Очень часто работа с клиентом начинается с вопроса: «Скажите, есть ли ошибки в моей базе?». Можно подумать, что специалист тут же начнет формировать какие-нибудь сложные отчеты по регистрам сведений и накоплений, понятные только ему, а на самом деле, для начала, нужно просто открыть общую оборотно-сальдовую ведомость организации (ОСВ). В этой статье мы разберем несколько ошибок учета, которые можно увидеть, сформировав этот привычный отчет.
Сделаем следующие настройки:
- на закладке «Группировка» поставим галочку «по субсчетам»,
- на закладке «Показатели» поставим галочки БУ, НУ и контроль.
Для первоначального анализа базы данных этих показателей достаточно.
Формируем ОСВ и первое, что должно насторожить – это сальдо на счете 000, которого в рабочей базе просто не должно быть!
Счет 000 является служебным и используется в программе только для первоначального ввода остатков, когда переносятся движения по счетам из другой базы или формируются вручную при помощи документа «Ввод остатков». Правильное автоматическое заполнение формы бухгалтерского баланса невозможно, если в ОСВ есть остаток по счету 000.
Почему такое сальдо может появиться? Иногда счет 000 ошибочно выбирают в документе при отражении операций текущего периода. Очень часто это оказывается «Операция, введенная вручную», где бухгалтер сомневается в корреспонденции счетов. Например:
Другая причина появления сальдо – некорректный ввод остатков, т. е. общая сумма по ДТ всех счетов не равна сумме по КТ. В этом случае разница остается на счете 000 для выполнения основного равенства бухгалтерии ДТ=КТ.
При возникновении такой ситуации нужно разобраться в её причине. Если остатки перенесены из другой программы, нужно сформировать ОСВ в старой базе и сверить с новой, далее подкорректировать документ «Ввод остатков» по несовпадающим счетам. Если данные были внесены вручную, то нужно внимательно проанализировать ОСВ, скорее всего, какая-то информация была упущена.
Вторая ошибка, которая всегда «бросается в глаза» - это отрицательные остатки по счетам 50, 51, 52, 57.
Она возникает, когда введены расходные (например, РКО, списание с расчетного счета) документы на сумму бОльшую, чем приходные (например, ПКО, поступление на расчетный счет).
Например, иногда при загрузке выписки из банк-клиента некоторые документы на поступление денежных средств не проводятся автоматически, соответственно, такой приход не отражается на счетах учета. Обязательно регулярно сверяйте сальдо по расчетному счету в 1С с банковской выпиской и оперативно исправляйте ошибки.
Еще бывают ситуации, когда формируются документы на расход из кассы, при этом документы на поступление денег – отсутствуют. Не забывайте отражать факты получения займа от учредителя, возврат подотчетных сумм и другие операции, благодаря которым регистрируется приход денежных средств в кассу.
Третья ошибка - это минусы или суммы без количества по счетам 10, 41, 43. Например:
Данная ошибка иногда возникает, если вводится большой объем документов поступления, реализации, перемещения, отчетов производства за смену и пр. в один и тот же момент времени. Обычно исправляется восстановлением последовательности, функция доступна в обработке закрытия месяца - «Перепроведение документов за месяц». Но иногда требует внимания пользователя, например, программа может путаться, если вносить документ «Поступление материалов» с датой 31.01.17, временем 23.59.59 и тут же вводить документ «Требование накладная» по списанию материалов в производство с датой 31.01.17 и временем 23.59.59. Лучше, чтобы между документами поступления/списания была разница во времени, хватит даже одной минуты.
Есть еще несколько причин возникновения подобной ошибки, о некоторых из них мы говорили в видеоуроках:
- Ошибки при списании материалов в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 - ВИДЕО
- Нюансы реализации товаров в 1С: Бухгалтерии предприятия 8 - ВИДЕО
Также очень рекомендую прочитать нашу статью на эту тему
Контроль отрицательных остатков ТМЦ в 1С: Бухгалтерии предприятия 8
Четвертая ошибка - это минусы и некорректное сальдо по 60, 62 счетам. Чаще всего возникает из-за неверного зачета авансов, неправильно выбранного договора или документа расчетов. Более подробно об этом мы рассказывали в статье Почему не зачитываются авансы в 1С? и видео Как навести порядок на 60 счете в программах 1С - ВИДЕО
В одной из следующих статей, мы поговорим, о том на что обратить внимание, анализируя ОСВ, после процедуры закрытия месяца, а также почему могут отличаться суммы в бухгалтерском и налоговом учете.
