Ревизия кассы
Ревизия кассы – это элемент внутреннего контроля в организациях и предприятиях индивидуальных предпринимателей.
Согласно п. 1.11 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель самостоятельно определяют порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег.
При этом пунктом 2 ст.12 закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ о бухгалтерском учете для юридических лиц установлены случаи, когда проведение инвентаризации кассы является обязательным, а именно:
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
При смене кассиров;
При выявлении фактов хищения или злоупотребления.
В организациях и на предприятиях индивидуальных предпринимателей, как правило, ревизия кассы производится ежемесячно – утром в первый рабочий день каждого месяца или в конце последнего рабочего дня каждого месяца. Это гарантирует сохранность денежных средств, а также дисциплинирует материально ответственных лиц. Кроме этого, периодически необходимо проводить внезапные ревизии кассы. Приказ о проведении такой ревизии составляется непосредственно перед ее началом. Инициатором такого приказа являются руководитель, либо главный бухгалтер, либо внутренний аудитор. Другие лица до начала ревизии не должны знать об ее проведении.
Индивидуальный предприниматель, который сам ведет кассу, также должен проводить ревизию и оформлять ее результаты документами унифицированных форм. Ему необходимо определить в своем решении периодичность проведения таких ревизий. Например, ежеквартально, один раз в полугодие или только по окончании года. В данном случае этого будет достаточно, так как предприниматель в силу исполнения обязанностей кассира ежедневно пересчитывает наличные денежные средства и сверяет их наличие с остатком по кассовой книге.
Ревизия кассы производится с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Фактическое наличие денежных средств в кассе сравнивается с книжным остатком, то есть остатком по кассовой книге. Фактическое наличие денежных документов, ценных бумаг, которые хранятся в кассе организации, сравнивается с данными бухгалтерского учета и книгой учета ценных бумаг, книгой учета денежных документов.
Для производства ревизии кассы приказом руководителя (индивидуального предпринимателя) назначается комиссия, которая составляет акт. Приказ на проведение ревизии составляется по унифицированной форме № ИНВ-22. Акт инвентаризации наличных денежных средств составляют по унифицированной форме № ИНВ-15. Унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
В бухгалтерском учете организации делают такие проводки:
Дебет 50.1 Кредит 91.1 – оприходованы излишки, выявленные ревизией кассы;
Дебет 94 Кредит 50.1 – выявлена недостача денежных средств в кассе;
Дебет 73.2 Кредит 94 – выявленная в кассе недостача отнесена на виновное лицо (кассира).
|
Унифицированная форма № КМ-9 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Утверждена постановлением Госкомстата |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
России от 25.12.98 № 132 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Форма по ОКУД | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(организация, адрес, номер телефона) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(структурное подразделение) |
Вид деятельности по ОКДП | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Контрольно- |
производителя | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
кассовая машина |
(модель (класс, тип, марка)) |
регистрационный | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Прикладная программа | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(наименование) |
Вид операции | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Номер документа |
Дата составления |
Время проверки, ч. мин. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
О ПРОВЕРКЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ КАССЫ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
РАСПИСКА | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
На время проверки наличных денежных средств личных денег в кассе не имеется. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(должность) |
(фамилия, имя, отчество) |
(подпись) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
В результате проверки установлено: | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Сумма, руб. коп. |
Порядковый номер контроль- ного счетчика (отчета фискаль- ной памяти) на конец рабочего дня (смены) |
Номер отдела (секции) |
Показания счетчика |
Выручка со- гласно показа- нию счетчика, руб. коп. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
на начало рабочего дня (смены) |
на время проверки |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Фактическое наличие денег | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
в том числе по расчетным чекам, чековым книжкам, кредитным картам | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
По учетным данным | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Недостача | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Замечания | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Представитель контролирующей организации | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(место работы, должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Представитель проверяемой организации (индивидуальный предприниматель) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(место работы, должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Заведующий отделом (секцией) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Деньги в сумме | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(цифрами) |
(прописью) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
принял на ответственное хранение | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
(должность) |
(подпись) |
(расшифровка подписи) |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Каждое отечественное предприятие может столкнуться с необходимостью ведения операций с наличными денежными средствами. В данном случае помимо самого порядка оформления действий с ценностями законодательством Российской Федерации разработан и введен в обиход алгоритм ревизии кассы.
