Чтобы узнать, соответствует ли реальное количество товарно-материальных ценностей, внеоборотных активов, денег или ценных бумаг заявленному в бухгалтерском учете организации, фирмы с установленной ими периодичностью инициируют пересчеты. Для проведения ревизий назначается специальная комиссия, которая по результатам проделанной работы составляет особый документ – акт инвентаризации. В нем систематизируются итоги и выводы проверки. На его основании при необходимости вносятся правки в учетную программу.
Инвентаризация – это процесс пересчета ценностей организации на предмет соответствия фактического наличия и данных бухучета. Одновременно с этой целью выполняются дополнительные задачи: выясняются условия хранения запасов, соблюдение техники эксплуатации, выявляются устаревшие, ненужные ТМЦ.
Процесс проведения ревизии требует жесткой регламентации. Вначале издается постановление, распоряжение о проведении инвентаризации (ИНВ-22), в котором прописывается тип ценностей, подлежащих пересчету, состав комиссии, сроки контрольного мероприятия. Руководствуясь положениями этой бумаги, сотрудники начинают работу, а ее результаты закрепляют в документах, бланки которых утверждены законодательно.
Формы первичной учетной документации для бухгалтерского учета утверждены постановлением Госкомстата №88. Существует множество бланков, выбор которых определяется типом пересчитываемых активов. Возможны, например, такие формы ИНВ:
- ИНВ-1 и 1а – образцы, разработанные для фиксации итогов пересчета внеоборотных активов (ОС и НМА).
- ИНВ-4 – ведомость остатков ТМЦ в складских помещениях.
- ИНВ-4 – результаты пересчета переданных покупателям товаров.
- ИНВ-5 – опись итогов проверки продукции, находящихся на ответственном хранении организации.
- ИНВ-8 – результаты ревизии изделий из драгоценных металлов и т.д.
Всего формы ИНВ включают 21 позицию, из которых компании необходимо выбрать одну, наиболее подходящую к конкретному случаю. Например, инвентаризационный ярлык ИНВ-2 используется организациями, у которых так много запасов, что их невозможно пересчитать за день. Это промежуточный документ, фиксирующий результаты одного цикла работы.
Если данные проверки и сведения, забитые в учетной программе, не сошлись, составляется акт инвентаризации ИНВ-19 – сличительная ведомость. В ней фиксируются те позиции, по которым наблюдаются расхождения.
Компании вправе выбирать, какой бланк использовать: унифицированный или собственный, разработанный с учетом законодательных требований. Практика показывает, что предпочтение второму пути отдается реже, т.к. типовые варианты удобны и просты для практического использования.
Правила заполнения формы ИНВ-3
На практике наиболее востребованным бланком из представленных в приказе Госкомстата является ИНВ-3. Он посвящен итогам подсчета ТМЦ, физически находящихся в организации: на складе и других местах движения ценностей.
Форма акта состоит из двух элементов: титульника и основной части. Готовый бланк инвентаризации можно найти в интернете. При необходимости можно переделать его «под себя», сохранив все обязательные поля.
Титульник содержит следующие данные:
- наименование компании и указание подразделения, где проводится проверка;
- сроки инвентаризации;
- № и дата приказа, регламентирующего мероприятие;
- тип пересчитываемых ценностей;
- расписки материально ответственных лиц в создании условий для ревизии.
Основная часть документа – таблица, где содержатся следующие сведения:
- наименование ТМЦ;
- инвентарный №, номенклатурный код;
- счет бухучета, где отражены ценности;
- их фактическое количество;
- цена и расчетная стоимость;
- итоговое количество единиц, порядковых номеров и общая стоимость;
- подписи всех уполномоченных лиц.
Если организация прибегает к контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей, внизу документа ставится подпись пост-контролера, его ФИО, должность и дата пересчета.
Документ составляется в двух равноценных копиях: 1-й экземпляр передается в подразделение бухгалтерии для сверки, 2-й – кладовщикам фирмы.