Информация о наличии и движении денежных средств в кассах организации обобщается на активном счете 50 «Касса» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). При этом Планом счетов и Инструкцией по его применению предусмотрено, что на счете 50 учитываются не только наличные денежные средства, но и денежные документы. Для разграничения ценностей, учитываемых на счете 50, предусмотрено открытие субсчетов. Так, к примеру, могут быть заведены субсчета 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы» и др. А как составляется и для чего используется оборотно-сальдовая ведомость к счету 50?
Пример оборотно-сальдовой ведомости
Оборотно-сальдовые ведомости относятся к учетным регистрам. Формы регистров бухгалтерского учета организация разрабатывает самостоятельно и утверждает их в своей . В регистрах происходит фиксирование, накопление и обобщение данных, содержащихся в первичных учетных документах (ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Оборотно-сальдовая ведомость является одним из наиболее распространенных регистров бухгалтерского учета. В ней информация по счету приводится в разрезе следующих показателей:
- остаток на начало периода (дебет/кредит);
- обороты за период (дебет/кредит);
- остаток на конец периода (дебет/кредит).
При этом графа «Остаток» часто именуется «Сальдо».
Соответственно, оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 может быть представлена в таком виде:
| Счет | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 50-1 | ||||||
| 50-2 | ||||||
| 50-3 | ||||||
| … | ||||||
| Итого | ||||||
Однако удобство оборотно-сальдовой ведомости состоит не только в представлении информации об остатках и оборотах по всем счетам учета или по отдельным субсчетам, но и в представлении детализированной информации в разрезе аналитического учета к счету. Конечно, аналитический учет, например, к субсчету 50-1 не ведется, зато к субсчету 50-3 «Денежные документы» оборотно-сальдовая ведомость может быть сформирована с расшифровкой остатка и оборотов по каждому виду денежных документов.
Оборотно-сальдовая ведомость - это финансовый документ, в котором отражены бухгалтерские остатки по различным счетам учета на первое число года, квартала или месяца. В нем также отражаются остатки по бухсчетам на момент окончания учетного периода и текущие обороты (это приход и расход) за определенные временные промежутки.
В зависимости от отчетного периода оборотно-сальдовая ведомостьможет быть помесячной, поквартальной или сводной годовой.
Все фактически произведенные хозяйственные операции вносятся в данный документ. При этом оборотно-сальдовая ведомостьведется в строгом соответствии с положениями бухучета РФ и учетной политикой, утвержденной и применяемой в организации.
Как составить оборотно-сальдовую ведомость правильно? В начале деятельности любого нового предприятия оборотно-сальдовая ведомость является нулевой и не имеет оборотов по счетам. После государственной нотариальной регистрации сумма уставного капитала предприятия фактически отражается в кредите счета 80 (УК организации) и в дебете счета корреспондента № 75 (Расчеты с дебиторами, кредиторами) в разрезе суммы вкладов каждого из его учредителей. Фактическое внесение вкладов участниками общества фиксируется по кредиту счета 75 и по дебету следующих счетов учета. В зависимости от вида вносимых активов это могут быть основные средства (01), нематериальные средства (04), материалы (10), товары (41) и другие.
К примеру, предприятие прошло регистрацию. Сумма равна 75000 рублей. Предприятие имеет троих учредителей. У первого учредителя доля составляет 45%, у второго доля 35% и у третьего - 20%. Уставный капитал формируется деньгами, ТМЦ и основными средствами. Первый учредитель вносит денежными средствами, а остальные товарно-материальными ценностями (основными средствами и товарами). Сумма 75000 рублей отразится в дебете и в кредите счета 80. Если у предприятия несколько учредителей, то и в разрезе счета 75 сумма уставного капитала отразится по их долям соответственно. По мере внесения процентных долей участниками общества, приход денег и материальных ценностей будет количественно фиксироваться на соответствующих счетах учета.
