Как определить лимит по кассе. Наличие обособленных подразделений

При расчете лимита остатка кассы на предприятии стоит придерживаться определенного порядка. Рассмотрим, какие правила применяются в 2019 году.

Каждому бухгалтеру в случае наличия кассы на предприятии приходится рассчитывать лимит остатка наличных сумм в кассе. Определим, какие формулы в таком случае использовать, какие показатели учитывать при утверждении предельной суммы.

Что нужно знать?

Рассмотрим основные сведения, которые стоит знать при расчете суммы лимита кассы. А также выясним, какие законодательные акты регулируют данный вопрос.

Основные понятия

Лимитом кассы называют максимально допустимую сумму наличных средств, которые могут храниться в кассе. Все деньги, которые накапливаются в кассе сверх установленной суммы лимита, должны передаваться в банковское учреждение.

Лимит остатка средств в кассе устанавливает руководство предприятия или обособленных подразделений (при наличии открытого банковского счета).

Лимит кассы не может быть превышен. Нарушить такое правило можно только в некоторых случаях:

Превышение кассового лимита – это административное правонарушение, за которое назначается штраф для должностного лица – 4-5 тыс. рублей, для предприятия – 40-50 тыс. (согласно ).

Зачем он нужен?

Определение лимита остатка кассы является обязательной процедурой для всех бухгалтеров. В законодательстве говорится, что все предприятия должны устанавливать предел денежной суммы, которая может находиться в кассе.

И каждая организация понимает, что вся дневная выручка не может храниться в кассе. А для этого и вводится понятие лимита – суммы, что остается в сейфах на конец рабочего дня.

Такие деньги предназначены для ежедневного их использования на расходы. Любая сумма, что превысит установленный лимит, должна находиться на банковских счетах.

Список компаний, что должны не превышать утвержденные лимиты, представлен всеми организациями и учреждениями, у которых есть касса и которые осуществляют расчеты наличностью.

Физические лица со статусом индивидуального предпринимателя не должны подчиняться таким правилам.

Правовая база

Укажем, в каких нормативных документах содержится необходимая информация об установлении лимита кассы:

Как рассчитать лимит кассы на 2019 год?

Обычно предприятия пересматривают лимит в начале года. При этом учитывают несколько факторов:

объем оборота наличных денежных сумм на предприятии;
режим работы юридического лица;
сроки и порядок предоставления средств в банки;
прием денег обслуживающими банковскими учреждениями в конце рабочего дня или в выходные дни;
есть ли обособленные подразделения и т. д.

Для установления лимита кассы компания предоставляет в обслуживающее банковское учреждение расчет – , образец которой есть в интернете.

Если предприятие имеет несколько счетов в различных банках, то форма подается в один по выбору юридического лица. После утверждения лимита иные банки будут уведомляться.

Расчет стоит представить в 2 экземплярах, на которых отражают сумму лимита, а также цели, на которые могут быть израсходованы средства, находящиеся в кассе.

Один бланк на установление лимита остатка наличности передается представителям банка, второй останется на предприятии.

Заполняя форму расчета, сначала стоит отразить наименование фирмы, номер счета и название банка, что обслуживает компанию.
Стоит использовать показатели за прошлые 3 месяца.

Учитываются все поступившие наличные деньги в кассу, поскольку при проведении проверок принимают во внимание все поступившие средства в кассу.

Устанавливают также затраты, что понесены в расчетном периоде на оплату , общие хозяйственные расходы и т. п. Есть несколько исключений – социальные перечисления и зарплата сотрудникам.

Чтобы определить срок передачи средств в банк суммы сверх лимита, уточняют режим работы предприятия и время, когда сдается выручка. Учитывается и то, насколько удаленно располагается компания от банка.

Если она находится недалеко, то выручка сдается в конце рабочего дня. На следующий день буде обеспечено нормальный рабочий режим.

Если банковское учреждение прекращает работать ранее, в нем нет вечерней кассы, тогда выручка сдается на следующий день. А значит, лимит кассы устанавливается в рамках средней дневной выручки.

Если компания располагается далеко от банка, то можно сдавать выручку раз в несколько дней. Для таких фирм определяется лимит с учетом выручки и срока сдачи.

Если отсутствует выручка, то лимит определяется в размере средних показателей расхода за день. Нередко организации предпочитают перестраховаться на случаи непредвиденных затрат и завышают данные суммы.

Банк этому не всегда препятствует. Затем отражают цель, куда будет израсходовано средства. Банковское учреждение должно дать разрешение на превышение суммы лимита.

При этом будет учтено, есть ли долги перед бюджетом, внебюджетным фондом, банком и поставщиком. Сведения об установленной сумме лимита должны отражаться в учредительных документах.

Например, составляется приказ, который подписывает руководитель. Контролирует кассовую дисциплину банковское учреждение, которое обслуживает предприятие.

Проверка осуществляется раз в пару лет. Если будет выявлено какое-либо нарушение, об этом уведомляется налоговый орган, и фирму привлекают к ответственности.

Директор и бухгалтер должны прекрасно понимать, что будет считаться нарушением лимита кассы:

Есть несколько способов, позволяющих избежать превышения нормы наличных средств:

Укажем, что не все предприятия теперь должны определять лимитную сумму остатка денежных средств в кассе. Такое обязательство снято для субъектов малого предпринимательства.

Хотя при наличии такого желания, такие фирмы сами могут принять решение об установлении предельной суммы. Если малое предприятие все же не будет устанавливать лимит кассы, нужно издать соответствующий .

В противном случае проверяющие структуры будут понимать, что действует нулевой лимит, при котором любая сумма, что есть в кассе, уже считается сверхлимитной.

Применяемая формула

Формула для определения лимита остатка наличности в кассе предлагается Центральным Банком Российской Федерации .

Формулу не нужно выбирать при расчете, поскольку каждая предназначена для разной цели:

Первая формула выглядит так:

К примеру, возможен учет:

Вторая формула расчета лимита остатка наличных денег в кассе:
Последний показатель можно увеличивать до 14 дней, если в территориальном округе нет банковского учреждения.

Пример расчета лимита остатка наличных денег

Пример 1

Компания «Конфетка» установила лимит на 2019 года исходя из показателей сентября прошлого года (а это 24 дня). За данный период предприятие получило 435 тыс. рублей наличными средствами. Вырученные деньги сдавали раз в 3 дня.

Расчет будет таким:

Пример 2

Компания «Солнышко» ведет деятельность, связанную с оптовыми продажами (реализует сахар). При определении лимита остатка средств на 2019 год по сумме затрат наличностью предприятие основывается на показатели за июнь – август 2019 года.

В организации пятидневная рабочая неделя, а величина расчетного периода – 65 рабочих дней. (21 день в июне, 23 – в июле, 21 в августе).

За данный период предприятие заплатило поставщику 900 тыс. рублей наличными, которые снимались со счетов раз в 4 дня.

Посчитаем сумму лимита:

Пример 3

Фирма «Жаворонок» за 92 дня получила доход, размер которого составил 4 000 000 руб. Рабочая неделя магазина составляет 7 дней, а наличность передается в банк через день.

Подставим данные в формулу:

Если выручку отдают в банк реже, то лимит может быть выше. При условии, что вырученные средства передаются раз в 7 дней, сумма лимита составит 217 тыс.

Нюансы на новом предприятии

В говорится, что лимитированием занимается сама компания и утверждает определенную сумму, издавая приказ.

Рассмотрено в данном нормативном документе и формулы, которые используются при расчетах. Но для нового предприятия специальных формул не предусмотрено.

А значит, целесообразно применять формулу, используемую при определении лимита, если у компании нет выручки:

При расчете суммы стоит использовать прогнозируемые сведения, с которыми и будет утверждаться лимит остатка средств в кассе. При осуществлении деятельности можно будет сделать новые расчеты, основываясь уже на фактические данные.

При расчете лимита кассы юридическим лицам стоит придерживаться установленных законодательством Российской Федерации правил и применять актуальные формулы.

