Все о недостаче: от выявления до возмещения ущерба. Недостача при приемке товарно-материальных ценностей

Cтраница 1

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц.

Недостача материальных ценностей должна быть подтверждена документами. Между тем, как показывает практика, в отдельных случаях техническая ошибка, допущенная при отражении произведенных операций (например, неправильная запись в инвентаризационной описи артикула, а следовательно, и цены имеющихся в наличии товаров), может привести к расхождению учетных данных в бухгалтерских документах. Суды, как правило, тщательно подходят к проверке подобных случаев, обращая особое внимание на установление того факта, понесло или не понесло предприятие реального ущерба.

Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета 84 на издержки производства предприятий или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли взыскиваются с виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал в иске, предъявленном им, то потери списываются на издержки производства или обращения.

Недостачи материальных ценностей, а также выявленные при инвентаризации испорченные ценности относятся на виновных лиц, и причиненный кредитной организации ущерб возмещается в установленном порядке. Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относятся на расходы банка.

Недостачи материальных ценностей списываются на счет 94 Недостачи и потери от порчи ценностей по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам - в сумме определившихся потерь.

Недостачи материальных ценностей денежных средств, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Невозмещенные недостачи списываются за счел1 прибыли или резервных фондов.

Недостачу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывают по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства. Нормы убыли разрешено применять лишь в случаях выявления фактических недостач. Запрещается производить списание в пределах норм до установления факта недостачи. При отсутствии утвержденных в законном порядке норм убыли все недостачи рассматриваются как недостачи сверх норм.

Списания недостач материальных ценностей, выявленных при инвентаризаций, штрафов, пени и неустоек, рассматриваются во всех случаях как убытки отчетного года.

Списание недостач материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, штрафов, пеней и неустоек рассматривается во всех случаях как убытки отчетного года. Не рассматриваются как убытки прошлых лет потери от брака продукции производства прошлых лет, которые включаются в состав издержек производства отчетного года на общих основаниях.

"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 51

На производственных и торговых предприятиях нередки случаи, когда фактическое количество товарно-материальных ценностей не соответствует учетным данным. Это может произойти по самым разным причинам, начиная от естественной убыли товарных ценностей до их хищения. Тем не менее внешние пользователи (инвесторы, кредиторы) заинтересованы в достоверной оценке активов хозяйствующего субъекта. Поэтому п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено обязательное проведение инвентаризации имущества и обязательств.

Закон предоставляет право организациям самостоятельно определять порядок проведения инвентаризации, закрепив его в учетной политике.

Имущественные потери могут быть отражены в бухгалтерском учете только при фактическом подтверждении недостачи товара. Фактическая недостача МПЗ устанавливается при проведении инвентаризации. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, "основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств". В организациях может быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Бухгалтерский учет

Выявленные в процессе заготовления, хранения и продажи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) недостача или порча учитываются первоначально по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов учета названных ценностей (10, 41, 50 и др.).

По дебету счета 94 отражаются:

по недостающим или полностью испорченным МПЗ - их фактическая себестоимость (стоимость по учетным ценам минус торговая наценка);

по недостающим или полностью испорченным основным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная или восстановительная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);

по частично испорченным МПЗ - сумма определившихся потерь.

Пример 1 . В ООО "Стрела" при инвентаризации выявлена недостача материалов по учетным ценам на 4000 руб. и основных средств, первоначальная стоимость которых составляет 15 000 руб. Сумма начисленной амортизации по недостающим основным средствам - 3000 руб. В бухгалтерском учете сделаны записи:

Д-т 94, К-т 10 - 4000 руб. - отражена недостача материалов;

Д-т 02, К-т 01 - 5000 руб. -списана сумма начисленной амортизации;

Д-т 94, К-т 01 - 12 000 руб. (15 000 - 3000) - отражена недостача основных средств.

Другие счета применяются в следующих случаях:

потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий, относятся на дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы";

потери ценностей, выявленные при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, а также их недостача сверх предусмотренных в договоре величин или порча отражаются по дебету счета 76.2 "Расчеты по претензиям". Виновникам потерь (поставщикам или транспортным организациям) предъявляется претензия в установленном законом порядке с учетом условий договора. В случае отказа суда во взыскании с виновников указанных сумм потерь в учете делается запись по дебету счета 94 и кредиту счета 76.2.

