Для того чтобы полностью восстановить записи в трудовой книжке, необходимо предъявить справки со всех мест работы, копии трудовых договоров, приказов, личных дел, ведомостей по зарплате, счетов.
Если какие-то организации прекратили свою деятельность, нужно обратиться в архив. Иначе в дубликате будет указана только продолжительность общего стажа (без указания периодов работы и должностей).
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
План действий:
- Первым шагом определяется виновный в утере.
- Далее необходимо написать заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний работодатель в срок до 15 дней, с момента предъявления заявления, должен выдать дубликат трудовой книжки. Чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.
- Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций. Она происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.
Составление заявления
Единой формы для заполнения данного документа не существует, но все же от него может зависеть реакция предыдущего работодателя.
Первый абзац должен содержать в себе данные по месту последней работы. Именно предыдущий работодатель, по закону, должен выдать вам новый документ.
Во втором абзаце следует указать причину, по которой вы обращаетесь за восстановлением трудовой. Таковой причиной может быть утеря документа, его кража (сопровождается заявлением из полиции) или порча (с представлением испорченного документа).
В третьем абзаце нужно указать работодателю, что восстановление трудовой книжки в течение 15 дней является его прямой обязанностью, согласно ТК РФ. Здесь могут возникнуть некоторые проблемы. Бывший наниматель может сознательно затягивать процесс по созданию дубликата. Во избежание подобных проблем необходимо составлять заявление в двух экземплярах, причем один отправить по месту бывшей работы, а другой хранить у себя. Эти действия вынудят даже недобросовестную компанию выполнять свои обязательства в срок.
Основные причины утраты
- Кража. Необходимо обратиться в полицию с заявлением о краже документа. При написании заявления лучше ссылаться на статью 325 пункт 2 УК РФ. Это позволит получить нужную справку без проволочек.
- По вине работодателя. Здесь всё просто, виновник будет сам заниматься написанием нужных запросов и сбором необходимых справок. Обладателя книжки просто поставят в известность.
- По вине работника. В этом случае очень пригодилась бы . По ней можно легко восстановить записи и сделать дубликат. Если её нет, придётся делать запросы на старые места работы, предоставлять копии договоров, выписки из приказов, в случае ликвидации организации нужно будет обратиться в архив, за справками о времени работы на них.
- Поврежденная трудовая книжка. Не выбрасывайте испорченный документ! Его нужно будет предоставить в качестве доказательства при написании заявления. С испорченного бланка записи будут перенесены на новый, а на титульном листе поставят отметку о дубликате. Подтверждать документально придется только те записи, которые нельзя прочесть.
- Умышленная утрата трудовой книжки будущим работником . Иногда работки специально «теряют» этот важный документ, чтобы не показывать плохие записи. В этом случае игра не стоит свеч так, как дубликат выдается по месту прежнего, а не нового места работы. И все нежелательные записи снова будут сделаны.
Действия при утрате
В зависимости от того при каких обстоятельствах была утеряна книжка проводятся и разные мероприятия по её восстановлению:
- При утрате трудовой книжки работодателем все мероприятия по восстановлению формуляра будет проводить ответственное лицо работодателя.
- Действия при утрате трудовой книжки работником будут зависеть от того когда и при каких обстоятельствах её было утеряно. И заниматься восстановлением утерянного документа, равно как и сбором необходимых выписок и справок придется хозяину утраченного документа.
После подачи заявления в полицию и получения справки, в случае кражи: с испорченным бланком либо только с заявлением и нужными копиями, справками и выписками работнику нужно прийти по месту предыдущей работы и написать заявление об утере.
Точного образца заявление не предполагает, но оно должно обязательно содержать информацию о всех прежних местах работы . Это важно так, как позволит быстрее получить дубликат. Обязательно укажите причину, по которой нужен дубликат, например, утеря оригинала, кража. В заявлении укажите дату обращения и лучше, если будет два экземпляра.
Работодатель обязан выдать дубликат не позднее чем через 15 дней, с даты подачи заявления.