Инвентаризация наличных
В 2016 году ревизия кассы может проводиться согласно предписаниям Минфина РФ, поименованным выше.
Оформление итогов ревизии
Как следует из буквального толкования п. 3.39 Указаний Министерства финансов Российской Федерации, ревизия и инвентаризация ценностей являются тождественными понятиями. Отсюда следует, что для надлежащего оформления результатов ревизии кассы можно использовать формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 .
Вышеназванным нормативным документом утверждена форма № ИНВ-15 . Важно отметить, что поименованный акт не является обязательным к применению. Предприятие вправе разработать свой собственный бланк. Однако использование для оформления результатов ревизии средств в кассе именно утвержденного формуляра позволит избежать рисков, связанных с ненадлежащим оформлением итогов сверки.
Заполнять названный документ можно с применением компьютерной техники или от руки. Независимо от способа оформления бланка допускается использование чернил следующих цветов:
- синий;
- чёрный.
Для того, чтобы правильно составить акт ревизии кассы, ответственному сотруднику надо помнить следующие правила:
- все сведения должны подтверждаться обосновывающими документами;
- записи вносятся аккуратно;
- не допускается наличие ошибок, подчисток, помарок;
- сведения, выявленные в ходе проверки, подтверждаются подписями всех членов комиссии.
В заключение следует отметить, что порядок ревизии кассы существенно не отличается от алгоритма сверки других подразделений, активов или обязательств. Как и при иных видах проверок, при анализе наличности не допускается включение в состав комиссии сотрудника, ответственного за сохранность ценностей.
Игнорирование указанного запрета может явиться основанием для признания итогов ревизии денежных средств в кассе недействительными.
Для отражения сведений о наличности в кассе на момент проверки формируется специальный официальный отчетный документ — акт.
ФАЙЛЫ
2 файла
Для чего нужен акт о проверке наличных денежных средств
Периодически наличные денежные средства в кассе проверяются. При этом, чаще всего, проверки бывают внезапными. Инициатива о таких контрольных действиях может исходить как со стороны руководства предприятия, так и со стороны надзорных органов.
Вне зависимости от того, кто стал организатором проверки, по ее итогам составляется акт. В него вписываются
- сумма, которая должна быть в кассе по учетным документам,
- а также та сумма, которая фактически оказалась в наличии при подсчете проверяющими.
Таким образом происходит контроль за финансовой и кассовой дисциплиной компании, выявляются факты служебных нарушений, злоупотреблений, недостач и т.п. неправомерных явлений.
Кто проводит проверку денежных средств кассы
Если проверка проводится внутри фирмы, то для этого мероприятия создается комиссия в составе не менее трех человек. Обычно в нее отдельным приказом директора включаются
- бухгалтер,
- представитель руководства,
- начальник одного из структурных подразделений организации.
Материально-ответственный сотрудник при этих действиях также должен присутствовать, однако в комиссию он не входит.
В тех случаях, когда проверка осуществляется в рамках выездного налогового контроля, ко всем вышеозначенным лицам добавляются еще и инспекторы надзорного ведомства.
Какие последствия может иметь проверка
Если по результатам контрольных мероприятий не будет выявлено нарушений, а наличность будет до копейки совпадать с той, что указана по документам, то никаких последствий, конечно, не будет. А вот если в ходе проверки выяснится, что денег в кассе меньше или больше (такое тоже случается), чем должно быть в соответствии с отчетными бумагами, в отношении материально-ответственных лиц будет, скорее всего, назначено дисциплинарное взыскание (начиная от замечания, выговора и вплоть до увольнения). Кроме того, вероятно, будет требование со стороны руководства о возмещении недостающих средств.
