Правила хранения бухгалтерских документов на предприятии. Как правильно хранить бухгалтерские документы

Е.В. Вайтман Эксперт журнала «Российский налоговый курьер», при участии специалистов ФНС России
Журнал «Российский налоговый курьер », №6 за 2009 год

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Так сказано в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ). Кроме того, эти же документы используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Нередко архив документов за все время деятельности фирмы настолько объемен, что новые документы уже негде разместить. Значит, следует разобраться, как долго нужно хранить те или иные документы. Возможно, некоторые из них пора уничтожить

Бухгалтерские документы

Общие сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлены в статье 17 Закона № 129-ФЗ. В ней говорится, что названные документы организация должна хранить не менее пяти лет. Чтобы определить сроки хранения конкретных видов документов, необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Перечень). Информация о наиболее распространенных видах документов представлена в таблице ниже.

Обратите внимание: сроки, установленные в Перечне, нужно отсчитывать не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Это записано в пункте 2.9 Указаний по применению Перечня, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 года (далее — Указания). Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.

Причем организация с учетом специфики деятельности вправе увеличить длительность хранения документов по сравнению с тем сроком, который установлен в Перечне (п. 2.11 Указаний). Подобное решение оформляется распоряжением руководителя компании или закрепляется в ее учетной политике.

Налоговые декларации и документы для расчета налогов

Сроки, в течение которых организация обязана сохранять отчетность по налогам, установлены в пункте 170 Перечня. Так, годовые налоговые декларации необходимо хранить не менее десяти лет, квартальные — не менее пяти лет, месячные — не менее одного года. Если отсутствует годовая отчетность (например, по НДС), квартальные и месячные налоговые декларации нужно хранить не менее десяти лет. Месячную отчетность при отсутствии квартальной следует сохранять не менее пяти лет.

Сроки хранения документов, на основании которых организация исчисляет налоги и сборы, нигде четко не оговорены. Лишь в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, уплату и удержание налогов.

Аналогичное требование установлено в подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ для налоговых агентов. В течение четырех лет они должны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.

От какой даты считается этот четырехлетний срок? Минфин России полагает, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Обратите внимание

Для акционерных обществ — особые правила

Сроки, в течение которых акционерные общества должны хранить свои документы, установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Так, годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить постоянно, то есть в течение всего срока работы организации. К документам постоянного хранения также относятся:

• документы о создании, реорганизации общества;
• устав общества, внесенные в него изменения и дополнения;
• свидетельство о государственной регистрации общества;
• решения о выпуске ценных бумаг, проспекты эмиссии ценных бумаг;
• протоколы общих собраний акционеров;
• протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
• списки аффилированных лиц общества;
• положения о филиалах и представительствах общества;
• протоколы заседаний правления (дирекции) общества, решения директора (генерального директора, президента) общества;
• бюллетени для голосования;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества и др.

Допустим, акционерное общество ликвидируется. При наличии у него договора с учреждением Росархива документы постоянного срока хранения и по личному составу оно передает в государственный архив.

Если договорных отношений с архивом нет, государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяет председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий.

Если акционерное общество прекращает деятельность в результате проведенной реорганизации, подлинники его документов могут быть переданы только одному из вновь создаваемых обществ (как правило, обществу с наибольшей стоимостью чистых активов)

Таблица. Сроки хранения отдельных видов документов

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность*	Не менее 10 лет	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность*	До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность*	Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность*	Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним	До ликвидации организации**	Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз	Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 10 лет	Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры		Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж	Не менее полных 5 лет с даты последней записи	Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль	Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет	Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН		Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы	Не менее 5 лет	Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников	Не менее 75 лет	Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы	Не менее 5 лет	Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)		Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков		Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	До ликвидации организации**	Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)	Не менее 5 лет	Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене		Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами	До ликвидации организации**	Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***	Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения	Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок	До ликвидации организации**	Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет	Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности	Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица	Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор	До ликвидации организации**	Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	Не менее 5 лет	Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	Не менее 1 года****	Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников	Не менее 5 лет	Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения)	Не менее 75 лет	Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников)	Не менее 75 лет	Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников	До момента востребования, но не менее 50 лет	Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	Не менее 50 лет	Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков	Не менее 1 года	Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении	Не менее 5 лет	Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией	До замены новым****	Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий	Не менее 75 лет	Пункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	Не менее 45 лет	Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности	Не менее 10 лет	Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности	Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.)		Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ*****	Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ	Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	Не менее 10 лет	Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы	Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п. 2 ст. 13 Закона № 129-ФЗ). ** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний. *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). ***** Включает в себя документы, связанные с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации контрольно-кассовой техники.

