Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Представительские расходы: проверь себя

Обучающий тест на знание налогового учета таких расходов

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: Раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Никаких существенных изменений, касающихся порядка налогового учета представительских расходов, в последнее время не было. Однако по-прежнему есть ситуации, в которых бухгалтеры путаются, можно ли те или иные расходы отнести к представительским. Мы включили в тест такие скользкие моменты.

Посмотреть правильные ответы и изучить пояснения к ним вы можете ниже (раздел «Ответы»).

Вопросы

1. Ограничен ли перечень представительских расходов теми затратами, которые перечислены в Налоговом кодексе в качестве таковых?

а) Нет, в качестве представительских можно учесть любые расходы, положительно влияющие на имидж компании.

б) Да, в НК приведен закрытый перечень. И именно на него надо ориентироваться, относя расходы к представительским.

2. Компания покупает конфеты, печенье и напитки (чай, кофе). Ими секретарь угощает представителей контрагентов, ожидающих в офисе компании подписания документов. Можно ли учесть эти затраты как представительские?

а) Да, можно. Это - представительские расходы, так как они связаны с приемом представителей.

б) Нет, ведь никакого представительского мероприятия не проводится.

3. Считаются ли представительскими расходы на прием и обслуживание клиентов - физических лиц?

а) Нет. Ведь в Налоговом кодексе в качестве представительских указаны лишь расходы на мероприятия с другими организациями, а не физическими лицами.

б) Да, эти расходы - представительские.

4. Могут ли учитываться как представительские затраты на официальный прием, на который приглашены потенциальные контрагенты?

а) Да, могут.

б) Нет, такие расходы назвать представительскими нельзя.

5. Можно ли расходы на проведение переговоров учесть как представительские, если по их итогам контракт с контрагентом не подписан?

а) Нет. Такие расходы экономически необоснованны.

б) Да, можно. Ведь результативность переговоров не является критерием для учета расходов.

6. Надо ли как-то подтверждать, кто именно из представителей контрагентов присутствовал на официальном банкете?

а) Да, ф. и. о. всех пришедших на банкет нужно зафиксировать в ведомости и попросить представителей расписаться.

б) Подобных требований в Налоговом кодексе нет.

7. Сотрудника направили в Эстонию для переговоров с заказчиком. Компания оплатила ему затраты на дорогу, проживание, а также на получение шенгенской визы. Являются ли эти расходы представительскими?

а) Да, являются. Ведь мероприятие - официальное и все затраты связаны с его проведением.

б) Нет, это не представительские расходы.

8. Если переговоры назначены на вечернее (нерабочее) время, будут ли расходы на их проведение представительскими?

а) Нет, такие расходы к представительским не относятся.

б) Да, будут.

9. Компания планирует арендовать для проведения переговоров:

• <или> помещение в бизнес-центре;
• <или> отдельный зал в ресторане или кафе.

Имеет ли значение, в каком именно из этих двух мест будут проводиться переговоры, для признания расходов представительскими?

а) Нет, не имеет. Главное - доказать, что действительно проводились деловые переговоры.

б) Имеет. Если переговоры пройдут в бизнес-центре, то их можно учесть как представительские, а если в ресторане или кафе - то нет.

10. Можно ли учитывать как представительские затраты на встречу с представителями контрагентов в бильярдном клубе или боулинг-центре?

а) Можно, ведь вы встречаетесь с партнерами по бизнесу.

б) Нет, нельзя. Поскольку это будет неофициальное мероприятие.

в) Можно попробовать, но надо быть готовым к спорам с инспекторами.

11. Организация оплатила бронирование гостиницы для представителей клиентов, приехавших на переговоры из другого города. Не будет ли у инспекции претензий, если учесть такие расходы как представительские?

а) Претензий быть не может. Ведь цель визита представителей клиентов - посещение представительского мероприятия. И все эти расходы связаны с его организацией.

б) Претензии весьма вероятны.

12. Можно ли учесть как представительские затраты на еду и напитки, купленные для деловых переговоров?

а) Нет, нельзя. Ведь речь идет о деловых переговорах, а не об обеде.

б) Да, можно. Переговоры могут быть и с «кормежкой».

13. Можно ли в качестве представительских расходов списать затраты на алкоголь?

а) В представительские расходы можно включить только стоимость безалкогольных напитков. Ведь решение деловых вопросов несовместимо с употреблением алкоголя.

