Вы не знаете, как учитывать выданные авансы в бухучете? Рассмотрим основные проводки, которые нужно будет сделать при отражении проведенных операций.
Компания в процессе ведении деятельности сталкивается с необходимостью выдачи авансов. Может также их и получать.
Все такие операции должны правильно отражаться в бухгалтерском учете. Рассмотрим, какие проводки могут быть сделаны.
Общие моменты
В чем суть аванса и когда он может выдаваться – это первые вопросы, в которых стоит разобраться. Обратимся к законодательству и выделим основную информацию.
Понятия
Аванс – это деньги или другие ценности материального характера, которые передаются от одной стороны к другой для исполнения своих обязательств до начала выполнения встречных обязательств.
Но точного определения в законодательстве нет. Аванс – предварительная плата, которую не стоит путать с задатком. В чем основное отличие?
Если сторона не исполняет обязательства, то задаток ей не возвращается. С авансом такого не происходит – он будет возвращен. Аванс не является формой обеспечения соглашения.
Аванс – доказательство того, что условия контракта будут исполнены. Любые предварительные платежи считаются авансами, если другое не предусмотрено .
Кто осуществляет выдачу?
Аванс выдается:
- руководством компании в качестве частичной оплаты труда работников;
- заказчиком при заключении договоров подряда до момента предоставления услуг, выполнения работ;
- покупателем поставщику в качестве формы поставок до момента отгрузки продукции;
- покупателем недвижимости в качестве гарантии совершения сделки.
Правовое регулирование
Об авансе говорится в таких статьях Гражданского кодекса Российской Федерации:
Рассматривается вопросы уплаты авансов и в России (2 раздел, гл. 11, ст. 121 – перечисление авансовых таможенных сумм).
Уплата аванса по налогу на прибыль рассмотрена в России. Операции по уплате авансов осуществляются в соответствии с нормами и .
Учет расчетов по авансам выданным
При составлении бухгалтерской отчетности стоит помнить, что в некоторых ситуациях обязательна уплата аванса.
К примеру, авансы при выполнении подрядных работ могут составлять на федеральных объектах не больше 30 процентов от общей стоимости.
В том случае, когда продавцом не исполняются обязательства, покупатель может потребовать возврата авансовых сумм в полной мере обратно.
Допускается также возврат оплаченной продукции, что не была реализована продавцом. Рассмотрим, как авансы, выданные поставщикам, включаются в состав имущества или обязательств.
Бухгалтерские проводки
В бухучете авансы выданные учитываются на счете, что связан с расчетами по отгруженному товару. Чтобы реализовать учет правильно, следует к балансовому счету открыть субсчет.
К примеру, при учете средств, что были выданы поставщику, к счету 62 открывают субсчет для расчетов по выданным авансам.
Проверка авансовых сумм в периоде, начисление налога обеспечиваются при использовании программного обеспечения 1С.
При отражении аванса, выданного работнику в качестве оплаты труда, учитывайте, что его размер не должен быть больше, чем половина заработка. В остальных случаях сумма оговаривается в индивидуальном порядке.
Рассмотрим, какие проводки применяются:
Из кассы
Правила ведения кассовых операций определяют правила выдачи денежных средств подотчет. Выдаются деньги, если есть касса (или нет таковой), чеком из касс банковских учреждений.
Те суммы, которые подотчетное лицо получило, могут быть использованы только на цель, на которую выдавались. Позднее лицо должно будет отчитаться по израсходованным авансам.
Все расчеты с подотчетным лицом нужно отражать на счете актива или пассива 71. Если остались средства, они должны возвращаться назад в кассу.
Ведение аналитического учета осуществляется по определенному авансу в отдельности.
Если поставщику
Поставщики – компании, которые поставляют производственный ресурс, продукцию. Подрядчики – фирмы, что выполняют определенные работы.
Материальные ценности поставляются на основании , составленного между контрагентами.
Правила расчетов компании с поставщиком и подрядчиком устанавливаются с учетом правил безналичного расчета в России. Если имеет место импорт – учитываются правила международного расчета.
Поставки в пределах страны осуществляются на условиях, что определяют права и обязательства продавца и покупателя по отношению к продукции.
Какой счет актуален? По счету 60 отражается обобщенная информация о проведении расчетов с поставщиком:
- получение материальных ценностей, доставка, переработка таких ценностей, которые должны оплачиваться через отделение банка;
- документация от поставщика не поступает;
- излишек ценностей, что был выявлен при приеме;
- получение услуг по перевозке, расчеты по недобору и перебору тарифов. Период оплаты не имеет значения.
