление на счет организации.
К договору прилагаются:
— перечень подразделений организации с указанием наименования подразделений, адресов, телефонов, ФИО руководителя и кассира. В дальнейшем, если необходимо дополнить перечень подразделений, подлежащих обслуживанию, организация оформляет заявку на обслуживание и дополнительное соглашение к договору;
— заявка на проведение инкассации;
— протокол согласования цен на инкассацию, временное хранение и прием, пересчет для перечисления наличных денег.
Как правило, по договору инкассации организации вменяется в обязанность обеспечение свободных и освещенных подъездных путей, входов, выходов и коридоров, изолированного и непросматриваемого кассового помещения, запирающегося изнутри, беспрепятственного передвижения вооруженных инкассаторов в здании по маршруту вход — касса — выход, сопровождение работником охраны или иным должностным лицом организации.
Правила проведения инкассации
Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.
С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.
Перед выездом в организацию инкассаторы получают:
— порожние сумки;
— доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
— штамп;
— ключи;
— явочные карточки 0402303.
По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:
— документы, удостоверяющие личность;
— доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
— явочную карточку;
— порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.
Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.
На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.
Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.
При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.
Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.
Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.
Прием сумки с наличностью банком
Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.
При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:
— накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;
— накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.
Кроме того, проверяется:
— не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);
— цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;
— соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке — если сумка с наличными деньгами принимается от организации.
На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция.
При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией.
Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность — принимается путем поштучного, полистного пересчета.
При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
— фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);
— дата;
— наименование организации;
— реквизиты упаковки;
— причина вскрытия упаковки;
— наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;
— сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;
— сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.
Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.
Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).
Вложение сумки в автоматический сейф
Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок.
Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.
Процедура вложения сумки в сейф следующая.
1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.
2. осле вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.
Бухгалтерский учет
Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.
Пример 1
Страховщик передал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.
Таблица 1
Учет сдачи наличности в банк через инкассатора
В настоящее время достаточно много тарифов на пакетные продукты по расчетно-кассовому обслуживанию для юридических лиц. Стоимость услуг по приему, пересчету наличных денег зависит от состава пакета. Обычно в пакет включен определенный лимит сданной наличности. За потребление услуги сверх лимита установлено вознаграждение, которое составляет определенный процент от сданной суммы. Расчеты со специализированной инкассаторской службой производятся за месяц и состоят из двух частей:
— постоянная — в зависимости от установленного графика обслуживания каждого подразделения;
— переменная — сумма вознаграждений в проценте от каждой инкассированной суммы.
Пример 2
Предположим, что тариф за одну инкассацию составляет 400 руб., но не менее 5 тыс. руб. в месяц плюс 0,03% от суммы инкассированной наличности. Инкассация проводится один раз в неделю по трем адресам. Инкассируемая сумма является постоянной и равна 600 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 2.
Используя данные примера, определим стоимость услуг:
(5000 * 3 + (600 000 * 4 * 3) * 0,03%) = 17 160 руб.
Таблица 2
Учет оплаты услуг специализированной инкассаторской службы
Пример 3
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 650 тыс. руб. выявлена недостача в размере 10 тыс. руб. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 3.
Таблица 3
Учет недостачи денежных средств в инкассаторской сумке
Недостача может быть отнесена на виновных лиц (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») или на прочие расходы (счет 91.2 «Прочие расходы»), если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков. Виновное лицо несет ответственность в размере среднего месячного заработка — по распоряжению руководителя организации (ст. 248 ТК РФ), а свыше — по добровольному согласию или по решению суда.
Кассир организации является материально ответственным лицом и несет полную индивидуальную материальную ответственность за сохранность вверенных ему ценностей и причиненный ущерб. Согласно действующему законодательству при установлении факта хищения и недостачи в кассе проводится ревизия.
Пример 4
Используя данные примера 3, предположим, что недостача отнесена на виновное лицо и удержана из заработной платы.
Таблица 4
Учет недостачи, отнесенной на виновное лицо
Пример 5
Предположим, что при инкассации наличности в сумме 430 тыс. руб. выявлены излишки, которые зачислены на расчетный счет в сумме 1 тыс. руб. Операции в учете будут отражены проводками.