Как отражаются итоги инвентаризации внеоборотных активов?
Востребованные первичные документы, используемые в ходе проведения инвентаризации, – формы ИНВ-1 и ИНВ-1а. Они посвящены ревизии внеоборотных активов: материальных и нематериальных. Пересчет обычно производится перед составлением годового баланса, перед предстоящей реорганизацией компании или продажей бизнеса. Найти пример заполнения этих бланков можно в свободном доступе на сайтах информационно-правовых систем.
Действующие правила требуют, что документы готовятся отдельно по собственному и арендованному (привлеченному в лизинг) имуществу организации.
Правила заполнения документа по инвентаризации аналогичны принципам подготовки формы ИНВ-3. В описи указывается:
- порядковый номер объекта ОС;
- его наименование;
- год выпуска (покупки, завершения строительства);
- инвентарный и заводской номера, № паспорта объекта;
- фактическое наличие (по данным ревизоров и бухгалтерии).
Если речь идет об арендованном имуществе, таблица заполняется аналогично, но прописываются данные в трех дополнительных колонках: наименование, дата и номер документа, на основании которого ценности находятся у организации.
Скачать форму для основных средств можно в интернете, допускается разработка собственного образца, не противоречащего требованиям законодательства. Инвентаризационный документ обязательно подписывается ревизорами и материально ответственными лицами.
Как закрепить промежуточные итоги инвентаризации?
Если ревизия не укладывается в один день, для фиксации промежуточных итогов составляется специальный акт инвентаризации – ИНВ-2. Он необходим для организаций с большим количеством товаров на складе. В документе прописывается:
- место нахождения пересчитанных ценностей (№ ячейки, стеллажа и т.д.);
- характеристики ТМЦ (марка, артикул);
- число единиц ТМЦ, расположенных по конкретному «адресу».
Скачать бланки ИНВ-2 можно на бухгалтерских сайтах. Документ готовится в одном экземпляре, подписывается членом комиссии и ответственным за хранение, оставляется там, где физически располагаются поименованные в нем ТМЦ.
Как составить сличительную ведомость?
Особый акт инвентаризации – сличительная ведомость. Инструкция по заполнению, бланк – все это отыщется на сайтах информационно-правовых систем. Это логическое продолжение формы ИНВ-3 и ИНВ-1, если эти бумаги продемонстрировали расхождения бухучета с реальным положением дел.
Сличительная ведомость составляется по следующей схеме:
- сведения об организации (название, структурное подразделение, где проводилась ревизия);
- номер и дата приказа на инвентаризацию;
- сроки проверки;
- табличная форма с указанием «нестыковок»;
- подписи бухгалтера и лица, отвечающего за хранение ценностей.
Ведомость формируется в двух равноценных копиях. Она используется при проверке правильности проведения инвентаризации ценностей и устранении ошибок в текущем учете.
Акт инвентаризации – это документ, составленный в соответствии с положениями законодательства и закрепляющий итоги проведенной проверки. Его форма меняется в зависимости от типа пересчитываемых ценностей и особенностей ситуации, но обязанность по его составлению остается у компании всегда.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Инвентаризация – процедура, в ходе которой выполняется проверка имущества и обязательств на предмет наличия, пригодности и соответствия учетной информации. Данный процесс регулируется приказом или распоряжением, утверждаемом руководителем или замещающим лицом, по типовому бланку ИНВ-22.
Приказ определяет перечень лиц, на которых возлагаются функции по организации и проведению инвентаризации, устанавливает перечень инвентаризуемых объектов (имущество и финансовые обязательства), а также ограничивает период проведения проверки, определяет дату, к которой вся инвентаризационная документация должна быть передана в бухгалтерию для проверки, обработки и закрепления результатов.
Бланк журнала учета контроля ИНВ-23
Для обобщения и систематизация информации о приказах на проведение инвентаризации проводится их регистрация в специальном типовом бланке журнала ИНВ-23 .
