Действующие предписания отечественных актов нормотворчества допускают применение местными предприятиями и предпринимателями бланков БСО. Указанные формуляры могут использоваться хозяйствующими субъектами в строго определенных случаях и с непременным соблюдением обязательных требований по их получению и расходованию. Одним из элементов учетных процедур является составление акта на списание бланков строгой отчетности. Образец поименованного документа доступен для ознакомления по тексту ниже.
Использование БСО вместо кассовых чеков
- оказания бытовых услуг населению;
- розничной продажи периодики, мороженого, разливных напитков, ценных бумаг и билетов на транспорт;
- отпуска товаров на рынках и ярмарках.
Списание БСО
Правительство Постановлением от 06.05.2008 N 359 ввело в действие Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, которым предусмотрело два возможных метода изготовления БСО:
- типографским способом на бумажном носителе;
- с помощью специализированных систем.
Важно отметить, что в случае изготовления формуляров на бумажном носителе предусмотрены некоторые особенности:
- при получении БСО;
- для списания испорченных бланков строгой отчетности.
Оприходование документов производится ответственным сотрудником, а также членами специальной комиссии, созданной приказом руководителя, и отражается в журнале учета БСО.
Для случаев списания формуляров также существует отдельная процедура, предусматривающая некоторые особенности ее оформления.
Акт списания бланков строгой отчетности
Правительство в Положении об осуществлении наличных расчетов указало на возможность уничтожения испорченных или некомплектных формуляров БСО.
При этом обязательным условием для надлежащего списания бланков строгой отчетности является их хранение не менее 5 лет, а также:
- участие в процедуре уничтожения БСО членов комиссии;
- составление акта о списании испорченных бланков строгой отчетности.
Важно отметить, что отечественная система нормотворчества не предусматривает каких-либо специальных требований при составлении описываемого акта о списании БСО коммерческими организациями.
Но Минфин РФ Приказом от 30.03.2015 N 52н ввел в оборот Акт о списании бланков строгой отчетности , являющийся обязательным для предприятий бюджетной сферы.
Официальную форму акта на списание бланков строгой отчетности
Следует особо подчеркнуть, что предписания отечественных законодательных актов не содержат запрета на использование указанного выше официального формуляра коммерческими компаниями или предпринимателями.
Каждый субъект хозяйственных отношений вправе прибегнуть к помощи утвержденного Минфином документа или утвердить свою форму, участвующую в порядке списания бланков строгой отчетности.
Непременным условием для правильного оформления описываемого акта является наличие в нем обязательных сведений:
- о наименовании предприятия и его реквизитах (организационной форме, адресе, ИНН, телефонах, руководстве);
- указание на материально ответственного сотрудника, членов комиссии и реквизитов соответствующего приказа;
- перечня подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;
- подписей всех лиц, участвующих в описываемой процедуре;
- даты изготовления формуляра.
В качестве заключения важно отметить, что соблюдение указанных выше требований выступает непременным условием для признания процедуры уничтожения документов надлежащей.
В целях облегчения процесса заполнения описываемого формуляра по ссылке ниже можно ознакомиться с образцом акта на списание бланков строгой отчетности.
Образец заполнения акта на списание бланков строгой отчетности
Ваши действия:
- Составляете реестр БСО, подлежащих уничтожению за ХХ.ХХ.ХХХХ.
- В последний рабочий день месяца:
- составляете акт на списание использованных БСО, в который включаете 9 БСО: 9 использованных, а испорченный не включаете, так как он хранится вместе с реестром.
- в карточке-справке по МОЛ показываете расход 10 БСО и выводите остаток;
- в приходно-расходной книге по 1 акту в графе «Списано» показываете 1 испорченный + 9 использованных БСО, выводите остаток.
- Храните испорченный бланк и реестр.
- Один раз в 12 месяцев проводите инвентаризацию.
