Налогоплательщики НДС в каждый отчетный период должны представлять налоговую декларацию. Но иногда бухгалтера допускают ошибки, поэтому отчетность приходится уточнять. Иначе налоговая посчитает, что не полностью уплачен налог. Поэтому необходимо четко знать, как правильно составлять уточненную декларацию по НДС.
Основной причиной подачи уточненной декларации по НДС часто считаются ошибки бухгалтера. Декларация с уточнениями создается только тогда, когда ошибки выявлены самостоятельно. Все данные налоговик вносит в карточку налогоплательщика.
Форма, порядок установлен налоговым законодательством, произвольно его нельзя составить. А вот сроки не регламентированы, значит, подавать необходимо сразу после выявления ошибки.
Желательно заполнять «уточненку» в отчетный период. Но вполне возможно подать такой документ после истечения отчетного периода. Важно знать, что подавать данные нужно только новые, старые повторять не нужно.
Каждый случай надо рассматривать конкретно, потому, как не всегда исправленная ошибка требует уточнения декларации:
- Существует ситуация, когда фирма подала декларацию с излишней суммой налога. В этом случае компания вправе подать корректировочную декларацию на уменьшение налога, либо вообще ничего не подавать. Но тогда не получится просто внести корректировки в последующий период.
- Бывает ситуация, когда допущенная ошибка не сможет повлиять на сумму налога, тогда документ не нужно сдавать, просто придется все объяснить инспекторам.
- Бывает такая ситуация, при которой бухгалтера подают данные при выявлении уменьшения или увеличения налога после проведенной проверки. Таких действий совершать не нужно.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Когда подается «уточненка» во время проверки налоговиками, такая проверка прерывается. Тогда сотрудники налоговой начинают проверку по уточненным данным. Но для НДС налоговикам по закону придется закончить первую проверку, выдать документ о ее окончании, начать новую. Все неточности и ошибки, которые выявит сотрудник налоговой службы самостоятельно, понесут последствия. Налоговик обязательно назначит штраф.
Важным моментом считается тот факт, что по одной и той же декларации невозможно проводить более одной проверки.
К «уточненке» прилагается сопроводительное письмо. Тут необходимо указать причины исправлений. Составляется оно в произвольной форме. При необходимости докладывается дополнительная документация.
Интересным моментом является тот факт, что сопроводительное письмо не считается обязательным по закону. Но каждый сотрудник налоговой службы просит присылать такой документ совместно с декларацией. Потому что именно в нем указаны все причины произведенных ошибок:
Последствия внесения уточнений будут выражены в камеральных проверках. Поэтому налогоплательщикам желательно научиться правильно подавать необходимые данные во избежание неприятных ситуаций.
Как заполняется уточненная декларация по НДС
Надо знать, как правильно заполнить такой документ. Это абсолютно отдельный бланк, в который вносятся только правильные показатели, которых не было в прошлый раз.
Уточненная декларация состоит из тех же листов, которые подавались в первый раз. Тут надо заменить неправильные данные верными, или дополнить тем, чего ранее не было указано.
На титульном листе существует графа № корректировки, она обязательна к заполнению:
Разделы с 8 по 12 заполняются только в случае уточнений в приложении 001. Когда вносятся изменения в книгу покупок или продаж после отчетного периода, надо заполнить приложение 1 к 8 и 9 разделам.
Надо знать, какие параметры проставляются в признаке актуальности. Заполняются поля только цифрами 0 и 1:
- Цифра 0 ставится всегда, когда ранее данные в разделах 8 и 9 не предоставлялись. Еще одним случаем является замена старых сведений.
- Единицу ставят в том случае, когда сведения, предоставляемые налогоплательщиком, считаются актуальными и достоверными:
Признак актуальности придуман для того, чтобы не давать налогоплательщикам дублировать данные. В случае, когда ошибок очень много, можно поставить во всех разделах 0, тогда произойдет полная выгрузка данных.
