НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ 2017: затраты на замену окон и дверей в офисе фирмы.

Часто компания в собственном офисном здании устанавливает новые пластиковые окна, меняет двери. К каким расходам — капитальным или текущим — относятся такие затраты и как их отражать в бухгалтерском и налоговом учете, расскажем в этой статье. К капитальному ремонту зданий и сооружений относятся работы по восстановлению или замене их отдельных частей или целых конструкций, деталей и инженерно-технического оборудования — в связи с их физическим износом и разрушением — на более долговечные и экономичные, улучшающие их эксплуатационные показатели. Исключение — полная замена основных конструкций, срок службы которых является наибольшим (каменные и бетонные фундаменты, все виды стен здания, трубы подземных сетей, опоры мостов и т.д.). Текущий ремонт заключается в систематически и своевременно проводимых работах по предупреждению износа конструкций, отделки, инженерного оборудования, а также по устранению мелких повреждений и неисправностей.

Таким образом, демонтаж окон, дверей, установка дверных блоков и дверей, металлопластиковых окон могут быть классифицированы как капитальный ремонт. Такие затраты учитывают в налоговом учете в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В целях налогообложения прибыли расходы на замену окон и дверей признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором были сделаны, в размере фактических затрат (пункт 1 статьи 260 НКРФ). При этом стоимость самого здания они не увеличивают. Кроме того, в данном случае не имеет значения и стоимость каждого окна или двери (больше или меньше 40 000 рублей). В качестве отдельных объектов или отдельных частей основного здания их не отражают.

НДС к вычету при проведении ремонтных работ

Что касается НДС, его можно принять к вычету в том случае, если ремонтируемое здание компания использует в деятельности, облагаемой НДС (пункт 2 статьи 171 НК РФ).

При этом вычет возможен, если выполнены такие условия: подписан акт приемки-сдачи работ и подрядчик выставил счет-фактуру на стоимость работ с выделенным НДС. Если здание, в котором меняются окна и двери, используется в деятельности, не облагаемой НДС, то сумму налога по ремонтным работам к вычету принять нельзя. Ее нужно учесть в стоимости ремонта (пункт 2 статьи 170 НК РФ).

Пример бухгалтерской проводки замены окон в офисе подрядчиком

В здании, которое принадлежит компании, проводится замена деревянных окон на пластиковые. Для выполнения работ привлекается сторонний подрядчик. Стоимость проводимых работ составляет 590 000 рублей (в том числе НДС — 90 000 рублей). Компания ведет в здании деятельность, облагаемую НДС. Эти операции отражают в бухучете записями:
— дебет 19 кредит 60: 90 000 рублей — учтен НДС по работам, связанным с установкой окон;
— дебет 20 (26, 44) кредит 60: 500 000 рублей — учтены расходы на проведение работ;
— дебет 60 кредит 51: 590 000 рублей — оплачены работы подрядчика;
— дебет 68 кредит 19: 90 000 рублей — НДС принят к вычету.

Другой пример: проводка при покупке материала самостоятельно

В здании, которое принадлежит компании, проводится замена деревянных окон на пластиковые. Компания покупает окна самостоятельно, общая стоимость — 295 000 рублей (в том числе НДС — 45 000 рублей). Для их установки привлекается сторонняя подрядная организация. Стоимость проводимых работ составляет 59 000 рублей (в том числе. НДС — 9000 рублей). Компания ведет в здании деятельность, облагаемую НДС. Эти операции отражаются в бухгалтерском учете записями:
— дебет 19 кредит 60: 45 000 рублей — учтен НДС по приобретенным пластиковым окнам;
— дебет 10 кредит 60: 250 000 рублей — оприходованы пластиковые окна для установки;
— дебет 60 кредит 51: 295 000 рублей — перечислено за пластиковые окна контрагенту;
— дебет 68 кредит 19: 45 000 рублей — НДС принят к вычету;
— дебет 19 кредит 60: 9000 рублей — учтен НДС по работам, связанным с установкой окон;
— дебет 20 (26, 44) кредит 60: 50 000 рублей — учтены расходы на проведение работ по установке пластиковых окон;
— дебет 60 кредит 51: 59 000 рублей — оплачены работы подрядчика;
— дебет 10 «Материалы, переданные в переработку» кредит 10: 250 000 рублей — учтена стоимость пластиковых окон, переданных подрядчику для установки;
— дебет 20 (26, 44) кредит 10 «Материалы, переданные в переработку»: 250 000 рублей — отражена стоимость пластиковых окон, установленных подрядчиком;
— дебет 68 кредит 19: 9000 рублей — принят к вычету НДС по работам, связанным с установкой окон.

Замена окон и дверей в арендованном офисе

По общему правилу арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт, если иное не установлено договором аренды (пункт 2 статьи 616 ГК РФ). Если в договоре аренды ничего не сказано, арендатор, сделавший капитальный ремонт, не может учесть затраты в целях налогообложения прибыли, ведь этот ремонт должен проводить арендодатель. Если ремонт окон и дверей капитальный, то на арендатора договором либо отдельным дополнительным соглашением могут быть возложены обязанности по проведению капитального ремонта имущества, и это обязательно должно быть отражено в договоре аренды.

Для подтверждения необходимости ремонта и оформления дефектов окон и дверей, выявленных по результатам контроля, рекомендую составлять аналог акта о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16), что позволит улучшить экономическую обоснованность расходов на ремонт. При ремонте окна и двери помещения могут быть заменены полностью и на более современные. Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта применяется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма N ОС-3).

Так, материальные запасы могут быть разделены на:- потребляемые (канцелярские принадлежности; хозяйственные материалы; продукты питания; строительные и горюче-смазочные материалы и т.п.);- непотребляемые (одежа и обувь; постельное белье и постельные принадлежности; составные части компьютеров, в том числе клавиатуры, манипуляторы типа «мышь»; бензомоторные пилы и т.п.).При определении в учетной политике порядка списания различных материальных запасов госучреждению желательно исходить прежде всего из того, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материальных ценностей, насколько они значимы.

