Одним из нормативных актов, которые регулируют правила ведения документации на предприятии, является Трудовой кодекс. Согласно ст. 136, зарплата сотрудникам должна выплачиваться не реже раза в 15 дней. Работодатель может перечислять средства на карту или выдавать наличными из кассы. Во втором случае, если сотрудник не явился за выплатой своевременно, деньги могут быть депонированы.
Кассовая дисциплина
Порядок выполнения операций регулируется положением Центрального банка № 373-П. На предприятии выделяется комната под кассу, в которой создаются условия для хранения средств (сейф, закрытый на замок). В течение тех трех дней выплаты зарплаты в помещении не должно быть посторонних лиц. У кассира должны быть такие документы:
- платежная ведомость;
- кассовая книга;
- приходный, расходный ордера (ПКО, РКО);
- ведомости выдачи и получения средств;
- книга проведения операций;
- ведомость учета зарезервированных средств.
Через кассу проводятся выплаты поставщикам и покупателям, пособия, стипендии, передача средств на расчетный счет, подотчет, выручка от продажи товаров и активов, любые другие перемещения наличных средств.
Деньги должны запираться в сейф, ключ от которого хранится у кассира. Назначенный на эту должность человек должен быть ознакомлен с правилами ведения операций и подписать договор о материальной ответственности. В кассе нельзя хранить много денег. Предельную сумму устанавливает руководитель, исходя из особенностей деятельности организации. Суммы, невостребованные по истечении трех лет, переносятся на доход предприятия. Книга учета депонированных средств хранится 5 лет. Отсчет начинается с 1 января года, следующего за периодом возникновения задолженности. Каждое движение средств сопровождает ордерами и записью в кассовой книге. В конце дня материально-ответственно лицо проводит сверку остатка денег с учетными данными и передает их в бухгалтерию.
Ревизии касс
Специальная комиссия в заранее установленные сроки пересчитывает наличные денежные средства в кассе, осуществляет сверку ценностей и документации. Если существуют подозрения в нарушении дисциплины или кассир заболел и его нужно временно заменить другим сотрудником, то такие ревизии проводят внепланово.
Выдача заработной платы
Для передачи средств создается расходная ведомость, в которой указывают данные каждого работника и сумму, назначенную к выплате. В этот период в кассе можно хранить деньги сверх установленных лимитов в течение трех дней. Если выдача приходится на праздники, то средства необходимо выплатить на день раньше. Если сотрудник своевременно не явился за деньгами, они подлежат депонированию.
Резервирование сумм
Депонированная зарплата - это выплаты, которые сотрудник не получил в срок по какой-либо причине. Такая ситуация может возникнуть, если человек был в командировке или заболел. По возвращении на место работы он обращается в бухгалтерию с просьбой о выдаче средств. Срок депонированной зарплаты законодательно ограничен тремя годами. Для получения денег необходимо предварительно снять их с расчетного счета в банке. Поэтому чаще всего средства выдаются в день аванса или зарплаты. Все налоги уплачиваются в период начисления зарплаты. Поэтому на момент выдачи средств сумма не меняется.
Оформление
На третий день выплаты зарплаты кассир заполняет платежную ведомость. Если напротив конкретной фамилии не стоит подпись сотрудника, то в документе делается пометка «депонировано». На эту сумму оформляется расходный ордер. После того как главный бухгалтер сверит все документы, средства возвращаются в банк на специальный счет и хранятся там до следующего дня выплаты. Если после выдачи средств лимит в кассе не превышен, то депонированная зарплата может храниться на предприятии до востребования.
В реестре по ДТ прописывается номер расходного ордера и сумма, а в графе «кредит» - дата появления задолженности. Книга депонированных сумм заводится на 1 год. Если долг не выплачен, то остаток переносится на следующий период. По истечении трех лет он списывается на основании инвентаризации расчетов и приказа руководителя. Документ оставляется отдельно по каждому работнику. Учет списанной суммы осуществляется в последний день месяца, в котором истек срок давности.
Выплата депонированной зарплаты
Сотрудник пишет заявление на имя директора с просьбой получить средства, регистрирует его у секретаря и передает в бухгалтерию. На основании этого документа производится выплата. Бумагу можно и не составлять, а обратиться устно, если это предусмотрено трудовым договором. Если платежная ведомость закрыта, то депонированная зарплата выдается по РКО. В документе указываются коды организации, наименование операции. Сотрудник в графе «получил» указывает сумму в рублях прописью и цифрами, данные паспорта и доверенности, если средства получает третье лицо. Ордер подписывается директором, главным бухгалтером и остается на предприятии.
Нарушения
По закону работодатель обязан выплатить работнику средства в полном объеме. Процедура регулируется Трудовым кодексом. Если работодатель отказывается выполнить это обязательство, сотрудник может обратиться в инспекцию по труду. Суд примет иск только после трех месяцев просрочки.
Депонированная зарплата: проводки
Зарезервированные средства учитывается на счете 76-4. Эти суммы относятся на расходы в месяц начисления. Списание депонированной зарплаты происходит через три года на счет 91 «Внереализационные расходы». Если предприятие находится на общей системе налогообложения, учет сумм может отразиться на налогах.