Списание потерь

Выявленные недостача и порча ценностей в большинстве случаев первоначально учитываются по дебету счета 94. По кредиту счета 94 отражается списание:

недостач ценностей, выявленных при заготовлении, в пределах предусмотренных в договоре величин - на счета учета материальных ценностей;

недостач ценностей, выявленных при хранении и продаже, в пределах норм естественной убыли - на счета по учету затрат на производство и расходов на продажу;

недостач ценностей сверх норм естественной убыли, потерь от порчи - в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

недостач ценностей сверх норм естественной убыли и потерь от порчи при отсутствии конкретных виновников, а также недостач и порчи МПЗ, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков - на дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы".

На счета учета затрат на производство (расходов на продажу), а также счет 91 списывается стоимость недостающих или испорченных материальных ценностей по их фактической себестоимости.

Списание потерь от недостач при хранении и транспортировке ценностей в пределах норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам, подлежащим учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Нормы естественной убыли согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ (в ред. Федерального закона от 06.06.2005 N 38-ФЗ) должны быть утверждены в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Поскольку одним из критериев признания расходов в целях гл. 25 является их обоснованность, списываемые расходы в качестве недостач и потерь должны быть экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Взыскание ущерба с виновных лиц

Взыскание сумм в возмещение товарных потерь, установленных по результатам инвентаризации, с материально-ответственных лиц должно производиться в соответствии с ТК РФ. Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, если ущерб причинен по его вине. Как правило, она ограничивается определенной частью заработка работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба, за исключением случаев, предусмотренных законодательством (ст. 241 ТК РФ).

Статьей 243 ТК РФ установлена материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба, возлагаемая на работника в следующих случаях:

в соответствии с Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

умышленного причинения ущерба;

причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя, главным бухгалтером, а также на основании письменных договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество организации.

Следует отметить, что учитывается только прямой действительный ущерб, неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ).

Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично, передав равноценное имущество или исправив поврежденное, по согласованию с администрацией предприятия (ст. 248 ТК РФ). В противном случае возмещение ущерба сотрудниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя (ст. 248 ТК РФ). При этом распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если же работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в судебном порядке. В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления администрацией иска в районный (городской) народный суд.

Согласно ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и (или) порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба (но не ниже остаточной стоимости имущества по данным бухгалтерского учета), с учетом степени его износа.

Если сумма недостач и порчи, подлежащая взысканию с работников, превышает их учетную стоимость, то на разницу между этими показателями делается запись по дебету 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и кредиту 98.4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".

В дальнейшем, по мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы, указанная разница списывается пропорционально доле погашенной задолженности: Д-т 98.4, К-т 91.

Пример 2 . При инвентаризации в магазине, ведущем учет товаров по продажным ценам, выявлена недостача товаров по учетной стоимости 1400 руб., в том числе торговая наценка - 250 руб. Работодатель решил взыскать недостачу с материально-ответственного лица по рыночным ценам в сумме 1450 руб. Виновный работник внес в кассу магазина в погашение задолженности по недостаче 725 руб. В бухгалтерском учете магазина будут сделаны записи:

Д-т 42, К-т 41.2 - 275 руб. - отражена недостача товаров на сумму торговой наценки;

Д-т 94, К-т 41.2 - 1150 руб. (1400 - 250) - отражена недостача товаров на фактическую себестоимость товаров;

Д-т 73.2, К-т 94 - 1150 руб. - отнесена выявленная недостача на материально ответственное лицо на фактическую себестоимость товаров;

Д-т 73.2, К-т 98.4 - 300 руб. (1450 - 1150) - отнесена выявленная недостача на материально-ответственное лицо на разницу между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров;

Д-т 50, К-т 73.2 - 725 руб. - внесены деньги в кассу в погашение задолженности по недостаче;

Д-т 98.4, К-т 91.1 - 150 руб. - списывается на доходы разница между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров, относящихся к погашенной задолженности по недостаче.

Если бы виновное лицо погасило всю сумму задолженности по недостаче (1450 руб.), то сумма указанной разницы (300 руб.) была бы списана на доходы. Однако была погашена только половина долга, поэтому на доходы списывается только 50% разницы.

