Инвентаризация какие документы. Организация инвентаризации имущества. Этапы проведения

Проводится инвентаризация имущества предприятия на основании приказа руководителя, в котором указывается комиссия и сроки ее проведения.

Если проводится полная инвентаризация имущества, то проверке подвергаются:

основные средства

материалы

нематериальные активы

хозяйственный инвентарь

финансовые вложения

незавершенное производство

денежные средства

денежные документы

готовая продукция

ценные бумаги

имущество, которое отдано в переработку, взято в аренду или на ответственное хранение

То есть, инвентаризация имущества проводится всегда по месту его нахождения и месту работы материально-ответственного лица и обязательно в его присутствии. В обязательном порядке проводят инвентаризацию при смене материально-ответственного лица в день передачи дел, при фактах хищения или порчи, при увольнении руководителя бригады при коллективной материальной ответственности группы лиц, при ликвидации предприятия перед подачей ликвидационной отчетности, при до составления при передаче имущества в аренду, после аварий или пожара.

Комиссия в своей работе руководствуется нормативными документами, в том числе использует методические указания по инвентаризации имущества , в которых написано о том, как проводить инвентаризацию и правила оформления документации.

До инвентаризации подотчетные и материально-ответственные лица дают расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности поставлены на приход, а выбывшие - списаны.

В процессе проверки составляются описи в двух экземплярах, в которых описываются фактически имеющиеся ценности. На последней странице на пустых строках ставят прочерк, подводят количественные итоги, подписывают описи все члены комиссии, и после утверждения руководителем предприятия описи передаются в бухгалтерию. В процессе их заполнения не допускается исправлений, подчисток, все наименования переписываются в количественном выражении в тех единицах измерения, в которых учитываются в учете. При обнаружении ошибки, строка зачеркивается, выше пишется правильная информация, которая заверяется всеми членами комиссии и материально-ответственным лицом.

Когда инвентаризация имущества закончена, материально-ответственные лица дают расписки о том, что записи в описях сделаны верно, в их присутствии, претензий к проверяющим членам комиссии они не имеют, а само имущество приняли на ответственнее хранение.

Проводимые инвентаризации важны для правильного учета на предприятии, но проводится инвентаризация как метод бухгалтерского учета ежемесячно на первое число месяца по денежным средствам в кассе, и ежегодно по основным средствам. На что следует обращать особое внимание при проведении выборочных инвентаризаций? Так при обращают внимание на технические и эксплуатационные характеристики объекта. Когда инвентаризируют здания, то проверяют документы, подтверждающие собственность предприятия, имеются ли документы на аренду земельного участка под объект недвижимости.

При инвентаризации оборудования и транспорта проверяют наличие технического паспорта завода - изготовителя, указывают год выпуска и мощность двигателя. В отдельных описях арендованных основных средств, которые составляются в трех экземплярах, указывают срок окончания аренды.

Если обнаруживаются неучтенные основные средства, то составляется акт оценки, в зависимости от технического состояния объекта, учитывается износ, и приходуются они по рыночной стоимости. При дальнейшей непригодности основных средств на предприятии составляется акт для дальнейшего списания, и эти основные средства заносятся в отдельную инвентаризационную опись.

Инвентаризация имущества других категорий имеет тоже ряд особенностей. Например, инвентаризация денежных средств по кассе и ценных бумаг проводят одновременно. При этом указываются не только номера, серии и сумма ценных бумаг по каждому эмитенту, но и сроки гашения, номинальную и фактическую стоимость каждой ценной бумаге. Когда проводится инвентаризация денежных средств в пути, проверяют квитанции банка и сопроводительные ведомости сданной выручки. При инвентаризации денежных средств в кассе, одновременно проверяются и все денежные документы: приходные и расходные ордера,

Предприятие само решает, сколько инвентаризаций необходимо будет провести в отчетном периоде и назначает даты, когда они будут проведены. Во время каждой инвентаризации производится выявление фактического наличия материальных ценностей и иного имущества, контролируется его сохранность и соответствие условиям эксплуатации, выявляется неучтенное и неиспользуемое имущество и проверяется реальная стоимость того имущества, которое стоит на балансе.