Полное наименование бланка – Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации. Указанный бланк утвержден еще в 1998 году Госкомстатом России и используется по сей день.
Регистрация приказов о проведении инвентаризации в журнале ИНВ-23 – обязательная процедура, закрепленная в п.2.3 Методических указаний №49 13.06.1995.
Ведение журнала ИНВ-23
Заполнение бланка ИНВ-23 записями о формируемых приказах ИНВ-22 – это оптимальный способ контроля за проводимыми проверками, что особенно важно для крупных и средний предприятий. Инвентаризация бывает плановой при подведении итогов года и внеплановой, проводимой, например, в связи со сменой материально-ответственных лиц, а также по другим причинам.
В журнал вносятся сведения о приказе, содержащем задание на проведение проверки, а также об инвентаризационной процедуре, отмечаются результаты проверки, принятые решения по оприходованию и списанию расхождений, проставляются подписи участвующих лиц. Эта информация, собранная в одном месте, позволяет контролировать проверки, анализировать результаты, планировать даты дальнейших инвентаризаций.
Так как журнал включает в себя графы для проставления подписей членов инвентаризационной комиссии, то журнал ведется в бумажном виде. При этом назначается ответственное лицо, на которого возлагаются функции по внесению регистрационных записей в журнал на основании издаваемых приказов ИНВ-22, а также документации, содержащей результаты проведенных проверок. При этом в должностной инструкции данного лица следует прописать обязанность по ведению журнала ИНВ-23. Можно данные функции возложить на ответственное лицо посредством издания соответствующего приказа.
Записи в журнал вносятся по мере утверждения приказов о проведении инвентаризации руководителем компании. Каждому утвержденному приказу ИНВ-22 отводится несколько строк в журнале в зависимости от числа видов инвентаризуемых объектов. Для наглядного отражения результатов проверок разумно разбивать сведения о проведении инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств по отдельным строкам.
После регистрации в журнале учета контроля ИНВ-23 приказ выдается на руки председателю инвентаризационной комиссии. Лицо, получившее задание руководителя, ставит подпись в соответствующей графе журнала в знак того, что распоряжение им получено.
В дальнейшем члены инвентаризационной комиссии, ознакомленные под роспись с содержанием приказа ИНВ-22, начинают подготовительные мероприятия для проведения проверки. Составляется рабочий план действий, инструктируются участвующие в инвентаризации лица, при необходимости проводится предварительное обучение с целью грамотной организации процедуры, подготавливаются инвентаризационные описи и акты, в которые в ходе инвентаризации будут вноситься результаты фактического осмотра и пересчета.
В состав инвентаризационной комиссии не допускается включение материально-ответственных лиц, однако присутствие МОЛ при проведении инвентаризации обязательно.
С каждого МОЛ получается расписка, которая подтверждает, что приходная и расходная документация по вверенным им объектам в бухгалтерию передана, имущество числится на своих местах и готово к проверке.
Заполнение обложки журнала ИНВ-23
Обложка бланка ИНВ-23 содержит общие сведения следующего характера:
- Общая информации об организации – наименование, ОКПО, ОКВЭД (для главного направления), структурное подразделение при необходимости. Подразделение можно не указывать, а написать формулировку «в целом по организации», если в журнале подлежат регистрации все утверждаемые на предприятии приказы ИНВ-22;
- Период ведение журнала – проставляется начальная и конечная даты заполнения;
- Сведения о лице, ответственном за внесение регистрационных записей в журнал – должность и ФИО.
Заполнение табличной части журнала ИНВ-23
Непосредственная регистрация приказов выполняется в таблице журнала, содержащей 22 графы. В одном приказе может находиться распоряжение по проведению инвентаризации различных типов имущества и обязательств, при этом для грамотного отражения результатов проверки разумно распределять проверяемые объекты по отдельным строкам в зависимости от вида.