После утверждения предельной суммы старайтесь не превышать ее. В противном случае имеет место административное правонарушение, за которое придется заплатить штраф. А он довольно внушительный.

В расчете лимита не учитывают выплаты сотрудникам: зарплату, стипендии, пособия и т. п. Но дивиденды к таким выплатам не относятся. Поэтому, если наличной выручки у организации нет, лимит рассчитайте на основании объема ранее выплаченных дивидендов. Такой вывод можно сделать исходя из положений пункта 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и статьи 43 Налогового кодекса РФ.

Чтобы лимит был с запасом, необязательно брать все дни выплаты дивидендов. Ведь для расчетного периода установлена только предельная величина - 92 рабочих дня. В расчет включите дни, когда размер выплат был максимальный. Это может быть и один день.

Например, в предыдущем году дивиденды общей суммой 100 000 руб. выплачивали в течение трех дней:

первый день - 2000 руб.;

второй - 60 000 руб.;

третий - 38 000 руб.

При расчете лимита остатка кассы оптимально включить в расчет только второй день, когда величина выплаты была наибольшей.

Деньги в банке компания получает только на выплату дивидендов, поэтому периодичность получения денег в банке для расчета взяли максимальную - 7 дней. В результате лимит составит 420 000 руб. (60 000 руб.: 1 дн. × 7 дн.).

Вновь созданная организация

Если организация создана недавно, то лимит определяйте

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

головной организации;

обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии - выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в банк

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять на расчетный счет. Расчет лимита кассового остатка производится исходя из ожидаемого объема поступлений за товары.

В подразделении установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 57 рабочих дней (17 дн. + 20 дн. + 20 дн.).

По плану объем продаж по месяцам:

в январе - 600 000 руб.;
в феврале - 800 000 руб.;
в марте - 800 000 руб.

Итого допустимый лимит остатка наличных денег в кассе:
- 115 789 руб. (2 200 000 руб. : 57 дн. × 3 дн.).

На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка для подразделения в сумме 115 789 руб.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

лимит остатка в кассе головной организации;

лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в центральную кассу

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять в центральную кассу.

ООО «Торговая фирма "Гермес"» составляет расчет лимита кассового остатка на основе данных бухучета исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. А затем распределит лимит между головным отделением и подразделением. Выручка сдается в банк каждый пятый день.

«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).

Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:

в январе - 887 388 руб.;
в феврале - 802 015 руб.;
в марте - 1 010 595 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом округления:
150 000 руб. (2 699 998 руб. : 90 дн. × 5 дн.).

Объем товаров на складе подразделения равен 1/4 всего объема товаров. Таким образом, по плану выручка подразделения будет составлять четверть объема выручки всей организации.

Бухгалтер распределил лимит следующим образом:

37 500 руб. (150 000 руб. × 1/4) - лимит кассы для подразделения;
112 500 руб. (150 000 руб. × 3/4) - лимит кассы для головного отделения.

На основе этих данных руководитель организации установил одним распоряжением лимит кассового остатка для организации в сумме 150 000 руб., где отдельно выделены лимиты для головного отделения и подразделения организации.

Как часто пересматривать лимит

Ситуация: может ли организация пересматривать лимит кассового остатка ежемесячно, ежеквартально ?

Да, может.

Руководитель организации самостоятельно устанавливает лимит кассового остатка в целом по организации и отдельно по ее обособленным подразделениям (абз. 2 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Причем указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит кассы. Следовательно, руководитель может устанавливать и пересматривать лимит остатка кассы на месяц, квартал, год или другой разумный срок. Например, изменение объема поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выдачи наличных денег может являться основанием для очередного пересмотра лимита кассового остатка.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.

Ежегодно индивидуальные предприниматели, сталкиваются с необходимостью пересмотра лимитов по кассе. При этом данный показатель с 2012 г. им приходится определять самостоятельно, а затем его нужно представить в банк. Сложности у предпринимателей возникают в связи с тем обстоятельством, что правила расчета кассового лимита зависят от того, есть у ИП наличная выручка или нет. Как безошибочно рассчитать и утвердить данный предел, вы узнаете из статьи.

