Кассовые операции - это процесс приема, выдачи и хранения наличных денег. Все юридические лица и ИП в ходе своей хозяйственной деятельности сталкиваются с необходимостью производить расчеты наличными денежными средствами. При этом нарушение правил ведения кассовых операций может повлечь за собой наложение штрафных санкций и внеплановые проверки контролирующих органов. Материал сайт поможет разобраться, как именно организовать порядок ведения кассовых операций в 2019 году в соответствии с законодательством РФ.
Правила ведения кассовых операций в 2019 году (КО) регулируются Указаниями Банка России. За их нарушение ч. 1 ст. 15.1 КоАП предусмотрены штрафы, налагаемые как на юридических лиц и ИП, так и на их сотрудников. В этой статье мы рассмотрели основные положения Указаний ЦБ РФ в отношении правил проведения кассовых операций в 2019 г., соблюдение которых позволит избежать административной ответственности и штрафных санкций.
Порядок ведения кассовых операций в 2019 году
Законом о бухгалтерском учете установлено, что КО не относятся к хозяйственным операциям, по которым организации вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных документов (ст. 4 Закона № 402-ФЗ, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Таким образом, при осуществлении оборота наличности юридическим лицам необходимо использовать документы, определенные Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций...». Стоит отметить, что Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У разрешено применять некоторые формы в электронном виде, завизированные электронной подписью.
Кроме того, регламентирующим документом по организации требуется установить лимит наличности в кассе, расчет которого прописан в приложении к указанному положению:
- L — расчетный лимит наличности в кассе;
- V — объем поступлений денежной наличности за товары, услуги, работы;
- Р — период, за который произошли поступления налички, учтенной в расчете (показатель V);
- Nc — количество дней между днями инкассации (сдачи в кредитные организации) налички. Данный показатель не может превышать 7 рабочих дней, а в случаях удаленности населенных пунктов данный период может доходить до 14 дней.
Для ИП и субъектов малого предпринимательства Указанием 3210-У требований об установлении лимита в 2019 году не предусмотрено.
Важно отметить, что касса организации и контрольно-кассовая техника не являются синонимами, и если в силу ст. 2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении ККТ…» хозяйствующий субъект вправе не применять в своей работе контрольно-кассовую технику, то этот факт не отменяет обязанности исполнять требования законодательства, определяющие ведение кассовых операций в 2019 году в Российской Федерации.
К кассовым операциям относятся:
- выдача зарплаты, пособий, стипендий;
- уплата налогов и страховых взносов;
- расчеты с поставщиками;
- расчеты с подрядчиками;
- расчеты за платные услуги;
- расчеты с подотчетными лицами;
- безвозмездные пожертвования;
- прочие операции.
Что делать организациям для соблюдения порядка?
Кассовые операции в 2019 году для кредитных организаций
Порядок ведения КО по работе с наличными деньгами для кредитных организаций, а также порядок обработки выявленных фальшивых купюр установлены Положением Банка России от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот...». Положением определены обязательные для кредитных организаций документы и многое другое. Кроме того, 318 Положение о порядке проведения кассовых операций необходимо знать и другим хозяйственным субъектам, не являющимся кредитными организациями: в силу того, что Положением закреплены четкие правила действий работников банка по приему и сдаче наличности от других организаций. Документы, полученные хозяйствующим субъектом по форме, отличной от указанных в Положении, не будут являться подтверждением совершенных расчетов.
Применение контрольно-кассовой техники
Вступление в силу Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ вносит в порядок ведения КО значительные изменения, во многом усложняющие кассовую дисциплину для юридических лиц и ИП.
Кассовая дисциплина в 2019 году такова:
- операции по приему наличных денежных средств осуществляются с применением контрольно-кассовой техники;
- ККТ обеспечивает передачу данных о наличных расчетах в адрес налоговых органов в режиме реального времени (т. е. онлайн);
- покупателю выдается чек, который также может быть отправлен на электронный адрес или абонентский номер покупателя (что не отменяет обязанности выдачи чека).
Законом предусмотрена регистрация контрольно-кассовой техники в электронном виде через кабинет ККТ на сайте ФНС России. Также на официальном сайте ФНС России в 2019 г. размещена справочная информация о том, что собой представляет новый порядок применения контрольно-кассовой техники, и, в частности, перечислены модели и экземпляры ККТ, отвечающие требованиям нового законодательства.
Таким образом, новшества связаны с дополнительными расходами участников наличных расчетов.
Вместе с тем в некоторых случаях имеется возможность снизить указанные расходы. Так, для ИП на ЕНВД или на патентной системе разрешено применение налогового вычета на расходы по приобретению контрольно-кассовой техники из списка ФНС. Размер таких расходов ограничен суммой в 18 000 рублей на единицу ККТ.
Кроме того, для организаций и предпринимателей, осуществляющих свою деятельность с применением контрольно-кассовой техники в населенном пункте, признанном региональными властями труднодоступным и отдаленным, разрешены операции в 2019 г. без подключения к Интернету, т. е. в офлайн-режиме. Критерии установлены Приказом Минсвязи от 05.12.2016 № 616 «Об утверждении критерия определения отдаленных от сетей связи местностей» (основной — численность населения не превышает 10 000 человек). Органы госвласти субъекта РФ формируют и размещают в свободном доступе перечни местностей, в которых разрешено применение контрольно-кассовой техники в автономном режиме. Это означает, что если населенного пункта, в котором предприниматель осуществляет свою деятельность, нет в данном списке, применять технику в офлайн-режиме нельзя.