Если выдача раньше срока
Учтите, что аванс, выданный работнику, может перечисляться раньше установленных сроков. Но стоит помнить, что зарплата должна выдаваться не реже чем 1 раз в полмесяца.
В противном случае придется понести ответственность за просрочку платежа.
Под поставку материалов
В дебиторской задолженности – это счет 60, что кредитуется на цену ценностей, что принимаются к бухучету в корреспонденции со счетом 15 или счетом учета определенных расходов.
Доставка материальной ценности, ее переработка по кредиту сч. 60 отражаются в корреспонденции со счетом по учету производственного запаса, товара, расходов на производственный процесс.
В независимости от оценок товарных, материальных ценностей в аналитическом учете сч. 60 в синтетическом учете кредитуется в соответствии с расчетной документацией поставщиков.
В бухучете будет сделано такие записи:
| Дт 60 со субсч. Кт 51, 52 |
Для расчетов по выданным авансовым платежам Перечислено средства в качестве аванса под предстоящую поставку товара, выполнение работ |
| Дт 08 Кт 60 | Цена поставленного объекта ОС, нематериального актива, принятой работы по возведению объекта |
| Дт 10, 41 Кт 60 | Цена материального производственного запаса |
| Дт 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кт 60 | Цена принятой работы, услуг покупателем у продавца |
| Дт 60 Кт 60 со субсч. | Для расчетов по выданным авансовым суммам – зачтено сумму выданной под предстоящую поставку продукции |
| Дт 60 Кт 51, 51 | Проведено окончательный расчет (зачитывается и сумма выданного аванса) по оплате товара |
Авансы в учете продажи товара отражаются в составе затрат. К примеру, проводка Дт 51, 52 Кт 62 со субсчетом по полученным суммам аванса, используется при отражении средств, полученных от покупателя и заказчика под предстоящую поставку.
Нюансы в бюджетных учреждениях
Разберемся, какие особенности учета авансов на хозяйственные нужды в бюджетном учреждении. Перечисленные авансовые суммы должны учитываться на счете 0 206 00 000, о чем говорится в .
При учете авансовых платежей, произведенных по контрактам поставщику, подрядчику, исполнителю, осуществляется применение таких аналитических счетов:
| 0 206 21 000 | При осуществлении расчетов по услугам связи |
| 0 206 22 000 | Расчет по авансовым суммам при |
| 0 206 23 000 | Проведение расчетов по коммуналке (услугам) |
| 0 206 24 000 | Авансы по |
| 0 206 25 000 | Расчет по авансовому платежу за работы, услуги |
| 0 206 26 000 | По авансам за иные работы |
| 0 206 31 000 | Расчеты по авансовым суммам при покупке ОС |
| 0 206 32 000 | Зачет аванса при получении нематериального актива |
| 0 206 33 000 | При приобретении непроизведенного актива |
| 0 206 34 000 | При приобретении материального запаса |
| 0 206 91 000 | Оплата иных затрат |
Обязательство по уплате авансовых сумм бюджетными учреждениями осуществляется после заключения контрактов и выставления поставщиками , .
Отражение в балансе (строка)
Часто бухгалтеры путают выданный аванс и затраты будущего периода. Выдача авансовых сумм отражается по строке 230, 240.
Многие спрашивают – действительно ли авансовые суммы относятся к задолженности (дебиторских и кредиторских) на балансе без налога на добавленную стоимость.
Министерство финансов не дает четких разъяснений по этому поводу. А значит, при составлении отчетности стоит опираться на свой опыт и полагаться на свое мнение
НДС является налогом, который уплачивается конечным покупателем. Получая авансы, многие бухгалтеры начисляют налог с помощью проводки Дт 76 Кт 68. Некоторые использовали проводку Дт 62 Кт 68.
Когда было решено принимать к вычетам налога на добавленную стоимость с аванса поставщику, было введено субсчет в составе счета 76. Применялась проводка Дт 68 Кт 76. Сальдо по Дт 76 Кт 76 увеличивает валюту баланса.
Порядок закрытия авансов выданных (перечень документов)
С помощью авансового отчета осуществляется списание выданного аванса. Стоит приложить документы, которые подтвердят израсходование денег на установленные цели.
Для работы с авансовым отчетом стоит открыть «Финансы». Найдите ссылку Авансовые отчеты и кликните по ней. Откроется окно:
Будет отражен перечень документов, которые сформированы раньше. По любому авансовому отчету будут отражены такие данные:
- номер отчета;
- дата, когда документ сформировано;
- размер полученной суммы;
- сколько израсходовано денег;
- величина перерасходованных средств;
- используемая валюта;
- ФИО подотчетных лиц, на которых сформировано авансовый отчет;
- наименование компании;
- цель, для которой выдавались средства.