Акт на списание материалов

Внимание

Кроме списывания материалов в процессе ежемесячного подведения итогов случаются ситуации расходования материальных ценностей, не связанные с текущим производством. Такие операции также требуют оформления акта на списание материалов.

Но недостаточно указать вид материала и причину расхода, нужно правильно составить документальное подтверждение. Что это такое Из самого наименования документа – акт списания материалов – следует, что он удостоверяет израсходование материальных ценностей.

Важно

То есть расходованные средства больше не используются в производстве и не должны отображаться в учете. Обоснованием снятия с учета становится акт списания.

Инфо

Под материальными ценностями подразумеваются средства, приобретенные за счет организации. Использоваться они могут при создании продукции, для удовлетворения нужд предприятия, реализации трудовой деятельности.

Строительство хозяйственным способом: бухгалтерский учет и налогообложение

Какие еще документы, кроме акта (ф. 0504230) необходимы для подтверждения списания в бухгалтерском учете строительных материалов на текущий ремонт помещения хозяйственным способом? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Непосредственно списание строительных материалов, израсходованных в целях ремонта помещения хозяйственным способом, оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230), который служит основанием для отражения в учете учреждения выбытия со счетов учета материальных запасов. Иных обязательных к применению унифицированных форм первичных документов, служащих основанием для списания материальных запасов, в том числе строительных материалов, с балансовых счетов действующее законодательство не предусматривает.

Как составить акт на списание материалов

Смены центра ответственности при таком ремонте не происходит, разделение затрат не требуется, ремонт такого типа не требует особых испытаний. В этой связи акт по форме N ОС-3 не заполняется. Пример 2 Условие, как в примере 1.
Кроме того, попутно устанавливается и испытывается газовое оборудование, система электронного зажигания. В данном случае помимо текущего ремонта осуществляется модернизация (установка нового оборудования, приводящего к качественному изменению свойств объекта основных средств).

Работы осуществлялись одновременно, требуется разделение затрат. В этой связи акт по форме N ОС-3 должен заполняться.

Пример 3 Осуществляется покраска фасада здания цеха согласно системе планово-предупредительных ремонтов. При этом работа в здании цеха не прекращается.

Форма м-29 на списание материалов в строительстве

При ремонте ОС хозспособом учет списания материалов и рабочего времени ведется с использованием форм N Т-13, М-8, М-11 и других, при подрядном способе — форм N КС-2 и KC-3. Если подрядчики используют при ремонте материалы заказчика, то оформление расходов производится по формам N М-8, М-11.

Какая форма должна составляться при передаче материалов подрядчику, а какая — при передаче объекта в ремонт? Можно ли для этой цели применять форму N ОС-1 ? В соответствии с п.76 Методических указаний по бухучету ОС приемка объектов оформляется формой N ОС-3 только по окончании капремонта. В то же время в описании к новой форме N ОС-3 не конкретизировано, на какой вид ремонта она оформляется.

Оформление и отражение в учете текущего ремонта

В любом производстве не обойтись без списывания материальных ценностей. Причины могут быть разными, но всегда должна присутствовать документальная обоснованность процесса.
Как составляется акт при списывании материалов? Производственные процессы неизменно сопровождает пользовательский расход сырья и материальных ценностей.

• Общие аспекты
• Образец составления формы акта на списание материалов

Израсходованные материалы должны отображаться в учете. То есть расход подлежит документированию в подтверждение списывания.

Как правильно подготовить акт при списании материалов? Списанию подлежит не только сырье, применяемое для производства продукции. Списываются любые израсходованные хозяйствующим субъектом материалы и ценности.

Помимо того, что подтверждение списания важно для достоверности учета, огромную роль документированность имеет и для налогообложения.

Списание материалов не может происходить без веских на то оснований, подтвержденных определенной доказательной базой. В частности, при процедуре списания материалов могут использоваться вспомогательные документы.

Итак, это:

• отчеты о произведенной за определенный период продукции (ее объем, наименования и т.д.);
• отчеты материально ответственных лиц об использованных материальных ценностях;
• письменные документы о расходах материалов свыше установленных нормативов (с обоснованием этих фактов);
• утвержденная калькуляция по нормам материальных затрат для изготовления единицы товара;
• прочие финансовые и учетные документы.

Перед списанием материальных ценностей на предприятии должна быть проведена инвентаризации имущества с внесением её результатов в соответствующие документы.
Если заказчик передает подрядчику на давальческой основе запасные части для ремонта, то хотя они и не переходят подрядчику в собственность, все равно передача оформляется соответствующими актами или накладными. К сожалению, их форма не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие формы организация может разработать самостоятельно, не забыв в них про обязательные для первичных документов реквизиты. Перечень таких реквизитов установлен ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету ОС утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7.

Как составить акт на списание материалов хозспособом

В этом случае: объект не выходит из зоны ответственности; текущий ремонт не влияет на работу цеха и призван предотвратить преждевременное разрушение фасада; разделения затрат не требуется. Поэтому, по мнению автора, нет необходимости оформлять документы о передаче объекта в ремонт и приемке из ремонта.

Вполне достаточно ОРД (организационно-распорядительного документа), например приказа руководителя о выделении средств на текущий ремонт фасада здания. При этом если ремонт осуществляется подрядчиком (ремонтной организацией), то подрядчиком в 2 экземплярах оформляются формы N КС-2, КС-3.