Заполнение граф бланка ИНВ-23:
| Номер графы | Заполняемая информация |
| 1 | Порядковый номер заполняемой строки, используется последовательная нумерация строк. |
| 2 | Вписывается наименование подразделения, отдела, участка, к которому относится проверяемое имущество или обязательства. Если проверяемый объект не относится к конкретному подразделению, и инвентаризация в его отношении проводится в целом по предприятию, то пишется «в целом по организации» – например, расходы будущих периодов, кредиторская или дебиторская задолженность, финансовые вложения. |
| 3 | Перечень лиц, материально ответственных за объекты, по которым проводится инвентаризация – перечисляются ФИО ответственных лиц за конкретные объекты, присутствие МОЛ при инвентаризации обязательно. |
| 4 | Дата издания приказа ИНВ-22 – указана в заголовочной части приказа о проведении инвентаризации. |
| 5 | Номер приказа – может содержать цифровые, буквенные обозначения, а также знаки, проставляется на бланке приказа рядом с датой. |
| 6 | Последовательно перечисляются члены инвентаризационной комиссии, включая председателя – ФИО в полном виде. |
| 7 | Подпись лица, получившего приказ ИНВ-22. Как правило, приказ выдается председателю комиссии. Ставя подпись в данной графе, председатель подтверждает, что получил задание руководителя, с ним ознакомлен и готов к исполнению. |
| 8 | Имущество или обязательства, подлежащие инвентаризации в соответствии с содержанием приказа – информация берется из бланка ИНВ-22. Каждый отдельный вид инвентаризуемого объекта заносится в отдельную строку. |
| 9 | Дата начала инвентаризационной процедуры, берется из зарегистрированного приказа ИНВ-22. |
| 10 | Дата действительного начала инвентаризации, данная дата может не совпадать с планируемой. |
| 11 | Планируемая дата окончания проверки, берется из приказа ИНВ-22. |
| 12 | День, когда завершена инвентаризационная процедура. |
| 13, 14, 15 | Предварительные результаты инвентаризации – указывается дата и сумма выявленной недостачи или излишков. Заполняется на основании инвентаризационной документации. |
| 16, 17, 18 | Окончательные результаты – заполняются после подведения бухгалтером итогов проверки на основании полученной от комиссии документации. Результаты инвентаризации показываются в сличительной ведомости, которую подписывает бухгалтер и утверждает руководитель, а также принимается решение о принятии к учету излишков и методе покрытия недостачи. |
| 19 | Дата, когда руководитель подтвердил полученные окончательные результаты своей подписью. |
| 20 | Дата, соответствующая моменту принятия мер по покрытию недостачи – списание, возмещение ущерба за счет виновных лиц, если виновность установлена. |
| 21 | Дата передачи дела на рассмотрение в следственные органы – указывается в случае, если не возможно иным способом урегулировать вопрос о недостаче. |
| 22 | Поясняющая дополнительная информация, имеющая отношение к проведенной инвентаризации. Может быть указана причина проведения проверки – замена материально-ответственного лица с указанием ФИО нового МОЛ и даты начала выполнения им функций. Могут даваться пояснения по поводу выявленных результатов инвентаризации – метод списания или возмещения недостачи, оприходования излишков. |
Сведения, внесенные в журнал учета ИНВ-23, позволяют отследить степень выполнения распоряжений и приказов руководства в отношении инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств, проконтролировать сроки исполнения, проанализировать результаты.
Журнал обобщает информацию о проводимых в течение календарного года инвентаризациях, что в значительной степени ускоряет процесс писка нужных сведений. Прежде всего, это важно для средних и крупных предприятий, которые в течение года проводят большое число плановых и внеплановых проверок.
Пример заполнения журнала ИНВ-23
Нечетная страница журнала ИНВ-23
По итогам инвентаризации организации должны оформлять ее результаты документально. Делается это с помощью специальных актов и описей. В связи с этим, лица, ответственные за осуществление инвентаризаций, должны знать, как выглядит образец заполнения акта о результатах инвентаризации.