б) Стоимость всех напитков можно включить в представительские расходы.

14. Никаких официальных встреч в течение месяца не планировалось. Но в последний его день директор принес чеки из ресторана и попросил возместить ему деньги, объяснив, что он встречался с представителями контрагентов. Можно ли на основе авансового отчета директора учесть такие затраты как представительские и нужно ли начислять с них НДФЛ?

а) Как представительские расходы учесть можно, НДФЛ начислять не нужно.

б) Как представительские такие расходы не учтешь, но НДФЛ начислять не надо: ведь директор ужинал с представителями контрагентов и наверняка обсуждал рабочие вопросы.

в) Расходы на такие ужины нельзя учесть как представительские. И придется начислить НДФЛ.

15. Чтобы произвести благоприятное впечатление на представителей клиентов, участвующих в переговорах, директор подарил им ежедневники с символикой компании. Можно ли учесть стоимость ежедневников как представительские расходы?

а) Нет, это подарки, их нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

б) Да, такие расходы можно отнести к представительским.

16. Компания в честь своего юбилея организовала корпоративное мероприятие. На него были приглашены как представители контрагентов, так и собственные сотрудники. Программа праздника включала в себя подведение итогов работы компании, фуршет и концерт. Соответствуют ли все расходы на организацию корпоратива условиям, необходимым для их беспроблемного признания в качестве представительских?

а) Да, такой праздник - это официальное мероприятие, ведь на нем присутствуют представители контрагентов.

б) Нет, даже если компания подтвердит представительский характер деловой части, затраты на развлекательную программу инспекция сочтет не соответствующими критериям представительских расходов.

17. Компания проводит представительское мероприятие в сентябре. С начала года других представительских расходов не было. Какую сумму расходов на оплату труда надо взять для нормирования по итогам года: с начала года или только за сентябрь - декабрь (начиная с месяца, когда появились представительские расходы)?

а) Сумму расходов на оплату труда надо посчитать с начала года.

б) Надо брать только расходы на оплату труда, начисленные с сентября по декабрь.

18. С начала года суммы расходов составили:

• зарплата работникам - 600 000 руб.;
• на добровольное медицинское страхование работников - 50 000 руб.;
• оплата физлицам по гражданско-правовым договорам - 60 000 руб.

Как определить норматив представительских расходов?

а) Сумма расходов на оплату труда - 600 000 руб. Значит, списать на расходы можно 24 000 руб. (600 000 руб. х 4%).

б) В общую сумму расходов на оплату труда надо включить зарплату работников, оплату по гражданско-правовым договорам и расходы на добровольное страхование. Поэтому норматив представительских расходов составит 28 400 руб. ((600 000 руб. + 50 000 руб. + 60 000 руб.) х 4%).

в) К общей сумме расходов на оплату труда расходы на добровольное страхование работников не относятся. Следовательно, сумма представительских расходов в пределах норматива составит 26 400 руб. ((600 000 руб. + 60 000 руб.) х 4%).

19. Менеджеру 25 июня выдано под отчет 30 000 руб. на аренду банкетного зала в кафе для проведения переговоров. Он заплатил аванс 28 июня. На следующий день он составил авансовый отчет, приложив к нему кассовый чек из кафе. Сами переговоры состоялись 3 июля. В каком квартале отражать в налоговом учете представительские расходы: во II или в III?

а) Во II квартале - надо ориентироваться на дату составления авансового отчета.

б) В III квартале, ведь сами переговоры состоялись только в июле.

20. Какой набор документов достаточен для беспроблемного учета затрат в качестве представительских расходов?

а) Нужна только первичка, подтверждающая расходы на проведение представительского мероприятия.

б) Нужен приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, его план, смета расходов на него, первичные документы и итоговый отчет о расходах и результатах таких мероприятий.

21. Влияют ли «прибыльные» нормы представительских расходов на сумму входного НДС по ним, которую организация может заявить к вычету?

а) НДС можно принять к вычету только в части, относящейся к представительским расходам, укладывающимся в норматив для налога на прибыль.

б) Вычет НДС никак не зависит от того, уложились представительские расходы в отведенный норматив или нет.

22. Переговоры проводились в марте. Вычет части входного НДС (15 000 руб.) по представительским расходам заявлен 31 марта - исходя из их суммы, которая укладывается в норматив. Часть входного НДС к вычету не принята (5000 руб.). Во II квартале представительских расходов не было, с учетом увеличившегося размера оплаты труда, рассчитанного с начала года, все представительские расходы могут быть учтены при расчете «прибыльной» базы. Может ли компания 30 июня заявить вычет НДС на сумму 5000 руб. по счету-фактуре, уже зарегистрированному в книге покупок 31 марта?