Зачем устанавливать лимит по кассе

Обязанность индивидуальных предпринимателей по установлению лимита по кассе закреплена в Положении Банка России от 12.10.2011 N 373-П о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (далее - Положение N 373-П). А если предприниматель не установит лимит, считается, что он равен нулю. Как следствие, ИП будет не вправе хранить деньги в кассе на конец дня, а остаток наличных денег, ежедневно выводимый в , должен быть равен нулю.
Следовательно, при отсутствии утвержденного кассового лимита велика вероятность того, что предприниматель будет допускать его превышение, что является нарушением законодательства. А значит, в подобной ситуации предпринимателю грозят штрафные санкции.
В соответствии со ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) привлечь ИП к административной ответственности могут в течение двух месяцев со дня, когда он превысил лимит.

Фрагмент документа . Статья 15.1 КоАП РФ
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа

на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;
на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Кроме того, если у ИП не будет установленного лимита по кассе, это может стать препятствием для открытия ему расчетного счета в банке. Хотя законодательство РФ и не устанавливает для индивидуальных предпринимателей необходимость открывать счета в банке, в то же время они не освобождаются от обязанности, прописанной в п. 1.4 Положения, по хранению на банковских счетах наличных денег сверх установленного лимита.
Стоит отметить, что судебная практика складывается не в пользу нарушителей.

Судебная практика . В Постановлении от 09.02.2012 по делу N А56-44496/2011 Тринадцатый арбитражный апелляционный суд пришел к выводу о том, что несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, превышение кассового лимита являются нарушениями законодательства.
К аналогичному выводу пришел Двенадцатый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 03.02.2012 по делу N А12-20502/2011: отсутствие либо искажение учета поступивших или не поступивших в кассу наличных денежных средств (части денежных средств) признается нарушением, влекущим административную ответственность.

Как рассчитать лимит по кассе

Порядок расчета кассового лимита прописан в Приложении к Положению N 373-П (далее - Приложение). Он зависит от того, есть ли у предпринимателя поступления наличной выручки от реализации товаров (работ, услуг) либо он осуществляет только выдачу наличных денег. Дня каждого случая в Приложении предусмотрена своя формула. Лимит остатка наличных денег определяется в рублях. При этом для округления лимита до рубля могут применяться правила математического округления (Письмо Банка России от 24.09.2012 N 36-3/1876).

Когда ИП постоянно получает наличную выручку

Если известен ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, лимит кассового остатка рассчитывается по формуле:

L = (V / P) x N

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;
P - расчетный период, определяемый индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;
N - период времени между днями сдачи в банк индивидуальным предпринимателем поступивших наличных денег в рабочих днях. Указанный период не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней.
Расчетный период при этом не может превышать 92 рабочих дней. Он определяется предпринимателем самостоятельно: к примеру, это может быть период, предшествующий периоду установки лимита, либо период, когда наличная выручка бывает максимальной, либо соответствующий период прошлого года.

Пример 1 . Индивидуальный предприниматель Черкасов И.Ф. занимается розничной торговлей детской одежды. Расчетным периодом является август 2013 г. (22 раб. дн.). Объем выручки от реализации товаров за расчетный период составил 157 000 руб. Магазин работает пять дней в неделю.
Лимит остатка денежных средств составит 14 273 руб. (157 000 руб. / 22 раб. дн. x 2 дн.).

Когда нет постоянной наличной выручки

В настоящее время все чаще денежные средства работникам не выдаются из кассы, а переводятся на банковские карты. В безналичном порядке производятся и расчеты по договорам. В результате возникает ситуация, когда предприниматель не имеет поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги. В подобном случае для расчета лимита по кассе используется формула:

L = (R / P) x N

где L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдачи наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;
P - расчетный период, определяемый индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем выдачи наличных денег, в рабочих днях;
N - период времени между днями получения предпринимателем наличных денег по денежному чеку в банке, за исключением сумм, предназначенных для выплат работникам, в рабочих днях.

