Поступление или выдачу наличных денег отражают в отдельной . Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

1.3. Доставленные представителем обособленного подразделения денежные средства принимаются в обособленном подразделении заведующим кассой. Пересчет денежных средств производится заведующим кассой в присутствии представителя обособленного подразделения.

1.4. Для зачисления принятых денежных средств в кассу обособленного подразделения операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

1.5. Вывоз денежных средств из обособленного подразделения и сдача их в головную
организацию осуществляется через уполномоченного представителя обособленного подразделения.

1.6. При выдаче денежных средств уполномоченному представителю обособленного
подразделения из кассы обособленного подразделения для сдачи в кассу головной организации операционно-кассовым работником обособленного подразделения оформляются расходные кассовые ордера по форме № КО-2.

1.7. Кассовый работник перед выдачей денежных средств уполномоченному представителю обособленного подразделения проверяет у него паспорт и доверенность на получение денежных средств.

1.8. За полученные денежные средства уполномоченный представитель обособленного подразделения расписывается в кассовых ордерах.

1.9. Операционно-кассовый работник головной организации принимает от уполномоченного представителя обособленного подразделения денежные средства. Для зачисления принятых денежных средств в кассу головной организации операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

1.10. Уполномоченный представитель обособленного подразделения несет полную
материальную ответственность за сохранность денежных средств с момента получения из кассы головной организации до момента сдачи в кассу обособленного подразделения (головной организации).

2. Через кассу обособленного подразделения

2.1. Выдача кассой обособленного подразделения наличных денег уполномоченному
представителю другого обособленного подразделения производится на основании заявок при предъявлении им доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Заявка обособленного подразделения должна быть подписана руководителем обособленного подразделения и заведующим кассой, а также содержать разрешительную надпись руководителя головной организации.

2.2. На денежные средства, выдаваемые представителю обособленного подразделения, операционно-кассовым работником обособленного подразделения оформляются расходные кассовые ордера по форме № КО-2.

2.3. Доставленные представителем обособленного подразделения денежные средства принимаются в обособленном подразделении заведующим кассой.

Пересчет денежных средств производится заведующим кассой в присутствии представителя обособленного подразделения.

2.4. Для зачисления принятых денежных средств в кассу обособленного подразделения операционно-кассовым работником выписываются приходные кассовые ордера по форме № КО-1.

2.5. Кассовый работник обособленного подразделения перед выдачей денежных средств уполномоченному представителю другого обособленного подразделения проверяет у него паспорт и доверенность на получение денежных средств.

2.6. За полученные денежные средства уполномоченный представитель обособленного подразделения расписывается в кассовых ордерах.

2.7. Уполномоченный представитель обособленного подразделения несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств с момента получения из кассы обособленного подразделения до момента сдачи в кассу обособленного подразделения.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

1. 
   Даются разъяснения про кассовые операции и кассовую дисциплину в 2014, указание ЦБ РФ 3210-У. Описан учет денежных средств в кассе, ведение и заполнение кассовой книги.Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ.
2. 
   Наличные, лимит кассы, кассовая дисциплина - все эти вопросы и приведенные в этой теме ответы, где приведены все возможные ситуации при кассовых операциях.
3. 
   Показан порядок ведения кассовой книги, а также дан образец заполнения и возможность скачать бесплатно бланк кассовой книги с 2014 года

"Российский налоговый курьер", 2008, N 20

Особый порядок ведения кассовых операций для фирм, имеющих обособленные подразделения, законодательством РФ не установлен. Иногда выполнить требования, предъявляемые к наличным расчетам, если головной офис организации территориально удален от филиалов, невозможно. В статье приведены практические рекомендации по организации документооборота в таких фирмах.

Многие организации торговли и общественного питания, а также аптеки имеют в своем составе обособленные подразделения, представляющие собой сеть магазинов, киосков, ресторанов, кафе, закусочных, аптек и т.д. Такие торговые точки работают с покупателями (клиентами) за наличный расчет или с применением пластиковых карт. Как правильно организовать учет кассовых операций?

Обязательные требования к ведению кассовых операций

Нормативными документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций);
• Положение Банка России от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Правила денежного обращения);
• Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".

Вопрос об особенностях ведения кассовых операций организациями, имеющими обособленные подразделения, на сегодняшний день не разъяснен. Поэтому в таких организациях нередко возникают проблемы с отражением операций в кассовой книге, нумерацией кассовых ордеров и установлением лимита кассы. Тем не менее правильно организовав документооборот, можно решить проблемы и избежать штрафов при проверках.

Примечание. Выбранные организацией способы ведения бухгалтерского учета применяют все филиалы, представительства и иные подразделения организации (в том числе выделенные на отдельный баланс) независимо от места нахождения (п. 10 ПБУ 1/98).

В обособленном подразделении, как и в самой организации, все хозяйственные операции оформляются первичными документами. Это установлено в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Причем документооборот должен быть организован в соответствии с требованиями действующего законодательства и принятой в организации учетной политикой. В п. 3 ст. 5 Закона N 129-ФЗ сказано, что организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют учетную политику исходя из структуры, сферы бизнеса и других особенностей деятельности.

Филиалы и представительства иностранных организаций, находящиеся на территории России, могут формировать учетную политику исходя из правил, установленных в стране нахождения иностранной организации, если они не противоречат Международным стандартам финансовой отчетности (п. 4 ПБУ 1/98). В составе бухгалтерской учетной политики утверждаются также правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Таким образом, порядок ведения кассовых документов, в том числе кассовой книги, закрепляется в учетной политике организации, имеющей обособленные подразделения, с учетом специфики ее деятельности.