На их основании бухгалтерия и относит стоимость ремонта на текущие расходы. Если же ремонт осуществляется собственным малярным подразделением организации, то расходы осуществляются на основании форм N М-8, М-11, Т-13 и т.д. Пример 4 В результате аварии вышел из строя гидравлический пресс.
На текущий ремонт В качестве подтверждения обоснованности списания материалов на текущий ремонт составляется акт осмотра помещения, подлежащего ремонту с указанием показаний. Перечень предстоящих работ утверждается руководителем. На основании перечня готовится смета ремонта, в ней отображается необходимое количество материалов. Стоимостные показатели при этом условны. Главное это не допустить перерасхода материалов или обосновать таковой. На основании сметы составляется акт списания материалов на текущий ремонт. В акте отображаются фактически израсходованные материалы с указанием их стоимости и затрат на приобретение. Пример заполнения Форма акта на списание материалов произвольна. Но следует составить документ так, чтобы не возникало дополнительных вопросов относительно причин и оснований списания.

Оформление акта на списание материалов требуется в тех случаях, когда имеющиеся на балансе организации материальные ценности и запасы по каким-либо причинам пришли в негодность. Списание происходит в строго установленном порядке и фиксируется в соответствующем акте.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта на списание материалов.docСкачать образец заполнения акта на списание материалов.doc Порядок списания материалов Для списания материальных ценностей требуется создание специальной комиссии. В ее состав входят материально ответственные лица, как правило, из разных структурных подразделений предприятия.

Именно в их обязанность входит выявление и освидетельствование повреждений, дефектов или неисправностей оборудования, техники, мебели, хозяйственного инвентаря, инструментов и пр. ценностей, содержащихся на балансе организации.
Согласно п.27 ПБУ 6/01 затраты на восстановление объекта ОС отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся (восстановление объекта ОС может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции). В то же время затраты на модернизацию и реконструкцию объекта ОС после их окончания могут увеличивать первоначальную стоимость такого объекта, если в результате улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т. п.) объекта ОС. Учет затрат, связанных с модернизацией и реконструкцией (включая затраты по модернизации, осуществляемой во время капитального ремонта), ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений (п.73 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденным Приказом Минфина России от 20 июля 1998 г. N 33н).

Организация планирует провести текущий ремонт собственного помещения (офиса) своими силами. Закупили краску, обои и прочие материалы. Какими документами должен быть оформлен текущий ремонт, произведенный собственными силами? как списывать закупленные материалы?

и в бухгалтерском, и в налоговом учете затраты на текущий ремонт списываются единовременно. При этом важно правильно оформить подтверждающие документы, чтобы текущий ремонт не был расценен налоговыми органами как модернизация или реконструкция.

Подробный порядок учета затрат на ремонт собственными силами приведен ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия

1. Статья: Ведомость, которая подтвердит правомерность расходов компании на ремонт (Журнал «Главбух» №4, 2010)

Когда понадобится документ

Дефектная ведомость – это основной документ, который позволит компании обосновать и подтвердить расходы на любой ремонт имущества - текущий или капитальный, проводимый собственными силами предприятия или с помощью привлеченных подрядных организаций.

Предъявив ведомость налоговым инспекторам, бухгалтер предприятия продемонстрирует, что ремонтные работы действительно были необходимы. И что это именно ремонт, а не модернизация или реконструкция. Следовательно, истраченные средства списаны единовременно в полном соответствии с требованиями Налогового кодекса.*

Вообще перечень документов, которыми в налоговом учете необходимо подтверждать расходы на ремонт основных средств, в кодексе не установлен. Он лишь разрешает в этих целях обращаться к бумагам, косвенно подтверждающим затраты (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Как правило, в ходе ремонтных работ бухгалтер составляет несколько документов (см.врезку). Но, повторимся, отличить ремонт от модернизации позволит именно акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства, или по-другому дефектная ведомость.

Тем более что чиновники не раз подтверждали: расходы на ремонт сломанного основного средства можно смело признавать в составе прочих, если есть дефектная ведомость. В частности, такой вывод содержится в письме Минфина России от 4 декабря 2008 г. № 03-03-06/4/94.

Как лучше оформить ведомость и что в ней указать

Строго утвержденной формы для документа, который подтвердит обнаруженные дефекты, нет. Бухгалтер компании может самостоятельно разработать нужный бланк. После этого образец документа важно закрепить в учетной политике. И конечно, проверить, чтобы собственный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".*

Некоторые бухгалтеры для подтверждения расходов на ремонт используют акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16), утвержденный постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7. Мы не рекомендуем так поступать. Данную форму применяют при выявлении дефектов оборудования в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля. К ремонту такой бланк отношения не имеет.

Как вариант, форму № ОС-16 можно взять за основу, исключив ненужные графы и добавив свои. Главное – в акте необходимо указать выявленные неисправности основного средства. А также предложения, как такие дефекты устранить (см. образец акта). Такая бумага будет свидетельствовать о том, что организация правомерно списала затраты на ремонт*.

Количество экземпляров дефектной ведомости или акта зависит от того, кому принадлежит ремонтируемое имущество и кто будет делать ремонт. Если компания решила своими силами отремонтировать собственное основное средство, достаточно одного экземпляра*.

Если же работы будет выполнять сторонняя организация, лучше заполнить несколько ведомостей. Одну себе и одну подрядчику. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон.

В каких еще случаях поможет документ

Есть еще ряд ситуаций, когда дефектная ведомость поможет обосновать затраты в налоговом учете.

Компания формирует резерв на ремонт. Предприятия могут формировать резерв на ремонт основных средств, закрепив это в своей учетной политике. В налоговом учете такая возможность предусмотрена пунктом 3 статьи 260 кодекса, а в бухгалтерском – пунктом 72Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Предполагаемую годовую сумму резерва необходимо обосновать соответствующими документами. В числе таких бумаг может быть и дефектная ведомость.

