Работодатель обязан оплачивать труд своих работников. Делать это нужно не реже 2 раз в месяц с интервалом не более 15 календарных дней. Но бывают ситуации, когда работник не может забрать свои деньги. Например, в день выплаты зарплаты он находится в больнице. Как быть? Его зарплата будет депонирована, то есть внесена на некоторое время обратно в кассу предприятия. По сути, деньги работника будут храниться до того момента, пока он не сможет их забрать.
Такой вариант возможен лишь тогда, когда выплата заработной платы происходит из кассы предприятия наличными деньгами. Нельзя депонировать заработную плату, если она приходит на банковскую карточку работника в безналичном виде.
Существует и максимальный срок хранения денежных средств - не более 5 календарных дней, включая день выдачи средств всем работникам, а также «задержавшемуся» сотруднику. Получить свои депонированные деньги можно в любое время в течение этих дней. Работник просто обращается в бухгалтерию предприятия и получает на руки свои средства.
При этом бухгалтер должен оформить расходный кассовый ордер. Если средств в кассе не хватает на выплату именно сейчас, то работнику нужно будет подождать, пока бухгалтер затребует нужную сумму из банка. Для получения своих денег, работник должен действовать следующим образом:
- обратиться в бухгалтерию предприятия с заявлением, в котором указана просьба о выдаче ему депонированной ранее заработной платы. Также нужно указать срок, когда сотрудник желает эти средства получить. Например, сейчас, в течение рабочего дня, завтра;
- нужно дождаться ответа от бухгалтерской службы. Как правило, он приходит сразу же, в течение получаса;
- после того, как бухгалтерия даст положительный ответ и проведёт все необходимые операции, сотрудник может получить свою депонированную заработную плату.
Бухгалтер, в свою очередь, должен сделать определённые операции, для того чтобы зарплату сначала депонировать, а потом выдать на руки «опоздавшему» сотруднику.
Проводки при депонировании заработной платы
Если работник вовремя не пришёл за своей зарплатой, бухгалтерия должна уведомить его о том, что она будет депонирована. Уведомление должно происходить в письменном виде.
Для этого существует простая форма справки, в которой указаны все основные сведения о работнике и работодателе, а также информация о депонировании денежных средств.
Одновременно с этим бухгалтер должен оформить «хранение» денежных средств. Он должен сделать следующие проводки:
- Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) - Кредит 50 (Касса);
- Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) - Кредит 76, субсчет 4 (Расчет по депонированной ЗП). Когда определенная часть зарплаты или вся ЗП была не выплачена в связи с болезнью конкретного работника или другой причиной;
- Дебет 51 (Расчетный счет) - Кредит 50 (Касса). Согласно требованиям Центробанка РФ в случае, если работник не получил зарплату, средства должны быть возвращены на расчетный счет предпринимателя, чтобы потом была возможность выплаты депонированной ЗП.
За получением заработной платы может обратиться:
- сам работник;
- его родственник/знакомый, имеющий на руках нотариальную доверенность;
- его наследник при наличии соответствующих документов.
Когда заработная плата депонируется, она возвращается на счёт предприятия, которое является работодателем. Кроме того, работников волнует вопрос о налогообложении депонированной заработной платы.
С депонированной зарплаты не вычитаются никакие налоги. Это происходит по той причине, что НДЛФ уже был удержан при начислении зарплаты. Поэтому даже если она была депонирована, то с неё уже вычли НДЛФ. Если это сделать ещё раз при выдаче, то это уже будет двойное налогообложение. А оно запрещено в РФ!
Рекомендуется вовремя обращаться в кассу предприятия за получением своих заработанных денег. Желательно сделать это день в день, когда происходит выдача. Если по каким-то обстоятельствам не получается этого сделать, нужно уведомить начальство. Тогда зарплата будет депонирована! Но не стоит тянуть вечно. Существует срок давности, он равен 3 годам. Если в течение этого срока никто не явится за деньгами, то они будут списаны.
Счет депонированной заработной платы
Когда никто вовремя не приходит за своей зарплатой, бухгалтер должен её депонировать. То есть оставить у себя на хранении на несколько дней. Но нельзя хранить её в кассе предприятия, её нужно вернуть в банк.