а) Да, может.

б) Нет, не может. Входной НДС по одному счету-фактуре можно предъявить к вычету лишь однажды.

23. По итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету. Можно ли этот НДС списать как самостоятельный расход при расчете налога на прибыль?

а) Да, можно. Ведь НДС относится к экономически обоснованным расходам и для него нет никакого нормирования.

б) Нет, нельзя. Не принятый к вычету НДС «сгорает» - на его сумму нельзя уменьшить ни налог на прибыль, ни исчисленный НДС.

Ответы

Воп-рос	Правильный ответ	Пояснение
1	б)	Для целей налогообложения прибыли гл. 25 НК дает свое определение представительских расходо вподп. 22 п. 1 , п. 2 ст. 264 НК РФ . Конечно, есть примеры судебных решений, позволяющих учитывать в составе представительских те расходы, которые прямо не поименованы в качестве таковых в ст. 264 НК Р ФПостановление ФАС МО от 03.09.2010 № КА-А40/10128-10 . Но безопаснее обоснованные расходы, не подходящие под определение представительских, учитывать как иные прочи еподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ; . Это к тому же еще и выгоднее: ведь тогда не надо будет нормировать такие расходы.
2	б)	Подобные расходы не соответствуют требованиям п. 2 ст. 264 НК Р ФПисьмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 . Однако такие расходы можно отнести к иным прочим, ведь они экономически обоснованн ыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .
3	б)	Расходы на прием клиентов - физических лиц можно учесть в качестве представительских. С этим согласен и Минфин. Ведь в представительских мероприятиях могут участвовать не только представители других организаций, но и клиенты - физические лиц ап. 2 ст. 264 НК РФ ; Письма Минфина от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64 , от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351 .
4	а)	Из формулировки п. 2 ст. 264 НК РФ прямо следует, что расходы на организацию переговоров с целью установления взаимовыгодного сотрудничества являются представительскими.
5	б)	Налоговый кодекс не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от результативности проведенного мероприяти яп. 2 ст. 264 НК РФ ; Постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 № А48-2871/08-18 ; ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 . Таким образом, заключен по итогам переговоров договор или нет - не важно. Но чтобы инспекторы не придирались, можно в отчете о проведенных переговорах указать иные выгоды от них. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.
6	б)	Главное при учете представительских расходов - подтвердить, что банкет был организован для бизнес-партнеров. Кто именно из представителей контрагентов пришел на данное мероприятие, фиксировать не обязательно. В отчете об официальном банкете вы можете указать, что на нем присутствовали, к примеру, шесть представителей фирмы А и три представителя фирмы Б, а также четыре представителя вашей фирмы. Также можно приложить к отчету копии приглашений представителям контрагенто вПостановление ФАС УО от 19.01.2012 № Ф09-9140/11 .
7	б)	Перечисленные расходы, связанные с участием работника в переговорах, представительскими не являются. Это командировочные расходы.
8	б)	Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет представительских расходов. В Налоговом кодексе таких ограничений нет.
9	а)	Для признания представительских расходов в налоговом учете место проведения представительского мероприятия значения не имее табз. 1 п. 2 ст. 264 НК РФ . Это может быть как собственное помещение, так и арендованное. Также переговоры могут проводиться в общественных местах, к примеру в ресторане или кафе.
10	в)	Затраты на организацию развлечений и отдыха не могут быть учтены как представительские расход ып. 2 ст. 264 НК РФ . Поэтому главное - доказать, что было официальное мероприятие, направленное на дальнейшее сотрудничество с контрагентами. И не важно, где оно проходило. Но скорее всего, инспекторы будут доказывать, что во время игры в бильярд или боулинг переговоры не проводятся. Чтобы не спорить, лучше не организовывать встречи с контрагентами в увеселительных заведениях.
11	б)	По мнению Минфина и налоговиков, расходы на оплату гостиницы для контрагентов и проезда к ней не могут рассматриваться как представительски е. Однако есть суды, которые считают, что «обслуживание представителей контрагентов» может включать в себя довольно большой перечень услуг, в том числе и обеспечение жильем прибывших из других населенных пункто вПостановления ФАС СЗО от 23.09.2008 № А56-33426/2007 ; ФАС ЗСО от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27) . А некоторые организации учитывают такие расходы как прочие обоснованны еПостановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 ; подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .
12	б)	Еда и напитки во время деловых переговоров не что иное, как организация буфетного обслуживания. Это стало общепринятой практикой. Поэтому расходы на их покупку можно учесть как представительские. С этим согласен и Минфи нПисьмо Минфина от 16.08.2006 № 03-03-04/4/136 .
13	б)	Алкогольные напитки на представительских мероприятиях вполне соответствуют обычаям делового оборота. И в Налоговом кодексе нет перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходо вПисьмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 ; Постановление ФАС УО от 10.11.2010 № Ф09-7088/10-С2 .