Налоговая база и сумма налога определяются по окончании налогового периода (п. 1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал. Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Пример 1

ООО «Гиацинт» было зарегистрировано в апреле 2004 года. Организация применяет общую систему налогообложения.

Четырехлетний срок, в течение которого ООО «Гиацинт» должно хранить документы, относящиеся к расчетам по налогу на прибыль, ЕСН, налогу на имущество организаций за 2004 год, — это период с 1 января 2005 года по 31 декабря 2008 года. Соответственно документы, использованные для исчисления указанных налогов за 2005 год, организация обязана будет сохранять до 31 декабря 2009 года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, а также программы машинной обработки данных следует хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

До 2008 года налоговый период по НДС устанавливался как календарный месяц, а для отдельных категорий налогоплательщиков — как квартал (ст. 163 НК РФ)

Налогоплательщики обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Налоговые агенты обязаны представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 4 п. 3 ст. 24 НК РФ)

Убыток, выявленный по итогам 2001 года (до вступления в силу главы 25 НК РФ), может быть перенесен на будущее в сумме, не превышающей сумму убытка, числившегося по состоянию на 1 июля 2001 года (п. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.08.2001 № 110-ФЗ)

Вместе с тем в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Например, налоговая проверка, назначенная 31 декабря 2008 года, может охватывать 2005-2007 годы и продолжаться максимум в течение шести месяцев 2009 года. Значит, в течение всего времени проверки организация обязана сохранять документы, относящиеся к налоговым расчетам за проверяемый период. Но она и так обязана это делать согласно Закону № 129-ФЗ. Ведь основанием для исчисления налогов, как правило, являются те же первичные учетные документы, которые используются для отражения операций в бухгалтерском учете. Минимальный срок хранения таких документов составляет пять лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ). Получается, что согласно законодательству о бухгалтерском учете в течение текущего года организация обязана хранить документы, относящиеся к расчетам налогов и за те периоды, которые налоговые органы проверить уже не могут.

Особо оговорен срок хранения книг покупок и книг продаж. Он установлен в пунктах 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Его минимальная продолжительность — пять полных лет с даты последней записи в указанных документах.

Отметим также, что согласно пункту 150 Перечня выставленные и полученные счета-фактуры организация должна хранить не менее пяти лет. Однако если в ходе налоговой или иной проверки возникли разногласия с проверяющими, то счета-фактуры нужно сохранять до вынесения окончательного решения по результатам данной проверки.

Несмотря на то что счета-фактуры необходимо хранить минимум пять лет, организация не обязана представлять по запросу налогового органа счета-фактуры, четырехлетний срок хранения которых уже истек. Например, получив в 2009 году запрос налоговой инспекции о представлении счета-фактуры за 2004 год, налогоплательщик (налоговый агент) может его не выполнять.

Пример 2

Воспользуемся условием примера 1. Допустим, до 2008 года налоговым периодом по НДС для ООО «Гиацинт» являлся календарный месяц.

Книги покупок и книги продаж за апрель 2004 года организация должна хранить до 30 апреля 2009 года (при условии, что последние записи в них были сделаны в апреле 2004 года).

Пятилетний срок хранения выставленных и полученных счетов-фактур исчисляется с 1 января года, следующего за годом их составления, — с 1 января 2005 года. То есть счета-фактуры, датированные апрелем 2004 года, ООО «Гиацинт» обязано хранить до 31 декабря 2009 года.

Поскольку в 2004-2007 годах налоговым периодом по НДС для компании являлся календарный месяц, четырехлетний срок хранения прочих документов, необходимых для расчета НДС, определяется применительно к каждому месяцу. Обязательный минимальный период хранения документов, использованных организацией для расчета НДС за апрель 2004 года, — с 1 мая 2004 года по 30 апреля 2008 года.

Четырехлетний срок хранения документов, относящихся к расчету НДС за I квартал 2008 года, начинается с 1 апреля 2008 года и заканчивается 31 марта 2012 года. Книги покупок и книги продаж за I квартал 2008 года компания обязана будет сохранять до 31 марта 2013 года (если последние записи в них были сделаны в марте 2008 года), а счета-фактуры за этот период — до 31 декабря 2013 года.