С работника нужно взыскать ущерб. Допустим, работнику было вверено какое-либо имущество, принадлежащее компании. Если человек сломает вещь, потеряет ее или, скажем, не вернет при увольнении, работодатель вправе будет потребовать с него возместить сумму причиненного ущерба. Размер ущерба и причины его возникновения определяет комиссия из специалистов организации. После того как будет проведена проверка, члены комиссии подпишут акт инвентаризации, а также дефектную ведомость. На основании этих документов будет сделано заключение о размере ущерба.

Какие еще документы подтвердят расходы на ремонт основного средства*

1. Приказ руководителя организации о проведении ремонта, составленный в произвольной форме.

2. График ремонтных работ и сметно-техническая документация, отражающая этапы ремонтных работ, затраты труда, перечень и стоимость материалов и общую стоимость ремонта.

3. Накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

4. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

5. Инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме № ОС-6 (утв.постановлением Госкомстата России № 7), куда вносятся сведения о проведенном ремонте.

Акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства. Образец

2. Статья: Документы, которые помогут вам обосновать затраты на ремонт силами компании (Журнал «Главбух» №1, 2011)

Когда понадобятся документы

Помещение, в котором расположены офис компании или производство, нуждается в ремонте. Нанимать для этого стороннюю компанию порой не имеет смысла – все то же самое, но за меньшие деньги могут сделать свои же рабочие.

Сумму, потраченную на ремонт, можно списать в расходы сразу в полном объеме. Об этом сказано в пункте 1 статьи 260 Налогового кодекса РФ*. Так поступить можно и в случае, когда помещение арендованное. Только основанием здесь уже будет пункт 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Конечно, при условии, что собственник помещения не возместил вашей компании стоимость ремонта.

Организацией и сметой ремонтных работ займутся управленцы. Главная же забота бухгалтера – оформить бумаги так, чтобы налоговики не придрались и не приняли текущий ремонт за модернизацию или реконструкцию. Ведь при ремонте затраты можно списать сразу, а при реконструкции (модернизации) – через амортизацию.*

Еще одна опасность – доначисления по НДС*. Если инспекторы во время проверки решат, что ремонт относится к строительно-монтажным работам, то могут начислить налог на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Разница между ними есть, и вот какая: ремонт основного средства не увеличивает стоимость и не изменяет первоначальные свойства объекта в отличие от строительно-монтажных работ, в результате которых либо возникает новый объект, либо изменяются первоначальная стоимость и свойства существующего. Второе возможно в случае достройки, реконструкции, модернизации*. По крайней мере такое мнение высказали чиновники из Минфина России еще в 2003 году и придерживаются его до сих пор (письмо от 5 ноября 2003 г. № 04-03-11/91) То есть, к примеру, теплый склад в результате ремонта не может превратиться в столовую. И это должно быть четко зафиксировано в ваших документах.* Перечень бумаг, которые подтвердят обоснованность ваших затрат на ремонт, можно увидеть ниже.

Как лучше оформить бумаги

Остановимся подробнее на двух актах – о сдаче-приемке выполненных работ и о списании материалов.*

Первый документ докажет налоговикам, что переданные материалы были потрачены действительно на ремонт *(см. образец ниже). Это убережет вас от доначислений по налогу на прибыль. В нем же нужно зафиксировать объем, в котором были произведены работы согласно утвержденной смете или отклоняясь от нее. Так как работы будут передаваться внутри предприятия, то их стоимость в акте сдачи-приемки указывать необязательно. Лучше сделать это в акте на списание материалов, который вы составите уже на основании первого документа*. См. пример того, как составить акт (образец ниже).

Акт сдачи-приемки ремонтных работ. Образец

Акт на списание материалов. Образец

Ну и конечно, общее правило для всех бумаг, составленных в произвольной форме: в документе должны присутствовать все реквизиты, перечисленные в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В данном случае обязательным реквизитом будут подписи всех членов комиссии, которая будет принимать работы или списывать материалы.*

О чем еще нужно не забыть

Вы оформили все документы по учету расходов. Но это еще не все. Не забудьте привести в порядок бумаги на отремонтированное помещение (или другое основное средство). А именно:
– оформить акт о приеме-сдаче отремонтированного объекта основных средств по форме № ОС-3 (в нем также нужно указать вид ремонтных работ и их стоимость);
– внести данные о выполненных работах в инвентарную карточку по форме № ОС-6.*

Эти документы докажут налоговикам, что деньги потрачены на текущий ремонт*

1. Дефектная ведомость и приказ директора о проведении ремонта.

2. Накладные от поставщиков материалов.

3. Смета расходов, ведомости по зарплате сотрудников, занятых в ремонте.

4. Акт о списании израсходованных материалов.

5. Внутренний акт о приемке-сдаче выполненных работ.

6. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (по форме № ОС-3).

7. Бухгалтерская справка (в ней можно указать общую стоимость ремонта: заработную плату рабочих, сумму страховых взносов, расходы на материалы и пр.).

8.Накладная о перемещении материалов. Последний документ может быть типовым. Например, требование-накладная по форме № М-11, если ремонт проводится на той же территории, что и склад материалов. Или накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) в случае, когда ТМЦ использовались в другом месте.

3. Книга: Годовой отчет-2012

1.9.16 Расходы на ремонт офиса. Бухгалтерский учет.

Согласно требованиям действующего законодательства компания должна списывать затраты на ремонт как текущие расходы в полном объеме. После завершения ремонта все расходы единовременно списываются на счета учета затрат 20 (25, 26, 44) в зависимости от специфики деятельности фирмы*. Если в фирме создана ремонтная служба, то затраты на ремонт сначала отразите по дебету счета 23, а затем спишите с кредита счета 23 в дебет счетов учета затрат.

