Работника о потраченных средствах. Кроме того, вернувшись из служебной поездки, работник должен предъявить документы, подтверждающие произведенные траты.
Оформление служебного задания, командировочного удостоверения не является обязательным в настоящее время.
Учет расходов
Командировочные расходы включают в себя:
- суточные;
- затраты на транспорт;
- затраты на проживание;
- питание;
- прочие дополнительные расходы, связанные с командировкой.
Данные расходы покрываются денежными средствами, которые выдает организация работодателя работнику при выезде из постоянного места работы. Деньги могут быть выданы наличными из кассы на основании либо перечислены на счет работника. При этом работник должен быть включен в перечень подотчетных лиц, утвержденных руководителя, и за ним не должны числиться долги по ранее выданным суммам.
Вернувшись из командировки, работник должен в течение трех дней отчитаться перед бухгалтерией организации, предоставив отчет о произведенных командировочных расходов. Для этой цели применяется авансовый отчет, в котором указывается выданная сумма и произведенные расходы. Если деньги остались, то их следует сдать в кассу, если же, напротив, работник потратил сверх полученной суммы, то недостающие средства выдаются из кассы.
Для того чтобы бухгалтерия могла списать командировочные расходы и учесть их при расчете налога на прибыль, следует получить от командировочного подтверждающие документы.
Суточные
В связи с тем, что работник находится вне своего дома и имеет расходы, связанные с питанием, проживанием, обслуживанием себя, ему выдаются, так называемые, суточные, который представляют собой определенную денежную сумму фиксированной величины.
Размер суточных определяется самой организации, российское законодательство не ограничивает в этом вопросе работодателей. Единственная оговорка — сумма суточных в пределах 700 руб. не облагается подоходным налогом. Если в организации принято решение выплачивать работникам, направляемым в служебные поездки суточные сверх 700 руб., то сумма, превышающая эту величину, подлежит налогообложению.
Данное ограничение действует в отношении суточных, выплачиваемых при поездке по РФ. Если работник отправляется в зарубежную командировку, то налогом не облагается величина, равная 2500 руб.
Организация должна своим внутренним локальным актом определить сумму суточных, которые будут выплачиваться работнику, направляемому в командировку по РФ, за каждый день нахождения в ней.
Продолжительность командировки
Суточные платятся за каждый день командировки, при этом первым днем считается тот, в который работник выезжает из своего постоянного места работы, последний день — день возвращения в место нахождения постоянной работы. Например, если сотрудник выезжает в командировку 8 апреля 2016 года и приезжает обратно 10 апреля, то считается, что поездка длилась 3 дня, и суточные должны быть выплачена за 3 дня.
При этом не важно, во сколько работник выезжает и приезжает. Даже в случае, если время выезда составляет 11 часов вечера, а время приезда 3 часа утра, эти дни должны быть оплачены.
Количество дней командировки ранее определялось по командировочному удостоверению, при его отмене появилась необходимость в получении дополнительных документов, подтверждающих время нахождения в поездке — это может быть билет на поезд, самолет, автобус, документ из места проживания, а также иные документы.
Несмотря на то, что максимальный и минимальный размер суточных не ограничивается, работодателя, как правило, используют указанные 700 руб. в качестве оплаты за каждые сутки командировки.
Проживание
В случае бронирования гостиничного номера, возможна дополнительная оплата этой услуги, расходы на бронь также могут быть учтены в качестве командировочных расходов при наличии документа, подтверждающего эти траты.
Транспортные
Работодателем оплачивается стоимость проезда до места командировки, а также обратно. Кроме того, должен оплачиваться проезд в месте исполнения служебных обязанностей. Подтверждающими документами выступают — чеки, билеты, договор об аренде автомобиля, проездные документы.
Учет командировочных расходов в бухгалтерии
В бухгалтерском учете бухгалтер на основании предоставленных работником документов выполняет записи о списании затрат в расходы организации.