Если в ходе проверки комиссия выявила недостачу или излишек, ей нужно будет сформировать ведомость расхождений. Ее нужно формировать только по тем активам, по которым имеются расхождения с учетными сведениями.
Уже на основании данной ведомости формируется акт о результатах инвентаризации формы 0504835. На акте должны проставить свои подписи председатель и все члены комиссии. Также его должен заверить управляющий компании. Акт об итогах проверки должен быть оформлен по каждому работнику, несущему материальную ответственность, у которого обнаружен излишек или недостача.
Процедура составления акта по результатам инвентаризации
При формировании акта необходимо принимать во внимание следующие моменты:
- Акт составляется комиссией по инвентаризации. Его должны подписать все члены комиссии, их должно быть как минимум два человека.
- Официальный бланк акта установило законодательство. Однако организация вправе разработать свой собственный бланк акта.
- В начале документа должна быть указана причина его оформления.
- В обязательном порядке нужно указать председателя комиссии, а также всех ее членов (они записываются в алфавитном порядке).
- Необходимо четко расписать все события, которые привели к формированию акта.
- По итогам инвентаризации нужно будет сделать выводы и выдвинуть рекомендации.
- Заключительный акт инвентаризации должен утвердить управляющий компании.
Порядок оформления акта
Так как акт является результатом проверки, его разработке предшествует приказ. Руководитель организации обязан издать приказ о назначении комиссии по инвентаризации. В ее состав могут входить любые работники компании, кроме мат. ответственных сотрудников.
Узнать подробнее об инвентаризационной комиссии, а также посмотреть образец приказа о её назначении можно в .
Акт инвентаризации основных средств (или инвентаризационная опись) составляется каждой организацией не реже, чем один раз в три года. Для чего предназначен этот документ, как он оформляется и где найти заполненный образец, расскажем далее в статье.
Для чего необходимо проведение инвентаризации
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности у всех организаций есть обязанность сверить наличие активов и обязательств с данными учета, то есть провести инвентаризацию (ст. 11 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Эти действия совершаются с целью отражения в годовом балансе реальных фактов.
Инвентаризации подлежат активы фирмы, ее обязательства, источники финансирования, кредиторская и дебиторская задолженность, прочие операции, связанные с доходами и расходами. Сверка наличия имущества и обязательств может носить либо добровольный, либо обязательный характер. И если мероприятия по добровольной проверке наличия активов определяются самими организациями, то проведение обязательных инвентаризаций закреплено законодательно — п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н.
Основаниями для обязательной ревизии могут служить следующие факты:
- смена материально-ответственных лиц;
- передача имущества по договорам аренды, купли-продажи;
- выявление фактов порчи и хищения;
- при форс-мажорных обстоятельствах;
- предстоящая ликвидация или реорганизация;
- предстоящее составление бухотчетности;
- прочие обстоятельства в соответствии с законодательством.
Как составить акт инвентаризации основных средств
Сверку фактического наличия имущества необходимо проводить по всем объектам фирмы, в том числе по основным средствам. С этими целями издается приказ о проведении инвентаризации, создаются соответствующие комиссии, состоящие из сотрудников предприятия. Фактические данные фиксируются в инвентаризационной описи основных средств, которую можно составить по унифицированной форме ИНВ-1.
Допустимо заполнение описей вручную или с использованием технических средств. Если в ходе составления документа были допущены ошибки, их исправление заверяется подписями членов комиссий.
Выявление расхождений в ходе инвентаризации
В тех случаях, когда были обнаружены несоответствия между данными учета и фактическим наличием основных средств, оформляются сличительные ведомости по форме ИНВ-18. Суммы излишков или недостач указываются на основании оценки организации. Инвентаризационная комиссия запрашивает объяснения по полученным расхождениям у материально-ответственных лиц, принимает решение о дальнейших действиях.
О форме ИНВ-18 см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-18 - бланк и образец» .
Результаты расхождения данных отражаются в бухучете следующим образом:
- излишки оприходуются по рыночной стоимости;
- суммы недостач в пределах норм списываются на издержки организации, при наличии сверхнормативных показателей ― за счет виновных лиц.