Чтобы инспекторы не цеплялись к расходам на покупку алкоголя, лучше для представительских мероприятий покупать не только алкоголь, но еще и еду.

п. 7 ст. 171 НК РФ . Так что сверхнормативные расходы не уменьшают налог на прибыль и НДС по ним к вычету принять нельзя.

14	в)	Поскольку такие ужины не оформлены как представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на личные встречи, пусть и с представителями контрагентов, не учитывается как представительские расход ыПисьма Минфина от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157 ; УФНС по г. Москве от 23.12.2005 № 20-12/95338 . Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему доход аст. 209 НК РФ . С этой суммы надо удержать НДФЛ. Не забудьте также начислить и страховые взносы. А вот если бы подобные мероприятия были оформлены как представительские (с заранее согласованной программой, приглашениями представителей контрагентов, отчетами о проведенных мероприятиях и т. д.), то затраты на них можно было бы учесть как представительские расходы. И тогда НДФЛ начислять было бы не нужно.
15	б)	Стоимость ежедневников с логотипом компании можно учесть как представительские расходы, ведь вручение подобных сувениров соответствует обычаям делового оборота и способствует поддержанию взаимного сотрудничества. В подтверждение такой позиции можно сослаться на Письмо московского УФНСПисьмо УФНС по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2 . Однако споры с проверяющими все же возможны, о чем свидетельствуют довольно свежие судебные решения, в которых суд поддержал налогоплательщико вПостановления ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10 , от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 .
16	б)	Для учета затрат на организацию мероприятия как представительских расходов надо, чтобы его целью было установление и/или поддержание сотрудничества с контрагентами. НК прямо запрещает учитывать при расчете налога на прибыль затраты, связанные с посещением культурно-зрелищных мероприятий. Исходя из этого, Минфин также считает, что расходы на развлекательную программу нельзя учесть при расчете налоговой базы по прибыл иПисьмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 . Надо отметить, что есть единичные судебные решения, подтверждающие правомерность признания затрат на организацию концерта в составе представительских расходо вПостановление ФАС СКО от 28.10.2009 № А32-15960/2008-63/209 .
17	а)	При расчете предельного размера представительских расходов все показатели надо брать нарастающим итогом с начала года. Ведь база по налогу на прибыль рассчитывается так же - в целом за годп. 7 ст. 274 , ст. 315 НК РФ .
18	б)	Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Для целей расчета норматива представительских расходов базой является оплата труда, поименованная в ст. 255 НК Р Фп. 2 ст. 264 НК РФ . А в этой статье к оплате труда относятся и зарплата работникам, и оплата по договорам подряда, и расходы на добровольное медицинское страхование, и иные указанные в ней начислени яст. 255 НК РФ .
19	б)	Если представительские расходы оплачиваются подотчетным лицом, то датой их признания является дата утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ . Однако в рассматриваемой ситуации работник отчитался не о состоявшихся расходах, а лишь о внесенном им авансе. Поэтому для признания расходов в «прибыльном» налоговом учете надо дождаться проведения самих переговоров (когда услуги по предоставлению банкетного зала в аренду будут оказаны). А эта дата приходится на III квартал (3 июля).
22	а)	Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться так, что НДС по таким расходам можно будет принять к вычету частично в одном квартале, а частично - в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). Ведь в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затра тПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285 .
23	б)	В налоговом учете НДС, относящийся к не принятым при расчете налога на прибыль расходам, нельзя учесть как самостоятельный расхо дп. 1 ст. 170 , ст. 270 НК РФ .

