Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

«Реорганизационные» хлопоты с работниками

Как переоформить отношения с работниками, выплатить им отпускные и пособия при реорганизации компании

При реорганизации компании для работников чаще всего ничего не меняется: они продолжают выполнять на своих рабочих местах ту же работ уст. 75 ТК РФ .

А вот бухгалтеру нужно понять, надо ли как-то переоформить трудовые договоры с работниками, как выплачивать им отпускные и пособия, как дальше считать страховые взносы и НДФЛ.

Реорганизация ≠ увольнение

При реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении или преобразовании) права и обязанности реорганизуемой компании (будем называть ее также «старая», «прежняя») переходят к компании-правопреемнику (в статье также - «правопреемник», «новая»)п. 1 ст. 57 , ст. 58 ГК РФ .

Реорганизация в любой форме не является основанием для расторжения трудовых договоров с работникам ич. 5 ст. 75 ТК РФ . А значит, увольнять работников при реорганизации нельзя.

Хотя на практике некоторые делают так. Работников старой компании увольняют, а затем принимают на работу в новую компанию. Это неправильно, как нам подтвердили в Роструде.

Из авторитетных источников

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости

“ Реорганизация компании (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работникам ич. 5 ст. 75 ТК РФ . Это объясняется тем, что проведение реорганизации не связано, как правило, с объемом прав и обязанностей работника. В связи с этим при реорганизации действие трудового договора не прекращается. При этом какого-либо письменного согласия работника на продолжение трудовых отношений в соответствии с законодательством не требуетс я” .

Более того, такое увольнение и прием на работу приводят к дополнительным расходам. Ведь работникам при увольнении придется выплатить компенсацию за неиспользованный отпус кст. 127 ТК РФ .

Об оформлении процедуры изменения трудового договора по ст. 74 ТК читайте:

А в том случае, когда работников увольняют в связи с ликвидацией организации, им выплачивают еще средний заработок как минимум за 1 месяц (выходное пособие и заработок на период трудоустройства с зачетом выходного пособия)ст. 178 ТК РФ .

Но работник может и отказаться от продолжения работы в новой компани ист. 75 , п. 6 ст. 77 ТК РФ . Что тогда с ним делать, нам рассказали в Роструде.

Из авторитетных источников

“ Если работник отказывается от продолжения работы в компании в связи с ее реорганизацией и письменно известил об этом работодателя, то трудовой договор с ним прекращается в соответствии с п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Конкретного срока, в который нужно прекратить трудовой договор с работником по данному основанию в связи с получением его письменного отказа от продолжения работы, законодательством не установлен о” .

Роструд

Об оформлении расторжения трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников читайте: 2009, № 1, с. 51

Отметим, что при увольнении работника в этом случае ТК РФ не предусматривает выплату выходного пособи яст. 178 ТК РФ .

А нужно ли уведомить работников о предстоящей реорганизации? И на этот вопрос нам ответили в Роструде.

Из авторитетных источников

“ Нормы ст. 75 и других статей ТК РФ не устанавливают обязанности работодателя об уведомлении работников о предстоящей реорганизации организации, а также форму и сроки такого уведомления.

Вместе с тем, с учетом возможных изменений сведений о наименовании работодателя, отдельных условий трудового договора, которые по объективным причинам не могут быть сохранены, представляется целесообразным, чтобы работодатель известил (желательно в письменной форме и в разумные сроки) работников о предстоящей реорганизаци и” .

Роструд

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если при реорганизации компании изменяются должностные обязанности работника и он с изменениями не согласен, придется его сократить и выплатить ему выходное пособие.

Но если в результате реорганизации у работника не только меняется работодатель, но и изменяются условия трудового договора (кроме должностных обязанностей), то вы уже обязаны письменно предупредить работников об изменениях не менее чем за 2 месяц аст. 74 ТК РФ . Тем более если изменяются должностные обязанности работников и возникает необходимость провести сокращение, то нужно письменно предупредить их не менее чем за 2 месяца до увольнени яст. 180 ТК РФ .

Таким образом, в любом случае предупредите работников о реорганизации как минимум за 2 месяца до ее окончания (то есть до подачи в ИФНС соответствующего заявления о государственной регистрации).