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
КоАП РФ предусмотрено наложение административных штрафов за несоблюдение кассовой дисциплины (п. 1 ст. 15.1) и неприменение ККТ (п. 2 ст. 14.5). И несмотря на то, что, в соответствии со ст. 4.5 КоАП , срок давности за нарушение по этой статье не может превышать двух месяцев со дня его совершения, соблюдение правил ведения КО в 2019 г. позволит минимизировать внимание со стороны контролирующих органов и избежать расходов на уплату штрафов, предусмотренных КоАП.
Порядок ведения кассовых операций: основные положения по ведению процесса и документации в РФ + изменения в законодательстве в 2017 году + 6 основных кассовых операций и их особенности.
Начиная с 11. 03. 2014 года, ЦБ России установил новый порядок ведения кассовых операций , которого придерживаются и по сей день.
Ежегодно выходят мелкие поправки и обновления, связанные с улучшением положения программного обеспечения точек продаж и оборудования организаций.
Сегодня мы поговорим о главных положениях и порядке ведения кассовых операций на территории РФ.
Понятие процесса «кассовая операция»
Для всех предприятий и частных лиц, занимающихся коммерческой деятельностью, установлен единый порядок оформления и проведения учёта по движению средств.
Начиная с 2015, дано разрешение на ведение кассовых операций с использованием специальных технических средств.
Задачи процесса:
- получение/выдача денег;
- удержание и пересчет;
- оформление, сбор, ведение документации по финансовым операциям.
Выделяют обычную и простую схему ведения кассовых операций .
Обычная используется всеми предприятиями, созданными на юридической основе. Упрощенная схема применяется частным бизнесом и банковскими системами.
С каждым годом процент наличности в денежном обороте падает, потому некоторые предприятия теоретически могут быть освобождены от ряда правил.
Получение денежных ресурсов и оплата счетов осуществляется на безналичной основе, однако задействовать такой метод расчета можно далеко не во всех сферах деятельности.
При проверке налоговиками следует предоставить документальное подтверждение вашего статуса и метода проведения кассовых операций.
Типы кассовых операций
Весь список распределяется на 2 больших раздела по расходу и приходу денег
. Каждый содержит соответствующую документацию и порядок ведения.
По типу начисления:
- Приходные.
Сюда следует отнести все финансовые операции, связанные с начислением средств на счет продавца.
- Расходные.
Операции, связанные с ведением отчетности по выплатам заработных плат, командировочных и других статей расходов.
Банковские операции также следует отнести в этот раздел.
Классификация может осуществляться и по типу объекта .
Крупные организации и банки сводят работу с наличностью к минимуму, тем самым упрощая регулирование кассовых операций со стороны государства.
Коммерческие организации и банки имеют более гибкое распределение в кассовых операциях, что уменьшает путаницу с документами на финансовом уровне системы.
1. Участники процесса
Право ведения кассовых операций предоставляется через соответствующий приказ от вышестоящих лиц. Документ должен быть заверен юридически, после чего, по истечении 2 дней, он вступает в силу.
Требования:
- Ведение приема/выдачи наличности может выполнять лишь сотрудник, официально утвержденный на эту должность.
Чаще всего таким человеком выступает кассир. - Кассир обязан перед началом работы изучить порядок ведения операций, а после расписаться.
- Если у предприятия более 1 кассира, следует назначить старшего.
Частные предприниматели могут самостоятельно осуществлять кассовые операции без каких-либо предшествующих документальных подтверждений.
Работу с документацией берет на себя . Если такового нет, делами занимается руководящее лицо либо его заместитель.
Бумаги обязаны содержать подписи всех участников, ведущих учет по кассовым операциям.
2. Обновления в 2017 году
01.03.2017 налоговиками был введен ряд правок, влияющих на порядок проведения кассовых операций РФ.
Основные относятся к лимиту по кассам у обособленных отделов компаний и методам решения по их превышению.
Изменение №1: Лимит кассы предприятия.
Каждая организация обязана устанавливать ограничение на количество денег, что может находиться в кассовом аппарате по завершению рабочего дня.
Все, что свыше лимита, необходимо отправлять на безналичный счет через банковскую систему.
Каковым будет лимит — подлежит решить самой компании, отталкиваясь от сферы деятельности и суточному притоку/оттоку наличности.
Существует общая формула подсчета, которая не учитывает особенностей деятельности и дает приблизительные цифры по лимиту суточных в кассе.
Формула содержит 3 составляющих:
- Если населенный пункт имеет банковское отделение, показатель = 7.
Объем денежных ресурсов.
Вычисляется за определенный временной промежуток и определяется владельцем компании.
Варьируется от 1 до 91.
Количество денег в кассе зависит напрямую от этого показателя.
Выбирайте дни, в которые имели наибольшую выручку.
Маленькие фирмы и другой частный бизнес могут на свое усмотрение распоряжаться деньгами. Лимит наличности по кассовым операциям их не касается.
Изменение №2: Кассовый лимит у обособленных отделов.
Подразделения крупных организаций при установке ограничения размера средств должны отталкиваться от положения, которое принимается в отделе руководства компании.
После утверждения документации глава либо порученное лицо рассылает копии остальным отделам.
Максимум кассы, после получения установок свыше, обязан быть принят в течение 2 дней.
Изменение №3: Превышение лимита.
Наличность, превышающая максимум, выставленный руководством, обязана быть сдана в банковское отделение.
Превышения допускаются в:
- дни, предшествующие расчету с сотрудниками;
- нерабочие дни;
- дни государственных праздников.
При превышении размера наличных последуют штрафные санкции.
Определить дни поступлений в банк денежных ресурсов налоговикам не составит труда, отталкиваясь от средних показателей вашей организации на протяжении 1 — 2 кварталов.
В остальном список условий остался прежним. В изменениях не принимались в расчет частники, а также ИП.
Порядок ведения кассовых операций в РФ
Основные требования в порядке ведения операций выдвигает ЦБ. После обновлений в 2014 — 2016 годах под категории влияния попал малый бизнес и частники.
1) Документация по учету.
Чтобы подтвердить проведение финансовых операций, соответствующие отделы работают с 2 типами документации.
Ее оформлением могут заниматься как физические лица, участвующие в процессе товарооборота, так и назначенные представители руководства.
Порядок предусматривает:
- оформление притока денежных средств через ордер, регистрирующий все поступления в кассу точки – приходной кассовый ордер (ПКО);
- ресурсы, что выделяются на траты организации, оформлять через расходный ордер кассы (РКО).
Частные предприниматели в 90% случаев предоставляют работу по такой документации личным бухгалтерам, аналогичная ситуация и у крупных организаций.
ИП имеют возможность пользоваться упрощенной системой налогообложения, это освобождает их от оформления кассовых ордеров, но при условии отчетности по физическим параметрам притока/оттока наличности.
2) Бухгалтерская составляющая.
В соответствии с приказом от 31 октября 2000 года был утвержден общий порядок ведения бухгалтерской отчетности компаниями и другими организациями, подлежащими ведению кассовых операций на территории РФ.
Исходя из вышесказанного, было принято решение ввести тип расчетного счета – счет 50 «Касса» .
Какие изменения могут вносить организации в счет 50 «Касса»:
Оформить подраздел главного счета – 50-1 «Касса организации» .
Фиксирует порядок перемещения денежных масс внутри самой организации.
Если ваше предприятие работает с иностранными валютами, порядок поступления каждой из них придется оформлять через специальный субсчет.
Допускается создание не более 5 валютных субсчетов.
Оформить 50-2 «Операционная касса» .
Субсчет, фиксирующий порядок поступления наличностей в точках продаж или предоставления услуг.
Открыть 50-3 «Денежные документы» .
Ведение учета документов, имеющих ценность.
Сюда могут входить путёвки, командировочные, марки и другое.
Порядок всех кассовых операций, проводимых фирмами, фиксируется на одном из 3-х описанных счетов.
Наличие ошибок в заполнении документации может повлечь за собой штрафные санкции как для отдельных сотрудников, так и компании в целом.
3) Порядок ведения кассовых операций на рабочем месте.
Законодательная система предусматривает строгий порядок ведения кассовых операций в РФ для 6 видов оборотных операций с наличностью.
Разберем детально каждый из них
Операция 1: Порядок получения денег.
Принятие изначально проходит с ПКО. Получив его на руки, кассир обязан удостовериться в правильности его заполнения.
ПКО должен содержать:
- подпись бухгалтера/руководителя;
- совпадение размера денежных ресурсов в прописном и числовом виде;
- присутствие на руках документации, что указана в ПКО.
Принимать наличность помимо кассира может владелец или уполномоченное им физическое лицо. Количество представителей владельца неограниченно.
Человек, вносящий средства, имеет право лично наблюдать за процессом.
Сверить размер фактических средств с заявленными в ПКО.
Если все совпало кассир, ставит печать на квитанцию, что идет вместе с ордером, и передает ее тому, кто вносил деньги.
Если используются контрольно-кассовый аппарат или , кассир может провести деньги и отметить данные в ПКО через корешки/чеки.
В квитанции отмечаются дополнительные условия, после чего проштампованная документация отдается вносившему наличность физическому лицу.
Операция 2: Общий порядок отпуска наличности.
Процесс проходит с учетом действий через РКО. Перед началом проведения кассир обязан свериться на совпадение значений, указанных прописью и в числовом формате.
На ордере должна быть подпись главного в бухгалтерии либо другого ответственного за порядок проведения кассовых операций лица.
Алгоритм отпуска денежных средств:
- Свериться со списком документации, что подана в РКО.
- Сотрудник отсчитывает сумму и дает ее для пересчета физическому лицу, после чего получатель расписывается в РКО.
Проверить данные получателя.
Для этих целей подойдет паспорт или водительское удостоверение.
Если физическое лицо не может подтвердить свою личность, в выдаче средств следует отказать.
Для отсчета необходимой суммы следует пользоваться полистным методом.
Аналогично ПКО, ордер на выдачу также необходимо хранить в бухгалтерском отделе организации сроком до 5 лет.
Операция 3: Порядок наличного расчета по зарплате.
Тут на помощь приходят ведомости по расчетным операциям фирмы.
Заранее внесенные данные по сотрудникам в ордера позволяют определиться с размером средств, которые необходимо подготовить к выдаче.
В какие дни проводить расчет определяет руководство. Временной промежуток, отведенный на проведение расчетных операций с работниками не должен быть более 5 дней.
После выдачи заработной платы всем сотрудникам нужно:
- подытожить фактический размер выданных средств;
- заполнить соответствующие ячейки расчетной ведомости;
- перепроверить, совпадает ли фактическая сумма с указанной в ведомости;
- расписаться в ведомости и передать ее на хранение в бухгалтерский отдел.
В случае неявки сотрудника в указный промежуток времени для получения заработной платы, напротив его фамилии в ведомости делается пометка.
При разовой выдаче наличности предоставлять по работнику ведомость нет смысла, более рационально оформить расход средств через обычный ордер РКО.
Операция 4: Порядок выдачи денег подотчетному лицу.
Порядок оформления определяется бухгалтерским отделом и приводится в исполнение кассиром на основании РКО.
Для ордера необходимо, чтобы человек написал заявление от лица подотчетного.
Выдача средств происходит лишь после подписи заявления главой организации.
При наличии задолженностей предоставление средств замораживается вплоть до погашения всей суммы долга.
Операция 5: Наличность обособленному подразделению.
Будь то получение или выдача средств, порядок проведения обозначается в ордерах по обороту.
Руководствующие отделы вправе сами решать, какой принимать порядок распределения денежных масс между подотчетными им отделами.
Операция 6: Порядок выдачи наличных по договоренности.
Иногда вместо должностного лица процесс ведения кассовых операций допускает получение через доверенного человека.
Ситуация часто возникает на производстве при болезни сотрудников организаций.
Порядок выдачи доверенному лицу:
- Перед подписью получателя в ведомости делается пометка перед ячейкой «доверенность».
- После выдачи к сдаваемому ордеру прилагается и доверенность.
Проверить соответствие данных сотрудника и его доверителя, которые указаны в РКО.
Потребуется паспорт либо водительское удостоверение.
Если требуется получение по доверенности средств у нескольких юридических или физических лиц, то документ копируется и заверяется штампом организации.
В случае, когда человек должен получить несколько платежей по одному документу, оригинальная справка остается на руках кассира до конечного платежа, а с ордером сдаются его копии.
Если предприятие имеет несколько кассовых отделений, контроль над ними берет на себя назначенный заранее старший кассир.
Все ордеры направляются в таком случае ему, и он делает соответствующие пометки по обороту средств в кассовой книге.
Порядок действий по окончании рабочего дня:
- Главный кассир сравнивает записи в книге с ордерами, поступившими от подчиненных.
- Проводит расчет количества средств по остатку.
- Расчетное значение сравнивают с количеством денег в аппаратах по факту, если все совпало, ставится подпись.
- Аналогичную процедуру совершает и бухгалтерский отдел.
Порядок проведения процедуры находится под контролем руководства организации.
Кассовая книга – важнейшая составляющая при кассовых операциях. Она должна присутствовать как в печатном, так и в оцифрованном виде.
Если документация ведется от руки, следует уделить особое внимание качеству рукописного текста, чтобы при занесении данных в компьютер не возникло ошибок.
Все бумаги должны сопровождаться подписями бухгалтера и руководителя. Если это электронные аналоги, используется цифровая подпись сотрудников.
Аудиторские проверки кассовых операций
Отслеживанием порядка ведения отчетности кассовых операций занимается налоговый инспектор.
В зависимости от количества организаций, находящихся в закреплённом за сотрудником районе, проверки осуществляются 1 — 3 раза в год.
Что проверяет налоговая:
- какими путями контролируется рабочее место;
- качество ведения кассовой книги;
- совпадают ли записи в ордерах с дополнительными документами;
- какой процент использования выделяемых банком средств;
- соответствие показателей по выдаче/расходу между банком и расчетным отделом;
- отчетность по направлениям использования выделяемых ресурсов;
- соблюдается ли лимит кассы.
Чтобы избежать проблем, сотрудники должны внимательно соблюдать порядок ведения кассовой книги, ордеров расхода/прихода и сопутствующих им документов.
Если никаких проблем в ходе проверки обнаружено не будет, организация получит положительную оценку аудиторской проверки.
Вы начинающий бухгалтер, который вникает в правила ведения кассовых операций?
Основную информацию вы получите от Школы бухгалтеров и аудиторов:
Порядок ведения кассовых операций и штрафные санкции
Что если в ходе рядовых проверок инспекторами у вашей бухгалтерии обнаружатся серьезные дыры?
В таких случаях предусматриваются штрафы для частных лиц размером до 6 000 рублей и для предприятия в целом до 60 000 рублей .
После обновления порядка ведения кассовых операций в 2014 году, значительно упростились некоторые составляющие учета. Количество заполняемой документации снизилось на 30%.
При «потере» средств в крупных размерах ответственным лицам грозят судебные разбирательства, дело может дойти вплоть до криминальной ответственности.
Порядок ведения кассовых операций РФ ежегодно терпит изменения.
Причиной служит постепенный переход на безналичную систему оплаты товаров и услуг.
В будущем предполагается полный отказ от ведения отчетности по наличности и в большинстве торговых точек нашей страны.
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Оборот наличных денежных средств между экономическими субъектами, а также порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации устанавливает Центробанк РФ. Основы закреплены в нормативных документах: Указания Банка РФ №3210-У от 11.03.2014 — для юридических лиц, Положение №318-П от 24.04.2008 — для кредитных организаций.
Операции применяются при получении, перерасчете или выдаче наличных денежных средств на следующие цели:
- выплата заработной платы, стипендий, пособий;
- , расчеты по налоговым обязательствам;
- расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- расчеты за оказание платных услуг;
- безвозмездные поступления и пожертвования;
- прочие расчеты.
Правила ведения кассовых операций в 2019 году
Установлены обязательные требования к порядку организации наличного денежного оборота, а также вопросы, которые бюджетная организация устанавливает самостоятельно.
|
Обязательные требования (регламентированы действующим законодательством) |
Устанавливаются самостоятельно |
|---|---|
|
|
Законодательством определено, что кассиром может быть только работник учреждения. Сотрудника обязательно следует ознакомить с действующим порядком и должностными обязанностями под подпись. Также функции кассира может осуществлять сам руководитель. А если в крупной организации работают несколько кассиров, следует назначить старшего.
Необходимые документы
Документально операции должны быть оформлены соответствующими документами.
Так для поступления наличности в кассу применяется форма приходный ордер (ПРО) ОКУД 0310001. Форма № КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Для выдачи наличных денег используется расходный ордер (РКО) ОКУД 0310002. Форма № КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Документацию формирует кассир или главный бухгалтер. Обязанности можно передать другому лицу, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета в организации (п. 4.3 Указаний №3210-У). Условие вступило в силу 19 августа 2017 года.
Новые правила применения ККТ
В 2019 году действует порядок применения контрольно кассовой техники, утвержденный Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2003 (с изменениями от 03.07.2016). Последние зменения коснулись не только правил регистрации аппаратов ККТ в налоговой инспекции, но и порядка применения онлайн-касс.
Организации, применяющие ККТ, не должны предоставлять аппарат в инспекцию для регистрации или внесения изменений. Все действия можно осуществить через личный кабинет на сайте ФНС России. К тому же, вся информация о расчетах будет автоматически передаваться налоговикам через операторов фискальных данных.
Новшества позволят повысить финансовую эффективность применения ККТ, сократить расходы на обслуживание и перерегистрацию техники, снизить риск финансовых махинаций. Изменения направлены на повышения прозрачности расчетов, осуществляемых наличными деньгами, а также сокращение количества налоговых проверок.
Ответственность и штрафные санкции
За несоблюдение законодательства в части ведения операций по кассе предусмотрена административная ответственность. Часть 1 статьи 15.1 КоАП устанавливает:
- Наказание для юридических лиц, допустивших нарушение 318 положения о порядке ведения кассовых операций и Указаний №3210-У — штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
- Наказание для должностных лиц организаций и индивидуальных предпринимателей, в виде штрафа от 4 000 до 5 000 рублей.
Основные проводки для отражения кассовых операций
Представим основные операции с наличными деньгами бюджетного учреждения в виде таблицы.
|
Наименование операции |
Счет дебета |
Счет кредита |
Первичные документы |
|---|---|---|---|
|
Поступление наличных в кассу учреждения с лицевого счета |
ПКО (ф. 0310001) Кассовая книга (ф. 0504514) |
||
|
Поступила оплата за оказание возмездных услуг |
ПКО (ф. 0310001) Квитанция (ф. 0504510) Кассовая книга (ф. 0504514) |
||
|
Выданы деньги под отчет |
РКО (ф. 0310002) Кассовая книга (ф. 0504514) |
||
|
Наличные, превышающие лимит кассы, переданы на лицевой счет учреждения |
РКО (ф. 0310002) Кассовая книга (ф. 0504514) |
Операции проведены в рублях. Одновременно следует сделать записи по забалансовым счетам: по счету 17 при поступлении, по счету 18 при выбытии из кассы.
Как вести учет
Рассмотрим пошагово порядок ведения кассовых операций в РФ в бюджетном учреждении на конкретных примерах.
Сотрудник ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Петров П. П. получил на приобретение бумаги для печати и канцелярских товаров в сумме 5 000 рублей. Кассир выдал деньги, одновременно .
В течение рабочего дня Петров П. П. произвел закупки бумаги для печати и канцелярских товаров. Осталась неизрасходованная сумма — 750,00 рублей (экономия при закупке канцтоваров). Петров . Бухгалтер-кассир .
Гражданка Пловцова И. П. приобрела через кассу учреждения абонемент на посещение бассейна (платные услуги). Сумма покупки составила 1 500,00 рублей. Бухгалтер-кассир принял наличные и составил документы.
"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2012, N 8
Не секрет, что действующее Положение о порядке ведения кассовых операций (далее - Положение N 373-П) <1> достаточно непростой для восприятия и применения документ. Бухгалтеру-кассиру нужна более практичная памятка. Для этого как раз и пригодится собственное положение о соблюдении кассовой дисциплины. В нем важно изложить в доступной и понятной форме порядок ведения кассовых операций и обеспечения сохранности наличных средств в учреждении, не забывая о тех моментах, где Положением N 373-П бухгалтеру предоставлен выбор. При этом совсем не нужно переписывать базовый нормативный документ. Итак, начнем...
<1> Утверждено Банком России 12.10.2011 N 373-П.
С чего лучше начать?
Ответ очевиден: начать следует со структуры разрабатываемого документа. Есть два варианта. К примеру, можно отталкиваться непосредственно от содержания базового нормативного акта - Положения N 373-П. В качестве основных в нем выделены следующие разделы:
- правила приема денежной наличности;
- правила выдачи денежной наличности;
- ведение кассовой книги;
- обеспечение порядка ведения кассовых операций.
При необходимости можно дополнить или сократить упомянутые разделы с учетом специфики проведения кассовых операций в учреждении. Но есть и другой вариант структуры положения о соблюдении кассовой дисциплины: выделить в нем то, в чем состоят основные обязанности бухгалтера по соблюдению кассовой дисциплины (см. Письмо ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@):
- определение лимита остатка наличных денег;
- хранение на банковских счетах в банках (в казначействе) наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег;
- оформление кассовых операций приходными и расходными кассовыми ордерами;
- обеспечение наличия кассовых документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле;
- ведение кассовой книги.
Читатель может заметить, что в обоих вариантах не хватает важного раздела "Расчеты с подотчетными лицами". В принципе он является составляющей расходных кассовых операций. По мнению автора, не будет ошибкой выделить расчеты с подотчетными лицами в отдельный раздел. Не забудем о том, что нам нужно выбрать структуру документа из выше представленных вариантов. Автор остановится на более простом и доступном первом варианте и дополнит его наиболее важными положениями. При этом нужно помнить, что оформление и учет кассовых операций в учреждении производится согласно требованиям Положения N 373-П, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.
Правила приема денежной наличности
Положением N 373-П установлено, что прием наличных денег юридическим лицом, в том числе от работников, производится по приходному кассовому ордеру. Его форма (ф. 0310001) есть в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Приходный ордер также указан в Приказе Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых в том числе государственными (муниципальными) учреждениями. В этом Приказе есть и другая унифицированная форма - квитанция (ф. 0504510), используемая для приема наличных денежных средств. Данная квитанция является типовой формой бланка строгой отчетности и используется для оформления приема денег от населения за реализацию товаров (работ, услуг) без применения контрольно-кассовой техники. В собственном положении о соблюдении кассовой дисциплины в учреждении бухгалтеру следует перечислить поименованные документы и указать, в каких ситуациях они будут применяться. Например , приходный кассовый ордер используется при приеме денег от работников, включая возврат неиспользованных подотчетных сумм, при получении наличных от уполномоченного представителя обособленного подразделения. Квитанция же применяется при приеме денег от населения. Если деньги принимает уполномоченное лицо, а не кассир, то в кассу учреждения сдаются денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).
В нескольких пунктах Положения N 373-П есть пошаговая инструкция о действиях бухгалтера при приеме денежных средств. Автор предлагает ее сократить и переписать так, чтобы кассиру было удобно ей руководствоваться. Например , алгоритм действий кассира (по шагам) при приеме наличности может быть таким.
Шаг 1. Проверка. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет:
- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме денег, проставленной прописью;
- наличие подтверждающих документов, перечисленных в кассовом ордере (квитанции).
Шаг 2. Прием. Кассир принимает наличные средства таким образом, чтобы вноситель денег мог наблюдать за действиями кассира. Если учреждение реализует товары (работы, услуги), то кассир применяет контрольно-кассовый аппарат <2> согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ или же вместо кассового чека выдает бланки строгой отчетности по утвержденным формам, руководствуясь Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Порядок использования ККТ и выдачи БСО определяется в отдельных внутренних документах (инструкциях).
<2> В настоящий момент действуют Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Минфином России 30.08.1993 N 104, и контролирующие органы ссылаются на документ при разъяснении ведения кассовых операций (Письмо УФНС России по г. Москве от 20.04.2011 N 17-15/38757).
Шаг 3. Контроль. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в документах, кассир их подписывает, проставляет оттиск штампа, удостоверяющего проведение кассовой операции, и выдает квитанцию (корешок) в подтверждение приема наличных денег. При расхождении вносимой и указанной в приходных документах сумм кассир предлагает внести недостающую сумму денег или возвращает излишне вносимую сумму наличности. При этом кассовые документы кассир изымает для переоформления на фактически вносимую сумму денег.
Остается добавить, что Положение N 373-П требует разработать порядок приема юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения. Он может быть проще, чем вышерассмотренный алгоритм, хотя автор не видит особых различий в приеме денег от сотрудников основного или обособленного подразделения. Разница лишь в учете денежных средств, так как у обособленного подразделения может быть своя касса, поэтому имеет место передача денег из одной кассы в другую. Этот факт должен найти отражение в учете учреждения, имеющего обособленные подразделения.
К сведению. При приеме денежных средств от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей согласно заключенным договорам бухгалтеру-кассиру нужно помнить, что наличные расчеты по одному хозяйственному договору не могут превышать 100 тыс. руб. <3>.
<3> Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.
Правила выдачи денежной наличности
Согласно Положению N 373-П основным документом, которым оформляется выдача денежных средств, является Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), при выплате зарплаты его заменяют расчетно-платежные ведомости (ф. 0301009) или платежные ведомости (ф. 0301011), утвержденные Постановлением Госкомстата России N 88. Заметим, что для государственных (муниципальных) учреждений Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н предусмотрены "бюджетные" формы документов. Так, это расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401), платежные ведомости (ф. 0504403). Есть Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий (ф. 0504046). Она применяется при выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Есть отдельный бланк для подотчетников - Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Она применяется при выдаче наличности сразу нескольким подотчетникам взамен выписки индивидуальных расходных ордеров. Возврат в банк неиспользованных наличных денежных средств получатели бюджетных средств осуществляют на основании Объявления на взнос наличными (ф. 0402001). Все перечисленные унифицированные формы следует закрепить в положении о соблюдении кассовой дисциплины и указать, когда они применяются. После этого можно переходить к инструкции о действиях бухгалтера при выдаче денег.
Шаг 1. Проверка. Перед выдачей денег по расходному ордеру кассир проверяет:
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
- наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном ордере;
- соответствие суммы денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов;
- соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя денег, указанных в расходном ордере или иной форме, документу, удостоверяющему личность.
Шаг 2. Выдача. Кассир подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче, после этого передает расходный ордер (иную унифицированную форму) получателю, который указывает прописью сумму принимаемой наличности и расписывается. Кассир пересчитывает подготовленные к выдаче деньги так, чтобы получатель мог наблюдать, и выдает деньги полистным, поштучным пересчетом. Если деньги выдаются по Расчетно-платежной ведомости (ф. 0301009) (Платежной ведомости (ф. 0301011)), то перед подписью лица, которому доверено получение денег, кассир делает надпись "по доверенности". Если доверенность оформлена на несколько выплат, то с нее делаются копии, которые прилагаются к каждому расходному документу.
Шаг 3. Контроль. Данный этап касается в основном получателя наличности, который под наблюдением кассира пересчитывает полученные им деньги. Кассиру в свою очередь остается подписать расходный ордер, и выдачу денег можно считать завершенной.
Автором описан общий алгоритм выдачи денег. Его можно дополнить правилами депонирования не выданных работникам сумм, прописав их для удобства в отдельной памятке. К примеру, инструкция по депонированию может выглядеть так:
- напротив фамилий работников, которым не проведена выдача денег, в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир делает надпись "депонировано";
- в произвольной форме оформляется реестр депонированных сумм, в котором указываются заголовочная часть (наименование учреждения), дата оформления реестра, период возникновения депонированных сумм, номера расчетно-платежной (платежной) ведомости, данные работников, не получивших наличные деньги, сумма не выплаченных им денег, итоговая сумма по реестру;
- кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную (платежную) ведомость, реестр депонированных сумм и передает их главному бухгалтеру, а при его отсутствии - руководителю.
Итак, ничего сложного в депонировании денег нет, если изложить это в понятной форме.
Ведение кассовой книги
Сегодня кассовые книги во многих учреждениях ведутся автоматизированно в программно-прикладных продуктах на основании составляемых приходных и расходных документов, поэтому каких-либо дополнительных пояснений по ведению кассовой книги не требуется. Программа формирует кассовую книгу автоматически при условии, что она настроена разработчиками с учетом соответствующих норм Положения N 373-П. Единственное замечание: при наличии обособленных подразделений и проведения в них наличных денежных операций нужно закрепить за ними ведение своей кассовой книги. При этом нужно определиться, как будет передаваться из обособленных подразделений информация о кассовых операциях, для того, чтобы головная бухгалтерия могла обобщить информацию о кассовых операциях по всему учреждению в целом. Положением N 373-П предусмотрена передача кассовых книг обособленных подразделений в электронном виде, что не исключает их передачи на бумажном носителе по итогам отчетного периода. Обмен кассовыми книгами бухгалтеру следует прописать в правилах документооборота.
Обеспечение порядка ведения кассовых операций
В Положении N 373-П на этот счет сказано следующее. Организации (учреждения) обеспечивают организацию ведения кассовых операций, обращая внимание на внесение в кассовую книгу всех записей о приходных и расходных операциях, недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита, хранение свободных денег в банках (органах казначейства). Возникает вопрос: кто может проверить выполнение этих требований?
В первую очередь это инвентаризационная комиссия самого учреждения (так называемые внутренние ревизоры). На это указано в п. 1.11 Положения N 373-П. Из "внешних" ревизоров проверку соблюдения кассовой дисциплины вправе провести налоговые органы. При этом с кредитных организаций фактически сняты обязанности по осуществлению проверок соблюдения организациями порядка ведения кассовых операций. В частности, признана утратившей силу ст. 15.2 КоАП РФ <4>, которая предусматривала административную ответственность для банкиров за невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций.
<4> Федеральный закон от 02.04.2012 N 30-ФЗ.
В этом же разделе нельзя обойти вниманием мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег, включая ревизию кассы. Положение N 373-П отдает эти вопросы на откуп хозяйствующему субъекту, а это означает, что ему следует самостоятельно решить, как обеспечить сохранность денежных средств в учреждении при осуществлении кассовых операций. А внутреннее положение о кассовой дисциплине - как раз тот документ, в котором нужно описать мероприятия по сохранности денег в учреждении.
Сразу скажем, что придумывать мероприятия по сохранности не стоит. Целесообразно взять то, что уже есть, и доработать с учетом разумности и сложившейся в настоящее время ситуации. Например , чем плох Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18? Да, он утратил силу, потому что применялся около двух десятков лет. Однако отдельные его положения можно взять на заметку даже сейчас, игнорируя при этом устаревшие и трудновыполнимые нормы. В частности, речь идет о единых требованиях по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс. Не секрет, что мало кто этому строго следовал. В то же время есть ценные положения ранее действовавшего Порядка, которые актуальны и в наше время. Вряд ли можно поспорить с тем, что помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, должен быть воспрещен.
Возьмем другое требование утратившего силу Порядка ведения кассовых операций. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. По мнению автора, несгораемый металлический шкаф следует заменить современным сейфом, в котором деньги и ценные бумаги находятся в не меньшей сохранности. При этом ключи от сейфов и печати, как и прежде, могут храниться у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. На охранную сигнализацию кассу учреждения ставить не обязательно, ведь это же не банк, но застраховать кассу от незаконного проникновения и взлома не помешает. И, конечно, обязательно заключение с кассиром договора о полной материальной ответственности, по условиям которого работник несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного, недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Автор кратко выделил основные мероприятия по обеспечению сохранности денежных средств в кассе. Читатель может их расширить исходя из требований рациональности и целесообразности. При этом нужно помнить, что важными мероприятиями являются периодические и внеплановые ревизии кассы. Раньше эта процедура проводилась в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров (внезапная ревизия) с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Данное положение можно конкретизировать, установив ежемесячную или еженедельную ревизию кассы (в зависимости от оборота денежной наличности). Также можно позаимствовать из старого Порядка ведения кассовых операций акт ревизии наличных денежных средств. Главное, чтобы все это было закреплено во внутреннем положении о кассовой дисциплине учреждения.
О расчетах с подотчетными лицами
- цели, сроки и размеры выдачи подотчетных сумм;
- список подотчетных лиц и их отчетность по полученным (израсходованным) суммам;
- правила возврата неиспользованных подотчетных сумм.
Что касается целей, можно выделить два направления расходования денежных средств: командировочные и хозяйственно-административные расходы. Их примерный перечень приведен в таблице:
Для каждого из выделенных направлений следует установить объем выдачи подотчетных сумм. В частности, на командировочные расходы точную цифру определить невозможно, однако можно сделать приближенный расчет исходя из данных письменного заявления подотчетного лица (служебной записки работника). Этот документ подписывает руководитель, удостоверяя сумму наличных денег и срок, на который они выдаются.
В части административно-хозяйственных расходов можно установить ограничение, например 10 тыс. руб., в пределах которого выдаются деньги под отчет на хозяйственные расходы. Основанием для выдачи здесь также будет являться письменное заявление работника, подписанное руководителем, с указанием суммы и срока, на который выданы деньги. В Положении N 373-П установлено общее правило, согласно которому подотчетное лицо обязано отчитаться о расходах в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет.
Хозяйственные расходы подтверждаются кассовыми и товарными чеками, другими оправдательными документами, которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица. По служебной командировке к Авансовому отчету (ф. 0504049) должны быть приложены командировочное удостоверение с отметками о выбытии и прибытии, а также служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. В бухгалтерии проверяются все оправдательные документы и обоснованность расходов, после чего с сотрудниками производятся окончательные расчеты. Напоминаем, выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
В перечень подотчетных лиц, как правило, включаются сотрудники, с которыми заключен договор о материальной ответственности. При этом наличные денежные средства на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем из них, кто уполномочен на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет. Список таких лиц устанавливается распоряжением (приказом) руководителя учреждения. Список лиц, которые могут быть отправлены в служебную командировку, утверждать не советуем, так как нельзя исключать, что в командировку может быть направлен практически любой работник учреждения (за исключением охраны, обслуживающего персонала), если в этом есть служебная необходимость. Такие лица указываются в приказах руководителя о направлении работника в служебную командировку.
К сведению. В положении (разделе) о расчетах с подотчетными лицами можно предусмотреть возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета на банковскую карту, которая имеет ряд преимуществ в командировках.
И еще: практика проверок государственных (муниципальных) учреждений показывает, что работники не спешат отчитываться по авансам, а бухгалтеры не торопятся принимать меры по возврату не использованных работниками сумм. Это может привести к тому, что налоговики включат неиспользуемые и невозвращаемые суммы в облагаемый НДФЛ доход недобросовестного работника, а учреждение получит замечание по нарушению порядка ведения кассовых операций. Чтобы до этого не доходило, нужно помнить, что если работник в добровольном порядке не погашает свою задолженность перед учреждением, то взыскать сумму долга с него можно в принудительном порядке. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания, в противном случае разногласия придется решать в суде.
Заключение
Остается надеяться, что самостоятельно разработанное грамотное положение поможет укрепить кассовую дисциплину в учреждении. Главное, чтобы внутренний документ был понятен пользователям (бухгалтерам и кассирам), учитывал специфику деятельности учреждения и соблюдался сотрудниками, так же как исходный нормативный акт (Положение N 373-П).
Эксперт журнала
"Автономные учреждения:
бухгалтерский учет и налогообложение"
Порядок ведения кассовых операций в нашей стране довольно строго регламентирован. Он определен в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Для хранения, приема и выдачи денежных средств каждый хозяйствующий субъект имеет кассу. Помещение кассы должно быть изолировано и оборудовано в соответствии с требованиями по технической укреплености касс и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации. Руководители субъектов обязаны обеспечить сохранность денег в кассе, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Хранение в кассе наличных средств и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не допускается.
Кассир - материально ответственное лицо. Он должен быть ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. После этого с ним заключается договор о его полной индивидуальной материальной ответственности. Если для выдачи оплаты труда и других выплат привлекаются по письменному приказу руководителя субъекта другие лица, то с ними также заключается договора об их полной индивидуальной материальной ответственности.
Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей операционных работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные документы, а операционные работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов снабжаются подписями кассовых работников. Образцы заверяются управляющими и главным бухгалтером банка.
Передача приходных и расходных документов между кассирами и операционными работниками банка производится в соответствии с внутренним порядком.
Операции по обработке денежной наличности осуществляется с использованием механизации и автоматизации.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Министерством финансов РФ.
Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. По дебету 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.