Представительские расходы дают коммерсанту много возможностей. Под них можно списать почти все левые затраты. Вопрос открыт лишь с расходами на алкоголь и сигареты. Давайте его закроем

«Хотите кофе? ...Ну тогда, может быть, чего-нибудь покрепче?» Зачастую хорошие отношения с людьми налаживаются именно так. Поэтому дорогой коньяк в сейфе генерального директора, кубинские сигары на столе давно стали нормой. Затраты, а порой немалые, как говорится, налицо. Неплохо было бы их списать. Для этого подходят представительские расходы. Правда, особо размахнуться не получится: такие расходы не могут превышать 4 процентов от суммы расходов на оплату труда с начала года (п. 2 ст. 264 НК РФ). Так что статья будет в первую очередь интересна бухгалтерам фирм, где «белый» фонд зарплаты богатый.

Возник спор: относить ли к представительским расходам спиртные напитки и сигареты. И хотя «битва за алкоголь» ведется давно, в последнее время перевес явно оказывается на вашей стороне... Обо всем по порядку.

Инспекция бьется за здоровый образ жизни...

В некоторых регионах учитывать спиртные напитки при расчете налога на прибыль налоговики запрещают. К примеру, такой позиции они придерживаются в Московской области (письмо УМНС по Московской области от 10 марта 2003 г. № 04-27/03000). Инспекторы приводят всего один аргумент. Они считают, что список представительских расходов, приведенный в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса, является закрытым. Алкогольная же продукция в нем не поименована. УМНС по г. Санкт-Петербургу отстаивает это мнение в письме от 7 марта 2003 г. № 02-05/4803.

Давайте выясним, насколько оно состоятельно. Обратимся к тому же документу, на который ссылается налоговая, – Налоговому кодексу. Вот что он относит к расходам на представительские цели: «...расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия)..., буфетное обслуживание во время переговоров...» (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Как мы уже отметили, проверяющие почему-то считают, что спиртные напитки в этот перечень не входят. Кстати, блюда, подающиеся на официальных приемах, тоже в нем не перечислены. Почему же алкоголь нельзя отнести к «буфетному обслуживанию» или «расходам на проведение обеда или иного аналогичного мероприятия»? Не совсем понятно. Итак, это была позиция региональных инспекторов.

...а мы не уступаем

У федерального налогового ведомства она лояльнее. Ее озвучил на одном из семинаров заместитель руководителя департамента налогообложения прибыли Олег Хороший. Он сослался на письмо МНС России от 15 декабря 2003 г. № 02-5-10/127 .

Чиновники признали, что алкогольные напитки и табачные изделия могут включаться в «...представительские расходы, которые учитываются при налогообложении прибыли...».

Радует, что количество выпитого МНС не нормирует. Правда, в письме есть одна любопытная фраза. Так, их разрешается потреблять только в размерах, предусмотренных «обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров». Забавно, не правда ли? Отметим лишь, что в кодексе такого ограничения (если так можно назвать) нет.

Подытожим. Помимо вышеприведенного высказывания чиновника в вашу пользу есть два аргумента. Во-первых, главный налоговый документ включать в представительские расходы стоимость алкоголя и сигарет не запрещает. Во-вторых, эту стоимость вы можете отнести к буфетному обслуживанию во время встречи. Ведь чем именно украсить стол переговоров, решать вам. Если и это проверяющих не убедит, обратите их внимание, что с вами солидарны и судьи (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Приволжского округа от 28 августа 2003 г. по делу № А55-2139/03-6).

Без бюрократии никуда

Чтобы со спокойной совестью списать расходы как представительские, у вас должно быть несколько документов. Во-первых, приказ руководителя о представительских расходах. В нем руководитель утверждает предельные размеры (нормативы) по каждому виду расходов. Заметим, что эти ограничения носят формальный характер. Во-вторых, кассовые чеки. Они подтвердят расходы. И в-третьих, должен быть отчет о проведении мероприятия. В нем указывают дату и место проведения приема (переговоров, встречи), программу мероприятия, участников и величину представительских расходов.

Напомним, в Налоговом кодексе прямое требование о положительных результатах встречи отсутствует. Целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами.

Право фирмы включать в представительские расходы стоимость спиртных напитков инспекторам оспорить будет сложно. Однако вы можете не вступать в споры с проверяющими. Достаточно лишь принимать к учету только те счета, в которых алкоголь не упомянут. Для этого попросите ресторан, в котором происходит встреча с партнерами, не выделять спиртные напитки в счете отдельной строкой. Их нужно просто включить в общую стоимость обеда. Тогда повод для претензий к вам исчезнет.