Из этих основных задач инвентаризации ясно, что внеплановую проверку следует проводить дополнительно в следующих случаях:
- когда материальные ценности и имущество передается в аренду или предприятие меняет форму собственности и преобразуется в акционерное общество;
- перед тем как будет составлена годовая бухгалтерская отчетность;
- когда меняется материально-ответственное лицо или назначается новое;
- когда были обнаружены факты хищения и порчи имущества;
- когда имущество пострадало в ходе пожара или иного стихийного бедствия;
- когда происходит банкротство или ликвидация предприятия.

Что подлежит инвентаризации

В процессе инвентаризации проверяется и учитывается все имущество, находящееся на балансе предприятия, вне зависимости от того, где оно находится. Кроме того, проверке подлежат все виды финансовых обязательств предприятия, в том числе , банковские кредиты, займы и резервные денежные средства. Проверяются и другие виды имущества, которые не принадлежат предприятию, но отражаются в формах бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, например, а также иное имущество, по каким-то причинам ранее не учтенное.

Существует два вида инвентаризации – полная и частичная. Порядок их проведения регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», нормативными актами по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, методическими указаниями №49, утвержденными Министерством Финансов РФ в 1995 году.

Кто проводит инвентаризацию

Перед проведением инвентаризации руководитель предприятия должен издать приказ, по которому определяются сроки ее проведения, и назначается инвентаризационная комиссия. В ее состав вводится руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер или его заместитель, материально ответственные лица, а также специалисты, имеющие представление о технологии хранения товарно-материальных ценностей или работники, способные оценить состояние объектов основных фондов. Неплохо, если в составе комиссии будут работать экономисты и специалисты по маркетингу. Председателем комиссии назначается руководитель предприятия или один из его заместителей.

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

В состав имущества входят основные средства, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся , кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

Нормативная база процесса инвентаризации

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

    выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

    определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

    сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

    проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

    проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Виды инвентаризации

Инвентаризация по охвату имущества делится на:

  • частичную.

По основаниям проведения на:

    плановую;

    внеплановую (внезапную).

Порядок и сроки проведения инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

    при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

    перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

    при смене материально ответственных лиц;

    при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

    в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

    при реорганизации или ликвидации организации;

    в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Процедура проведения инвентаризации

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

    подготовку приказа о проведении инвентаризации;

    формирование инвентаризационной комиссии;

    определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

    получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.


Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Инвентаризация: подробности для бухгалтера

  • Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм

    Учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом... и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (... членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость... инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, ... нормативным актом). Отражение результатов инвентаризации. Расхождения между фактическими...

  • Инвентаризация: пошаговая инструкция

    Реорганизации организации. Порядок проведения инвентаризации Инвентаризация проводится в несколько этапов. ... ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в... Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата... Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации Инвентаризационная комиссия представляет руководителю... в учете результатов инвентаризации Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим...

  • Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении

    Инвентаризации: Инвентаризация денежных документов. Инвентаризация денежных средств. Инвентаризация расчетов. Инвентаризация расчетов по поступлениям. Инвентаризация... остатков на счетах учета денежных средств. Инвентаризация... ТСД в документы инвентаризации. Сам документ инвентаризации не несет за... 0504835 « Акт о результатах инвентаризации ». Инвентаризацию драгметаллов, содержащихся в эксплуатируемых изделиях...

  • Независимая инвентаризация промышленных предприятий. Что это за зверь?

    О проведении независимой инвентаризации. Организации стали проводить инвентаризацию с помощью... специалистов. Независимая инвентаризация промышленных предприятий отличается от инвентаризации торговых сетей. ... задолженности. Инициатором проведения независимой инвентаризации являются сами собственники и руководство... приходится сталкиваться инициаторам проведения независимой инвентаризации? Прежде всего, с... подавляющем большинстве при проведении инвентаризации работники бухгалтерии являются союзниками...

  • Аудиторские процедуры оценки системы внутреннего контроля при инвентаризации материалов, переданных на переработку по договору переработки давальческого сырья

    ... № 49). Определенного порядка проведения инвентаризации имущества, переданного переработчику, не установлено... , что достигается посредством проведения инвентаризации. Следующим этапом аудиторских процедур... систему внутреннего контроля перед инвентаризацией Сверить данные бухгалтерского учета... и результатов инвентаризации (во время инвентаризации) Оценить систему внутреннего... бухгалтерского учета и результаты инвентаризации (после проведения инвентаризации) Оценить систему внутреннего...

  • Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты?