Если нет уверенности в том, что всё будет сделано в срок, лучше заявление отправить по почте. Законодатель предписывает работодателю всячески способствовать в получении нужных справок и выписок работником.
При малом объеме информации будут внесены данные об общем стаже работы с записью полного количества лет, месяцев и дней. Обязательный момент – запись всех поощрений, полученных работником за трудовой стаж, при условии информации о них. Записи вносятся на основании документов или их заверенных копий.
Документы для восстановления
- Трудовые договоры и соглашения между работником и работодателем , обычно их делают в двух экземплярах, и они есть на руках у работников, если их нет, желательно получить копии у бывшего работодателя.
- Справки и выписки из архивов о работе в организациях, которые в нынешнее время не работают , это пригодится, если взять справку уже не у кого, только нужно удостовериться, что организация ликвидирована и у неё нет правоприемников, которые могут выдать нужную справку.
- Справки из мест бывшей трудовой деятельности, подписанные руководством . Иногда для их получения приходится ехать в другой город, что тянет за собой трату времени и дополнительные материальные расходы.
- Выписки из приказов, благодарностей другие документы о благодарностях и наградах, полученных во время трудовой деятельности на других предприятиях.
- Ведомости о выплате зарплаты, в том числе распечатки с банковской карты, копии чеков, другие финансовые документы , подтверждающие наличие заработка на других предприятиях в означенное время.
- Постановление судебных инстанций об установлении стажа понадобится, если не удалось найти архивную справку после ликвидации предприятия или организации. Для его получения нужно обратиться в суд с исковым заявлением и привести не менее двух свидетелей, подтверждающих факт работы на закрытом предприятии и хотя бы косвенные доказательства этого.
Получение дубликата через Пенсионный Фонд
Получение дубликата через Пенсионный Фонд возможно тогда, когда все другие способы уже испробованы, но не сработали, это будет информация об отчислениях в фонд с заработной платы при работе на предприятии в указанное время.
Трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении.
В течение 10 дней, с момента получения запроса, органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно.
Данный способ удобен, если необходимо восстановить информацию за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике.
Восстановление через государственный архив
Надежный способ – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей.
В государственном архиве на запрос (письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель.
Восстановление через суд
Самый верный вариант восстановления трудовой книжки – это обращение в суд для установления юридического факта трудовой деятельности.
Суд сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица. Также для доказательства могут быть использованы свидетельские показания.
Выводы
- Вносить записи в формуляр либо его дубликат имеет право только работник кадровой службы. Внесение записей другими лицами даже самими владельцами документа ведет к признанию его недействительным.
- Использование дубликата, полученного другими способами кроме описанных здесь, например, с помощью оплаты, наказуемо и может принести много неприятностей так, как подлинность дубликата будет проверяться при .
- При стаже меньше трёх месяцев можно получить дубликат по новому месту работы, написав заявление, указав об утере трудовой книжки и стаже работы на прежнем месте работы.
- Для того чтобы не иметь больших проблем с восстановлением трудовой книжки делайте копию и соответственно её заверяйте каждый раз при смене работы. Или время от времени при смене рабочих обстоятельств.
Потеря трудовой книжки – неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Исправить ситуацию поможет один из способов восстановления утерянного документа. У каждого из них свои нюансы.
Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.
- Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
- Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
- Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
- Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
- Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
- Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.
Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.
Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность.
Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.
Восстановление через многофункциональный центр (МФЦ)
Удобство восстановления трудовой в МФЦ состоит в том, что не нужно самостоятельно обращаться к каждому бывшему работодателю. Тем более, что некоторые из юридических лиц могут быть уже ликвидированы.
За восстановление трудовой книжки не нужно платить госпошлину. Эта услуга предоставляется бесплатно вне зависимости от выбора способа.
Есть два способа посещения МФЦ с целью восстановления трудовой книжки:
- личное посещение и ожидание в электронной очереди;
Второй способ приорететнее для тех, у кого нет времени на ожидание в очереди.