Проводки по учету командировочных расходов:
- Д71 К50 — выданы денежные средства на командировку;
- Д 50 К71 — возврат неизрасходованной суммы;
- Д71 К50 — доплата суммы, израсходованной сверх выданного ранее аванса;
- Д44 (20, 23, 25, 26, 29) К71 — списаны расходы в случае, если командировка связана с основным видом деятельности организации;
- Д08 К71 — списаны расходы на командировку, в случае если основная ее цель — это приобретение основного средства;
- Д10 К71 — списаны расходы на приобретение материальных ценностей;
- Д91/2 К71 — расходы по командировке, носящей культурно-развлекательный характер;
- Д28 К71 — если основная цель поездки — это исправление бракованной продукции.
Если командируемый потратил полученный аванс на командировочные расходы на свои нужды, то эти средства не могут быть учтены организацией и могут быть удержаны из заработной платы работника, в этом случае выполняется проводки Д70 К71.
Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.
Суточные как часть командировочных расходов
Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:
- затраты на проезд к месту командировки и обратно;
- оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
- собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.
То есть суточные - это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.
Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.
Что входит в суточные командировочные расходы
Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.
Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.
За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.
Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».
Размер суточных при командировках
Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.
Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.
По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.
Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.
Выплата суточных расходов при командировке
Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.
Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.
Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.
Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.
Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.
Если в фирме сотрудники выезжают из своего города для выполнения служебных заданий, то получают в кассе деньги на командировочные расходы. Затем бухгалтерия получает отчёт командированного. Бухгалтерам полезно узнать, как этот отчёт проверить, провести по бухгалтерскому учёту и не заплатить лишних налогов, все ли расходы считать обоснованными и оплачивать сотруднику.
Что относим к командировочным расходам
Работникам зачастую приходится отправляться в другие населённые пункты по служебной надобности. Такие поездки (командировки) предусмотрены законом (ст. 166 ТК РФ) и предполагают выполнение конкретных заданий. Понятие командировки не относится к наёмным работникам, у которых вид деятельности предполагает постоянную работу в дороге (водители междугородного транспорта, проводники и т. п.).
Ст. 167 ТК РФ гарантирует сотруднику возмещение работодателем тех расходов, которые связаны со служебной командировкой.
Согласно трудовому законодательству (ст. 168 ТК РФ) работнику, направленному в командировку, необходимо оплатить:
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- расходы по найму жилого помещения, например, оплату проживания в гостинице;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя.
К дополнительным расходам можно отнести, например, расходы на питание в кафе, проезд на городском транспорте в населённом пункте, куда сотрудник был командирован, оплату услуг такси. Сюда же относятся и расходы на услуги связи. Особенное внимание следует уделить согласованию между командированным сотрудником и работодателем представительских расходов.
Законодательство обязывает выдать из кассы сотруднику, направленному в командировку, аванс на оплату расходов в поездке. Важно, что все расходы сотрудника будут оплачиваться бухгалтерией на основании представленных им чеков и квитанций.
Вернувшись из командировки, сотрудник в течение трёх рабочих дней составляет отчёт, по которому работодатель проведёт по бухгалтерскому учёту расходы командированного сотрудника. Если на обоснованные и документально подтверждённые командировочные расходы сотрудник потратил личные средства, бухгалтерия возвратит человеку эти деньги. А если документально подтверждена не вся выданная из кассы сумма командировочного аванса, то неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу или эту сумму удержат из его ближайшей зарплаты.
Величина суточных при командировках устанавливается работодателем самостоятельно. Очевидно, что такая сумма должна быть экономически обоснована.
Единой нормы суточных командировочных расходов, которая была бы обязательна для всех организаций в 2018 году, не установлено. Однако законом установлен максимальный размер суточных, который для сотрудника не будет облагаться НДФЛ: для командировок по России 700 рублей в сутки, а для командировок за границу - 2500 рублей.