    34н и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными... документа). Вместе с тем непроведение инвентаризации, нарушения, допущенные при оформлении... документа). Вместе с тем непроведение инвентаризации, нарушения, допущенные при оформлении... недостачи, выявленных при инвентаризации. Арбитры признали результаты проведенной инвентаризации недостоверными, не... проверка наличия ТМЦ. Формальное проведение инвентаризации обычно чревато налоговыми последствиями, ...

  • Инвентаризация-2018

    Учреждения устанавливался внутренний порядок проведения инвентаризации. Напомним, в Методических указаниях № 49 ... раскрываются общие правила проведения инвентаризации, особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств... (финансовой) отчетности. Следовательно, перед началом инвентаризации потребуется: разработать рекомендации инвентаризационным комиссиям... . Следовательно, увеличатся сроки проведения инвентаризации. Кроме того, инвентаризация новых объектов учета, установление...

  • Отражение результатов инвентаризации в учете

    В котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском... устанавливается в положении о проведении инвентаризации. Оприходование излишков материальных ценностей... имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, отражается как внереализационные доходы... Кредиторская задолженность. Выявленные в ходе инвентаризации суммы задолженности, не востребованные кредиторами... в котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском...

  • Порядок отражения пересортицы в бухгалтерском учете, выявленной в результате инвентаризации

    Учете, выявленной в результате инвентаризации? Каков порядок отражения пересортицы... активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих... Поскольку пересортица выявляется в результате инвентаризации, о допущенной пересортице материально... Методических указаний по инвентаризации определено, что выявленные при инвентаризации расхождения фактического... ценностей, выявленных по результатам инвентаризации. Для целей налогообложения прибыли...

  • О зачете излишков и недостач по результатам инвентаризации

    Результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации № 49. Кроме того, соответствующие... результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации № 49. Кроме того, соответствующие... предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов... материальных ценностей, выявленных по результатам инвентаризации, при условии соблюдения ограничений, ... о надлежащем документальном оформлении результатов инвентаризации, включая проведение зачета. В...

  • Вправе ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки и осуществление расчета при увольнении сотрудника до окончания инвентаризации?

    Расчета при увольнении до окончания инвентаризации. Инвентаризацию целесообразно завершить до даты... При разработке порядка проведения инвентаризации учреждение использует положения Методических указаний... по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, ... Как показывает судебная практика, инвентаризация, проведенная в отсутствие материально ответственного... может откладываться до окончания инвентаризации. Наоборот, инвентаризацию нужно успеть завершить до...

  • Проведение инвентаризации имущества (I часть)

    Порядок проведения инвентаризации имущества. Когда необходимо проводить инвентаризацию имущества и... порядок проведения инвентаризации имущества. Основной целью проведения инвентаризации является выявление... при которых инвентаризация обязательна Перечень случаев, когда инвентаризация имущества является... Минфина РФ. Сроки проведения инвентаризации Инвентаризация основных средств должна проводиться не... основных средств, целесообразно проводить инвентаризацию чаще. Важно! Кроме запланированных...

  • Организация проведения инвентаризации имущества (I часть)

    Обозначим основные этапы организации проведения инвентаризации имущества. Как рационально организовать... этапы организации проведения инвентаризации имущества. Порядок проведения инвентаризации состоит из нескольких... имущества, разрабатывается график проведения инвентаризации в каждом цехе, переделе, ... бухгалтер Ландышева И.А. для инвентаризации незавершенного строительства - Главный бухгалтер Нарциссова... основанием для признания итогов инвентаризации недействительными, поскольку фактическая работа...

  • Организация проведения инвентаризации имущества (II часть)

    Обозначим основные этапы организации проведения инвентаризации имущества. II этап. Непосредственное проведение... инвентаризации. Методика проведения инвентаризации определяется спецификой деятельности предприятия... определении заделов, агрегатов. Сама методика инвентаризации зависит от технологических процессов производства... торговых компаниях, процесс инвентаризации полностью автоматизируют. Такая автоматизированная инвентаризация достигается с помощью...

  • Проведение инвентаризации имущества (II часть)

    Инвентаризации имущества. Начало Рассмотрим порядок проведения инвентаризации имущества. Как проводится инвентаризация Правила проведения инвентаризации... указаний. При проведении инвентаризации имущества осуществляется не только... Так, перед началом проведения инвентаризации основных средств рекомендуется проверить: ... указаний). В процессе проведения инвентаризации должны заполняться инвентаризационные описи. ... данными инвентаризационных описей. Результаты инвентаризации подлежат отражению в регистрах...

