Платежная ведомость используется в компании для выдачи заработной платы работникам. Это унифицированная форма № Т-53. В ней отражаются суммы выдачи наличных денег на руки работникам уже с учетом всех вычетов. Платежная ведомость относится к кассовым документам. Конечно, выдавать заработную плату можно и по , если допустим, на предприятии один работник. Если же работников много, то целесообразнее вести платежную ведомость. Это значительно уменьшит документооборот. К тому же заработная плата по платежной ведомости может быть выплачена в течение трех дней, а по расходному кассовому ордеру – только в течение дня.
Конечно, у каждого документа - свои минусы. Платежная ведомость не исключение. Ее главный недостаток – отсутствие конфиденциальности, поскольку в ней должен расписываться каждый работник, и он может видеть заработки своих сотрудников отдела.
Заполнение платежной ведомости по форме т-53.
На титульном листе заполняется название организации или ИП, а также наименование его структурного подразделения.
Справа в табличке заполняется код ОКПО из справки статистики.
В графе «Корреспондирующий счет» указывается «дебет 70» всегда.
Затем проставляем срок действия ведомости. Обычно это три дня с момента подписания ведомости. А также заполняем сумму по ведомости прописью и цифрами, начиная с большой буквы с начала строки.
В графе «Номер документа» записываем порядковый номер ведомости, начиная с начала года.
В «Дате составления» указываем дату составления ведомости (она должна быть не позднее, чем дата подписи главного бухгалтера и времени выплаты денег).
Ведомость заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. На практике ведомость сначала подписывают у директора – это является разрешением для кассира выдавать деньги, и лишь потом деньги выдаются работникам. Главный бухгалтер уже подписывает ведомость после выдачи денег и проверяет правильность оформления ведомости.
На обратной стороне бланка ведомости заполняем табличную часть. Если работников на предприятии много, то в ведомости может быть несколько дополнительных страниц. Общее количество листов указывается цифрами по строке «Количество листов».
В графе 1 страницы 2 пишется порядковый номер сотрудника.
Графа 2 заполняется на основании личной карточки работника – указывается его табельный номер. В графе 3 заполняется Ф.И.О. работника. Лучше заполнять имя и отчество полностью во избежание путаницы, которая может возникнуть, если на предприятии работают родственники или однофамильцы.
В графе 4 цифрами заполняем сумму к выдаче на руки каждому сотруднику. Сумма пишется сначала графы, а не по середине. В последней строке подводятся итоги по общей сумме выплат по ведомости.
После заполнения платежной ведомости, она передается кассиру на проверку. Кассир проверяет правильность оформления и наличие подписей. Если в платежной ведомости есть ошибки, она переписывается бухгалтерией заново. Если платежная ведомость оформлена верно, кассир начинает выдавать заработную плату на основании ведомости.
Перед выдачей денег каждый сотрудник расписывается напротив своей фамилии в графе 5. В графе 6 заполняются необходимые документ для расчетов по кассе. Здесь может быть указана доверенность, заявка на выдачу денег, паспорт и др. Если подтверждающих документов нет – графа прочеркивается.
По истечению сроков выдачи денег, установленных в ведомости, кассир оформляет платежную ведомость до конца. Если работник, указанный в ведомости, денег не получил, напротив его фамилии в графе 5 указывается «Депонировано». Кассир подсчитывает все депонированные суммы и на последнем листе указывает общую и депонированную суммы цифрами и прописью. Под этими суммами кассир ставит свою подпись. Затем он выписывает расходный кассовый ордер на сумму фактически выданных денег и его номер указывается в платежной ведомости. Затем ведомость сдается в бухгалтерию и заверяется главбухом.
Скачать бланк платежной ведомости по форме Т-53 можно .
Платежные ведомости должны быть зарегистрированы в журнале регистрации платежных ведомостей (унифицированная форма № Т-53а). Этот журнал заводится с начала каждого года. Срок хранения его - пять лет. Ничего сложного при заполнении журнала нет. Журнал ведется работником бухгалтерии (нажмите картинку).