Автономное учреждение (школа) в целях подготовки к новому учебному году провело текущий ремонт учебных кабинетов своими силами, в связи с чем были закуплены краска, лак, фанера и т.д. Вопрос: 1. Какие документы, кроме акта на списание, необходимы чтобы списать материалы для текущего ремонта (читала что нужны приказ на проведение текущего ремонта, дефектная ведомость, смета и акт выполненных работ)? 2. Как правильно оформить данные документы, прошу привести примеры?

Ответ

Необходимость проведения ремонтных работ должна быть подтверждена документально. Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость). Можно использовать самостоятельно разработанный бланк, например, акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства. Примерная форма акта приведена ниже. Также учреждению целесообразно составить смету на проведение ремонтных работ. Если ремонт ведется собственными силами, то расходы на его проведение отражаются по соответствующим статьям затрат и, как правило, ограничиваются стоимостью использованных материалов.

При ремонте своими силами для подтверждения выполнения ремонтных работ потребуются:

– документы, в которых отражена оплата приобретенных материалов для проведения работ;

– акт на списание материальных запасов (ф. 0504230) Скачать форму , отражающий расходование материалов.

Данный акт применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухучета материальных запасов. В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, они прилагаются к Акту (Методические указания по применению форм первичных учетных документов, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.2010 г. № 173н). В графе 8 «Направление расхода» данного акта указывается соответствующее основание (ремонт определенного объекта). Если имеются какие-то распорядительные документы руководителя о ремонте (приказ, расчеты, сметы) – они прилагаются к акту. Пример заполнения акта на списание материальных запасов (ф. 0504230) приведен ниже.

Подтверждение объема фактически выполненных работ может осуществляться на основании акта, оформленного по форме, утвержденного в составе учетной политики учреждения. Формы № КС-2 или № КС-3 в данном случае не подходят.

Заключительный этап оформления хозяйственных операций, связанных с текущим ремонтом зданий (сооружений) - оформление Акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма 0306002). При осуществлении текущего ремонта хозяйственным способом данный Акт составляется в одном экземпляре, подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Пример заполнения Акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма 0306002) приведен ниже.

Необходимость проведения ремонтных работ должна быть подтверждена документально ( , ). Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость).* Для некоторых отраслей предусмотрены унифицированные формы таких документов. Например, для оформления выявленных дефектов подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов используется дефектная ведомость, утвержденная . Дефекты основных элементов трубопроводов тепловых электростанций отражаются в ведомости дефектов трубопроводов (утверждена ).

Если унифицированной формы документа, подтверждающего обнаруженные дефекты, не установлено, используйте самостоятельно разработанный бланк, например, акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В акте необходимо указать неисправности основного средства и предложения по их устранению.

Количество экземпляров акта о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектной ведомости) будет зависеть от того, кому принадлежит имущество и кто будет делать ремонт. Если учреждение решило своими силами отремонтировать основные средства, достаточно одного экземпляра. Если работы будет выполнять сторонний подрядчик, акт (дефектную ведомость) лучше заполнить в нескольких экземплярах по числу участвующих в ремонте организаций. В этом случае документы должны подписать представители всех задействованных сторон.*

Если ремонтируется новое оборудование, неисправность которого была выявлена при его монтаже (т. е. до принятия на учет в качестве основного средства), используется акт о выявленных дефектах оборудования ().

При передаче основного средства в ремонт в специальное подразделение учреждения (например, ремонтную службу) следует составить накладную на внутреннее перемещение по (0306032). Если при ремонте местонахождение основного средства не меняется, накладную составлять не нужно. Такой порядок следует из указаний, утвержденных .

Если учреждение выполняет ремонтные работы не собственными силами, с исполнителями должен быть заключен договор подряда ().

Главбух советует: если объект основных средств передается подрядчику для длительного ремонта, оформите акт о приеме-передаче объекта основных средств в ремонт. В случае утраты (порчи) объекта основных средств подписанный акт позволит учреждению потребовать у подрядчика возмещения причиненных убытков (ст. 714 и 15 ГК РФ). При отсутствии такого акта доказать передачу данного объекта основных средств подрядчику будет затруднительно.

В договоре подряда может быть прописано, что материалы для ремонта основного средства заказчик передает подрядчику (). При передаче материалов составьте накладную на отпуск материалов на сторону (). На ее основании в учете отразите перемещение материальных запасов. Для контроля за ними к аналитическому счету 0.105.00.000, на котором учитываются передаваемые материальные запасы, можно открыть субсчет «Материальные запасы у подрядчика».

По окончании ремонта подрядчик должен сдать заказчику отчет об израсходованных материальных запасах (). На основании полученного отчета материальные запасы нужно списать на счета учета затрат.

По окончании ремонтных работ составляется акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств по . Его заполняют независимо от того, хозяйственным или подрядным способом выполнен ремонт. Только в первом случае учреждение оформляет бланк в одном экземпляре, а во втором – в двух (для себя и для подрядчиков). Акт подписывается:

• приемочной комиссией, созданной в учреждении;
• сотрудником, ответственным за ремонт основного средства (или представителем подрядчика);
• сотрудником, ответственным за сохранность основного средства после ремонта.

После этого акт утверждает руководитель учреждения, и его передают бухгалтеру. При получении акта сведения о проведенном ремонте отразите в инвентарной карточке учета основного средства по ). Об этом сказано в указаниях, утвержденных , и Методических указаниях, утвержденных .

Если подрядчик проводил ремонтные работы здания (сооружения или помещения), которые признаются строительно-монтажными, то дополнительно к акту по (0306002) должны быть подписаны акт приемки по и справка о стоимости выполненных работ и затрат по , утвержденные .

2. Статья: Списываем материалы для ремонта

Какие документы нужно оформить для списания стройматериалов на выполнение в учреждении ремонтных работ хозспособом?

В рассматриваемом случае основание для списания строительных материалов – Акт о списании материальных запасов (). Данный акт применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухучета материальных запасов. В случае если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, они прилагаются к Акту (Методические указания по применению форм первичных учетных документов, утвержденные ).

В графе 8 «Направление расхода» данного акта указывается соответствующее основание (ремонт определенного объекта). Если имеются какие-то распорядительные документы руководителя о ремонте (приказ, расчеты, сметы) – они прилагаются к акту.*

Другие документы, относящиеся к ремонту (например, табеля учета рабочего времени, накладные), являются основанием для отражения в учете иных соответствующих операций – начисления оплаты, перемещения материалов и т. д.

3. Статья: Ремонт офиса: подтверждение затрат

Какими документами оформить ремонт офиса собственными силами, а какими – с привлечением подрядчика?

Порядок оформления документов при ремонте помещений различного назначения не урегулирован. Организации самостоятельно разрабатывают систему внутреннего документооборота.

Например, для подтверждения экономической обоснованности расходов, связанных с ремонтом офиса, организация может составить акт осмотра офиса комиссией с указанием показаний для ремонта. Перечень необходимых работ следует утвердить приказом руководителя с назначением ответственного исполнителя. По перечню составляется смета на ремонт. В ней основными позициями будут объем работ и расчет необходимого количества материалов. Стоимостные показатели в такой смете будут играть условную роль. Здесь главное – не допустить перерасхода материалов либо обосновать его. Списание материалов можно оформлять актами, форма которых подлежит утверждению учетной политикой.* В них для списываемых материалов рекомендуется предусмотреть позиции: «По норме на объем выполненных работ», «Перерасход», «Экономия». В случае отклонения фактического списания материалов от нормы решения по таким отклонениям принимаются руководителем организации на основании служебной записки ответственного лица. Если допущен перерасход, то в случае признания его обоснованным стоимость перерасхода материалов подлежит учету в составе налоговых расходов.

В противном случае он покрывается за счет виновных лиц или за счет собственных средств организации без учета для целей налогообложения. Окончание ремонта можно оформить актом произвольной формы. Формы № КС-2 или № КС-3 в данном случае не подходят. Впрочем, можно оформить и № КС-2, подписав его в одном экземпляре.*

Если ремонт производится подрядчиком, то к договору с ним следует приложить смету с объемами работ и расчетом их стоимости. Утвержденная заказчиком смета будет являться обоснованием цены договора подряда. Ремонтные работы можно принимать по форме № КС-2. В ней отражаются объемы завершенных работ, по которым к заказчику переходят риски случайной гибели или повреждения результатов работ. Приемка работ производится в соответствии со статьей 753 ГК РФ и условиями договора.

4. Статья: Учет затрат на ремонт школы

Субъекты РФ должны отчитываться о числе общеобразовательных учреждений, здания которых находятся в аварийном состоянии или требуют капремонта*. Расскажем о том, на какие нюансы учета расходов надо обратить внимание в данном случае.

Что считается ремонтом

Ремонт основных средств следует отличать от иных мероприятий по восстановлению основных средств – реконструкции, модернизации и дооборудования.

Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные , устанавливают следующий перечень работ, которые относятся к текущему и капитальному ремонту (реставрации) нефинансовых активов:

устранение неисправностей (восстановление работоспособности) отдельных объектов нефинансовых активов, а также объектов и систем (охранная, пожарная сигнализация, система вентиляции и т.п.), входящих в состав отдельных объектов нефинансовых активов;

поддержание технико-экономических и эксплуатационных показателей объектов нефинансовых активов (срок полезного использования, мощность, качество применения, количество и площадь объектов, пропускная способность и так далее) на изначально предусмотренном уровне;

проведение некапитальной перепланировки помещений;

реставрация нефинансовых активов, за исключением работ, носящих характер реконструкции, модернизации, дооборудования.

План ремонта

Как правило, ремонты в образовательных учреждениях проводятся согласно системе планово-предупредительного ремонта. Она предполагает разработку и утверждение плана и сметы всех видов ремонтов на очередной финансовый год и на ближайшую перспективу (три–пять лет).

При разработке плана учитываются техническое состояние зданий и сооружений, необходимость замены конструктивных элементов, обеспечения нормального температурно-влажностного режима в помещениях школы и иные характеристики. Смета ремонта рассчитывается по объемам планируемых работ (с учетом потребности в материальных запасах). При этом могут отдельно планироваться и оцениваться ремонты, проводимые подрядным способом и собственными силами (хозяйственным способом). *

Бухучет расходов

Для целей бухгалтерского учета основное отличие всех видов ремонта (текущего, капитального и среднего) от иного восстановления основных средств заключается в том, что расходы на ремонт не увеличивают первоначальную (балансовую) стоимость активов, а списываются на увеличение текущих расходов.

В государственных и муниципальных учреждениях ремонт, как правило, финансируется за счет субсидий на выполнение госзадания (иногда капитальный ремонт может финансироваться за счет субсидий на иные цели), а мероприятия по восстановлению, увеличивающие первоначальную стоимость основных средств, – за счет субсидий на цели осуществления капитальных вложений (код финансового обеспечения – «6»).

Для финансирования расходов на ремонт основных средств могут привлекаться не только средства бюджета, но и собственные средства учреждения (полученные от приносящей доход деятельности).

Ремонтные работы на объектах, используемых в основной деятельности, как правило, финансируются за счет средств субсидий, выделяемых на финансирование государственных и муниципальных услуг.

Ремонт объектов основных средств, используемых в приносящей доход деятельности, обычно финансируется из собственных средств учреждения, которые получены от соответствующего вида деятельности, согласно плану финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Привлечение подрядчика

Для учета расходов на ремонт основных средств применяется код 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ. Однако Указаниями о порядке применения бюджетной классификации установлено, что по данной подстатье отражаются только расходы по оплате договоров на выполнение работ, оказание услуг, связанных с содержанием нефинансовых активов.