Итак, первичные учетные документы необходимо хранить не менее пяти лет. Однако в некоторых ситуациях оправдательные документы следует сохранять намного дольше.

Ситуация 1. Организация переносит убытки на будущее

В соответствии со статьей 283 НК РФ компания, являющаяся плательщиком налога на прибыль, вправе уменьшить налоговую базу текущего налогового периода на сумму убытка, полученного ею в предыдущих налоговых периодах. Убыток может быть перенесен на будущее в течение десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором он был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

В течение всего срока переноса убытков организация должна хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка. Так сказано в пункте 4 статьи 283 НК РФ. В письме от 03.04.2007 № 03-03-06/1/206 Минфин России разъяснил, что списание убытков возможно только при представлении первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат.

Аналогичные требования установлены для плательщиков единого сельскохозяйственного налога и организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения. При переносе убытков на будущее они также обязаны хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду. Об этом сказано в пункте 5 статьи 346.6 и пункте 7 статьи 346.18 Налогового кодекса соответственно.

Пример 3

ООО «Азалия» является плательщиком налога на прибыль. По итогам 2003 года в налоговом учете организации был получен убыток. Его сумма переносилась на будущее в течение 2006-2008 годов по частям.

Согласно требованиям налогового законодательства первичные учетные документы, необходимые для расчета налога на прибыль за 2003 год, организация обязана была хранить в течение четырех лет — до 31 декабря 2007 года. Поскольку на сумму убытка 2003 года уменьшены налоговые базы 2006-2008 годов, компания продолжает хранить указанные документы. Она должна сохранять их в течение еще четырех лет после окончания 2008 года (последнего года, налоговая база за который была уменьшена на сумму убытка прошлых лет) — до 31 декабря 2012 года.

Ситуация 2. Выявлены убытки прошлых лет или списаны безнадежные долги

Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные налогоплательщиком в текущем отчетном или налоговом периоде, приравниваются к внереализационным расходам на основании подпункта 1 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Иначе говоря, такие убытки уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль за тот период, в котором они были выявлены.

Кроме того, к внереализационным расходам также приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация формирует резерв по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

По общему правилу, установленному в пункте 1 статьи 252 НК РФ, при расчете налога на прибыль можно признать лишь те расходы, которые подтверждены документально. Значит, чтобы учесть в целях налогообложения убытки прошлых лет, выявленные в текущем году, или списать безнадежные долги, организация должна располагать соответствующими подтверждающими документами. Более того, она обязана хранить эти документы не менее четырех лет после окончания года, налоговая база за который была уменьшена на сумму указанного убытка или списанной безнадежной задолженности.

Ситуация 3. Организация владеет основными средствами

Допустим, в собственности компании имеется основное средство, которое было куплено больше десяти лет назад. Казалось бы, срок хранения документов о его приобретении и вводе в эксплуатацию уже истек.

Однако такие документы нужно сохранять в течение всего срока полезного использования объекта. Ведь в течение этого периода организация начисляет амортизацию в налоговом и бухгалтерском учете. Чтобы признать амортизационные отчисления, в течение всего срока амортизации у нее должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта и ввод его в эксплуатацию.

Кроме того, с остаточной стоимости основных средств компания уплачивает налог на имущество. Следовательно, для обоснования расчетов по данному налогу ей также необходимы названные документы.

Предположим, организация решила продать амортизируемое имущество. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 268 НК РФ она вправе уменьшить доход, полученный от продажи, на остаточную стоимость этого имущества. Но остаточная стоимость объекта опять же должна быть подтверждена соответствующими документами.

Таким образом, даже если организация, владеющая амортизируемым имуществом, не планирует его продавать, документы о приобретении этого имущества, вводе его в эксплуатацию, расчете сумм амортизации ей целесообразно сохранять в течение всего срока работы компании.

В случае реализации прочего имущества (за исключением ценных бумаг, продукции собственного производства, покупных товаров) организация уменьшает полученный доход на цену приобретения или создания этого имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Естественно, при условии, что указанную цену она может подтвердить документально. При отсутствии подобных документов компания не вправе уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов на приобретение имущества, так как эти расходы не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. Сроки хранения указанных документов в данном случае значения не имеют. Аналогичная позиция приведена в письме Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-02/84.