Не нужно открывать специальный счёт, необходимо вернуть средства на расчётный счёт предприятия, которое выступает в роли работодателя. Когда «опоздавший» сотрудник обратится за получением своих средств, бухгалтеру нужно будет:
- проверить, есть ли в кассе нужная сумма денежных средств. Если да, то нужно просто оформить расходный кассовый ордер, выдать деньги работнику, а его попросить расписаться в документе;
- если нужной суммы нет, сделать запрос в банк на снятие с расчётного счёта определённой суммы. Если предприятие работает по системе «онлайн-банкинг», то проблем с подачей запроса не будет. Если же предприятие не пользуется онлайн услугами банка, то необходимо ехать в отделение банка с документами на выдачу определённой суммы денег;
- когда эти средства «приедут» из банка, бухгалтер должен составить РКО, выдать деньги работнику и дать ему подписать документ.
Депонирование заработной платы отражается следующей бухгалтерской проводкой:
ДТ 70 КТ 76,4.
Эта запись свидетельствует о том, что работник вовремя не получил свои средства, они теперь «хранятся» у работодателя.
Сроки депонирования заработной платы
Депонирование возможно только тогда, когда работник получает свою заработную плату наличными средствами из кассы предприятия. Если деньги перечисляются на банковскую карточку, то о депонировании речи не идёт.
В обязанности работодателя входит указание точной календарной даты, когда он будет выдавать своим сотрудникам заработную плату. Эту дату необходимо отразить в локальном документе. В этот день начальство должно рассчитаться со всеми работниками, кроме тех, которые не могут лично подойти по причине:
- отпуска;
- болезни;
- командировки;
- смерти работника.
Бухгалтер имеет право ещё 5 календарных дней хранить эти деньги в кассе предприятия. Если в течение этого срока никто не явится за ними, они должны быть депонированы.
Бухгалтер должен письменно уведомить отсутствующего работника о том, что его зарплата депонирована, то есть возвращена на расчётный счёт работодателя.
Заработная плата депонируется на определённый срок. Она не может вечно «храниться» на счету у работодателя. К этому действию применяется общегражданский срок давности - 3 года. Это не означает, что если через 3 года никто не явится за этими деньгами, они будут списаны.
Списание означает, что деньги будут учтены на 91 счете как внереализационные доходы. То есть это доходы предприятия, но полученные не от реализации основных товаров, работ или услуг.
Оформление депонированной заработной платы
Когда заработная плата выплачивается через кассу предприятия, бухгалтер должен оформить расчётную ведомость. При получении работником своих денежных средств он ставит свою подпись напротив своей фамилии. Это означает, что работник получил свои деньги и претензий к работодателю не имеет. Но если никто не явился за деньгами в установленный день, то бухгалтер должен эту заработную плату депонировать. Для этого напротив фамилии сотрудника, где должна стоять его подпись, он делет запись «депонирована». Если на предприятии есть соответствующий штамп, то можно поставить его. Это не запрещено.
Важно! У каждого работодателя установлены вои сроки выплаты заработной платы. Конкретная календарная дата должна быть прописана в локальных документах. Например, в коллективном договоре или в Положении о зарплате. Начальство не имеет права указывать в платёжной ведомости на выдачу заработной платы дату более раннюю, чем прописано в локальном акте. Она должна ей соответствовать.
Если кто-то из сотрудников не смог получить свои деньги, то сумма выданных средств не будет совпадать с той суммой, которая прописана в ведомости «к выдаче». Поэтому бухгалтеру нужно поступить следующим образом:
- напротив фамилии того сотрудника, который не получил средства, сделать надпись «депонировано»;
- на последнем листе платёжной ведомости указать сумму, которая была фактически выдана на руки работникам, и сумму, которая депонирована;
- выписать расходный кассовый ордер, в котором указать фактически выданную сумму.
Рекомендуется составлять реестр депонированный сумм. Ранее этот документ являлся обязательным, сегодня уже нет. Можно обойтись и без его составления, нарушений не будет. Но без реестра сложно самостоятельно оценить суммы задолженностей перед конкретным работником.