Кассовая книга

Поступления и выдача наличных денег в компаниях учитываются в кассовой книге (форма N КО-4) <1>. Данное требование установлено в п. 22 Порядка ведения кассовых операций. В кассовой книге фиксируются суммы наличных денежных средств, ежедневно принимаемые и выдаваемые организацией, и остаток наличных денег в кассе на начало и конец дня.

Кассовую книгу должны вести все организации, в том числе применяющие такие специальные режимы налогообложения, как ЕСХН, УСН и ЕНВД (п. 3 Порядка ведения кассовых операций).

<1> Унифицированные формы первичных документов по учету кассовых операций N N КО-1, КО-2, КО-3, КО-4 и КО-5 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Примечание. Вносить в кассовую книгу записи по операциям в территориально удаленном обособленном подразделении в момент их осуществления кассир данной организации не сможет.

Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью, количество листов в ней обязательно заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера этой организации (п. 23 Порядка ведения кассовых операций). Для организаций, имеющих обособленные подразделения, никаких исключений законодательством РФ не предусмотрено. Кассовая книга у таких компаний должна быть единой и вестись в самой организации.

В соответствии с требованиями, установленными в Порядке ведения кассовых операций, кассир организации обязан сделать соответствующую запись в кассовой книге сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Очевидно, что произвести подобные действия в ситуации, когда обособленное подразделение территориально удалено от головной организации или находится в другом городе, очень сложно.

Рассмотрим несколько способов ведения кассовой книги организациями, имеющими обособленные подразделения, которые наиболее часто применяются на практике.

Примечание. Косвенно правомерность этой операции подтверждается наличием строки для информации об обособленном подразделении на титульном листе кассовой книги унифицированной формы N КО-4.

Ведение отдельных разделов единой кассовой книги в обособленных подразделениях

Некоторые компании кассовые операции территориально отдаленных обособленных подразделений отражают в отдельных разделах, томах или частях единой кассовой книги. Данный порядок документооборота нужно предусмотреть в бухгалтерской учетной политике.

В каждом обособленном подразделении открывается отдельный раздел, том или часть единой кассовой книги, и кассир подразделения самостоятельно выписывает приходные и расходные кассовые ордера со своей специфической нумерацией и последующим отражением их в единой кассовой книге организации.

Разделы кассовой книги удобнее вести автоматизированным способом, то есть формировать листы ежедневно в конце рабочего дня в виде распечаток с реквизитами, предусмотренными в унифицированной форме N КО-4. В конце отчетного периода они брошюруются.

На титульном листе каждого раздела (тома, части) указываются наименование организации, ее обособленного подразделения и номер раздела единой кассовой книги.

Поскольку в данном случае невозможно соблюдать сквозную нумерацию приходных и расходных кассовых ордеров в целом по организации, целесообразно приказом руководителя закрепить за каждым обособленным подразделением условное наименование или кодовый номер. Соответственно, при оформлении приходных и расходных кассовых ордеров (формы N N КО-1 и КО-2) им присваиваются дробные номера, где числитель - порядковый номер кассового ордера по журналу регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), а знаменатель - код (условное наименование) обособленного подразделения.

Примечание. Порядок присвоения номеров каждому из разделов кассовой книги следует закрепить в учетной политике.

Пример. Головной офис ООО "УпаковкаПлюс" расположен в Москве. У организации два обособленных подразделения, не выделенных на отдельные балансы и не имеющих расчетных счетов. Одно из них находится в Одинцове, другое - в Твери. В соответствии с бухгалтерской учетной политикой ООО "УпаковкаПлюс" на 2008 г. единая кассовая книга организации состоит из трех отдельных разделов, которым присвоены коды:

• 01 - для раздела кассовой книги головной организации;
• 02 - для раздела кассовой книги обособленного подразделения в Одинцове;
• 03 - для раздела кассовой книги обособленного подразделения в Твери.

Согласно учетной политике при заполнении обособленными подразделениями организации кассовых ордеров используются дробные номера. Их числитель - порядковый номер кассового ордера в соответствующем обособленном подразделении, а знаменатель - код конкретного обособленного подразделения:

• по головной организации: приходный кассовый от 08.09.2008 N 82/01, расходный кассовый ордер от 12.09.2008 N 76/01;
• по филиалу в Одинцове: приходный кассовый номер от 04.09.2008 N 236/02, расходный кассовый ордер от 04.09.2008 N 218/02;
• по филиалу в Твери: приходный кассовый номер от 24.09.2008 N 179/03, расходный кассовый ордер от 26.09.2008 N 154/03.

Приказом руководителя организации необходимо установить периодичность передачи отдельных разделов единой кассовой книги, кассовых отчетов с приходными и расходными кассовыми документами, а также других первичных кассовых документов из обособленных подразделений в бухгалтерию головной организации.

Примечание. Переданные в головной офис разделы (тома, части) в совокупности будут составлять одну кассовую книгу организации. При этом организация должна обеспечить брошюровку ежемесячно получаемых документов, соблюдая хронологию и соответствие кодам, установленным для обособленных подразделений.

В случае когда обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет отдельного расчетного счета, в бухгалтерию головной организации передаются оригиналы первичных кассовых документов и разделов (томов, частей) кассовой книги. Копии этих документов остаются в обособленном подразделении.

Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс и имеет отдельный расчетный счет, в бухгалтерию головной организации передаются копии первичных кассовых документов и разделов (томов, частей) кассовой книги, заверенные печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения. Оригиналы документов хранятся в обособленном подразделении.

По окончании отчетного периода подразделения передают в бухгалтерию головной организации первые экземпляры разделов (томов, частей) кассовой книги для составления сводной отчетности, а для подтверждения остатков денежных средств на местах оставляет у себя копии.

На основании первых экземпляров кассовой книги (отчетов кассира) и приложенных к ним кассовых документов обособленных подразделений бухгалтерия головной организации отражает операции по движению наличных денежных средств на счетах бухучета. Причем дата операции в учете должна соответствовать дате в кассовых документах.

Такой способ ведения кассовой книги с технической стороны удобен и головной организации, и обособленным подразделениям. В то же время у него есть существенный недостаток: требования Порядка ведения кассовых операций не выполняются. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на организацию - от 40 000 до 50 000 руб.

Ведение отдельной кассовой книги обособленными подразделениями

Единая кассовая книга организации позволяет сконцентрировать все кассовые операции в одном месте. Поэтому организация сможет осуществлять надлежащий контроль за этими операциями. Наличие территориально удаленных обособленных подразделений затрудняет такой контроль. В связи с этим многие фирмы в нарушение требований Порядка ведения кассовых операций составляют в каждом таком подразделении отдельную кассовую книгу. В результате первичные документы по кассовым операциям оформляются обособленными подразделениями отдельно от документов головной организации и имеют собственную нумерацию.

Примечание. Головной организации и каждому обособленному подразделению заранее выдаются пронумерованные приходные и расходные кассовые ордера, за которые они отчитываются в конце каждого месяца и на основании которых в головной фирме формируется кассовая книга.

Как правило, такой способ организации кассовых операций применяется в отношении обособленных подразделений, выделенных на отдельный баланс и имеющих расчетный счет. Он наиболее оптимален с точки зрения организации бухгалтерского учета, технически удобен, но существенно нарушает требования Порядка ведения кассовых операций.

Ведение единой кассовой книги с заранее зарезервированным диапазоном номеров кассовых ордеров

При указанном способе ведения кассовых операций головная организация заполняет кассовую книгу, заранее резервируя диапазоны приходных и расходных кассовых ордеров между обособленными подразделениями. Например , бланки документов с 1-го по 200-й остаются в головной организации, с 201-го по 400-й резервируются за одним обособленным подразделением, с 401-го по 600-й - за следующим обособленным подразделением и т.д.

Подобный способ организации документооборота для учета кассовых операций могут применять организации, филиальная сеть которых построена строго по территориально-производственному принципу, а филиалы не реализуют продукцию, работы или услуги за наличный расчет. Иначе говоря, при такой деятельности организации, когда возможно достаточно точно предусмотреть количество используемых бланков, например только для выдачи заработной платы, оплаты сырья и материалов исходя из графика поставок. Но даже для названных организаций существует риск применения штрафных санкций за несвоевременную сдачу неиспользованных наличных денег в кассу.

Кроме того, с технической точки зрения рассматриваемый способ не очень удобен. Возможна ситуация, когда у одного обособленного подразделения номер кассового ордера на раннюю дату может оказаться больше номера на более позднюю дату у другого обособленного подразделения. Это нарушает правила сквозной нумерации в хронологическом порядке по организации в целом (п. 21 Положения о ведении кассовых операций).

Ведение в обособленных подразделениях операционной кассы

Действующее законодательство позволяет организациям, в том числе имеющим обособленные подразделения, иметь так называемую операционную кассу.

Примечание. При необходимости организация вправе открывать субсчет "Операционная касса" к счету 50. Это предусмотрено Инструкцией по применению Плана счетов.

В соответствии с п. 28 Порядка ведения кассовых операций главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает кассирам операционных касс авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). В свою очередь в конце рабочего дня кассиры операционных касс отчитываются перед ним в получении аванса и денег, принятых по приходным документам. Остаток наличных денег и кассовых документов по проведенным операциям сдается под расписку (в той же книге учета принятых и выданных кассиром денег).

В данном случае приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

Таким образом, в учетной политике организации можно предусмотреть, что основная касса расположена по месту нахождения головной организации, а в территориально удаленных обособленных подразделениях открываются операционные кассы. Кроме того, в учетной политике закрепляются порядок и периодичность передачи остатков денежной наличности из операционных касс в основную кассу головной организации (например, еженедельно).

Примечание. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи (п. 21 Порядка ведения кассовых операций).

Кассир головной организации помимо кассовой книги должен вести еще и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств, которая открывается на год. Соответственно, кассиры операционных касс обособленных подразделений обязательно ведут операционные кассовые книги. В этих книгах они ежедневно отражают показания счетчиков контрольно-кассовой техники на начало и конец рабочего дня, суммы выручки за день и суммы денежных средств, сданные в кассу организации (суммы подтверждаются подписями ответственных лиц). Форму операционной кассовой книги необходимо утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике, взяв за основу унифицированную форму N КО-4.

Несмотря на удобство и широкое распространение данного способа организации кассовых операций, он не исключает риска применения к организации санкций, предусмотренных в ст. 15.1 КоАП РФ, поскольку не соответствует обязательным требованиям, установленным в Порядке ведения кассовых операций.

Ведение единой кассы

Анализ перечисленных выше способов ведения кассовой книги, применяемых многими компаниями, имеющими филиалы, позволяет сделать вывод: подобная организация кассовых операций всегда будет сопряжена с риском предъявления претензий со стороны контролирующих органов - банков и налоговых инспекций. Дело в том, что их позиция по данной проблеме однозначна. Создание отдельных касс в удаленных обособленных подразделениях, ведение в них отдельных кассовых книг, отдельных томов или разделов единой кассовой книги компания не вправе обосновать положениями собственной учетной политики.

Примечание. Распорядительные документы и учетная политика организации не могут каким-либо способом изменять установленные законодательством правовые нормы и придавать им иной смысл.

Например , нельзя изменить положение п. 23 Порядка ведения кассовых операций о единстве кассовой книги организации, которое предназначено для предотвращения внесения записей в кассовую книгу задним числом. Кроме того, сформировать отдельные тома или разделы кассовой книги в одну со сквозной нумерацией страниц невозможно.

На сайте одного из региональных управлений ФНС России приведены следующие рекомендации по решению проблемы учета кассовых операций в компании с разветвленной филиальной сетью. Современные средства связи позволяют организовать документооборот между головной организацией и филиалом таким образом, чтобы данные о кассовых операциях поступали в головную организацию в момент их совершения. Не случайно в п. п. 2.4 и 2.5 Правил денежного обращения предусмотрен перевод платежей через предприятия Госкомсвязи России. Допускается ведение кассовой книги в виде компьютерной машинограммы (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).

Буква закона. Кто проверяет кассовые операции в организации

К организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами РФ (п. 2.15 Правил денежного обращения). Систематически (не реже одного раза в два года) банки проверяют:

• полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, и полноту сдачи денег в кассу банка;
• выполнение согласованных с банком условий расходования наличных денежных средств, поступающих в кассу организации;
• соблюдение предельных сумм расчетов наличными деньгами;
• соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе организации;
• ведение кассовой книги и других кассовых документов.

По результатам проверки оформляется два или три экземпляра справки о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью, которые подписывают руководитель, главный бухгалтер организации и представитель банка. Результаты проверки в трехдневный срок рассматриваются в банке. Затем третий экземпляр справки передается организации, а второй остается в банке. Если были установлены факты нарушения порядка работы с денежной наличностью, первый экземпляр справки направляется в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика для определения мер ответственности. При отсутствии нарушений проверяющие заполняют только две справки. Таким образом, сотрудники банков не могут составлять протоколы об административной ответственности. Налоговые органы не вправе проводить проверки организаций по вопросам соблюдения установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами за товарно-материальные ценности, работы и услуги, выполнения порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассе наличных денег в пределах установленных лимитов. В то же время налоговые органы могут затронуть эти вопросы при проверке (например, применяет ли организация ККТ).

Вместе с тем такая организация наличных расчетов имеет недостаток: внедрение данного способа требует значительных затрат. Хотя не меньших затрат, видимо, потребуется, чтобы каждый филиал зарегистрировать как отдельное юридическое лицо.

Лимит кассы

Правилами денежного обращения установлено, что наличные деньги, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на ее расчетный счет. В кассах хранятся наличные деньги только в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководителем этой организации. Лимит остатка наличных денежных средств в кассе утверждается на календарный год всем организациям, имеющим кассу и осуществляющим наличные денежные расчеты, независимо от их организационно-правовой формы и сферы деятельности. Для этого организации представляют в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 <2>. По обоснованной просьбе установленный организации на год лимит в течение года может быть изменен.

<2> Данная форма содержится в Приложении 1 к Правилам денежного обращения.

Решение вопроса об установлении лимита кассы для организации, имеющей обособленное подразделение, зависит от того, выделено такое подразделение на отдельный баланс со своим расчетным счетом или нет.

Организации, в состав которой входят обособленные подразделения, не выделенные на отдельные балансы и не имеющие расчетных счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Посмотрим, как это происходит на практике.

1. Лимит кассы утверждается банком, в котором открыт расчетный счет головной организации. При наличии нескольких расчетных счетов в разных банках головная организация по своему усмотрению определяет банк, который будет утверждать лимит кассы.
2. Общая сумма установленного лимита кассы распределяется головной организацией на отдельные доли лимита для головной организации и для каждого структурного подразделения. Это распределение оформляется распоряжением руководителя организации, которое доводится до сведения руководителей всех структурных подразделений. Общая сумма всех долей должна быть равна общей сумме лимита кассы организации.
3. Головная организация уведомляет другие банки, в которых у нее открыты расчетные счета, о размере общего лимита кассы.
4. Головная организация закрепляет в учетной политике периодичность и сроки сдачи в основную кассу (по месту нахождения головной организации) остатка наличных денежных средств из касс обособленных подразделений, а также необходимость досрочной сдачи наличных денег при превышении обособленным подразделением установленной доли общего лимита.

Представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, выделенным на отдельный баланс и имеющим расчетные счета в банках, лимит остатка наличных денег устанавливается обслуживающими банками по месту открытия соответствующих счетов каждого структурного подразделения. Для проверки кассовой дисциплины организации в целом копии установленных лимитов касс для каждого обособленного подразделения должны быть переданы в головную организацию.