Хранение документов

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика, а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, — понесенные им убытки (п. 1 ст. 252 НК РФ)

В целях налогообложения остаточная стоимость объектов амортизируемого имущества определяется по правилам, изложенным в пункте 1 статьи 257 НК РФ

Перечень документов акционерного общества, которые оно должно хранить по месту нахождения исполнительного органа, установлен в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12. 95 № 208-ФЗ

Условия, при выполнении которых ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, оговорены в статье 4 Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Организации, документы которых не подлежат приему в государственные или муниципальные архивы, уничтожают документы с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами (п. 3.9 Указаний)

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (п. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ)

Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании. При значительных объемах документации целесообразно выделить специальное место под архив или даже арендовать отдельное помещение, куда перевезти обработанные документы, которые уже не используются в текущей работе.

Другой вариант — передать документы на хранение в специализированную архивную компанию. Однако если организация является акционерным обществом, то ей нужно учесть следующую особенность. В пункте 2 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ говорится, что целый ряд документов акционерное общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа. К таким документам, в частности, относятся бухгалтерская отчетность, документы бухгалтерского учета, документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе.

Естественно, со временем объемы архивов любой организации увеличиваются, для их размещения требуются новые помещения. Может, удобнее хранить документы не в бумажном, а в электронном виде?

Такая возможность прямо предусмотрена в отношении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета (п. 7 ст. 9 и п. 1 ст. 10 Закона № 129-ФЗ). Кроме того, в статье 314 НК РФ указано, что регистры налогового учета ведутся на бумажных носителях, в электронном виде или любых машинных носителях. При этом должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

В письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 Минфин России разъяснил, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Основные правила работы архивов организаций одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила). В пункте 2.3.1 Основных правил установлено, что ежегодно необходимо проводить экспертизу ценности документов, то есть определять сроки их хранения и отбирать документы для длительного хранения и уничтожения.

Уничтожение и утилизация документов

Документы, срок хранения которых истек, организация вправе уничтожить самостоятельно (разорвать вручную или с помощью шредера, выбросить, сжечь) или передать на утилизацию в специализированную компанию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. Перечень документов, подлежащих уничтожению или утилизации, утверждается руководителем организации. Он может быть оформлен в виде приказа или распоряжения руководителя либо в форме акта, разработанного компанией самостоятельно. Примерный образец такого акта приведен ниже.

Рисунок. Образец акта об отборе документов для уничтожения

Кроме того, организация может воспользоваться образцом акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Его форма утверждена в приложении № 4 к Основным правилам.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого документа. Это следует из положений пункта 2.4.5 Основных правил. В нем говорится, что однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, авансовые отчеты за 2000 год).

Передача документов на утилизацию оформляется накладной, в которой указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т.п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов в организации (п. 2.4.7 Основных правил).

Если компания уничтожает документы собственными силами, этот факт она оформляет отдельным актом об уничтожении документов. Поскольку унифицированной формы нет, он тоже составляется в произвольной форме. Отметим, что уничтожение документов по истечении срока хранения является правом, а не обязанностью организации (см. письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83). Другими словами, компания может продолжать хранить документы даже по истечении сроков их обязательного хранения.

Ответственность за утрату документов

Налоговая . Отсутствие у налогоплательщика первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За такое нарушение в статье 120 Налогового кодекса предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

5000 руб., — если отсутствуют документы за один налоговый период;

15 000 руб. — при отсутствии документов более чем за один налоговый период;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., — если из-за отсутствия документов была занижена налоговая база.

Кроме того, если налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) не представит по запросу налоговой инспекции документы или иные сведения, с него взыскивается штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Административная . Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. Об этом сказано в статье 13.20 КоАП РФ. За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов на должностных лиц может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Уголовная . Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года (п. 1 ст. 325 УК РФ)

Как показывает практика, практически в любом современном отечественном предприятии наибольший объём документации генерирует бухгалтерия. объяснимо: именно в этом отделе работают с деньгами, и каждая такая операция нуждается в официальной фиксации на бумаге. Кроме того, законодательно установлен срок хранения первичных документов в организации, а значит, избавиться от «бумажек» просто так не получится, придется хранить их как минимум несколько лет и только после этого уничтожать. К слову сказать, процесс избавления от макулатуры тоже непрост, имеет ряд специфических особенностей. Обо всем этом - дальше.

Документы, документы…

Если привести статистику по количеству продуцируемой документации, получится, что практически во всех современных отечественных предприятиях бухгалтерия - это источник 80-90% бумажных документов. Хранить их нужно не просто так. Ограничения определяют не только то, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов правильный (обычно варьируется от пяти лет до десятилетия), но и то, в каких условиях эти объекты должны находиться. В то же время следует помнить, что существует деление на документацию для временного хранения и постоянного.

Впрочем, как показывает практика, далеко не в каждой компании руководители заинтересованы в том, чтобы разбираться в тонкостях того, какие установлены сроки хранения первичных документов. Чтобы избавить себя от головной боли, можно воспользоваться услугами специализированных архивных компаний. В такой фирме точно знают, какой тип документов сколько времени нужно хранить, в каких условиях, при соблюдении каких правил. Кроме того, в такой организации есть технические мощности для уничтожения доверенной на хранение документации, когда сроки истекут. Это действительно удобно, но стоит денег. Если хочется сэкономить, тогда придется выделить специальное помещение под архив и вникнуть в то, каков срок хранения первичных бухгалтерских документов в организации по закону.

Хочу - не хочу

Проблема, между прочим, возникает не на пустом месте. Действующие законы устанавливают сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета, и в рамках любого предприятия они должны соблюдаться. Из законодательства следует, что на любое действующее юридическое лицо возложены обязанности по сохранению документации. Это означает, что не играет роли форма деятельности - будь то частный предприниматель, в одиночку ведущий дела, или крупный концерн, все равно придется озаботиться хранением бухгалтерской отчетности и прочей документации. Важно изучить законодательство на предмет установленных сроков хранения электронных первичных документов, бумажных, чтобы в случае конфликтной ситуации с подрядчиком или при проверке контролирующей инстанцией не оказаться в неудобном положении. Кроме того, несоблюдение установленных законом временных промежутков может спровоцировать немалый штраф при проверке. Действующее законодательство содержит нормативы, регулирующие минимальный срок хранения первичных учетных документов. Это важно, чтобы бизнес был в безопасности, а ведение дел в нашей стране отличалось законностью, соблюдением установленных правил.

О том, какой срок хранения электронных первичных документов, бумажных установлен сейчас, рассказывает 125-й федеральный закон, принятый в октябре 2004 года. Исходя из названия, он посвящен архивам и корректному ведению дел. Именно в этом официальном документе рассматриваются особенности хранения продуцируемых бухгалтерией официальных бумаг. Здесь можно найти как особенности, позволяющие разграничить документацию временного и постоянного хранения, так и сроки, характерные для того или иного типа бумаг.

На кого распространяется?

Обязанности по соблюдению минимальных сроков хранения первичных документов возложены на:

• инстанции местного самоуправления;
• госорганы;
• предпринимателей;
• предприятия;
• лиц, ведущую предпринимательскую деятельность.

Соблюдать закон придется применительно к архивной документации, в том числе касающейся личного состава. Весь указанный в законе временной промежуток бумаги должны находиться в безопасном месте. Кроме федеральных законов, особенности сроков хранения первичных документов и бухгалтерских регистров затрагиваются в ряде нормативной документации, действующей как на территории страны в целом, так и в каждом отдельно взятом регионе. Впрочем, наиболее важный документ - это упомянутый выше 125-й закон, в котором дается полный перечень документации, регламентирующей длительность по хранению бухгалтерских бумаг.

Закон под номером 129

В 1996 был выпущен федеральный закон, посвящённый особенностям бухгалтерского учета. В нем указано, что бухгалтерия может формировать свою документацию на бумаге, а также с применением различных машинных средств. При этом фирма в обязательном порядке должна самостоятельно делать копии документации на бумаге, чтобы все участники операций имели доступ к данным о них. Если контролирующий орган запрашивает доступ к документации, представители фирмы обязаны таковой предоставить. Право на это есть и у работников прокуратуры, и у представителей суда.

Создание, хранение с соблюдением сроков хранения первичных учетных документов, предоставление по запросу должно соответствовать установленным в нормативных актах формам. Документы необходимо направлять запрашивающему лицу в бумажной форме. Если это допускают возможности применяемых в работе машин, если все участники согласны, отчетность можно направлять в электронной форме. Это также разрешено действующими законами нашей страны.

Храним по правилам

129-й федеральный закон содержит упоминание об обязательности соблюдения сроков хранения первичных учетных документов. В частности, в 17-й статье упоминается, что любое юридическое лицо в обязательном порядке должно хранить подобную документацию, включая регистры и отчеты. Длительность временного промежутка устанавливается правилами, регламентирующими архивное дело на государственном уровне. Продолжительность этого периода не может быть менее 5 лет.

Особенный срок хранения первичных документов установлен для регламентирующей учетную политику документации и некоторых других категорий (программы, используемые на машинах, обрабатывающих информацию, рабочий план счетов). Конечно, длительность здесь тоже составляет пять лет (в некоторых случаях этот период можно установить больше), но срок начинают отсчитывать с момента, когда на предприятии к этому документу прибегали в последний раз. Руководитель юридического лица - тот человек, на которого по закону возложена ответственность за хранение всей положенной документации с соблюдением временных промежутков. Это означает, что любой образованный и ответственный начальник обязан знать срок хранения первичных документов в бухгалтерии, если он желает держать ситуацию в фирме под своим контролем.

Как показывает практика, во многих организациях регулярно проводят инвентаризацию официальной документации, а локальными нормативными актами устанавливают ответственных за хранение документов лиц, с которыми фактически взаимодействуют проверяющие инстанции при контроле соблюдения правила ведения архивного дела.

Создание и хранение: все по правилам

Исходя из действующего законодательства, бухгалтеры могут формировать как первичную документацию, так и сводную не только на бумаге, но и в электронном виде; при этом обязательства по созданию бумажных копий возлагаются на юридическое лицо, и при запросе со стороны заинтересованного лица, проверяющего органа фирма обязана в кратчайшие сроки направить бумажные документы по адресу. Составление и хранение должно осуществляется в форме, установленной действующими нормативными актами.

О том, каков срок хранения первичных документов в бухгалтерии, порядок этого процесса, рассказывает перечень документации, рассматривающий типовые управленческие бумаги, формирующиеся в ходе работы любого предприятия. Таковые были установлены в 2010 году в документе, утвержденном Министерством финансов и Росархивом. Кроме того, необходимо учитывать требования Налогового кодекса, регламентирующего, что на всякого гражданина нашей страны возложены ответственность за четырехлетнее сохранение бухгалтерской документации. Это распространяется на бумаги, связанные с учетом расходной, доходной составляющей, а также подтверждающие уплату налогов.

Подходим к делу с умом

Корректная организация процесса с соблюдением сроков хранения первичных бухгалтерских документов предполагает профессиональный подход, привлечение персонала, ответственного за учет документации, обработку архивной информации об организации непосредственно рабочего процесса. В настоящее время практически нет мест специализированного обучения архивному делу, поэтому найти действительно высококачественного специалиста зачастую непросто. С другой стороны, прогрессивное законодательство требует, чтобы сроки хранения первичных бухгалтерских документов выдерживались, в противном случае можно столкнуться с категорически неприятными штрафами. Оптимальной вариант при достаточно объемном документообороте - создание в штате фирмы отдела, ответственного за архивное хранение, и обеспечение регулярного обучения ответственного за документацию персонала внутренними ресурсами. Это позволит держать под контролем нововведения, установленные в законах, и соблюдать все требования.

Альтернативный вариант, также позволяющий учитывать срок хранения первичных документов и соблюдать его в своей рабочей деятельности - это сотрудничество с посредником, берущим на себя обязательства по сохранению бумаг клиента. Впрочем, выбрать архивную фирму для себя - это тоже не самая простая задача. Необходимо тщательно проанализировать все доступные варианты, чтобы отдать предпочтение надежной компании и не переживать, что она может закрыться, а здание - сгореть.

Особенности хранения некоторых типов документации

Как следует из действующего законодательства, в архив нужно передавать первичную документацию, а также регистры, отчетность и балансовые документы. Все эти категории официальной документации до момента направления их в архив должны содержаться в бухгалтерских помещениях, при этом юридическое лицо обязано обеспечить все условия для сохранности бумаг: шкафы должны закрываться, противопожарная и прочая безопасность - соблюдаться. Внутри предприятия специальным документом назначается лицо, ответственное за сохранность документации.

Если на предприятии применяют , по закону эти документы должны содержаться в сейфе либо специальном шкафе, помещении, которое закрывается и гарантирует сохранность документации. Первичная документация текущего временного промежутка, обработанная вручную, должна собираться с учетом хронологии в регистры, которые затем направляются в архив на постоянное хранение.

На что еще обратить внимание?

При хранении банковских выписок, кассовых ордеров и отчетов по авансу необходимо сохранять всю документацию с учетом хронологии и переплетать для совместного систематизированного хранения. Некоторые специфические категории документов (рапорты о сменах, рабочие наряды) можно хранить, не переплетая, но подшивая в папки, чтобы ничего не потерялось и не было использовано с нечестными целями.

Сохранность документации, а также своевременное направление ее в архив - это в первую очередь зона ответственности главного бухгалтера, хотя при необходимости локальные нормативные акты могут содержать делегирование полномочий другому лицу. Выдача первичной документации, отчетности, балансовых документов возможна только в отдельных случаях при наличии официального распоряжения главного бухгалтера. В общем случае структурные подразделения не имеют доступа к документам бухгалтерии. Изъятие документации возможно лишь при наличии специализированного запроса из дознавательных органов, суда или других инстанций, располагающих соответствующими полномочиями по закону. При этом необходимо предоставить официальное постановление, составленное с соблюдением законодательства. При изъятии необходимо составить протокол, одну из копий которого передают представителю организации под роспись.

Срок хранения первичных документов отражен в таблице ниже.

Особенности документооборота

Термин «документооборот» применяют к комплексу факторов, связанных с движением документации с момента создания бумаги до передачи ее в архивное дело. Разработка графика - это зона ответственности главного бухгалтера, хотя на некоторых предприятиях делегируется специалисту по документообороту. Впрочем, как показывает практика, наиболее корректным является включение такого графика в учетную политику организации, которая затем утверждается специально издаваемым приказом за подписью главного должностного лица компании.

При помощи графика можно согласовать и упростить задачу планирования на предприятии. График документооборота первичной документации - это список исполнителей, временные промежутки, в рамках которых бумаги должны направляться бухгалтерии, а также сроки, за которые бухгалтеры их обрабатывают. Обязательно описываются отчетные периоды, включая балансовую отчётность. Зачастую учетная политика содержит регламентацию сроков хранения первичных документов, причем этот период или приравнивается к установленному законом, или назначается большим, если того требует специфика деятельности компании. Когда отчетность за год сдается, документация готовится установленным порядком и передается на архивное хранение. При этом учитывают, что в будущем может возникнуть необходимость извлечения полезных данных из переданного на хранение объема. Для этого принято разделение дел на папки, группировка же объясняется содержанием. Обязательно каждой папке присваивают релевантный заголовок.

Особенности хранения дел

Вся формируемая в ходе деятельности предприятия документация, как было указано выше, делится на предназначенную для временного хранения и постоянного. При передаче бумаг в архив необходимо каждую из этих категорий сдавать по отдельности, не смешивая официальные бумаги в одних папках. При этом копии нужно хранить отдельно от подлинников. Также в отдельные папки придется рассортировать документацию, показывающую отчетность, планы по году и по кварталам, по месяцам. Одно дело должно содержать одну штуку документации.

Для группировки одного дела можно использовать документы, сгенерированные за один период (квартал, год, месяц). Исключение составляют так называемые преходящие категории - например, личные дела, закрытие которых не приурочено к календарному году. Если дело содержит в себе документацию, сгенерированную за несколько месяцев, необходимо каждый месяц отделять от других специальным листом, фиксируя на нем, какой период документирует идущий за ним блок. При этом допускается группировать в одно дело до 250 листов. Папка в толщину может быть 4 см и меньше.

На что еще обратить внимание?

Как видно из правил ведения архива, если документация имеет приложения, таковые (вне зависимости от того, когда именно были составлены) должны присоединяться к той документации, которую они сопровождают. Вообще последовательность для архива бухгалтерской документации очень важна, поэтому ее необходимо соблюдать неукоснительно. Как правило, сначала размещают отчетность, затем пояснительные записки, после чего баланс, дополненный приложенными документами.

При организации хранения лицевых счетов сотрудников компании необходимо выделить для этого отдельное дело, в котором документацию раскладывают по годам со строгим соблюдением хронологии. Годовую переписку формируют в папки с указанием календарного года и тоже систематизируют в соответствии с датами. За каждым запросом должен следовать ответ на него.