1. Дт 75 Кт 80 - 75000 сум - регистрация уставного капитала.
2. Погашение задолженности в уставный фонд денежными средствами со стороны первого учредителя.
Дт 50 Кт 75 - 33750 сум - внесение доли одним из учредителей непосредственно в кассу предприятия.
Дт 57 Кт 50 - 33750 сум - передача денежных средств из кассы в банк.
Дт 51 Кт 57 - 33750 сум - зачисление денег на счет предприятия.
3. Погашение задолженности в уставный фонд товарами со стороны второго учредителя.
Дт 41 Кт 75 - 26250 сум - внесение доли товаром вторым из учредителей.
Погашение задолженности в уставный фонд основными средствами со стороны третьего учредителя.
Дт 08 Кт 75 - 15000 сум - внесение доли основными средствами третьим из учредителей.
Дт 01 Кт 08 - 15000 сум - пополнение основных активов за счет внесенного вклада учредителя.
Оборотно-сальдовая ведомость любого счета и субсчета показывает остатки на первое число периода и на его конец, обороты по дебету и кредиту за определенный временной промежуток или отчетный период.
Так, текущая оборотно-сальдовая ведомость по в развернутом виде по дебету расскажет пользователю о сумме средств, полученных на расчетный счет хозяйствующей фирмы. По данным, отраженным в кредите счета, можно увидеть сумму потраченных средств и их получателей. По фактически полученным данным из сводной оборотной ведомости путем сопоставления данных на начало и окончание временного отчетного периода, а также используя данные текущих оборотов за двенадцать месяцев, составляется годовой баланс по предприятию.
Так как любая предприятия всегда отражается и в активе (дебете), и в пассиве (кредите) соответствующих статей бухучета, то несовпадение итоговых сумм в оборотах свидетельствует о допущенной ошибке в бухучете. Поэтому сводная оборотно-сальдовая ведомость служит основой для составления налоговых расчетов и годовой финансовой отчетности, включающей несколько обязательных форм. Это - баланс предприятия (№1), прибыли и убытки (№2), изменение капитала (№3), движение денежных активов (№4).
Основной целью предпринимательской деятельности является получение прибыли для дальнейшего функционирования и расширения бизнеса. Но часть выручки любой компании затрачивается на закупку нового оборудования, выплату зарплаты, платежи по налогам и сборам. За принимаемыми решениями и действиями, необходимыми для работы фирмы, нужен тщательный контроль. В бухгалтерском учете для этого используется распределение операций по счетам. Качественный и своевременный анализ проводится непосредственно по каждому движению. Лучшей формой контроля является формирование специализированных отчетов. Наиболее удобный отчет, позволяющий контролировать все движения по регистрам - оборотно — сальдовая ведомость по счету.
Наличие и движение денежных средств - оценка работы предприятия в целом. Для разбивки поступлений денег и произведенных затрат на предприятии используются счета:
- 51 - операции по банку.
- 50 - операции по кассе.
Формирование оборотно — сальдовых ведомостей по ним позволит отследить расходы, проверить эффективность деятельности для принятия дальнейших управленческих решений.
51 счет
Расчетный счет организации - основной инструмент ее деятельности. Через него проводятся каждодневные необходимые действия:
- расчеты с покупателями и поставщиками;
- перечисление заработной платы;
- уплата налогов и многое другое.
Каждый день банки предоставляют выписки остатков своим клиентам. Необходимо, чтобы предоставленные сведения совпадали с оценкой состояния расчетного счета, отраженной в организации.
Внимание! Счет 51 является активным, то есть на начало и конец периодов может быть отображено только дебетовое сальдо.
Для достоверного составления отчетностей и ведения бухгалтерии на предприятии ежедневно после получения выписки формируется оборотно - сальдовая ведомость.