Организациям следует уделять особое внимание установлению остатка наличных денег в кассе. Для тех компаний, которые не представили расчет на установление лимита кассы ни в один из обслуживающих банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в банки денежная наличность - сверхлимитной. Поэтому во избежание административной ответственности (ст. 15.1 КоАП РФ) необходимо согласовать с банком и утвердить порядок и сроки сдачи наличных денег с учетом режима работы как самой организации (ее обособленного подразделения), так и обслуживающего банка

Е.В.Орлова

Эксперт журнала

"Российский налоговый курьер"

У нас создается обособленное подразделение (не выделенное на отдельный баланс, без своего р/сч). Будет установлена ККМ. При поступлении ден.средств в 1 С будет создаваться на каждого пациента приходный ордер (В учете Дт50.02 Кт 62.01). Работать планируем в одной программе (в обособленном подразделении создадим удаленный доступ).1)Т.к. будем работать в одной программе одновременно, то нумерацию программа присваивает сквозную, те в головной организации ПКО № 206,207,208,210 в обособленном подразделении ПКО № 209. Правомерно ли это? Тк при формировании кассовой книги в головной организации будут пробелы в номерах, так же как и при формировании кассовой книги обособленного подразделения.2) При передачи ден. средств из обособленного подразделения в кассу головной организации делаем проводки:Дт 57 Кт 50.02 касса обособл. подразделенияДт 50.01 Кт 57 касса гол. организацииПравомерно ли передавать ден.средства из ОП в гол.организацию не ежедневно, а, например, 1 раз в неделю. Если да, то каким документом это можно закрепить?3) Как лучше оформить размен в кассе обособленного подразделения, чтобы ежедневно не выдавать его из кассы головной организации?

1) Да, это правомерно. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов организация определяет самостоятельно, поэтому можно использовать сквозную нумерацию в целом по организации;

2) Вашей организации необходимо установить лимит остатка денежных средств в кассе обособленного подразделения. Тогда наличные деньги в пределах установленного лимита можно хранить в кассе обособленного подразделения, не передавая в головное подразделение.

Лимит наличных, которые можно хранить в кассе, в том числе для обособленных подразделений, определяет руководитель организации. Для этого оформите приказ в произвольной форме;

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер .

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями , утвержденными . Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 ().

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например: «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от 2 апреля 2014 г. № 321».

Елены Поповой,

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации . И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита . Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Главбух советует: новый порядок установления лимита остатка наличных денег в кассе в соответствии с указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У действует с 1 июня 2014 года. Поэтому, чтобы избежать претензий контролирующих ведомств, переутвердите старый лимит новым приказом руководителя.

В старом приказе, утверждающем лимит, стоит дата его утверждения и, скорее всего, ссылка на реквизиты прежнего порядка ведения кассовых операций. Поэтому есть риск, что инспекторы посчитают такой приказ недействующим, лимит – нулевым, а выручку в кассе – сверхлимитной. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность . Поэтому организации следует с 1 июня утвердить новый приказ о расчете лимита в соответствии с действующим указанием Банка России.

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

• головной организации;
• обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь формулой расчета исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии – ожидаемого объема выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов и приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У .

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

• лимит остатка в кассе головной организации;
• лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.

Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата

Если разменные монеты и купюры возвращаются из касс обособленных подразделений в главную кассу организации, то при передаче денег необходимо:

• оформить расходный кассовый ордер ; указаний, указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

  4. Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 36, Октябрь 2014
  Спорные вопросы кассовых операций и применения ККТ

  Отвечала Юлия Сидненко, главный государственный налоговый инспектор контрольного отдела № 2 УФНС России по Санкт-Петербургу

  Компания сама решает, как нумеровать расходники и приходники

  - Недавно открыли обособленное подразделение. Купили и зарегистрировали на него кассовую машину. Выручку от наличных расчетов кассир будет вносить в банк для последующей пересылки на счет нашего головного офиса. Как нумеровать приходные и расходные кассовые ордера в подразделении?

  - Порядок нумерации приходных и расходных кассовых документов компания определяет сама (п. 5.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210У. - Примеч. ред.). Например, можно использовать сквозную нумерацию в целом по компании, зарезервировав часть номеров для подразделения.

  - Нам удобнее вести нумерацию параллельно и нумеровать кассовые документы подразделения со специальным индексом. Мы вправе выбрать такой порядок для нумерации документов подразделения?

  - Да, вправе. Каждое обособленное подразделение ведет свою кассовую книгу. Так что логично, если у него будет своя сквозная нумерация документов.

• индивидуальные предприниматели.

Упрощенный порядок заключается в следующем. Организации, которые относятся к малым предприятиям, и предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Ко всему прочему предприниматели могут не вести:

• приходные ордера;

• расходные ордера;

• кассовую книгу.

Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 2, абзаце 2 пункта 4.1, абзаце 9 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Совет: индивидуальным предпринимателям лучше не отказываться от ведения кассовой книги и кассовых документов. Ведь обеспечить сохранность и контролировать движение наличности в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.

Кассовые операции

Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:

• прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);

• хранение наличных денег в кассе;

• соблюдение лимита расчетов наличными;

• ведение кассовой книги;

• сдачу наличности в банк.

Свободные денежные средства организации должны хранить на банковских счетах (абз. 7 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных - в пределах установленного руководителем организации лимита (абз. 1-9 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Из данного правила есть исключение. Предприниматели и организации, отнесенные к субъектам малого предпринимательства, вправе не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе (абз. 10 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

• выдачу зарплаты;

• социальные выплаты;

• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

• выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);

• выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);

• выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);

• выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);

• использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Внимание: ответственность за нецелевое расходование наличных денег законодательством не установлена. Вместе с тем, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому во избежание санкций со стороны банка придерживайтесь целевого расходования денег по согласованным с ним направлениям.