Мы рассматривали в особенности заполнения расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). В этой консультации расскажем о платежной ведомости (форма № Т-53) и покажем пример ее заполнения.
Для чего используется платежная ведомость
Платежная ведомость применяется для отражения выплаты заработной платы работникам организации, но только тем, кто получает зарплату наличными, а не на пластиковые карты.
Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии и передается в кассу для оплаты (в т.ч. на аванс).
Форма платежной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике. Может организация использовать и форму платежной ведомости № Т-53, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Расскажем о некоторых особенностях заполнения платежной ведомости по форме № Т-53.
О заполнении платежной ведомости по форме № Т-53
На титульном листе платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате.
Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в графе 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа (к примеру, при получении зарплаты по доверенности).
В конце таблицы платежной ведомости на выдачу зарплаты после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости.
В конце самой ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
Платежная ведомость (бланк): скачать
Форма Т-53 «Платежная ведомость» содержится в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. По коду формы (Т-53) ведомость на выдачу зарплаты (бланк) без труда можно найти в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».
Все выплаты, которые осуществляются в любой организации или фирме оформляются через платежную ведомость.
Ведомость признана законом основным учетным документом, в котором отражается:
- общий размер надлежащих выплат за текущий месяц;
- сумма заработной платы для каждого сотрудника по отдельности.
Расчетно-платежный документ формы № Т-53 применяется не только для выплаты заработных плат, но также:
- для выплаты компенсаций;
- для выплаты авансов;
- для выплаты премий.
С формой № Т-53 работает несколько человек:
- бухгалтер, который занимается оформлением данного документа;
- директор организации или предприятия , в обязанности которого входит заверить ведомость;
- пользуясь этим документом , кассир уже выплачивает работникам заработные платы.
Cоставляется ведомость ежемесячно в единственном экземпляре.
В платежной ведомости вы никогда не найдете информацию:
- о том, как рассчитывается зарплата и удержания из нее;
- о том, сколько дней и часов отработал в текущем месяце каждый из сотрудников.
Все, кто работает с платежной ведомостью, должны знать правила ее оформления и закрытия.
Порядок оформления ведомости по заработной плате Т-53
Современный бланк платежной ведомости был затвержен правительством в январе 2004 года. Этому документу был присвоен специальный код по системе ОКУД 0301011.
Титульный лист данной ведомости имеет такие реквизиты:
- наименование организации;
- сумма в цифрах и прописью, что будет выплачена;
- период выплат;
- подпись руководителя организации с расшифровкой его фамилии;
- счет корреспондента;
- код по системе ОКПО;
- номер платежной ведомости;
- дата оформления данного документа;
- срок, за который будет осуществляться выплата заработных плат.
Если в организации трудится достаточно много работников, то возникает необходимость в заполнении следующих страниц платежного документа.
Заполнение этих страниц осуществляется в табличном варианте, где бухгалтер должен указать:
- порядковый номер;
- номер работника согласно табелю;
- фамилия , а также инициалы сотрудника;
- сумма , что должен получить работник;
- подпись сотрудника , который получил выплату;
- графа «Примечания».
Образец заполнения платежной ведомости Т-53
Образец оформления зарплатной ведомости Т-53
Обязанность заполнять расчетно-платежную ведомость лежит на бухгалтере.
Если в организации работает несколько бухгалтеров, то утверждать сумму заработной платы, которую необходимо выплатить каждому работнику обязан главный бухгалтер. Именно он и подписывает данный документ.
Чтобы наглядно рассмотреть бланк ведомости, рекомендуем скачать унифицированную форму этого документа и образец заполнения на нашем сайте бесплатно.
- На титульной стороне ведомости бухгалтеру нужно:
- проставить код ОКПО;
- указать дебет счета 70;
- вписать номер платежного документа , зарегистрированного в журнале № Т-53;
- проставить период , в течение которого будет осуществляться выплата зарплат;
- указать дату оформления этого документа.
- На следующих страницах бухгалтер должен заполнить согласно учетным данным 4 графы таблицы:
- В пятой графе расписывается сотрудник после получения заработной платы. Эта подпись является прямым доказательством того, что деньги были выплачены работнику в срок.
- Шестая графа предусмотрена для записи разного рода примечаний.
В этой графе кассир указывает документ, на основании которого выплатил денежные средства :
- заявление работника;
- паспорт;
- нотариальная доверенность , позволяющая получить зарплату иным лицам вместо сотрудника.
Необходимость предъявлять паспорт или другой документ существует лишь в организациях с большим количеством сотрудников.
Прежде, чем выплатить положенную сумму заработной платы, кассир обязан ознакомиться с паспортом или другим документом, который предъявляет сотрудник.
Если в организации трудится небольшое количество лиц, требовать предъявлять паспорт при получении зарплаты необязательно.
- В графе «Примечания» кассир должен поставить прочерк.
В конце документа после последней записи кассиром проставляется общая сумма , на которою планируются выплаты заработных плат.
Кассирам стоит помнить также о том, что законодательством разрешено каждому работнику, который расписывается в ведомости, ознакомиться с суммой заработной платы, которою получат его коллеги.
Исправление ошибок в оформлении ведомости
Как быть бухгалтеру или кассиру, когда он совершил ошибку? Неужели составлять новую ведомость?
Платежная ведомость относится к типу первичной документации, в которой ошибки лучше не совершать.
В связи с этим бухгалтер внимательно проверяет правильность заполненных реквизитов и сумм заработных плат прежде, чем передать документ на подпись к главному бухгалтеру или руководителю организации.
Кассир, начиная выплату зарплат, также должен убедиться в том, что платежная ведомость оформлена без ошибок.
В случае, когда ошибка все же была допущена, а оформить новый бланк ведомости нет возможности, нужно:
- аккуратно исправить допущенную ошибку;
- сделать рядом с исправлением отметку «Исправленному верить»;
- подтвердить факт исправления подписью лиц , которые ответственны за утверждение платежной ведомости.
Все заработные платы должны выплачиваться сотрудникам в течение 3 дней, который определяет банк. По истечению этого срока платежная ведомость закрывается.
Закрытие платежной ведомости
Как уже упоминалось, организация имеет всего несколько дней, чтобы в полном объеме выплатить все заработные платы. Если по каким-либо причинам зарплаты получат не все сотрудники, оставшееся деньги будут депонироваться.
С точки зрения законодательства задержка выплаты зарплаты является нарушением нормативных актов. Органы, которые занимаются защитой прав работников и контролируют работу работодателей, могут предъявить санкции в случае задержки выплаты зарплат.
Когда пройдет срок, выделенный для выплаты зарплат, кассир обязан:
- подсчитать сумму , на которою были осуществлены выплаты зарплаты;
- цифрами и прописью записать сумму к выплате;
- депонировать каждую невыплаченную сумму , делая соответствующую отметку «Депонировано»;
- подсчитать общую сумму средств , которые были депонированы, и указать эту сумму в документе в цифрах и прописью;
- проверить правильность выполненных расчетов : сумма, выплаченных зарплат, указанная на титульной стороне ведомости, должна соответствовать выплаченным и депонированным денежным средствам;
- поставить личную подпись и расшифровать ее тем самым , подтвердив факт выплаты и депонирования;
- оформить ордер по бланку КО-2 на всю сумму выплаченных денежных средств;
- указать на последней странице платежной ведомости данные из формы КО-2;
- вернуть в бухгалтерию форму № Т-53.
После того, как кассир вернул ведомость в бухгалтерию, бухгалтер должен:
- проверить все данные платежной ведомости;
- занести данные из ведомости в реестры синтетического бухгалтерского учета.
В случае, когда организация использует механизированный вариант ведения бухгалтерского учета, допускается возможность создания собственного бланка для учетного реестра. В созданной форме должны сохраниться все обязательные реквизиты документа.