Право работников на отпуск и расчет отпускных

Выплачивать работникам компенсации за неиспользованные дни отпуска (а если кто-то отгулял отпуск авансом - удерживать отпускные за неотработанные дни отпуска) не нужно. Ведь вы не увольняете работнико встатьи 75 , , 137 ТК РФ .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

При реорганизации не нужно увольнять работников из старой компании и принимать на работу в новую. А значит, не нужно выплачивать им и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Отпускной стаж работника в новой компании включает работу в прежней компании. Также сохраняет свое действие и график отпуско вст. 75 ТК РФ . И отпускные вы рассчитываете сотрудникам с учетом их зарплаты в реорганизованной компани ист. 139 ТК РФ . Если по каким-либо причинам старая компания не передала правопреемнику документы на работников, то придется рассчитывать им отпускные только исходя из зарплаты, полученной у правопреемник апп. 7, 8 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 .

Как рассчитывать и платить соцстраховские пособия

О документальном оформлении отношений с работниками при реорганизации читайте:

Правопреемник выплачивает пособие по временной нетрудоспособности по всем больничным работников прежней компании, выданным до и после ее реорганизации. Ничего страшного, если в этих листках нетрудоспособности на момент выдачи в качестве работодателя была указана прежняя компания. Ведь в отношении работников новый работодатель - ее правопреемник.

Подробнее о расчете отпускных в таких случаях читайте:

Для расчета пособия правопреемник учитывает зарплату работника в течение расчетного периода в старой компании. При этом последней не нужно выдавать работникам справки о зарплате. Эта компания должна лишь передать правопреемнику всю зарплатную первичку по работникам и справки о зарплате от других работодателей, представленные ей работниками.

Если же прежняя компания не передала правопреемнику первичку, то работники могут написать вам заявлени яприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н о запросе в ПФР данных о зарплате в прежней компани ич. 7.2 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ . ПФР в течение 2 рабочих дней отправит запро сприложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н в свой территориальный орган. До получения сведений из ПФР вы будете рассчитывать пособия на основании имеющихся у вас сведений. А после получения данных - пересчитаете и доплатите пособи яч. 2.1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

Возможно, есть работницы, которые на момент реорганизации находились в отпуске по беременности и родам. Пособие им уже выплатила старая компания. Но если этот отпуск будет продле нпп. 47- 49 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н , то правопреемнику нужно оплатить дополнительный больничный. Пособие по нему вы рассчитаете исходя из того же среднего заработка, исходя из которого было выплачено пособие по беременности и родам.

В качестве работодателя в таком больничном может быть указана как организация-правопреемник, так и прежняя компания. Это нам подтвердили в Фонде социального страхования.

Из авторитетных источников

Начальник отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС РФ

“ Если женщине в связи с осложненными родами был выдан дополнительно листок нетрудоспособности на 16 календарных дней после того, как компания, в которой она работает, была реорганизована, то имеет место один страховой случай - отпуск по беременности и рода мп. 48 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н . Поэтому в такой ситуации в качестве работодателя в больничном может быть указана как реорганизуемая компания, так и организация-правопреемни к” .

Если работник на момент реорганизации находится в отпуске по уходу за ребенком, то ему не нужно писать новое заявление на отпуск и выплату пособия. Если на этот момент ему еще выплачивается пособие по уходу за ребенком, то старая компания выплачивает его до момента прекращения деятельности, а компания-правопреемник начинает его выплачивать в том же размере со дня перехода к ней работника.

Отчитываемся по НДФЛ и предоставляем вычеты работникам

Сведения о доходах работников по форме № 2-НДФЛутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (ред. от 06.12.2011) с начала года до момента прекращения деятельности прежней компании, по мнению Минфина, должна представлять эта компания, а не правопреемни кПисьмо Минфина от 19.07.2011 № 03-04-06/8-173 . С этим согласны и налоговик иПисьма УФНС по г. Москве от 21.04.2010 № 16-15/042728@ , от 01.04.2008 № 09-14/031191 .

Компания-правопреемник будет предоставлять работникам стандартные налоговые вычеты с момента начала их работы в этой компании с учетом зарплаты, полученной с начала того календарного года, в котором проведена реорганизация.

