Согласно п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В качестве таковых используются первичные учетные документы. Требования, которым они должны отвечать, чтобы быть принятыми к учету, приведены в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Так, по общему правилу "первичка" должна быть составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключением являются случаи, когда специальной формы подобные альбомы не предусматривают. Тогда достаточно, чтобы документ содержал обязательные реквизиты, приведенные в том же п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Согласно ст. 313 Налогового кодекса первичные учетные документы
- один из способов подтверждения данных налогового учета. К примеру, в силу ст. 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли принимаются лишь документально засвидетельствованные расходы, а именно подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо с обычаями делового оборота. Иными словами, чтобы "первичка" служила "оправданием" в целях налогового учета, она также должна отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одной из форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55, является (форма N АО-1)
. Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденным тем же Постановлением Госкомстата России N 55 (далее - Указания), служит она для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Так, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, далее - Порядок) организации вправе выдавать наличные деньги сотрудникам из кассы на хозяйственно-операционные нужды, а также на расходы, связанные со . При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Составляется он как раз по форме N АО-1 в одном экземпляре и при этом может быть заполнен как вручную, так и на компьютере. Однако в любом случае хранить его лишь в электронном виде нельзя. Его обязательно нужно распечатать и подписать не только у бухгалтера и подотчетного работника, но также у главбуха и руководителя организации.
Порядок заполнения
Итак, авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который заполняется не только подотчетным лицом, но и бухгалтером.
Сотрудник, получивший деньги под отчет, на оборотной стороне формы в графах 2 - 4 указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 - суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, в графе 6 также должна быть отражена и сумма в валюте.
Все указанные документы, к которым относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, бланки строгой отчетности, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т.д., прикладываются к отчету. При этом они должны быть пронумерованы подотчетным лицом в том порядке, в котором они записаны в отчете.
Проверив правильность отраженной информации, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, к заполнению авансового отчета приступает бухгалтер. Он присваивает документу порядковый номер, проставляет дату и указывает на лицевой стороне формы наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, должность, а также назначение выданного ему аванса.
При этом сотруднику выдается расписка о том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке, которую представляет собой отрывная часть формы N АО-1, расположенная на лицевой стороне внизу. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов и их листов, а также поставить свою подпись.
На оборотной стороне авансового отчета в графу 7 бухгалтеру необходимо записать суммы расходов, принятых к учету по каждому из подтверждающих документов. В графе 9 при этом проставляются счета (субсчета) бухгалтерского учета, которые дебетуются на эти суммы. Все данные переносятся в таблицу на лицевой стороне отчета, расположенную справа. Графа 8 на обороте заполняется, если подотчетным лицом отражены данные в графе 6, то есть при условии, что деньги выдавались в валюте. В ней указываются суммы расходов, принятые к учету в "валютном" исчислении.
В таблице на лицевой стороне слева вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также данные о текущем авансе ("Итого получено", "Израсходовано", "Остаток", "Перерасход"). При этом строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.
Под таблицами указывается итоговая сумма по авансовому отчету после проверки ("К утверждению в сумме") и количество приложенных к нему оправдательных документов и их листов. Далее проставляются подписи бухгалтера и главного бухгалтера, а сам отчет представляется руководителю организации, который проставляет свою подпись и утвержденную им сумму прописью и цифрами на лицевом обороте формы в правом верхнем углу.
На основании утвержденного отчета производятся окончательные расчеты с сотрудником по авансовому отчету.
Согласно п. 13 Порядка прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. По приходному кассовому ордеру должен сдаваться в кассу и не израсходованный подотчетным лицом остаток аванса.
Выдача наличных из кассы в силу п. 14 Порядка должна оформляться расходным кассовым ордером. Соответственно, если имел место перерасход, то таковой возмещается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Реквизиты приходного или расходного ордера, а также сумма, на которую таковой составлен, также указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью кассира с указанием даты.
Пример . П.А. Скворцовой, работающей в ООО "Полюс" секретарем, поручено приобретение канцелярских товаров для предстоящего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. На эти цели бухгалтером-кассиром, по распоряжению руководителя компании, выдано Скворцовой 10 000 руб. На исполнение поручения отведено пять рабочих дней, 26 июля секретарь приобрела канцтовары на сумму 7380 руб., а 27 июля вместе с бухгалтером составила авансовый отчет. В тот же день отчет был утвержден руководителем фирмы, а неизрасходованный остаток был внесен Скворцовой в кассу по приходному кассовому ордеру N 54 от 27 июля 2011 г.