Таблица 5
Учет излишка, зачисленного на расчетный счет
Ответственность организаций и должностных лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотрена ст. 15.1 КоАП. Вне зависимости от того, по прямому умыслу нарушен этот порядок или по неосторожности, административный штраф должностных лиц составляет от 4 до 5 тыс. руб., организации — от 40 до 50 тыс. руб.
Большинству предприятий приходится периодически передавать денежные средства в свой банк, чтобы обеспечить их сохранность и не превысить норматив по количеству наличности. Эта ответственная процедура подразумевает совершение определенных действий, а непосредственно сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью . Рассмотрим, как правильно выполнить все формальности.
Как происходит передача
Денежную наличность держат в кассе определенное количество времени, по истечении которого излишки от реализации товаров, услуг и т. п. необходимо передать в банк на расчетный счет предприятия. Это делают не только в целях безопасности, но в силу требований, установленных указанием ЦБ РФ № 3210-У.
Данную операцию обычно выполняет кассир или специалист службы инкассаторов.
Передачу денежных средств оформляют предпроводительной ведомостью к сумке 0402300.
Данная ведомость представляет собой пакет документов из 3-х частей (см. таблицу).
Важные нюансы
Основные проводки
Процедура сдачи денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью на основании квитанции к сумке и расходно-кассового ордера. Корреспонденция идет со счетом № 57 «Переводы в пути».
////
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Передачу наличности в иностранных денежных единицах в учете проводят обособленно от российских рублей (приказ Минфина № 94н 2000 г.).
////
Проводки и их суть показаны ниже в таблице.
ПРИМЕР
30 января 2017 года ООО «Гуру» оприходовало выручку в размере 800 000 рублей. Для расчета с подотчетными лицами выделено 500 000 руб. Поскольку лимит кассы ограничен суммой в 150 000 руб., оставшиеся средства передают инкассаторам для внесения на расчетный счет.
Бухгалтерские записи по состоянию на 30.01. 2017 будут следующими:
- Дт 50 – Кт 62 (800 000 руб.) – поступление денежных средств в кассу;
- Дт 71 – Кт 50 (500 000 руб.) – наличные переданы подотчетным лицам;
- Дт 57 – Кт 50 (150 000 руб.) – передача денег инкассатору для размещения на расчетном счету.
После пополнения счета (обычно происходит на следующий день) пишут проводку:
Дт 51 – Кт 57 (150 000 руб.) – поступление выручки за 30.01.2017 на расчетный счет ООО «Гуру».
Правильное написание бухгалтерских проводок – гарантия безошибочного составления отчетности. Когда вам предстоит сдача денег инкассатору и оформление бухгалтерской записи , помните о наших советах и проверяйте наличие необходимых документов. Все это поможет вести эффективный учет денежных средств и избежать нежелательных ситуаций.
Инструкция о порядке проведения инкассации в магазинах самообслуживания
1. Инкассация касс
1.1 Промежуточная инкассация
Ответственный за инкассацию, назначенный Распоряжением по магазину, либо управляющий магазина дает команду старшему охраннику, либо лицу его заменяющему, о начале проведения инкассации за период равный 20 минутам, умноженным на количество касс до времени инкассации назначенного банком.
Свободные кассы инкассируются в первую очередь.
1.1.1 При условии загруженности всех касс магазина (очередь во все кассы более 3 человек) ответственный за инкассацию выдает сменному продавцу (кассиру) разменные деньги («Службове внесення») и готовит непрозрачные пакеты для денежной наличности.
· Пересчет разменных денежных средств денежной наличности сменный продавец (кассир) осуществляет в комнате для инкассации и делает запись в журнале инкассации.
· Сменный продавец (кассир) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) и ответственного за инкассацию подходят к инкассируемой кассе и ответственный за инкассацию в культурной и вежливой форме, предупреждает очередь о смене кассира.
· Ответственный за инкассацию на инкассируемой кассе снимает Х-отчет и делает «службову видачу» на разницу разменных денег сменного кассира (500грн).