Юридические лица, которые не проводят инвентаризацию перед составлением бухотчетности, рискуют отразить недостоверные данные учета, тем самым нарушив требования законодательства. Привлечение к ответственности за отсутствие сверки фактического состояния имущества и обязательств невозможно. Однако за нарушения правил составления бухотчетности предусмотрена административная ответственность.
Итоги
По итогам инвентаризации ОС всегда оформляют акт инвентаризации. Чтобы зафиксировать излишки и недостачи, составляют сличительную ведомость. Оба документа можно оформить по унифицированным формам. Образцы их заполнения вы можете найти по ссылкам, которые мы привели в статье.
Практически любая организация имеет в собственности какие-либо товарно-материальные ценности (далее также — ТМЦ). В процессе их инвентаризации осуществляется проверка фактического наличия ТМЦ путем осмотра каждой из них. В результате проведения такой проверки организации необходимо составить акт инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Инвентаризация ТМЦ
Объектом рассматриваемой проверки являются:
- производственные запасы;
- готовая продукция;
- товары;
- прочие запасы.
Порядок действий при проведении инвентаризации предусмотрен в Методических указаниях Минфина РФ от 13 июня 1995 года N 49.
В ходе инвентаризации помимо акта составляется инвентаризационная ведомость (опись) товарно-материальных ценностей (бланк этого документа предусмотрен Госкомстатом РФ в Постановлении от 18 августа 1998 года N 88).
В нее вносится информация о фактическом наличии ТМЦ на складах в организации, а также в других местах их нахождения на всех этапах.
В опись включается информация по каждой ТМЦ:
- наименование;
- вид, группа;
- количество;
- сорт и т.п.
Если отдельные ТМЦ поступили в организацию в период проведения проверки, в отношении них заводится отдельная ведомость.
Акт инвентаризации по унифицированной форме ИНВ-4
Отдельная документация ведется в отношении отгруженных товарно-материальных ценностей.
Инвентаризация в отношении них включает в себя контроль за суммами, учитываемыми на счетах бухучета.
Условно такую проверку можно разделить на две части:
- проверка отгруженных ТМЦ, по которым время оплаты не просрочено;
- проверка отгруженных ТМЦ, по которым адресат отгрузки просрочил оплату.
При проверке каждой из указанных частей составляются отдельные акты ИНВ-4 .
По каждой отдельной «непросроченной» отгрузке ТМЦ в акте отражаются:
- название ТМЦ;
- конкретная численность ТМЦ;
- цена;
- день отгрузки;
- подтверждающие документы.
По каждой отдельной «просроченной» отгрузке ТМЦ в акте отражаются:
- реквизиты покупателя;
- название ТМЦ;
- цена;
- день отгрузки;
- реквизиты расчетного документа.
Бланк акта инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
Порядок оформления бланка по форме ИНВ-4
Акт составляется инвентаризационной комиссией, состав которой утвержден приказом руководителя.
В акте отражается указанная выше информация по каждой отгрузке.
Акт содержит лицевую и оборотную стороны. Информация на оборотной стороне является продолжением сведений, указанных на лицевой стороне. На оборотной стороне должны содержаться итоговая сумма по акту и подписи всех членов инвентаризационной комиссии.
По завершении инвентаризации заполнение акта ИНВ-4 необходимо осуществить в двух экземплярах (один из них надлежит направить в бухгалтерию, другой - соответствующему материально ответственному должностному лицу).
Образец заполнения акта инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
В качестве дополнения к вышеуказанному важно отметить: начиная с 2013 года организациям унифицированные формы (в том числе акт инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-4) применять необязательно. Для того, чтобы учитывать результаты инвентаризации организация вправе разработать и утвердить собственные формы документации с указанием всех необходимых для этой операции реквизитов. После этого организация вправе осуществлять оформление инвентаризации ТМЦ с использованием собственных форм документации.