Основным «плюсом» применения платежной ведомости является компактная форма бланка, которая:
- объединяет все данные , касающиеся выплат заработных плат за месяц;
- дает возможность осуществлять быструю сверку цифр с аналитическими данными.
Каждая ведомость регистрируется в журнале № Т-53, куда бухгалтер вносит данные о дате и номере платежной ведомости. Такой журнал заводится бухгалтерами каждый год. Старый журналы сдаются в архив, где хранятся на протяжении 5 лет.
При выплате начисленной зарплаты необходимо заполнить платежную ведомость, данный кадровый документ будет составляться на основании расчетной ведомости. Типовая форма платежной ведомости – Т-53. Как правильно заполнить эту форму? Остановимся подробнее на особенностях заполнения формы Т-53. В статье помимо того, что найдете заполненный образец бланка, вы также сможете скачать саму форму Т-53.
Образец заполнения платежной ведомости (форма Т-53)
Заполнить нужно два листа формы: на первом листе общая информация об организации, периоде расчета заработной платы и сумме, которую необходимо выплатить работникам; на втором листе вы найдете таблицу, в которую нужно внести список сотрудников для выдачи им зарплаты.
Скачать образец и бланк платежной ведомости можно ниже, если же у вас возникли какие-то трудности с заполнением, то разберем подробно оформление данной формы.
Заполнение титульного листа платежной ведомости (Т-53)
На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.
В качестве корреспондирующего счета выступает счет учета расчетов с персоналом по оплате труда – счет 70.
Далее нужно указать срок, на который денежные средства для выдачи зарплаты обналичиваются с расчетного счета. В кассе наличные сверх установленного лимита храниться не могут, вечером все наличные денежные средства подлежат обязательной сдаче в банк. Исключение составляют средства, обналиченные для выдачи зарплаты, они могут храниться 3 дня, включая день получения их в банке. Поэтому в строке «в кассу для оплаты с.. по..» нужно указать трехдневный срок, начиная со дня получения денег в банке.
Далее указывается общая сумма заработной платы, прописью и цифрами; порядковый номер ведомости и дату составления. В качестве расчетного периода пишется месяц, за который необходимо выплатить заработную плату.
Платежная ведомость. Заполнение Лист №2
Далее нужно заполнить таблицу, в которой необходимо последовательно и построчно заполнить указанные в таблице данные работников: табельный номер сотрудника, его фамилия и инициалы, сумма причитающейся зарплаты цифрами.
Если какие-то сотрудники зарплату не получили, например, по причине отсутствия в течение трех дней, указанных на титульном листе, то деньги нужно сдать в банк, а в графе 5 необходимо отметить депонирование суммы. Работник получит ее позже.
Когда вся таблица заполнена, сотрудники получили свой заработок, под таблицей нужно написать суммарную выданную сумму и, если имеется, то и депонированную сумму. Сумма указывается прописью и в скобках цифрами. В графе «выплату произвел» указывается фамилия, имя, отчество лица, ответственного за выдачу зарплаты.
Далее указывается документ, на основании которого выдавались деньги работникам из кассы, это расходный кассовый ордер: его номер и дата. Всё, платежная ведомость оформлена, нужно ее передать на проверку в бухгалтерию и на подпись руководству.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Видео-урок “Бухгалтерия 1С. Выплаты заработной платы. Ведомость”
В видео-уроке рассмотрена пошаговая инструкция по выплате заработной платы в 1С Бухгалтерия 8.3 через кассу организации. Ведет урок Ликина О. бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео Меджмент”.⇓
Смотрите более подробно учет выплат по заработной плате в 1С Бухгалтерия.
Платежная ведомость по форме Т-53 – основной документ, который заполняется при любых выплатах в организациях. Наиболее актуален этот документ для крупных предприятий, поскольку, если в небольших фирмах для выдачи заработной платы и прочих расчетов с сотрудниками можно оформлять , действующие в течение одного рабочего дня, то в больших компаниях такой способ крайне неудобен.