При посещении МФЦ Вам выдадут бланк заявления на восстановление нужного вам документа.
Заполните пустые графы разборчивым почерком.
После чего отдайте все собранные документы и заполненное заявление специалисту. Сотрудник Центра сообщит вам,когда прийти в следующий раз за готовым документом.
МФЦ будет делать запрос в архив, после чего записи в трудовой будут восстановлены. Это касается только тех сведений, которые официально передавались работодателями.
Восстановление утерянной книжки через Пенсионный фонд России
Кроме подготовленных документов при обращении в Пенсионный фонд вам нужно иметь при себе СНИЛС – маленькую зеленую пластиковую карточку. Приходите в отделение ПФ РФ по прописке или по месту проживания.
Специалист на рецепшн выдаст вам бланк заявления, который нужно заполнить. Укажите в нем причину обращения в фонд и вашу контактную информацию. Передайте специалистам фонда подготовленные документы и заявление. После этого вам скажут, когда прийти за готовой трудовой книжкой.
Если трудовой стаж более 15 лет, сведения о месте работы могут отсутствовать в архиве.
Восстановление через суд
Один из самых надежных способов восстановления трудовой книжки – обращение в суд.
Главный минус этого способа – необходимость оплаты услуг суда. Сумма зависит от объема работ инстанции. Также у бывших работодателей может остаться негативное впечатление после участия в судебном разбирательстве.
В суде по месту жительства нужно заполнить заявление и представить подготовленные документы. В заявлении укажите, почему документ оказался утерян. Перечислите также наименования прежних работодателей и название вашей должности при работе у них.
Суд самостоятельно свяжется с каждым юрлицом. В случае ликвидации предприятия, суд связывается со свидетелями – вашими бывшим коллегами или представителями организации.
Восстановление через архив
Можно обратиться в архив самостоятельно. При этом учтите два нюанса. Во-первых, в архиве по месту жительства хранятся данные только об организациях вашего города. Во-вторых, за услуги архива придется заплатить.
Вам потребуется заполнить заявление и указать всех работодателей, у которых вы работали.
Сроки восстановления
Сроки восстановления документа зависят от места обращения с этим вопросом.
- Последний работодатель передаст вам новую трудовую книжку через 15 суток после обращения.
- В МФЦ о сроках готовности документа вам сообщит специалист Центра.
- Пенсионный фонд выдает документ через 10 дней после посещения.
- Разбирательство в суде может затянуться на месяцы: на получение ответа от всех бывших работодателей нужно время.
- При обращении в государственный архив лично срок выдачи составляет до 30 дней.
Вкратце, инструкция к действию при утере трудовой книжки выглядит так:
- Подумайте, нужно ли вам восстановить все записи о трудовом стаже. Если нет, просто попросите оформить новую трудовую книжку при приеме на работу.
- Соберите нужные документы, если все же хотите восстановить все записи.
- Выберите подходящий способ восстановления.
- Обратитесь туда с заявлением и ожидайте результата.
- Получите дубликат трудовой книжки.
Выбор способа остается за вами, ведь у каждого из них свои плюсы и минусы.
Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна ? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.
Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также и нформацию о пройденных курсах повышения квалификации, профессиональной переподготовке, наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника.
Несмотря на то, что чиновники решили отменить в 2017 году трудовые книжки, на сегодняшний день это важный кадровый документ. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.
Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек регламентирует постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».
Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие факт работы в организациях: трудовые договоры, справки об общем стаже, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07. 2002 №555).
Важно! Ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная работодателем, в список подтверждающих документов не входит.
Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.
А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.
Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.
А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и у последнего работодателя.
Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
Согласно п. 31 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).
Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.
Подробнее о том, какие сведения фиксирует кадровая служба в трудовой книжке, расскажет публикация .
Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина. На процедуру восстановления компании дается 15 дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы (абз. 7 п. 7.2 постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 №69).
Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.
Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 №192п).
Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.