Налоговые инспекции могут попытаться привлечь организацию к административной ответственности по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью. Однако эта статья предусматривает ответственность за такие нарушения:

• расчеты наличными с другими организациями сверх установленных лимитов;

• неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

• несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

• накопление в кассе денег сверх установленных лимитов.

При применении административных наказаний должны соблюдаться основания и порядок привлечения к ответственности (ч. 1 ст 1.6 КоАП РФ). Таким образом, нецелевое использование денежных средств по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушением не является. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую позицию (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007, от 4 июля 2007 г. № А56-36244/2006, от 14 мая 2007 г. № А56-51773/2006 и Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24).

Ситуация: можно ли расходовать наличную выручку на предоставление займов?

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выдача займов в этом перечне отсутствует. Следовательно, предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе.

Если организации или предпринимателю надо выдать или вернуть заем и проценты по нему наличными, то необходимо поступить следующим образом. Сначала сдать выручку в банк, а затем снять ее со счета и использовать на указанные цели. Такой порядок следует из пункта 4 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Ситуация: можно ли расходовать наличные денежные средства, принятые от учредителя в виде беспроцентного займа, на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет?

Нет, нельзя.

Наличные денежные средства, поступившие в кассу, организация может расходовать на выплату зарплаты. Однако данная норма предусматривает ограничения относительно источника поступления денежных средств. А именно деньги на целевое расходование должны поступить в кассу организации от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Иных источников поступления наличных денежных средств, которые разрешено расходовать из кассы, минуя банковский счет, не предусмотрено. Такой порядок следует из положений пункта 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Таким образом, если организация получила заем от учредителя наличными деньгами, то их нельзя использовать на выплату зарплаты сразу. Сначала организация обязана сдать эти деньги в банк.

Вместе с тем, какая-либо ответственность за данное нарушение Кодексом об административных правонарушениях не установлена.

Ситуация: можно ли в случае возврата товара выдать покупателю наличную выручку из кассы? Гражданин-покупатель оплатил товар банковской картой.

Нет, нельзя.

Перечень операций, на проведение которых организация может расходовать наличную выручку, закрытый (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, в этот перечень не входит. Следовательно, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя.

Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. Такой позиции придерживается и налоговая служба (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Это правило действует и в том случае, если покупка была частично оплачена наличными деньгами, а частично - с использованием банковской карты. Деньги возвращаются из кассы в той же пропорции, в какой они были внесены при покупке. Такой вывод, в частности, содержится в письме УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931.

При этом, если покупатель вернул товар в день покупки, кассир отменяет операцию по покупке товара (п. 3.6, 4.8 приложения 5 к протоколу заседания ГМЭК от 19.12.2002 № 7/72-2002). Если покупатель возвращает товар не в день покупки, деньги перечисляются в соответствии с договором эквайринга (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 августа 2003 г. № 29-12/44313).

Однако ответственность за выплату наличных денег в случае возврата оплаченного банковской картой товара не установлена.

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

• заключить договор о полной материальной ответственности;

• взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Аналогично следует поступать и в том случае, если обязанности кассира исполняет другой сотрудник по внутреннему совместительству (например, бухгалтер).

Дополнительные требования к оформлению документов объясняются тем, что кассир является материально-ответственным лицом (перечень, утвержденный постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). В частности, он обязан в полном размере возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине (ст. 242 и 244 ТК РФ).

Обособленные подразделения

Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации?

Нет, нельзя.

В указаниях о порядке ведения кассовых операций прямо не прописано, что уполномоченный представитель одного обособленного подразделения вправе вносить наличные деньги в кассу другого. Там лишь сказано, что организация самостоятельно определяет порядок ведения кассовых операций со своими обособленными подразделениями. И при этом уполномоченные представители обособленного подразделения могут только:

• вносить наличные деньги в головную кассу организации или в банк для зачисления на расчетный счет организации;

• получать из головной кассы наличные для совершения кассовых операций.

Получается, что обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации, нельзя.

Совет: можно разработать внутренний порядок движения денег между подразделениями без участия головной кассы. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими.

В свою защиту можно привести следующий довод. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не запрещает обособленным подразделениям организации передавать наличные деньги друг другу напрямую. Поэтому такую возможность предусмотрите во внутреннем порядке кассовых операций между структурными подразделениями, который организация разрабатывает самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Передавать наличные между подразделениями можно в следующем порядке. Выдав деньги из кассы одного обособленного подразделения в кассу другого, оформите расходный кассовый ордер.

Это следует из пункта 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Так, в соответствии с данным порядком по строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Передача денег уполномоченному представителю обособленного подразделения № 2 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

На сумму поступивших денег составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 4.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Поступление денег из кассы обособленного подразделения № 1 по заявке от № 321 от 2 апреля 2014 г.».

Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Поступление или выдачу наличных денег отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данное правило должны соблюдать все обособленные подразделения, которые ведут расчеты наличными. При этом не важно, есть у такого подразделения свой банковский счет или нет.

Аналитический учет по счету 50 ведите по каждому обособленному подразделению отдельно. К субсчету «Касса организации» счета 50 «Касса» откройте субсчета второго порядка, например:

• «Главная касса организации»;

• «Касса обособленного подразделения № 1»;

• «Касса обособленного подразделения № 2».