То есть код 225 следует применять только при осуществлении ремонта подрядным способом – когда для выполнения работ привлекаются сторонние специализированные организации.

При этом может возникнуть вопрос: следует ли отражать стоимость материальных запасов, использованных подрядчиком (исполнителем работ) по коду 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»? По мнению автора, в подобных случаях следует руководствоваться нормами гражданского законодательства. В соответствии со статьей 704 Гражданского кодекса РФ, если иное не предусмотрено договором подряда, работа выполняется иждивением подрядчика – из его материалов, его силами и средствами. При этом предполагается, что в цену договора включается стоимость и работ, и материалов.

Таким образом, если не заключается отдельный договор или соглашение на поставку материалов для ремонта, оснований для отражения их стоимости по коду 340 нет.

На практике данный вопрос должен решаться на стадии планирования бюджетных средств – если средства будут выделяться общей строкой по коду 225 (без выделения средств на финансирование ремонтных материалов), то договор подряда следует заключать без дополнительных условий.

В этом случае обязательства будут приниматься также в общей сумме.

Если же средства на приобретение материальных запасов выделяются отдельно, по нашему мнению, следует уточнить порядок их отражения в системном бухгалтерском учете – так как складской учет в данном случае вестись не будет (материалы фактически на склад учреждения не поступают).

При проведении ремонта основных средств, используемых в приносящей доход деятельности, соответствующие расходы, как правило, относятся на увеличение себестоимости услуг.

При этом предполагается, что ремонту за счет собственных средств подлежат здания и помещения, используемые при оказании платных образовательных услуг – то есть объекты основных средств общехозяйственного назначения.

Ремонт хозспособом

Если ремонт ведется собственными силами, то расходы на его проведение отражаются по соответствующим статьям затрат и, как правило, ограничиваются стоимостью использованных материалов. *

Штатные работники образовательного учреждения могут проводить ремонтные работы в рамках своих обязанностей. Поэтому обособление расходов на оплату труда (как в плановых документах, так и при отражении в учете произведенных затрат) работников, занятых ремонтом зданий и помещений школы, представляется необоснованным.

Особенностью ремонтных работ в школах является то, что часть материалов может поступать безвозмездно – от родителей учеников или местных организаций. Такие материалы должны приходоваться по соответствующему счету учета материальных запасов.

Налоговый учет операции

Напомним, что в соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ доходы в виде имущества, безвозмездно полученного государственными и муниципальными образовательными учреждениями на ведение уставной деятельности, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются.

В отношении материалов, полученных от разборки, демонтажа объектов или отдельных конструкций (что может быть обусловлено особенностями проведения ремонта), подобная льгота налоговым законодательством не предусмотрена.

В соответствии со статьей 250 Налогового кодекса РФ стоимость материально-производственных запасов, прочего имущества, полученного при ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении, частичной ликвидации основных средств, учитывается в составе внереализационных доходов.

Таким образом, стоимость материалов, полученных в результате ремонта, увеличивает налоговую базу, но если впоследствии они будут использованы в приносящей доход деятельности образовательного учреждения, их стоимость может быть включена в состав налоговых расходов (в налоговом учете суммы признаются, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены).

Важно запомнить
Ремонт в школе может выполняться за счет средств бюджета, доходов от приносящей доход деятельности и взносов родителей учеников.

5. Форма: Акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства

АКТ № 10 о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства* г. Москва 14.01.2013 Объект основных средств. В процессе осмотра объекта были выявлены следующие неисправности (дефекты).

Выполняя строительство, подразумевающее под собой возведение объекта большой площади, требуется использование немалого количества стройматериалов . Стоит отметить, что стоимость также напрямую зависит от количества применяемых материалов и цены на них. Даже в том случае, если осуществляется возведение небольших по площади зданий, требуется очень грамотный бухгалтерский учет. От правильности выполнения работ по учету зависит и налоговая база предприятия.

В данном вопросе немаловажную роль играет процесс списания . Данный процесс представляет собой учет отпущенных в производство и переданных для применения, а также проданных по каким-либо внештатным причинам. Стоит сказать, что процесс несколько отличается от учета товарных и материальных ценностей. Он начинается в процессе составления документации проектно-сметного типа. При разработке документов, осуществляется закладывание норм и нормативов, связанных с расходом.

Осуществление контроля

Для того чтобы определить, какое количество стройматериалов требуется на объекте, сотрудники производственно-технического отдела компании-застройщика выполняют расчет . Директора предприятий утверждают список сотрудников, которые будут являться ответственными за списание.

Чаще всего, данная задача возлагается на начальников производственных участков, сотрудников инженерного отдела и людей, работающих в бухгалтерии. Издавая внутренний приказ, устанавливается ответственность.

Помимо выполнения проверки, сотрудниками бухгалтерии выполняется процесс предотвращения к списанию и их необоснованным тратам.

Как проводится оценка

Достаточно важным в данном вопросе является выполнение оценки стоимости. В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете, стройматериалы должны учитываться в соответствии с их фактической стоимостью.

В данном случае идет речь, про сумму затрат, которая возникает в процессе доставки материалов на предприятие. Фактическая стоимость включает в себя цену строительного материала, расходы на транспортировку, оплату услуг консультантов, таможенные пошлины и так далее.

В процессе списания тех материалов, которые были предоставлены для использования, оценка их стоимости осуществляется отдельно по каждому из видов . В данном случае используются такие способы, как:

1. Себестоимость одной единицы являющихся выбывающими.
2. Расчет средней себестоимости.
3. Списание тех материалов, которые поставлялись самыми последними.