Если предприятие с небольшим штатом работников, то можно обойтись и без реестра. Скорее всего, долгов перед работниками будет немного, и их будет видно при отражении операций по бухгалтерским счетам. Если же предприятия большое, а в штате несколько сотен или тысяч человек, то реестр депонированных сумм необходимо вести.
- табельный номер работника, чья заработная плата депонирована;
- его ФИО;
- период, за который заработная плата не была выплачена;
- сумму невыплаченной зарплаты;
- реквизиты платёжной ведомости.
Важно! Если заработная плата депонирована, то работодатель, так как он выступает в роли налогового агента, должен выполнить свои налоговые обязательства. То есть он обязан рассчитать НДЛФ с заработной платы, вовремя его удержать и перечислить в бюджет. Если эти операции провести в соответствующие сроки, нарушений налогового законодательства не будет. Не играет роли, выдана зарплата или нет.
Итоги
Заработная плата может выплачиваться:
- из кассы предприятия;
- безналичным путём на карточку предприятия.
Если зарплата выдаётся наличными средствами, то по определённым причинам некоторые сотрудники не могут подойти в бухгалтерию в указанный день. Например, по причине отъезда в служебную командировку.
Это не означает, что их деньги «сгорят». Если в течение 5 календарных дней с момента выдачи зарплаты другим сотрудникам «опоздавший» не сможет забрать свои деньги, они будут депонированы, то есть возвращены на расчётный счёт предприятия. Забрать свои деньги можно в любое время, но предварительно предупредив бухгалтера. Сделать это нужно путём написания заявления с просьбой о выдаче депонированной ранее заработной платы. Если в кассе есть указанная сумма, то бухгалтер выдаст деньги. Если нет - придётся ждать сотрудника из банка. При выдаче депонированной зарплаты составляется расходный кассовый ордер, в котором указывается сумма к выдаче. Сотрудник его подписывает и получает свои деньги.
Депонирование не означает, что работодатель будет вечно «хранить» у себя чужую зарплату. Если в течение 3 лет после депонирования никто не явится за деньгами, они будут списаны в счёт внереализационных доходов. Получить зарплату может сам сотрудник, его доверенное лицо при наличии нотариальной доверенности или наследник, при предъявлении соответствующих документов.
Бухгалтер со своей стороны также должен провести правильное оформление. При формировании ведомости на выдачу в ней указывается сумма, которая должна быть выдана на руки всем работникам. Но если кто-то не смог подойти за деньгами, то прописанная сумма будет отличаться от той, которая выдана на руки.
Необходимо сделать соответствующую запись и оформить РКО на ту сумму, которая была фактически выдана всем присутствующим работникам. Напротив ФИО «опоздавшего» нужно сделать запись «депонировано». При этом удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет работодатель обязан вне зависимости от того, все ли деньги выданы работникам или нет!
Большинство предприятий предпочитают проводить расчеты с работниками по заработной плате в безналичном порядке, перечисляя деньги на его счет. Поэтому понятие «депонированная заработная плата» встречается сегодня крайне редко. Но в организациях, проводящих оплату труда через кассу, ситуация, когда заработок не получен работником вовремя может встречаться. Рассмотрим в статье, как поступить бухгалтеру в этом случае, чтобы не превысить лимит кассы и не нарушить законодательство по труду и бухгалтерскому учету.
Депонированная заработная плата. Что это такое?
Под депонированной зарплатой понимаются денежные средства, предназначенные для оплаты труда работника, не полученные им своевременно. Для того чтобы не нарушать правил хранения денежной наличности в кассе и не превышать установленный лимит, такие средства депонируют.
Факт неполучения заработка в установленные сроки никак не отражается на порядке удержания, начисления и перечисления налогов по этой сумме. Все расчеты по налоговым платежам осуществляются еще на этапе начисления заработка.
Причины возникновения депонированной заработной платы могут быть разными. Чаще всего это:
- отпуск;
- пребывание в командировке;
- болезнь работника;
- смерть и т.д.
Если депонированная заработная плата возникла по вине работодателя, по причине его нежелания выдать деньги, то налицо факт нарушения трудового законодательство. Такое деяние наказуемо.
Сколько хранится зарплата в кассе?