В случае когда в ходе инвентаризации удалось определить, что недостача возникла в результате хищения, в соответствии с Письмом МНС России от 08.06.2004 N 02-5-10/37 убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При списании убытков от хищения следует учитывать, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы. В случае с хищениями факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Таким образом, для того чтобы уменьшить полученные доходы, необходимо запастись соответствующим документом, например постановлением о приостановлении предварительного следствия ввиду неустановления виновного лица.

Согласно Письму Минфина России от 31.07.2006 N 03-04-11/132 "входной" НДС по выбывшим в результате недостачи МПЗ нужно восстановить.

Однако новая редакция гл. 21 НК РФ предписывает восстанавливать "входной" налог только по тому имуществу, которое организация начинает использовать в не облагаемых НДС операциях, а это не то же самое, что прекращение использования имущества в облагаемых, да и вообще в каких бы то ни было операциях. Для таких случаев требование восстановить НДС в гл. 21 НК РФ не предусмотрено.

Таким образом, организация может не восстанавливать "входной" НДС по недостающим МПЗ. Однако не исключено, что, заняв такую позицию, организации придется отстаивать свою точку зрения в судебном порядке.

ст. преподаватель

кафедры финансов,

денежного обращения и кредита ГУУ

Все предприятия регулярно проводят инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Периодичность таких проверок, как правило, закрепляется в графике, который утверждается руководителем. Сама процедура инвентаризации регламентирована Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств .

Проведение и оформление инвентаризации

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Члены комиссии в присутствии материально-ответственного лица осуществляют проверку вверенных ему материальных ценностей путем измерения, пересчета, взвешивания.

Если ценности, подотчетные одному материально-ответственному лицу, сосредоточены на разных складах, проверка осуществляется по всем местам хранения, как правило, в порядке их расположения.

При этом помещение, в котором комиссия уже отработала, на время инвентаризации опломбируется.

По результатам проверки составляется инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3). В ней указываются количество, артикул, вид и другие важные характеристики по каждому наименованию ТМЦ.

Если в процессе проведения проверки на склад поступают какие-либо объекты, они заносятся в специальную опись «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации». Приходуются они уже по завершении проверки.

Иногда возникает необходимость отпуска ценностей во время инвентаризации. Такие объекты также записываются в специальную опись «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации», в которой указывается:

дата отпуска,
имя покупателя,
количество,
цена и сумма товара,
номер расходного документа (на нем обязательно ставится отметка «после инвентаризации»).

Если на дату проверки некоторые ценности находятся в пути, на них заполняется форма ИНВ-6. В этом документе, помимо наименования, цены и количества материалов указываются также перечень и номера актов, на основании которых ТМЦ принимаются к бухгалтерскому учету.

В случае наличия на дату инвентаризации ТМЦ, которые отгружены и не оплачены в срок, на эти объекты заполняется форма ИНВ-4, а ТМЦ, хранящиеся на складах других предприятий оформляются формой ИНВ-5 (здесь основанием для записей являются первичные документы, которые подтверждают, что ТМЦ были сданы на ответственное хранение).

В отдельную опись заносятся данные о таре - наименование, состояние на момент проверки, количество.

Если по результатам инвентаризации обнаружены расхождения между наличием ТМЦ по факту и информацией бухгалтерского учета, оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19.

Результат инвентаризации ТМЦ, оформление в бухгалтерском учете

Результатом проверки ТМЦ может быть излишек или недостача. Итоги проверки оформляются в системе бухгалтерского учета организации в том месяце, в котором инвентаризация завершилась.

Недостача

Для отражения недостачи используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее возможны варианты.

Для некоторых материалов и продуктов предусмотрены нормы естественной убыли . Если недостача «укладывается» в эти пределы, то ее списывают на счета производства. В случае же, когда сумма недостачи выходит за рамки естественной убыли, она относится на счет материально-ответственного лица.

При этом виновным лицом составляется письменное заявление, в котором он указывает причины возникновения недостачи и подтверждает согласие с суммой предстоящих выплат.

Если материально-ответственное лицо не согласно с решением руководства, оформляется акт о несогласии работника с погашением убытка, который впоследствии служит основанием для принятия решения о принудительном взыскании.