А как быть, если кто-то из работников получал у прежнего работодателя имущественный вычет? Как известно, в уведомлении о подтверждении права на выче тутв. Приказом ФНС от 25.12.2009 № ММ-7-3/714@ указывается наименование конкретного работодателя. Поэтому, чтобы получить оставшуюся часть вычета у правопреемника, работнику нужно получить новое уведомлени еПисьма Минфина от 25.08.2011 № 03-04-05/7-599 ; ФНС от 23.09.2008 № 3-5-03/528@ . После этого правопреемник будет предоставлять ему вычет с того месяца, когда работник принес уведомление и написал заявление на выче тст. 220 НК РФ .

Считаем страховые взносы

База по страховым взносам рассчитывается нарастающим итогом с начала года. После того как база достигнет предельной величины (в 2012 г. - 512 000 руб.Постановление Правительства от 24.11.2011 № 974 ), взносы нужно начислять по тарифу 10% (если нет права на льготы)ч. 4 ст. 8 , ч. 1 ст. 58.2 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (в ред. от 03.12.2011) . Можно ли организации-правопреемнику при определении базы по страховым взносам учитывать выплаты работникам за текущий год у предыдущего работодателя? К сожалению, по мнению Минздравсоцразвития России, даже в случае реорганизации в форме преобразования (а значит, и в любой другой форме) базу для начисления взносов, сформированную до реорганизации, организация-правопреемник учесть не вправ еПисьмо Минздравсоцразвития от 28.05.2010 № 1375-19 . Получается, что даже если до реорганизации база по страховым взносам в отношении конкретного работника достигла предельной величины и прежняя компания применяла тариф 10% (при отсутствии права на льготы), то после реорганизации правопреемнику в отношении этого работника придется применять тариф 22% (при отсутствии права на льготы).

Судебная практика по данному вопросу нам неизвестна. Но если обратиться к сложившейся до отмены ЕСН судебной практике, то мы увидим, что суды позволяли правопреемнику учитывать в базе по ЕСН выплаты, произведенные работникам с начала года реорганизованной компание йПостановление Президиума ВАС от 01.04.2008 № 13584/07 .

Сдаем отчетность в ПФР

Старая компания включает суммы выплат работникам, «переходящим» к правопреемнику, в расчет по форме № РСВ-1утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.11.2009 № 894н до момента окончания реорганизации. А правопреемник отражает в расчете суммы выплат «перешедшим» к нему из старой компании работникам с первого дня работы у него.

Что касается персонифицированной отчетности, то реорганизуемая компания обязана представить в ПФР в течение 1 месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса) в отношении уволенных работников сведения персонифицированного учет а ; по формам № СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3 и АДВ-6-2утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п .

Сделать это нужно в течение 1 месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня обращения в ИФНС с заявление мп. 3 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ ; п. 37 Инструкции, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 14.12.2009 № 987н :

• <или> о регистрации компании-правопреемника в случае преобразования, выделения, разделения, слияния;
• <или> о прекращении своей деятельности в случае присоединения.

Как видим, у бухгалтера реорганизуемой компании из срочных дел - отчитаться по НДФЛ и пенсионным взносам до момента прекращения деятельности организации. А у бухгалтера компании-правопреемника сложностей не будет, если прежняя компания передаст ей все документы по работникам.

ЗАО преобразовано в ООО 16.12.2016. В каком порядке и в какой срок реорганизуемой организации необходимо представить отчетность в ПФР (форма СЗВ-М и форма РСВ-1 ПФР)?

Ответ: ЗАО, преобразованное в ООО 16.12.2016, должно представить отчетность по форме РСВ-1 ПФР (утв. Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п) по итогам отчетного периода - год (включая декабрь с 1-го по 15-е число), а по форме СЗВ-М "Сведения о застрахованных лицах" (утв. Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п) - за период с 1-го по 15-е декабря, руководствуясь нормой п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ), а именно в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации.