Чтобы купить, лицензия не нужна

Бывали случаи, когда проблемы возникали с приобретением алкоголя для фирмы. Так, в своем официальном письме от 27 марта 2000 г. № 29-09/11278 столичное УМНС отметило, что для такой покупки коммерсант должен иметь лицензию. Причем она должна быть независимо от того, на какие цели эти спиртные напитки закупаются. Инспекторы ссылаются на закон о регулировании оборота алкогольной продукции (Закон от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ). Он запрещает «поставку алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции организациям, не имеющим предусмотренных законом лицензий» (п. 3 ст. 20). В противном случае, говорят налоговые работники, лицензия самого поставщика на производство и оборот спиртосодержащей продукции может быть отозвана.

Но не обращайте внимания на эти требования. Они необоснованные. Инспектор и сам это поймет, если вы откроете ему статью 1 вышеприведенного закона. В ней сказано, что этот документ касается лишь тех, кто занимается «...розничной продажей алкогольной и спиртосодержащей продукции».

Ю. Перебейнос, эксперт ПБ

Каждая компания обязана следить за нормированием, а также порядком оформления представительских расходов. Это позволит списывать их без последствий для бизнеса. С этой целью необходимо определиться с тем, что собой представляют такие расходы, какие затраты к ним относят, а также каким образом по ним определяют нормы. В статье рассмотрим что такое представительские расходы в 2018 году, а также порядок их нормирования.

Что относят к представительским расходам

Порядок учета представительских расходов

В представительские расходы включают следующие виды затрат:

1. По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
2. Трансфер до места приема и обратно.
3. На буфет.
4. По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.

Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:

1. По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
2. Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
3. На проживание и размещение гостей.

Пределы для нормирования представительских расходов

Если организация является плательщиком налога на прибыль, то она может представительские расходы включить в состав прочих расходов компании (264 НК РФ). При этом следует учитывать, что у данных расходов существует норма.

Важно! Норма представительских расходов составляет не более 44% от расходов по оплате труда за налоговый период, в котором мероприятие проводилось.

Порядок списания представительских расходов

Представительские расходы списываются по итогам отчетного периода . К примеру, по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев или года.

Порядок подтверждения представительских расходов

Для подтверждения затрат для целей налогообложения требуется документальное подтверждение. Оно включает в себя всю сопутствующую первичку, то есть чеки, акты накладные и т.д. также потребуется составить приказ о проведении приема, смету расходов (она является предварительной) с установленным лимитом, отчет о проведении приема. Отчет о проведенном мероприятии должен быть утвержден руководителем компании и содержать следующее:

• дату и место проведения приема;
• программу приема;
• всех участников;
• стоимость приема.

Важно! Для того, чтобы компания могла экономически обосновать понесенные затраты, при оформлении затрат указывается цель проведения мероприятия.

Представительские расходы в командировке

Если работник находится в командировке, то у него также могу возникнуть расходы, которые могут быть отнесены к представительским . Например, сотрудник в командировке может понести следующие расходы:

• на официальную встречу с контрагентами;
• обеспечение представителей транспортом до места приема и обратно;
• услуги переводчика, привлеченного со стороны.

Важно! Документальное подтверждение расходов в данном случае сопровождается авансовым отчетом по понесенным затратам. К отчету прикладываются первичные документы, а также отчет о проведенном мероприятии. Утверждает документы руководитель компании.

Пример оформления представительских расходов

Предположим, что ООО «Континент» в первом квартале 2018 года провело прием представителей компании ООО «Веста». Для этого ООО «Континент» оформило такие документы:

• Приказ о проведении мероприятия;

• Смету расходов на прием, которая содержит предварительные общие суммы по расходам на официальное мероприятие, например:

• Отчет о проведенном приеме, который составляется уже после проведенного мероприятия. Утверждает отчет руководитель организации.

Нередко компания, устраивая официальный прием, приобретает алкогольную и табачную продукцию. Затем эти расходы включаются в представительские. Налоговое законодательство России нигде не упоминает конкретно, что включить в можно. Но нет и прямого запрещения это делать. Ведь в представительские расходы можно включать затраты на буфетное обслуживание, организацию делового обеда или ужина. Но вот перечня таких расходов в Налоговом кодексе нет. Бесспорно, ясно одно – это мероприятия, в ходе которых используются пищевые продукты.