Удержание производится из заработной платы работника (при этом возможна рассрочка) либо денежные средства вносятся им в кассу по приходному ордеру.

Срок исковой давности по задолженности материально-ответственного лица, как и срок давности любой дебиторской задолженности, составляет 3 года , после чего придется списать сумму на прочие расходы. Сюда же придется списать недостачу в случае отклонения иска о взыскании судом (либо если виновное лицо отсутствует как таковое).

Излишки

Как показывает практика, гораздо реже в результате инвентаризации могут быть выявлены излишки, которые принимаются к учету по рыночной стоимости.

Проводки, которыми оформляется инвентаризация ТМЦ

Подводя итоги, можно сказать, что инвентаризация - обязательная периодическая проверка соответствия фактического наличия ТМЦ данным бухгалтерского учета. Ее результатами может быть как излишек, увеличивающий доходы предприятия, так и недостача, подлежащая либо взысканию с виновника, либо списанию на прочие расходы организации.

Инвентаризация ТМЦ - необходимое условие для выполнения основного требования, которое предъявляется к системе бухгалтерского учета любого предприятия. Ведь от того, насколько тщательно проводится эта проверка, зависит достоверность данных бухгалтерского учета .

Недостачи материальных ценностей

В конце года учреждения культуры обязаны перед составлением годового бухгалтерского отчета провести инвентаризацию материальных ценностей и расчетов.

Инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее Методические указания).

Полную инвентаризацию необходимо проводить в течение четвертого квартала отчетного года. Но есть и исключения. Так, если имущество уже было инвентаризовано по инициативе руководителя в промежуток времени с 1 октября отчетного года, то повторно это делать не обязательно.

Проведение полной инвентаризации также обязательно:

при реорганизации или ликвидации организации;

при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия.

Частичную инвентаризацию учреждение обязано проводить:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;

в случае стихийного бедствия или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризация библиотечных фондов

Общие правила проведения инвентаризации библиотечных фондов установлены Методическими указаниями. В них сказано, что инвентаризация библиотечных фондов может проводиться один раз в пять лет.

В соответствии с письмом Минфина России от 4 ноября 1998 г. N 16-00-16-198 “Об инвентаризации библиотечных фондов“ государственными и муниципальными библиотеками сроки и виды проведения инвентаризации, ценность фондов должны определяться по согласованию с учредителем.

Этим письмом Министерство финансов РФ поддержало предложение Министерства культуры РФ о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах - ежегодно;

редчайшие фонды - раз в три года;

ценные фонды - раз в пять лет;

фонды библиотек до 100 тысяч учетных единиц - один раз в пять лет;

фонды библиотек от 100 до 200 тысяч учетных единиц - раз в семь лет;

фонды библиотек от 200 тысяч до одного миллиона учетных единиц - один раз в десять лет;

фонды библиотек свыше одного миллиона учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке, с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

При этом инвентаризация фондов библиотек или их части при смене руководителя библиотеки или структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на соответствующих счетах.

Так, излишек нефинансовых активов приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. При этом делаются следующие бухгалтерские записи:

Дебет 0 101 00 310
“Увеличение стоимости основных средств“,

или
Дебет 0 102 00 130
“Увеличение стоимости непроизведенных активов“,

или
Дебет 0 103 01 320
“Увеличение стоимости нематериальных активов“
Кредит 0 401 01 180
“Прочие доходы“,

Декабрь 2005 16
Дебет 0 105 00 340
“Материальные запасы“
Кредит 0 401 01 180
“Прочие доходы“
или
Кредит 0 401 01 150
“Доходы от безвозмездных и безвозвратных поступлений от бюджетов“.

Недостача имущества

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

Работник, по вине которого произошла недостача материальных ценностей, может быть привлечен к ответственности: гражданско-правовой, материальной по Трудовому кодексу, административной, дисциплинарной, уголовной.

Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный учреждению, представляет собой самостоятельный вид ответственности, и она может применяться наряду с дисциплинарной, административной или уголовной ответственностью за действия (бездействие).

Привлечение работника к материальной ответственности обоснованно, когда получены положительные ответы на следующие вопросы:

является ли поведение работника противоправным (и какая норма права нарушена);

имеется ли в противоправных действиях работника вина;

существует ли прямая причинная связь между виновными действиями и полученным ущербом?

