Здравствуйте уважаемые читатели блога . В очередной статье мы поговорим про формирования и выплату аванса в программном продукте «1С Зарплата и Управление персоналом» . В этом материале будут предложены два способа автоматизации для расчета сумм авансовых выплат работникам:
- Аванс фиксированной суммой;
- Аванс за первую половину месяца пропорционально отработанным дням.
Также я напомню о тех глобальных настройках, которые имеет программа в отношении авансовых платежей, и о принципах работы с документом «Зарплата к выплате» .
Напомню, что на сайте уже есть довольно подробный обзор того как в 1С ЗУП осуществляется выплата зарплаты сотрудникам организации: . Также я писал и о настройках в параметрах учета в свете выплаты заработной платы .
✅
✅
Этот вариант по моим наблюдениям является наиболее используемым среди расчетчиков, а также является довольно простым с точки зрения реализации в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом. Осуществляется он с использованием одного справочника «Сотрудники организации» и одного документа «Зарплата к выплате».
Вначале необходимо в справочнике «Сотрудники организаций» в поле «Аванс» указать сумму, которая является фиксированным авансом для каждого из сотрудников.
После этого всё готово для того, чтобы выплатить аванс. Открываем документ «Зарплата к выплате».
✅
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
В этих отчетах можно увидеть выплаты на общую сумму 74 390. Это выплата основной части зарплаты сотрудникам за январь, которые были проведены в феврале. А вот выплаты аванса сформировали долг за работниками на конец месяца. Это долг будет висеть пока мы не начислим заработную плату. После этого для выплаты оставшейся части заработной платы надо будет также воспользоваться документом «Зарплата к выплате». Программа автоматически заполнит суммы выплаты за вычетом уже выплаченного аванса. Подробнее смотрите в самом конце этой статьи.
Аванс за первую половину месяца пропорционально отработанным дням
✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:
✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:
✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:
Иногда появляется необходимость выплатить аванс за половину месяца пропорционально отработанному времени. Для этого в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом есть специальный функционал. Для этого нам понадобится документ «Начисление зарплаты» и конечно «Зарплата к выплате» .
Открываем документ «Начисление зарплаты». В нем необходимо указать месяц начисления и в поле «Режим начисления» обязательно выбрать «Первая половина текущего месяца» . После этого по кнопке «Заполнить» получить в табличной части перечень сотрудников с их начислениями и по кнопке «Рассчитать» вычислить аванс за первую половину месяца. При этом обратите внимание, что у сотрудников в качестве начислений присутствуют не только основные плановые начисления, но и дополнительные плановые начисления (сотрудница Сидорова имеет «Оклад по дням» и «Премия процент от оклада»).
При этом будет рассчитан и НДФЛ. Таким образом аванс рассчитывается за вычетом НДФЛ.
Давайте убедимся в том, что аванс действительно будет рассчитан пропорционально отработанному времени. Пусть сотрудница Сидорова взяла отгул за свой счет на 5 февраля. Отразим это событие с помощью документа «Невыходы в организации».
После этого вернемся в документ «Начисление зарплаты» и рассчитаем ещё раз аванс.
Хочу отдельно отметить одно очень важное обстоятельство .
После расчета аванса в документе «Начисление зарплаты» необходимо его провести и обратиться к документу «Зарплата к выплате» . В нем указываем месяц начисления и в поле «выплачивать» выбираем «Аванс по расчету за первую половину месяца» . Жмем кнопку «заполнить». В результате табличная часть будет заполнена сотрудниками, для которых рассчитан аванс за половину месяца за вычетом НДФЛ.
Как и в первом случае после проведения документа «Зарплата к выплате», сформируется задолженность сотрудника перед организацией. Теперь когда наступит время рассчитывать зарплату за февраль откроем документ «Начисление зарплаты», заполним и рассчитаем документ. Обратите внимание, что он будет рассчитан за весь месяц с первого числа .
Давайте откроем отчет «Расчетная ведомость» и «Свод начисленной зарплаты» за февраль.
Обратите внимание, что суммы аванса и сумма задолженности перед сотрудниками, которая сформировалась в результате начисления зарплаты, почти совпадают. Расхождения лишь у сотрудницы Сидоровой, у которой в первой половине месяца был один отгул, поэтому сумма аванса меньше, чем задолженность организации перед ней за оставшуюся часть месяца.