Обоснование: Согласно п. 4 ст. 57 Гражданского кодекса РФ такое ЗАО считается реорганизованным, за исключением случаев реорганизации в форме присоединения, с момента государственной регистрации ООО, создаваемого в результате преобразования (реорганизации) ЗАО.
Следовательно, после преобразования ЗАО и государственной регистрации нового юридического лица - ООО, созданного в результате реорганизации в форме преобразования, с 16.12.2016 ЗАО не будет являться страхователем, в обязанность которого входила сдача в территориальный орган ПФР ежеквартальных расчетов по форме РСВ-1 ПФР и ежемесячной отчетности по форме СЗВ-М.
При этом срок представления формы РСВ-1 ПФР установлен ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" по начисленным и уплаченным страховым взносам: не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, а для расчетов в форме электронного документа - не позднее 20-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом.
Иных сроков представления данной отчетности пенсионным законодательством не установлено ни для реорганизуемой организации, ни для организации-правопреемника.
В отношении формы СЗВ-М действует норма п. 2.2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, согласно которой страхователь должен сдавать ее ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом - месяцем.
В рассматриваемом случае следует учитывать положения п. 3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, согласно которому при реорганизации страхователя - юридического лица он представляет сведения по форме СЗВ-М в течение одного месяца со дня утверждения передаточного акта (разделительного баланса), но не позднее дня представления в налоговый орган документов для государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации. В случае реорганизации страхователя - юридического лица в форме присоединения к другому юридическому лицу он представляет сведения об уволенных работниках не позднее дня представления в налоговый орган документов для внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.
Данные положения распространяются и на сведения персонифицированного учета, указанные в п. 2 этой статьи, которые являются неотъемлемой частью формы РСВ-1 ПФР в качестве самостоятельного разд. 6.
Поэтому, по нашему мнению, в отношении порядка сдачи формы РСВ-1 ПФР ЗАО целесообразно руководствоваться также нормой п. 3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ.
Необходимо иметь в виду, что с 01.01.2017 согласно Федеральному закону от 03.07.2016 N 250-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с передачей налоговым органам полномочий по администрированию страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование" изменился порядок администрирования страховых взносов.
Поэтому в дополнение к рассмотренной ситуации по 2016 г., в случае если ЗАО будет преобразовано в ООО после 01.01.2017, следует учитывать требования Налогового кодекса РФ (гл. 34) и Постановление Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п.
В 2017 г. по новой форме персонифицированной отчетности СЗВ-СТАЖ и по формату (утв. Постановлением Правления ПФР N 3п) представляются сведения о страховом стаже застрахованных лиц. Порядок представления формы СЗВ-М с 01.01.2017 не изменился.
Также не претерпела изменений норма в отношении порядка и сроков представления отчетности в ПФР реорганизуемой организацией, изложенных выше.
Информация о страховых взносах представляется в территориальные органы ФНС России по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@, начиная с отчетного периода за I квартал 2017 г. со сроком не позднее 02.05.2017.
Общий срок сдачи расчета по страховым взносам для лиц, производящих выплаты физическим лицам, - не позднее 30-го числа месяца, следующего за истекшим годом или отчетным периодом.

С 1 января 2017 года полномочия по администрированию страховых взносов от ПФР и ФСС переданы в налоговую инспекцию. Изменился и порядок представления сведений о страховом стаже застрахованных лиц в Пенсионном фонде. С 5 марта 2017 года вступило в силу Постановление Правления ПФР от 11 января 2017 года № 3п, документом утверждены новые формы, их необходимо представлять в ПФР. Одной из таких форм является СЗВ-СТАЖ «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц».

СЗВ-СТАЖ – отчет индивидуального (персонифицированного) учета, содержащий сведения о застрахованных лицах в системе обязательного пенсионного страхования . Форма заполняется и представляется страхователями на всех сотрудников, включая тех работников, с кем заключены гражданско-правовые договоры. При этом страхователями признаются компании и ИП, которые осуществляют прием на работу по трудовому договору, а также заключают контракты ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы. На безработных сведения по форме СЗВ-СТАЖ представляются органами службы занятости.

Когда и куда представлять?

По общему правилу форма СЗВ-СТАЖ представляется в территориальное отделение ПФР по месту регистрации компании ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. То есть впервые данная форма должна быть представлена за 2017 год не позднее 1 марта 2018 года. Но из указанного правила есть и исключения.

При ликвидации организации (прекращении физическим лицом деятельности в качестве ИП) сведения отправляются в Фонд в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве ИП), но не позднее дня представления в ИФНС документов для государственной регистрации ликвидации юридического лица (прекращения деятельности в качестве ИП).

В какой форме нужно сдать отчет?

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ могут быть представлены в ПФР как на бумажном носителе, так и на цифровом, в последнем случае отчет может быть отправлен через единый портал государственных и муниципальных услуг.