Для оценки реального финансового состояния организации необходимо иметь достоверные данные обо всем имуществе, находящемся в ее распоряжении: наличии, количестве, состоянии, в котором это имущество находится, и правильности его стоимости. Это реальное состояние необходимо сравнить с данными бухгалтерского учета. Такой процесс проверки имущества и обязательств называется инвентаризацией.

Инвентаризация – это контрольная функция учета, позволяющая выявить случаи необоснованного уменьшения капитала компании, вложенного в различные виды имущества (активов).

Инвентаризация – это механизм, позволяющий убедиться в достоверности учета. Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации.
Законодательство предоставляет организациям широкие возможности для использования инвентаризации в качестве действенного механизма регулирования и контроля порядка ведения бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации в целях подготовки достоверной информации о ее финансовом положении в бухгалтерской отчетности.

Каждая организация обязана провести инвентаризацию своего имущества до начала составления годовой отчетности – эта обязанность установлена ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике – это необходимо сделать в начале года, руководствуясь п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ.

С 1 января 2013 г. вступит в силу Федеральный закон от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В новом Законе также предусмотрена обязанность организаций проводить инвентаризацию (ст. 11 «Инвентаризация активов и обязательств»):
1. Активы и обязательства подлежат инвентаризации.
2. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
3. Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.
4. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация».

Когда проводить инвентаризацию

Срок проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Обычно организации проводят ее в конце отчетного года. Однако некоторые организации делают это заранее, уже после 1 октября, поскольку до конца года можно успеть внести необходимые корректировки в учет. Данную возможность предоставляет п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н (в ред. от 24.12.10 г.). В этом пункте, в частности, указано, что если инвентаризация имущества проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно.
На практике рациональнее всего распечатывать и рассылать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами в октябре–ноябре с данными по состоянию на 30 сентября или на 31 октября. Аналогично инвентаризацию ОС, товарных остатков можно провести в октябре.

В п. 2 ст. 12 Закона № ФЗ-129 представлены случаи, когда инвентаризация обязательна:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Что проверяем (инвентаризируем)?

Согласно п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Таким образом, необходимо проверить (если числятся на балансе):

  • нематериальные активы;
  • основные средства;
  • финансовые вложения;
  • товарно-материальные ценности;
  • незавершенное производство и расходы будущих периодов;
  • денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
  • расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
  • резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы.

Что необходимо для проведения инвентаризации?

Согласно п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49 (в ред. от 8.11.10 г.), организация должна иметь постоянно действующую инвентаризационную комиссию, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств ею создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии. Обычно в нее входят представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций. Однако при комплектовании комиссии руководителю необходимо учесть следующее правило: в состав комиссии должны входить только те специалисты, которые обязательно будут присутствовать при ее проведении, поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний).
Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок проведения инвентаризации имущества

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 27.03.2000 г.).
Первый этап – подготовительный:

  • подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;
  • подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22;
  • формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально-ответственное лицо.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)». Кроме того, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.
Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
Я рекомендую не приступать ко второму этапу инвентаризации, пока не будет правильно оформлен первый этап.

В инвентаризации процедура очень важна. Так как очень часто результаты инвентаризации могут выявить реальные недостачи, что повлечет последствия для материально-ответственных лиц. И необходимо, что эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, что весь, например, товар находится на вверенном им складе, оприходован и проверен – т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи ИНВ-3, быть ознакомлены с Приказом по форме ИНВ-22.
Перед инвентаризацией необходимо проверить так же наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.