Передавая деньги между кассами обособленных подразделений, сделайте проводки:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 1»
- выданы деньги кассой обособленного подразделения № 1 представителю обособленного подразделения № 2;

Дебет 50 субсчет второго порядка «Касса обособленного подразделения № 2» Кредит 57 «Переводы в пути»
- поступили деньги в кассу обособленного подразделения № 2.

Такой порядок установлен в Инструкции к плану счетов (счета 50 и 57).

На вопросы отвечала Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Касса в обособленных подразделениях

Недавно Центробанк в ответ на запрос ФНС пояснил: своя кассовая книга должна быть у всех обособленных подразделений (ОП) без исключени яПисьмо ЦБ от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255 . Это породило у бухгалтеров новые вопросы, связанные с ведением кассовых операций в ОП.

Переделывать кассовую документацию с начала этого года не имеет смысла

Н.К. Есенина, Красноярский край

Мы с начала этого года поступали по старинке, то есть заносили операции ОП в кассовую книгу головного подразделения. Нужно ли теперь переделывать всю документацию с января и если да, то как?

: Не нужно. Достаточно завести в ОП кассовые книги с текущего момента. Ведь оштрафовать за учет операций ОП в одной общей книге организации, а не в отдельной нельзя. Под оприходованием наличных в кассу понимается внесение записей в кассовую книгу на основании всех ПКО и РКО за ден ь (далее - Положение) . И от того, что деньги учтены в основной кассовой книге организации, а не в книге ее подразделения, они неоприходованными не становятся.

Если же вы для пущей безопасности все-таки решите переделать документы, помните, что срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения - 2 месяца с момента их совершени яч. 1 ст. 4.5 КоАП . Так что более ранние периоды перелопачивать бессмысленно.

Есть такие ОП, в которых ведение отдельной книги нерационально

В. Фатеева, г. Ростов-на-Дону

У нашей организации 29 торговых точек, у каждой точки из кассовых операций - только прием наличных от покупателей в течение дня и сдача всей выручки вечером в кассу дирекции. Делать по каждой точке отдельную кассовую книгу - ненужная работа! Что нам грозит, если я буду по-прежнему все операции отражать в одной кассовой книге?

: Раз в ОП есть кассовые операции, там должны быть и касса, и кассир, и кассовая книга. Но это по правилам. А на деле в тех ОП, которые наличные у себя не хранят и не расходуют, вести отдельную книгу особого смысла нет. И если вы полностью отражаете выручку таких подразделений в основной кассовой книг еп. 6.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение) и у вас есть документы на передачу денег из ОП в основную кассу, то штрафовать вас не за что. Обратите внимание: вместе с выручкой из ОП в основную кассу следует передавать также документы, которые являются основанием для ее оприходования. Это Z-отчеты (при продажах с применением ККТ) и копии БСО либо их отрывные части (если вместо кассовых чеков обособленное подразделение выдает БСО).

А вот при появлении в ОП расходных операций (например, возврат покупателям денег за товар не в день его покупки) мы советуем завести там отдельную кассовую книгу и назначить кассира. Ведь иначе кассиру основной кассы придется подписывать РКО и, соответственно, отвечать за выдачу денег, которая происходила без него.

Сводить книги всех подразделений в одну общую не нужно

В. Лейка, г. Тольятти

Прочитав Письмо ЦБ, заводим отдельные кассовые книги в каждом из наших ОП, не имеющих своих счетов в банке. Нужно ли будет ежедневно сводить данные всех этих книг в одну общую кассовую книгу по организации?

Внимание

Срок передачи в головное подразделение листов ОП за каждый рабочий день - не позднее следующего за ним рабочего дня.

: Делать сводную книгу Положение не обязывает. Вы можете вести ее, если это необходимо для ваших внутренних нужд (аналитических либо контрольных), но налоговики не вправе требовать ее у вас для проверк иПостановления ФАС УО от 04.08.2010 № Ф09-5313/10-С1 ; ФАС ЦО от 29.10.2010 № 35-12310/2009 .

Листы кассовых книг ОП (вторые отрывные экземпляры листов бумажной книги либо распечатки, если книга ведется в электронном виде) нужно передавать в головное подразделение и там сшивать отдельно по каждому ОПп. 2.5 Положения .

Нет основной кассы - нет и «главной» кассовой книги

Р. Жучинская, г. Новгород

У нас несколько ОП, которые имеют дело с наличными, а в главном офисе все операции проходят через банк, наличных нет. Но если каждое ОП будет вести свою кассовую книгу, то что же мне записывать в основную кассовую книгу организации?

: Раз в главном офисе нет кассовых операций, то у него не может быть и своей кассы, и соответствующей ей кассовой книги. То есть у вас должны храниться только сшитые листы кассовых книг ОПпп. 1.2 , 2.5 Положения .

Опоздать с передачей листов ОП можно, но осторожно

А. Русачева, Ленинградская обл.

У нас несколько небольших магазинчиков, не имеющих своего лимита остатка наличных в кассе, где кассовые книги ведут на бумаге. Передавать отрывные листы в бухгалтерию каждый день нет возможности - их сдают раз в неделю. Что нам за это будет?

: Ответственности за нарушение срока передачи листов не предусмотрено. Главное, чтобы у вас своевременно передавалась информация об остатках денег в кассах магазинов и вы не допустили превышения лимита остатка кассы. Ведь за это предусмотрен немаленький штраф: от 40 000 до 50 000 руб. - для организации и от 4000 до 5000 руб. - для директор ач. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

В каждом ОП - свой кассир и свой уполномоченный подписывать ПКО и РКО

Б. Корсакова, Московская обл.