Инспекторы налоговой за излишки или недостачу штрафуют предприятие и его высших должностных работников.
В каком виде делать акт
Сегодня акт о проверке наличных денежных средств кассы можно делать в свободном виде – если речь идет о контроле внутри фирмы. Однако если в проверке задействованы представители налоговой службы, то применяется унифицированная форма КМ-9. В любом случае, независимо от того, какой формат документа будет использован, бланк обязательно должен содержать все необходимые подписи.
Кто должен подписать акт о проверке денежных средств
В акте обязательно должно стоять несколько автографов:
- кассира-операциониста,
- начальника структурного подразделения,
- представителя руководства фирмы (директора или лица, временно исполняющего его обязанности),
- при налоговой проверке – специалиста налогового органа.
Оформление акта и основные моменты
Документ можно оформлять как в компьютере (если есть электронный бланк), так и делать его рукописным. Количество экземпляров акта напрямую зависит от количества участников проверки. Если проверка проходит внутри компании, то достаточно двух экземпляров: один для кассира, второй – для бухгалтерии, если же в контрольных мероприятиях участвуют работники налоговой, то нужно делать три.
Надо ли учитывать и регистрировать документ
Акты, формирующиеся в компании, подлежат обязательному учету. Для этого обычно применяется специальный журнал, куда вносится название документа, его номер и дата. При помощи журнала не только фиксируется сам факт создания акта, но и в случае надобности, документ без проблем отыскивается.
Чем руководствоваться при хранении
При определении периода хранения акта следует ориентироваться на законодательство РФ и локально-нормативные бумаги фирмы.
Срок хранения финансово-контрольной документации не должен быть менее трех лет (это период исковой давности).
После этого акт можно отправить в архивный отдел или уничтожить (при соблюдении регламента, установленного для утилизации документов).
Образец акта о проверке наличных денежных средств кассы
Если вам понадобилось сформировать акт проверки наличности в кассе, а вы никогда его прежде не делали, выше приведенные советы помогут вам. Также посмотрите и образец заполнения документа: здесь за основу взят унифицированный бланк, который можно использовать и для внутренних контрольных мероприятий.
Несмотря на то, что ИП разрешено упрощённое ведение бухгалтерского учёта, к учёту кассовых операций это не относится. Законодательство обязывает предпринимателей соблюдать все нормы и правила ведения кассы наравне с юридическими лицами. Но если на предприятиях есть главный бухгалтер, который может проследить за правильной организацией и поддержанием работы кассы, то в случае с ИП предпринимателю зачастую приходится решать эти вопросы самостоятельно, да ещё и в сжатые сроки.
Грамотную организацию работы невозможно представить без правильной и регулярной ревизии кассы. Её результаты позволяют выявить возможные ошибки в учёте кассовых операций, сверить остаток наличных денежных средств, составить достоверную отчётность.
Задачи процедуры
Прежде всего, ревизия кассовых операций индивидуальных предпринимателей должна сделать учёт максимально прозрачным, чтобы контролирующие органы всегда могли проанализировать соблюдение законодательства в области учёта наличных денежных средств. Если индивидуальный предприниматель принимает деньги у населения или предприятий, либо сам расплачивается наличными, каждая операция должна быть оформлена установленным образом и отражена в кассовой книге.
Кассовая книга заводится на период один год, она обязательно прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью индивидуального предпринимателя. В книгу заносятся данные обо всех выписанных приходных и расходных кассовых ордерах. По итогам дня, месяца, квартала или года проводится инвентаризация фактического остатка кассы и сверка его с данными кассовой книги.
Особенно актуальной ревизия кассовых операций становиться для ИП на УСНО либо на ОСНО, то есть тогда, когда величина налога подлежащего уплате зависит от фактически полученных доходов и произведённых расходов.