· Работающий продавец (кассир) складывает всю денежную наличность из денежного ящика в непрозрачные пакеты и встает с кассы.
· Сменный продавец (кассир) садится за кассу, вкладывает свою денежную наличность в денежный ящик и начинает работу под своим кодом.
При проведении инкассации возле инкассируемой кассы обязательно должен присутствовать старший охранник (либо лицо, его заменяющее) и ответственный за инкассацию.
Продавцам (кассирам) категорически запрещено:
- пересчитывать денежную наличность на кассе;
Проходить с выручкой через торговый зал без сопровождения сотрудника охраны и ответственного за инкассацию
· Работающий продавец (кассир) со своей денежной наличности (выручкой) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) и ответственного за инкассацию следует в комнату инкассации, где при закрытых на замок дверях в присутствии ответственного за инкассацию осуществляет пересчет денежной наличности на соответствие показаниям Х-отчета.
Посторонним лицам в инкассаторскую комнату вход строго запрещен. Периодическая проверка показаний «Х-отчета» производится только в комнате для инкассации.
· После пересчета работавший продавец (кассир) отбирает крупне купюры, заполняет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности (подготовленной для сдачи ответственному за инкассацию), ставит свою подпись и сдает ответственному за инкассацию.
· Ответственный за инкассацию в присутствии продавца (кассира), проверяет полученную от него денежную наличность, на наличие фальшивых купюр и производит пересчет купюр, после чего делает запись в Журнале инкассации о сданной сумме и ставят свои подписи.
· В случае выявления несоответствий делается запись в журнале инкассации, после чего:
ответственным за инкассацию на системный товар
· Сумма, оставшаяся у продавца (кассира) как разменная монета (500грн), служит «службовим внесенням» для инкассации следующей кассы.
· Ответственный за инкассацию и продавец (кассир) в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) подходят к следующей инкассируемой кассе и повторяют всю вышеуказанную процедуру смен кассиров.
· Журнал инкассации должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями районного управляющего и районного бухгалтера, а также штампом их базового магазина. Ответственным за верифицирование, является управляющий магазина.
1.1.2 При условии слабой загруженности касс магазина (при наличии свободных касс)
· Ответственный за инкассацию в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего) подходят к инкассируемой кассе, в культурной и вежливой форме перераспределяет очередь на свободные кассы и ставит табличку «Касса временно не работает».
· Ответственный за инкассацию на инкассируемой кассе снимает показания Х-отчета, после чего даёт кассиру команду на снятие денежного ящика. Продавец (кассир) снимает денежный ящик, встает с кассы и с денежным ящиком в сопровождении старшего охранника (либо лица, его заменяющего), ответственного за инкассацию следует в комнату инкассации.
· После пересчета денежной наличности продавец (кассир) отбирает крупные купюры, заполняет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности (подготовленной для сдачи ответственному за инкассацию), ставит свою подпись и сдает ответственному за инкассацию.
· Ответственный за инкассацию в присутствии продавца (кассира), проверяет полученную от него денежную наличность на наличие фальшивых купюр и производит пересчет купюр, после чего делает запись в журнале инкассации о сданной сумме и ставят свои подписи.
· Ответственный за инкассацию сверяет сумму посчитанных денежных средств с показаниями Х-отчета.
В случае выявления несоответствий делается запись в журнале инкассации, после чего:
Недостача сразу же возмещается кассиром;
Излишки приходуются по данной кассе ответственным за инкассацию на системный товар , чек вклеивается в Журнал инкассации.
Ø Ответственный за инкассацию совместно со старшим охранником (либо лицом, его заменяющим) сопровождает продавца (кассира) на рабочее место и производит «Службову видачу» за минусом 500,00 грн. на сумму сданной денежной наличности, после чего открывается касса.
Продавцу (кассиру) запрещается начинать работу без проведения операции «Службова видача»
Ø Ответственный за инкассацию и старший охранник (либо лицо, его заменяющее) подходят к следующей инкассируемой кассе и повторяют всю вышеуказанную процедуру.