Не могу понять, кто будет подписывать РКО и ПКО по операциям ОП, если там нет бухгалтера и руководителя, имеющих право подписи финансовых документов? До сих пор у нас кассовая книга была одна на всю организацию и все кассовые ордера по операциям ОП оформляли и подписывали в центральной кассе. А теперь что, директору, главбуху и кассиру центральной кассы по всем точкам продаж каждый день ездить, чтобы поставить свои подписи?

О том, как организовать подписание подотчетных заявлений в ОП, читайте:

: Разумеется, этого делать не нужно. Полномочия подписывать кассовые ордера ОП ваш директор может передать тому сотруднику ОП, который отвечает за полноту поступления наличных в кассу и принимает решения о расходовании из нее. Что до подписи бухгалтера, то она не обязательна - при отсутствии бухгалтера РКО и ПКО подписывает касси рп. 2.1 Положения либо руководитель. А последний, как мы уже сказали, вправе свои полномочия передат ьпп. 1.2 , 2.2 Положения . Причем нет никаких ограничений, кому именно из работников их передавать. То есть это может быть все тот же сотрудник, выполняющий обязанности кассира в ОП. Он один будет оформлять и подписывать кассовые документы и кассовую книгу.

У каждого ОП - своя нумерация кассовых ордеров

В. Залесская, г. Новосибирск

Если каждое ОП ведет свою кассовую книгу и само оформляет ПКО и РКО, то как соблюдать хронологический порядок нумерации кассовых документов в целом по организации?

: Сейчас требования соблюдать такой порядок нет. Достаточно вести сквозную нумерацию внутри каждого подразделения. Можно добавлять к порядковым номерам кассовых документов каждого ОП его собственный буквенный или цифровой индекс.

ОП может сдавать выручку и в кассу другого ОП

Н. Ермошина, г. Нижний Новгород

У нас есть несколько ОП в другом городе. Нам удобнее централизованно сдавать деньги в банк через одно из них, а также при необходимости пополнять кассу одного ОП из выручки другого. В Положении написано, что подразделения сдают наличные только в банк и в свою организаци юп. 1.5 Положения . Так что же, ОП не могут передавать деньги друг другу?

: Могут. Ведь ОП не являются отдельными юридическими лицам ист. 55 ГК РФ . Они - часть организации. Так что передача наличных из одного ОП в другое - это и есть сдача денег в свою организацию.

Как не допустить превышения лимита при наличии ОП, не имеющих своего счета в банке

Н. Семиухова, г. Орел

У нас несколько ОП без расчетного счета. Хотим установить свой лимит остатка наличных в кассе для каждого из них. Ведь каждый должен знать, сколько денег он может оставить в своей кассе в конце дня. Как установить лимиты?

: Вы можете:

• <или> внутренним приказом закрепить за каждым из ОП свой лимит как «кусочек» лимита организации. При его расчете вовсе не обязательно пользоваться предложенной ЦБ методикой - исходите из потребностей каждого ОП в наличных и наличия у него возможности оперативно сдавать деньги в банк, в кассу другого ОП либо в основную. Минус такого варианта - может получаться так, что зарезервированный за каким-то из ОП лимит оказался им не востребованным, а другому подразделению своего лимита, наоборот, не хватило;
• <или> выяснять остатки в конце рабочего дня (до выведения остатков в кассовых книгах) по телефону либо вести электронный обмен данными и затем оперативно решать, кому и сколько оставить в кассе.

Сдача выручки ОП на «транзитные» счета не приводит к отдельному лимиту

С. Коробейщикова, г. Москва

У нас несколько ОП в разных городах. Там мы открыли в банках специальные счета, на которые ОП сдают свою выручку, а оттуда она раз в трое суток автоматически списывается на расчетный счет организации. Ни снять деньги с такого счета, ни перечислить их оттуда ОП не может. То есть распоряжаться средствами на этих счетах может только генеральный директор. Считаются ли наши ОП имеющими свой счет, то есть обязаны ли мы каждому установить отдельный лимит?

: Устанавливать отдельные лимиты вы не должны. Положение обязывает иметь свой лимит те обособленные подразделения, которым открыт банковский сче тп. 1.2 Положения . Средствами на таком счете вправе распоряжаться руководитель ОПп. 4.3 , подп. «д» п. 4.1 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И .

В вашем же случае такого нет - распоряжаться так называемыми транзитными счетами работники ваших подразделений не могут.

Сколько кассовых книг положено ИП

О. Немченко, г. Брянск

Я работаю бухгалтером у предпринимателя. У него есть точки продаж в нескольких населенных пунктах, свою выручку кассиры этих магазинчиков сами сдают в банк на счета ИП или частично расходуют. Как нам вести кассовые книги? Так же как обособленным подразделениям организации?

: Для вашего случая правил в Положении нет. Давайте исходить из главной цели - вовремя отражать все наличные в кассовых документах. Тогда оштрафовать ИП за неоприходование выручки будет нельзя. Так что у вас есть варианты.

ВАРИАНТ 1. В каждой точке, где есть операции с наличными, вести свою кассовую книгу.

ВАРИАНТ 2. Сделать единую книгу, при этом в удаленных точках вести ее разделы. То есть поступать так же, как раньше поступали организации с ОП (подробно об этом мы рассказывали в , , и , 2009, № 6, с. 60).

ВАРИАНТ 3. Вести одну-единственную кассовую книгу, передавая все кассовые документы из магазинов самому ИП.