Изменение фамилии сотрудника требует внесения корректировок в кадровые документы. Сделать это работодатель может после получения документа от работника об смене его персональных данных. На основании бумаг создается приказ, который служит основанием для смены фамилии.
Для оформления приказа нужно документальное обоснование. Работник пишет с просьбой поменять его фамилию и прикладывает к нему подтверждающие бумаги — например, свидетельство о браке при изменении в связи с бракосочетанием, паспорт, где указана новая фамилия.
Поменять реквизиты работника нужно в трудовой книжке, личной карточке, лицевом счете, журнале учета трудовых книжек и других кадровых документах, где фигурирует фамилия данного сотрудника.
Чтобы скорректировать реквизиты в свидетельство о постановке на налоговый учет и в СНИЛС, нужно отправляться в соответствующий орган. Работник должен самостоятельно провести процедуру замены документов в ФНС и ПФР.
Как составляется приказ при смене фамилии работника
Берется фирменный бланк с реквизитами организации. Прописываются стандартные реквизиты любого приказа — номер, дата, заголовок.
Поясняется причина оформления приказа — необходимость смены фамилии. Отдается распоряжение ответственному работнику провести изменяющие процедуры в отношении реквизитов сотрудника, поясняется, какие именно нужно внести корректировки — с какой на какую меняется фамилия.
Обозначается дата, с которой нужно внести изменения в кадровые документы. Назначается ответственный за исполнение сотрудник, например, специалист отдела кадров.
В приложении к приказу перечисляются данные документов, которые послужили основанием для оформления распоряжения о внесении изменений в реквизиты сотрудника.
Составленный образец утверждается директором. Ставить печать на подобных внутренних кадровых документах не нужно.
После регистрации распоряжения в журнале документ передается для ознакомления лицам, на которых возлагаются дополнительные обязанности данным приказом. Каждое упомянутое лицо ставит свою одобрительную визу в нижней части бланка. Обычно подпись проставляются после формулировки «с приказом ознакомлены».
Образец оформления
Образец приказа о смене фамилии работника в связи с вступлением в брак — .
Фамилия — составная часть любого документа, где указывается личная информация. Граждане в силу тех или иных обстоятельств могут ее изменять, к примеру, в связи с замужеством, разводом, удочерением, усыновлением и прочее. Однако все эти изменения при наличии соответствующей подтверждающей информации необходимо фиксировать в кадровом учете и корректировать документацию. Руководитель организации может издать приказ об изменении фамилии, например, в связи с вступлением в брак, образец такого приказа можно скачать ниже.
Когда необходим приказ?
После смены фамилии работник обязан обратиться в отдел кадров со следующими документами:
- Заявлением, написанным или напечатанным в произвольной форме, его доступно составить и заранее, а документы донести потом — скачать образец заявления о смене фамилии;
- Копию нового удостоверения личности с изменениями;
- Копию подтверждающего документа, например, свидетельство из ЗАГСа.
Чтобы изменения были законными, издается приказ.
Составляет его работник отдела кадров, если данный сотрудник имеется на предприятии, или сам руководитель и заверяется директором.
Как правильно оформить приказ о смене фамилии
Приказ составляется на фирменном бланке организации. Он обязательно должен содержать:
- Реквизиты и наименование компании;
- Название документа;
- Порядковый номер;
- Дату и место составления;
- После чего указывается суть документа, в связи, с чем его составили — смена фамилии сотрудника;
- Основания;
- ФИО работника, чья фамилия меняется;
- Должность, подразделение;
- Список документации, подлежащие корректировке в связи со сменой фамилии;
- Дата, окончательного внесения изменений в отношении фамилии работника;
- Также в документе необходимо обозначить, что работник обязан заняться самостоятельно внесением новых данных в ИНН, СНИЛС, банковских реквизитах.
- Указывается сотрудник, который обязан контролировать весь процесс и ознакомить с приказом работника, сменившего фамилию.
- В конце подписывается руководитель;
- Сотрудник, сменивший фамилию;
- Сотрудник, обязанный вести контроль.
Если сменил фамилию работник, контактирующий с контрагентами, их необходимо об этом уведомить.
При смене фамилии руководителем или главным бухгалтером оповещаются налоговые органы для смены сведений в регистрационных данных.
Как вносятся изменения в документы?
После издания приказа сотрудник отдела кадров, в функции которого входят подобные обязанности вносит сведения по смене фамилии:
- В трудовую книжку;
- Журнал учета книжек;
- Личную карточку сотрудника;
- Лицевой счет;
- График отпусков;
- Трудовой контракт – для этого создается дополнительное соглашение, отражающее изменения в личной информации на основании нового удостоверения личности.
Также изменения вносятся во все документы, связанные с трудовой деятельностью работника и изданные ранее указы.
Важно: корректировка данных должна коснуться и в отношении таких документов, как ИНН И СНИЛС, номер при этом остается прежний.
Приказ об изменении фамилии составляется в стандартной форме с внесением конкретной по данному случаю информации.
Образец оформления
Образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак — скачать.
Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4
Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?
Н.А.Поликутина, г. Кимры
Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.
Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:
— в трудовую книжку;
— в книгу учета движения трудовых книжек;
— в личную карточку работника (форма N Т-2);
— в лицевой счет (форма N Т-54);
— в трудовой договор.
Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:
— свидетельство о заключении брака,
— паспорт с новыми данными.
Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.
Начнем с заявления (см. пример 1).
Генеральному директору ООО «Ламбада»
начальника отдела логистики
Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.
Читайте также: Восстановление свидетельства о браке
24.03.2008 Астахова С.С. Астахова
Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.
Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).
Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»
Об изменении фамилии
В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.
Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.
Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский
С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова
При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).
По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.
Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.
1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.
Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».
Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.
2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.
Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).
Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.
Образец оформления такого документа приведен ниже:
г. Москва 04.04.2008
Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:
Читайте также: Развод с мужем, если есть несовершеннолетние дети
1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.
паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Начальник
ООО «Ламбада» отдела логистики
Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.
3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.
4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.
Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │
Заявление об обмене страхового свидетельства
Заполняется застрахованным лицом печатными буквами
│Ф.И.О. указанные в страховом свидетельстве │
Приказ о смене фамилии сотрудника
Каждый человек в нашей стране, согласно законодательству, может воспользоваться своим правом и поменять фамилию или имя. Чаще всего это делают женщины, которые либо выходят замуж, либо расторгают брак. На фирме все персональные данные сотрудника отражаются во многих документах организации, которые в обязательном порядке необходимо, при предъявлении подтверждения, откорректировать.
Порядок применения приказа
Если работник внес изменения в свои персональные данные, он должен представить в отдел кадров заявление о смене фамилии, копию нового паспорта и подтверждающие документы, являющиеся основанием для изменения (например, свидетельство о браке). Заявление создается в свободной форме согласно установленным правилам, на бумаге от руки или в печатном варианте. Его можно написать до получения нового паспорта на основании подтверждающих документов, а позже представить его копию.
Чтобы оформить новые персональные данные в компании, руководителю нужно выпустить приказ об изменении фамилии . Его проект подготавливается работником кадровой службы и передается на утверждение директору организации. После этого приказ фиксируется в книге регистрации приказов. С данным распоряжением необходимо ознакомить под роспись сотрудника. Приказ о смене фамилии копируется, и его экземпляры передаются всем должностным лицам, которым необходима данная информация.
Порядок внесения изменений в документы
На основании данного приказа инспектор по кадрам производит внесение изменений в документы компании. Прежде всего, это трудовая книжка работника, журнал учета трудовых книжек, личная карточка работника или лицевой счет, график отпусков. Смену фамилии необходимо отразить и в трудовом договоре. для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописывается это изменение. Однако нужно помнить, что новое соглашение можно составить только на основании паспорта с уже измененными персональными данными.
Также корректировки вносятся в электронные базы по кадровому учету, начислению и выплате заработной платы. Конкретно что менять при смене фамилии, можно узнать, отследив, чем именно на предприятии занимается работник, посмотрев его должностную инструкцию (например, он может быть назначен ответственным за какой-то участок работы). Иногда данное событие требует изменение штатного расписания или издание приказа о внесении изменений в ранее действующие приказы. или, вообще, оформление нового распоряжения.
Помимо создаваемых документов в кадровом учете организации у него присутствуют и выданные отделением ФНС и ПФР, поэтому возникает вопрос: «Нужно ли менять ИНН при смене фамилии и номер СНИЛС?» . Многие сотрудники забывают об этом, и тогда проблемы возникают у предприятия в отчетный период при сдаче сведений, содержащих эти номера (2-НДФЛ, сведения на работников в ПФР). Отметим, что номера СНИЛС и ИНН при смене фамилии не изменяются, но в соответствующих органах нужно откорректировать персональные данные, чтобы они соответствовали друг другу.
Надо также напомнить сотруднику о получении новой банковской карты, если заработная плата перечисляется в безналичном порядке. Вносить изменения в аттестаты и дипломы о получении образования необязательно. Они действительны при предъявлении подтверждающих смену фамилии документов, например, свидетельства о браке.
Как правильно составить приказ о смене фамилии
Приказ оформляется на фирменном бланке. который должен содержать название организации, ее адрес и реквизиты. Далее, указывается наименование документа, его номер по порядку, место оформления и дата составления.
Ниже заполняется заголовок распоряжения, который должен отражать суть данного события.
В преамбуле приказа желательно указывать основания для его издания.
В распорядительной части записываются должность и личные данные работника, сменившего фамилию, перечень документов, в которые нужно внести исправления. А также дата, до которой необходимо это сделать.
Здесь же должна быть предусмотрена запись об обязательном уведомлении работника о необходимости изменения ИНН, СНИЛС, банковской карточки.
СОТРУДНИК СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ или ДРУГИЕ ПАСПОРТНЫЕ ДАННЫЕ
Заявление о смене фамилии
(или исправл в ТД - из др. источника)
НЕ ЗАБЫТЬ ВНЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ в ЖУРНАЛ УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
2. Заявление о смене фамилии
Для чего нужен документ
Если у сотрудника меняется фамилия или другие паспортные данные (имя, отчество, дата рождения и т. п.), сведения об этом нужно внести в документы по учету кадров во избежание путаницы и ошибок. Попросите работника написать заявление о смене фамилии в учетных документах. Заявление – документ необязательный, но оно служит дополнительным основанием для изменения персональных данных работника в целях правильности кадрового учета в компании.
В каком виде составляется
Заявление составляется в свободной форме
К заявлению должен быть приложен документ загса, на основании которого у работника изменяются персональные данные. В случае со сменой фамилии это свидетельство о заключении брака
Генеральному директору
ООО «Компания» Иванову И. И.
От переводчика
отдела переводов с английского языка
Маркеловой М. И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить в учетных документах фамилию Маркелова на Дьякову в связи с вступлением в брак. Копию свидетельства о браке от 05.06.2010 № 345611099 прилагаю
Маркелова
14.07.2010
2.
Дополнительное соглашение к трудовому договору
или исправления в ТД
Для чего нужен документ
Среди юристов и кадровиков нет единого мнения о том, нужно ли в случае смены фамилии работника или других его паспортных данных, заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Одни специалисты говорят, что не нужно, ссылаясь при этом на статью 57 Трудового кодекса. В части третьей указанной статьи говорится о том, что недостающие сведения вносятся прямо в текст трудового договора, а недостающие условия включаются в договор в виде приложения к нему или дополнительного соглашения. Поскольку фамилия относится не к условиям, а к сведениям, изменить фамилию нужно прямо в тексте договора.
Другая позиция основана на том, что в статье 57 Трудового кодекса говорится о сведениях недостающих, но не о измененных. Поэтому при смене фамилии нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Вы можете придерживаться как первой, так и второй позиции, но вторая представляется нам более логичной и обоснованной.
В каком виде составляется
Дополнительное соглашение составляется в свободной форме. Обычно для его составления используют форму договора (преамбула, текст, подписи сторон).
Что обязательно должно быть в документе
В документе выражается волеизъявление сторон на изменение сведений о работнике в трудовом договоре.
ПОЗИЦИЯ № 1
образец
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 25.01.2010 № 11-ТД.
15 августа 2010 г. Москва
Общество с ограниченной ответственностью «Компания» (ООО «Компания») в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава, именуемое в дальнейшем «Работодатель» с одной стороны и Маркелова Мария Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник» с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Изменить в трудовом договоре фамилию Маркелова на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы.
3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя и вступает в силу с момента подписания его обеими Сторонами. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
ПОЗИЦИЯ № 2
3. Изменение фамилии в личной карточке формы № Т-2
Д ля чего нужен документ Личная карточка формы № Т-2 – основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные работника. Личные карточки на сотрудников должны вести все организации.
В каком виде составляется Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Что обязательно должно быть в документе
Чтобы изменить фамилию и паспортные данные работника в личной карточке формы № Т-2, нужно просто зачеркнуть устаревшие сведения тонкой чертой (чтобы прежние данные читались), а рядом написать новые данные. Не забудьте о заверяющей подписи того, кто вносил изменения и дате внесения изменений
(наименование организации)
Д
Юдина
16.07.2010
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
| Код |
||||||||||
| 2. Дата рождения | 12 июля 1975 г. | 12.08.1975 |
||||||||
| (день, месяц, год) | 66401 |
|||||||||
| 3. Место рождения | г. Смоленск | по ОКАТО |
||||||||
| 4. Гражданство | гражданка Российской Федерации | по ОКИН | 1 |
|||||||
| 5. Знание иностранного языка | английский | владею свободно | по ОКИН | 213 3 |
||||||
| (наименование) | (степень знания) | 014 2 |
||||||||
| французский читаю и могу объясниться | по ОКИН |
|||||||||
| 6. Образование | высшее профессиональное | по ОКИН | 18 |
|||||||
| (среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное) | ||||||||||
| | | Год окончания | ||||
| Смоленский государственный университет | наименование | серия | номер | 1994 | ||
| диплом | ННД | 7765598 | ||||
| | | |||||
| переводчик | Перевод и переводоведение Код по ОКСО | 031202 |
||||
| Наименование образовательного учреждения | Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний | Год окончания | |||||
| наименование | серия | номер | |||||
| Квалификация по документу об образовании | Направление или специальность по документу | ||||||
| Код по ОКСО | |||||||
| Послевузовское профессиональное образование | Код по ОКИН | ||||||
| (аспирантура, адъюнктура, докторантура) | |||||||
| Наименование образовательного, научного учреждения | Документ об образовании, номер, дата выдачи | Год окончания | |||
| Направление или специальность по документу | |||||
| Код по ОКСО | |||||
| Код |
|||||
| 7. Профессия | переводчик | по ОКПДТР | 25531 |
||
| (основная) | по ОКПДТР | ||||
| (другая) | |||||
2-я страница формы № Т-2
| 8. Стаж работы (по состоянию на | “ | 25 | ” | января | 20 | 10 | г.): |
10. Состав семьи:
| Степень родства (ближайшие родственники) | Фамилия, имя, отчество | Год рождения |
| 1 | 2 | 3 |
| Муж | Дьяков Андрей Петрович | 1975 |
| 11. Паспорт: | № | 87 90 546678 | Дата выдачи | “ | 15 | ” | мая | 2003 | г. | |||
| Выдан | ОВД р-на Котловка УВД ЮЗАО г. Москвы, код подразделения 887-443 |
|||||||||||
| (наименование органа, выдавшего паспорт) |
||||||||||||
Паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы
Юдина 16.07.2010
…..............................................
Изменение фамилии в трудовой книжке
Для чего нужен документ
Если у работника изменились сведения о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, то работодатель по последнему месту работы должен внести соответствующие исправления в трудовую книжку. Такое правило предусмотрено пунктом 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
В каком виде составляется
Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Что обязательно должно быть в документе
Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Такой порядок предусмотрен в пункте 2.3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
- паспорт,
- свидетельство о рождении,
- свидетельство о браке,
- свидетельство о расторжении брака,
- свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества
- другие документы.
Текст пояснения заверяется подписью сотрудника, который вносил изменения, и печатью организации или кадровой службы.
Внимание !
При изменении фамилии в связи с вступлением в брак на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на свидетельство о браке. Дополнительно можно сделать и ссылку на паспорт работницы с новыми реквизитами.
| Ф  амилия Маркелова изменена на фамилию Дьякова на основании свидетельства о браке № 345611099 от 05.06.2010
Инспектор отдела кадров Юдина я еще указывала кем выдан
| Трудовая книжка ТК № 1240091 Фамилия __ Маркелова ____Дьякова Имя ______Мария ______________________ Отчество _Ивановна ___________________ Дата рождения 12.08.1975 ______________ (число, месяц, год) Образование ______________высшее __________________ _______________________________________ Профессия, Специальность _переводчик Дата заполнения __ « 12» октября 20 09 г. _ (число, месяц, год) П Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек Колесова_____ (разборчиво) |
одпись владельца книжки ___________________________Маркелова
_Приказ об изменении фамилии в учетных документах
Для чего нужен документ
После того, как будет получено заявление от работника, руководитель организации издает приказ, в котором дает указание кадровой службе внести необходимые коррективы в учетные документы и трудовую книжку работника.
В каком виде составляется
Приказ составляется в свободной форме
Что обязательно должно быть в документе
Приказ должен содержать стандартные реквизиты: наименование организации, дату, номер, место составления, подписи руководителя организации и заинтересованных лиц. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
Об изменении фамилии в учетных документах
(О внесении изменений в документы, содержащие персональные данные Маркеловой М.И.)
В связи со сменой фамилии переводчика отдела переводов с английского языка Маркеловой М. И.,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Изменить в учетных документах ООО «Компания», трудовой книжке, личной карточке Маркеловой Марии Ивановны фамилию Маркелова на фамилию Дьякова в связи с вступлением в брак.
Основания:
Заявление Маркеловой М. И. от 14.07.2010, свидетельство о браке № 345611099, выданное 05.06.2010 отделом загс Ленинского района г. Пензы, паспорт серия 1234 номер 980776, выданный 05.07.2010 УВД Ленинского района г. Пензы.
Генеральный директор Иванов
И. И. Иванов
С приказом ознакомлена:
Маркелова
М. И. Маркелова
Отдел или служба кадров любого предприятия несет ответственность за корректность и своевременное внесение сведений об изменении персональных данных работника, к которым относится фамилия. Ее смена может быть проведена в силу самых разных причин: при заключении или расторжении брака, выражении собственного волеизъявления гражданина и пр.
Все документы, где присутствуют персональные сведения сотрудника, в случае изменения его фамилии будут подлежать переоформлению. Порядок в такой ситуации предусматривает необходимость подачи работником, изменившим фамилию, заявления в письменном виде и свободной форме, с приложением копий подтверждающих данный факт свидетельств и документов. На основании этого по предприятию издается приказ о смене фамилии сотрудника и как следствие - переоформлении всех необходимых документов.
Приказ о смене фамилии составляется в свободной форме, с соблюдением общих правил и требований к составлению распорядительных документов, и имеет:
- стандартный заголовок;
- название самого приказа: формулировки могут быть разными, но отражать суть распоряжения. Например, «о внесении изменений в отношении персональных данных (смене фамилии)» или другие варианты, близкие по смыслу;
- пояснительную часть (преамбулу), текст которой содержит сведения об обстоятельствах, служащих основанием для внесения изменений в персональные данные работника. Например, поводом для смены фамилии послужил факт заключения или расторжения брака, при этом данные выданного органом ЗАГСа свидетельства указываются в тексте документа;
- распорядительную часть, где прописываются четкие указания ответственным (назначенным) лицам внести изменения в персональные данные и все документы, связанные с этими изменениями;
- графы для проставления виз.
Документы, подлежащие обновлению
Перечень основных документов, требующих корректировки и изменений при смене персональных данных, включает:
- трудовую книжку;
- журнал учета движения трудовых книжек;
- личную карту сотрудника;
- реквизиты лицевого счета;
- трудовое соглашение и пр.
Кроме прочего сотруднику должно быть выдано страховое свидетельство (по форме ПУ-4).
Порядок внесения изменений
Изменения в трудовую книжку вносятся следующим образом: ответственный работник кадров одной прямой линией перечеркивает устаревшие данные и рядом делает новую запись. На внутренней стороне обложки должна быть проставлена отметка о документе, на основании которого произошла смена фамилии. Все корректировки и изменения заверяются работником кадровой службы, с указанием даты и личной подписью.
Внесение новых сведений в трудовой договор (соглашения) проводится посредством составления дополнительного приложения. Однако лучшим способом корректировки данных будет изменение самого текста договора, что определено статьей 57 ТК РФ.
(Размер: 23,0 KiB | Скачиваний: 7 314)