1.2. После окончания рабочего дня, закрытия кассовой смены и магазина в присутствии сотрудников охраны производится последняя инкассация. В торговом зале и магазине не должны находиться посторонние лица.
· Ответственный за инкассацию производит снятие Х-отчета и сопровождает продавца (кассира) в комнату для инкассации, где происходит пересчёт денежной наличности.
· Продавец (кассир) пересчитывает денежную наличность и складывает её в непрозрачные пакеты (отдельно для инкассации и для «службового внесення» (500 грн.) на следующий рабочий день), заполняет на каждый пакет кассовку с указанием даты, № кассы, Фамилии, суммы наличности ставит свою подпись. Кассовки вкладывают в пакеты, которые сдают ответственному за инкассацию.
· Пересчет денежной наличности ответственным за инкассацию производит в присутствии продавца (кассира) в этот же день. После пересчета денежной наличности, предназначенной для « службового внесення» на следующий рабочий день, ответственный за инкассацию ставит свою подпись в кассовке и вкладывает ее в пакет с деньгами.
· Фактическая сумма сверяется ответственным за инкассацию с показаниями Х-отчета. Результаты инкассации заносятся в «Журнал инкассации» с отображением расхождений (излишки либо недостача), в котором ответственный за инкассацию и продавец (кассир) ставят свои подписи.
· В случае выявления несоответствий:
Недостача сразу же возмещается продавцом (кассиром);
Излишки приходуются ответственным за инкассацию в этот же день по этой же кассе на системный товар и чек вклеивается в Журнал инкассации.
· Ответственный за инкассацию после пробития излишков обнаруженных при пересчёте денежной наличности, снимает повторно Х-отчёт. После чего производит операцию «Службова видача» (на разницу между данными по Х-отчету и «Службовым внесенням» отложенным на следующий рабочий день (500 грн)), затем снимает Z-отчет.
· После этого переходит к инкассации следующей кассы.
В случае выявления недостачи свыше 100 грн. ответственный за инкассацию незамедлительно информирует ведущего специалиста отдела охраны СБ для организации проведения служебного расследования и согласовывает с ним дальнейшие действия.
· После проведения последней инкассации и передачи ответственному за инкассацию денег, денежные ящики кассовых аппаратов должны оставаться пустыми и открытыми во избежание взлома, в случае проникновения в магазин посторонних лиц.
При пересменке ответственных за инкассацию или при выходе на работу по каким-либо причинам другого ответственного за инкассацию, заступающий на смену ответственный за инкассацию перед началом рабочего дня в обязательном порядке обязан провести в присутствии старшего смены охраны пересчет всей денежной наличности (в том числе и « службових внесень»), находящейся в сейфе. В случае установления расхождений составляется Акт, на основании которого проводится служебное расследование управляющим магазина.
При выявлении расхождений в сумме свыше 100 грн. управляющий магазина незамедлительно информирует ведущего специалиста отдела охраны СБ для организации проведения служебного расследования и согласовывает с ним дальнейшие действия.
2. Формирование инкассаторской сумки
После инкассации всех касс ответственный за инкассацию приступает к формированию инкассаторской сумки.
Ответственному за инкассацию, сдающему денежную наличность инкассаторам запрещается перепоручать выполнение порученной ему работы другим лицам.
· Все суммы, подлежащие пересчету для формирования сумки, должны сопровождаться кассовками.
· Запрещается формирование денежных купюр по 100 шт. с указанием их количества и суммы вложенной денежной наличности.
· Вся денежная наличность подлежат пересчету два раза.
· По результатам пересчета составляется покупюрная опись, которая служит основанием для заполнения сопроводительной ведомости к сумке.
· Сопроводительные ведомости к инкассаторской сумке заполняются под копирку в трех экземплярах и подписываются ответственным за инкассацию лицом, каждая отдельно. Первый экземпляр сопроводительной ведомости вкладывается в специальный карман инкассаторской сумки, второй экземпляр передается с сумкой инкассатору, третий экземпляр с подписью инкассатора и печатью с номером маршрута остается у ответственного за инкассацию лица.
· Пломбировать инкассаторскую сумку с денежными средствами необходимо так, чтобы на пломбе был четкий оттиск с двух сторон. Концы шпагата, выходящие из пломбы, не должны быть длиннее двух сантиметров.
· При неготовности сумки ответственный за инкассацию в явочной карте записывает «сумка к сдаче не готова» и расписывается. Повторный заезд инкассаторов осуществляется за дополнительную плату согласно заключенному с банком договору по инкассации. Инкассаторская сумка с деньгами должна быть подготовлена до времени заезда инкассаторов, указанного в явочной картке, и находится в сейфе.
· Инкассация должна осуществляться строго по графику, утвержденному руководителем банка и руководителем ООО «АТБ-маркет». В случае необходимости изменения графика проведения инкассации, управляющий магазина может инициировать в Службу безопасности ООО «АТБ-маркет».
· За десять минут до времени прибытия инкассатора ответственный за инкассацию должен войти в комнату инкассации, закрыв дверь на замок, ожидать прибытия инкассаторов.
· При поступлении по телефону сообщения об изменении графика инкассации ответственное за инкассацию лицо обязано перезвонить в банк дежурному инкассатору для подтверждения изменения графика.
· По прибытию инкассаторов, перед входом в служебное помещение (если инкассаторы входят через торговый зал) либо при входе инкассаторов через служебный выход старший охранник либо охранник его замещающий обязан проверить удостоверение инкассатора и доверенность на получение товароматериальных ценностей, после чего проводит к комнате инкассации.
· Ответственный за инкассацию через окошко в двери, либо через дверь, приоткрытую на цепочку, обязан проверить следующие документы у инкассатора:
Удостоверение личности инкассатора,
Доверенность на получение товароматериальных ценностей,
Явочную карточку
Инкассаторскую сумку (номер которой, должен соответствовать номеру, закрепленного за магазином).
· При наличии всех документов и инкассаторской сумки с соответствующим номером, закрепленного за магазином, ответственный за инкассацию впускает инкассатора в комнату инкассации.
Инкассаторскую сумку необходимо осмотреть в присутствии инкассатора на предмет наличия дефекта (отверстие в ткани, ткань не плотно прилегает к металлическим рейкам и т. д.). В случае обнаружения дефекта данный факт актировать (форма Акта имеется у инкассатора), сумку возвратить в банк и немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации, а также о данном факте сообщать в Службу безопасности ООО «АТБ-маркет». До выяснения обстоятельств сумка с денежными средствами инкассатору не передается.
При обнаружении недостачи в инкассаторской сумке, содержащей дефект, погашение ущерба будет производиться за счет ответственного за инкассацию в магазине.
Реквизиты документов, подлежащие проверке: на удостоверении личности наличие фотографии и печати, на доверенности личная подпись инкассатора, заверенная руководителем и главным бухгалтером и печатью кредитной организации, срок действия удостоверения и доверенности, явочная карта должна быть подписана руководителем подразделения инкассации и заверена печатью кредитной организации или подразделения инкассации.
При отсутствии хотя бы одного из перечисленных или неправильно оформленных документов, а также инкассаторской сумки с соответствующим номером, немедленно сообщать по телефону дежурному (руководителю) подразделения инкассации.
При соответствии всех документов ответственный за инкассацию запускает в комнату одного инкассатора и закрывает дверь на замок (Категорически запрещен вход в инкассаторскую комнату третьего лица) . Сотрудник милиции, сопровождающий инкассатора и старший охранник магазина (либо лицо, его заменяющее) находятся возле двери комнаты для инкассации.
Ответственный за инкассацию обязан предъявить инкассатору оформленный в банке образец оттиска пломбиратора.
Инкассаторская сумка с денежными средствами должна находиться в сейфе до момента ее передачи инкассатору. Ключ от сейфа находится у лица ответственного за инкассацию.
При передаче денежных средств заполняется явочная карта, в которую вносится следующая информация: фактическое время заезда, номер инкассаторской сумки с наличностью, сумма денежных средств, вложенная в сумку, номер принятой от инкассатора пустой сумки и заверяется их подписями. Инкассаторы с денежной наличностью сопровождаются старшим охранником либо охранником до выхода из магазина.