Обратите внимание

СЗВ-СТАЖ – отчет индивидуального (персонифицированного) учета, содержащий сведения о застрахованных лицах в системе обязательного пенсионного страхования. Форма заполняется и представляется страхователями на всех сотрудников, включая тех работников, с кем заключены гражданско-правовые договоры.

Обязанность представлять сведения в электронной форме возникает у страхователя, который представляет данные на двадцать пять и более занятых в компании сотрудников. Обратите внимание: при определении количества работников нужно также учесть специалистов, с которыми заключены договоры ГПХ. По Информации ПФР «О разъяснении представления сведений индивидуального (персонифицированного) учета», если численность сотрудников превышает 25 человек, отчетность необходимо представлять в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Нужно ли при сдаче сведений направлять сопроводительное письмо?

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ по­даются вместе с формой ОДВ-1 , которая является сопровождающей и содержит информацию о компании или ИП, об отчетном периоде, общей сумме начисленных и уплаченных страховых взносов за отчетный период и другие данные.

Как заполнять форму (какие программные инструменты существуют)?

На сайте Фонда в свободном доступе размещены программы для подготовки и проверки отчетности, которые в значительной степени облегчают процесс генерации документов.

Нужно ли представлять сведения СЗВ-СТАЖ работнику?

Работодатель должен представить копию формы СЗВ-СТАЖ застрахованному лицу:

• в случае его обращения – не позднее пяти календарных дней со дня обращения;
• в случае его увольнения – в день увольнения сотрудника или в день прекращения договора гражданско-правового характера.

Нужно ли в форме СЗВ-СТАЖ указывать работника, который целый год находился в отпуске по уходу за ребенком?

Несмотря на то, что в период нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком выплаты, облагаемые страховыми взносами, не производятся, с сотрудником продолжает действовать трудовой договор, поэтому он является застрахованным лицом. Следовательно, необходимо этого сотрудника указывать в форме СЗВ-СТАЖ. При этом в графе 11 «Дополнительные сведения» раздела 3 формы указываются следующие коды:

• «ДЕТИ» – в случае предоставления отпуска по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет;
• «ДЛДЕТИ» – в случае предоставления отпуска по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет;
• «ДЕТИПРЛ» – в случае предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения возраста трех лет другому родственнику или опекуну, фактически осуществляющим уход за ребенком.

Каким образом в форме СЗВ-СТАЖ необходимо указывать период, если работник трудится в режиме неполного рабочего дня или недели?

В случае если сотрудник занят в компании в течение полного рабочего дня, но трудится в режиме неполной рабочей недели , период занятости отражается по фактически отработанному времени. Если сотрудник выполняет работы в режиме неполного рабочего дня, в сведениях по форме СЗВ-СТАЖ отражается объем работ (доля ставки) за период.

Как нужно в сведениях по форме СЗВ-СТАЖ, представляемых в ПФР по итогам года, заполнять разделы 4 и 5?

Раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование» и раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения» заполняются только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии». Таким образом, заполнять разделы 4 и 5 не нужно.

Какова ответственность за непредставление отчета?

За несвоевременное представление отчета или в случае, если компания направит в Фонд неполные или недостоверные данные, предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника. Кроме того, руководство организации (индивидуальный предприниматель) может быть привлечено к административной ответственности, наказание за такое нарушение – от 300 до 500 рублей.

Страхователь, который обязан представлять сведения в электронной форме и не выполнил указанную обязанность, подлежит привлечению к ответственности в виде штрафа в 1000 рублей.

ПФР разъяснил несколько нюансов заполнения сведений о страховом стаже и застрахованных лицах. Первый – о порядке проставления кода «ДЛОТПУСК» в форме СЗВ-СТАЖ. Второй – о необходимости подавать сведения в ПФР в отношении единственного учредителя, являющегося руководителем компании.

Обязанности каждого работодателя отчитываться перед ПФР установлены Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования” (далее – Закон № 27-ФЗ). Это отчетность:

• о страховом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-СТАЖ – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ);
• о застрахованных лицах по форме СЗВ-М – ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным месяцем (ст. 15 Закона № 27-ФЗ).

Когда ставить код “ДЛОТПУСК”

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ определен постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п (далее – Порядок).

В разделе 3 формы СЗВ-СТАЖ по каждому работнику нужно указать даты начала и окончания каждого периода – когда он работал и когда не работал, а именно был в отпуске, на больничном, отсутствовал по другим причинам.

Кодом “ДЛОТПУСК” надо обозначать все оплачиваемые отпуска, предусмотренные ТК РФ. Для других видов отпусков есть другие коды, к примеру:

• отпуск по уходу за ребенком до полутора лет – код “ДЕТИ”;
• отпуск по уходу за ребенком от полутора до трех лет – код “ДЛДЕТИ”;
• учебный отпуск – код “УЧОТПУСК”;
• отпуск без сохранения заработной платы – код “НЕОПЛ”.

При указании кода “ДЛОТПУСК” проверочная программа ПФР может выдавать предупреждение с кодом 10 или 20. Эти коды обозначают предупреждение, но отчетность считается принятой. Повторно представлять сведения по форме СЗВ-СТАЖ на застрахованных лиц не требуется.

Читайте также «Пенсионный фонд предлагают ликвидировать»

Сведения о директоре – единственном учредителе

Специалисты ПФР неоднократно разъясняли, что отчетность в ПФР по форме СЗВ-М сдается на всех лиц, которые согласно законодательству являются работающими (см. например, письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

Под работающими гражданами понимаются лица, указанные в статье 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” (далее – Закон № 167-ФЗ). Это лица, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование.

В частности, обязательное пенсионное страхование распространяется:

• на граждан РФ, работающих по трудовому договору, в том числе руководителей организаций, являющихся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества;
• работающих по гражданско-правовому договору, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, на выплаты по которым согласно статье 420 НК РФ начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Признаки трудовых отношений определены в статье 15 ТК РФ. Это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем:

• о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой работнику работы);
• о работе в интересах, под управлением и контролем работодателя;
• о подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка;
• при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Трудовые отношения возникают на основании фактического допущения работника к выполнению трудовой функции (ст. 16 ТК РФ). Причем даже без оформления трудового договора в письменной форме.

Таким образом, если физические лица состоят с организацией в трудовых отношениях, то они в соответствии с нормами Закона № 167-ФЗ относятся к работающим лицам.

Очень часто единственный учредитель своим решением возлагает на себя функции исполнительного органа (директора) без заключения трудового договора в письменной форме. Тем не менее, он осуществляет эти функции, получает заработную плату в соответствии со штатным расписанием, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.

В этом случае единственный учредитель, являющийся руководителем компании, в полной мере относится к работающим лицам.

В отношении руководителя – единственного учредителя нужно сдавать форму СЗВ-М, а также и СЗВ-СТАЖ, отметили специалисты ПФР. Об этом же говорилось в письме Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 (направлено письмом ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721).

Читайте также «За СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ оштрафуют по-новому»

Эксперт по налогообложению Б.Л. Сваин

Новости партнёров

Материалы по теме:

Реструктуризация налоговых льгот: первые шаги

В Минфине неоднократно говорили о том, что необходимо навести порядок, систематизировать...

1.1. Настоящий документ определяет политику Общества с ограниченной ответственностью « » (далее – Компания) в отношении обработки персональных данных.

1.2 Настоящая Политика разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о персональных данных.

1.3 Действие настоящей Политики распространяется на все процессы по сбору, записи, систематизации, накоплению, хранению, уточнению, извлечению, использованию, передачи (распространению, предоставлению, доступу), обезличиванию, блокированию, удалению, уничтожению персональных данных, осуществляемых с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

1.4. Политика неукоснительно исполняется сотрудниками Компании.

1. Определения

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

1. Принципы и условия обработки персональных данных

3.1. Обработка персональных данных осуществляется на основе следующих принципов:

1) Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;

2) Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;

3) Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместных между собой;

4) Обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

6) При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к заявленным целям их обработки.

7) Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8) Компания в своей деятельности исходит из того, что субъект персональных данных предоставляет точную и достоверную информацию во время взаимодействия с Компанией и извещает представителей Компании об изменении своих персональных данных.

3.2. Компания осуществляет обработку персональных данных только в следующих случаях:

• обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
• обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах;
• обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта);
• обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
• обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

3.4. Компания вправе поручить обработку персональных данных граждан третьим лицам, на основании заключаемого с этими лицами договора.
Лица, осуществляющие обработку персональных данных по поручению ООО Юридическая компания «Старт», обязуются соблюдать принципы и правила обработки и защиты персональных данных, предусмотренные Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Для каждого лица определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться юридическим лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных.