«Уточненка» с увеличенной суммой к уплате
Важно знать, что при уточнении в декларации при увеличении налога, сначала необходимо оплатить налог, потом уже сдавать документ. Если этого не сделать — сотрудники налоговой службы назначат штраф за просрочку налога. Сдается декларация на следующий день после уплаты всех долгов:
«Уточненка» с уменьшенной суммой к уплате
Как только налогоплательщик подает декларацию на уменьшение налога, сотрудники налоговой назначают камеральную проверку. Либо может быть назначена выездная проверка.
Как только выяснится, что налогоплательщику должны, на его счет будет возвращена переплата. Но для того, чтобы это произошло, требуется написать заявление.
Подавать уточнение надо как можно раньше, если отчетный период еще не вышел. Тогда налоговая примет исправленную декларацию. Если срок закончился, но подана декларация до срока уплаты налога, на него не будет наложен штраф или пеня. Но при просрочке информации – накладывается штраф согласно законодательству.
Составление письма об уточнении назначения платежа происходит тогда, когда сотрудники организаций обнаруживают ошибку или неточность в уже исполненном платежном поручении. Данное письмо является не просто частью деловой корреспонденции, оно относится к первичной документации фирмы.
ФАЙЛЫ
Когда и какие возникают ошибки
Ошибки в платежках между контрагентами допускают составители , т.е. работники бухгалтерских отделов. При этом неверные данные могут быть в самых разных пунктах документа: например, неправильно указывается номер договора, по которому происходит перечисление денежных средств, ошибочно пишется цель платежа или, бывает, выделяется НДС там, где его выделать не нужно и т.д.
Исправить это можно в одностороннем порядке, направив партнеру письмо об уточнении назначения платежа.
При этом вторая сторона не обязана высылать уведомление о получении данного послания, но удостовериться в том, что письмо получено, лишним не будет.
Можно ли оспорить новое назначение платежа
Обычно изменение параметра «Назначение платежа» происходит при взаимном согласии и без особых последствий. Но в некоторых случаях возможны осложнения. Например, если налоговая инспекция при проверке обнаружит такое исправление и посчитает его способом ухода от налогов, санкции со стороны контролирующего органа можно считать неминуемыми. Бывает, что трения о назначении платежа возникают и между контрагентами, особенно в части выплат по долгам и процентам. В большинстве случаев, для того, чтобы оспорить исправление, опротестовывающей его стороне придется обратиться в судебную инстанцию, при этом гарантий выигрыша дела никто не даст, поскольку такие истории всегда имеют множество нюансов.
Важное условие, необходимое для того, чтобы избежать возможных проблем, заключается о том, что сведения об изменениях в назначении платежа нужно в обязательном порядке передавать и в банки, через которые прошел платеж. Для этого достаточно всего лишь написать аналогичные письма в простой уведомительной форме.
Кто составляет письмо об уточнении назначения платежа
Данное письмо составляется со стороны компании, переведшей средства.
Обычно сам текст пишет специалист отдела бухгалтерии или иной сотрудник, уполномоченный на создание подобного рода корреспонденции и имеющий доступ к формируемым платежкам.
При этом документ в обязательном порядке должен быть подписан руководителем компании.
Как правильно написать письмо
Письмо об уточнении назначения платежа не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, соответственно, писать его можно в произвольной форме или по шаблону, утвержденному в учетной политике фирмы. При этом есть ряд сведений, которые указывать в нем необходимо. Это:
- название предприятия-отправителя,
- его юридический адрес,
- данные об адресате: название компании и должность, ФИО руководителя.
- ссылку на платежное поручение, в котором была допущена ошибка (его номер и дату составления),
- суть допущенной неточности
- исправленный вариант.
Если неверно внесенных сведений несколько, то вписать их надо отдельными пунктами.
Все суммы следует вносить в бланк как цифрами, так и прописью.
При составлении письма важно придерживаться делового стиля. Это значит, что формулировки послания должны быть предельно четкими и корректными, а содержание довольно кратким — строго по делу.
Как оформить письмо
Как к информационной части письма, так и к его оформлению закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на простом чистом листе или на фирменном бланке организации, при этом допустимы как печатные, так и рукописные варианты.
Единственное правило, которое надо соблюдать неукоснительно: письмо должно быть подписано директором фирмы или уполномоченным на визирование подобной документации лицом.
Проштамповывать послание не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица по закону освобождены от необходимости это делать (при условии, что данное требование не прописано во внутренних нормативных актах компании).
Письмо нужно составлять как минимум в четырех экземплярах :
- один следует оставлять себе,
- второй передавать контрагенту,
- третий в банк плательщика,
- четвертый в банк получателя.
Все копии должны быть идентичны и заверены должным образом.
Как отправить письмо
Отправить такое письмо можно несколькими способами.
- лично из рук в руки,
- курьерской доставкой,
- через почту России заказным письмом с уведомлением о вручении,
- через интернет.
В случае отправки через интернет важно, чтобы предприятие имело официально зарегистрированную электронную цифровую подпись, хотя даже это не дает гарантии прочтения письма получателем.
Как и сколько хранить письмо
После отправления, все письма об уточнении назначения платежа необходимо зарегистрировать в журнале исходящей документации, а одну копию вложить в папку текущей «первички» фирмы. Здесь оно должно находиться период, установленных для такого рода документов законом или внутренними нормативно-правовыми актами компании, но не менее трех лет . После утраты актуальности и истечения срока хранения письмо можно передать в архив предприятия или утилизировать в порядке, прописанном в законодательстве.
Корректирующая декларация по НДС подается на основании требования налоговых органов или в случае самостоятельного обнаружения ошибок, допущенных в исходно поданном отчете.
Бывают ли ошибки, при которых «уточненка» не нужна?
Да, вопрос о подаче корректирующей декларации должен рассматриваться отдельно для каждого конкретного случая.
Обязательно должна быть подана уточненная декларация по НДС в 2018 году, если ошибка или неточность привели к занижению суммы налога к уплате (п.1 ст.81 НК РФ).
Нет необходимости в корректирующей декларации, если налог был доначислен или уменьшен в результате налоговой проверки. Результаты проверок налоговики самостоятельно отражают в начислениях по лицевому счету налогоплательщика, последнему останется лишь отразить нестыковку по счетам бухгалтерского учета – если речь идет о компании.
Не нужна уточненная налоговая декларация по НДС при несущественных для декларации в целом опечатках в данных, таких как, например, ошибочный ИНН покупателя или неверная дата счета-фактуры. Подобная информация на сумму налога непосредственно не влияет.
Полностью на усмотрение налогоплательщика остается вопрос подачи корректирующей отчетности, если ошибки, выявленные в первоначально поданной декларации, привели к переплате по НДС. Но следует помнить, что, получив подобное исправление, предполагающее возврат некой суммы уплаченного налога из бюджета, ФНС не ограничится обычной камеральной проверкой. Декларант должен быть готов к тому, что у него как минимум дополнительно запросят все документы от поставщиков, подтверждающие его право на вычет. В некоторых случаях дело может дойти даже до выездной проверки.
Заполнение уточненной декларации по НДС
Важный нюанс: корректирующая декларация заполняется по форме, которая была действительна в период, за который вносятся соответствующие изменения (п.5 ст.81 НК РФ).
Исправленные суммы отображаются в корректировочной декларации полностью, недостаточно указать лишь разницу между ошибочными и правильными сведениями. В целом заполнение отчета производится по тем же правилам, что и при подаче первичной декларации., при этом указываются значения без ошибок. Основным же отличительным признаком первичной декларации от уточненной является пометка на титульном листе «Номер корректировки». Первичная декларация помечается кодом «0», а уточненная «1» (или же «2», «3», в случае повторных изменений в течение одного налогового периода).
Уточняющая декларация по НДС: пример заполнения титульного листа
Еще один нюанс уточненной декларации: в разделах с 8 по 12 необходимо указать код актуальности сведений. Аналогичная строка есть в Приложении I к разделам 8 и 9. Код актуальности в «уточненке» имеет два параметра «0» и «1»:
«0» – если в предыдущей версии декларации данные не предоставлялись или если требуют замены;
«1» – если ранее предоставленные сведения остаются актуальными и не требуют изменений.
Признак актуальности позволяет избегать дублирования большого объема данных. В случае признака актуальности «1» будут автоматически сохранены сведения из предыдущей декларации. В противном случае будет произведена выгрузка обновленных данных по тем разделам, на которые указывает уточняющая декларация по НДС.
Напомним, уточненная декларация – также, как и первоначальная – подается в ИФНС в электронном формате (письмо ФНС России от 20.03.2015 № ГД-4-3/4440@). Подача отчетности по НДС в бумажном виде на данный момент законодательством не предусмотрена.
Пояснительное письмо к корректирующей декларации
В дополнение к скорректированному бланку декларации стоит приложить сопроводительное письмо. Формально закон этого не требует, однако практика показывает необходимость этого шага.
Бланк пояснительного письма официально не утвержден, поэтому допускается подача в произвольной форме. В письме должны фигурировать:
- Сведения о налогоплательщике;
- Период, по которому произошел перерасчет;
- Причина, по которой была подана корректирующая декларации по НДС;
- Строки декларации, которые были изменены;
- Новые значения измененных показателей;
- Реквизиты платежных документов, подтверждающих перечисление недостающей суммы;
- Подпись руководителя.
Сроки подачи «уточненки»
Сроки подачи не регламентированы. Рекомендуется предоставлять исправления в ИФНС сразу по нахождении ошибки. В идеальном случае подача уточненной декларации по НДС происходит в стандартный срок предоставления деклараций, – не позднее 25 числа месяца, который следует за налоговым периодом (кварталом). Представленная в инспекцию столь оперативно, декларация будет зачтена налоговой службой как верно поданная.
Если период подачи деклараций истек, но есть время до фактической выплаты налога , важно не только подать корректировку, но и своевременно выплатить правильную сумму налога. В таком случае налогоплательщик избежит как штрафа, так и пени за просрочку.
Когда уточнение выходит за рамки срока налоговых выплат или относится к предыдущим налоговым периодам, наступает ответственность по статье 122 НК РФ в виде штрафа за несвоевременную уплату налога. Избежать ее можно, если уточненная декларация по НДС будет подана до того, как ошибку обнаружит налоговый инспектор (п. 4 ст. 81 НК РФ). Недоимку, возникшую в результате пересчета налога, также рекомендуется погасить до момента подачи корректировки. Как и в выше описанных ситуациях, налогоплательщику в этом случае будут предъявлены лишь пени по возникшей разнице между ошибочной и корректной суммой НДС.
Уточненная декларация по НДС: право или обязанность?
Весь 2015 год бухгалтеры привыкали отчитываться по НДС согласно измененным правилам. Новая декларация вызвала массу вопросов, а многочисленные требования налоговых инспекций о пояснениях добавили бухгалтерии работы. Теперь даже незначительная ошибка может привлечь внимание инспекторов, ведь данные поставщика и покупателя отражаются зеркально. Какие ошибки стоит исправлять с помощью уточненной декларации, а какие можно пояснить в произвольной форме, узнаете из статьи.
Независимо от вида ошибки и ее существенности ответить на требование налоговой инспекции налогоплательщик обязан в течение пяти рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК РФ). Если требование организация получила по интернету через оператора ЭДО, нужно отправить квитанцию о приеме требования в течение шести дней со дня отправки требования ФНС.
Не нужно затягивать с отправкой квитанции о приеме требования, ФНС может заблокировать счет через 10 дней после окончания срока для отправки подтверждения (п. 5.1 ст. 23, пп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ, письмо ФНС РФ от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).
Когда «уточненка» не нужна
Существует ряд ошибок в декларации по НДС, которые не требуют подачи уточненной декларации. При обнаружении таких недочетов налоговая попросит представить пояснения.
Если налогоплательщик найдет ошибки раньше ФНС, следует самостоятельно пояснить их суть в письменном виде.
Если ошибки не повлияли на сумму налога или привели к его завышению, следует представить пояснения. Уточненка в данном случае — это право, а не обязанность (п. 1 ст. 81 НК РФ). Налоговые органы все-таки рекомендуют сдавать уточненку и при завышении налога (например, при отражении лишнего документа реализации), так как в данном случае меняется налоговая база.
Опоздавший счет-фактура
В большинстве случаев принять к вычету НДС можно лишь на основании счета-фактуры. Иногда счета-фактуры приходят уже после представления отчетности. До 2015 года бухгалтер был обязан подать уточненку, включив опоздавший документ.
Новый порядок учета НДС дает право организациям взять налог к вычету в течение трех лет после принятия товара (услуг) к учету (п. 1.1. ст. 172 НК РФ). К примеру, заявить вычет по счету-фактуре от 13.01.2016 можно как в I квартале, так и во II квартале. Это значит, что опоздавший счет-фактура в данной ситуации не грозит подачей уточненной декларации.
Неверные данные поставщика
Так как показатели книги продаж и книги покупок сейчас дублируются в декларации по НДС, налоговая может выставить требование, обнаружив ошибки в данных поставщика.
Неверный ИНН или адрес, номер счета-фактуры, отличный от номера поставщика, и т. п. — все это ошибки, не влияющие на сумму НДС. Поэтому налогоплательщик может просто представить пояснения без уточненной декларации.
Подобные ошибки можно исправить и с помощью дополнительных листов, аннулировав неверный счет-фактуру: нужно записать стоимостные показатели ошибочного документа с минусом, ниже указав показатели верного счета-фактуры.
Когда нужно сдать уточненную декларацию
Как уже сказано выше, уточненную декларацию придется подать в обязательном порядке при занижении НДС.
Если сумма НДС завышена, уточненку можно не подавать, но все изменения нужно отразить в книге покупок или книге продаж путем составления дополнительных листов (Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
При подаче уточненной декларации необходимо включить в нее все разделы из первичного отчета, даже разделы, в которых ничего не поменялось (п. 2 Порядка заполнения налоговой декларации по НДС).
Для разделов 8-12 декларации, в которых содержится основной массив данных, предусмотрена специальная строка 001 для отражения актуальности сведений. Приложения к разделам 8 и 9 также содержат строку с признаком актуальности.
Если налогоплательщик ничего не меняет в конкретном разделе, нужно в строке 001 поставить значение «1». Это будет означать, что данные актуальны и достоверны. В случае электронной отчетности раздел с актуальными данными не будет заново отправляться в ФНС.
Если же в ранее представленной декларации сведения по соответствующему разделу декларации не представлялись или содержат недостоверные данные, в строке 001 нужно поставить значение «0». Тогда ФНС обновит данные по измененному разделу.
Если организация по ошибке поставит «0» в разделе, в котором данные не изменились, ФНС примет такую декларацию и просто полностью заменит соответствующий раздел. Но при повторной загрузке данных налоговая может обнаружить ошибки, на которые в первичном отчете не обратила внимание. Поэтому целесообразнее не повторять верные разделы и ставить признак актуальности «1».
Рассмотрим примеры типичных ошибок.
Ошибка № 1. Компания не отразила в книге продаж за I квартал 2016 года счет-фактуру на реализацию.
Что делать. В данном случае произошло занижение налога к уплате, значит, уточненную декларацию нужно подать обязательно. Для этого «забытый» счет-фактуру следует зарегистрировать в дополнительном листе книги продаж за I квартал.
Далее нужно составить уточненку, сформировав приложение 1 к разделу 9. В строке 001 приложения надо указать «0» и показать данные дополнительного листа. Так как в дополнительном листе проставляется сумма книги продаж до внесения изменений (отраженная в первичной декларации) и после изменений, раздел 9 можно не заменять и поставить признак «1».
Прежде чем отправить уточненную декларацию, необходимо доплатить налог и пени (п. 4 ст. 81 НК РФ). Если этого не сделать, ФНС выставит помимо пени еще и штраф.
Ошибка № 2. Занижение НДС произошло из-за технической ошибки в счет-фактуре на отгрузку.
Что делать . Продавец должен выписать исправленный счет-фактуру. Далее с помощью записи в доплисте нужно аннулировать неверный счет-фактуру и зарегистрировать исправленный документ. Первый счет-фактура будет со знаком минус, второй — со знаком плюс.
Ошибка № 3. Задвоение счета-фактуры на отгрузку в книге продаж.
Что делать. В дополнительном листе к книге продаж со знаком минус отразить ненужный счет-фактуру.
Признаки актуальности будут такие: разделы 8 и 9 — «1»; приложение 1 к разделу 9 декларации — «0».
Ошибка № 4. В книге покупок фирма ошибочно отразила несуществующий счет-фактуру.
Что делать. Нужно аннулировать документ путем внесения его со знаком минус в дополнительный лист к книге покупок.
Признаки актуальности будут такие: разделы 8 и 9 — «1»; приложение 1 к разделу 8 декларации — «0».
Так как у налогоплательщиков возникает много вопросов по выбору признака актуальности в уточненной декларации, ФНС выпустила разъясняющее письмо от 21.03.2016 № СД-4-3/4581@ .
Как без ошибок заполнить декларацию по НДС, в статье нашего эксперта.
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.
Если налогоплательщик обнаружил, что в поданной им декларации он не отразил или отразил неполностью какие-либо сведения, равно как допустил ошибки, приведшие к занижению подлежащей уплате суммы налога, такой налогоплательщик должен подать уточненную налоговую декларацию. А вот при отражении недостоверных сведений или ошибок в декларации, когда это не привело к занижению налога, представление уточненной налоговой декларации - право, а не обязанность налогоплательщика (п. 1 ст. 81 НК РФ). А нужно ли сдавать пояснения к налоговой декларации по НДС в случае подачи уточненки? Как такие пояснения составлять?
Когда сдаются пояснения к НДС-декларации?
Налогоплательщик, направляя в инспекцию уточненную налоговую декларацию, вправе передать вместе с ней или позднее необходимые, на его взгляд, пояснения. В них налогоплательщик может описать причину подачи уточенной декларации и характер связанных с этим изменений. Например, подать пояснения о предоставлении нулевой декларации по НДС, указав, что в настоящее время организация не ведет свою деятельность. Но добровольная подача пояснений к уточненке - скорее исключение. Ведь создавать себе дополнительную работу в виде написания не требуемых по закону пояснений будет редкий бухгалтер.
Другое дело, когда пояснения к уточненной декларации запросила налоговая инспекция. Сделать это она может в нескольких случаях. Например, в ходе камеральной проверки уточненной декларации инспекция выявила ошибки или противоречия. Или, скажем, в уточненной декларации налогоплательщик заявил меньшую сумму НДС к уплате, чем в первоначальной декларации (п. 3 ст. 88 НК РФ). Получив требование о представлении пояснений, налогоплательщик, в первую очередь, должен отправить в инспекцию квитанцию о приеме требования. Сделать это нужно в течение 6 рабочих дней со дня отправки требования налоговой инспекцией (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).
Если организация, получив требование о даче пояснений, обнаружит, что в уточненной декларации была допущена ошибка, она может подать новую уточненную декларацию в пятидневный срок. Представлять какие-либо пояснения в этом случае не потребуется.
А вот если ошибок или противоречий по данным организации нет, ей придется также в течение 5 рабочих дней со дня получения требования направить пояснения.
Напоминаем, что пояснения по НДС-декларации направляются только в электронной форме. При этом если ФНС утвердила определенный формат для ответа, использовать нужно именно его. Подача пояснений на бумаге или по иному формату будет равносильна неподаче пояснений (п. 3 ст. 88 НК РФ). Это чревато для организации штрафом 5 000 рублей, а при повторном непредставлении пояснений в течение календарного года - штрафом в размере 20 000 рублей (п.п.1,2 ст. 129.1 НК РФ).
Как подготовить пояснения к декларации по НДС?
Если для конкретного вида пояснений формат их предоставления не определен, они составляются в произвольной форме. Такие пояснения должны содержать ответы на те вопросы, которые были заданы налоговой инспекцией в своем требовании. Вместе с пояснениями налогоплательщик может сдать выписки из регистров налогового или бухгалтерского учета, иные документы, которые бы подтверждали правильность сведений, указанных в НДС-декларации (п. 4 ст. 88 НК РФ). Хотя в отдельных случаях предоставление с пояснениями документов - обязанность налогоплательщика. Например, инспекция в некоторых случаях может запросить у вас счета-фактуры и иные документы, подтверждающие право на вычет (п. 8 ст. 88 НК РФ).
Приведем для пояснений к уточненной декларации по НДС образец заполнения.