Оставшаяся часть заработной платы за февраль будет выплачена в марте и этот факт регистрируется документом «Зарплата к выплате», в котором в качестве вида выплаты указывается «Зарплата».
Вот такой своеобразный механизм расчета аванса за половину месяца предлагает нам Программный продукт Зарплата и Управление Персоналом.
На этом сегодня всё! Скоро будут новые интересные материалы на
Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:
Регистрация счет-фактуры на аванс необходима только в том случае, если предоплата контрагентом поступила на счет продаваемой организации, а товары еще не подгружены. Разберем, как правильно оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3 несколькими способами.
Предположим, что контрагент-покупатель перечислил на счет организации некую сумму в счет будущей поставки товара. Необходимо отразить поступление денег в программе. Сделаем это с помощью документа «Поступление на расчетный счет». Для этого пройдем в журнал «Банковские выписки», находится он в разделе «Банк и касса», и оформим поступление денежных средств от покупателя.
Заполняем поля:
Вид операции – оплата от покупателя;
Рег. Номер и дата – пропускаем, так как создаются автоматически;
Плательщик – организация, от которой поступил аванс;
Сумма – указываем сумму поступившей оплаты;
Все остальные поля заполнять не нужно. Просто проверить.
А теперь рассмотрим вариант, если контрагенту был отгружен товар на большую сумму, чем внесенный авансовый платеж. Сформируются проводки с разбиением на оплату отгрузки и задолженность:
В этом случае нужно будет выставлять счет-фактуру на аванс.
И еще один вариант рассмотрим, когда поступила оплата от клиента, ее провели в 1С через документ «Поступление на расчетный счет» и в этот же день происходит отгрузка. Казалось бы, что никакого аванса быть не должно, но если посмотреть внимательно, то поступление денег оформлено раньше по времени, чем создана реализация. Проверим проводки и увидим, что программа также размещает данную сумму на счет 62.02: Дт51 - Кт62.02 «Расчеты по авансам полученным». И по реализации так же:
Дт90.02.1 - Кт41.01 – по отгруженному товару, цена приобретения товаров без НДС;
Дт62.02 - Кт62.01 - зачет аванса покупателя;
Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;
Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.
Чтобы такого не происходило, нужно оформлять поступление на расчетный счет хотя бы секундой позже, чем реализация.
Перейдем к основному вопросу: как оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Имеется два способа: автоматический и ручной. Ручной режим подразумевает создание документа «Счета-фактуры на аванс» прямо из документа «Поступление на расчетный счет». Делается это через клавишу «Создать на основании», выбрать «Счет-фактура выданный». Откроется сформированный документ. Можно проверить заполнение и провести.
Теперь рассмотрим автоматический. Находим в меню вкладку «Банк и касса», раздел «Регистрация счетов-фактур», заходим в журнал «Счета-фактуры на аванс». Открывается форма обработки, с помощью которой можно провести данное действие. Здесь проставляем период, за который нужно зарегистрировать счета-фактуры и нажимаем клавишу «Заполнить». Программа самостоятельно находит авансовые поступления и заполняет ими табличную часть:
В нижней части экрана находятся настройки этой обработки. Посмотрим, что они в себя включают.
Настройка «Нумерация счетов-фактур» - дает возможность выбора из двух вариантов:
Единая нумерация всех выданных счетов-фактур;
Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с префиксом А.
Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;
Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.
Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течении 5 календарных дней;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы (г.13 ст.167 НК РФ).
По умолчанию установлен первый вариант. Это означает, что на все полученные авансы будет выписан счет-фактура.
После установки необходимых настроек нажимаем «Выполнить». Произойдет формирование счетов-фактур на аванс по отображенным поступлениям. Отсюда можно перейти в сформированный счет-фактуру и проверить правильность заполнения. Так же можно зайти в общий список документов этого вида. Для этого нужно нажать на ссылку внизу экрана «Открыть список счетов-фактур на аванс». Созданный счет-фактура будет отображаться с префиксом «А», номер «А1»:
В общем журнале «Счета-фактуры выданные» можно будет легко их отличить от других:
Если необходимо распечатать сразу несколько документов, с зажатой клавишей «Ctrl » выделяете нужные документы и отправляете на печать.
Согласно законодательству Российской Федерации, заработная плата сотруднику должна выдаваться не реже, чем раз в полмесяца. Для этого в программах 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 (редакция 3) и 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) реализован механизм начисления и выплаты аванса, а уже затем зарплаты. Программные средства поддерживают три варианта начисления аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа и расчетом за первую половину месяца.
Вариант начисления аванса устанавливается в документе "Прием на работу". Хотелось бы обратить внимание, что вариант устанавливается для сотрудника, а не для физического лица. Это означает, что физическое лицо может занимать основную должность и работать по внутреннему совместительству, при этом у него могут быть указаны разные виды аванса по каждой из деятельностей.
Осветим в этой статье весь цикл установки необходимых настроек и начисления аванса сотруднику расчетом за первую половину месяца, а в конце статьи я также сделаю оговорку о другом, более простом, способе выплаты аванса – фиксированной суммой.
Предварительно для любого вариант необходимо установить даты, когда будут выплачиваться аванс и зарплата. Для этого перейдем по гиперссылке «Реквизиты организации» из раздела «Настройка»:
Откроется следующее окно:
Перейдем на последнюю вкладку, там воспользуемся гиперссылкой, как показано на рисунке:
После установки даты уплаты аванса начнем работу с создания нового сотрудника в справочнике «Сотрудники»:
После нажатия кнопки «Создать» в списке сотрудников:
Заполняем форму нужными данными, затем на основании создаем документ «Прием на работу»:
В открывшейся форме также заполняем необходимые поля:
Автоматически программное средство устанавливает вариант расчета аванса - «Расчетом за первую половину месяца», если необходимо, можно выбрать другие варианты расчета, предусмотренные программой:
После принятия нового сотрудника, вся информация по нему введена и сохранена, требуется создать документы учета рабочего времени. В статье выбран вариант расчета за первую половину месяца, требуется вводить документы учета рабочего времени разбиением по 15 дней. Сделать это можно документом «Табель»:
По кнопке «Создать» в списке создаем новый документ:
Изменяем реквизит «Данные за» на вид «Первая половина месяца»:
Затем по кнопке «Заполнить» автоматом сформируется рабочее время сотрудников согласно производственному календарю и графику работы. Обращу ваше внимание, что в учреждении должны быть заполнены и актуализированы все имеющиеся графики работы (заполняются раз в год).
Приступаем непосредственно к начислению аванса. В разделе «Зарплата» создаем новый документ «Начисление за первую половину месяца»:
Нужно выбрать месяц начисления, затем воспользуемся кнопкой «Заполнить», автоматом сформируем документ:
Начисление аванса закончено, теперь выплатим аванс работникам. В начале статьи при установке дат выплаты заработной платы и аванса также был выбран вид выплаты «Зачислением на карточку», без указания проекта зарплаты. Уплату аванса произведем документом «Ведомость перечислений на счета». Соответственно, для выплаты через кассу используется документ «Ведомость в кассу», а если осуществляется перечисление на лицевые счета, созданные в зарплатном проекте организации – «Ведомость в банк».
Каждому работнику требуется указывать вид выдачи зарплаты. Сделать это можно, воспользовавшись гиперссылкой из карточки, как на рисунке ниже:
Установить переключатель в нужное положение и ввести счет в банке работника:
Когда нужные настройки установлены, создаем документ «Ведомость перечислений на счета»:
По кнопке «Создать» формируем новую ведомость. В документе в строке «Месяц выплаты» пропишем текущий месяц и изменим реквизит «Выплачивать» назначение «Аванс»:
Воспользуемся снова кнопкой «Заполнить». Происходит заполнение теми работниками, которым выбран вариант «Выплата перечислением на счет в банк».
Под реквизитом «Выплачивать» имеется возможность настройки доли уплаты сумм начисления (процентов), которыми будет заполняться ведомость. Для создания ведомости на выплату аванса нужно установить 100 процентов:
Также хотелось бы отметить, что если в учреждении кроме стандартных начислений имеются другие, то необходимо настроить эти начисления таким образом, чтобы и они входили в расчет аванса:
В форме списка начислений выбираем нужное:
В самой нижней строке формы начисления устанавливаем флаг в реквизите «Начисляется при расчете первой половины месяца»:
В этой статье были рассмотрены все необходимые настройки и требуемые для этого документы для расчета аванса вариантом «Расчет за первую половину месяца».
И в заключение, хотелось бы добавить, что в программных средствах, помимо рассмотренного варианта расчета аванса, довольно часто используется вариант «Фиксированной суммой». Если выбран этот вариант начисления аванса, дополнительные документы по вводу рабочего времени и начисления не вводятся, сразу формируется документ выплаты.
- Запись в регистр "НДС Покупки " обеспечивает попадание выданного аванса в книгу покупок.
Формируем книгу покупок
Формируем книгу покупок за 1 квартал:
А вот и полученный счет-фактура на аванс:
Смотрим итоговый НДС к возмещению за 1 квартал
Других хозяйственных операций в 1 квартале больше не было, а значит смело формируем "Анализ учета по НДС":
НДС к возмещению за 1 квартал получился 13 728 рублей 81 копеек:
2 квартал
Поступление товара
Заносим в программу поступление товара от ООО "Поставщик" 01.04.2016 на сумму 150 000 рублей (включая НДС):
Создаём новый документ:
Накладная от поставщика будет такой:
В полученной от поставщика накладной сумма "без ндс" не была выделена отдельной строкой. Поэтому перед заполнением табличной части мы установили способ расчета налога как "НДС в сумме".
Разбираем проводки и движения регистров...
- Зачли ранее уплаченный аванс поставщику в дебет 60.01 в корреспонденции с кредитом 60.02 на сумму 90 000 рублей.
- 127 118.64 (150 000 за минусом НДС) ушли на себестоимость товара (в дебет 41.01 счета) в корреспонденции с нашей задолженностью перед поставщиком (кредит 60.01).
- 22 881.36 ушли на "входящий" НДС, который мы примем к зачету (дебет 19.03) в корреспонденции с нашей задолженностью перед поставщиком (кредит 60.01).
- Запись (со знаком +, приход) в этот регистр накапливает наш "входящий" НДС (аналогично записи в дебет 19 счета).
Регистрируем полученный счет-фактуру
Вместе с накладной ООО "Поставщик" передал нам обычный счет-фактуру от 01.04.2016 на сумму 150 000 рублей (включая НДС).
Для его регистрации заходим в только что созданный документ "Поступление товаров" и в самом низу:
- Забиваем номер и дату счета-фактуры от поставщика.
- Нажимаем кнопку "Зарегистрировать"
Не будем подробно разбирать проводки и движения этой фактуры, так как мы уже занимались этим в части.
Смотрим НДС к возмещению за 2 квартал
Вновь формируем "Анализ учета по НДС" (в этот раз за 2 квартал):
НДС к возмещению за 2 квартал получился равным 22 881.36:
Почему 22 881.36?
Это НДС с единственного счета-фактуры полученного от поставщика во втором квартале на сумму 150 000 (включая НДС): 150 000 * 18 / 118 = 22 881.36.
А как же уже принятый к зачету НДС в размере 13 728.81 за 1 квартал по уплаченному авансу в размере 90 000, спросите вы?
И будете совершенно правы.
Ведь НДС с аванса, взятого нами в зачет в 1 квартале, должен быть начислен (восстановлен) нами к уплате во 2 квартале, когда поступил товар и нами был получен обычный счет-фактура от поставщика на полную сумму.
Именно на это нам и указывает запись в сером квадратике в отчёте по анализу НДС:
Делаем запись в книгу продаж
Чтобы восстановить взятый в зачет с уплаченного аванса НДС заходим в "Помощник по учету НДС":
В открывшемся документе переходим на закладку "Восстановление по авансам" и нажимаем кнопку "Заполнить":
Программа обнаружила, что аванс, НДС с которого был взят нами в зачет в 1 квартале, был зачтен (документ обычный счет-фактура по тому же покупателю и договору) во 2 квартале.
И теперь его НДС нужно восстановить к уплате через книгу продаж - иначе мы бы взяли в зачет НДС с аванса дважды:
Проводим документ "Формирование записей книги продаж" через кнопку "Провести и закрыть":
Разбираем проводки и движения регистров документа записи книги продаж...
- Восстанавливаем НДС с выданного в 1 квартале аванса в дебет 76.ВА (НДС по выданным авансам) в корреспонденции с кредитом 68.02.
Трудовой кодекс требует выплачивать зарплату два раза в месяц (ст. 136 ТК РФ). Авансом называют зарплату за первую половину месяца. В то же время, сколько бы раз вы ни начислили зарплату в месяце, доход у работников будет признан только по его окончании: датой фактического получения дохода виде оплаты труда является последний день месяца, за который он был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Поэтому, производя расчет с работниками за первую половину месяца, начислять его в 1С не следует: это может привести не только к лишним сложностям, но и ошибкам в учете НДФЛ.
В 1С ЗУП есть документ Начисление за первую половину месяца , однако он не производит проводок по начислению, а только рассчитывает зарплату за первую половину периода.
Программа 1С Бухгалтерия 8.3, в отличие от ЗУП, располагает ограниченным функционалом по учету заработной платы и кадров. Если просто воспользоваться документом Начисление зарплаты и рассчитать оплату труда за половину периода, программа вместе с расчетом произведет начисление зарплаты и удержание НДФЛ.
Если исчисленный в этот период НДФЛ перечислить в бюджет, налоговая не примет налог к уплате и посчитает его перечисленным из средств работодателя, так как фактически доход по этому НДФЛ не был получен (Письмо ФНС РФ от 29.04.2016 N БС-4-11/7893).
Единственно возможный способ правильно выплачивать зарплату за первую половину месяца - оформлять авансы в программе 1С Бухгалтерия 8.3 в соответствии с ее настройками.
Настройка авансов сотрудникам
Настройка авансов в 1С Бухгалтерия 8.3 возможна:
- по организации в целом;
- по отдельным сотрудникам.
Откройте настройки зарплаты из раздела:
- Администрирование - Настройки программы - Параметры учета - Настройки зарплаты;
- Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты;
- Справочники – Зарплата и кадры – Настройки зарплаты.
В открывшейся форме на вкладке Зарплата в разделе Выплата зарплаты и аванса установите:
- Аванс выплачивается _ числа расчетного месяца - дата выплаты аванса;
- Размер аванса
переключатель
:
- Общий для всех сотрудников - устанавливается, если правила выплаты аванса одинаковы для всех, в этом случае в документе Прием на работу индивидуально размер аванса установить будет нельзя.
- Устанавливается индивидуально каждому сотруднику - размер аванса будет установлен в документах Прием на работу или Кадровый перевод .
Размер аванса может быть указан:
- Процентом от оклада ;
- Фиксированной суммой .
Аванс выплачивайте в сроки, соответствующие локальным нормативным актам и отраженные в программе 1С Бухгалтерия 8.3.
Начисление аванса в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам
Так как при выплате аванса начислять работнику доход не требуется, в 1С Бухгалтерия создается документ Ведомость в кассу или Ведомость в банк , которая не формирует проводок. Выплата денежных средств производится на банковскую карту или наличными.
Рассмотрим порядок выплаты аванса работнику из кассы.
В Организации, согласно локальному акту, выдача зарплаты производится наличными дважды в месяц: 25 и 10 числа.
- 25 июля Гордееву Н.В. был выплачен аванс через кассу в размере 40% от оклада.
Чтобы при выплате аванса документ Ведомость в кассу формировался автоматически, в справочнике Сотрудники у данного работника заполните поле Выплата зарплаты :
Создайте Ведомость в кассу в разделе Зарплата и кадры - Зарплата - Ведомости в кассу .
В документе укажите:
- Вид выплаты - Аванс , т. к. перечисляется именно аванс.
- Месяц - месяц, за который выплачивается аванс сотруднику.
По кнопке Заполнить формируется табличная часть данными к выплате аванса:
- К выплате - размер аванса, установленный в 1С Бухгалтерия 8.3. По заявлению работника аванс может быть выплачен в другой сумме, но не ниже, чем заработная плата за полмесяца.
Документ проводки по регистру Бухгалтерский и налоговый учет не формирует.
Для документального подтверждения выплаты аванса распечатайте:
Два последних документа можно распечатать по кнопке Печать - Расчетно-платежная ведомость (Т-49) или Печать - Платежная ведомость (Т-53) документа Ведомость в кассу .
Выплата аванса
В момент фактической выдачи аванса работнику оформите документ Выдача наличных вид операции Выплата заработной платы работнику . Сделать это можно из документа Ведомость в кассу по кнопке Оплатить ведомость внизу формы.
В документе проверьте заполнение полей:
Если аванс выдается по РКО с оформлением ведомостей (Т-49 или Т-53), то в документе Выдача наличных в поле Вид операции указывается Выплата заработной платы по ведомостям , а в полях:
- Получатель ,
- Выдано (ФИО) ,
- По документу
данные не заполняются.
В таком случае подтверждать факт выдачи зарплаты из кассы работникам будут указанные ведомости (