3.5. В случае если Компания поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Компания. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Компании, несет ответственность перед Компанией.

3.6. Принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, Компанией не осуществляется.

3.7. Компания уничтожает либо обезличивает персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости достижения цели обработки.

1. Субъекты персональных данных

4.1. Компания обрабатывает персональные данные следующих лиц:

• работников Компании, а также субъектов, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера;
• кандидатов на замещение вакантных должностей в Компании;
• клиентов ООО Юридическая компания «Старт»;
• пользователей сайта ООО Юридическая компания «Старт»;

4.2. В некоторых случаях Компанией также может осуществляться обработка персональных данных уполномоченных на основании доверенности представителей вышеперечисленных субъектов персональных данных.

1. Права субъектов персональных данных

5.1.Субъект персональных данных, данные которого обрабатываются Компанией вправе:

5.1.1. Получать от Компании в предусмотренные Законом сроки следующие сведения:

• подтверждение факта обработки персональных данных ООО Юридическая компания «Старт»;
• о правовых основаниях и целях обработки персональных данных;
• о применяемых Компанией способах обработки персональных данных;
• о наименовании и местонахождении Компании;
• о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с ООО Юридическая компания «Старт» или на основании федерального закона;
• перечень обрабатываемых персональных данных, относящихся к гражданину, от которого поступил запрос и источник их получения, если иной порядок предоставления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
• о сроках обработки персональных данных, в том числе о сроках их хранения;
• о порядке осуществления гражданином прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» № 152-ФЗ;
• наименование и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Компании;
• иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» № 152-ФЗ или другими федеральными законами.

5.1.2. Требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.

5.1.3. Отозвать свое согласие на обработку персональных данных.

5.1.4. Требовать устранения неправомерных действий Компании в отношении его персональных данных.

5.1.5. Обжаловать действия или бездействие Компании в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций или в судебном порядке в случае, если гражданин считает, что ООО Юридическая компания «Старт» осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы.

5.1.6. На защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и/или компенсацию морального вреда в судебном порядке.

1. Обязанности Компании

6.1. В соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» Компания обязана:

• Предоставлять субъекту персональных данных по его запросу информацию, касающуюся обработки его персональных данных, либо на законных основаниях предоставить мотивированный отказ, содержащий ссылку на положения Федерального закона.
• По требованию субъекта персональных данных уточнять обрабатываемые персональные данные, блокировать или удалять, если персональных данных являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.
• Вести Журнал учета обращений субъектов персональных данных, в котором должны фиксироваться запросы субъектов персональных данных на получение персональных данных, а также факты предоставления персональных данных по этим запросам.
• Уведомлять субъекта персональных данных об обработке персональных данных в том случае, если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных.

Исключение составляют следующие случаи:

Субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных соответствующим оператором;

Персональные данные получены Компанией на основании федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект.

Персональные данные получены из общедоступного источника;

Предоставление субъекту персональных данных сведений, содержащихся в Уведомлении об обработке персональных данных нарушает права и законные интересы третьих лиц.

6.2. В случае достижения цели обработки персональных данных Компания обязана незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Компанией и субъектом персональных данных либо если Компания не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных №152-ФЗ «О персональных данных» или другими федеральными законами.

6.3. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных Компания обязана прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между Компанией и субъектом персональных данных. Об уничтожении персональных данных Компания обязана уведомить субъекта персональных данных.

6.4. В случае поступления требования субъекта о прекращении обработки персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке Компания обязана немедленно прекратить обработку персональных данных.

6.5. Компания обязана осуществлять обработку персональных данных только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных Федеральным законом.

6.7. Компания обязана разъяснять субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные, если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с Федеральным законом.

6.8. Уведомлять субъекта персональных данных или его представителя о всех изменениях, касающихся соответствующего субъекта персональных данных.

1. Сведения о реализуемых мерах защиты персональных данных

7.1. При обработке персональных данных Компания принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

7.2. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:

• определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
• применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
• применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
• оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
• учетом машинных носителей персональных данных;
• обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
• восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
• установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
• контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
• оценкой вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, соотношение указанного вреда и принимаемых мер, направленных на обеспечение выполнения законодательства Российской Федерации в области персональных данных.