Унифицированная форма N АО-1
Оборотная сторона формы N АО-1
Пределы оптимизации
При желании организация вполне может доработать любую унифицированную форму первичной документации. Такое право ей дает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Не является исключением и авансовый отчет. В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414.
Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают. Однако те из реквизитов, которые уже содержатся в авансовом отчете, удалять из него, подчеркивают чиновники, компания не вправе (включая код, номер формы, наименование документа). Таким образом, даже если в ООО существует только безналичный вид расчетов с "подотчетниками" с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт, исключить из бланка поля, предусмотренные для отражения операций по выдаче из кассы и внесению в нее денег, фирма не может.
В частности, в упомянутом Письме специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что, к примеру, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет либо строго по унифицированной форме N АО-1, либо ее доработанный вариант, но в строгом соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов. При этом любые изменения, вносимые в форму, должны сопровождаться соответствующим организационно-распорядительным документом организации; проще говоря, доработанный бланк авансового отчета должен быть закреплен в учетной политике организации.
В современных условиях ведения бизнес процессов на предприятиях довольно широко распространена практика применения авансовых отчетов.
Общие правила составления авансового отчета
Основной функцией авансового отчета является подтверждение расходов, которые были понесены в связи с производственной необходимостью лицом, получившим эту сумму из денежных средств предприятия на определенные цели. Зачастую этими целями являются либо командировочные расходы сотрудника, либо необходимость оплатить товар или услугу, заказанные предприятием в процессе осуществления хозяйственной деятельности.
В составлении авансового отчета участвуют несколько лиц в том порядке и сроках, которые установлены руководством и нормативно-правовой документацией предприятия. В первую очередь авансовый отчет заполняет сотрудник, получивший на руки наличные деньги. Когда сотрудник заполнил свою часть отчета, он должен передать его специалисту отдела бухгалтерского учета, чтобы отчет прошел проверку и был принят для дальнейшего оформления.
Формой первичной документации может служить как общепринятая форма АО-1, так и созданная индивидуально для отдельно взятой организации.
В любом случае форма авансового отчета должна соответствовать определенному критерию и содержать в себе основные данные:
- Число и нумерацию авансового отчета;
- Название организации — юридического лица;
- Количество денег, выданных под отчет;
- Количество израсходованных денег;
- Список документов, которые оправдывают все расходы с приложением самих документов. Это могут быть чеки кассовых аппаратов, квитанции об оплате, накладные, счета и акты о выполнении работы или оказания услуг.
Существует два способа оформления авансового отчета: заполнение в бумажном варианте или в электронном.
В случае, если отчет оформляется в бумажном виде, существует два типа заполнения:
- На типографском бланке от руки;
- С применением компьютерной программы и выводом документа на печать.
В обоих случаях подписи ответственных должностных лиц на документе ставятся синими чернилами собственноручно.
Второй способ составления авансового отчета является менее трудозатратным, но предполагает наличие специализированной системы электронного документооборота, доступ к которой есть у всех лиц, участвующих в оформлении и подписании данного документа. Так как документ, созданный таким способом, является электронным, в нем обязательно должны присутствовать цифровые подписи всех ответственных лиц.
Авансовый отчет заполняется ответственным должностным лицом в единственном экземпляре, а затем сдается в бухгалтерию для проверки заполнения документа и достоверности отражения хозяйственных операций. Особое внимание бухгалтерией при изучении авансового отчета уделяется целевому расходованию подотчетной суммы.
Чаще всего, выдача наличных денег под отчет происходит либо в случае командирования сотрудника, либо для совершения различных производственных расходов, требующих личного участия сотрудника. Для примера это могут быть представительские расходы или затраты, связанные с получением каких-либо материалов.
Авансовый отчет — составляем пошагово
Первоочередным шагом нужно заполнить ту часть авансового отчета, где должны быть указаны все прилагающиеся документы на получившиеся расходы за период, на который выдавались наличные деньги подотчетному лицу.