Используемые документы

К , которые позволяют осуществлять расчет количества материалов, предназначенных для списания, относят:

1. Акт приема работ , которые были выполнены (форма №КС-2). В данном документе представлено перечисление объемов реализованной работы, за определенный участок времени.
2. Акт инвентаризации производства , которое было не завершено. В документе размещено количество работ по конструктивным элементам части которых, не завершены.
3. Отчет про расход основных материалов , в соответствии с производственными нормами (форма М-29).

Под актом формы №КС-2 подразумевается документ, в котором идет речь про факт сдачи и приема работы, которые были выполнены. Данный документ является первичным и применяется для сдачи, а также приема всех видов работ подрядного типа, которые связаны со строительством объектов производственного, гражданского и жилищного назначения.

Стоит сказать, что данный документ составляется на основании информации, которая внесена в специальный журнал, в котором ведется учет всех завершенных работ. В данном акте может быть поставлена подпись, а также печать.

При составлении документа данного вида, в него вносится такая информация , как:

1. Дата заполнения документа.
2. Данные про заказчика, инвестора или подрядчика. Они подразумевают внесение информации, про саму организацию, ее юридический адрес, контактные данные.
3. Данные про строительный объект.
4. Таблица, в которой предоставлена информация, про выполнение работ. В нее вносятся данные связанные с видом работы, номером, единицей измерения, количеством, стоимостью.
5. Окончательная цена за выполнение работы.
6. Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность и подпись прораба, ответственного за выполнение работы в срок.

Документ формы М-29 является основанием для того, чтобы произвести списание на себестоимость работ. Помимо этого должно осуществляться сопоставление расхода материалов, которые определены производством. Составление отчета осуществляется человеком, который носит материальную ответственность.

Стоит сказать, что к объектам строительства относят все виды зданий или сооружений, которые возводятся. В том числе сюда относят не только само здание, но и специализированное оборудование, инструменты и инвентарь находящиеся на территории возведенного объекта.

В том случае, если на объекте осуществляет свою деятельность несколько сотрудников, выполняющих роль прорабов, то документ формы М-29 должен быть составлен старшим сотрудником. Чаще всего, он выступает в роли материально-ответственного лица. Отметим, что данный документ должен составляться каждый месяц.

Он составляется на основании актов проведения работ , которые были закреплены подписью заказчика. Информация, про нормативный расход материалов, а также количество, которое было израсходовано «по факту», заполняются человеком, который относится к лицам несущим материальную ответственность.

Помимо этого, в данном вопросе могут быть задействованы сотрудники работающие в производственном и технологическом отделах.

Необходимо отметить, что экономия и перерасход на объекте за один календарный месяц рассчитывается в качестве разности между расходами фактическими и теми, которые были посчитаны на основании норм процесса производства. При этом каждый из случаев является частным.

Осуществление контроля, за используемыми материалами, могут осуществлять сотрудники, относящиеся к службам технического и экономического вида. Помимо этого, контроль могут осуществлять директора предприятий.

Приведем случаи, когда происходит отклонение от норм . Также предоставим основную информацию про причины возникновения ситуаций подобного характера.

Достаточно часто, лица несущие материальную ответственность, аргументируют процесс экономии тем, что материалы действительно были получены и применены. При этом их поставка не была правильно оформлена. В подобных ситуациях они небыли оформлены поставщиком или же лицом, которое является материально ответственным.

Как следствие, при проведении учета, материалы просто не числятся и не могут быть подвержены процессу . Используя документ формы М-29, существует возможность отображения количества материалов, которые были сэкономлены за последний месяц.

В отдельных случаях, процесс экономии одного материала для строительства, может быть объясним перерасходом других материалов. Проще говоря, в ходе выполнения работ, вместо одного материала, использовался другой. Это актуально в том случае, если соблюдены такие условия , как:

1. Процесс замены материала может быть допущен в тех ситуациях, когда исходных материал отсутствует. При этом в данном случае имеется в виду материал, в нужном количестве и качестве.
2. Процесс замены осуществляется на материал, который очень похож по своим характеристикам с исходным.
3. Использование других материалов не может нарушить «технологию» производственного процесса и в значительной степени не влияет на себестоимость выполнения работ. К примеру, может быть осуществлена замена перемычек железобетонного типа на металлические профиля или арматуры.

Документ, представляющий собой допустимость замены, предоставляет главный инженер предприятия. В отдельных случаях, заключение может быть выдано в проектном институте, который разработал проект и смету на объект. Используя форму М-29, существует возможность правильно оформить документы . Это позволит сократить количество использования одного вида материалов и при этом, увеличить другое количество.

Осуществляя списание стройматериалов или каких-либо других материалов, применяемых в процессе возведения объекта, требуется брать во внимание то, что железобетонные изделия, металлические конструкции, а также изделия штучного типа не могут быть расходуемые в большем количестве, чем норма производственного характера.

Какие-либо потери в данном вопросе также должны быть исключены. Осуществление экономии не может относиться к товарным смесям, к примеру, бетону, так как они теряют свои характеристики за короткий период времени и могут применяться сразу же после того как были получены. Именно по этой причине, в отчет по состоянию на первое число каждого месяца не может быть внесен остаток товарной смеси.

В случае возникновения подобной ситуации, объяснение дается лицом, являющимся материально-ответственным . Тогда, когда объем работ с использованием товарных смесей – небольшой, допустимо изготовление в построечных условиях.

Крайне важно обеспечить правильность выполнения списания материалов в строительстве. В таком случае можно быть уверенным, что лишней траты денежных средств не возникнет и соответственно, не произойдут конфликтные ситуации с заказчиком. Оформление документов по списанию должно осуществляться специалистом, который владеет данным вопросом.

Формирование пакета документов для сметы — в данной инструкции.