Размер причиненного работодателю ущерба в случае утраты или порчи имущества определяется по фактическим потерям исходя из подлинных цен, но не может быть ниже балансовой стоимости имущества, основанной на данных бухгалтерского учета.

Отсутствие надлежаще составленных бухгалтерских документов исключает возможность привлечения работника к материальной ответственности.

Проверка для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения проводится работодателем самостоятельно либо специально созданной комиссией.

Работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменной форме для установления причины возникновения ущерба. Отказ работника представить объяснение не является основанием для освобождения его от материальной ответственности.

Взыскание с виновного работника ущерба, не превышающего его среднего месячного заработка, производится путем удержания из заработной платы по приказу работодателя, изданному в месячный срок со дня установления размера ущерба.

В случае если месячный срок истек или подлежащая удержанию сумма превышает средний месячный заработок работника, а работник отказывается добровольно возместить ущерб, взыскание может быть произведено только в судебном порядке.

Возмещение ущерба равноценным имуществом или исправление поврежденного имущества допускается с согласия работодателя.

Суммы выявленных недостач и хищений денежных средств и имущественных ценностей, а также суммы потерь от порчи материальных ценностей, если они удерживаются с виновных лиц или списываются в установленном порядке, отражаются на счете 0 209 00 000 “Расчеты по недостачам“, и производятся следующие бухгалтерские записи:

В размере выявленных недостач, хищений и потерь исходя и рыночной стоимости:

Дебет 0 209 01 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств“,

или
Дебет 0 209 02 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов“,

или
Дебет 0 209 03 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов“,

или
Дебет 0 209 04 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов“,

или
Дебет 0 209 05 560
“Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов“
Кредит 0 401 01 172
“Доходы от реализации активов“.

На суммы, поступившие в возмещение причиненного ущерба:

Дебет 0 201 01 510
“Поступление денежных средств учреждения на банковские счета“,

или
Дебет 0 201 04 510
“Поступления в кассу“,

или
Дебет 0 210 02 400
“Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов“
Кредит 0 209 01 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств“,

или
Кредит 0 209 02 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов“,

или
Кредит 0 209 03 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов“,

или
Кредит 0 209 04 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов“,

или
Кредит 0 209 05 660
“Погашение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов“.

На суммы, списанные с баланса в связи с отсутствием виновных лиц:

Дебет 0 401 01 172
“Доходы от реализации активов“
Кредит 0 209 00 000
“Расчеты по недостачам“.

Все недостачи, порчу ТМЦ, независимо от того, как они будут в последствии списаны (за счет затрат или удержаны с виновных лиц), фиксируют на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В статье рассмотрим бухгалтерский счет 94, типовые операции по нему и пример расчета с проводками.

Что такое недостача?

Недостача – это расхождение показателей между их учетным и фактическим количеством в большую сторону. Другими словами, если в учетных регистрах числится определенное количество ТМЦ, а по факту их меньше, то возникает недостача. Также к счету 94 имеет отношение порча товарно-материальных ценностей.

Причины недостач:

Хищения
Естественная убыль
Ошибки в учете
Чрезвычайные происшествия

Видео-справка “Бухучет по счету 94”: основные проводки, учет

В данном видео коротко рассказывается про ведение учета по счету 94 ” Недостачи и потери от порчи ценностей”, разбираются основные проводки и примеру учета. Ведет преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. ⇓

Счет 94 в бухгалтерском учете в инфографике. Типовые проводки

На рисунке ниже представлен бухгалтерский счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и типовые проводки к их учету. Для того чтобы увеличить картинку нажмите на нее.

Бухгалтерский счет 94 и основные проводки

Счет 94 в бухгалтерском учете: отражение недостач и порчи

Отражать недостачи по 94 счету следует в случаях, выявленных при:

проведении инвентаризации;
получении ТМЦ от поставщика, в пределах, прописанных в договоре поставки (естественная убыль)

По дебету счета 94 проводят недостачи в суммах:

фактической себестоимости, если ТМЦ полностью испорчены или отсутствуют
остаточной стоимости – для основных средств, которые полностью пришли в негодность или отсутствуют
фактические убытки, если ТМЦ утрачено частично

Основные проводки начислений по счету 94:

Операций	Счет
Списание остаточной стоимости основного средства при его полной негодности или отсутствии (хищении, недостаче)	01
Недостача или порча материалов	10
Недостача или порча товаров на складе	41

Недостача или порча оборудования	07
Недостача денежных средств в кассе	50
Недостача, выявленная на производстве	20 (23, 29)
Недостача, выявленная при приемке ТМЦ от поставщика	60
Недостача вложений во внеоборотные активы	08

Счет 94: списание недостач

По кредиту 94 счета отражают списание недостач, то есть их отнесение на расходы . Недостачи можно списать на прочие расходы (Дебет 91.2 Кредит 94). Такую операцию проводят, если превышены нормы естественной убыли. Если найдено виновное лицо, то такую недостачу взыскивают (Дебет 73.2 Кредит 94). Недостачи в пределах норм естественной убыли (для конкретных ТМЦ)списывают за счет себестоимости (Дебет 20 (44) Кредит 94).

Если недостача выявлена при приемке материальных ценностей от поставщика, то необходимо руководствоваться условиями договора. В нем должны быть обозначены предельные величины недостач, которые впоследствии отражаются по 94 счету. Сверхлимитные величины необходимо проводить по 76 счету.

Бывают ситуации, когда недостача обнаруживается спустя несколько лет после фактической порчи или утраты ТМЦ. При этом в проведенных инвентаризациях этот факт не отражен. В этом случае можно сделать запись Дебет 94 Кредит 98.3, если виновное лицо найдено и сумма ущерба будет взыскана с него. После погашения недостачи с 98 счета ее списывают на прочие расходы. Если сотрудник отказывается признать свою вину, то до вынесения судом решения делать запись по 94 счету нельзя.

Списание порчи и недостач, произошедших из-за чрезвычайных событий, списывают по акту на счет 99: Дебет 99 Кредит 94 .

Если списываются похищенные ТМЦ, то ранее принятый по ним к вычету НДС необходимо восстановить.

Нормы естественной убыли. Формула расчета

Недостачи и порча в переделах норм естественной убыли зависит от множества факторов (вид ТМЦ, способ его транспортировки, методы и сроки хранения и т.д.). Данный показатель рассчитывают в каждой конкретной ситуации:

Для установления норм естественной убили при перевозке (доставке) товарно-материальных ценностей необходимо учитывать либо стоимость каждого товара, либо общую массу ТМЦ. Выявляют недостачу или порчу при приемке, затем их фиксируют документально (пометки в сопроводительных документах, акты).
Для установления норм естественной убыли в ходе хранения или реализации ТМЦ необходимо применять расчетную формулу:

Для установления норм естественной убыли по хранению товаров рассчитывают нормы по остаткам товаров, по их поступлениям и выбытиям в межинвентаризационные периоды

Счет 94: пример бухгалтерских проводок

В ходе проведения инвентаризации в организации были выявлены недостачи товарно-материальных ценностей:

Материалы на складе на сумму 17894 руб.
Товары в розничном отделе на сумму 9542 руб.
Недостача денежных средств в кассе на сумму 541 руб.

Также при приемке новой партии товара стоимостью 221500 руб. от поставщика была выявлена недостача материалов на сумм 12443 руб. По условиям договора естественная убыль ТМЦ при перевозке может составлять 2% от стоимости.

В учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет 94 | 17894 – отражена недостача материалов.
Дебет 94 | 9542 – отражена недостача товаров.
Дебет 94 | 541 – отражена недостача денежных средств в кассе.
Дебет 91.2 Кредит 94 | 17894 – списаны на расходы убытки от недостачи материалов (виновные лица не установлены).
Дебет 73.2 Кредит 94 | 10083 – взыскана стоимость недостачи товаров и денежных средств с продавца.
Дебет 50 Кредит 73.2 – денежные средства внесены в счет погашения недостачи.
Дебет 10 Кредит 60 | 209057 – оприходованы полученные материалы от поставщика в их фактическом количестве.
Дебет 94 Кредит 60 | 4430 – отражена недостача в пределах установленных по договору норм естественной убыли.
Дебет 76 | 8013 – отражена недостача сверх норм естественной убыли.
Кредит 94 | 4430 – списана недостача в пределах установленных договором норм естественной убыли на себестоимость.