В первую графу записывается номер по порядку для каждого оправдательного документа. Во вторую графу заносится дата составления документа, подтверждающего расход. В третьей графе проставляется номер документа. Если в документе номер отсутствует, то в графе 3 следует указать Б/Н, что означает – документ без номера.
В четвертой графе нужно указать название документа, например Чек ККМ, и расшифровать в двух-трех словах какие именно расходы были произведены. В пятую графу заносится итоговая сумма документа в рублях и копейках. Если расчеты производились не в российских рублях, а в иностранной валюте, то сумму, указанную в платежном документе, следует отнести в шестую графу авансового отчета.
В итоговой строке получается итоговая сумма всех произведенных расходов, которая складывается из сумм всех документов, перечисленных в отчете.
На следующем этапе, после заполнения всего перечня прилагаемых документов, подотчетное лицо передает авансовый отчет в бухгалтерию, где должны сверить все данные в отчете с данными в приложенных к нему отчетных документах, и выдать подотчетному лицу отрывной талон о принятии документов к учету.
Обязательным к заполнению является номер авансового отчета, а датой документа является дата выдачи денежных средств в подотчет сотруднику предприятия.
Суммы по каждому документу должны быть указаны в рублях и копейках с подведением итога. Впоследствии, бухгалтер проставляет соответствующий корреспондирующий счет всех перечисленных в этой части документа расходов.
Затем бухгалтер или сам сотрудник заполняют лицевую сторону документа, указывая все необходимые реквизиты и информацию о характере и размере предстоящих расходов. Если у сотрудника имеется переходящий остаток от предыдущего авансового отчета, он должен быть обязательно указан в графе «Предыдущий аванс».
Важно помнить, что подотчетное лицо не может взять новую наличность под отчет, если за ним числится задолженность с предыдущего авансового отчета. Если ситуация возникла обратная ситуация и сотруднику пришлось израсходовать личные деньги для потребностей предприятия, то заявленный излишний расход возмещается сотруднику в полной мере.
Когда все основные поля заполнены и прошли проверку, то отчет подписывается подотчетным лицом, затем бухгалтером, ответственным за данный участок работы либо главным бухгалтером. На конечном этапе руководитель утверждает отчет собственноручной подписью.
Важно учитывать, что срок для составления авансового отчета ограничивается тремя рабочими днями с той даты, когда заканчивается срок использования наличных денег, утвержденный руководителем, либо с той даты, когда сотрудник вернулся на свое рабочее место.
Служба бухгалтерского учета и отчетности обязана обеспечить хранение авансовых отчетов вместе с приложенными оригиналами платежных документов течение пяти лет.
Авансовый отчет – особенности оформления
Исходя из определения вида расходов, в строке «Назначение аванса» следует указать, на какие именно цели были получены деньги под отчет. Данные о целевом направлении расходов должны совпадать с формулировкой в приказе на выдачу денег под отчет.
В ситуации, когда причиной получения аванса стали командировочные расходы, такой авансовый отчет имеет некоторые особенности оформления и требует к себе особого внимания при его составлении.
Срок составления такого отчета не может превышать трех рабочих дней, с момента возвращения подотчетного лица из командировки.
Отчитываясь по командировочным расходам, сотрудник, помимо чеков и квитанций об оплате, обязательно должен приложить: командировочное удостоверение со всеми отметками, билеты до места прибытия и на обратную дорогу, а также документы, обязательного страхования пассажиров при перевозке.
В командировочном удостоверении должна быть указана число, месяц и год прибытия и выбытия лица, находящегося в командировке. Записи заверяются подписью ответственных лиц по месту прибытия и скрепляются печатью организации.
При направлении сотрудника в служебную поездку, бухгалтером предприятия рассчитывается сумма предполагаемых суточных расходов сотрудника. Обычно суточные выплачивают отдельно по расходному кассовому ордеру или в безналичной форме на пластиковую карту сотрудника, так как это личные расходы сотрудника, которые не подлежат документальному подтверждению. Однако, в некоторых случаях выплата суточных производится путем составления авансового отчета и заносится в состав прочих расходов.
Бывает так, что сотрудник выезжает в загранкомандировку, тогда в форме отчета указываются данные как в российских рублях, так и в иностранной валюте. После возвращения из заграничной командировки, все подтверждающие документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены. Официальный перевод составляется на отдельном листке и прилагается к отчету в составе остальных оправдывающих документов.
В остальном, при составлении авансового отчета используются общие правила и требования.
Вконтакте
Приложение
Перечень документов для сдачи авансовых отчетов
Оплата льготного проезда
1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, .
2. Приказ о предоставлении льготного отпуска сотруднику . Оформление приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм № Т-6 и Т-6а (обязательно наличие всех реквизитов: дата документа, номер документа, основание, расчетный период, льготный период , количество человек (отдельно взрослых и детей), которым оплачивается льготный проезд.
3. Заявление на выдачу аванса. Заявление пишется на имя директора (заведующей) и визируется им. В заявлении сотрудник указывает сумму аванса. Правом оплаты проезда в отпуск обладают: неработающие супруг (супруга), несовершеннолетние дети до 18 лет (родные, усыновленные), дети (родные, усыновленные), не достигшие возраста 23 лет, осваивающие образовательные программы основного общего и (или) среднего общего образования, а также начального, среднего и высшего профессионального образования по очной форме обучения в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию . Для оплаты проезда несовершеннолетних детей кроме проездных документов (билетов, квитанций, чеков) прикладывается свидетельство о рождении. Если же ребенок старше 18-ти лет и является студентом помимо вышеперечисленных документов обязательно необходимы: справка, подтверждающая факт обучения физического лица по очной форме обучения на дату проезда, копия свидетельства лицензии и государственной аккредитации учебного заведения.
4. Заявление от сотрудника об оплате льготного проезда. Заявление пишется на имя директора (заведующей). В заявлении сотрудник обязательно указывает место отдыха (конечная точка), маршрут к месту отдыха, перечислить ФИО, даты рождения, родственную принадлежность членов семьи, которым может быть оплачен проезд к месту отдыха сотрудника. Подпись и дата.
5. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:
8. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования учебного отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:
Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
Воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
Автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сиденьями.
В случае если представленные работником документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее – транспортная организация), на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.
Оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.
Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то оплата производится из курса валюты, установленного Центральным банком России на день приобретения указанных документов.
Авиабилеты:
Ж/д билеты:
При проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.
Дата билетов может быть раньше даты начала отпуска или позже окончания только в том случае, если это были выходные или праздничные дни, а так же если есть приказ об отпуске без сохранения заработной платы на этот период.
В случае утери билетов предоставляется справка о стоимости проезда ж/д транспортом в плацкартном вагоне на дату проезда. В этом случае необходима справка с места отдыха о том, что сотрудник действительно там был.
Проезд автобусом оплачивается при наличии контрольно-кассового чека.
Проезд автомобилем:
Маршрутный лист с печатями и датами выбытия и прибытия в г. Новый Уренгой, прибытия и убытия из места отдыха;
Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала отпуска или даты начала передвижения).
Оплата первичного медосмотра
1. Форма АО-1 двухсторонняя. обязательно ставит свою подпись .
2. Приказ об устройстве на работу. Копия, заверенная отделом кадров учреждения.
3. Заявление от сотрудника об оплате первичного медосмотра. Заявление пишется на имя директора (заведующей). Подпись и дата.
4. Договор о предоставлении медицинских услуг. Оригинал. Обязательное заполнение реквизитов стороны оказание суммы предоставленных услуг.
7. Чеки. В чеке указывается наименование медицинского учреждения, сумма.
Оплата расходов, связанных с переездом работников
из районов Крайнего Севера
1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись .
2. Приказ об увольнении работника.
3. Заявление на имя директора (заведующей) с просьбой оплатить проезд и провоз багажа в связи с выездом из РКС с визой.
4. Билеты.
Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира. Страховая квитанция не оплачивается, поэтому её не надо прикладывать.
Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.
Проезд автомобилем:
Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;
ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.
В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.
5. Оплата контейнера : договор, акт выполненных работ, счет-фактура в которой будет указан вес вывозимых вещей (до 5 тонн), квитанция об оплате.
6. Справка с ЖЭУ (РЭУ) о снятии с регистрационного учета (выписке из города) или штамп в паспорте о выписке (ксерокопия).