Наличные средства, полученные для проведения расчетов с персоналом по оплате труда, могут храниться в кассе без нарушения законодательства 3 дня. По истечении этого срока неполученные деньги должны быть возвращены на расчетный счет работодателя. Зарплатная ведомость закрывается. Вместо подписи работников, которые не получили зарплату, кассир пишет слово «депонировано».
После подсчета всех итоговых сумм в ведомости остаток в кассе возвращается в банк. Работодатель обязан хранить неполученную в срок зарплату 3 года (срок давности, определенный законодательством). По завершении трехлетнего периода невостребованная зарплата может быть зачислена в его доход как прибыль по неосновной деятельности.
Депонированная зарплата отражается в отдельной книге, которую необходимо хранить на протяжение пятилетнего срока.
Как оформить документы по возврату средств
Законодательством установлена обязанность работодателя вести реестр депонированных сумм. Аналитический учет таких операций ведется в книге аналитического учета депонированных сумм. Записи в этой книге следует проводить своевременно по мере совершения операций.
Как получить депонированную зарплату
Порядок действий бухгалтера при депонировании зарплаты и выдачи ее по требованию работника четко определен. Если в установленные сроки сотрудник не пришел за своим заработком в кассу, то ведомость закрывается. Напротив фамилии такого работника ставится запись «депонировано».
Если сумма не большая и не превышает установленный руководителем предприятия и согласованный с банком лимит, то она в зависимости от обстоятельств на усмотрение главного бухгалтера может не сдаваться в банк, а храниться в кассе до востребования.
Например, если крайний срок выдачи зарплаты пятница, но точно известно, что во вторник работник вернется из командировки. Если сумма его заработка небольшая, то можно хранить ее в кассе до того момента, как работник возвратится из командировки и приступит к своим профессиональным обязанностям.
Если депонированная заработная плата превышает установленный лимит, то кассир вносит деньги на расчетный счет.
Работодатель обязан выдать неполученный заработок депоненту по его устному или письменному заявлению. Если средства сданы в банк, то потребуется день на предварительное бронирование и получение этой суммы с расчетного счета в кассу. Работник, если его это устраивает, может получить депонированную зарплату в день получения очередного аванса.
На предприятии может быть установлен специальный день выдачи депонированных сумм. Порядок выдачи таких средств должен быть закреплен в учетной политике. Выплата депонированной зарплаты работнику оформляется расходным кассовым ордером.
Бухгалтерский учет депонированных сумм
Синтетический учет депонированных сумм ведется на счете 76. Читайте также статью: → “ ». По отношению к предприятию депонент выступает в качестве кредитора. Учет неполученной в срок зарплаты у работодателя ведется следующим образом:
Пример. 27 ноября на выдачу заработной платы на предприятии в кассу организации было получено 500000 рублей. Из них 300000 рублей выдали в этот же день из кассы, а 200000 выдано двум раздатчикам зарплаты в подразделениях организации. 29 ноября раздатчики вернули обратно не выданную заработную плату в размере 100000 рублей.
Бухгалтер сделал следующие записи:
| Дата | Корреспонденция счетов | Сумма | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |||
| 27.11 | 50 | 51 | 500000 | Снято в кассу для выдачи зарплаты |
| 27.11 | 70 | 50 | 300000 | Выдана зарплата из кассы |
| 27.11 | 71 | 50 | 200000 | Выдана сумма для выплаты зарплаты раздатчикам |
| 29.11 | 70 | 71 | 100000 | На сумму выданной раздатчиками зарплаты |
| 29.11 | 50 | 71 | 100000 | Возвращена не выданная раздатчиками зарплата |
| 29.11 | 70 | 76/4 | 100000 | Депонирована зарплата |
| 29.11 | 51 | 50 | 100000 | Неполученная в срок зарплата сдана на расчетный счет |
Налоговый учет с депонированных сумм
НК РФ закреплена обязанность работодателя выполнить удержания налога из дохода работника при его выплате. Днем выдачи этого дохода для расчетов по НДФЛ признается последний день того месяца, за который начислена зарплата согласно трудового соглашения. Налоговый агент должен перечислить удержанные налоговые платежи по зарплате не позднее того дня, когда им сняты деньги с расчетного счета на выдачу заработка работникам предприятия.