Некоторые особенности

Сроки хранения, прописанные в Налоговом кодексе, могут отличаться от тех нормативов, которые указаны в законах, регламентирующих деятельность бухгалтерии. При наблюдении подобного несоответствия рекомендовано в первую очередь соблюдать тот временной промежуток, который больше - это позволит в случае необходимости обращения к документации воспользоваться ею, даже если по одному из действующих правил срок уже вышел. Кроме того, проверяющим органам будет не к чему придраться. Также необходимо помнить об изданном в 2000 году специальном перечне, указывающем длительность хранения некоторых специфических групп документации. Этот перечень регулярно обновляется и дополняется, поэтому главный бухгалтер предприятия и отдел, ответственный за документооборот, должны следить за актуальной информацией.

Если сроки хранения были нарушены, ответственность за это возлагается на руководителя компании, несмотря на то, что вопрос сохранности в первую очередь входит в зону ответственности главного бухгалтера. Если порядок, длительность хранения нарушены, фирме назначают штраф. Для должностного лица наказание варьируется обычно в границах двух-трех тысяч рублей. А вот если первичной документации вообще не ведется, за это могут наказать выплатой штрафа от пяти тысяч рублей и больше.

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Хранить документы, поступающие в бухгалтерскую службу, создаваемые и накапливаемые в ней, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами статьи 29 Закона № 402-ФЗ.

Вот эти нормы.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами фирмы государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изме­нений.
4. При смене руководителя фирмы должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется фирмой самостоятельно.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны хра­ниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер фирмы.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

• текущее (временное);
• архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Передача документов в архив

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (его раздел 6), утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение фирмы, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Архив фирмы комплектуется делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хра­нения.

Архив можно формировать и на электронных носителях. Поэтому, если документы храните в электронном виде, и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30–2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Электронные документы фирмы сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются
на архивное хранение, экспертная комиссия руководству­ется следующими критериями:

• значимость, полнота (завершенность) документов;
• аутентичность (полнота и достоверность) документов;
• отсутствие дублирования информации в документах.

Передавать текстовые электронные доку­менты для хранения в архив фирме следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет нужно проверять, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы.

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело закрыто в делопроизводстве, личное дело окончено на основании приказа об увольнении). Например, если документ составлен в 2016 году, то срок хранения начинает исчис­ляться с 1 января 2017 года. Из этого правила есть исключения.

Во-первых, это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения нужно определять с даты последней записи в них. Во-вторых, документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них исчисляется с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России
от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дип­ломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Приказы, касающиеся дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дежурств и кратко­срочных командировок, хранят не менее пя­ти лет.

Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, фирма-страхователь должна хранить шесть лет.

После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой фирмы. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у фирмы потребуют представить какие-либо документы.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники фирмы (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Уничтожить документы можно следующими способами:

• передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
• самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Вопрос очень важный и актуальный. В статье содержится выборка, в которой указаны сроки хранения бухгалтерских документов в организации (таблица): первичных, кассовых, а также отчетности.

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ , срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть

• меньше чем 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона 402-ФЗ) для первичных и кассовых регистров учета;
• не менее 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако, следует учитывать, что порядок хранения бухгалтерских документов, включая и сроки их хранения, устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

• Налогового кодекса РФ ;
• положения, утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько хранить бухгалтерские документы по их виду с отсылками на законодательные акты.

	Сколько хранить	Основание
Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры	4 года по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности)
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)	5 лет после года составления
По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)	6 лет после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним	Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)	В зависимости от даты создания:
Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости	5 лет после окончания года, в котором составлен. Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания: до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания; созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания	Ст. 412, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558 П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле:
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет после окончания года, в котором они составлены. Если же велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания: до 2003 г. — хранятся 75 лет со дня создания; созданные в 2003 г. и позже — 50 лет со дня создания	Ст. 586, п. 1.4 Приказа от 25.08.2010 № 558 П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле

Хранение бухгалтерских документов в организации важно организовать в соответствии с упомянутыми выше законодательными актами. Если срок хранения документа не истек и его запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. А также организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27 , ч. 1 ст. 15.6 , ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ , ст. 26.31 Закона № 125-ФЗ).

Рассмотрим на примере, как определить срок хранения товарной накладной и счета-фактуры, полученных в 3 квартале 2017 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2017 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2021, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2017 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 года после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2017.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

• для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2017 и получаем 30.09.2021 (по аналогии со счетом-фактурой);
• для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2018 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2021;
• как первичный документ — отсчитываем 5 лет после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2018, и получаем 31.12.2022.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно*. 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).