7. Трудовая книжка (стаж работы не менее 3-х лет) все страницы заверенные специалистом ОК организации (копия).
Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа членов семьи сохраняется в течение одного года со дня расторжения работником трудового договора с организацией, финансируемой из бюджета муниципального образования город Новый Уренгой.
Так же сотрудник имеет право оплачивать проезд неработающему супругу (супруге). В этом случае должна быть предоставлена трудовая книжка, в которой отсутствует запись о работе в настоящее время и свидетельство о браке заверенная отделом кадров. Уволенным работникам в связи с выходом на пенсию проезд не оплачивается.
1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись .
2. Приказ о командировании работника должен быть заранее принесен специалистом ОК для своевременной выдачи аванса на командировочные расходы.
3. Командировочное удостоверение обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: дату документа, номер документа, количество дней нахождения в командировке, номер приказа о командировании сотрудника, паспортные данные, печати прибытия к месту командировки и выбытия из места командировки с датами прибытия и убытия.
4. Служебное задание обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: номер документа, дату документа, даты начала и конца командировки, место командировки, цели и конкретно выполненную в командировке работу или задачи, обязательна отметка о выполнении (невыполнении) задания, виза руководителя организации, подпись подотчетного лица.
5. Смета расходов. Если целью командировки является сопровождение детей, то необходима ведомость на питание, в которой указываются суточные на детей. Сумма суточных определяется сметой составленной организацией, которое отправляет детей.
6. Билеты.
Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира.
Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.
В проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.
Проезд автомобилем:
Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;
Маршрутный лист с печатями и датами выбытия из г. Новый Уренгой;
ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.
В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.
Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала передвижения).
По всем интересующим вопросам обращаться по телефонам:
Бухгалтерский документ, подтверждающий расходование денежных средств, выдаваемых сотруднику авансом, значится как авансовый отчет – бланк, состоящий из двух сторон: лицевой и оборотной.
Форму бланка заполняет подотчетное лицо, прикрепив к отчету документы, подтверждающие расходы.
Бухгалтер, получив комплект документов, проверяет их и фиксирует в бланке авансового отчета в местах, отведенных для заполнения бухгалтерам.
Отчет следует подписать у руководителя, списать подотчетные суммы
В последующем отчет располагают в альбоме унифицированных форм, учитывая в качестве кассовых операций, приведенных к единой форме № АО-1.
Авансовые средства выдаются сотрудникам на предприятии, если планируются представительские или хозяйственные расходы.
Для выдачи определенной суммы денег требуется приказ руководителя о подотчетных лицах, где указан список лиц и причины для выдачи.
Подотчетное лицо – это сотрудники, которым полагается сумма для будущих расходов под отчет.
Есть определенные сроки, в которые лицо обязано составить авансовый отчет об израсходованных средствах.
Cоставление авансового отчета,примеры
Пишем авансовый отчет на примере отправления сотрудника в командировку.
Бухгалтерия и отдел кадров собирают и оформляют необходимые документы по командировке:
- подтверждение направления сотрудника в командировку,
- служебное задание.
- С подотчетным лицом рекомендуется составить договор о материальной ответственности, если это утверждено в Учетной политике организации.
При предъявлении приказа и при наличии расходного кассового ордера, подотчетному лицу выдаются средства из кассы. При определенных растратах, сотрудник обязательно сохраняет подтверждающие документы.
После возвращения сотрудника из командировки, ему необходимо в этот же день составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.
Бухгалтер, проверив отчет, переводит его в специальную программу и производит списание, подтверждает обоснованность растрат.
Если имеется неизрасходованная сумма, сотрудник вносит остаток средств в кассу, или, в обратном случае, средства могут быть перерасходованы, тогда подотчетному лицу делают возврат.
При имеющихся недостачах с прошлого авансового отчета у сотрудника, следующий аванс запрещен к выдаче.
Сотрудник не имеет право передавать аванс другому лицу
Все документы должны быть оформлены в соответствии требованиям, установленным законодательством (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”), чтобы избежать претензий налоговых органов, последующих штрафов.
Бланки авансового отчета заполняются только по унифицированной форме № АО-1, их можно скачать из официальных источников в интернете.