Пример 2 . Индивидуальный предприниматель Творов С.Л. осуществляет розничную торговлю продукцией печатных СМИ. Оплата продукции производится только безналичным способом. Учитывая, что магазин работает без выходных, продолжительность расчетного периода составляет 31 день. В качестве расчетного периода принят август 2013 г. Объем выдачи наличных средств за период составил 175 000 руб. Получение по денежному чеку наличных денежных средств из банка осуществляется два раза в месяц (вместе с заработной платой).
Лимит остатка денежных средств в кассе равен 84 677 руб. (175 000 руб. / 31 дн. x 15 дн.).

Следует обратить внимание, что если объем выдачи наличных денежных средств из кассы организации за расчетный период равен нулю (то есть денежные средства перечислялись подотчетным лицам на банковскую карту), то остаток в кассе предпринимателя на конец дня, равный внесенной подотчетным работником неиспользованной сумме, будет считаться сверхлимитным. Данную сумму предпринимателю необходимо из кассы внести на свой банковский счет.

Как установить лимит

Согласовывать величину кассового лимита с банком не требуется. Однако, чтобы начать применять рассчитанный показатель, индивидуальный предприниматель должен утвердить его своим приказом (распоряжением) (см. образец приказа об утверждении лимита по кассе в примере 3).

Пример 3 . Образец приказа об утверждении лимита по кассе

Индивидуальный предприниматель Черкасов А.А.

Приказ

Москва

Об утверждении величины лимита

остатка наличных денег в кассе на IV квартал 2013 г.

Руководствуясь Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить на IV квартал 2013 г. лимит остатка наличных денежных средств в кассе индивидуального предпринимателя Черкасова А.А. в размере 11 214 руб. Расчет величины лимита остатка наличных средств произведен на основании cведений:

расчетный период - июль - сентябрь 2013 г. (66 рабочих дней);
общая сумма выручки за июль - сентябрь 2013 г. (66 рабочих дней) - 380 000 руб.;
выручка сдается в банк раз в три дня.

Расчет суммы лимита остатка наличных средств в кассе: 380 000 / 66 x 3 = 17 273 руб.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Индивидуальный предприниматель Черкасов А.А. Черкасов

Мнение
Введение обязанности по установлению лимита по кассе усложнило жизнь индивидуальным предпринимателям. В то же время им не нужно утверждать данный показатель каждый год. Напомню, по правилам, действовавшим до 2012 г., лимит остатка кассы организациям приходилось определять ежегодно. Теперь же срок действия приказа об утверждении кассового лимита не ограничен и предприниматели вправе пересматривать его размер по своему усмотрению.

Какие ошибки ИП допускают при установлении лимита

Ошибки предпринимателей обычно связаны с неправильным определением предельной суммы наличных средств в кассе, с неверным выбором расчетного периода или с несоблюдением кассовой дисциплины.

Ошибка с размером

Как правило, лимит определяется неправильно по одной из двух причин:

желание установить более высокий лимит по кассе;
невозможность точно определить объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях.

На практике определить объем поступлений особенно сложно тому предпринимателю, который только зарегистрировался. Но и большой опыт работы не гарантирует стабильную выручку. В связи с этим лимит по кассе часто определяется на глаз.

Мнение . Константин Андреев, бухгалтер ООО "Вяземский колос"
При определении кассового лимита не стоит забывать, что Положение N 373-П ограничивает объем наличных расчетов между организациями и индивидуальными предпринимателями: он не должен превышать 100 000 руб. по одному договору. Эта величина установлена п. 1 Указаний Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.

Ошибки с периодом

Проблемы при расчете могут быть связаны и с выбором расчетного периода. Дело в том, что он может составлять от 1 до 92 рабочих дней. При этом давность периода не оговаривается. Для установления лимита целесообразно выбрать день с наибольшими показателями.

Ошибки при соблюдении кассовой дисциплины

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины с 2012 г. лежит на налоговой службе, а не на банках, как это было раньше. При проведении проверок налоговики руководствуются Административным регламентом, утвержденным Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н (далее - Административный регламент).