Второй этап – собственно инвентаризация (т.е. выявление и проверка фактического наличия товаров, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях). Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.
При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма № ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.
При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На данном этапе выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Руководитель организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, определяет причины расхождений, при необходимости сверяется движение товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости (формы № ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному (ым) лицу (лицам).
При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма № ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются.
Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы № ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Четвертый этап – оформление результатов инвентаризации. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвен-таризационных комиссий и материально ответственных лиц.
На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности.
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 (с изм. от 26.02.96 г.).
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетные счета». Указанные суммы должны совпадать. Необходимо также сравнить соответствие записей в Главной книге по счету 50 и в оборотной ведомости. В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.
Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать:
установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
имеются ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
При инвентаризации кассы необходимо проверить, заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами») оформляется актом сверки расчетов, подписанным с двух сторон, – руководителем (или иным уполномоченным лицом) организации и руководителем (или иным уполномоченным лицом) компании-контрагента.
Особое внимание при проверке счета 60 необходимо уделить товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам (их необходимо проверять по документам в согласовании с корреспондирующими счетами).
По задолженности работникам организации (счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
При инвентаризации подотчетных сумм (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами») проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Кроме того, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность:
расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
суммы задолженности по недостачам и хищениям, числящейся в бухгалтерском учете;
сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Для организаций, сдающих отчетность в налоговые органы по электронным каналам связи, в настоящее время существует возможность проверки состояния лицевого счета в электронном виде. После заказа выверки лицевого счета и получения результатов бухгалтерия обязана сверить данные и перед составлением годового отчета подписать Акт совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма по КНД 1160070), утвержденный приказом ФНС от 20.08.07 г. № ММ-3-25/494@.
Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов
При инвентаризации резервов предстоящих расходов и платежей проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов: на предстоящую оплату отпусков работникам; на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет; на выплату вознаграждений по итогам работы организации за год; расходов на ремонт основных средств; производственных затрат по подготовительным работам в связи с сезонным характером производства; предстоящих затрат по ремонту предметов проката и на другие цели, предусмотренные законодательством Российской Федерации, нормативными актами Минфина РоссииФ и отраслевыми особенностями состава затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденными в установленном порядке.
Отметим, что в случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета бухгалтеру организации необходимо произвести сторнировочную запись на сумму такого превышения, а в случае недоначисления сделать дополнительную запись по включению дополнительных отчислений за счет источника его образования.

Инвентаризация – процесс нередко очень болезненный, поскольку он выявляет не только ошибки учета, но и недостачи, потери имущества, а, как следствие, наказание виновных лиц. Поэтому очень важно соблюсти процедуру – получить расписки материально-ответственных лиц до инвентаризации, организовать весь процесс так, чтобы все ответственные за инвентаризируемое имущество лица участвовали в процессе.
Для сети розничных магазинов целесообразно проводить выборочные инвентаризации, отдельно по каждому магазину.
Для оптовых компаний и для компаний, оказывающих работы, услуги, главное – своевременно проводить инвентаризацию расчетов с покупателями и подписывать акты сверки. При соблюдении данных условий в случае прекращения оплаты, банкротства компании-контрагента у организации будет в наличии доказательство признания этой компанией долга, т.е. будут основания для обращения в суд. По крупным покупателям возможно подписание актов ежеквартально.
Необходимо помнить об обязательном проведении инвентаризации при смене материально-ответственных лиц, например работников склада, а также при смене генерального директора.
Бухгалтерам следует помнить о необходимости ежегодно подписывать акт сверки с налоговой инспекцией. При смене юридического адреса или при смене собственника подписанный акт сверки облегчит переход в новую налоговую инспекцию, так как будут подтверждены сальдо по налогам.
Инвентаризация – процесс, выявляющий как обстоят дела в компании не только с бухгалтерским учетом, но и дисциплиной, договорной работой (наличие договоров об индивидуальной или коллективной материальной ответственности), с документооборотом. Если проводить инвентаризацию неформально, то можно улучшить работу многих отделов компании. При этом следует помнить о том, что инвентаризация – это обязательный процесс для подтверждения достоверности данных в учете и отчетности.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

  • при смене материально ответственных лиц;
  • перед составлением ;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • или ликвидации компании;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

  • Федеральным законом № 129-ФЗ;
  • Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее - Положение);
  • Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее - Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

  • сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
  • итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Правила проведения инвентаризации основных средств

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в . В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

  • по зданиям - назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
  • по мостам - местонахождение, использованные материалы и размеры;
  • по дорогам - тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено . При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена , то ее можно отразить одним из следующих способов:

  • во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц ());
  • во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

Оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

Списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

Списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

Отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

Списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

Работником погашена сумма задолженности.

Пример

В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:

Излишек - ноутбук стоимостью 45 000 руб.;

Недостача - принтер стоимостью 45 000 руб.

Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример )

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт


Практическая бухгалтерия

Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.