Вверху окна есть пункты Организация, Подотчетное лицо, Валюта. Такие поля нужны при применении фильтров на отображаемые в перечне сведения.
Для установки фильтра по определенным условиям стоит выбрать необходимый показатель. Введение авансовых отчетов осуществляется на базе раньше созданных , по которым выдано аванс.
Откройте расчетно-кассовый ордер, выберите нужный документ. Кликните «Создать на основании». Далее выберите «Авансовый отчет».
При формировании из списка документов стоит нажать «Все действия», «Создать» или Insert.
Появится такой окно:
Здесь есть такой пункт, как «Подотчетное лицо» — необходим при выборе лица, что предоставляет отчет. Если сумма аванса получена по РКО, нажмите «Добавить» (найти можно в Полученных авансах).
Кликните «Документ аванса» и найдите РКО. Если было получено не один аванс, то они могут закрываться одним авансовым отчетом. Авансы добавляют в список, кликнув «Добавить».
Если на использование денег подано заявку, ее данные можно пересмотрено в пункте «Заявка». Если сумма аванса израсходована на оплату поставщику за продукцию – открывается вкладка «Оплата поставщикам».
При добавлении в документ сведений о внесении средств стоит нажать «Добавить». Отразите поставщиков и размер оплаты. Укажите заказ, на базе которого производится платеж.
Если на подотчетную сумму выполняли закупку продукции или услуг, аналогично вводится информация о всех покупках в «Закупке».
Во вкладке по прочим расходам формируют перечень дополнительного или непредвиденного расхода. Внизу есть пункты Назначение платежа, кол-во документов, листов.
В таких пунктах вписывается назначение подотчетных средств, отражаются документы, что прилагаются к авансовым отчетам, листы документов.
Такие показатели будут использоваться при печати документа. Для печати стоит нажать соответствующую кнопку, а также «Авансовый отчет».
Не достаточно просто составить договор о перечислении предоплаты. Следует организовать ведение учета.
Правильное отражение операций по выданным авансам в бухгалтерской учете – это важная задача, с которой новичку справиться не так просто.
Для того чтобы облегчить себе работу – опирайтесь только на проверенные источники и действующие нормативные документы.
При перечислении сумм за будущие поставки продавец обязан выставить счет. Покупатель может вычесть налог, не дожидаясь реализации. Эта поправка в Кодексе была создана с целью снижения налоговой нагрузки. Как происходит вычет НДС с авансов полученных на практике?
Взаимосвязь
При получении предоплаты в полном или частичном размере за будущие поставки субъект хозяйственной деятельности обязан начислить НДС и выписать счет. Эта сумма налога затем подлежит вычету на основании соответствующих отгрузок. Далее будет детально рассмотрено, как происходит зачет НДС с авансов, полученных от клиента.
Срок выставления счета ограничен пятью днями. Исключения составляют случаи, когда отгрузка была произведена в течение указанного периода. Но как быть покупателю, который перечисляет средства в конце текущего периода, если продавец не выставляет фактуру? Согласно трактовке арбитражного суда, «авансом по поставкам» может быть признан платеж, полученный в том же периоде, в котором произошла Кроме того, за невыполнение обязательства (выставления счета), согласно ст. 120 НК, компания может быть привечена к ответственности:
- 5 тыс. руб., если нарушение было в течение одного периода;
- 15 тыс. руб. - в нескольких периодах;
- 10 % от суммы (минимум 15 тыс. руб.), если была занижена налоговая база.
В случае долгосрочных поставок (нефти, газа и т. д.) составлять фактуры можно не реже одного раза в месяц. Документ должен быть оформлен в том же периоде, в котором была предоплата.
Составление счетов
В документе должны быть указаны:
- наименование, адрес, ИНН сторон сделки;
- номер и дата;
- название товаров;
- сумма предоплаты;
- налоговая ставка;
- сумма НДС.
В случае предоплаты в фактуре должна быть указана налоговая ставка в виде процентного отношения к базе. По этим данным затем происходит с авансов полученных. Что касается наименования, то в фактуре можно указывать название групп товаров без подробной расшифровки.
Оформление
1. Предоплата осуществляется по договору, покупатель хочет учесть НДС с авансов полученных.
В таком случае нужно отслеживать состояние взаиморасчетов, четко определять принадлежность конкретного платежа к поставке. Стоит также попросить покупателя указать суммы предоплаты в комментариях к квитанции. Такой контроль требуется, так как:
- Счет-фактура самостоятельно формируется клиентом в 1С, выписывается и распечатывается в 2 экземплярах.
- Сумма аванса калькулируется исходя из данных документа «Погашение задолженности». Если выбран способ расчетов «Автоматический», разница будет калькулироваться исходя из остатков 62.01. После закрытия всех долгов сальдо будет перенесено на 62.02. Эта сумма и отобразится в счете. Поэтому перед регистрацией документа нужно убедиться в актуальности информации, представленной в базе данных.
2. Счет был выписан только в одном экземпляре.
Создается документ «Регистрация фактур на аванс», который автоматически сформирует остатки на все не закрытые предоплаты. У данного метода есть свои ограничения. Перед регистрацией документа нужно убедиться, что:
Начисление НДС
Алгоритм процесса не изменился. База определяется либо в день отгрузки, либо в момент оплаты. Продавец должен заплатить налог с переданных сумм, а покупатель - НДС с авансов полученных.
Пример. На счет ООО 15.05 поступила предоплата в размере 118 тыс. руб. (с учетом налога - 18 %). Организация осуществила отгрузку 25.05 на сумму 85 тыс. руб. В бухгалтерском учете предприятия эта операция буде отражена таким образом:
- ДТ 51 КТ 62 - отражена предоплата (118 тысяч рублей);
- ДТ 76 КТ 68 - 18 тысяч рублей - НДС с авансов полученных. Проводки сформированы на основании счета от 15.05.
Если между уплатой средств и предъявлением НДС проходит длительное время, то операцию можно оформить такой проводкой:
ДТ 19 КТ ТС (Технический счет учета расчетов с контрагентами) - 18 тысяч рублей.
ДТ 68 КТ 19 (предъявление НДС к вычету) - 18 тысяч рублей.
В отчетности задолженность поставщика отражается в полной сумме. НДС фигурирует в счетах по налоговым платежам.
- ДТ 90 КТ 41 - стоимость проданных товаров (85 000);
- ДТ 62 КТ 90 - доход от продажи (118 000);
- ДТ 90 КТ 68 - учет налога с выручки (18 000);
- ДТ 68 КТ 76 - вычет НДС с авансов полученных (18 000);
- ДТ 62 «Предоплаты» КТ 62 «Расчеты с покупателями» - предоплата (118 000).
Вот как происходит расчет НДС с авансов полученных.
Учет налога у покупателя
У клиента, перечислившего предоплату в счет поставок, подлежат вычету суммы налога, предъявленные продавцом на основании таких -документов:
- счета;
- платежек, подтверждающих перечисление средств;
- договора.
Рассмотрим их подробнее. Минфином не предусмотрена специальная форма фактур, используемых в отношении предоплаты. Поэтому можно применять стандартный образец документа. Если в договоре есть условие о перечислении денег без указания точной суммы, то вычету подлежит налог, рассчитанный исходя из цифр, указанных в фактуре, выставленной продавцом. Если такой пункт вообще отсутствует, то компенсировать налог нельзя.
Вычет НДС с авансов полученных
В НК предусмотрено право налогоплательщика на компенсацию уплаченных сумм. Если предприятие использует его в отношении к вычетам по оприходованным товарам, сумма налога не будет занижена.
С авансов полученных происходит в случае перечисления покупателем средств в счет будущих поставок. Компенсировать налог можно в одном из таких периодов:
- когда сумма налога по приобретенным работам подлежит вычету;
- если изменились условия, произошло расторжение договора или возврат сумм предоплаты.
НДС с авансов полученных будет восстановлен в размере, в котором ранее он был принят. Здесь стоит обратить внимание на такой момент. Возврат полученного аванса НДС, который был принят при 100 % предоплате за поставки, осуществленные отдельными партиями, происходит в размере, соответствующем объеме налога, указанного в счетах. В самих фактурах сумму предоплаты отдельной позицией выделять не стоит.
Пример
Возьмем условия из предыдущей задачи. 15.05 покупатель перечислил на счет продавца аванс в сумме 118 000 руб. 25.05 продавец отгрузил товар в счет полученных средств на сумму 100 тыс. руб. Процесс формирования НДС с авансов полученных, проводки оформления сделки представлены далее.
- ДТ 60 КТ 51 - перечисление аванса (118 000);
- ДТ 68 КТ 76 - отражение суммы налога (18 000).
- ДТ 41 (19) КТ 60 - оприходован товар (100 000) и отражена сумма налога (18 000);
- ДТ 68 КТ 19 - -принят к вычету НДС (18 000);
- ДТ 76 КТ 68 - восстановлен налог (18 000);
- ДТ 60 «Расчеты с поставщиками» КТ 60 «Предоплаты» - 118 000 - зачтен аванс.
Очень важно правильно рассчитывать суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет. На основании этих данных формируется декларация НДС. Авансы полученные, переданные и начисленные по ним суммы налога напрямую зависят от правильности расчета дебиторской (ДЗ) и кредиторской (КЗ) задолженности.
Описание сути вопроса
Дебиторская задолженность по суммам, уплаченным на приобретение товаров, отражается в балансе в размере фактически переданных средств. До получения возможности на вычет налога эти цифры фигурируют в качестве оборотного актива. Такая задолженность показывает право предприятия получить предусмотренные объекты в соответствующем количестве, качестве и нужной комплектации. Вернуть средства можно только в случае раньше срока, неспособности поставщика выполнить обязательства и других аналогичных обстоятельств. Но в худшей ситуации предприятие может получить не только ранее уплаченные суммы, но и компенсацию. Поэтому в БУ оценка ДЗ должна отображать не сумму затрат, а стоимость приобретаемого оборудования при его оприходовании. Этой цифре соответствует величина предоплаты без НДС с авансов полученных.
Задачи
Рассмотрим еще несколько примеров калькуляции сумм налога.
1. на сумму 118 000 с учетом НДС.
- ДТ 08 (19) КТ 60 - получены материалы (100 000) и учтен счет поставщика (18 000);
- ДТ ТС (технический счет по взаиморасчетам с контрагентами) КТ 68 - восстановлен НДС (18 000);
- ДТ 68 КТ 19 - налог принят к вычету (18 000).
2. Отражение аванса, выданного без принятия права на вычет НДС.
Со стороны покупателя:
- ДТ 60 КТ 51 - уплачен аванс (118 000);
- ДТ 19 КТ ТС - принят к учету НДС (18 000).
Со стороны продавца:
- ДТ 08 (19) КТ 60 - получено оборудование (100 000) и принят счет продавца (18 000);
- ДТ ТС КТ 19 - восстановлена сумма налога (18 000);
- ДТ 68 КТ 19 - принят к вычету налог (18 000).
Другой вариант оформления операции.
У продавца:
- ДТ 51 КТ 62 - получена предоплата - 118 000;
- ДТ ТС КТ 68 - начислен налог - 18 000.
У покупателя:
- ДТ 62 КТ 90 - реализация продукции (если в качестве технического счета используется 62, запись формируется на сумму сто тысяч рублей) - 118 000.
- ДТ 90 КТ 68 - отражена сумма налога с проданной продукции (проводка не создается, если фигурирует 62 счет) - 18 000;
- ДТ 68 КТ ТС - восстановлена сумма налога (проводка не создается, если фигурирует 62 счет) - 18 000.
Сверки взаиморасчетов
В актах могут указываться суммы как с налогом, так и без него. Лучше указывать обе цифры. Фактическая задолженность является немонетарной, то есть не включает суммы налогов. Но при зачете аванса или наличия сложных расчетов по договорам цифры НДС можно использовать при исчислении общей задолженности.
Исключения
Законодательством предусмотрены случаи, когда начисление и с авансов полученных не предусмотрена:
- за товары, которые были реализованы за пределами России;
- за работы, облагаемые по ставке 0 %;
- за услуги, на которые налог вообще не начисляется;
- если предприятие вообще не платит НДС;
- если длительность производственного цикла превышает шесть месяцев (перечень таких товаров утвержден Постановлением № 468).
Чтобы не начислять налог с предоплаты по работам с длительным циклом изготовления продукции, нужно вместе с декларацией представить в налоговую копию контракта с покупателем, документ, подтверждающий особенности технологического процесса.
Предприятие может воспользоваться льготой, если бухгалтер ведет обособленный учет операций с продолжительным производственным циклом, сумм НДС по материалам, которые задействованы в этом процессе. Эти требования установлены НК РФ.
Если эти условия не выполнятся, налог с аванса начисляется на общих основаниях. Отсрочка не предоставляется. Если продавец начислил НДС в одном квартале, а документы на льготу предоставил в другом, он не может уменьшить базу налогообложения, изменять счет или подавать «уточненку». Порядок ведения сложного учета законодательно не прописан. Поэтому он регулируется внутренней политикой организации.
Недостаток такой схемы заключается в следующем: суммы НДС по товарам, приобретаемым для длительного производства, организация может учесть только в день реализации продукции. Если предприятие получило аванс без уплаты налога, то возместить НДС из бюджета не получится, пока продукция не продана. Поэтому прежде чем пользоваться льготой, нужно оценить экономическую выгоду от операции.
Вывод
При получении предоплаты за будущие поставки покупатель обязан выставить счет и начислить НДС. По результатам отгрузок эти суммы подлежат вычету. Правильный расчет сумм зависит от корректной оценки дебиторской и кредиторской задолженностей. Главное правило заключается в том, что в балансе суммы, уплаченные за товар, должны отображаться отдельно от налога. Кроме того, вычет НДС с авансов полученных является а не обязанностью. Суммы калькулируются на основании счетов. И если продавец предоставит фактуру несвоевременно, он будет оштрафован на сумму от 5 до 15 тысяч рублей. Это прописано в Налоговом Кодексе Российской Федерации.
Мы рассматривали в нашей консультации. Об особенностях учета авансов выданных и полученных расскажем в этом материале.
Перечислен аванс поставщику: проводка
При перечислении поставщику предварительной оплаты (аванса) проводка в бухгалтерском учете покупателя формируется, на первый взгляд, такая же, как и при погашении задолженности за поставленные товары, работы, услуги:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и др.
Однако в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) аналитический учет на счете 60 должен обеспечивать раздельное представление информации в том числе по авансам выданным.
Кроме того, по общему правилу зачет между статьями активов и пассивов в бухгалтерском балансе не допускается (п. 34 ПБУ 4/99). Это значит, что дебиторская задолженность по выданным авансам и кредиторская задолженность по расчетам с поставщиками должна показываться в балансе раздельно: в активе и пассиве соответственно.
Для достижения этих целей к счету 60 обычно открывают субсчет «Авансы выданные».
Поэтому на авансы выданные проводка будет выглядеть так:
Дебет счета 60, субсчет «Авансы выданные» — Кредит счетов 50, 51, 52 и др.
А если поступил аванс от покупателя, проводка будет аналогична записи по погашению покупателем своей задолженности. Однако аналогично счету 60, для разграничения дебетового и кредитового сальдо счета 62 к нему заводятся субсчета.
Так, на авансы полученные проводка будет такая:
Дебет счетов 50, 51, 52 и др. - Кредит счета 62, субсчет «Авансы полученные»
Понятно, что бухгалтерская запись «Дебет 51 — Кредит 62» означает, что продавец получил от покупателя денежные средства на расчетный счет.
Отметим, если выдан аванс поставщику, проводка делается по отдельному субсчету к счету 60. Но если выдан аванс на командировочные расходы, проводка по отдельному субсчету к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не производится. Это обусловлено тем, что по одному и тому же подотчетному лицу не может одновременно быть дебиторской и кредиторской задолженности.
Зачет аванса: проводка
Когда после перечисления поставщику аванса покупатель принимает на учет товары, работы и услуги, он формирует бухгалтерскую запись по кредиту счета 60:
Дебет счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу» и др. - Кредит счета 60
Если поставка произошла в счет ранее выданного аванса, дебиторскую задолженность поставщика необходимо зачесть.
Поскольку проводки по авансам выданным и полученным задействуют отдельные субсчета к счетам 60 и 62 соответственно, то зачет авансов представляет собой проводки по закрытию субсчетов аванса полностью или частично (в зависимости от суммы предоплаты).
Так, если зачтен ранее выданный аванс, проводка будет внутренняя по счету 60. Но учитывая наличие субсчетов по учету авансов выданных и полученных ценностей, то на зачет аванса поставщику проводки обычно такие:
Дебет счета 60, субсчет «Расчеты за поставленные товары, работы, услуги» — Кредит счета 60, субсчет «Авансы выданные»
Или: Дебет счета 60.01 - Кредит счета 60.02
В этой статье, которая в числе прочих была размещена на диске ИТС, методисты фирмы "1С" рассказывают о том, как в редакции 4.2 конфигурации "Бухгалтерский учет" для "1С:Предприятия 7.7." реализовано отражение авансов в бухгалтерском и налоговом учете.
1. Выписка
2. Счет-фактура выданный
Поступление авансов
1. Выписка
Поступление безналичного аванса от покупателя отражается в учете документом типовой конфигурации "Выписка" (меню "Документы", пункт "Выписка"). При проведении документа формируется проводка по кредиту счета 62.2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)" и дебету счета 51 "Расчетные счета" на сумму полученного аванса.
При заполнении реквизитов документа следует обратить внимание на выбор значения субконто "Договоры" счета 62.2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)". Значение данного субконто отражает основание будущей реализации - счет на оплату или договор. Аванс также может быть проведен по договору "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)". Это означает, что при продаже данному покупателю товаров (продукции, работ, услуг), этот аванс может быть зачтен вне зависимости от того, по какому договору продан товар (продукция, работа, услуга).
2. Счет-фактура выданный
При поступлении аванса от покупателя бухгалтер обязан начислить НДС и составить счет-фактуру в соответствии с п. 1 ст. 162 НК РФ. В типовой конфигурации данная операция выполняется документом "Счет-фактура выданный". Новый документ "Счет-фактура выданный" удобно вводить на основании введенного ранее документа "Выписка". Для этого в журнале "Операции по расчетному счету" следует установить курсор на нужную выписку, нажать кнопку "Действия" и выбрать пункт "Ввод на основании". В случае, когда в выписке указано несколько различных авансов, система предложит выбрать нужный платеж из списка. На основании выбранного платежа будет сформирован документ "Счет-фактура выданный", заполненный нужными сведениями.
Следует обратить внимание, что при начислении НДС с полученных авансов налогообложение производится по налоговым ставкам 9,09% и 16,67% (расчетные налоговые ставки), а налоговой базой является вся сумма платежа, поэтому сумма налога, исчисленная при получении аванса, не должна равняться сумме налога, исчисленной при последующей реализации товаров (продукции, работ, услуг).
При проведении документа формируется проводка по кредиту счета 68.2 "Налог на добавленную стоимость" и дебету счета 76.АВ "НДС с авансов" на сумму начисленного налога. В сформированной проводке по счету 76.АВ "НДС с авансов" в качестве значения субконто "Счета-фактуры выданные" указывается сам документ "Счет-фактура выданный", эту проводку сформировавший. Таким образом, в бухгалтерских итогах начисленный НДС однозначно относится к определенному счету-фактуре.
Записанный документ будет отражен в книге продаж, как запись о получении аванса от покупателя.
Зачет аванса
1. Продажа товаров (продукции, работ, услуг)
Во всех документах типовой конфигурации, отражающих операции продажи товаров (продукции, работ, услуг), а именно:
- отгрузка товаров (продукции);
- реализация отгруженной продукции;
- оказание услуг;
- выполнение этапа работ
предусмотрена функция автоматического зачета аванса. Возможны три режима проведения документов:
- зачет аванса только по договору;
- зачет аванса без указания договора;
- не зачитывать аванс.
Для выбора режима следует указать соответствующее значение реквизита "Зачет аванса" в шапке документа.
Если указать режим проведения документа "Зачет аванса только по договору", то при проведении документа система выполнит поиск авансов, учтенных на счете 62.2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)" по тому же основанию (счету на оплату или договору), по которому проводится продажа.
Если указать режим проведения документа "Зачет аванса без указания договора", то при проведении документа система сначала выполнит поиск авансов, учтенных на счете 62.2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)" по тому же основанию (счету на оплату или договору), по которому проводится продажа. Затем, если стоимость продажи превышает сумму найденного аванса, поиск авансов будет продолжен, но уже по основанию "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)".
Если указать режим "Не зачитывать аванс", то при проведении документа зачет аванса выполняться не будет.
Если аванс будет найден, то сформируется проводка по кредиту счета 62.1 "Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)" и дебету счета 62.2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)" на сумму зачтенного аванса.
2. Запись книги продаж
Согласно п. 5 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, исчисленные продавцами и уплаченные ими в бюджет с сумм авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг). Для того, чтобы отразить налоговый вычет, в учете следует:
- во-первых, сформировать проводку, восстанавливающую НДС, начисленный при получении аванса;
- во-вторых, сторнировать сделанную ранее запись в книге продаж (то есть счет-фактуру, выписанный на аванс).
Данные операции в типовой конфигурации выполняются документом "Запись книги продаж". Документ "Запись книги продаж" удобно вводить на основании документа "Счет-фактура выданный". Для этого в журнале "Счета-фактуры выданные" следует установить курсор на счет-фактуру, введенный при получении аванса, который мы зачли, нажать кнопку "Действия" и выбрать пункт "Ввод на основании". На основании указанного счета-фактуры будет сформирован новый документ "Запись книги продаж", уже заполненный нужными сведениями. При проведении документа формируется проводка по кредиту счета 76.АВ "НДС с авансов" и дебету счета 68.2 "Налог на добавленную стоимость" на сумму НДС, восстановленного при зачете аванса. Записанный документ будет отражен в книге продаж как запись, сторнирующая сделанную ранее запись (счет-фактуру, выписанный при получении аванса).
Если сумма зачтенного аванса меньше, чем сумма аванса, указанная в счете-фактуре, то суммы в новом документе "Запись книги продаж" следует вручную скорректировать, так, чтобы значение реквизита "Всего" равнялось сумме зачтенного аванса, а значение реквизита "НДС" - сумме НДС, восстановленного при зачете аванса.
Если при зачете аванса было зачтено несколько полученных ранее авансов (например, в момент отгрузки было зачтено несколько небольших авансов полученных в разное время и оформленных разными счетами-фактурами), то на основании каждого из этих счетов-фактур следует ввести документ "Запись книги продаж".
Особенности отражения авансов в учете
1. Бухгалтерский учет
Пусть организация выдала аванс поставщику на сумму 1 200 руб. В бухгалтерском учете операция отражена проводкой:
Дебет 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)" по договору "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)"
Кредит 51 "Расчетные счета"
- 1200 руб. - выдан аванс поставщику.
Затем от поставщика поступили материалы на сумму 1200 руб. с учетом НДС. Выданный ранее аванс был полностью зачтен. В бухгалтерском учете поступление материалов отражено проводками:
Дебет 10.1 "Сырье и материалы"
Кредит 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)" по договору "Основной договор"
- 1000 руб. - поступили материалы.
Дебет 19.3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам"
Кредит 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)" по договору "Основной договор"
- 200 руб. - выделен НДС по приобретенным материалам.
Дебет 60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)" по договору "Основной договор"
Кредит 60.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)" по договору "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)"
- 200 руб. - зачтен ранее выданный аванс.
Дебет 68.2 "Налог на добавленную стоимость"
Кредит 19.3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам"
- 200 руб. - зачтен НДС, выделенный при поступлении материалов.
Налоговый учет
Операция выдачи аванса поставщику принимается к налоговому учету документом "Расход денежных средств". При автоматическом заполнении документа по данным бухгалтерского учета условие расхода денежных средств определяется как "Аванс под поставки имущества, работ, услуг, прав". При проведении документа формируется проводка по движению дебиторской задолженности:
Дебет Н13.01 "Движение дебиторской задолженности" по договору "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)" - 1200 руб. - начислена дебиторская задолженность.
Операция поступления материалов принимается к налоговому учету документом "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав". При автоматическом заполнении документа предпринимается попытка определить условие поступления имущества: "С последующей оплатой" или "В счет ранее выданных авансов". При этом поиск выданных авансов выполняется именно по тому договору, по которому имущество фактически поступает в организацию. Так как в бухгалтерском учете выданный аванс отражен по служебному договору "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)", то с точки зрения налогового учета аванс поставщику выдан не был и в качестве условия поступления имущества указывается условие поступления "С последующей оплатой". При проведении документа формируются проводки по движению кредиторской задолженности:
Кредит Н13.02 "Движение кредиторской задолженности" по договору "Основной договор" - 1200 руб. - начислена кредиторская задолженность. Дебет Н13.03 "НДС по кредиторской задолженности" по договору "Основной договор" - 200.00 руб. - выделен НДС с кредиторской задолженности.
После проведения документов "Расход денежных средств" и "Операции приобретения имущества, работ, услуг, прав" оборотно-сальдовая ведомость по счету Н13 "Движение дебиторской и кредиторской задолженности", развернутая по субсчетам, будет выглядеть следующим образом:
- Н13.01: сальдо конечное дебетовое 1200;
- Н13.02: сальдо конечное кредитовое 1200;
- Н13.03: сальдо конечное кредитовое 200;
Для того, чтобы отразить зачет выданного аванса, в типовой конфигурации используется документ налогового учета "Зачет задолженности по обязательствам сторон". При этом значения реквизитов документа "Дебитор" и "Кредитор" - это один и тот же контрагент - поставщик материалов. В качестве договора с дебитором должен быть указан договор "Без договора (служебный; для платежей без указания договора)", а в качестве договора с кредитором - "Основной договор". В форме документа предусмотрена возможность автоматического заполнения.
Документ следует вводить в тот же день, когда было получено имущество, и поставка была зарегистрирована в книге покупок. Если поставка не была зарегистрирована в книге покупок, то при автоматическом заполнении не определится сумма НДС, выделенная ранее с кредиторской задолженности и подлежащая зачету. При проведении документа формируются проводки:
- с кредита счета Н13.01 на сумму задолженности (1200 руб.);
- в дебет счета Н13.02 на сумму задолженности (1200 руб.);
- в дебет счета Н13.03 на сумму зачтенного НДС (200 руб.).
Следует обратить внимание, что в том случае, если аванс поставщику выплачивается по определенному основанию (по тому же договору, по которому ожидается поступление имущества), то при автоматическом заполнении документа "Операции поступления имущества" такая операция отразится по условию "В счет ранее выданных авансов". Тогда при проведении документ сформирует проводку по уменьшению дебиторской задолженности контрагента (по кредиту счета Н13.01 на сумму ранее полученного аванса), а проводку по счету Н13.03 на сумму НДС формировать не будет. В этом случае проводить операцию зачета задолженности не требуется.