Фрагмент документа. Пункт 7 разд. I Административного регламента.
При проверке лимита по кассе проверят соответствие данных в следующих документах:

приходных и расходных кассовых ордерах;
журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
авансовых отчетах;
кассовой книге;
распорядительном документе об установленном лимите остатка наличных денег.

Расхождения в документах могут вызвать претензии и привести к штрафным санкциям за нарушение кассовой дисциплины.

Мнение . Вероника Парадзинская, заместитель главного бухгалтера ООО "Норд-Сейлс"
Наличные операции должны быть документально оформлены. Прием наличных денег, в том числе от работников, предприниматель должен оформить приходным кассовым ордером. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности, проводится по расходным кассовым ордерам. При этом от подотчетного лица нужно получить письменное заявление на выдачу средств. Составить его можно в произвольной форме. Все операции с наличными деньгами необходимо отражать в кассовой книге: записи вносите на основании приходных и расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличности).

Одна из основных дисциплинарных ошибок связана с накоплением в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов.

Мнение . Константин Андреев, бухгалтер ООО "Вяземский колос"
Наличные средства сверх установленного лимита индивидуальный предприниматель обязан хранить на банковских счетах. Сдавать сверхлимитную наличность в банк нужно в тот же день, когда лимит был превышен. Правда, это правило не удастся соблюсти, если крупную выручку предприниматель получит в выходной или нерабочий праздничный день. Накопление в кассе сумм сверх установленного предела допускается также в дни выплат заработной платы. К примеру, Седьмой арбитражный апелляционный суд отметил, что превышение лимитов правомерно в ситуации, когда наличные деньги сверх установленного лимита предназначаются для оплаты труда работников и находятся в кассе не более трех дней (Постановление от 27.03.2012 N 07АП-1697/12 по делу N А03-16725/2011). Но эти случаи являются исключением из правила.

В этой статье:

что такое лимит кассы;
кто обязан соблюдать лимит кассы;
как посчитать лимит остатка наличных в кассе в случае, если ООО получает наличную выручку;
как посчитать лимит остатка наличных в кассе в случае, если ООО не получает наличную выручку;
лимит для вновь созданной организации;
штраф за накопление в кассе организации наличных денег сверх установленного лимита;
образец приказа об установлении лимита остатка наличных для организаций, получающих наличную выручку и не получающую.

Лимит кассы представляет собой максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Данный лимит определяется в соответствии с указанием Банка России № 3210-У от 11 марта 2014 года. Размер лимита остатка наличных денежных средств в кассе необходимо рассчитать хотя бы один раз за все время существования компании. Так как, если лимит не был установлен, то количество наличных средств, доступных для хранения в кассе на конец рабочего дня, будет автоматически равняться нулю. То есть организация или ИП не будет иметь права оставлять денежные средства после завершения рабочего дня.

Устанавливается кассовый лимит соответствующим приказом руководителя. Приказ может быть издан на любой временной промежуток, так как законодательством не установлен срок его действия. Поэтому организации и индивидуальные предприниматели могут менять лимит тогда, когда это будет нужно. Частота таких изменений также не принципиальна, она обуславливается только удобством и необходимостью. Так, перерасчет можно организовывать как каждый квартал, так и каждые 5 лет.

Кто обязан соблюдать лимит кассы

Соблюдать порядок ведения кассовых операций обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, работающие на территории РФ. Следовательно, на них также возложена обязанность устанавливать лимит остатка наличных денежных средств в кассе. Система налогообложения, на которой находится налогоплательщик, а также организационно-правовая форма не оказывают никакого влияния на эту норму закона.

Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 2, а также Налоговым кодексом РФ статьей 346.26 п. 5 и статьей 346.11 п. 4 было определено, что с 1 июня 2015 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут отказаться от установления лимита остатка наличных денег и хранить в кассе неограниченную сумму наличной выручки. Для того, чтобы воспользоваться данной нормой закона, необходимо отменить ранее установленный лимит соответствующим приказом, и издать приказ об установлении даты, с которой кассовый лимит не устанавливается.