Предприниматели на такой системе налогообложения, как ЕНВД не обязаны настолько тщательно следить за движением наличных денежных средств, и могут проводить ревизию реже (например, раз в год). Это связано с особенностями расчёта налога. Его величина не зависит от фактически полученных доходов и фактически произведённых расходов, она является вменённой.
В задачи ревизии кассовых операций входит выявление фактов хищения или злоупотребления своим должностным положением работников предпринимателя. В таком случае проводится внезапная инвентаризация с составлением акта.
Порядок проведения
Порядок проведения ревизии кассы закреплён законодательно и включает в себя следующие этапы :
- Предприниматель подписывает приказ об инвентаризации. В нём должна быть указана дата, когда проводится ревизия кассы, сроки её окончания, перечислены фамилии и должности лиц, находящихся в составе комиссии по инвентаризации.
- Приказ должен быть подписан также всеми членами комиссии и лицом, несущим материальную ответственность за сохранность денежных средств предприятия. То есть до начала проведения процедуры кассира необходимо ознакомить с таким приказом под роспись и только после этого приступать к инвентаризации.
- На специальном бланке перечисляются все денежные средства, находящиеся в кассе на момент инвентаризации в виде их покупюрной описи. Бланк подписывают все члены комиссии, которой осуществляется ревизия кассы и материально ответственное лицо.
- Данные бланка сверяются с остатками кассы по данным бухгалтерского учёта.
- По результатам оформляется акт с описанием результатов инвентаризации. Это может быть акт об обнаружении недостачи, акт об оприходовании излишков либо акт о том, что объем фактически находящихся в кассе денежных средств соответствует данным бухгалтерского учёта ИП.
- После установления фактического положения дел может быть подписан приказ об оприходовании излишков либо приказ об удержании недостачи с материально ответственного лица. Во втором случае кассир обязательно должен написать на приказе, что ознакомлен с ним. Также рекомендуется взять с него объяснение в письменном виде о причинах образования недостачи наличных денежных средств.
Документальное оформление
В настоящее время законодательством не ставятся жёсткие рамки в плане выбора предпринимателем форм документов. Можно использовать как унифицированные формы актов, приказов, бланков инвентаризации, так и разработанные предпринимателем самостоятельно. Во втором случае унифицированный бланк может быть использован в качестве образца, в него допустимо добавить свои графы и реквизиты.
Образец заполнения акта ревизии кассы
Единственный нюанс заключается в том, что самостоятельно разработанные бланки документов должны быть утверждены отдельным приказом ИП, который как приложение должны сопровождать образцы этих, самостоятельно разработанных документов. В этом случае ревизия кассовых операций пройдет с соблюдением всех формальных условий.
Бланки унифицированных форм документов, применение которых рекомендовано МинФином, можно найти в приложениях к законодательным актам, регулирующим учёт кассовых операций на предприятиях.
Бланк акта ревизии кассы (унифицированная форма № ИНВ-15)
Однако, в акте, который оформляет ИП, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты :
- Наименование ИП, его ИНН.
- Дата составления акта.
- Место, где проводится ревизия (торговая точка, склад, касса офиса).
- Состав комиссии, которой осуществляется инвентаризация, подпись всех её членов.
- ФИО материально ответственного лица, в отношении которого проводится данная процедура, его подпись.
- Сумма остатка денежных средств, которая должна находиться в кассе по данным бухгалтерского учёта.
- Фактическая сумма остатка наличных с покупюрной описью.
- Перечень выявленных во время инвентаризации нарушений хранения и учёта денежных средств, оформления первичных учётных документов. По факту таких нарушений должностное лицо, отвечающее за соблюдение кассовой дисциплины, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.
- Описание результата проверки кассы предприятия. Должно быть указано, выявлены ли излишки или недостатки.
- Заключительные подписи всех участников инвентаризации.
Ревизия кассы – важный инструмент соблюдения кассовой дисциплины и контроля работников кассы. Важность ее проведения нельзя переоценить. Это касается не только юридических лиц, но и индивидуальных предпринимателей. Если инвентаризация проводится грамотно и регулярно, она благотворно влияет на дисциплину работников, климат в коллективе и соблюдение требований законодательства.
По своей сути ревизия кассы не содержит в себе каких-то сложных особенностей и не требует больших затрат времени и ресурсов. Однако игнорирование процедуры может привести к весьма плачевным последствиям, от недостачи до штрафа за нарушение кассовой дисциплины.
Хранение актов инвентаризации также немаловажный аспект деятельности предприятия. Эти документы необходимо хранить на протяжении 5 лет. Стоит заранее позаботиться о месте их хранения.
После проведения проверки наличных средств в кассе предприятия заполняется соответствующий акт. Собранные результаты доводятся до руководителя. Документ оформляется с участием представителей контролирующей инстанции и сотрудника, отвечающего за сохранность денежных средств. В конце статьи можно бесплатно скачать бланк акта.
Начнем с того, что для проведения процедуры назначается специальная комиссия. Такой подход объясняется требованиями законодательства, а также тем, что материальный вопрос связан с ответственностью.
Для назначения членов комиссии издается соответствующий приказ руководителя. Все уполномоченные лица должны ознакомиться с содержанием документа и поставить подтверждающую это подпись. Приказ нужно представить и кассиру.
Важно! Все действия, связанные с ревизией, проводятся в присутствии лица, отвечающего за кассу.
Перед составлением акта внезапной проверки кассы в бюджетном учреждении проходят следующие этапы:
- Председатель комиссии зачитывает распоряжение руководства касательно проведения ревизии.
- Кассир передает расписку о том, что на данный момент в кассе отсутствуют его личные средства.
- Затем при наличии значимых оснований для отмены процедуры их понадобится огласить. Если таковых не имеется, комиссия приступает к ревизии.
- В процессе составляются промежуточные документы, например, протоколы.
- В конце заполняется итоговый акт.
Стоит заметить, что исследование кассовых аппаратов проводится в присутствии всех членов комиссии. Также здесь находятся заинтересованные лица.
Как заполняется акт: содержание документа
Акт проверки кассового аппарата имеет установленную форму КМ-9. Заполняются шаблоны представителем контролирующей инстанции и сотрудником, отвечающим за денежные средства. О результатах проверки материальных ценностей уведомляется руководство организации.
В документ включается следующая информация:
- значение по счетчику на начало дня;
- значение на момент ревизии;
- сумма выручки.
Важно! Данные по сумме выручки берутся либо из журнала кассира (форма КМ-4), либо из журнала регистрации КММ (форма КМ-5).
Количество экземпляров документа зависит от того, по чьей инициативе запланирована проверка. Если ее организует руководство компании, нужно два листа: один для бухгалтерии, второй для кассира. Когда ревизию инициирует контролирующая инстанция, нужно три экземпляра бланка. Третий будет передан ее представителю.
Стоит заметить, что каждый сотрудник, участвовавший в процедуре, вправе запросить собственный образец акта.
Дополнительные правила оформления результатов ревизии
После завершения исследования кассы заполняется утвержденная форма КМ-9. Она всегда готовится в письменном виде и в установленном количестве копий.
Акт, а также заполняемые по ходу процедуры протоколы подписываются всеми лицами, принимавшими участие в исследовании кассы. В случае их несогласия с результатами они вправе сделать соответствующие пометки в основном документе либо в сопроводительных бумагах.
Подытожим вышесказанное. Акт проверки кассы имеет унифицированную форму. В нее вносятся показания счетчика на начало дня и на момент ревизии. Дополнительно указываются данные по сумме выручки. Для исследования кассы назначается комиссия, всем ее членам эта информация доносится посредством издания приказа.