Скачать бланк и образец платёжной ведомости по форме Т-53
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Кто заполняет форму Т-53
Платежная ведомость – это бухгалтерский документ, поэтому оформлением ее занимается специалист бухгалтерского отдела. После заполнения бухгалтер передает ведомость кассиру и тот на основании нее выдает заработную плату сотрудникам. Документ не требует копий, поэтому делается он в единственном экземпляре.
Порядок заполнения бланка Т-53
Бухгалтер организации либо распечатывает бланк Т-53 и затем заполняет его вручную, либо заполняет его в электронном виде и только после этого распечатывает. В ведомости содержится таблица из нескольких столбцов и строк (по количеству сотрудников), а также графы для сведений о начисленной к выдаче заработной плате и строка по итоговой сумме к выдаче.
Оформление первой страницы
- Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
- Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
- Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
- В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
- После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
- Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.
Теперь визуально:
Заполнение второго листа
Размер платежной ведомости напрямую зависит от количества работающих на предприятии сотрудников – чем их больше, тем длиннее будет данный документ. Количество листов платежной ведомости нужно обязательно указать в соответствующей графе.
- Первый столбик основной таблицы ведомости отведен под порядковую нумерацию сотрудников.
- Второй – под внесение табельного номера (эти данные хранятся организации).
- В третий вписываются ФИО получателей зарплаты (лучше, во избежание возможной путаницы, делать это с полной расшифровкой имени и отчества).
- В четвертый столбик бухгалтер предприятия вносит сумму начисленных к выдаче средств по каждому отдельному человеку (цифрами).
- В пятом столбике каждый работник должен расписаться о получении заработной платы.
- Шестой столбик предназначен для внесения ссылок на документы для расчетов по кассе (это могут быть доверенности, заявления сотрудников и т.п.) Если никаких отдельных примечаний по сотрудникам нет, то этот столбец можно перечеркнуть.
В строке под таблицей нужно еще раз указать цифрами и прописью общую сумму средств, начисленных к выдаче
Виза директора на форме Т-53
Без подписи руководителя компании платежная ведомость Т-53 не будет считаться действительной, поэтому после заполнения всех ее пунктов и перед передачей ее кассиру для выдачи заработной платы, бухгалтер предприятия обязан предоставить ее на подпись директору.
И еще одну подпись нужно будет поставить после того, как все средства будут выплачены сотрудникам. Платежную ведомость должен будет проверить главный бухгалтер предприятия и при отсутствии каких-либо нарушений также подписать ее.
Исправления в платежной ведомости
Вообще по правилам заполнения платежной ведомости формы Т-53, кассир, перед тем как приступить к выдаче средств по ведомости, обязан проверить, все ли в ней оформлено верно.
Если находятся какие-то ошибки, то данный документ должен быть возвращен в бухгалтерию на переделку.
Но иногда случаются ситуации, когда по каким-либо причинам переоформить платежную ведомость уже невозможно. В этом случае неточные сведения нужно аккуратно зачеркнуть, написать сверху правильные данные, а исправление заверить подписями всех тех же сотрудников, которые подписывали начальный вариант ведомости. Здесь же нужно указать дату исправления. Если все сделать в соответствии с этими рекомендациями, то документ не утратит своей юридической силы.
Как закрыть платежную ведомость
Этот этап является завершающим. После того, как срок действия платежной ведомости истек (пять дней) кассир должен оформить ее закрытие. Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:
- Написать слово «депонировано» напротив фамилий тех работников, которые не получили по данной ведомости причитающиеся им деньги;
- Подсчитать выданные средства и те, которые были задепонированы. Внести эти сведения на последний лист ведомости;
- Заверить ведомость подписью;
- Выписать расходно-кассовый ордер. В нем надо написать сумму выданных средств, затем внести номер ордера в ведомость.
После того, как вся эта процедура проведена, ведомость нужно снова передать в бухгалтерию.