Таким образом, порядок начисления и перечисления НДФЛ в связи с депонированием зарплаты и выдачей ее впоследствии для налогового агента совпадает с общеустановленным.
Списание денежных средств со счета
Встречаются ситуации, когда по окончании срока исковой давности, физическое лицо так и не обратилось к работодателю с просьбой о выплате не полученного вовремя заработка. По истечении 3 лет суммы неистребованной депонированной зарплаты не могут числиться на 76 счете. Их необходимо списать на доходы или на финансовый результат деятельности экономического субъекта. Такие суммы обязательно должны быть подтверждены результатами инвентаризации.
Списание их на финансовый результат оформляется приказом руководителя организации, который издается по итогам инвентаризации. Не в каждом случае работодатель готов выплатить депонированную зарплату по требованию работника. Просьбы физического лица о выдаче причитающихся ему сумм могут быть проигнорированы. В таком случае работнику нужно обратиться в инспекцию по труду и взыскать сумму долга в принудительном порядке.
Если работодатель не пошел на встречу в этом вопросе и после обращения в инспекцию, физическое лицо вправе обратиться в суд. Воспользоваться таким правом работник может в течение 3 лет с момента депонирования его заработка. Рассмотрим списание неполученной вовремя зарплаты на примере.
По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности установлено, что по депонированной зарплате в сумме 10000 рублей завершился срок исковой давности. В связи с чем, приказом директора предприятия определена необходимость списания этой суммы:
- Дт76/4 Кт91 = 10000.
Ответы на актуальные вопросы
Вопрос №1. По результатам инвентаризации в октябре установлена кредиторская задолженность по не выданной зарплате, сложившаяся более 3 лет назад. В соответствии с приказом по предприятию эта сумма просроченной задолженности была списана. В ноябре в организацию обратился бывший сотрудник с просьбой выдать ему эту зарплату. Обращения в суд с его стороны не было. Правомерна ли его просьба, если дебиторская задолженность уже списана?
Да, просьба сотрудника выдать ему депонированную более 3 лет назад зарплату находится в рамках закона. Законодательно время, когда работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему неполученный заработок, не ограничено. Такой срок установлен лишь для обращения в суд. Даже если трехлетний срок закончился, работодатель может выплатить задолженность. В таком случае нужно восстановить депонированную зарплату:
Дт91 Кт76/4.
После чего выдать в установленном на предприятии порядке:
Дт76/4 Кт50.
Вопрос №2. Как определить время, когда необходимо списать депонированный заработок по причине окончания срока исковой давности?
В первую очередь необходимо определить, от какой даты начинается отсчет срока исковой давности. Для этого нужно принимать во внимание документы, в которых установлен срок осуществления расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии. Например, Правила внутреннего трудового распорядка или трудовое соглашение. Отсчет срока начинается со следующего дня после выдачи зарплаты. В случае если работник обратился работодателю с просьбой о выплате депонированной зарплаты, и ему было отказано в этом, в течение 3 месяцев он может подать иск в суд.
Вопрос №3. В какие сроки работник может получить депонированную зарплату после обращения с просьбой о выдаче к работодателю?
Если речь идет о небольшой сумме, которая хранится в пределах установленного лимита в кассе, депонированная зарплата может быть выдана сотруднику с течение дня. Если же в кассе нет такого количества наличности, то работник может получить свой заработок:
- при получении аванса;
- или в ближайший день выдачи зарплаты на предприятии;
- или в специальный день выдачи депонированных сумм, если он установлен на предприятии.
Вопрос №4. Когда необходимо перечислить НДФЛ по депонированному заработку?
Если источником наличных денег на выдачу зарплаты на предприятии является банк, то НДФЛ придется заплатить не позднее их получения. Если же зарплата выдается за счет каких-либо прочих источников, то можно перечислить налог, когда сотрудник получит зарплату. Но для удобства бухгалтера и повышения точности расчетных операций лучше заплатить НДФЛ по всей зарплате.
Вопрос №5. В какие сроки надо отнести к расходам суммы депонированной зарплаты на предприятии, применяющем ОСН?