Видео: командировочные расходы
Какие бухгалтерские счета используются в проводках при отражении командировочных расходов
По установленному порядку сотрудник перед отъездом в командировку получает в кассе сумму на оплату командировочных расходов по расходному ордеру формы № КО-2 (). Бухгалтер работодателя подготавливает документ, а сотрудник расписывается в получении денежных средств.
Выданный аванс на командировочные расходы оформлен расходным кассовым ордером
Все более широкое распространение получают безналичные расчёты организаций со своими сотрудниками. Это относится не только к зарплате, но и к перечислению подотчётных сумм, в том числе командировочных, на зарплатные карты сотрудников (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02–03–10/37209 № 42–7.4–05/5.2–554).
На имя сотрудника разумно открыть корпоративную банковскую карту, на которую можно зачислить аванс на командировочные расходы. Это особенно удобно для сотрудников, часто выезжающих в командировку.
Вернувшийся из командировки, сотрудник составляет и предъявляет авансовый отчёт (форма № АО-1). На оборотной стороне его должны быть отображены все расходы командированного. Суточные отражают отдельной строкой. Остальные расходы (оплата за билет, плата за номер в гостинице или съёмное жильё и т. п.) отражают на основании приложенных билетов, чеков, квитанций, оформленных надлежащим образом. Эти документы должны соответствовать положениям ст. 252 НК РФ . Иначе подтвердить расходы командированному сотруднику будет невозможно. Хотя в особых случаях (например, при утере железнодорожного билета) такое возмещение производят на практике по отдельному алгоритму с составлением актов, приложением справок от транспортной организации, являющихся обоснованием расходов.
Авансовый отчёт при сдаче в бухгалтерию подписывает командированный (подотчётное лицо), затем на документе появляется подпись бухгалтера, который проверил отчёт. После этого отчёт подписывает главный бухгалтер и утверждает директор.
Если сотрудник, вернувшийся из командировки, не использовал часть выданного аванса, он обязан вернуть оставшуюся сумму в кассу. Эта сумма может быть удержана из ближайшей зарплаты сотрудника. Если сотруднику в командировке не хватило полученного аванса на обоснованные расходы и он потратил собственные деньги, ему возмещаются работодателем такие расходы.
Для учёта расчётов по командировкам используют счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», где по дебету отражают выданные суммы командировочного аванса, а по кредиту - расходы командированного сотрудника.
Таблица: проводки по компенсации командировочных расходов
| Дебет | Кредит | Бухгалтерская операция |
| 71 | 50 | Выдано под отчёт на командировку. |
| 71 | 51 | Перечислены командировочные на зарплатную карточку. |
| 55 | 51 | Перечисление аванса на специальную корпоративную карту. |
| 71 | 55 | Отражение расхода командированным средств со специальной карты. |
| 50 | 71 | Возвращены в кассу неизрасходованные суммы командировочного аванса. |
| 70 | 71 | Удержан из зарплаты неизрасходованный остаток аванса на командировку. |
| 71 | 50 | Выдана сотруднику сумма, равная личным средствам, обоснованно потраченным в командировке. |
Отдельные расходы, отражённые в авансовом отчёте, работодатель может не признать обоснованными. Эти суммы удерживают из зарплаты сотрудника, либо сотрудник самостоятельно возмещает сумму непризнанных расходов.
Таблица: проводки по суммам необоснованных затрат
В бухгалтерии проверка отчёта командированного начинается с подтверждения правильности расчёта суточных. Дневную сумму суточных умножают на количество дней командировки. В эти дни всегда входят день отъезда и день приезда. Эти даты проверяют по билетам, приложенным к отчёту.
Не имеет значения время отправления и прибытия транспорта.
Если поезд отправился 17 января в 23 часа 50 минут, то 17 января следует считать днём отъезда в командировку с платой за этот день суточных (даже если днём сотрудник находился на рабочем месте). И также днём приезда из командировки (с оплатой суточных) будем считать день, в который поезд командированного прибыл, например, в 2 часа ночи.