Депонирование денег фиксируются проводкой Дт 70 Кт 76-4. Возврат средств в банк из кассы отражается такой записью: Дт 51 Кт 50. Проводка Дт 50 Кт 51 свидетельствует, что выдана депонированная зарплата. Все записи оформляются на одну сумму. По истечении срока давности средства списываются на внереализационные расходы: Дт 76-4 Кт 91. Налоговый актив отображается проводкой Дт 09 Кт 68 субсчет «Расчеты по НПП организации».
Налогообложение
Депонирование средств не влияет на начисление обязательных платежей. Все удержания проводятся в момент учета заработной платы. Списание средств зависит от способа калькуляции налога на прибыль предприятия. Если используется метод начисления, то разницы между НУ и БУ не возникает. Если применяется кассовый метод, то отложенный актив списывается после закрытия задолженности. НДФЛ и страховые взносы уплачиваются не позднее дня выдачи заработка, пенсионные платежи - не позднее середины следующего месяца. Если предприятие действует на упрощённой системе, то депонированные суммы на базу начисления налога влияния не оказывают.
Пример
Сотрудникам предприятия 28 февраля была начислена зарплата в сумме 350 тыс. руб. Для ее выплаты 3 марта с расчетного счета было снято 304,5 тыс. руб. Эта сумма поступила в кассу. Тогда же перечислен НДФЛ в размере 45,5 тыс. руб. В период выплаты один из сотрудников не явился. Он получил свою зарплату в размере 21 750 руб. 17 марта. По результатам инвентаризации, проведенной в конце месяца, была выявлена невыплаченная депонированная зарплата, начисленная одному из сотрудников в 2011 году. Ее срок давности истекает 5 марта. Списанию подлежит сумма в 17,4 тыс. руб.
| Операция | ДТ | КТ | Сумма, тыс. руб. | Первичный документ |
| 28.02 | ||||
| Начислена заработная плата | 20 | 70 | 350 | Расчетно-платежная ведомость |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68-3 | 45,5 | Регистр налогового учета |
| 03.03 | ||||
| Удержан НДФЛ | 68-3 | 51 | 45,5 | Выписка банка по счету |
| Получены в банке деньги на оплату труда | 50 | 51 | 304,5 | ПКО |
| 05.03 | ||||
| Выплачена зарплата за февраль | 70 | 50 | 282,75 | Расчетно-платежная ведомость |
| Депонирована невыплаченная сумма | 70 | 76-4 | 21,75 | |
| Сумма возвращена на счет в банке | 51 | 50 | 21,75 | РКО |
| Списана невостребованная задолженность | 76-4 | 91-1 | 17,4 | Акт инвентаризации |
| 17.03 | ||||
| Получены в банке средства на выплату депонированной зарплаты | 50 | 51 | 21,75 | ПКО |
| Выплачена работнику сумма месячного заработка | 76-4 | 50 | 21,75 | РКО |
Заключение
Сегодня большинство сотрудников получает заработную плату на банковскую карту, но некоторые организации все еще выдают средства через кассу. Если сотрудник своевременно не являлся за деньгами, то образуется депонированная зарплата. Счет 76-4 используется для учета таких средств. Кассир в платежной ведомости делает пометку «депонировано» и оформляет РКО на соответствующую сумму.
Зарезервированные средства подлежат выплате по первому требованию сотрудника в ближайший день получения аванса. Если задержка в выдаче средств составит больше трех месяцев, то следует обращаться в суд.
Зарплата надлежит выдавать непосредственно работающему «на руки», если нет другого порядка, который очерчен трудовым договором либо положениями законов.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
При этом выдача зарплаты осуществляется по месту работы, либо происходит её перечисление на определённый, указанный работающим, расчётный счёт в банковском учреждении, опять-таки по условиям коллективного либо трудового договора (письмо Роструда от 06.03.2012 г. № ПГ/1004/6-1).
В последнем случае невыдача заработной платы сотруднику предприятия по причине его неявки за ней, является невозможной.
Таким образом, депонирование зарплаты является исключительной процедурой в том случае, если она является начисленной, однако работником в обусловленный не была полученной. Такая зарплата подлежит обратной сдаче в банковское учреждение. Таковы правила Указания ЦБ РФ от 11.03.2004 г. №3210-У (далее – Указание).
Причины депонирования различны. Это отпуск либо, банально, период временной нетрудоспособности. Однако, депонирование является возможным исключительно при выплате зарплаты путём отчислений посредством кассы.
Расчёт с сотрудником посредством кассы обязан происходить в чётко определённый термин. И он ограничен максимальным пределом в 5 рабочих дней, в том числе день приёма денег в банке (п. 6.5 Указания ЦБ РФ от 11.03.2013 г. №3210У).
При попадании дней выдачи на нерабочий либо праздничный день, выплаты надлежит совершить накануне.
По исходу последнего дня термина оформления зарплатной ведомости кассиром напротив инициалов не получившего свою зарплату работника проставляется печать «депонировано».
Задепонированная сумма, которая была не выдана подлежит обратной сдаче в банковское учреждение с целью зачисления на лицевой счёт, открытый в территориальных органах Казначейства РФ, однако исключительно при превышении предела сальдо наличных денег в кассе организации.
