Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив.
Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие:
Оформление и учет недостачи
Производственные и хозяйственные издержки должны подтверждаться первичными документами, составляются акты выявления порчи и недостач. Формы документов можно разработать самим или использовать уже существующие. Например, ТОРГ — 6, 15, 16, 20 и другие, в зависимости от обнаруженной проблемы. Балансовая стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «недостачи и порчи от потери ценностей». Проводка основана на сличительной ведомости и ведомости учета результатов инвентаризации.
Недостача в пределах норм естественной убыли
Если обнаружена недостача, не выходящая за пределы норм естественной убыли, она списывается на производственные затраты или расходы на продажу. Нормы естественной убыли определены законодательно. Они различаются для всех видов товаров. Если же на данное имущество не предусмотрено норм естественной убыли, то недостача считается как сверхнормативная.
ДТ - 20 (44 и др.), КТ - 94
Недостача, отнесенная на материально-ответственное лицо
В остальных случаях проведите проверку документации и сверьте остатки по счетам. Ведь недостача может быть следствием ошибок в расчетах, неправильного оформления отчетов или отсутствия контроля со стороны материально-ответственного лица. Если правка документов не помогла устранить недостачу, то ответственность за нее ложится на МОЛ. Ответственный должен составить объяснительную, которая прилагается к результатам проверки.
Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда. Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%. Также работодатель может отказаться от взыскания ущерба с работника.
ДТ — 73, КТ — 94
Виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба
Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы. При этом, необходимо подтвердить обоснованность такого списания:
- решением суда, подтверждающим отсутствие виновного лица;
- решением суда, об отказе на взыскание ущерба с виновного;
- заключением о факте порчи ценностей.
ДТ — 91.2, КТ — 94
Кроме самих сотрудников организации виновником недостачи может оказаться и ваш контрагент. В таком случае сумма возмещения определяется исходя из условий договора и норм Гражданского кодекса.
Оформление и учет излишков
Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, не грозят какими-либо проблемами для бухгалтера, но их нужно принять к учету. Основой для принятия излишка к учету будет сличительная ведомость или ведомость учета результатов инвентаризации. Но с принятием излишка к учету не стоит торопиться, ведь он может оказаться результатом ошибки бухгалтера или инвентаризационной комиссии. Тогда ошибку нужно исправлять.
Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.
ДТ - 01, 08,10,41 и др., КТ — 91.1
Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.
Стоит обратить внимание и на порядок налогового учета излишков. Они включаются во внереализационные доходы и учитываются при расчете налога на прибыль. Последствия, связанные с НДС, при выявлении излишков не возникают. При передаче их в производство, НДС так же начислять не нужно. Однако в случае дальнейшей реализации, обнаруженных излишков, НДС начисляется в общем порядке.
Зачет недостач излишками по пересортице
Еще одним результатом инвентаризации является пересортица. Излишки и недостачи при инвентаризации можно зачесть в бухучете, если соблюдаются условия (ы налоговом учете пересортица не предусмотрена, поэтому такой зачет производить нельзя):
- обнаружение в одном проверяемом периоде;
- у одного проверяемого лица;
- в отношении ценностей одного наименования, но разных сортов;
- в одинаковом количестве.
Пересортицу нужно подтвердить инвентаризационной описью, сличительной ведомостью и получить объяснение материально-ответственного лица. Решение о взаимном зачете излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа.
Учет пересортицы проводится в аналитическом учете. Материально производственные запасы одного наименования, но с разными номенклатурными номерами взаимозачитываются.
ДТ - 10 (41,43), КТ - 10 (41,43)
Стоимость недостающих товаров может быть больше, чем стоимость товаров, находящихся в избытке. Эту разницу отнесите на виновное лицо и отразите как ДТ 94 КТ 73. Если же виновников пересортицы не удалось установить, разницу рассматривают как недостачу сверх норм естественной убыли и списывают в производственные или коммерческие расходы.
Противоположная ситуация, обнаруженная в случае превышения стоимости излишка над недостачей, отражается проводкой ДТ 10 (41 и др.) КТ 91.1, то есть учитывается в составе прочих доходов.
Ведете учет малого предприятия? Работайте в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия: легко ведите учет, начисляйте зарплату, платите налоги и автоматически формируйте отчетность с отправкой через интернет. Оцените возможности сервиса в течение 14 дней бесплатно.
В процессе деятельности предприятия нередко выявляются недостачи или излишки ТМЦ. Какие проводки по инвентаризации при расхождениях необходимо сделать бухгалтеру? Какими документами правильно отразить эту процедуру, рассмотрим далее.
Бухгалтерский учет результатов инвентаризации
Важнейшая цель бухучета организации – обеспечение сохранности и контроль эффективности использования активов. Инвентаризация помогает определить актуальные на отчетную дату фактические остатки ТМЦ, сопоставить их с учетными данными и своевременно выявить излишки, пересортицу или недостачу. Корректное отражение инвентаризации в бухгалтерском учете требует подготовки. При плановом проведении руководителем утверждается приказ о проведении по форме ИНВ-22 с указанием сроков, ответственных лиц комиссии и предмета процедуры. Внеплановое проведение осуществляется при различных чрезвычайных обстоятельствах.
Результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами:
- Инвентаризационная ведомость – форма заполняется согласно унифицированным бланкам Постановлений Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 г., № 26 от 27 марта 2000 г. В зависимости от инвентаризационного объекта могут использоваться формы ИНВ-1 (для объектов основных средств), ИНВ-1а (для объектов нематериальных активов), ИНВ-3 (для ТМЦ), ИНВ-11 (для расходов, относящихся к будущим периодам), ИНВ-15 (для наличных денежных средств) и прочие бланки.
- Сличительная ведомость – форма заполняется для отражения конечных результатов и расхождений по объектам инвентаризации. ИНВ-18 применяется для отражения объектов основных средств , ИНВ-19 – для ТМЦ.
- Акт по форме ИНВ -24 – составляется в целях контроля процедуры.
Обратите внимание! Согласно закону № 402-ФЗ предприятие вправе самостоятельно разрабатывать формы применяемых первичных документов в случае наличия всех обязательных реквизитов.
Бухгалтерские проводки по инвентаризации
Проводки по результатам инвентаризации формируются по-разному в зависимости от того, что выявлено в результате – излишек или недостача. Порядок отражения расхождения регламентируется Приказом № 34н от 29 июля 1998 г., пункт 28):
- Излишек – объекты приходуются на момент проведения инвентаризации по текущей рыночной цене с отнесением денежного значения на финансовые результаты (прибыль) в составе прочих доходов у обычных предприятий или на доходы у НКО.
- Недостача в рамках естественной убыли – суммы относятся на расходы или издержки обращения.
- Недостача сверх естественной убыли – суммы списываются на установленных виновных лиц. Если по каким-либо причинам виновники недостачи не установлены, а взыскать долг по суду не представляется возможным, списание производится на финансовые результаты (убыток) у обычных предприятий или на расходы у НКО.
Излишки при инвентаризации: проводки
Обнаруженные излишки активов организации могут быть использованы ей в процессе будущей деятельности. При списании на счета затрат производства используются счета 20, 23, 25, 26, 29. Для учетных данных берется стоимость оприходования излишков при инвентаризации.
Вывод – если обнаружен излишек, проводка формируется по дебету счета оприходования объекта, кредиту счета отнесения доходов.
Недостача при инвентаризации: проводки
|
Счет по дебету |
Счет по кредиту |
|
|
Выявлена недостача ТМЦ |
||
|
Выявлена недостача объектов основных средств |
||
|
Выявлена недостача товаров, готовой продукции |
||
|
Отражено списание недостачи в рамках естественной убыли |
||
|
Сверх норм убыли отражено списание недостачи на установленное виновное лицо сверх норм убыли |
||
|
Сверх норм убыли отражено списание недостачи на прочие расходы предприятия, так как виновник не установлен, а по суду взыскать долг невозможно |
Оприходование неучтенных материалов
Выявленные при инвентаризации излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты (п. 29 Методических указаний по учету МПЗ).
Пример 8.16
При проведении плановой инвентаризации выявлены неучтенные материалы. Рыночная стоимость неоприходованных материалов - 9500 руб.
Принятие материалов к учету будет оформлено проводкой:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»
На сумму рыночной стоимости материалов, принимаемых к учету, - 9500 руб.
Списание недостающих или испорченных материалов
При списании материалов их фактическая себестоимость (сумма стоимости материалов по учетным ценам и доля отклонений или транспортно-заготовительных расходов, связанная с их приобретением) относится в дебет счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» (п. 127 Методических указаний по учету МПЗ).
В зависимости от конкретных причин потерь фактическая себестоимость материалов подлежит списанию с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов учета затрат на производство или издержки обращения (расходы), расчетов по возмещению ущерба, финансовых результатов, в порядке, предусмотренном п. 30 Методических указаний (п. 128 Методических указаний по учету МПЗ).
Недостача запасов и их порча списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли
на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм - за счет виновных лиц (п. 30 Методических указаний по учету МПЗ).
Расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений товарно-материальных ценностей, учитываются на субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности) (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»).
По кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») отражается разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью по недостачам ценностей. По мере погашения задолженности, принятой на учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», соответствующие суммы разницы списываются со счета 98 «Доходы будущих периодов» в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» (Инструкция по применению Плана счетов. Счет 98 «Доходы будущих периодов»).
Пример 8.17
Со склада организации похищены материалы на сумму 4500 руб. Виновные установлены. Материалы не возвращены. Рыночная стоимость материалов - 5000 руб. Сумма ущерба взыскивается из заработной платы виновного работника.
На сумму стоимости недостающих материалов - 4500 руб.;
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
На сумму фактического ущерба, подлежащего взысканию с работника, - 4500 руб.;
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98 «Доходыбудущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
На разницу между суммой, взыскиваемой с виновного лица, и фактическим размером ущерба - 500 руб. (5000 руб. - 4500 руб.);
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
На сумму ущерба, удержанную из заработной платы виновного работника, - 5000 руб.;
Дебет 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы»
На разницу между суммой, взыскиваемой с виновного лица, и фактическим размером ущерба - 500 руб.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации (п. 30 Методических указаний по учету МПЗ).
Пример 8.18
На складе выявлена недостача материалов на сумму 3000 руб. Виновные лица не установлены. Материалы списаны с баланса за счет финансовых результатов.
Составим бухгалтерские проводки:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 10 «Материалы»
На сумму стоимости недостающих материалов - 3000 руб.; Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
На сумму недостачи, списанной за счет финансовых результатов, - 3000 руб.
Контрольные задания
1. Ситуация. При проведении инвентаризации выявлены неучтенные материалы. Рыночная стоимость неоприходованных материалов - 2500 руб.
Задание. Составить проводку по оприходованию материалов.
2. Ситуация. Со склада организации похищены материалы на сумму
8000 руб. Сумма ущерба погашается материально ответственным лицом
путем внесения денежных средств в кассу организации.
Задание. Составить бухгалтерские проводки.
Основные цели инвентаризации - выявление и устранение расхождений между учетным и фактическим наличием товара по всем номенклатурным позициям. Об этом сказано в законе «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ и Методических указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств № 49. Для того чтобы бухгалтер мог корректно отразить результаты проверки, необходимо спланировать ее проведение. Директор издает соответствующий приказ, а к пересчету должны быть подготовлены не только сами склады, но и база данных продукции.
Не упустите важный момент: оформление результатов инвентаризации проводится одновременно и в складском, и в бухгалтерском учете. Ответственным за это назначается кладовщик, с которым должен быть заключен договор о материальной ответственности.
По итогам проведения инвентаризации на складе выявляются все излишки и недостачи, возникшие в процессе деятельности фирмы. Задача бухгалтера – отразить эти данные в учете. При выявлении расхождений необходимо составить сличительную ведомость по форме № ИНФ-19. Кроме того, нужно списать потери в пределах норм естественной убыли. А недостачи и излишки указываются в сличительной ведомости в соответствии с оценкой в бухгалтерском учете.
Поиск виновного
При обнаружении недостачи руководство компании должно принять решение о том, за чей счет будет списан ущерб. Вариантов немного: если в недостаче товара виновен сотрудник компании, то убыток предприятия будет покрыт из зарплаты работника. Но учтите, что инспекторы тщательно проверяют эти операции. Вопросы могут возникнуть не только к налогообложению и учету удержаний, но и к правомерности наказания сотрудника.
Если директор все-таки решит покрыть недостачу за счет работника, необходимо учесть, что есть несколько видов материальной ответственности: полная, ограниченная или коллективная. Полное возмещение ущерба возможно в нескольких случаях:
- когда в законодательстве есть прямое указание на компенсацию при недостаче ценностей, доверенных работнику на основании договора или разового документа;
- когда ущерб был причинен в алкогольном, наркотическом или токсическом опьянении;
- когда ущерб был нанесен из-за преступных действий, зафиксированных приговором суда или в результате административного правонарушения;
- в случае разглашения тайных сведений или неисполнения работником своих должностных обязанностей;
- когда полная материальная ответственность устанавливается трудовым договором, который заключен с руководителем компании, его замом и главбухом.
Если с виновными сотрудниками был заключен коллективный договор, то товар вверяется всему персоналу. На этом основании недостача может быть удержана с группы лиц.
Опасный посредник
Но бывают случаи, когда при проведении расследования выясняется, что недостача возникла не по вине принимающей или отправляющей товар стороны. Ведь часто между двумя складами или компаниями есть посредник – перевозчик. Ответственность транспортной фирмы регулируется главой 40 Гражданского кодекса РФ. Так, в статье 796 ГК РФ сказано, что экспедитор несет ответственность за порчу товара, если не докажет, что недостача груза произошла вследствие обстоятельств, которые перевозчик не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело.
В случае утраты транспортируемого товара, его стоимость возмещается в полном объеме. Если было обнаружено только повреждение продукции, то сумма компенсации должна покрывать цену, на которую снизилась стоимость товара. Кроме того, исполнитель возвращает отправителю средства, которые были перечислены за услугу.
Следует помнить, что документы о причинах несохранности груза, составленные перевозчиком, учитываются судом наряду с другими документами, которые могут служить основанием для ответственности перевозчика, отправителя либо получателя груза.
Списание в расходы
При отсутствии виновных лиц, суммы недостачи, которые были учтены на первоначальном счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет субсчета 91 «Прочие доходы и расходы». Порядок списания приведён в статье 12 федерального закона «О бухгалтерском учёте».
Пример:
На складе ЗАО «Техник» произошел пожар, в результате которого была уничтожена партия компьютерной техники. Провели инвентаризацию, по результатам которой комиссия установила, что испортилась техника на сумму 60 000 рублей.
Органы пожарной инспекции дали заключение, что возгорание произошло в результате удара молнии, то есть виновные лица отсутствуют.
Бухгалтер предприятия делает следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 41 на сумму 60 000 руб. – стоимость сгоревшей техники списана по результатам инвентаризации на счет недостач;
Дебет 91 (99) Кредит 94 – сумма недостачи, возникшей в результате пожара, списана на расходы компании.
Не лишний излишек
В результате проведения инвентаризации могут быть выявлены излишки, которые обязательно нужно оприходовать. С этим у многих бухгалтеров возникают проблемы. Начать нужно с оценки товаров по рыночной стоимости на момент обнаружения.
Отражается это следующей проводкой:
Дебет 41 Кредит 91.1 – оприходованы излишки товаров.
Главное, на что нужно обратить внимание – это налоговый учет. Дело в том, что в соответствии с пунктом 250 НК, выявленные в результате инвентаризации излишки должны быть включены во внереализационные доходы компании. Это значит, что их необходимо учесть при расчете налога на прибыль. Кроме того, в соответствии с пунктом 2 статьи 254 НК при определении суммы материальных расходов стоимость излишков, определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода. То есть списать в убытки можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с найденным запасом.
Возможность пересортицы
При пересортице излишки и недостачи должны совпадать по количеству, о чем указывается в сличительной ведомости. Документ должен быть подписан руководителем склада и передан на утверждение директору. Он, в свою очередь, утверждает правильность формирования номенклатурных позиций товара. После чего ведомость передается в бухгалтерию. Но помните, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы работники учета могут сделать только в виде исключения за один проверяемый период и в отношении ценностей одного наименования в равных количествах. Об этом сказано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России № 49 от 13 июня 1995 г.
Материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии о допущенной пересортице. Если конкретные виновники путаницы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в издержках обращения и производства.
В заключении отметим, что как бы долго ни затягивался ревизионный процесс, главная задача бухгалтера – приведение учетных данных в соответствие с фактическими показателями. И чем точнее будут отражены результаты текущей инвентаризации, тем проще будет разобраться с недостачами и излишками в будущем.
Юлия Лакша, эксперт журнала "Расчет"
Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе .
Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Выявление недостачи материалов | Сумма недостачи | Инвентаризационная опись ИНВ-3
Сличительная ведомость ИНВ-19 Бухгалтерская справка-расчет |
Проводки по потере материалов в границах нормы
Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Списание недостачи в пределах норм, когда существует резерв на списание потерь | Бухгалтерская справка-расчет | |||
| Списание недостачи в пределах норм, когда отсутствует резерв на списание потерь | Сумма недостачи в пределах норм | Бухгалтерская справка-расчет |
Отражение недостачи сверх нормы на виновное лицо
При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.
Проводки:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Списание потери материалов за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости | Сумма недостачи в пределах балансовой стоимости материалов | Бухгалтерская справка-расчет | ||
| за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости, когда сумма ко взысканию больше рыночной стоимости потерь | Разница между объемом взыскания и стоимостью в балансе | Бухгалтерская справка-расчет |
Убыток ТМЦ при неустановленных виновниках
Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.