- Ждёте налоговую проверку и через месяц по приказу создаёте комиссию и действуете в соответствии с главой 4 Постановления МФ РБ от 18.12.2008 № 196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»:
«15. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчётности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства».
«16. Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчётности начинается по истечении срока, указанного в пункте 15 настоящей Инструкции (по истечении месяца после налоговой проверки), по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчётности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчётности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности по форме согласно приложению 7 с указанием серий и номеров бланков строгой отчётности, подлежащих уничтожению».
«17. Списанные бланки строгой отчётности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трёхдневный срок акт на списание бланков строгой отчётности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения».
«18. После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчётности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чём составляется акт об уничтожении бланков строгой отчётности по форме, утверждённой руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).
Акт об уничтожении бланков строгой отчётности в трёхдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем)».
С уважением, ЧП «ЛюксБаланс»
Списание бланков строгой отчетности производится с соблюдением норм постановления от 6 мая 2008 года под регистрационным № 359. Нормативный акт регулирует процедуру снятия с учета и последующего уничтожения унифицированных бланков, относящихся к категории документов строгого учета. Для этих форм документации предусмотрена необходимость систематизации сведений в Книге учета БСО. Приказ Минфина от 30 марта 2015 г. № 52н вводит понятие Акта на списание БСО и приводит обязательную для бюджетных учреждений форму документа.
Как списать бланки строгой отчетности, когда и при каких условиях?
Формы строгой отчетности должны заполняться ответственными лицами разборчивым почерком и без помарок. Описка или ошибка в одном символе приводят к тому, что бланк будет испорчен. Дальнейшее использование его невозможно. В этом случае необходимо по диагонали перечеркнуть испорченный лист и изъять его.
Испорченный бланк строгой отчетности нельзя сразу уничтожать. Предварительно он должен быть списан. После окончания обязательного 5-летнего срока хранения документации строгой отчетности их разрешается ликвидировать. Хранение должно быть организовано в систематизированном порядке в опечатанных мешках.
Помочь в систематизации сведений о БСО может Книга учета бланков строгой отчетности. Она подлежит хранению на протяжении минимального5-летнего периода с момента, когда в ней была сделана последняя запись. К книге прикладываются корешки использованных ранее бланков, испорченные и устаревшие экземпляры документации. Как списать испорченный бланк строгой отчетности – для этого подходит алгоритм действий по списанию использованных документов.
Процедура по снятию с учета использованных, устаревших и испорченных бланков строгой отчетности предполагает прохождение нескольких этапов:
- Как списать БСО – сначала требуется издать приказ о проведении инвентаризации таких бланков, формируется комиссия (в ее составе должно быть не менее 3 человек из числа сотрудников компании).
- Проведение инвентаризационных мероприятий с составлением по их результатам инвентаризационной описи ИНВ-16. Данные, полученные в итоге инвентаризации по каждому виду бланков, сверяются со сведениями в Книге учета БСО. Они должны быть идентичными. При выявленном несоответствии заполняются сличительные ведомости. Ответственный работник дает пояснения касательно причин появления недостачи или излишков БСО. Назначается служебное расследование для идентификации виновных лиц, на которых в результате может быть наложено взыскание.
- Списание испорченных бланков строгой отчетности осуществляет специальная комиссия, ее состав утверждается приказом руководителя. По истечении месячного срока после окончания инвентаризации копии БСО и корешки, испорченные документы уничтожаются.
Как списать бланки строгой отчетности – устаревшие и испорченные, использованные формы документов списываются в бухгалтерском учете двумя проводками:
- Д20 (26) – К10;
- – К006.
Уничтожать бланки можно вручную (процедура осуществляется силами комиссии по списанию) или с применением специальной техники (шредеров). Не запрещено обращаться за помощью в ликвидации БСО к сторонним организациям на возмездной основе.
Акт на списание бланков строгой отчетности – образец
Все предприятия при списании бланков строгой отчетности должны составлять Акт списания. Для бюджетных учреждений его форма унифицирована и утверждена приказом № 52н. Частные предприятия могут разрабатывать свой образец документа или воспользоваться рекомендованной законодательством формой.
Акт списания бланков строгой отчетности должен содержать обязательные сведения о:
- названии предприятия с приведенными его реквизитами;
- материально ответственном человеке;
- составе комиссии и приказе, утвердившего его;
- списке БСО, подлежащих списанию и уничтожению;
- дате изготовления формуляра.
Каждый такой акт подписывается участниками процедуры. Акт списания БСО – образец представлен формой 0504816. В табличную часть документа обязательно надо вписывать серии и номера списываемых бланков. Информация, заносимая в него, утверждается руководителем организации.
Бланком строгой отчетности называют первичный документ , который подтверждает произведение оплаты денежных средств. Воспользоваться БСО могут не все категории налогоплательщиков. Формуляр строгой отчетности выдается приобретателю услуги или какой-либо продукции.
На производствах юридических и физических лиц БСО заменяет товарный чек, талон или квитанцию об оплате. Такой вид документации может иметь применение только при оказании услуг или продаже продукции населению. При ведении наличного расчета между руководителями предприятий в сфере предпринимательской деятельности форма строгого учета категорически не может быть использована.
Основы законодательства
Основным объектом для учета бланков являются услуги, указанные в классификаторе услуг для организаций и предприятий (ОК002-93)
. Начиная с января 2017 года, был введен новый классификатор видов для ведения экономической деятельности под редакцией первого классификатора.
В связи с таким введением ОК002-93 потерял юридическое действие. Законодательный документ, который регулирует учет БСО на сегодняшний день – это Правительственное Постановление №359 от 06.05.2008 г.
В связи с изменениями в законодательной базе в 2018 году формы строго учета будут переведены в электронный вид . Бланки, которые используются в данный момент, утратят юридическую силу, а следовательно, прекратят соответствовать нормам и требованиям законодательства. После 01.07.2018 г. предприниматель обязан перевести БСО в электронный вид с установкой специального программного обеспечения для проводок операций с потребителями и налоговыми органами.
Нюансы и реквизиты для заполнения
На основе Положения каждый БСО обязан содержать установленный перечень реквизитов:
- наименование БСО, где указывается номер и серия;
- форма собственности (для юридических – наименование предприятия, для индивидуального предпринимателя – ФИО);
- юридический и фактический адрес предприятия;
- идентификационный номер налогоплательщика организации или предпринимателя;
- разновидность оказываемых услуг;
- стоимость услуги в целом (цифрой и прописью);
- дата предоставления услуги, т.е. фактическая дата заполнения бланка и, соответственно, прием денежных средств;
- личные данные лица, которое осуществило операцию принятия денежных средств (ФИО, должность).
До изменения Положения в формах СО ставилась печать предприятия, которая отображала название и коды, но при законодательном установлении №82-ФЗ такая функция отменилась . Разработкой с правом подписи ФСО занимается сотрудник предприятия, который назначен письменным приказом, утвержденным руководителем.
Форма считается недействительной, если произведены исправления стоимости услуги или ее вида. При выполнении такого исправления документ перечеркивается и подлежит утилизации в порядке, предусмотренном законом.
Печать можно произвести в типографии
и самостоятельно
. Если печать производится самостоятельно, лист должен быть распечатан при помощи базы данных, созданной в ПК. Регистрация такого бланка в налоговой службе не обязательна.
При создании документа в стандартных программах Windows и распечатке его на стационарном принтере лист не подлежит применению (недействителен) . Бланк БСО замещает кассовый чек, поэтому необходимо соблюдение нормативной дисциплины.
Порядок регистрации документации при изготовлении бланков в типографии:
- Определение и назначение лица, ответственного за учет, хранение, получение и реализацию БСО.
- Распечатанные типовые листы предприятия принимаются на реализацию подотчетным лицом при комиссии. Факт передачи письменно фиксируется и подтверждается актом приемки бланков.
Порядок такой сложной процедуры необходимо соблюдать по причине того, что БСО – важный документ строгой отчетности организации. При проведении проверки налоговой службой количество формуляров должно соответствовать количеству прошедших печать, а также сумма выручки должна соответствовать сумме, вписанной в отрывные корешки.
Непосредственный учет ведется в книге регистрации (типовой пример можно использовать по форме 448 ОКУД). Данные, которые должна содержать книга:
- Количество поступивших из типографии (дата, название бланка, количество отпечатанных штук, серия и номер начального и конечного бланков).
- Формуляры, поступившие в использование ответственного лица (должность и подпись ОЛ).
- Остаток форм по каждому из наименований (серия, номер при проведении инвентаризации).
Инвентаризация документов проводится с подсчетом наличных денежных средств в кассе предприятия. Результат такого подсчета отражается в форме ИНВ-16.
При печати листов самостоятельно, специальная автоматизированная система проводит учет и подсчет бланков, требуемые сведения отражаются в памяти системы, поэтому книга регистрации на таких производствах не ведется.
Способы учета бланков налоговыми службами, а также проведение операций при принятии и списании напрямую зависят от дальнейшего применения БСО
. В данном случае учет ведется, если бланки используются собственником либо в качестве перепродажи.
Большинство организаций и лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью, используют формуляры для расчета с клиентами. При проведении расчетных операций стоимость типографических бланков указывается в счете 20 (ОС) или счете 44 (расходы продаж).
При самостоятельном изготовлении счета, в которых отражаются стоимость документа, остаются неизменными. Может учитываться только амортизация основных средств и материалы для изготовления.
Существует необходимость отразить калькуляцию формуляров на забалансовом счете 006 , так как подотчет условной оценки стоимости должен показывать баланс компании. Также для устранения дополнительных вопросов следует вести аналитический учет, который касается видов и мест хранения бланков.
При осуществлении налогового контроля стоимость формуляров включается в текущие расходы .
В процессе приобретения бланков компания может и не определиться с тем, как формы будут реализовываться. В таком случае приход лучше отражать на счете 10 (Материалы). Далее следует проведение нескольких бухгалтерских проводок для осуществления реализации. При налоговом отображении следует списать в расходы организации на момент продажи.
Типовые проводки и корреспонденция
Основой корреспонденции БСО являются:
- счет 006 , в нем отражаются бланк, который находится на хранении, который выдается сотрудникам организации, путевки от Соцстраха, талоны на приобретение ГСМ;
- Дт – оприходование бланков;
- Кт – списание с забалансового счета.
Приобретение БСО отражается на счетах:
- Дт 10 Кт 60 (поступление бланков);
- Дт 20 Кт 10 (переданы на реализацию).
Получение и выдача
Бланки БСО должны учитываться при прохождении всех этапов движения в организации
. При проведении операций по выдаче и поступлению обязательно составляются соответствующие акты.
Первый составляется на этапе приема бланков из типографии, акт должен быть заверен ответственными лицами: главный бухгалтер, кладовщик, представитель от типографии. После происходит выдача ответственному лицу (кассиру), который непосредственно проводит .
Следующий акт составляется при получении формуляров со склада (хранилища) с подписями передававшего и принявшего. Все акты должны содержать информацию о количестве и предоставлять сведения о серии и номере.
Инвентаризация и списание
Для проведения инвентаризации по всем правилам, установленным на законодательном уровне, следует придерживаться последовательности заполнения таких актов:
- Опись основных средств ().
- Опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3).
- Опись товарно-материальных ценностей, принятых на хранение (ИНВ-5).
- Опись материалов (ИНВ-8а).
- Опись ЦБ и БСО (ИНВ-16).
Проводя такую операцию в компании, руководитель назначает председателя и членов инвентаризационной комиссии письменно предоставленным приказом по предприятию . Далее следует взять письменную расписку с ответственного лица о том, что вверенное ему имущество находится в сохранности и для проведения инвентаризационной описи готово.
Проверка проводится с помощью сводки аналитических данных в присутствии комиссии, которая далее подписывается под данными сверки. Излишек или недостача БСО отражается в акте сверки, излишек следует оприходовать по установленным правилам, а недостачу списать. С лица, которое отвечает за сохранность, требуется пояснительная записка.
Для списания форм СО по каким-либо причинам следует документально определить их стоимость , также установить виновное лицо , которое будет возмещать ущерб предприятию. Все данные о пропаже, порче или краже отображаются в описи инвентаризационной комиссии.
Хранение и уничтожение
После истечения срока необходимого хранения документ подлежит утилизации . В течение 5 лет на предприятии должны храниться корешки экземпляров на выдачу услуг или продукции согласно нормам и правилам. Они должны сохраняться в качественно упакованном и распределенном по годам виде.
Количественный отсчет периода начинается с последнего рабочего дня отчетного года. Акт утилизации составляется в произвольной форме, но обязательно содержит уточненные данные о карт-бланшах, кто и когда учитывал бланки, а также способ их ликвидации. Способ утилизации предприятие определяет самостоятельно, в зависимости от количества данного материала.
Положение о хранении форм строгой отчетности регламентирует субъекты хозяйственной деятельности к качественной сохранности первичных документов . Первым сохранным обозначением является нанесение логотипа и номеров формуляров на документ при печати . Для защиты бланка передача его между юридическими лицами запрещается. Для того чтобы хранение происходило на законодательном уровне, руководителю следует подробно ознакомиться с инструкцией о порядке разработки и хранении БСО.
На отдельном предприятии каждый руководитель единолично устанавливает порядок хранения и перечень необходимых документов для хранения. В обязательном порядке БСО хранятся в специально оборудованных архивах, сейфах либо железных шкафах. Ключи от таких помещений хранятся у ответственных лиц, на которых возложена эта функция по приказу руководителя. Ответственность за сохранность бланков непосредственно несет ответственный, а за тем — руководитель предприятия.
Особенности учета БСО в 1С представлены в данной инструкции.
Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельнос-ти регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности.
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных докумен-тов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции, и др.
Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.
Порядок учета, хранения и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (в частности, ТТН-1, ТН-2, приходные кассовые ордера), регламентируется Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности.
Поступившие бланки строгой отчетности приходуются материально-ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности по установленной форме.
В акте отражается количество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй - остается у юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя).
Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и ведение учета бланков строгой отчетности.
Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивидуальным предпринимателем). Приходно-расходная книга ведется по установленной форме.
Бланки строгой отчетности выдаются с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица (индивидуального предпринимателя) под отчет материально-ответственным лицам по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указанием их серий и номеров. Приходно-расходные накладные ведутся по установленной форме.
При списании с материально-ответственных лиц использованных бланков строгой отчетности составляется акт на их списание установленной формы.
Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Уничтожение бланков строгой отчетности, по каким-либо причинам не подлежащих использованию, может производиться в вышеуказанный срок только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Приказом руководителя назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без использования наемного труда, проводят проверку наличия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.
В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем составляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица (индивидуального предпри-нимателя).
В трехдневный срок акт на списание представляется на утверждение руководителю юридического лица, обязанному утвердить его в течение пяти дней после получения (утверждается индивидуальным предпринимателем).
После утверждения акта на списание комиссией производится фактическое уничтожение бланков строгой отчетности, составляется акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предпринимателем).
Утвержденный акт списания бланков первичных учетных документов представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, которая передает сведения о бракованных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение пяти дней со дня утверждения акта. Номера и серии бланков первичных учетных документов, исключенных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.
Списание уничтоженных бланков строгой отчетности производится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).
На каждое материально-ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (индивидуального предпринимателя) по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой отчетности.
Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно. Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной форме № Инв-16.
В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю). Назначенной приказом руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) комиссией производится проверка и составляется акт установленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.