Итоги
Теперь вы знаете ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку - если она утеряна . Рекомендуем вам бережно относиться к таким важным документам, обращать внимание на то, хранит ли работодатель трудовые книжки должным образом (в отдельном сейфе). А также советуем собирать и хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы трудились.
Трудовая книжка – это документ, который имеет почти такую же важность, как удостоверение личности. Он помогает верифицировать деятельность и сроки, которые вы провели в той или иной профессии. Без формального подтверждения факта занятости и стажа вас могут не принять на работу, государство не гарантирует денежное обеспечение за выслугу лет в том размере, который вы заработали, а кроме того, проблемы возникнут при оформлении кредитных обязательств – вам могут не дать ссуду на основании отсутствия подтверждения платежеспособности.
Но что делать если по вашей вине или вине работодателя, в результате неприятного стечения обстоятельств или по злому умыслу некого недоброжелателя, документ исчез? Так как восстановить утерянную трудовую книжку достаточно непросто из-за временных затрат на сбор бумаг (или поиск свидетелей), подтверждающих вашу работу в тех или иных учреждениях, необходимо четко понимать алгоритм своих действий. Это поможет вам сократить количество времени, проведенного в поисках виноватого и точки, с которой можно начать восстанавливать документ.
Кстати, обязанность по восстановлению трудовой книжки при утере не зафиксирована в законе. Это значит, что законодатель не предусматривает ответственность работника за добровольный отказ от получения дубликата формуляра.
Поэтому если вы проработали всего пару месяцев и не считаете необходимым тратить время на сбор бумаг, подтверждающих вашу деятельность, можно просто предупредить следующего работодателя о необходимости завести трудовую.
Но если ваш стаж насчитывает несколько десятилетий упорного труда и карьерного роста, сделать это необходимо.
Что нужно делать при утере трудовой книжки?
- Определить кто виноват.
- Составить заявление.
- Собрать подтверждения с мест предыдущей работы (в случае вины компании, в которой вы работали, она должна оказывать вам необходимую помощь).
- Направить пакет документов работодателю (последнему или новому).
- Получить документ по истечении установленного законом периода.
Алгоритм выглядит просто, но на деле может возникнуть ряд вопросов. Что делать, если официальные бумаги были утрачены в результате пересылки почтой России, как поступить с подтверждением занятости в фирме, которая на текущий момент признана ликвидированной, какие записи вносятся в дубликат и сможете ли вы избежать внесения данных, «портившие» послужной список увольнениями по порочащей вас статье ТК – все это лучше выяснить заранее.
Итак, что нужно делать если важный документ потерян?
Как восстановить трудовую книгу: первые шаги
Для начала важно понять по чьей вине произошла утрата. Кажется, что это достаточно легко. Документ может находится либо у вас на руках, либо в офисе по месту текущей работы. Следовательно, виновных может быть только два – вы или ваш работодатель.
На деле все несколько сложнее. Бывают спорные ситуации, связанные с почтовой пересылкой документов. Допустим, при увольнении работодатель предоставляет вам выбор: вы можете явиться за документами лично, либо написать соответствующее заявление, и бумаги будут отправлены вам по почте.
С первым вариантом все очевидно – вы приходите в офис кадрового инспектора, ставите подписи в регистрационных книгах, тем самым подтверждая факт произведенной выдачи документов, и можете считать себя свободным от прежней работы. Но если вы пишете заявление о согласии на получение трудовой книжки и сопутствующих бумаг посредством почтовой пересылки, вы снимаете ответственность с работодателя – он перестает отвечать за сохранность бумаг с момента их отправления заказным письмом.
Между тем, если книжка пропала в ходе пересылки, восстанавливать документ придется уже вам. Единственное чего можно добиться от почты – это возмещения ущерба, возникшего в связи с этим обстоятельством, и компенсации морального ущерба. Однако прежде вам предстоит написать соответствующее исковое заявление. Сбором подтверждений с предыдущих мест работы придется заниматься самостоятельно.
Итак, на ком лежит обязанность по сбору документов с предыдущего места работы?
- В случае если трудовую книжку потерял работодатель, ответственность за ее восстановление лежит на нем. Он вносит сведения о местах и сроках работы человека на основании предоставленных официальных документов. Если таковых нет, компания должна оказывать сотруднику необходимую помощь в получении нужных сведений.
- Если документ был утрачен по вине работника, то все бумаги он должен собирать самостоятельно.
При этом нужно понимать, что «восстановить» не означает предоставление документа, в точности соответствующего тому, который был потерян. Вам выдадут замену подлинника, и в ней не будет отметок организаций, в которых вы работали, так же как и подробного перечня записей о местах трудоустройства и сроках.
Там будут содержаться только сведения о суммарном и непрерывном стаже, а также более подробные данные о последнем месте работы. Общий срок деятельности записывается в виде итогового количества лет, месяцев и дней, проведенных в тех или иных компаниях, то есть суммируется на основании всей подтвержденной деятельности. Данные о конкретных работодателях, периодах и должностях работника не вносятся.
Кстати, потребовать выдачу дубликата можно не только в случае потери книжки, но и еще в нескольких ситуациях:
- если подлинник был испорчен, и это повлекло за собой нечитаемость отдельных фрагментов;
- в оригинал была внесена запись, которую впоследствии признали недействительной.
Только в последнем случае замена будет максимально похожа на изначальный вариант документа. Туда вам перенесут полный список записей за исключением недействительной. Но даже тогда печати и подписи организаций с прежних мест работы стоять там не будут.
Последнее место занятости выбирает сам работник. То есть если вас уволили по статье, ничто не мешает «отредактировать» книжку, обратившись к предыдущему работодателю. Он восстановит документ, и последняя запись будет из его компании. Нежелательная отметка с увольнением по статье указана не будет.
Потеря трудовой книжки: как составить заявление, чтобы восстановить документ
Обратите внимание, работодатель приобретает обязанность по восстановлению трудовой книжки только в том случае, если ему было направлено заявление о выдаче дубликата. Поэтому относиться к составлению обращения нужно ответственно. Форма должна содержать все необходимые сведения. Кроме того, нужно убедиться в том, что требование доставлено.
Как правильно заполнить заявление?
Правил, зафиксированных в соответствующих нормах, нет. Однако есть некоторые особенности, которые обязательно должны быть учтены.
Обращение в компанию должно содержать следующую информацию:
- Указание факта работы в данной организации со ссылкой на конкретные периоды и занимаемые должности.
- Обоснование обращения за дублирующим документом: пояснение причины, на основании которой бывший работодатель должен предоставить вам дубликат.
- Ссылка на норму законодательства, предусматривающую обязанность исполнителя изготовить и выдать замену оригинала в течение 15 дней с даты обращения.
Лучше подстраховаться и принять меры во избежание споров о дате обращения.
Это можно сделать двумя способами:
- Подать документы лично. Для этого нужно составить два экземпляра обращения. Один передается в отдел, ответственный за прием корреспонденции, а на втором экземпляре проставляется отметка с уведомлением о получении письма (проставляется входящий номер, дата, подпись сотрудника) и описью вложения.
- Направить документы заказным письмом с уведомлением. Таким образом вы гарантируете доставку: в компании не смогут сказать, что не получили ваше обращение.
Поскольку вы должны предоставить не только заявление, но и сопутствующий пакет документов, целесообразно указать подобный перечень приложений. Так никакие бумаги не будут утеряны, а весь подтвержденный стаж зафиксируют.
Если причина направления заявления – это пропажа книжки, то подтверждения факта утраты не потребуется. Но если она была испорчена, то целесообразно приложить экземпляр к заявлению. Это будет подтверждение обоснования заказа нового образца.
Если утеря трудовой книжки произошла не по вине работодателя, а в результате хищения, то лучше всего обратиться в полицию.
Как подтвердить предыдущее место работы?
Чтобы вам внесли соответствующие записи о стаже, необходимо предоставить в отдел, ответственный за выдачу дубликатов, надлежащим образом оформленные документы.
К таковым могут относиться:
- договоры, заключенные между сторонами правоотношения;
- письменные свидетельства с предыдущего места работы (с печатями и подписями руководства);
- справки из архивных фондов;
- выписки из распоряжения по форме Т-1;
- решение суда, устанавливающие сроки трудового стажа;
- и т.д.
Все перечисленные бумаги должны быть предоставлены в виде подлинников или заверенных копий.
Подтверждения из компаний, в которых работал человек, он должен собираться самостоятельно. Но работодатель, обеспечивающий восстановление документа, обязан помогать, если потеря состоялась по причине его халатности. В противном случае весь груз ответственности ложится на самого работника.
Восстановление трудового стажа при утере книжки работодателем происходит на основе письменных удостоверений, оформленных надлежащим образом. Но если таковых нет, можно прибегнуть к свидетельским показаниям. Для подтверждения понадобится не менее двух человек, готовых.
Как и где можно восстановить трудовую книжку при массовой утере?
В следствие ряда объективных причин, ситуаций чрезвычайного характера или иной проблемы, повлекшей массовое уничтожение архивов и текущих дел, приходится восстанавливать большие объемы документов. По сравнению с индивидуальным порядком выдачи дубликата, в этом случае работники сталкиваются с некоторыми особенностями.
- Восстанавливает данные комиссия по установлению стажа
Кстати, эта комиссия формируется не в частном порядке. В ее комплектации участвует пострадавшая организация, а также органы власти административных единиц. В состав входят представители утратившей документы компании, сотрудники уполномоченных органов и профсоюзов, других организаций. - Свидетельские показания иногда становятся единственным источником информации
Для подтверждения данных привлекаются люди, знавшие пострадавших и работавшие с ними в рамках одного предприятия или системы.
По итогам рассмотрения дела, собрание издает акт. В нем указывается должность, сроки работы. На основе этого документа формируются записи в трудовой книжке.
Многих работников, попавших в неприятную ситуацию, связанную со сбором подтверждения факта своей работы, интересует вопрос ответственности работодателя за утерю трудовой книжки. Если его вина была установлена, а последствия халатности стали препятствием в трудоустройстве работника или привели к иным негативным следствиям, компания выплатит материальную компенсацию.
Почему данные о стаже вносит предыдущий работодатель?
Потому что для того, чтобы все записи были внесены должным образом, необходимо обладать знаниями в области корпоративного права и кадрового производства. Если книжка будет испорчена неправильной отметкой, то последствия окажутся негативными: вас могут не взять на службу в федеральные структуры или органы местного самоуправления, потому что у вас не будет достаточного стажа работы, назначат меньшую пенсию или вы не сможете подтвердить определенный вид деятельности, которой занимались.
Помимо этого, внесение записей конкретной организацией позволяет следующим работодателям застраховать себя от произвола работников.
В заключение
Постепенно трудовая книжка, как главный документ, подтверждающий стаж человека и характер занятости, изживает себя. Это связано с новыми способами документооборота и обмена информацией между разными учреждениями. Сегодня сведения о людях, официально трудоустроенных в компаниях, хранятся в Пенсионном фонде. Поэтому вполне возможно, что уже через несколько десятков лет персонифицированный учет вытеснит бумажные документы и необходимость в их хранении и восстановлении в случае утраты отпадет сама собой.
Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.
Потеря трудовой книжки сотрудником
Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.
Порядок действий
Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:
- Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
- Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
- Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
- Справка из ПФР.
Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.
Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.
ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.
ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.
Восстановление книжки через ПФР
Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:
- Составление заявления о восстановлении ТК.
- Подача заявления лично или заказным письмом.
- Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.
ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.
Восстановление через государственный архив
Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:
- Предыдущие места работы закрыты.
- В ПФР отсутствует требуемая информация.
Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.
ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.
Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?
Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.
Потеря документа работодателем
Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:
- сотрудники других отделов;
- участники профсоюза;
- представители исполнительной власти.
Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.
В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.
ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.
Действия сотрудника
Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:
- Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
- Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.
Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.
ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.