М.Г. Суховская, юрист

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени - да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

В материале пойдет речь о ситуации, когда ф. и. о. сменил рядовой сотрудник фирмы. О том, что нужно делать, когда персональные данные поменялись у директора организации, мы писали:

И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

Кадровая часть работы

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене именист. 30 , п. 1 ст. 38 , ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспортап. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 , п. 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации .

Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш»
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.

Заявление

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.

28.02.2011

М.Г. Шереметьева

ШАГ 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделатьп. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ; п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек... утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2 ): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудникараздел 1 Указаний... утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Внимание

При смене работником ф. и. о. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяютсяст. 72 ТК РФ .

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ;
• лицевом счете (формы № Т-54, Т-54А)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• графике отпусков (форма № Т-7)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Бухгалтерская часть работы

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .

О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали: 2010, № 23, с. 67

Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.

Кроме того, вам нужно в 2-н едельный срок с того момента, когда у вас оказались копии документов, подтверждающих смену ф. и. о. сотрудника, подать в свое отделение ПФРпп. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета... утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее - Инструкция) :

Напоминаем руководителю

Если на работника, сменившего ф. и. о., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить.

• заявление об обмене страхового свидетельства (форма № АДВ-2 ), подписанное работником;
• опись документов (форма № АДВ-6-1утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п )п. 7 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п .

Получив в отделении ПФР новое свидетельство, вы должны в течение недели выдать его сотруднику, а тот должен расписаться в сопроводительной ведомости в его получениип. 14 Инструкции . В течение месяца после получения страхового свидетельства вам следует вернуть в ПФР сопроводительную ведомостьп. 17 Инструкции .

Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего ф. и. о., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое.

Извещать каким-либо образом остальные фонды (ФСС, ФОМС) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.

При изменении работником ф. и. о. и других персональных данных его ИНН не меняется , . Таким образом, уведомлять налоговиков о смене ф. и. о., а также обращаться в инспекцию за получением нового свидетельства о постановке на учет работнику не нужно.

Как видим, для бухгалтера последствия смены сотрудником ф. и. о. не такие уж страшные. Главное, чтобы сам сотрудник вовремя сообщал обо всех изменениях в своих личных данных.

СОТРУДНИК СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ или ДРУГИЕ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ

1. 
   Заявление о смене фамилии
2. 
   (или исправл в ТД - из др. источника)

1. 
   
2. 
   
3. 
   

НЕ ЗАБЫТЬ ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ в ЖУРНАЛ УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

2. Заявление о смене фамилии

Для чего нужен документ

Если у сотрудника меняется фамилия или другие паспортные данные (имя, отчество, дата рождения и т. п.), сведения об этом нужно внести в документы по учету кадров во избежание путаницы и ошибок. Попросите работника написать заявление о смене фамилии в учетных документах. Заявление – документ необязательный, но оно служит дополнительным основанием для изменения персональных данных работника в целях правильности кадрового учета в компании.

В каком виде составляется

Заявление составляется в свободной форме

К заявлению должен быть приложен документ загса, на основании которого у работника изменяются персональные данные. В случае со сменой фамилии это свидетельство о заключении брака
Генеральному директору

ООО «Компания» Иванову И. И.

От переводчика

отдела переводов с английского языка

Маркеловой М. И.
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить в учетных документах фамилию Маркелова на Дьякову в связи с вступлением в брак. Копию свидетельства о браке от 05.06.2010 № 345611099 прилагаю

Маркелова

14.07.2010

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору или исправления в ТД
Для чего нужен документ

Среди юристов и кадровиков нет единого мнения о том, нужно ли в случае смены фамилии работника или других его паспортных данных, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Одни специалисты говорят, что не нужно, ссылаясь при этом на статью 57 Трудового кодекса. В части третьей указанной статьи говорится о том, что недостающие сведения вносятся прямо в текст трудового договора, а недостающие условия включаются в договор в виде приложения к нему или дополнительного соглашения. Поскольку фамилия относится не к условиям, а к сведениям, изменить фамилию нужно прямо в тексте договора.

Другая позиция основана на том, что в статье 57 Трудового кодекса говорится о сведениях недостающих, но не о измененных. Поэтому при смене фамилии нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Вы можете придерживаться как первой, так и второй позиции, но вторая представляется нам более логичной и обоснованной.

В каком виде составляется

Дополнительное соглашение составляется в свободной форме. Обычно для его составления используют форму договора (преамбула, текст, подписи сторон).

Что обязательно должно быть в документе

В документе выражается волеизъявление сторон на изменение сведений о работнике в трудовом договоре.

ПОЗИЦИЯ № 1

образец

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1

к трудовому договору от 25.01.2010 № 11-ТД.

15 августа 2010 г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Компания» (ООО «Компания») в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель» с одной стороны и Маркелова Мария Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник» с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Маркелова на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя и вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

ПОЗИЦИЯ № 2

3. Изменение фамилии в личной карточке формы № Т-2

Д ля чего нужен документ Личная карточка формы № Т-2 – основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные работника. Личные карточки на сотрудников должны вести все организации.

В каком виде составляется Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Что обязательно должно быть в документе Чтобы изменить фамилию и паспортные данные работника в личной карточке формы № Т-2, нужно просто зачеркнуть устаревшие сведения тонкой чертой (чтобы прежние данные читались), а рядом написать новые данные. Не забудьте о заверяющей подписи того, кто вносил изменения и дате внесения изменений

(наименование организации)

Д Юдина 16.07.2010

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

									Код
2. Дата рождения			12 июля 1975 г.						12.08.1975
(день, месяц, год)									66401
3. Место рождения				г. Смоленск			по ОКАТО
4. Гражданство			гражданка Российской Федерации				по ОКИН		1
5. Знание иностранного языка					английский	владею свободно	по ОКИН		213 3
					(наименование)	(степень знания)			014 2
					французский читаю и могу объясниться		по ОКИН
6. Образование		высшее профессиональное					по ОКИН		18
	(среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное)

				Год окончания
Смоленский государственный университет	наименование	серия	номер	1994
	диплом	ННД	7765598
переводчик	Перевод и переводоведение Код по ОКСО				031202

Наименование образовательного учреждения	Документ об образовании, о квалифи­кации или наличии специальных знаний				Год окончания
	наименование		серия	номер
Квалификация по документу об образовании	Направление или специальность по документу
	Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное образование					Код по ОКИН
		(аспирантура, адъюнктура, докторантура)

Наименование образовательного, научного учреждения		Документ об образовании, номер, дата выдачи	Год окончания
		Направление или специальность по документу
		Код по ОКСО
				Код
7. Профессия	переводчик		по ОКПДТР	25531
	(основная)		по ОКПДТР
	(другая)

2-я страница формы № Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на

“

25

”

января

20

10

г.):

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3
Муж	Дьяков Андрей Петрович	1975

11. Паспорт:

№

87 90 546678

Дата выдачи

“

15

”

мая

2003

г.

Выдан

ОВД р-на Котловка УВД ЮЗАО г. Москвы, код подразделения 887-443

(наименование органа, выдавшего паспорт)

Паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы

Юдина 16.07.2010

…..............................................

Изменение фамилии в трудовой книжке

Для чего нужен документ

Если у работника изменились сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, то работодатель по последнему месту работы должен внести соответствующие исправления в трудовую книжку. Такое правило предусмотрено пунктом 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В каком виде составляется

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Что обязательно должно быть в документе

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
- паспорт,
- свидетельство о рождении,
- свидетельство о браке,
- свидетельство о расторжении брака,
- свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества
- другие документы.

Текст пояснения заверяется подписью сотрудника, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.

Внимание !

При изменении фамилии в связи с вступлением в брак на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на свидетельство о браке. Дополнительно можно сделать и ссылку на паспорт работницы с новыми реквизитами.

Фамилия Маркелова изменена на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099 от 05.06.2010 Инспектор отдела кадров Юдина я еще указывала кем выдан

Трудовая книжка ТК № 1240091 Фамилия __ Маркелова ____Дьякова Имя ______Мария ______________________ Отчество _Ивановна ___________________ Дата рождения 12.08.1975 ______________ (число, месяц, год) Образование ______________высшее __________________ _______________________________________ Профессия, Специальность _переводчик Дата заполнения __ « 12» октября 20 09 г. _ (число, месяц, год) Подпись владельца книжки ___________________________Маркелова _ Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Колесова_____ (разборчиво)

Приказ об изменении фамилии в учетных документах
Для чего нужен документ

После того, как будет получено заявление от работника, руководитель организации издает приказ, в котором дает указание кадровой службе внести необходимые коррективы в учетные документы и трудовую книжку работника.

В каком виде составляется

Приказ составляется в свободной форме

Что обязательно должно быть в документе

Приказ должен содержать стандартные реквизиты: наименование организации, дату, номер, место составления, подписи руководителя организации и заинтересованных лиц. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

Об изменении фамилии в учетных документах

(О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные Маркеловой М.И.)
В связи со сменой фамилии переводчика отдела переводов с английского языка Маркеловой М. И.,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Изменить в учетных документах ООО «Компания», трудовой книжке, личной карточке Маркеловой Марии Ивановны фамилию Маркелова на фамилию Дьякова в связи с вступлением в брак.

Основания: Заявление Маркеловой М. И. от 14.07.2010, свидетельство о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы, паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы.
Генеральный директор Иванов И. И. Иванов

С приказом ознакомлена:
Маркелова М. И. Маркелова

При смене фамилии потребуется одновременно сменить целый ряд документов — причем также на работе. Для осуществлении такой операции понадобится в обязательном порядке составить специальный приказ. Данный документ не имеет установленной формы, но при этом необходимо будет использовать его — это позволит избежать различного рода сложностей, затруднений.

Общие положения

Все граждане РФ в обязательном порядке должны иметь определенные персональные данные. Касается это фамилии, имени и отчества. Но при этом возможно будет осуществлять таковых персональных данных.

Процесс данный подразумевает большое количество различных нюансов. В первую очередь важно помнить, что потребуется заменить все документы, где отражается сама фамилия. В том числе по месту , .

Процедура смены фамилии обязательно осуществляется в соответствии с определенным регламентом. На законодательном уровне определен регламент изменения персональных данных.

Причем как в специальных государственных органах, так и по месту трудоустройства. Одним из самых важных документов является приказ на смену фамилии. Причем работодатель обязан осуществить все процедуры в соответствии с .

К основным вопросам, рассмотреть которые нужно заранее, до начала смены фамилии у работодателя и в других органах власти, нужно отнести:

1. Что это такое?
2. Кто попадает под категорию?
3. Куда следует обращаться?

Что это такое

Необходимо знать, что алгоритм обращения подразумевает некоторые существенные нюансы. Ещё одним важным моментом является необходимость правки документов на работе, по месту учебы.

Нередко возникает вопрос — нужен ли при смене фамилии работника? Законодательство точного ответа на него не дает.

Но во избежание проблем с трудовой инспекцией кадровой службе необходимо будет в обязательном порядке составить такой приказ.

Причем вне зависимости от того, кто именно сменил фамилию — директор школы, иного учреждения или же простой работник.

Аналогичным образом обстоит дело с учениками школы, воспитанниками иных образовательных учреждений. В обязательном порядке необходимо будет осуществлять правку документов соответствующим образом.

Образец приказ о смене фамилии ребенка в детском саду стоит разработать заранее, это сократит время на подготовку всех необходимых документов.

Все процедуры по изменению фамилии соответствующим образом может осуществлять следующий сотрудник:

• руководитель предприятия;
• кадровый работник;
• главный бухгалтер.

Все зависит в первую очередь от организационной структуры конкретного предприятия. Трудовой кодекс РФ, а также иные нормативные документы никак не регулируют этот момент. Со всеми нюансами лучше всего ознакомиться заблаговременно.

Куда следует обращаться

Процедура оформления девичьей фамилии осуществляется стандартным способом.

Причем потребуется обратиться в целый ряд различных учреждений:

В первую очередь понадобится обратиться в орган регистрации гражданских состояний. Именно ЗАГС занимается внесением соответствующих правок в реестр.

Рассмотрение заявления и составление соответствующего документа обычно редко занимает более 14 дней.

В то же время после того, как фамилия соответствующим образом была изменена на девичью — необходимо будет обязательно заменить все остальные документы, где отражаются персональные данные.

Наиболее существенным является общегражданский паспорт гражданина РФ. Причем реализовать процесс замены следует именно в течение определенного периода времени — не позже чем через 30 дней с момента правки реестров в ЗАГС.

В противном случае назначается достаточно существенный штраф. Величина его в некоторых регионах составляет порядка 5 тыс. рублей (Санкт-Петербург). Потому не стоит медлить, необходимо приступить к реализации процедуры как можно быстрее.

Ранее переоформлением паспортом занималось отделение ФМС. С недавнего времени соответствующая функция была передана специальному отделу Министерства внутренних дел.

Также оформить новый паспорт, с измененными персональными данными можно будет через Многофункциональный центр. МФЦ работает по принципу одного окна, все документы требуется подавать именно в него.

Относительно недавно функция выдачи новых паспортом реализуется через интернет, через портал «Госуслуги». Данный сайт позволяет подать заявление на оформление нового паспорта по причине смены фамилии на девичью удаленно.

Причем там же возможно осуществить оплату государственной пошлины за данную услугу. Размер её является фиксированным, с 01.01.17 г. действует скидка величиной 30% на такую оплату.

Если возникают какие-либо сложности, органы ЗАГС отказываются осуществлять процедуру предоставления услуг в штатном режиме — вопрос необходимо будет разрешать через суд.

Причем алгоритм обращения является полностью стандартным, какие-либо сложности обычно полностью отсутствуют.

Но следует помнить о важности правильного составления искового заявления, а также прилагать все требуемые в конкретном случае документы.

Приказ на смену фамилии

Сам приказ на смену фамилии на работе или же в учебном заведении обычно составляется стандартным образом. Какие-либо технические сложности отсутствуют.

Но если опыта не имеется — то оптимальным решением будет ознакомиться с составленным верно образцом.

Важно лишь при формировании документов опираться на актуальные, действительные законодательные акты. Это позволит избежать большого количества самых разных проблем.

Кроме того законодательство ежегодно претерпевает достаточно серьезные изменения. Именно поэтому самому физическому лицу, чья фамилия изменяется, стоит внимательно ознакомиться со всеми ними.

Таким образом возможно будет самостоятельно проконтролировать соблюдение собственных прав, избежать различного рода ошибок.

К основным вопросам, предварительное ознакомление с которыми строго обязательно, нужно будет отнести:

1. Где требуется.
2. Как составляется.
3. Прилагаемые документы.
4. Важные нюансы.
5. Чем регулируется.

Где требуется

Сегодня приказ о смене фамилии требуется для внесение правок в некоторые важные документы, которые составляются при официальном трудоустройстве гражданина.

К таковым документам на данный момент времени относится следующее:

• трудовая книжка;
• трудовой договор;
• личное дело;
• самого работника, оформленная по форме №Т-2.

Также непосредственно по месту работы необходимо будет осуществить замену целого ряда различных иных дополнительных документов.

К таковым сегодня относится следующее:

1. Паспорт гражданина РФ.
2. и многое другое.

Как составляется

В то же время документы по месту работы возможно будет заменить только лишь после смены паспорта и составления специального приказа на внесение соответствующих правок.

Сам приказ на смену фамилии должен будет включать в себя следующее:

• город составления самого заявления;
• дата составления приказа;
• номер документа;
• наименование приказа — «об изменении учетных данных»;
• обозначается основание для изменения фамилии;
• указывается перечень персональных данных;
• обозначаются реквизиты документы, на основании которого вносятся соответствующие правки (свидетельство о заключении/ , серия и номер паспорта, другое);
• указывается руководитель организации;
• проставляется подпись руководителя с расшифровкой и непосредственно лица, персональные данные которого были изменены по каким-либо причинам.

В законодательстве стандартной формы приказа этого типа не установлено. Потому в каждом случае необходимо будет составлять приказ в индивидуальном порядке.

Оптимальным решением будет составлять его по ранее использованному образцу. В качестве источника следует использовать только лишь какой-либо авторитетный.

Прилагаемые документы

Для осуществления процедуры смены фамилии по месту работы потребуется приложить только лишь один паспорт. Необходимо будет заблаговременно осуществить его замену на новый.

Сам алгоритм получения нового общегражданского паспорта полностью стандартный, какие-либо сложности обычно попросту отсутствуют.

Видео: смена имени в РФ

Важные нюансы

Для замены общегражданского паспорта также в обязательном порядке придется подготовить целый ряд различного рода документов.

В перечень таковых на данный момент входит следующее:

Для изменения фамилии непосредственно в ЗАГС обязательно понадобится уплатить государственную пошлину.

Величина её составляет порядка 650 рублей. Определяется этот момент . Также потребуется уплатить государственную пошлину за смену паспорта, а также осуществление иных действий.

Ещё один важный момент — смена СНИЛС и полиса ОМС, . Гражданин, фамилия которого будет сменена, имеет право на самостоятельный выбор способы замены обозначенных выше документов.

Сделать это возможно будет через работодателя, а также полностью самостоятельно. Список обязательных к предоставлению документов является стандартным. Работодатель не имеет права отказать в обращении по поводу замены СНИЛС и ИНН.

В то же время если официальное трудоустройство отсутствует или же гражданин является самозанятым (нотариус, адвокат), то необходимо будет самостоятельно произвести замену этих документов.

Необходимую консультацию возможно получить непосредственно в органах, в которых производится замена конкретных документов.

Например, для замены СНИЛС потребуется обратиться в региональное отделение ПФР. Для замены ИНН — в налоговую службу.

Необходимо помнить о обязанности оповещать работника своего работодателя о смене фамилии, имени или же отчестве. Это позволит избежать различных юридических сложностей.

Нередко всевозможные проблемы возникают именно по причине отсутствия у работодателя оперативной актуальной информации о своем сотруднике. Несколько иначе обстоят дела с учебными заведениями.

При изменении фамилии нет необходимости менять школьный аттестат, диплом о получении высшего образования или иные образовательные документы. Это позволяет сэкономить существенное количество времени.

В то же время при необходимости заменить такие образовательные документы возможно. Сделать это относительно просто, какие-либо сложности обычно не возникают.

Чем регулируется

Основным нормативным актом, с которым требуется обязательно разобраться, является Федеральный закон:

Содержит информацию по поводу государственной регистрации перемены персональных данных.

Именно в рамках данного нормативного документа осуществляется перемена фамилии, а также иной информации. Стоит заранее ознакомиться со всеми нюансами.

Стоит по возможности заранее разобраться со всеми нормативными документами. Это позволит избежать допущения типичных ошибок, а также проконтролировать соблюдение собственных прав.

Замена фамилии в паспорте и по месту официального трудоустройства — процедура обязательная при изменении персональных данных. С нюансами такой процедуры нужно будет разобраться заранее.

Сменить личные данные может любой человек вне зависимости от пола. Женщины и мужчины вправе взять фамилию своей второй половины при вступлении в брак. Также фамилию меняют после расторжения супружеских уз или просто по желанию. Эта процедура влечет за собой соблюдение некоторых формальностей по месту работы гражданина.

Как правильно оформить заявление в отдел кадров о смене фамилии?

Для официально работающего человека смена фамилии сопряжена с необходимостью обращаться к работодателю для изменения его данных в документации предприятия. Оформлением бумаг занимается отдел кадров или бухгалтерия организации.

В законодательстве не закреплена процедура, предшествующая изданию приказа об изменении фамилии при замужестве или женитьбе. Однако трудовые инспекторы во время проверки требуют у работодателя предъявить приказ о смене фамилии и заявление от работника.

Заявление составляется в свободной форме. При написании заявления работник вправе попросить у ответственного лица образец. Ниже представлен пример.

Согласно общепринятым нормам в заявлении необходимо указать наименование предприятия, руководителя организации, название бумаги. В содержательной части излагают причины смены фамилии и просьбу изменить данные в учетной документации предприятия. В качестве приложений перечисляют документы, доказывающие правомерность производимых действий. Далее ставится подпись и дата.

Структура приказа о смене фамилии сотрудника

Кроме заявления, сотрудник должен принести в отдел кадров подтверждающие документы. После вступления в брак необходимо предъявить следующее:

• свидетельство о семейном положении;
• новое удостоверение личности.

Форма и структура приказа на законодательном уровне не описана. На предприятии составляется документ в произвольной форме. В нем указываются:

В различных организациях вид приказа может несколько отличаться. Специалисты рекомендуют указать ответственных за изменение данных в документах лиц и ознакомить работника с приказом под подпись. Образец:

Какие еще документы подлежат обновлению?

В обязательном порядке новая фамилия отражается в трудовой книжке работника (подробнее в статье: ). Сотрудник отдела кадров (бухгалтерии) должен ее исправить. Для этого одной линией зачеркивают старую фамилию и записывают новую. На внутренней стороне обложки указывается, на каком основании сделаны изменения, кто за это отвечает, ставится подпись руководителя и печать организации.

Помимо трудовой книжки, данные сотрудника должны быть изменены в ряде других документов. Обновлению подлежат:

Помимо вышеперечисленных документов, работнику необходимо поменять карточку в банке для получения зарплаты и свидетельство о пенсионном страховании. Номер ИНН не изменится. Однако при изменении фамилии нужно обратиться в органы налоговой службы для изменения личных данных в базе налоговой организации и получить свидетельство с новыми данными.

Некоторые сотрудники работают с клиентами и поставщиками организации на основании доверенности. Другая фамилия влечет за собой необходимость переоформления документа согласно новым данным. При этом нужно сообщить всем заинтересованным лицам об осуществленных переменах.

В каком порядке вносятся изменения?

Изменения в трудовой книжке описаны выше. Вносить корректировки в другие документы нужно согласно установленному порядку. Исправления в личной карточке работника делаются согласно выданному приказу.

Новые данные сотрудника заносят и в журнал учета трудовых книжек, указав основание для корректировки – приказ о смене фамилии. В личное дело вкладывают копии нового паспорта и свидетельства о браке. Однако законодательно данные нормы не описаны.

В связи с этим в различных организациях порядок внесения изменений в личное дело имеет собственные нюансы. Договор сотрудника с предприятием обычно изменяют путем заключения дополнительного соглашения. В нем указывают данные, подлежащие изменению, и основания для внесения корректировок. Предприятия вносят их на свое усмотрение, так как единого образца не существует.

При изменении фамилии руководящих лиц (руководителя или бухгалтера организации) нужно сообщить об этом в налоговую организацию. Сведения об изменении личных данных вносятся в соответствующие регистры. Для внесения изменений в банковские реквизиты сотруднику необходимо обратиться в банк самостоятельно или в бухгалтерию предприятия. Служащие банка или бухгалтер помогут написать заявление.

Смена СНИЛС возможна при помощи ответственного лица работодателя. Сотрудник отдела кадров или бухгалтерии поможет заполнить соответствующие документы и предоставит их в Пенсионный фонд. Для этого работник должен предоставить:

• копию личных документов;
• документ со старой фамилией;
• свидетельство о семейном положении.

Пенсионный фонд выдает новое свидетельство на протяжении 30 дней. Работодатель получает его и передает сотруднику. Если работник имеет полис о медицинском страховании, то его необходимо также изменить. При смене фамилии нужно сообщить страховой организации новые данные. Срок извещения – 30 дней от срока изменений. Необходимые для изменения документы аналогичны тем, что предоставляются при смене СНИЛС.