Как указывалось ранее, при безналичном расчёте, о депонировании никакой речи не идёт.
Порядок депонирования заработной платы
“Наличкой” зарплата раздаётся по платёжной (форма № Т-53) либо по расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49). Образец этих документов можно посмотреть в постановлении Госкомстата РФ от 05.02.2004 № 1.
Термин выдачи надлежит указывать на первом листе ведомости.
Зарплату необходимо выплатить в трёхдневный термин, который берёт свой отсчёт с даты выдачи.
По факту не обретения по исходу этого термина зарплаты каким-либо сотрудником, сумма депонируется, а ведомость подлежит закрытию.
По истечении термина выдачи кассир обязан:
Супротив инициалов работающих, не забравших зарплату, в требуемом разделе платёжной ведомости заверить «депонировано», очертить величины сумм уплаченной и не выплаченной зарплаты, сопоставить эти суммы и подписать ведомость.
Утвердить расходный кассовый ордер
(по форме № КО-2, в соответствии с постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г.) на велиину зарплат, которые были по факту выплачены. Занести его реквизиты в кассовую книгу.
Неполученная зарплата сдаётся в банковское учреждение на последующий день по окончании термина, который отводится на её хранение. Во время внесения этих сумм составляется объявление о платеже “наличкой” (форма № 0402001, утверждённая п. 6 к Положению ЦБ РФ № 318-П от 24.04.2008 г. №318-П). На суммы, которые подлежали сдаче, составлению надлежит единичный расходный кассовый ордер.
За пределами термина, определённого на сдачу этих сумм в банк возможным является притягивание к ответственности, выраженной в кумуляции в кассе наличных денежных средств выше, чем определённый предел. По п.1 ст. 15.1 КоАП РФ налагает ответственность за такое нарушение в виде штрафа от 4000 до 5000 рублей для должностных лиц (в том числе ИП), и от 40 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.
Пример
По истечении месяца сотрудникам предприятия 27.03.2015 года была зачислена к отдаче заработная плата в сумме 400 000 рублей. Для выплаты осуществлено снятие денежных средств с расчётного счёта величиной 348 000 рублей датированное 02.04.2015 года. Эта сумма была оприходованной в кассу компании на соответствующие выплаты. Тогда же был удержан и выплачен в бюджет НДФЛ в сумме 52 000 рублей (400 000 * 13%).
Кассиром была организована отдача заработной платы в трёхдневный термин, с 2.04.2015 по 4.04.2015 года по расчётно-кассовой ведомости от 02.04.2015 года № 3. В этот период один из работников не получил её, а явился за выплатой 18.04.2015 года, которая тогда же и была выдана. Сумма составляла 25 000 рублей.
То есть, по истечению 04.04.2015 года кассиром депонировалась заработная плата последнего.
А 18.04.2015 года по приходному кассовому ордеру сумма зарплаты в 25 000 рублей была забрана из банковского учреждения и выплачена работающему по расчётному кассовому ордеру.
Проводки
Бухгалтерский спецучёт зарплатных операций – это компетентное разнесение суммарных величин:
- Если существуют депонированные денежные суммы, осуществляется проводка Дт 70 Кт 76-4.
- Отражение реверсии суммы в банк из кассы подлежит отражению посредством записи на счетах Дт 51 Кт 50.
- При требовании отдачи заработной платы, сумма подлежит приёму обратно на счёт в кассу Дт 50 Кт 51, и подлежит выдаче работающему Дт 76-4 Кт 50.
Все проводки на одну сумму
В случае не востребования зарплаты в течение срока давности (3 года), проводка будет такой: Дт 76-4 Кт 91 – то есть это будет отнесением не внереализованные расходы. А при наличии отложенного налогового актива реализуется проводка Дт 09 Кт 68 на субсчёт «Расчёты по налогу на прибыль организации».
Депонирование заработной платы в 1С
Если работающие не забрали свою зарплату в обозначенные термины, последняя подлежит регистрации как депонент.
С целью отразить это в учёте в программе для начала создаётся «Ведомость на выплату зарплаты» (способ «Выплатить через кассу»), заполняется документ в обычном режиме. Сотруднику, не забравшему зарплату, ставится отметка «Задепонировано», остальным – «Выплачено».
С целью отображения депонирования на «Ведомости» вводим документ «Депонирование». В этом документе является доступной операция печати карточки депонента. При проведении документом формируются проводки каждому сотруднику по Дт 70 и Кт 76.04 («Расчёты по депонированным суммам»).
Впоследствии при получении работающим подобной зарплаты, в программу “ручным способом” вводится «Расходный кассовый ордер» и форма операции «Выплата депонированной зарплаты». В случае проведения РКО по отдаче депонированной зарплаты формируется по индивидуальному работающему проводка Дт 76.04 Кт 50.
Все операции подлежат отображению в отчёте «Книга депонентов», а все документы по депонентам надлежит сохранить в журнале «Документы по депонированию».
Сроки
Как указывалось ранее, заработная плата, не отданная работающим на предприятии в деректированный для этого трёхдневный термин подлежит депонированию. После этой процедуры работник вправо забрать подобную зарплату во всякое для него удобное время, однако в течение трёх лет.
Выплата депонированной заработной платы
Выдача депонированной зарплаты производится по расходному кассовому ордеру. При этом в эту бумагу вносятся все существенные сведения о работающем, однако если таковых несколько, то наилучшим выходом будет оформление обособленной платёжной ведомости.
Операции по таким выплатам подлежат отражению дальнейшими проводками:
дебет счёта 304 02 830 «Уменьшение кредитной задолженности по расчётам с депонентами»;
кредит счёта 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 201 11 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».
Если сотрудник не получил вовремяналичную зарплату независящим от работодателя причинам (например, в связи с болезнью или командировкой сотрудника), бухгалтер должен ее депонировать.
При этом не имеет значения, из какого источника выплачивалась заработная плата:
Из денег, полученных в банке;
Из наличной выручки (тратить ее на выплату зарплаты позволяет пункт 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).
Порядок действия для депонирования заработной платы
Второе — подсчитать, сравнить и записать в итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 суммы:
Фактически выданных наличных денег;
Подлежащие депонированию и сдаче в банк.
Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».
Третье — составить реестр и внести в журнал учета депонированные суммы. Так как формы реестра и журнала для коммерческих организаций не утверждены, их можно разработать самостоятельно и утвердить в виде приложения к учетной политике. Обязательные реквизиты реестра и журнала учета содержатся в пункте 4.6 Положения о ведении кассовых операций.
В качестве образца можно взять форму, утвержденную для автономных, бюджетных или казенных учреждений приказами Минфина России от 23.12.2010 № 183н, от 16.12.2010 № 174н и от 15.12.2010 № 173н . Данными приказами также утверждена книга аналитического учета депонированной оплаты труда.
После оформления реестра депонированных сумм бухгалтеру необходимо:
Заверить своей подписью формы № Т-49 или № Т-53 ;
Реестр и журнал депонированных сумм;
Передать документы (ведомость по форме № Т-49 или № Т-53 , реестр и журнал депонированных сумм) для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру, а при его отсутствии — руководителю компании.
Четвертое — оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2 на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на последней странице формы № Т-49 или формы № Т-53 .
Пятое — сдать в банк депонированные суммы заработной платы.
Когда депонировать невыданные суммы
Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, компания не имеет права (абз. и п. 1.4 Положения о ведении кассовых операций).
Деньги на выплату зарплаты получены в банке. Для компаний, которые получают денежные средства на оплату труда в банках, эта проблема не существует. Напомним, что деньги на выдачу заработной платы можно держать в кассе организации не более пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 4.6 Положения о порядке ведения кассовых операций). Не полученную работниками заработную плату сдают в банк в последний день, отведенный для ее выдачи.
Зарплата выдавалась из наличной выручки. Компании, получающие наличную выручку, могут не снимать деньги на оплату труда в банке, а выдавать их из кассы. При этом нужно помнить, что деньги в кассе, которые предполагается потратить на зарплату, продолжают оставаться наличной выручкой. Поэтому сумму остатка на конец дня, превышающую установленный банком лимит, необходимо внести на расчетный счет организации. Пятидневный срок выдачи заработной платы в этом случае не применяется. Зарплата выдается в один день, а не полученные деньги депонируются в день выдачи зарплаты. Такое правило работает и в том случае, когда лимит остатка денег в кассе не превышен.
Бухгалтерский учет депонированной заработной платы
Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).
Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70
— начислена заработная плата;
— удержан НДФЛ с суммы заработной платы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)
— выплачена заработная плата за минусом НДФЛ.
Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по депонированным суммам».
Депонирование заработной платы отражается проводками:
— депонирована сумма неполученной зарплаты;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.
Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;
— выдана депонированная зарплата.
При выдаче депонированной зарплаты оформляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Сведения о выданных депонентах вносят в книгу учета депонированной заработной платы или в карточку депонента. Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99). В этом случае бухгалтер сделает проводку:
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1
— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.
Рассмотрим порядок депонирования сумм заработной платы на примере.
Пример 1. 30 августа года сотрудникам торговой компании ООО «Подарок» была начислена заработная плата за август года.
4 сентября компания сняла с расчетного счета для выплаты заработной платы 1 350 000 руб. Эта сумма оприходована в кассу компании.
Кассир ООО «Подарок» выдавал заработную плату сотрудникам компании в период с 4 по 6 сентября по платежной ведомости. В период выплаты заработной платы за ее получением не явились два сотрудника:
— С.Т. Матвеев (был в командировке). Сумма причитающейся ему заработной платы — 13 871 руб.;
— Г.Г. Тарасов (болел). Сумма причитающейся ему заработной платы — 17 400 руб.
В конце дня 6 сентября кассир ООО «Подарок» сформировал реестр депонированных сумм, сделал записи в книге учета депонированной заработной платы и сдал депонированные суммы в банк.
Депонированная заработная плата была выдана:
В бухгалтерском учете ООО «Подарок» были сделаны проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70
— 1 350 000 руб. — начислена заработная плата за август 2013 года. Сформированы ведомости на выдачу заработной платы;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. - 13 871 руб. - 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 31 271 руб. — депонированная зарплата внесена на расчетный счет организации;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 13 871 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за август С.Т. Матвееву;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 17 400 руб. — деньги на выплату заработной платы оприходованы в кассу компании;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за август Г.Г. Тарасову.
Депонирование заработной платы и страховые взносы
Сроки уплаты страховых взносов с зарплаты во внебюджетные фонды (кроме страховых взносов на травматизм) не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислять не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
Взносов на травматизм нужно перечислять в день:
Установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;
Установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам и условие о страховании от несчастных случаев предусмотрено в договоре.
Такой порядок установлен:
Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.
НДФЛ при депонированиии заработной платы
Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.
Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае компания должна перечислить НДФЛ в день получения денежных средств на выплату дохода (абз. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам.
Пример 2. За июль слесарю ООО «Мастер» А.Н. Макарову (1975 года рождения) была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы равен 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). Срок для выплаты зарплаты, установленный в трудовом договоре, — 5-е число следующего месяца. 2 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.
Деньги на выплату заработной платы сотрудникам были получены из банка. Страховые взносы на травматизм компания уплачивает по тарифу 0,2%.
В бухгалтерском учете компании сделаны следующие записи:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 50 000 руб. — начислена заработная плата А.Н. Макарову;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 8000 руб. (50 000 руб. × 16%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 3000 руб. (50 000 руб. × 6%) — начислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 1450 руб. (50 000 руб. × 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 2550 руб. (50 000 руб. × 5,1%) — начислены взносы на обязательное медицинское страхование;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 100 руб. (50 000 руб. × 0,2%) — начислены взносы на травматизм;
— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет;
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
— 1450 руб. — перечислены взносы на ссоциальное страхование;
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование;
— 100 руб. — перечислены взносы на травматизм;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. (50 000 руб. − 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк депонированная зарплата;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
— 43 500 руб. — получены деньги на выплату заработной платы;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.
Если депонированная зарплата выплачивается из наличной выручки, компания должна удержать начисленную сумму НДФЛ при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить налог нужно на следующий день (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример 3. Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «Мастер» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать бухгалтеру?
Проводки после 31 июля будут следующими (для упрощения примера проводки по сдаче в банк сверхлимитного остатка наличных денег в кассе, не приводим):
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51
— 100 руб. — перечислены страховые взносы на травматизм;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
— 43 500 руб. — депонирована заработная плата, не полученная работником;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — сдана в банк сумма депонированной зарплаты;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62
— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная заработная плата за вычетом НДФЛ;
ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы сотрудника;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 8000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование страховой части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии» КРЕДИТ 51
— 3000 руб. — перечислены взносы в ПФР на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» КРЕДИТ 51
— 1450 руб. — перечислены страховые взносы на социальное страхование;
ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС» КРЕДИТ 51
— 2550 руб. — перечислены взносы на обязательное медицинское страхование.
В настоящее время, когда заработная плата в основном начисляется работникам на карты, понятие депонированной зарплаты встречается крайне редко. Но для организаций, в которых выплаты производятся наличными через кассу, этот вопрос актуален до сих пор.
Что же включает в себя понятие депонированная зарплата, как оформляется, проводится и выдается? Что делать, если работник так и не потребовал своих денег у работодателя?
Особенности ситуации
Депонированная зарплата – это определенная часть начисленной к выдаче суммы в качестве оплаты труда, которая была не получена в сроки установленные организацией для этих целей. Во избежание нарушения Положения Банка России о лимите денежных средств в кассе организации, сумму надо депонировать и передать на хранение в обслуживающий банк на расчетный счет предприятия.
Возникновение
Депонированная зарплата возникает в случае неполучения ее работником в течение 3-х дней после получения необходимых сумм из банка.
Причины могут быть самые разнообразные:
- командировка,
- отпуск,
- больничный
- гибель работника и прочее.
Депонированная зарплата не может появиться, если виновником невыплаты зарплаты является сам работодатель. Тогда этот случай считается неправомерным и наказуемым.
Сроки хранения
Лимитирование кассовых средств не позволяет держать суммы к выдаче более трех дней после получения в банке. Лимит устанавливается руководителем организации по рекомендации банка. По прошествии установленного срока депонированные суммы возвращаются в банк на расчетный счет организации, а ведомость по зарплате закрывается. Напротив фамилий, не получивших зарплату работников, пишется «депонировано», а суммы записываются в графе «Межрасчетные выплаты».
После сверки сумма, оставшаяся в кассе после выдачи зарплаты, возвращается на расчетный счет.
Сумма не выданной заработной платы депонированной на расчетный счет считается невостребованной по истечении определенного законом срока давности, который равен трем годам. После этого срока зарплата переносится на доход предприятия по статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».
Книга учета депонированной заработной платы хранится в течение 5-ти лет, кроме тех случаев, где документы используются для судебных дел. Причем началом хранения считается не дата возникновения задолженности, а 1 января года, следующего за годом возникновения кредиторской задолженности.
Учёт
Со стороны учета в организации возникает кредиторская задолженность, при необходимости депонировать зарплату работника. Учет депонированных сумм осуществляется на счете 76-4. При депонированная зарплата относится на расходы месяц начисления.
В бухучете суммы по оплате труда всегда проводятся месяцем их начисления, невзирая на факт депонирования. Если сумма остается невостребованной более 3-х лет, то она относится на 91 счет «Внереализационные расходы».
При общей системе налогообложения учет депонированных сумм может отразиться на начисленных налогах.
В реестре депонированных сумм в графе «дебет» указывается номер расходника и депонированная сумма, а в графе «кредит» дата появления задолженности. Реестр заводится кассиром на 1 год, если суммы, указанные в нем не уплачены, то остаток переносится в новый реестр на следующий год.
Депонированная зарплата
Депонированние зарплаты относится к кассовым операциям.
Существует два варианта выплаты денег через кассу работнику после депонирования зарплаты.
- После невыплаты лимит по кассе не был превышен, а потому депонированная сумма может храниться в составе средств на личные нужды и быть выдана по требованию работника.
- Если лимит был превышен, то полагается вернуть сумму в банк, но некоторые организации оставляют деньги в кассе дольше. Юридические прецеденты показывают, что суд в таких ситуациях находится на стороне работодателя. Например, работник должен вернуться из отпуска на следующий день после окончания выдачи зарплаты, поэтому 1 день деньги будут находиться и являться превышением лимита по кассе в нарушение установленного порядка.
Проводки
Бухгалтерский учёт зарплатных операций сводится к грамотному разнесению сумм:
- При возникновении депонированных сумм делается проводка Дт 70 Кт 76-4.
- Возврат сумм в банк из кассы отражается записью на счетах Дт 51 Кт 50.
- При востребовании зарплаты, сумма получается по запросу обратно в кассу Дт 50 Кт 51, и выдается работнику Дт 76-4 Кт 50.
Все проводки на одну сумму.
Если зарплата не была востребована по истечении срока давности, то проводка выглядит так: Дт 76-4 Кт 91 – отнесение на внереализационный расходы. При появлении отложенного налогового актива делается проводка Дт 09 Кт 68 на субсчет «Расчеты по налогу на прибыль организации».
Налогообложение
Депонирование заработной платы на начисление налогов на заработок работника влияния не оказывает. Оно производится и показывается в учете в тот же период, что начисление самой зарплаты.
Как правило, на момент выдачи заработной платы налоги уже перечислены в бюджет.
Процесс регулируется положением Центробанка России 2011 года. По закону перечисление НДФЛ происходит не позднее дня получения денег на выплату зарплаты с расчетного счета на кассу. Делается сразу 3 проводки Дт 50 Кт 51 – получение денег в кассу и Дт 68 Кт 51 – сумма НДФЛ, Дт 69 Кт 51 – оплата во внебюджетные фонды. На момент перечисления организация еще не может знать, кто получит зарплату, а кто нет.
Списание депонированных сумм зависит от способа подсчета налога на прибыль предприятия. Если применяется метод начисления, то разницы между налоговым и бухгалтерским учетом не возникает, а при кассовом методе она появляется во временном порядке. Ее следует вычитать при совершении подсчета расходов.
Списание отложенного налогового актива осуществляется после закрытия кредиторской задолженности по депонированию.
Налоговые платежи по зарплате (НДФЛ, страховые взносы) перечисляются не позднее дня выдачи зарплаты, а пенсионные платежи и отчисления страховки не позднее середины следующего месяца.
Если на предприятии действует упрощенная система налогообложения по доходам, то депонированные суммы на налоговую базу влияния не окажут никакого. В случае формирования налоговой базы по системе «доходы минус расходы» депонированная зарплата учитывается в расходах на момент ее выплаты работнику.
Уплата налогов по ЕНВД не требует учета депонированной зарплаты в конкретный период, так как в налоговой базе предпринимателя она не учитывается при выплате вмененного налога.
Выдача
Выдача депонированной зарплаты должна осуществляться абсолютно беспрепятственно, по первому требованию работника организации. Деньги не могут задерживаться до следующей зарплаты, они должны быть выданы в ближайшее время после обращения.
Если ситуация складывается таким образом, что требуемой суммы в кассе нет, то она должна быть запрошена в срочном порядке в банке.
Во избежание споров между работником и организацией срок выдачи депонированной зарплаты лучше прописать во внутреннем уставе. Некоторые организации указывают днем выдачи депонированной зарплаты в уставе предприятия, день следующей зарплаты, аванса или отдельный, специально предусмотренный день.
Действия работника
Работник может обратиться в бухгалтерию для получения депонированной зарплаты в устной или письменной форме. Получение депонированной зарплаты может быть отражено в уставе организации, документах по внутреннему распорядку или в коллективном договоре. В этом случае действовать надо по прописанной схеме получения и, в указанные в ней даты.
Если работник не получил зарплату по вине работодателя, то сумму депонированной считать нельзя.
В статье 136 трудового кодекса определено, что работник должен получать заработную плату по месту выполнения работ. Если бухгалтерия находится в удалении от этого места и, существует отдельный офис, то работник не обязан тратить время на такие поездки. Не выплата заработной платы в таком случае считается задержкой, а не депонентом.
В ситуации, когда работник не смог получить депонированную сумму, по причине смерти, выплата производится родственникам или лицам, проживающим с покойным.
Задание кассира
Работник может обратиться за получением депонированных сумм, как в бухгалтерию, так и в кассу. Во втором случае, кассир обязан доложить о сложившемся положении в бухгалтерию для оформления запроса и планирования заявки в банк, при необходимости.
Если от работника поступило письменное заявление, то кассир обязан передать его секретарю для регистрации.
Непосредственная выдача осуществляется по расходному ордеру. Его номер и дата указываются после в книге депонентов. Операции фиксируются в документах (кассовой книге) и осуществляются только через кассу.
В кассовой книге указывается итоговая сумма фактически выданной заработной платы. В ведомости на зарплату подсчитываются и сумма депонирования и выплат. По депонированным суммам кассир обязан сделать выписку-реестр. Четкой формы реестра нет. Бланк может быть разработан самой организацией. Обязательными графами являются ФИО, таб. №, итоги, сумма зарплаты, депонируемая сумма и номер расходника для выдачи депонента, подпись и расшифровка кассира.
Платежная ведомость должна заполняться по установленной форме. Есть также специальная форма для случаев, когда начисленная зарплата не совпадает с фактической суммой к выдаче, в случаях увольнений или внеплановых отпусков. При получении депонированной зарплаты сразу несколькими работниками также оформляется платежная ведомость.
Расчетные документы подписываются кассиром лично, если это невозможно, то в конце ведомости указывается должность и фамилия лица, выдавшего деньги.
Если деньги получает не сам работник, а его доверенное лицо, то в расходном ордере указываются данные и работника, и его доверенного лица.
Окончательным действием кассира является сверка и подписание документов главным или старшим бухгалтером организации, а в отсутствии руководителем.
Особый случай: сумма осталась невостребованной
Определенный законом срок для получения депонированной заработной платы составляет 3 года.
При не востребовании сумм по окончании установленного срока давности они задолженность списывается и переходит на внереализационный доход предприятия. Срок определяется Гражданским кодексом РФ. Списание проводится после инвентаризации расчетов и подписания руководителем приказа. Оно проводится отдельно по каждому работнику, с соответствующим оформлением.
Учет списанной суммы производится в последний день месяца, в котором истек срок исковой давности по востребованию депонированной суммы.
За нарушение законодательства и невыплату депонированной зарплаты работнику работодатель несет ответственность. Если он все-таки отказывается выполнить свои обязанности, то лучше обратиться в трудовую инспекцию или в суд, но не ранее, чем через три месяца просрочки зарплатной выплаты. Следует учесть, что если выдача заработной платы приходится на праздники, то выдача происходит днем ранее, а срок передачи денег обратно на расчетный счет увеличивается на количество праздничных дней.
Правильный учет депонированных сумм может быть проверен контролирующими органами, которые, прежде всего, обратят внимание полноту, достоверность и своевременность оформления данных, своевременность перечисления депонированных сумм на расчетный счет, правильность отражения в бухгалтерском учете. Выявление и сверка сумм кредиторской депонированной задолженности являются объектом инвентаризации расчетов организации.
В последнее время такое понятие, как депонированная заработная плата, уже не настолько актуально, как это было буквально несколько лет назад. Причиной этому является то, что большинство фирм и предприятий выплачивает зарплату своим сотрудникам на пластиковые карты.
Но наряду с этим остались такие предприятия и мелкие фирмы, которые выплачивают зарплату своим сотрудникам через кассу организации.
По этой причине бухгалтеру следует знать, как осуществляется выплата депонированной заработной платы.
Нужно сразу же сказать о том, что порядок действия зависит от конкретной ситуации. Допустим, бывают случаи, когда работник не успел получить свою зарплату из-за срочной командировки, больничного или отпуска, но есть и такие ситуации, когда зарплату не выдали из-за проблем на предприятии.
Бухгалтер и кассир организации должны знать, как правильно вести себя в той или иной ситуации и что такое депонирование заработной платы.
От этого зависят результаты проверки деятельности предприятия, которую может провести любой орган местной власти. Поэтому нужно грамотно следовать всем требованиям законодательства.
Что нужно делать при неполучении работником начисленных ему денежных средств?
Для начала следует разобраться с тем, что же такое депонирование заработной платы. Депонированная зарплата обозначает определенную часть начисленной к выплате зарплаты, которая вовремя не была получена сотрудником.
В соответствии с Положением ЦентроБанка России, в кассе предприятия существует определенный лимит финансовых средств.
И если сумма, которую сотрудник не получил на руки, превышает данный лимит, то ее нужно депонировать, а затем передать на хранение в обслуживающий банк. И уже там эта сумма ложится на счет организации.
Очень важный факт, о котором должен помнить любой работодатель, состоит в том, что депонированная зарплата не должна образовываться по его вине. То есть такая ситуация может возникать только из-за вины работника или по его личному желанию.
Самые распространенные причины, по которым возникает такая ситуация, это:
- отбытие в командировку;
- отпуск;
- нахождение на больничном;
- гибель работника и иные ситуации.
Обычно все работники предприятия должны получать причитающиеся им выплаты в течение 3 дней. Если этого не происходит, тогда появляется необходимость депонировать сумму средств и отправлять ее назад в банк.
Если говорить о лимитах средств, которые могут находиться в кассе предприятия, то они устанавливаются самим работодателем. Но с учетом рекомендации обслуживающего банка.
Как происходит процесс передачи невыплаченной зарплаты в банк?
После того как установленные сроки проходят, ответственный сотрудник предприятия обязан передать часть невыплаченной зарплаты назад в банк и закрыть ведомость. В ведомости напротив фамилии сотрудника, который не получил свою зарплату, проставляется слово «депонировано», а сама сумма выплат зачисляется в графу «Межрасчетные выплаты». В целом, перед тем как отправить деньги в банк, материально ответственное лицо должно провести сверку средств.
Сумма средств депонированной зарплаты может находиться на счету неопределенное количество времени. Но спустя 3 года она переносится на доходы предприятия и отображается в графе «Прибыль, не связанная с основной деятельностью». До этого же времени она считается невостребованной. А вот книга учета депонированной зарплаты должна храниться на предприятии на протяжении 5-ти лет. Датой начала хранения принято считать 1 января будущего года.
И еще один нюанс: в справке о доходах такого сотрудника эта часть зарплаты все равно будет отображаться, и неважно, выдана она ему на руки или нет. Исключением может являться ситуация, когда эти документы истребует суд в рамках любого заседания. Но в таких случаях должен составляться специальный акт изъятия.
Как осуществляется учет депонированной оплаты труда?
Депонированная плата становится одной из причин образования кредиторской задолженности на предприятии. Учет этой суммы происходит на счете 76-4.
Затем при ОСНО эти средства относятся на расходы того календарного месяца, когда были начислены.
По истечении 3 лет, если депонированная сумма не была востребована, она переносится на «Внереализационные расходы».
Но здесь все зависит от типа системы налогообложения, которую использует предприятие. Например, при общей системе депонированную заработную плату можно отображать и на начисленных налогах.
В самом реестре сумма этого вида зарплаты и номер расходника проставляются в графе «Дебет», а вот в графе «Кредит» пишут дату возникновения данной суммы.
Согласно действующему порядку, реестр заводит кассир один раз в год. В случае если в течение этого года данная сумма не выплачивается сотруднику, то ее зачисляют в спецреестр на будущий год. Кроме этого, следует выполнить ряд проводок, которые и помогут отнести эту сумму денежных средств на нужные счета.
Если же говорить о налогообложении данных средств, то дополнительные налоги на эту часть зарплаты не начисляются и с сотрудника никакие платежи не взимаются. Конечно, регламент уплаты налоговых сборов из этой суммы денежных средств зависит от того, какую именно систему использует конкретное предприятие.
Что должен делать сотрудник?
Если сотрудник решил забрать причитающуюся ему зарплату, которую он не успел вовремя получить, то он должен обратиться в бухгалтерию предприятия и попросить выплатить ему эту сумму. Выплата депонированной зарплаты происходит согласно установленному порядку, который действует на предприятии. Все правила прописаны в уставе предприятия и в документах, которые регламентируют внутренний распорядок в организации.
Если же сотрудник не получил свою зарплату по вине работодателя, то такая сумма не считается депонированной. Это просто задолженность по выплатам, но никак не депонированная заработная плата.
В целом в ст. 136 действующего Трудового кодекса прописано, что каждый сотрудник должен получать причитающуюся ему зарплату по своему основному месту работы. Если работодатель заставляет ехать в офис, что находится в другом конце города, то это считается задержкой в выплате, а не депонированием. А вот если задержка произошла из-за непредвиденных причин, которые образовались со стороны работника, то тогда нужно говорить о депонировании.
Каждый работник может обратиться за выплатой такой зарплаты в кассу предприятия или же непосредственно к бухгалтеру организации. Но если сотрудник обратился в кассу, то кассир обязан моментально сообщить бухгалтеру о данной ситуации. Последний оформляет запрос и отправляет заявку в банк. Если же кассиру поступает письменное заявление от работника, то изначально он должен передать его секретарю для регистрации.
Выдача депонированной зарплаты происходит по ордеру. После этого номер ордера и дата выплаты проставляются в книге депонентов. Все эти операции фиксируют в кассовой книге. Ну и, конечно, происходят такие выплаты через кассу предприятия.
О чем важно помнить?
Для того чтобы не допустить развития нежелательных последствий как для стороны предприятия, так и для самого сотрудника, важно соблюдать все установленные стандарты и законы. Поэтому бухгалтер и кассир предприятия должны хорошо понимать, что такое депонирование и как этот процесс отображается на внутренней бухгалтерии организации.
В целом депонирование относится к кассовым операциям. Существует несколько вариантов выплаты депонированных денег через кассу, а именно:
- В момент возникновения ситуации, когда нужно депонировать определенную сумму, лимит в кассе не превышен. В такой ситуации деньги хранятся в кассе до момента их выплаты сотруднику или до истечения 3 лет.
- В случае когда лимит средств в кассе был превышен, кассир обязан отправить излишек в банк.
Бывают ситуации, когда кассир не отправляет деньги в банк по истечении трех дней. Конечно, это является прямым нарушением закона. Но иногда суд идет навстречу работодателю, если тот доказывает, что сотрудник должен был вернуться из командировки в течение нескольких дней, или как-то по-другому объясняет суду, почему они не отправили деньги своевременно в банк. Но не стоит надеяться на такой вариант, нужно все делать по правилам.