Включение в расходы депонированного заработка зависит от метода определения налога на прибыль, применяемого предприятием. Для целей бухучета депонированные суммы следует относить к расходам периода, когда они были образованы. А для целей налогового учета, если предприятие применяет метод начисления, депонированная зарплата относится к расходам по аналогии с бухучетом. Расхождений между налоговым и бухгалтерским учетом при этом не возникнет.
Но когда применяется кассовый метод, депонированную зарплату нельзя относить к расходам до того момента, пока она не будет выплачена работнику. Это приводит к появлению вычитаемой временной разницы и, следовательно, к образованию отложенного актива. Его можно будет списать после погашения задолженности по зарплате перед сотрудником.
Звонок в один клик
Если сотрудник не получил вовремяналичную зарплату независящим от работодателя причинам (например, в связи с болезнью или командировкой сотрудника), бухгалтер должен ее депонировать.
При этом не имеет значения, из какого источника выплачивалась заработная плата:
Из денег, полученных в банке;
Из наличной выручки (тратить ее на выплату зарплаты позволяет пункт 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Порядок действия для депонирования заработной платы
Второе — подсчитать, сравнить и записать в итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 суммы:
Фактически выданных наличных денег;
Подлежащие депонированию и сдаче в банк.
Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».
Третье — составить реестр и внести в журнал учета депонированные суммы. Так как формы реестра и журнала для коммерческих организаций не утверждены, их можно разработать самостоятельно и утвердить в виде приложения к учетной политике. Обязательные реквизиты реестра и журнала учета содержатся в пункте 4.6 Положения о ведении кассовых операций.
В качестве образца можно взять форму, утвержденную для автономных, бюджетных или казенных учреждений приказами Минфина России от 23.12.2010 № 183н, от 16.12.2010 № 174н и от 15.12.2010 № 173н . Данными приказами также утверждена книга аналитического учета депонированной оплаты труда.
После оформления реестра депонированных сумм бухгалтеру необходимо:
Заверить своей подписью формы № Т-49 или № Т-53 ;
Реестр и журнал депонированных сумм;
Передать документы (ведомость по форме № Т-49 или № Т-53 , реестр и журнал депонированных сумм) для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру, а при его отсутствии — руководителю компании.
Четвертое — оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2 на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на последней странице формы № Т-49 или формы № Т-53 .
Пятое — сдать в банк депонированные суммы заработной платы.
Когда депонировать невыданные суммы
Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права (абз. и п. 1.4 Положения о ведении кассовых операций).
Деньги на выплату зарплаты получены в банке. Для компаний, которые получают денежные средства на оплату труда в банках, эта проблема не существует. Напомним, что деньги на выдачу заработной платы можно держать в кассе организации не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций). Не полученную работниками заработную плату сдают в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.
Зарплата выдавалась из наличной выручки. Компании, получающие наличную выручку, могут не снимать деньги на оплату труда в банке, а выдавать их из кассы. При этом нужно помнить, что деньги в кассе, которые предполагается потратить на зарплату, продолжают оставаться наличной выручкой. Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок выдачи заработной платы в этом случае не применяется. Зарплата выдается в один день, а не полученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.
Бухгалтерский учет депонированной заработной платы
Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).
Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
— начислена заработная плата;
— удержан НДФЛ с суммы заработной платы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
— выплачена заработная плата за минусом НДФЛ.
Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Депонирование заработной платы отражается проводками:
— депонирована сумма неполученной зарплаты;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.
Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
— выдана депонированная зарплата.
При выдаче депонированной зарплаты оформляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Сведения о выданных депонентах вносят в книгу учета депонированной заработной платы или в карточку депонента. Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99). В этом случае бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1
— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.
Рассмотрим порядок депонирования сумм заработной платы на примере.
Пример 1. 30 августа года сотрудникам торговой компании ООО «Подарок» была начислена заработная плата за август года.
4 сентября компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 350 000 руб. Эта сумма оприходована в кассу компании.
Кассир ООО «Подарок» выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с 4 по 6 сентября по платежной ведомости. В период выплаты заработной платы за ее получением не явились два сотрудника:
— С.Т. Матвеев (был в командировке). Сумма причитающейся ему заработной платы — 13 871 руб.;
— Г.Г. Тарасов (болел). Сумма причитающейся ему заработной платы — 17 400 руб.
В конце дня 6 сентября кассир ООО «Подарок» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.
Депонированная заработная плата была выдана:
В бухгалтерском учете ООО «Подарок» были сделаны проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
— 1 350 000 руб. — начислена заработная плата за август 2013 года. Сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 31 271 руб. — депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 13 871 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за август С.Т. Матвееву;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 17 400 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за август Г.Г. Тарасову.
Депонирование заработной платы и страховые взносы
Сроки уплаты страховых взносов с зарплаты во внебюджетные фонды (кроме страховых взносов на травматизм) не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Взносов на травматизм нужно перечислять в день:
Установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;
Установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам и условие о страховании от несчастных случаев предусмотрено в договоре.
Такой порядок установлен:
Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.
НДФЛ при депонированиии заработной платы
Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.
Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае компания должна перечислить НДФЛ в день получения денежных средств на выплату дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам.
Пример 2. За июль слесарю ООО «Мастер» А.Н. Макарову (1975 года рождения) была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы равен 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). Срок для выплаты зарплаты, установленный в трудовом договоре, — 5-е число следующего месяца. 2 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.
Деньги на выплату заработной платы сотрудникам были получены из банка. Страховые взносы на травматизм компания уплачивает по тарифу 0,2%.
В бухгалтерском учете компании сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 50 000 руб. — начислена заработная плата А.Н. Макарову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 8000 руб. (50 000 руб. × 16%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 3000 руб. (50 000 руб. × 6%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 1450 руб. (50 000 руб. × 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 2550 руб. (50 000 руб. × 5,1%) — начислены взносы на обязательное медицинское страхование;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 100 руб. (50 000 руб. × 0,2%) — начислены взносы на травматизм;
— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет;
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
— 1450 руб. — перечислены взносы на ссоциальное страхование;
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование;
— 100 руб. — перечислены взносы на травматизм;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. (50 000 руб. − 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк депонированная зарплата;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. — получены деньги на выплату заработной платы;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.
Если депонированная зарплата выплачивается из наличной выручки, компания должна удержать начисленную сумму НДФЛ при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить налог нужно на следующий день (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример 3. Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «Мастер» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать бухгалтеру?
Проводки после 31 июля будут следующими (для упрощения примера проводки по сдаче в банк сверхлимитного остатка наличных денег в кассе, не приводим):
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51
— 100 руб. — перечислены страховые взносы на травматизм;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована заработная плата, не полученная работником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк сумма депонированной зарплаты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная заработная плата за вычетом НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы сотрудника;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 8000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» КРЕДИТ 51
— 1450 руб. — перечислены страховые взносы на социальное страхование;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» КРЕДИТ 51
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование.
Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудники по каким-то причинам не смогли получить вовремя, т.е. в течение срока выплаты заработка, установленного в организации. Этот срок, в который может быть превышен лимит кассы, устанавливается в количестве трех дней с момента получения денег в банке.
Если сотрудник не получил заработную плату вовремя, она депонируется. От того, получил работник заработок из кассы, или же он получил депонированную зарплату, расчет зарплатных налогов и взносов не влияет, поскольку все расчеты ведутся в момент начисления заработка (п. 1.4 Положения Банка России № 373-П от 12.10.2011).
Когда работник может получить депонированную зарплату?
В принципе, если работник не получил зарплату в указанный срок (например, был на больничном или в командировке), он имеет право получить ее в любое время. Для этого ему необходимо обратиться в бухгалтерию (это не зависит от того, в какой форме было обращение – устной или письменной). Депонированную зарплату компания может выдать работнику в любой день, а не тянуть до следующих сроков выплаты заработка.
Бывают ситуации, когда денег в кассе нет или их невозможно получить в банке в срочном порядке. Во избежание споров с работником, срок выдачи выплат депонированной зарплаты лучше закрепить в локальных актах организации (трудовом договоре, положении об оплате труда, коллективном договоре и пр.).
Пример 1.
Сотрудник Жилин А.А. заключил с ООО «Крошка» трудовой договор, в котором прописан порядок выдачи депонированных заработков. И в договор включены следующие условия: заработная плата выдается только по письменному заявлению работника в день обращения за заработной платой, если в кассе организации достаточно наличных средств, но не позднее 5 дней с момента обращения, если необходимые средства нужно предварительно заказывать в банке.
День выдачи заработной платы в ООО «Крошка» - 10 число каждого месяца. Этот срок закреплен и в положении об оплате труда. 10 марта 2013 работникам ООО «Крошка» была выплачена заработная плата.
Сотрудник Жилин А.А. в это время был на больничном, и вышел на работу только 18 марта. В связи с его отсутствием на рабочем месте, его заработная плата была депонирована. В день выхода на работу он написал заявление о выдаче ему причитающегося заработка. Наличных денег в кассе в этот день не оказалось. Бухгалтер подала заявку на снятие наличных в банк и получила деньги лишь 21 числа. В этот же день Жилин А.А. получил свою зарплату.
Общая ситуация по депонированной заработной плате.
При получении денег в кассу для выплаты заработка работникам, организация может превысить лимит в кассе лишь в течение трех дней с момента их получения с расчетного счета. Если работник в этот срок не получил заработную плату, она депонируется. При этом ведомость на выплату заработной платы закрывается.
Сотрудник может обратиться в кассу на получение данной суммы. Действия кассира:
1. Кассир может сообщить об этом бухгалтеру, и он включит эту сумму в планируемую для заявки на получение денег из кассы.
2. Кассир подает заявку, полученную от работника в письменной форме, и передает ее секретарю. Секретарь по всем правилам регистрирует входящий документ в журнале регистрации входящей документации, ставит отметку о получении на заявлении работника, затем передает его главному бухгалтеру.
Как выдать депонированную заработную плату?
Депонированная зарплата выдается сотрудникам по РКО (), если в кассе есть необходимая сумма. Депонированный заработок может быть выдан в день выдачи заработной платы, при условии, что это оговорено положениями об оплате труда и пр.
Списание задолженности перед работником по депонированной зарплате.
При возникновении депонированной зарплаты, в организации образовывается кредиторская задолженность перед сотрудником. Если работник так и не обратился за выплатой заработка, то списание задолженности производится по истечении срока исковой давности. (О том, как рассчитать правильно срок исковой давности, читайте ). Долг перед работником учитывается в составе доходов организации в сумме, в которой его отразили на счетах бухгалтерского учета.
Срок давности для задолженности по депонированной зарплате рассчитывается на общих основаниях и считается равным три года (ст. 196 ГК РФ). По окончании этого срока сумма долга учитывается в сумме внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ).
Бухгалтерские проводки по депонированной зарплате.
Для учета депонированной зарплаты открыт бухгалтерский счет 76-4 "Расчеты по депонированным суммам"
Пример 2.
Работник Одинцов Л.Ж. работает в ООО «Крест» водителем. Во время выплаты заработка он находился в командировке. День выплаты заработка в ООО «Крест» - 5 число. Одинцов Л.Ж. вернулся из командировки 10 июня, написал заявление на выдачу зарплаты (как это было предписано Положением о заработной плате), но в данный момент денег не оказалось в кассе. Бухгалер подала заявку на снятие наличных в банк, и получила деньги лишь 9 июня. Одинцов Л.Ж. получил зарплату 11 июня в сумме 20 000 рублей.
1. Д-т 70 К-т 76-4 = 20 000 - депонирована зарплата Одинцова Л.Ж.
2. Д-т 51 К-т 50 = 20 000 – зачислен заработок Одинцова Л.Ж. на расчетный счет.
Проводки за 11 июня
3. Д-т 50 К-т 51 = 20 000 – с расчетного счета получена депонированная заработная плата для выдачи работнику Одинцову Л.Ж.
4. Д-т 76-4 К-т 50 – выдана депонированная зарплата работнику Одинцову Л.Ж.
Бухгалтерские проводки по списанию задолженности в связи с окончанием срока исковой давности.
Д-т 76-4 К-т 91 – депонированная зарплата отнесена на внереализационные доходы.
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".