По Дт указываются различные поступления денежных средств, например, от покупателей, по Кт - произведенные расходы за выбранный период. Проверка окончания периода заключается в сверке остатков с выпиской банка.
Данный пример свидетельствует о том, что за анализируемый промежуток времени организация получила хорошую выручку от оплаты покупателей, и это позволило покрыть имеющиеся расходы и увеличить денежные запасы.
Совет! Многие предприятия имеют несколько расчетных счетов. Формирование ведомости лучше производить по каждому отдельному банку для оперативной сверки остатков.
50 счет
Многие организации производят расчеты через кассу. Ее наличие необходимо, например, в местах общественного пользования (магазины, рестораны). Через кассу проводятся различные хозяйственные операции. Однако, законодательно установлена обязанность иметь лимит остатка кассы и сумма сверх предела относится в банк. Поэтому в настоящее время основное использование кассы - получение оплат и выдача зарплаты.
Учет движения денег в кассе регистрируется на счете 50. Все отражение поступлений и расходований происходит аналогично учету 51. В свою очередь, анализ оборотов через оборотно — сальдовую ведомость 50 счета служит проверкой по 51 счету, чтобы избежать искажения информации о финансовом состоянии. Кроме того, остаток денег в кассе позволяет проверить соблюдение лимитов. Конечное сальдо 50 совместно с 51 - отражение работы фирмы на рынке.
Учет оборудования (сч. 01)
Любой рабочий процесс требует наличия необходимого оборудования. Это могут быть не только станки, но и здания, сооружения, дорогая офисная техника. В бухучете это должно быть отражено на 01 счете.
01 счет
По действующему законодательству в налоговом учете к основным средствам (т.е. оборудованию, необходимому для обеспечения деятельности организации) относят все стоимостью свыше 100000 и сроком службы более года. Оборудование, офисная техника используется в повседневной деятельности, она приобретается не для продажи. Оборотно — сальдовая ведомость по 01 служит не только проверкой наличия основных средств на предприятии и их движения, но и является необходимым инструментом формирования налога на имущество.
Ввод в эксплуатацию новых основных средств отражается оборотами по дебету, списание (моральный, физический износ или иное) - по кредиту.
Внимание! Для правильного контроля над всем имеющимся оборудованием необходимо неразрывно анализировать две оборотно — сальдовые ведомости: как по наличию и движению самих активов, так и по начисленной амортизации за период (счет 02).
Пример формирования ведомости основных средств на практике
Компания занимается сдачей офисов в аренду. На балансе организации числится здание, автомобили и различная офисная техника. Для своей деятельности она купила в юридический отдел компьютер стоимостью 120000. Так как стоимость новой техники свыше 100000, она долговечна и будет использована для осуществления основной деятельности, данный компьютер вводится в эксплуатацию как основное средство. Сформированная оборотно — сальдовая ведомость будет представлена следующим образом:
Контроль расчетов по оплате труда (сч. 70)
Расчеты компании с персоналом по оплате труда фиксируются на 70 счете. 70 счет отражает начисления зарплаты, отпускных, прочие выплаты. Оценка начальных и конечных остатков за период позволяет вовремя отследить задолженности по оплате труда, потому что персонал - основное звено на любом предприятии. Оборотно-сальдовая ведомость в данном случае наглядно демонстрирует выплаты и начисления денежных средств. По дебету 70 отражаются выплаченные сотрудникам суммы, кредит 70 - начисленная зарплата. Для проверки 70 счета удобно формировать расчетные ведомости в произвольной форме по начислению заработной платы и сверять их с созданной ведомостью. Это обеспечит более глубокий анализ и контроль.
Контроль расчетов по краткосрочным кредитам и займам (сч. 66)
Практически любая организация для осуществления своей текущей деятельности и расширения бизнеса использует заемные средства. В бухгалтерском учете их разделяют по следующим категориям:
- Долгосрочные кредиты и займы (67 счет для обязательств больше года).
- Краткосрочные кредиты и займы (66 счет для обязательств до года).
Оборотно-сальдовая ведомость по 66 счету позволяет увидеть движение денежных средств на погашение задолженностей: уплата задолженности отражается по дебету 66 счета. Все операции идут в корреспонденции с 51 или 50 счетом. Все оформленные в периоде анализа ведомости займы учитываются в оборотах 66 счета по кредиту. Конечное сальдо позволяет наряду с ведомостями по денежным средствам принимать решение о привлечении дополнительных заемных средств или переход на собственное обеспечение.
Контроль затрат на производство (сч. 20)
Любой производственный процесс имеет прямые и косвенные затраты. Прямые издержки отражаются на 20 счете («Основное производство»). На крупных предприятиях, не занимающихся производством, 20 счет используется для затрат непосредственно на осуществление основной деятельности. Например, организации - арендодатели могут отражать на нем все расходы по содержанию здания и сдаваемых помещений.
В рассмотрении оборотно — сальдовой ведомости 20 счета необходимо учитывать следующее: все затраты на производство отражаются в оборотах по Дт:
- оплата труда работникам основного производства (Дт 20 Кт 70);
- передача материалов в производство (Д20 Кт70)
- возникающие обязательства, например, по стоимости ремонтных работ.
Внимание! При закрытии месяца затраты с 20 счета должны списываться на другие счета. Конечное сальдо в оборотно — сальдовой ведомости 20 счета может быть только при наличии незавершенного производства.
Учет материалов (сч. 10)
Счет 10 в бухгалтерском учете позволяет сгруппировать все закупаемые материалы. К нему есть несколько субсчетов, основными из которых являются:
- материалы на основную деятельность;
- хозяйственный инвентарь;
- общехозяйственные материалы (вспомогательные средства, приобретаемые для работы, например, канцелярские товары)
Материалы с 10 счета списываются в производство с использованием требований — накладных. Обороты по кредиту отражают количество и сумму использованных материалов, по дебету показывается закупка новых материалов. Оборотно — сальдовая ведомость по счету 10 позволяет контролировать процесс закупки материалов и результат их использования для осуществления текущей деятельности, также отображается остаток материалов на складах, что дает хорошую возможность принимать правильные решения о проведении новых закупок.
При учете материалов есть свои нюансы. В зависимости от выбранной учетной политики они могут списываться по средней стоимости всех закупок или по методу ФИФО (сначала списывается стоимость первых закупок).
Оборотно-сальдовая ведомость 10 счета должна быть особо тщательно контролируема. Нередко возникают такие ситуации, когда документы проводятся непоследовательно. В этом случае по конечному сальдо можно увидеть отрицательные суммы списания материалов, а это влечет за собой искажение отчетности по налогу на прибыль.
Пример формирования ведомости по счету учета материалов:
Контроль продаж (сч. 90)
Наиболее полно результат деятельности фирмы виден на 90 счете («Продажи»). 90 счет представляет собой отражение основных операций по видам деятельности организации.
90 счет имеет в своем составе несколько субсчетов, отражающих выручку, себестоимость, НДС, финансовый результат деятельности в выбранный промежуток времени.
Внимание! При закрытии месяца все субсчета 90 должны иметь нулевое сальдо (исключение 90.09 - прибыли и убытки от продаж). В конце года 90.09 должен быть также закрыт.
Формирование оборотно — сальдовой ведомости 90 счета позволяет проверить обстановку на предприятии в целом: по кредиту оборотов 90 счета отражается выручка от продаж, по дебету - себестоимость.
Контроль расчетов по налогам и сборам (сч. 68)
Главное обязательство всех организаций - уплата всех необходимых налогов и сборов. Открытие 68 счета в бухгалтерии дает возможность сгруппировать налоги, отследить задолженности. Кроме того, 68 счет позволяет сверять остатки с контролирующими органами по выпискам по налогам и сборам.
Анализ 68 счета имеет огромное значение, только своевременный контроль налогов - залог успешного ведения бизнеса и отсутствия дополнительных расходов на штрафы и пени.
В своем составе 68 счет имеет множество субсчетов, отражающих все необходимые для уплаты налоги. Формирование оборотно — сальдовой ведомости 68 счета удобнее всего производить с группировкой по субсчетам для отображения не просто общей задолженности, но и по каждому конкретному налогу. 68 счет можно проверить с выписками по перечислению денежных активов (иногда может быть проставлена неправильная проводка по субсчетам)
Контроль расчетов с разными дебиторами и кредиторами (сч. 76)
В целях отражения общей информации о взаиморасчетах с другими юридическими лицами, не включенными в расшифровке 60-75 счетов, применяется 76. На нем анализируются взаиморасчеты, связанные со следующими ситуациями:
- имущественное и личное страхование;
- претензионные расчеты;
- дивиденды и др.
Пример: оборотно - сальдовая ведомость 76 может отражать по кредиту необходимые к уплате страховые платежи, по дебету - перечисление этих сумм. Конечное сальдо 76 счета позволяет отследить задолженности и принять решения о перераспределении денежных средств на различные расчеты.
Сформированные оборотно — сальдовые ведомости по основным счетам позволяют четко и точно оценить не только эффективность деятельности предприятия, но и проверить правильность ведения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
В экономической теории есть понятия «поток» и «запас». В теории бухучета им соответствуют понятия «оборот» и «сальдо». Для управленческого и финансового контроля необходимо знать динамику данных показателей. Оборотно-сальдовая ведомость может составляться по отдельным счетам и по укрупненным (обобщенным) счетам бухучета, что необходимо для глубокого анализа финансовых результатов. Узнать, что же это такое оборотно-сальдовая ведомость и скачать образец ее заполнения, вы можете в этой статье!
Оборотно-сальдовая ведомость – это отчет, содержащий информацию об остатках и движении денежных средств между счетами на начало и конец отчетного периода.
Обычно оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу. Оборотно-сальдовая ведомость – это документ, который составляют вслед за:
- Начислением амортизации
- Списанием производственных затрат
- Начислением налоговых обязательств
- Формированием финансовой отчетности
На основе данных данного документа составляют статьи бухгалтерского баланса. Также этот отчет необходим для контроля корректности отображения в бухучете проводок и систематизации информации о них.
Как говорилось выше, данный документ позволяет судить о факторах, влияющих на качественное и количественное изменение статей бухгалтерского баланса: опираясь на данные отчета, и сопоставляя эту информацию с другими фактами хозяйственной деятельности можно делать выводы о том, по каким причинам имело место изменение финансовых результатов.
Этот документ составляется на основе не Плана счетов, а на базе журнала хозяйственных операций (синтетическая ведомость составляется на базе Плана счетов).
Оборотно-сальдовая ведомость по ОАО. Оборотно-сальдовая ведомость: образец заполнения, пример и основные реквизиты
Хоть нормативные требования к этому отчету и не зафиксированы в законодательных актах в силу того, что он играет, скорее, роль технического характера, это официальный документ, который должен обладать следующими реквизитами:
- Наименованием (где собственно указывается название отчета)
- Реквизитами фирмы, составляющей его
- Периодом составления
- Единцами учета объектов анализа
- Реквизитами лиц, ответственных за правильное формирование документа
Поэтому каждую хозяйственную операцию можно охарактеризовать двумя регистрами: дебетом соответствующего счета и кредитом корреспондирующего счета. На этом основывается принцип шахматной оборотно-сальдовой ведомости: в таблице по вертикали отражены дебеты счетов, по горизонтали – кредиты счетов. Обороты по дебету должны быть равны оборотам по кредиту.
Где можно скачать бесплатно чистый бланк для заполнения и образец оборотно-сальдовой ведомости?
Оборотно-сальдовая ведомость – чистый бланк скачать бесплатно, вы можете А пример заполнения оборотно-сальдовой ведомости находится
Образец заполнения оборотно-сальдовой ведомости:
Таким образом, форма оборотно-сальдовой ведомости не зафиксирована законодательно. Бланк данного документа можно найти на специфических сайтах (финансового содержания), купить в книжно-канцелярском магазине, составить в Excele.
Пример заполнения оборотно-сальдовой ведомости был подробно рассмотрен в следующем видео-уроке: