1. Особенности составления и оформления организационно распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалья и в коллегиальном порядке (постановлений, решений, распоряжений, указаний, распоряжений.)
2. Систематизация документов.
2.1.Формирование дел.
2.2.Признаки группировки документа в дело.
3.Заключительная часть.
4. Список используемой литературы.
1. Особенности составления и оформления организационно распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалья и в коллегиальном порядке (постановлений, решений, распоряжений, указаний, распоряжений.)
Распорядительные документы. Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Постановление принято определять как «правовой акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения7. Однако в законах «О краевом областном совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.
Образцы постановления и выписки из постановления даны в прилож. 6.3 и 6.4. Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.
Образцы распоряжения и выписки из распоряжения приведены в прилож. 6.5 и 6.6. Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года8.
Приказ-правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных.отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Образцы оформления приказа даны в прилож. 6.7 и 6.8. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.
Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название. Например:
Коллегия РЕШАЕТ
Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими] цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо - например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: «директорам заводов», «руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.
Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах....»). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы), созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации9. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии10.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению.
Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и: принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов "Представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
Протокол - организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов»11. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.97.
Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении - учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:
Председатель - Харченко В.И.
Секретарь - Филимонов С.Б.
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:
Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».
1. О перспективах развития завода. Доклад директора... (фамилия, инициалы).
2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия, инициалы).
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой
строки, после них ставится двоеточие - таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:
Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?»
Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:
СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Старостин Е.В. - краткая запись выступления.
Кузнецов Т.Г. - краткая запись выступления.
1.1. Специальным кафедрам провести совместное
заседание, посвященное.... до 15.05.2000г.
1.2. Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2000 г.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
Председатель Подпись В.А. Сидоров
Секретарь Подпись Е.М. Крылова
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заселение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Приложение 6.3
Образец оформления постановления (с продольным расположением реквизитов)
Наименование организации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
__________________ ___________________________________
_________________________________________
Место издания документа
заголовок к тексту постановления
Констатирующая часть
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]
Визы согласования должностных лиц (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) - на оборотной стороне листа.
Приложение 6.4
Образец выписки из постановления (с продольным расположением реквизитов)
________________________________________________________
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
от ___________№________
___________________________________
Место издания
Заголовок постановления
[Повторение всей констатирующей части документа (см. прилож. 6.3) с выпиской нужного пункта]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Должность работника, подготовившего выписку из постановления Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.5
Образец оформления распоряжения (с продольным расположением реквизитов)
Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________________ _______________________________
Дата Регистрационный номер документа
________________________________________
Место издания документа
Заголовок к тексту распоряжения
Констатирующая часть
Вступление (указывают причину издания документа)
Доказательство (излагают основные факты)
Заключение (отмечают цель издания постановления)
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
2. Срок исполнения
3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.6
Образец выписки из распоряжения (с продольным расположением реквизитов)
____________________________________________________
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ
От ______________№__________
____________________________________
Место издания
Заголовок распоряжения
[Повторение всей констатирующей части документа с выпиской нужного пункта]
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Должность работника, подготовившего выписку из распоряжения Подпись Инициалы, фамилия
Констатирующая часть
Отделяется от распорядительной части словом
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)
1. Действие, которое необходимо предпринять
1.1. |
1.2. | Конкретные поручения и т.д. |
2. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением).
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Виды согласования должностных лиц (на оборотной стороне листа)
В связи с _________________________________________________
Основание
____________________________________________________________________________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в должностную инструкцию __________________________
_________________________________________________________
следующие изменения:
1.________________________________________________________
2. _______________________________________________________
3. _______________________________________________________
Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Визы согласования (на оборотной стороне листа)
Приложение 6.9
Образец оформления протокола (с продольным расположением реквизитов)
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
____________________ № _________________
_______________________________
Место издания
Заголовок:
Заседания комиссии по...
Председатель - Смирнов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О порядке подготовки к конференции.
Доклад заведующего...
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Одобрить...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись С.С. Смирнов
Секретарь Подпись М.А. Антонова
2. Систематизация документов. Формирование дел. Признаки группировки документа в дело.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия., кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
Название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.)
Название предприятия или его структурного подразделения;
Адресат или корреспондент документа;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: “Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия”
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет).
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядиетльные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру с индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
2.1. Формирование дел.
Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.
В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).
Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
● включать в дело по одному экземпляру документа;
● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
● помещать приложения вместе с основными документами;
● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.
Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).
■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).
■ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.
Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.
Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
■ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.
■ Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
■ Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.
■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.
По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.
2.2. Группировка документов в дела проходит по следующим признакам:
номинальному;
корреспондентскому;
хронологическому.
Номинальный признак – группировка в одно дело документов одного вида – приказов, протоколов и т.д.
Предметно-вопросный признак – это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: Судебное дело или Документы о строительстве нового учебного корпуса.
Корреспондентский признак – переписка с определенным корреспондентом, например: Переписка с фабрикой “Новая заря”.
Хронологический признак (бухгалтерская документация) – применяется в том случае, когда на первое место выступают временные параметры документов, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь.
3. Заключительная часть
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
4. Список используемой литературы.
1. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. Кирсанова М.В.
2. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 5-е изд., испр.и доп
3. Делопроизводство” В.И. Андреева
4. Справочник по делопроизводству М.В. Стенюков
5. Документы и делопроизводство А.С. Мельникова
Теги: Особенности составления и оформления организационно распорядительных документов
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации группа распорядительных документов включает:
- постановления;
- решения;
Каждый вид распорядительного документа предназначен для документирования деятельности учреждений и организаций разных уровней управления или власти, предприятий, организаций негосударственных организационно-правовых форм. Выбор конкретного вида для документирования распорядительной деятельности зависит от статуса и компетенции должностного лица , от порядка принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).
Первый руководитель издает приказы и дает указания.
Заместители директора, руководители крупных структурных подразделений издают распоряжения, указания.
Порядок рассмотрения вопроса на основе принципа коллегиальности предусматривает издание таких документов, как постановления и решения.
Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — достаточная компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания по управленческой проблеме.
Этапы подготовки распорядительных документов
Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:
- сбор данных по управленческому вопросу;
- составление проекта распорядительного документа;
- согласование проекта распорядительного документа;
- подписание документа.
Сбор данных по управленческому вопросу начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как подготавливаемый документ, для того чтобы обладать необходимой юридической силой, не должен противоречить установленным законом нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, внутренние распорядительные документы организации. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.
Составление проекта распорядительного документа выполняется исполнителем на основе первого этапа подготовки.
Согласование проекта документа исполнитель проводит, прежде всего, с тем руководителем, который давал задание на разработку распорядительного документа. На этом этапе документ может неоднократно редактироваться и дополняться по указанию руководителя.
После того как исполнитель получает одобрение руководителя на представленный текст, он обязан отпечатать его на соответствующем бланке с соблюдением правил расположения и оформления всех необходимых для данного вида документа реквизитов и провести согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами (или организациями). Количество согласующих инстанций определяет руководитель. В любой управленческой структуре, как правило, складывается типовая процедура внутреннего согласования, т.е. известен состав должностных лиц, визирующих проект распорядительного документа и последовательность визирования. Внешнее согласование определяется требованиями законов, нормативных правовых актов, нормами и правилами выпуска тех или иных документов, установленными положениями (уставами) тех учреждений и организаций, с которыми проводится согласование.
Согласование выполняет тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания к содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит повторному полному согласованию.
Подписание документа. Перед передачей документа на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен — особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений, организаций, наименования, номера и даты упоминаемых правовых актов или иных документов. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо и делопроизводственная служба проводит регистрацию документа, с этого момента документ приобретает статус официально изданного.
Для осуществления управленческой деятельности предприятие, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами.
В соответствии с Регламентом работы компании правом представления Генеральному директору Управляющей компании (далее УК) постановлений и распоряжений обладают директора обособленных подразделений. Подготовка проектов постановлений и распоряжений директора обособленных подразделений (далее ОП), а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена руководителям структурных подразделений ОП, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей директоров структурных подразделений.
Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.
При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Распорядительные документы администрации города: постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу Р.6.30-2003.
Бланки указанных документов изготавливаются типографским способом на бумаге белого цвета высшего качества форматов А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм) в соответствии с ГОСТом Р.6.30-2003.
Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов
Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.
Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.
Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное - устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно - поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.
Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа, например:
«О поощрении…»,
«О выплате…»,
Правила, Устав, список, реестр и другие документы требуют родительного падежа стержневого существительного в заголовке к тексту, например:
Правила «оформления документов»
(с ответом на вопрос «чего?»)
Заголовок к тексту Инструкции формируется на основе существительного в дательном падеже, например:
Инструкция «по эксплуатации…»
«О мерах…»,
в этом случае наряду с заголовком
составляются подзаголовки. Их пишут
в левой части листа, не прерывая текста.
Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания или утверждения:
Датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания Главой города, руководителем структурного подразделения;
Датой протокола является дата заседания (принятие решения);
Датой акта - дата события;
Датой отчета, плана и других требующих утверждения - дата их утверждения;
Датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.
В состав даты входит указание числа, месяца, года.
например:
Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация) и т.д. в обязательном порядке датируются.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документах, составленных совместно несколькими организациями или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания. Место размещения даты зависит от вида документа и определено в форме бланков.
Индекс придает документу юридическую силу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации системы поиска поступающих или создаваемых документов. Индекс документа должен состоять из порядкового номера, который при необходимости дополняется буквенными обозначениями, индексом по номенклатуре дел или другому классификатору - названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индексов отделяются косой чертой, например:
где: 148 - порядковый номер корреспонденции,
Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется сообщать основания или причины создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.
При подготовке распорядительных документов нормативно - правового характера (положений, правил, порядка, инструкций) руководствоваться следующими требованиями в структурном оформлении текста данных документов.
Структурное оформление текста положений, порядка, правил, инструкций
Наименование (положения, порядка, правил, инструкций)
1. Общие положения
1.1. Нормативно-правовое обеспечение, дающее основание для принятия данного документа.
1.2. Цели и задачи документа.
1.3. Основные понятия (термины), используемые в документе.
2.1. Разделы по направлениям с четким изложением.
2.2. Пункты, подпункты в разделах.
3. Приложение
3.1. В приложения выносить договоры, акты, справки, таблицы и т.п.
3.2. К нормативному документу прилагается краткая пояснительная записка, отражающая краткий обзор или разъяснение существующего положения, по которому разрабатывается документ. Характеристика проблем.
Структура текста постановлений (распоряжений) нормативно-правового документа.
1. Точное, юридически правильное название документа.
2. Краткая преамбула, при необходимости со ссылкой на нормативно-правовые акты.
3. Определение конкретной цели принимаемого документа.
4. При необходимости указывать признание утративших силу ранее принятых по этому вопросу документов.
5. Если в документе содержатся указания о выделении финансовых средств - источник финансирования.
7. Определение должностных лиц, органов, на которых возложен контроль за исполнением, и сроки исполнения.
Примечание. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: распоряжения, приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - без пояснений и т.д.
В распорядительных документах, действующих на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа, например:
«Постановляю», «предлагаю»,
«прошу», «обязываю».
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например:
«постановляет», «решил».
В совместных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например:
«предлагаем», «решили» и т.д.
Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждений, организаций и в ней несколько решений, выводов (в докладах, положениях, обзорах), делятся на разделы, главы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа.
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа, например:
«Слушали», «Выступили»,
«Постановили».
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностные обязанности, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например:
«отдел осуществляет функции»,
«в состав объединения входят»,
«комиссия установила».
Документы - приложения могут быть трех видов:
Утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложение к правовым актам);
Поясняющие содержание другого документа;
Направляемые с сопроводительным документом адресату.
В организационно-распорядительных документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте, например:
«Утвердить инструкцию по учету
и хранению документов
(приложение №1)
либо (согласно приложению)»
На самом документе - приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу. Размещается отметка в правом верхнем углу первого листа приложения и включает наименование нормативного акта (постановления, распоряжения и т.д.), его дату и номер, например:
Приложение №1
к постановлению Главы города
В приложениях должны быть все необходимые для документа элементы: наименование, заголовок, подпись управляющего делами администрации города. Если документ имеет приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количестве прилагаемых экземпляров. Если в документе приложения информационно - справочного характера не названы, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов каждого приложения и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу, на них проставляется порядковый номер.
Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектов документов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам. Согласование может проводиться как в УК, ее структурных подразделениях, так и вне ее с подведомственными и неподведомственными организациями, учреждениями.
Внутреннее согласование проектов распорядительных документов называется визированием.
Визирование производится в следующей последовательности:
С функциональными подразделениями;
С совещательными органами;
С общественными организациями;
С юридической службой;
С финансовой службой;
С заместителями Главы города, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Первым проект документа визирует его исполнитель в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего, дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) и располагается слева направо во всю ширину листа. Виза проставляется на первом экземпляре и располагается на последнем листе подлинника распорядительного документа ниже реквизита «подпись». Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «замечания прилагаются».
Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Гриф согласования включает в себя следующие элементы:
Слово Согласовано (печатается прописными буквами);
Полное наименование должности и название учреждения;
Личную подпись;
Инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается;
Дату согласования.
Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то согласование может быть на отдельном «листе согласования». На документе делается запись «Лист согласования прилагается». При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
«Замечания прилагаются»
(личная подпись) С.И. Иванов
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати. Подпись - обязательный реквизит документа. В состав подписи входит: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Подлинники постановлений и распоряжений подписывает генеральным директором УК (директором ОП), а в его отсутствие - должностное лицо, исполняющее его обязанности. Документы, направляемые в вышестоящие законодательные и исполнительные органы власти и управления, подписывает только генеральным директором УК, в его отсутствие - или его первый заместитель, или исполняющий его обязанности. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.
Утверждение документа - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе.
Утверждение производится двумя способами:
Грифом утверждения и утверждается либо генеральным директором, либо должностными лицами, в компетенцию которых входят решение вопросов, изложенных в документах;
Утверждается изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, распоряжения, приказа).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
Утверждаются следующие документы: положения, правила, порядок, Уставы структурных подразделений, отчеты, планы, штаты и штатные расписания, акты приема и передачи дел и контрольно - ревизионного порядка, акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений, отдельные разновидности протоколов и т.д.
Печать заверяет подлинность подписи должного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) с наименованием структурных подразделений администрации города изготавливаются также в одном экземпляре, хранятся у руководителей соответствующих подразделений администрации города. Простая печать ставится на документах структурных подразделений, требующих подтверждения подлинности факта трудовой деятельности, копиях документов и т.д.
Оттиск печати должен проставляться так, чтобы им были захвачены части наименования должности подписавшего документ лица и часть его личной подписи.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами От лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.
Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
С 1 января 1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определен 31 реквизит (расположение их показано на схемах в прил. 1 и 2).
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках двух видов: бланке служебного письма и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
Оформление реквизитов документов
1. Изображение Государственного герба. Это изображение помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.
2. Эмблема организации. Оформляется ниже государственного герба также на верхнем поле документа.
3. Изображение наград. Этот реквизит не отменен, но в настоящее время в документах не применяется.
4. Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (если такой код присвоен).
5. Код документа по Российскому классификатору управленческой документации. Оформляется также в виде цифр в правой верхней части документа (если это необходимо).
6. Наименование министерства или вышестоящего ведомства. Помещается в верхней части документа на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.
8. Наименование структурного подразделения. Помещается ниже наименования организации в том случае, когда документы издают структурные подразделения организаций.
9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер факса, номер телефона, номер счета в банке. Проставляются ниже наименования организации. Например: 630011, г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 76, тел. 66-12-72, факс 66-01-12, р/с №
10. Название вида документа. Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия.
11. Дата. Оформляется арабскими цифрами в день подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа. Например: 06.01.97. Допускается вначале указывать год, затем месяц и день месяца, например: 97.01.29. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформ-лен/ия дат, например: 30 января 1997 года.
12. Индекс. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
14. Место составления или издания документа. На всех документах, кроме служебного письма, указывается местонахождение предприятия, которое создает документ. Например:?. Новосибирскими: Новосибирская область, с. Довольное.
15. Гриф ограничения доступа к документу. Помещается в правой стороне верхней части первой страницы документа. Если указан гриф «Для служебного пользования», этим документом можно пользоваться только на работе. Учет таких документов ведется отдельно от других. Если указан гриф «Секретно», с этим документом может работать только определенный круг работников, имеющих специальный допуск. Работа с секретными документами ведется по отдельной инструкции, с которой знакомы все работники, имеющие допуск к работе с этой группой документов.
16. Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту Петрову А.И.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. Например:
Генеральному директору объединения «Агропром»
Иванову И.И.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:
Главам райгорадминистраций области
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:
Редакция журнала «Новый мир»
103806, ГСП, г. Москва, К-6, Малый Путинковский пер., 1/2
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.
Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставят.
При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
630102, г.. Новосибирск,
ул. Мира, 11, кв. 12
Гуляеву А.Н.
17. Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа оформляется в правой верхней части первой страницы документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации А.А.Иванова
При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр общего и
профессионального образования
В.Г.Дякин
Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в предложном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом директора училища" 20.02.97 № 34
УТВЕРЖДЕНО
Протоколом собрания
коллектива училища
18. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.
19. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 1997 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
20. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя, если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.
21. Текст. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация разных форм. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказывали», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить»), от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), от третьего лица единственного числа («администрация не возражает», «комитет по экономике считает возможным»),
22. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:
Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение
к постановлению
администрации области
23. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование дол
жности лица, подписывающего документ (полное, если документ
оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформлен
ном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:
Директор проектно-конструкторского
и технологического института
автоматизированных систем
управления Подпись
Н.А.Сергеев
Директор института Подпись Н.А.Сергеев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Подпись Подпись
В.В.Волков В.М.Семенова
Директор завода Главный бухгалтер
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:
Заместитель министра связи РФ
Заместитель министра транспорта РФ
Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.
Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
25. Визы. При визировании документа кроме личной подписи приводят ее расшифровку и ставят дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:
(Кирсанова)
Подпись 20.01.97
Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов
24. Гриф согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО»,
наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
начального профессионального
образования Министерства общего
и профессионального образования
Е. Я. Бутко
Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания. . .
педагогического совета 10.02.97. №5
или СОГЛАСОВАНО
Письмо Главархива РФ 10,02,97 № 01-4/270
2. Председатель комитета
по начальному профессиональному
образованию
Я.Я.Боргено
В служебных письмах визируется экземпляр, который остается в деле организации. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр (подлинник).
26. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:
Начальник управления
М.П. Г.В.Сидоров
27. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:
А.С.Смирнов
Инженер отдела кадров
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.
28. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.
Располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Аксенов 22-50-32
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Эта отметка должна включать следующие данные:
краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
слова «Вдело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.
31. Отметка о поступлении документа. Располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
Требования к документам,
изготавливаемым с помощью печатных устройств
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных-интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель организации
Л.И.Петров
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя тремя межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ*, «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
Требования к бланкам
Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТом 6.38-90.
Бланки могут быть двух видов: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.
Установлено два формата бланков - А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прил. 1.1 и 1.2.
На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.
Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускает печатать и типографским, и машинописным способом.
В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.
На бланках для писем указывают следующие реквизиты: «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «дату», «индекс», «ссылку на индекс и дату входящего документа», «код письма по ОКУД», «код организации по ОКПО».
На общих бланках указывают следующие реквизиты: «дату», «индекс», «место составления или издания», «код организации по ОКПО».
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.
Бланки документов должны иметь поля: левое - 20 мм, верхнее - не менее 10 мм, правое и нижнее - не менее 8 мм.
Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов, наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
1. Организационно-распорядительные документы. Деление ОРД.
2. Составление и оформление приказов, распоряжений, решений.
3. Составление и оформление протоколов.
4. Составление и оформление актов.
Организационно-распорядительная документация – это письменная документация в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также взаимодействие и регулирование органов власти, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Система ОРД имеет большое значение для документирования управленческой деятельности. ОРД делится на следующие группы:
1) организационные документы, определяют статус, правовое положение учреждения (уставы, инструкции, положения);
2) распорядительные документы (приказы, решения, постановления) характеризуют административную деятельность организации. Подготовка распорядительных документов осуществляется в несколько этапов:
Изучение управленческого вопроса;
Подготовка проекта документа
Согласование документа;
Подписание документа
3) информационно-справочные документы (акты, справки, протоколы) предназначены для фиксации каких-либо сведений. В отличии от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.
В состав распорядительных документов входят приказы, решения, указания, распоряжения и постановления.
Выбор вида документа предназначенного для документирования распорядительного действия определяется уровнем управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия решения (единоначально или коллегиально).
Распорядительные документы издаются на основе законов, постановлений и распоряжений правительства, а также вышестоящих органов власти и управления.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе принципа едино-началия, в целях решения оперативных задач, стоящих перед руководством.
Приказы по общей деятельности
Приказы по личному составу
Формуляр приказа содержит следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) наименование организации;
3) дата, индекс;
4) место составления;
5) заголовок к тексту;
7) подпись, печать;
8) отметки о согласовании.
Текст приказа состоит из двух частей;
1. констатирующая, где отражаются основные факты и события, явившиеся основанием для издания приказа.
2. распорядительная, в которой перечисляются распорядительные действия.
Если приказ издается на основании указания вышестоящего органа, то в констатирующей части приводится наименование этого документа, его дата, индекс и заголовок.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется с отдельной строки прописными буквами.
При необходимости текст приказа делят на пункты. Действия однородного характера объединяются в одном пункте. Каждый пункт распорядительной части приказа должен содержать исполнителя (им могут быть организации, структурные подразделения и отдельные должностные лица) затем указывается предписываемые действия и сроки исполнения, которые должны быть реальными и соответствовать объему выполняемых работ. В последнем пункте приказа указывают должностное лицо на которое возложен контроль за исполнением. При необходимости проект приказа согласовывается с заинтересованными службами. Визирует проект приказа руководитель этих служб. Датой приказа является дата его подписания.
Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для решения оперативных вопросов.
По составу и расположению реквизитов распоряжение не отличается от приказа, однако, часто не содержит констатирующей части. Текс распорядительной части начинается словом «Предлагаю», «ОБЯЗЫВАЮ».
Решение – это распорядительный документ, издаваемый органами действующими на основе коллегиальных принципов управления. Распорядительная часть решения начинается с названия органа его принимающего и словом «РЕШЕНИЕ».
Протокол – документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (соглашением, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.
Протокол ведется специально назначенным лицом. В состав реквизитов протокола входят:
Наименование организации (согласно ГОСТ Р.30-2003 такого реквизита нет);
Номер протокола;
Место составления документа;
Гриф утверждения документа (если протокол утверждается);
Заголовок к тексту (н-р, Отчет о работе кафедры ФиК за ноябрь 2009 года);
Подписи (председатель, секретарь)
Если заседание длится несколько дней, то дата оформляется следующим образом: 09-12.11.2009 г.
Номер протокола – порядковый номер протокола в течении года.
Текст протокола состоит из двух частей:
1. Вводная часть – приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня.
2. Основная часть фиксирует ход заседания. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Протоколы бывают краткими, полными или стенографическими.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда доклады и тексты выступлений будут представлены секретарем или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений, все высказанные мнения, вопросы, замечания и критики.
Стенографический протокол дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработки решения по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседаний.
Оформляет протокол секретарь, подписывает председатель и секретарь.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста документа, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку. При этом воспроизводят реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому делается выписка, а также текст, описывающий обсуждение вопроса и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.
Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающей установленные ими факты или события. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания товарно-материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.
Реквизиты акта:
Наименование организации - структурного подразделения (в соотв.с ГОСТ Р.30-2003 нет такого реквизита);
Наименование вида документа;
Место составления;
Заголовок к тексту;
Подписи;
Указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
В вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не являющиеся ее членами.
В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.
Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание получить экземпляр акта. При этом акте указывается кому передан каждый экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.
Тема 5 «Система документации по личному составу»
1. Состав документов по личному составу
2. Первичные учетные документы (карточки формы Т2)
3. Приказы по личному составу. Виды приказа.
4. Личные документы, оформление трудовой книжки.
Ведение кадровой документации предусмотрено российским законодательством для предприятий и организаций всех форм собственности и регулируется трудовым кодексом РФ.
К документам по личному составу относятся:
Заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
Трудовые книжки;
Личные дела;
Личные карточки формы Т-2;
Лицевые счета по заработной плате и др.
Основанием для приема на работу является заключенный договор или контракт, который составляется в двух экземплярах. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу
Личная карточка – основной документ по учету личного состава организации. Все записи в личной карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта записываются его данные (Ф.И.О., дата и место рождения и т.д.). На карточке ставится дата ее оформления и подпись лица, на которого она заведена.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для Подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.
Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по общей деятельности. Текст приказов по личному составу отличается от текста приказов по общей деятельности.
Во-первых, большинство приказов по личному составу не имеют констатирующей части;
Во-вторых, приказы по личному составу не имеют глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», а распорядительные действия начинаются с глагола «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ».
Приказы по личному составу делятся на:
Простые (индивидуальные) содержат информацию только на одного работника;
Сложные (сводные) содержат информацию о нескольких работниках, независимо от того под какие они управленческие действия попадают.
Постоянной информацией для любого кадрового приказа является:
1. указание распорядительного действия;
2. Ф.И.О. и должность работника, на которого составлен приказ;
3. структурное подразделение;
4. дата вступления в силу данного приказа.
При приеме на работу – з/пл., образование.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляется лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда).
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносят:
Сведения о работнике: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность;
Сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
Сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.д.);
Сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
Тема 6 «Служебные письма»
1. Понятие и классификация служебных писем
2. Правила оформления и составления служебных писем
3. Контроль качества подготовки служебных писем