Если заглянуть в Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, утвержд. постановлением Госстандарта России № 301 от 30 декабря 1993 г., к продукции пищевой промышленности (класс 91 0000) относятся:

продукция ликероводочной, спиртовой, пивоваренной промышленности (подкласс 91 8000);

продукция винодельческой промышленности (подкласс 91 7000).

Таким образом, организации могут учесть в представительские расходы алкоголь . Как и все затраты их надо подтвердить документально, а так же доказать, что покупка спиртных напитков для делового приема была экономически целесообразна. Нужно так же убедить проверяющих, что количество алкогольных напитков содействовало установлению или поддержанию сотрудничества с партнерами, что является целью официального мероприятия. Если это не удастся, придется списывать стоимость алкоголя за счет собственных средств.

И специалисты МНС РФ и финансовое ведомство России считают, что затраты организации на покупку алкогольной и табачной продукции для проведения официальных мероприятий можно включить в представительские расходы, учитываемые в целях налогообложения. Но размер таких затрат должен быть ограничен обычаями делового оборота (письмо МНС № 02-5-10/127 от 15.12.2003 г. и письмо Минфина № 03-02-05/1/49 от 09.06.2004 г.).

Если налоговый инспектор будет настаивать на исключении расходов на приобретение алкоголя из состава расходов на представительские цели, то эти требования можно не принимать во внимание. Сейчас ведь именно Минфин РФ разъясняет налогоплательщикам вопросы применения налогового законодательства. Эти разъяснения Минфина даже освобождают, в случае спора по налогам, организацию от штрафа (пункт 1 статьи 111 Налогового кодекса РФ).

Тем не менее, понятие «обычаи делового оборота» не определяется нормативно ни в одном документе, и, конечно, ни один налоговый документ не содержит норм потребления спиртных напитков, например, во время делового обеда для целей налогообложения.

Определение этому понятию дает лишь Гражданский кодекс РФ в п.1 статьи 5. Обычаем делового оборота там называется сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не установленное и не зафиксированное документально.

Следовательно, следующие признаки можно считать правила поведения обычаем делового оборота:

• - это правило поведения должно применяться в какой-либо предпринимательской деятельности;
• - оно должно быть не зафиксировано законодательно;
• - правило должно быть сложившееся, определенное в содержании и устойчивое;
• - широко применяемое.

Следуя этим признакам можно быть уверенным в том, что употребление спиртных напитков на официальных приемах – это обычай делового оборота. А вот количество алкоголя зависит от норм каждого человека, все индивидуально. И размеры употребления на приеме алкогольных напитков не установит ни один обычай.

Поэтому, количество приобретенного алкоголя необходимо обосновывать с точки зрения обеспечения реализации цели мероприятия – установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Приобретая слишком много спиртных напитков для деловых переговоров, можно нарушить принцип разумной достаточности и экономически обосновать такую позицию будет достаточно сложно.

Для того чтобы предотвратить споры по этому поводу, организация может разработать нормы употребления алкогольных напитков при проведении официальных мероприятий. Рассчитать норму на человека в сутки, и утвердить этот расчет локальным нормативным актом. Тогда учитывать спиртные напитки будет гораздо проще в качестве статьи затрат на буфетное обслуживание. Нужно будет всего лишь рассчитать сумму по каждому деловому приему в зависимости от количества участвующих человек.

Представительские расходы - это расходы организации на официальные примы, деловые встречи, которые совершаются в целях взаимовыгодного сотрудничества.

С 2002 года к представительским расходам относят также все расходы компании, которые не связаны с производством товаров (оказание услуг) и ее реализацией. Данному виду расходов посвящается пункт 2 главы 264 НК РФ.

Согласно Постановлению ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), суд указал, что к представительским расходам можно отнести также те расходы, которые прямо в п. 2 ст. 264 НК РФ не упомянуты. Нетрудно понять, что список представительских расходов открытый.

Критерии признания представительских расходов

Для обоснования данных расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль, они должны соответствовать определённым критериям:

• Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документальное оформление представительских расходов

Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:

• Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контр¬агента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.

• Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.

• Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.

• Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.

• Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Помимо составление внутренних документов, необходимо собрать все чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.

Налоговый учет представительских расходов

В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие.

«Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Что нельзя относить к представительским расходам

Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:

• Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;

• Оформление визовых документов для своих сотрудников;

• Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;

• Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.