Командированному работнику оплачиваются все дни нахождения в пути
Суточные положено выплачивать также за выходные и праздничные дни, приходящие на срок командировки, а также за дни в пути. На выплату суточных не влияет включение стоимости питания в стоимость билета (Письмо Минфина от 02.03.2017 № 03–03–07/11901).
Расходы относят на те счета учёта, которые отражают цель работы сотрудника в командировке.
Если в приложенных к авансовому отчёту документах НДС выделен надлежащим образом (в счетах-фактурах, на бланках строгой отчётности), НДС по таким документам относим на счёт 19 и предъявляем в бюджет к вычету.
Стоимость проездного документа (билета на самолёт, автобус или поезд) возмещается работодателем. Обычно выбор категории транспорта согласовывается командируемым сотрудником с руководством, поскольку от категории транспорта зависит и стоимость билета.
Длительность командировки согласовывается работодателем и сотрудником самостоятельно и обосновывается приказом руководителя, а командировочное удостоверение оформлять с 2015 года не нужно (Постановление Правительства от 29.12.2014).
Таблица: проводки по учёту расходов командированного сотрудника
| Дебет | Кредит | Виды расходов |
| 20 (23, 25, 26, 29) | 71 | Основная деятельность компании, занятой производством (балансовый счёт зависит от вида деятельности командированного и задания на командировку). |
| 44 | 71 | Основная деятельность торговой компании. |
| 08 | 71 | Цель командировки - покупка и/или доставка новых объектов основных средств. |
| 10 | 71 | Сотрудник командирован для приобретения материалов, запчастей и т. п. |
| 28 | 71 | Перевозка бракованной продукции или выполнение гарантийного ремонта. |
| 19 | 71 | Выделение НДС по документам, приложенным к авансовому отчёту. |
| 68.НДС | 19 | НДС предъявлен к вычету. |
Если проезд командированного оплачивает напрямую работодатель, то билет нужно приходовать на счёте 50.3 «Касса. Денежные документы».
Таблица: проводки по оплате проездных документов
Налоговый учёт командировочных расходов
Российское налоговое законодательство не относит суммы, полученные от работодателя на расходы в командировке, к доходам командированного работника, поэтому такие суммы не входят в базу обложения по НДФЛ и по страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ и п. 3 ст. 217 НК РФ).
В эти необлагаемые суммы входят подтверждённые документами расходы на проезд от места расположения компании в пункт выполнения командировочного задания и обратно, а также все сопутствующие этому проезду обоснованные расходы (посадочные талоны, услуги аэропортов, оплата провоза багажа).
В состав необлагаемых сумм включены также расходы в населённом пункте, куда сотрудник был командирован. Сюда относят чеки гостиниц, чеки на оплату услуг связи.
Не облагаются налогом и суточные, но здесь установлен необлагаемый максимум: 700 рублей за день в РФ и 2500 рублей для командировки за пределы РФ. Это ограничение относится и к НДФЛ, и к страховым взносам (п. 2 ст. 422 НК РФ). Исключение для такого ограничения суточных составляют взносы по соцстраху «на травматизм» - для них необлагаемой считается вся сумма суточных, установленных в организации (Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14–03–11/08–13985).
Аналогично суточным производится налогообложение НДФЛ оплаты за наём жилого помещения в случае, когда не представлены документы (не более 700 рублей за день в РФ и не более 2 500 рублей за границей). Страховыми взносами здесь не облагается вся сумма.
В составе расходов для расчёта налога на прибыль учитывают в полном объёме фактические командировочные расходы (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), включая суточные. Эти затраты следует относить к общим расходам.
Исключение составляют оплата обслуживания в ресторане, дополнительное обслуживание в номере гостиницы и т. п. Такие расходы либо не признаются работодателем и оплачиваются за счёт личных средств командированного, либо (при согласовании с работодателем) списываются на расходы фирмы, но облагаются налогом на прибыль.
Общим основанием для приёма НДС к вычету является наличие счёта-фактуры. Для командировочных расходов можно принимать другие документы с выделенной суммой НДС, например, железнодорожные билеты (п. 1 ст. 172 НК РФ).
С 01.01.2017 услуги железной дороги по перевозке пассажиров облагаются по ставке НДС 0% (пп. 9.3 п. 1 ст. 164 НК РФ), поэтому к вычету по НДС может быть принят с оплаты за пользованию постельными принадлежностями.
Если в билете НДС выделен одной суммой с платы за пользование постельными принадлежностями и за услуги питания, НДС нельзя принять к вычету (Письмо Минфина от 06.10.2016 № 03–07–11/58108). Эта сумма будет отражена в расходах компании, не облагаемых налогом на прибыль.
Видео: подтверждение командировочных расходов
Пример бухгалтерского и налогового учёта командировочных расходов
Менеджер Д.В. Петров работает в ООО «Альфа» в Саратове. Петров был приказом директора ООО «Альфа» от 15.01.2018 направлен в командировку в Москву для переговоров и подписания договора с поставщиком.
В ООО «Альфа» установлена приказом директора сумма суточных для командировок сотрудников в размере 1000 рублей в день.
Петрову выдали под отчёт аванс в сумме 13400 рублей из расчёта на следующие расходы:
- оплата проезда из Саратова в Москву и обратно - 5200 * 2 = 10400 рублей;
19 января Д.В. Петров сдал в бухгалтерию ООО «Альфа» авансовый отчёт, в котором отражены следующие расходы:
- билет на проезд из Саратова в Москву 5145 рублей, в т. ч. дополнительные услуги (постельное белье) 218 рублей;
- билет на проезд из Москву в Саратов 5145 рублей, в т. ч. дополнительные услуги (постельное белье) 218 рублей;
- суточные за три дня 1000 * 3 = 3000 рублей.
Итоговая сумма фактических расходов Д.В. Петрова по авансовому отчёту составила 13290 рублей.
Авансовый отчёт Петрова содержит бухгалтерские проводки по учёту расходов, сделанных им в командировке
Оборотная сторона авансового отчёта Д.В. Петрова отражает каждый вид расходов со ссылкой на приложенные документы (два железнодорожных билета).
Авансовый отчёт Петрова (оборотная сторона) детализирует сумму расходов
Налогооблагаемой суммой по НДС в расходах Петрова является только стоимость пользования постельным бельём в поездах в сумме 218 * 2 = 436 рублей. Сумма НДС составляет 436 /118 * 18 = 66,51 рублей.
По командировочным расходам Д.В. Петрова бухгалтером сделаны проводки в учёте.
Таблица: проводки по учёту расходов командированного работника
| Сумма | Дебет | Кредит | Операция |
| 13 400 | 71 | 50 | Выдан Петрову под отчёт из кассы аванс на командировку. |
| 10223,49 | 26 | 71 | Списаны расходы на билеты за вычетом НДС. |
| 66,51 | 19 | 71 | Выделен НДС 18% по дополнительным расходам на пользование постельными принадлежностями в ж/д билетах Петрова. |
| 66,51 | 68.НДС | 19 | Выделенный НДС по дополнительными расходам предъявлен к вычету. |
| 3000 | 26 | 71 | Суточные Петрова списаны на затраты в полном объёме. |
| 117 | 71 | 68.НДФЛ | Начислен НДФЛ на суточные свыше 700 рублей в сутки ((1000 – 700) рублей * 3 * 13% = 117 рублей). |
| 110 | 50 | 71 | Петров возвратил в кассу неистраченные суммы. |
После возвращения из командировки сотрудник отчитывается перед работодателем в своих расходах. Бухгалтер должен знать, какой отчёт считать правильно составленным, как отразить расходы в бухгалтерии и в налоговом учёте.
За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)
19.06.2012начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:
Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.
Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:
Дебет 08 (10) Кредит 71 - если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 - если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;
Дебет 44 Кредит 71 - если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;
Дебет 28 Кредит 71 - если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;
Дебет 91-2 Кредит 71 - если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).
При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:
Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - списаны расходы на командировку.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60) - приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3 - выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 - списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).
На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.
В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):
Дебет 76 (60) Кредит 51 - оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:
Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) - отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.
На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) - учтены командировочные расходы сотрудника;
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 - начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.
Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки - заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:
Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 - учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;
Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 - списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).
Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.
Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:
Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) - учтен НДС по командировочным расходам;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - принят к вычету НДС по командировочным расходам.
Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки - заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.
К авансовому отчету приложены:
Счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
Два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС - 1800 руб. - выделена отдельной строкой).
За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).
В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:
Дебет 26 Кредит 71 - 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) - отражены суточные;
Дебет 26 Кредит 71 - 8000 руб. (9440 руб. - (9440 руб. × 18/118)) - включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;
Дебет 19 Кредит 71 - 1440 руб. (9440 руб. - 8000 руб.) - выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;
Дебет 91-2 Кредит 19 - 1440 руб. - списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;
Дебет 26 Кредит 71 - 10000 руб. - отнесена на расходы стоимость проезда;
Командировочные расходы - это расходы, оплачиваемые работнику за время его нахождения в командировке.
Состав командировочных расходов
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан оплатить работнику связанные с этим расходы, а именно:
Выплатить заработную плату за все время командировки (т.е. оплатить все рабочие дни, когда сотрудник находился в командировке и в пути);
Оплатить проезд к месту прибытия и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров);
Оплатить расходы работника на жилье (стоимость гостиничного номера или аренды квартиры);
Оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);
Компенсировать дополнительные расходы, которые командированный сотрудник произвел по согласованию с руководством.
Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.
Если все эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН.
По каким нормам возмещаются командировочные расходы
Нормативы и порядок возмещения работнику командировочных расходов как при командировках по РФ, так и за границу организация устанавливает сама в локальном нормативном акте, например в «Положении о служебных командировках».
Законодательством установлен норматив только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ, а именно не облагаются НДФЛ суточные:
За каждый день командировки по России в размере 700 руб.;
За каждый день загранкомандировки в размере 2500 руб.
Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН в том размере, в котором они установлены в локальном нормативном акте организации.
Командировочные документы
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, надлежащим образом оформленного комплекта документов в соответствии с требованиями действующего законодательства.
До начала командировки и выезда сотрудника в командировку работодатель должен оформить следующие документы:
Служебное задание;
Приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
Командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок следующие документы:
Командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращения на работу;
Командировочные расходы: подробности для бухгалтера
- Новшества в учете командировочных расходов
Правила применения КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности приведем... банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг... 000 Приняты к учету произведенные командировочные расходы на основании утвержденного авансового... бухгалтерском учете с 2019 года командировочных расходов учреждениям спорта необходимо учитывать... разрешения работодателя); 2) при выплате командировочных расходов (суточных, расходов на проезд, ...
- Командировочные расходы в 2019 году: КВР и КОСГУ
Аванса или выдаче перерасхода на командировочные расходы необходимо принимать во внимание следующие...
- Командировочные расходы: учитываем последние изменения
В отношении командировочных расходов и как они отражаются в учете? Командировочные расходы возникают почти... на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется... , подтверждающих произведенные расходы; 2) возмещение командировочных расходов осуществляется в размерах, установленных постановлениями... размеры возмещения командировочных расходов; 3) выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов, а также...
- Возмещение командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений
КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... КОСГУ отражается возмещение указанным лицам командировочных расходов на оплату услуг спортсооружений (использование... отношении выплат, связанных с возмещением командировочных расходов: Код ВР Вид расходов Код...
- Расходы на командировку при УСН: особенности их признания
Уменьшение налоговой базы на командировочные расходы в момент начала командировки... признать командировочные расходы? В данном случае компания должна признать командировочные расходы на дату... признания доходов и расходов, командировочные расходы учитываются при расчете «упрощенного» ... размере работодатель будет производить возмещение командировочных расходов своим работникам – он... внимание: При документальном подтверждении командировочных расходов на приобретение авиабилета необходимо учитывать...
- Командирование работников в 2019 году: какие новшества учесть?
А также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... , а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений... заключением. Нормы возмещения командировочных расходов. Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой... следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление...
- Командировка на один день: как оформить и учесть?
Выданному ему денежному авансу на командировочные расходы. Фактический срок пребывания в командировке... (п. 3 Постановления № 729). Учет командировочных расходов. Согласно Указаниям № 65н возмещение... зависимости от способа получения (возмещения) командировочных расходов в учете учреждений в соответствии... (перечислены) денежные средства на оплату командировочных расходов… …из кассы учреждения 1 208 ... сумм, выданных (перечисленных) для оплаты командировочных расходов… …в кассу учреждения 1 201 ...
- Верховный Суд разъяснил нюансы привлечения работников к материальной ответственности
ТК РФ гарантирует возмещение работодателем командировочных расходов работникам, направляемым на профессиональное обучение... основан на том, что командировочные расходы, понесенные работодателем в связи... предоставленных ему работодателем компенсаций (командировочных расходов) в связи с направлением... .; требование общества о возмещении командировочных расходов (стоимость проезда к месту... работодатель не вправе требовать возмещения командировочных расходов, поскольку такое требование противоречит...
- Гарантии и компенсации работникам, выполняющим государственные и общественные обязанности
Компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы. Все эти выплаты осуществляются за... Кроме того, таким заседателям возмещаются командировочные расходы при командировании в пределах РФ... компенсационное вознаграждение, а также возмещаются командировочные расходы в порядке и размерах, ... что суд возмещает присяжному заседателю командировочные расходы, а также транспортные расходы на... работы, учебы) и обратно, и командировочные расходы; прохождения военных сборов – освобождение от...
- Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
В командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы... в рамках «зарплатных» проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов... сведению: Порядок отражения в учете командировочных расходов зависит от того, может ли... целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из... 8 175 Для целей налогобложения командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из...
- Анализ судебной практики по кадровым вопросам учреждений
Договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Работник отозвал заявление об увольнении... договоре. Должен ли он возместить командировочные расходы? Оспариваемая норма На учеников распространяется... не стал взыскивать с женщины командировочные расходы. Он отметил, что перечень затрат...
- К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?
В командировку денежному авансу на командировочные расходы. Эта норма, очевидно, призвана прежде... задолженности работника перед ним по командировочным расходам. Работник должен представить документы, подтверждающие... , поскольку данные суммы не являются командировочными расходами, к ним не применяются п...
- Расчет по страховым взносам: сдаем без ошибок
Не отражает в расчете командировочные расходы и компенсацию за использование личного... фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов, а также вышеназванных компенсационных... в пользу работников, включая оплату командировочных расходов и упомянутые компенсационные выплаты, ... облагаемые страховыми взносами суммы оплаты командировочных расходов и компенсационных выплат необходимо... за вычетом упомянутых выплат по командировочным расходам и компенсационных выплат. Такие...
- Разрабатываем положение о командировках
Производится расчет суточных; наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом... все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре... , организации, в которое он командирован. Командировочные расходы Работодателю необходимо определить и зафиксировать...
- Вычет НДС по электронным билетам. Примеры
Могут заменить счет-фактуру по командировочным расходам. При этом согласно п. 18 ... по НДС; - учитываются в составе командировочных расходов при определении налоговой базы по... выдан под отчет аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб... средств Выдан работнику аванс на командировочные расходы 71 «Расчеты с подотчетными лицами... утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в виде стоимости авиабилетов до...