Инструкции по заполнению авансового отчета, примеры
Имеется несколько способов заполнения: с помощью специальных бухгалтерских программ или электронного файла в формате (Еxcel), который можно скачать из интернета. Одна часть оформляется подотчетным лицом, а другая – бухгалтером.
На первой странице формы отчета сотрудник обязан указать требуемые реквизиты:
- наименование фирмы,
- дату составления отчета,
- должность и инициалы.
Цели, на которые были выданы средства, указываются в графе назначение аванса.
На оборотной стороне указывается весь список оправдательных документов. Необходимые колонки для заполнения – с 1 по 6.
Последовательность указания перечня осуществляется по порядку, в том числе и в самом отчете с указанием документов.
Проводки в авансовом отчете: последовательно указываются суммы расхода по каждой операции, дебет счета, субсчета.
После указания всех итоговых сумм, форма подписывается и расшифровывается. На лицевой стороне вписываются суммы в графу «израсходовано», те, что обозначаются на предыдущей стороне в графе «итого».
После приема документа на проверку авансового отчета, бухгалтер должен составить расписку о получении и отдать подотчетному лицу.
Бухгалтер сверяет проводки и принятые суммы, номера счетов, по которым ведется дебет расходов, и указывает их на обратной стороне формы.
Если были выявлены перерасход средств или остатки, из ранее полученного или нынешнего авансового платежа и по операциям их учета, тогда бухгалтер проставляет отметки на первой странице формы отчета.
В случае расходования средств на хозяйственные нужды, рекомендуется заполнять отдельный авансовый отчет
Документы на иностранном языке необходимо перевести на русский язык, в соответствии с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
После всех необходимых формальностей и проверок бухгалтера, авансовый отчет передается на утверждение руководителю организации.
Руководитель прописывает на лицевой части формы должность, ставит подпись с расшифровкой и дату утверждения. Только после этого отчет будет принят к учету.
Несоблюдение сроков сдачи авансового отчета
В случае не предоставления авансового отчета в срок, устанавливается нарушение по кассовой дисциплине.
Чтобы рассмотреть возможные случаи несоблюдения сроков предоставления авансового отчета, можно обратиться за помощью к статье 15.1 КоАП РФ.
Следует учесть, что ответственность за авансовый отчет не устанавливается, но нарушение фиксируется. Поэтому организация может не ожидать штрафных санкций от налоговых органов.
Контролировать выделенные средства для расходов – задача, поставленная для организации, так как это сугубо внутренний контроль руководства.
В случае невозврата суммы подотчетным лицом, организация имеет право списать их с заработной платы сотрудника, только имеются ограничения по суммам удержания (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не соглашается с мерами работодателя, ситуация разрешается через суд.
Так как директор – ответственное лицо за все денежные средства кассы, долг по невозврату подотчетных средств может числиться не за сотрудником, а за директором. И тогда бухгалтер теряется: что делать с тем авансом, по которому директор не дал отчета?
Требуется выяснить, куда включить сумму аванса, по которой нет авансового отчета (от сотрудника или директора).
Как быть с тем фактом, что сотрудник вовремя не предоставляет авансовый отчет?
Ранее налоговой службой было сказано, что с подобных подотчетных сумм списывается налог на доход. Но, как оказалось, это утверждение не является нормой законодательства.
Так как денежные средства числятся за сотрудником как долг перед организацией, но не являются его доходом.
Сотрудник, предоставивший авансовый отчет после, погашает долг. Соответственно, НДФЛ с этого дохода не списывается.
Неправомерно говорить о том, что в ту минуту, когда сотрудник не предоставил отчет, он автоматически получил доход. Следуя этим мерам, начислять страховые взносы не требуется.
Потому что они могут быть начислены только на выплаты в пользу физических лиц и их вознаграждений. Следовательно, за сотрудником будет числиться долг, и никаких начислений не происходит.
Образец бланка авансового отчета, скачать
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
- Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
За нарушение срока работника можно наказать материально.
«Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .
- Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
Скачать бланк отчета вы можете у нас на сайте — см. «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)» .
- Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
- Утверждается руководителем.
- В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
- Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
- Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
- Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом см. в статье «Авансовый отчет можно подписать электронной подписью» .
Авансовые отчеты в 2019 году: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения
Изменений по авансовым отчетам в 2019 году (равно как и в 2017-2018 гг.) не было - этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2019 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.