ООО получает выручку наличными. Как в таком случае осуществляется расчет лимита остатка наличных в кассе?

Лимит остатка кассы в таком случае будет рассчитываться по формуле, исходящей из объемов наличной выручки. Эта формула имеет следующий вид:

лимит = выручка ÷ РП × Дн , где:

выручка - денежная сумма, полученная от реализации товаров и услуг за определенный расчетный период;
РП - определенный расчетный период;
ДН - период времени между днями, в которых наличные деньги сдавались на банковские счета.

Есть определенные ограничения по длительности указанных периодов. Нельзя принимать за расчетный период временной отрезок длиной более 92 дней. Минимальный срок, однако, не оговаривается. Между днями передачи денежных средств в банк не может быть промежутка более 7 рабочих дней. Тем не менее, существует и исключение: для населенных пунктов, где нет работающих банковских отделений, срок сдачи наличных увеличивается до 14 рабочих дней.

ООО «Трейд» приняло решение установить лимит остатка кассовых средств на 2017 год. В качестве исходных данных руководство приняло расчетный период за октябрь 2016 года. За указанный месяц общая сумма выручки составила 295 000 рублей. Режим работы магазина этой организации не включал в себя выходные, это значит, работа осуществлялась ежедневно в течение календарного месяца. Наличные средства передавались в банк каждые два дня (один день не передаются, следующий день передаются).

Итак, сумма выручки равна 295000. Расчетный период составляет 31 день. Период сдачи выручки в банк равен 2 дням. Эти показатели, подставленные в заявленную формулу, образуют следующее уравнение и конечный результат:

295 000 руб. ÷ 31 дн. × 2 дн. = 19 032 руб.

Таким образом, кассовый лимит ООО «Трейд» составляет 19 032 рубля.

Образец приказа об установлении лимита остатка наличных для организаций, получающих наличную выручку:

ООО не получает наличную выручку. Как в таком случае осуществляется расчет лимита остатка наличных в кассе?

Подобная система ведения деятельности основывается на следующем: организация не осуществляет реализацию товаров за наличные денежные средства. Клиенты перечисляют оплату безналичным способом. Наличные иногда снимаются руководством со счета в банке для расчета с персоналом, а также на прочие хозяйственные нужды предприятия. В этом случае лимит остатка наличных денежных средств в кассе рассчитывается исходя из объема денежных средств выдаваемых из кассы. Эта формула имеет следующий вид:

лимит = объем выдачи ÷ РП × Дн , где:

объем выдачи - объем наличных, выданных за расчетный период;
РП - расчетный период, в пределах которого выдавались наличные;
Дн - период между днями получения наличных средств в банке.

При определении показателя объема выдачи важно учесть, что в него не входят суммы, полученные на выплаты сотрудникам (зарплаты, стипендии, премии и прочие выплаты социального характера).

Здесь будут актуальны те же временные ограничения, что и для организаций, получающих наличную выручку. Это значит, что расчетный период может быть любым, но не больше 92 рабочих дней, минимального значения нет. Количество дней между получением наличных средств в банке не может быть больше 7 рабочих дней в городах с открытыми банковскими пунктами и, соответственно, также не больше 14 рабочих дней для городов, где банковские пункты отсутствуют.

Пример расчета кассового остатка:

ООО «Агора» не обладает наличной выручкой. Клиенты этой организации переводят средства на банковский счет. Периодически компания снимает наличные денежные средства в банке на выплату заработной платы и хозяйственные расходы. ООО «Агора» определяет лимит остатка наличных денежных средств в кассе на 2017 год. За расчетный период бухгалтерия принимает октябрь 2016 года. Выручка за октябрь 2016 года составила 823 300 рубля наличными. С расчетного счета в октябре 2016 года сняли 123 300 рубля для наличного расчета с поставщиком материалов. Заработная плата сотрудникам из кассы в этот период не выплачивалась. В октябре было 20 рабочих дней, деньги из банка снимались через три дня.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .