Частый вопрос: "Нужно ли ИП вести кассу?". С 2012 года по 2014 год всех индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют расчет наличными средствами, обязали иметь кассу.
Предпринимателям было разрешено перейти к упрощенной системе ведения кассы. Это существенно облегчило документооборот для индивидуальных предпринимателей, дело которых ограничено небольшими масштабами и ведется без наемных работников либо не отличается регулярностью оборотов наличных денег. Если же расчет при помощи наличности производится достаточно часто и осуществляется наемным сотрудником, не стоит пренебрежительно относиться к кассовой дисциплине, так как налаженный учет операций позволяет сохранить ваши финансовые средства.
В данной статье разберемся, как вести кассу индивидуальному предпринимателю.
Кассовая дисциплина
Для начала попробуем разобраться с терминологией. Что подразумевают под «Кассовой книгой»? В чем отличие между «Кассой» и «Кассовым аппаратом». Специальный журнал, содержащий сведения обо всех операциях с наличными называется кассовой книгой. Закон обязывает вести книгу всех индивидуальных предпринимателей, даже тех, которые используют упрощенку (УСН). Она называется КО-4. «Кассовым аппаратом» (ККМ, ККТ) называют устройство, установленное для того, чтобы вы имели возможность получить наличные деньги от ваших клиентов. Этих устройств может быть установлено столько, сколько вам нужно, но по каждому из них необходимо оформлять индивидуальную отчетность. Налоговая может поинтересоваться, ведет ли ИП кассу?
«Касса» организации - это совокупная общность всех денежных операций (выдача, хранение, прием). В нее попадает вся сумма выручки, которая получена, в том числе и по кассовым аппаратам. Из нее же осуществляют и все наличные расходы, которые необходимы для осуществления деятельности организации. Деньги сдают инкассаторам для последующей передачи в банк. Касса может быть отдельным помещением, сейфом в комнате или даже ящиком рабочего стола. Весь перечень операций по кассе сопровождается оформлением кассовых документов, именно это и подразумевают, когда говорят о соблюдении кассовой дисциплины. Имеют в виду свод правил, необходимых для осуществления операций, которыми сопровождается прием, выдача и сохранение наличных денег. Итак, как вести кассу предпринимателям?
В чем заключается кассовая дисциплина?
Во-первых, это касается оформления документов по кассе, которые отражают движение денег. Безусловно, также важно соблюдать лимит кассы (предельно возможная сумма денег, которая допускается к хранению в конце дня работы). Соблюдать правила выдачи, касающиеся денег под отчет. Кроме того, ограничение расчетов, производимых с помощью наличных, между участниками предпринимательской деятельности по одному договору суммой, не превышающей 100 тыс. рублей.
Ведение кассы
Важно понимать, как правильно вести кассу.
Обязанность следования кассовой дисциплине ни от наличия кассового аппарата, ни от того, какую вы выбрали систему налогообложения, не зависит. Вы можете не пользоваться кассовым аппаратом при расчетах, выписывая товарные чеки, но правила кассовый дисциплины должны соблюдаться неукоснительно. Собственно, порядок здесь такой - есть движение денег, значит, кассовая дисциплина должна быть на высоте. С середины 2014 года до настоящего времени действует порядок, при котором ведение кассы называется упрощенным. В наибольшей степени эти изменения коснулись ИП и их работников. Теперь ИП может не вести кассу наравне с ООО и, кроме того, может не оформлять документы по кассе (ПКО, РКО, кассовую книгу).
Предприниматели должны только подтверждать выплату заработной платы при помощи расчетных и платежных ведомостей. Также согласно упрощенке, индивидуальным предпринимателям и малым предприятиям (количество сотрудников не превышает ста человек, а выручка менее 800 миллионов рублей в год) не обязательно устанавливать кассовый денежный лимит. Все правила ведения кассы установлены указаниями Банка РФ (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Как вести кассу и документы по ней?
Документы по кассе
Вся совокупность операций по кассе проводится уполномоченным на это сотрудником (обычно это кассир), в его отсутствие эти функции выполняет руководитель. Если кассиров несколько, то назначают старшего кассира. Документы по кассе формируются главным бухгалтером или другим назначенным должностным лицом, с которым заключался договор о ведении бухгалтерского учета. Кассовые операции оформляют следующими документами: приходным кассовым ордером, который заполняется в случае каждого поступления денег. Если деньги оформляется чеком ККМ или с помощью БСО, то не запрещено составлять приходный ордер на совокупную сумму принятой наличности за рабочую смену. Когда из кассы выдают деньги, то оформляют эту процедуру, выписывая расходный ордер. Когда кассир получает ордер (например, от работника, отправляющегося за покупкой бумаги) он должен убедиться, что на расходном ордере есть виза главного бухгалтера или руководителя, а также удостоверить личность сотрудника.
Данные по всем приходно-расходным ордерам заносятся в кассовую книгу (по форме КО-4). В конце служебного дня происходит сверка данных по кассовой книге с данными выписанных ордеров и определяется сумма остатка наличности в кассе. Это обязанность кассира. Он должен знать, как вести кассу правильно.
Если в течение рабочего дня кассовых операций не производилось, то в кассовой книге соответственно записи отсутствуют. Книгу учета (по форме КО-5) заполняют только в тех случаях, когда в организации работает не один кассир, а несколько. Записи в книгу вносят во время работы в тот момент, когда происходит передача наличных денег от старшего кассира кассиру, что подтверждают их подписи. Для выдачи зарплат, стипендий и иных выплат оформляются расчетно-платежные и платежные ведомости. Заполнение кассовых документов возможно в документарном виде или в электронной форме. Документы на бумажных носителях оформляют от руки или на компьютере и подписывают личными подписями. Документом в электронном виде, оформляемым с помощью компьютера, должна обеспечиваться защита от несанкционированного доступа, кроме того, их подписывают электронными подписями. Следует напомнить, что такие виды отчетных документов как: КУДИР, Книга учета БСО, отчеты и журналы кассиров-операционистов не относят к кассовой дисциплине.
Ведет ли ИП кассу? Этот вопрос интересует многих.
Кассовая книга
Начало кассовой книги соответствует началу календарного года. Ведется она в форме журнала, состоящего из пятидесяти (или ста) страниц, с указанием на титуле срока действия. В ситуации, когда книга заканчивается до того как закончился календарный год, то заводят еще одну книгу, в которой записи продолжают вести в хронологическом порядке. На этом экземпляре тоже указывают дату начала ее ведения и дату окончания. Такая организация ведения дает возможность установить последовательность кассовых книг. По предыдущим указаниям, было необходимо пронумеровать, прошить все листы и скрепить подписью ответственного лица и печатью. ИП обязаны вести кассу, если у них имеется кассовый аппарат.
По новым указаниям центрального банка, действующим на данный момент, эти требования отменены. Индивидуальный предприниматель имеет право не определять кассовый лимит. Если предприниматель оформляет кассовую книгу, то при выписке приходно-расходной документации, выручку в кассу он оформляет с помощью одного приходного ордера, выписанного на общую сумму оформленных за рабочий день документов. В организации ведение книги - обязанность кассира, он же принимает деньги и вносит записи в журнал. По окончании рабочего дня кассиром передается остаток наличных и все первичные документы бухгалтеру, который подписывает этот лист в журнале (это может сделать и руководитель в отсутствие бухгалтера). Индивидуальный предприниматель проводит, как правило, эту процедуру лично.
Способ формирования кассовой книги в электронном варианте тоже допускается. Здесь есть две возможности: кассовая книга оформляется в электронном виде, а потом переносится на бумажные носители. Если пользоваться вторым вариантом, то кассовую книгу ведут полностью в электронном виде, применяя электронно-цифровую подпись. В первом случае, эта процедура существенных отличий от классического способа не имеет. Как вести бухгалтерию по кассе? Об этом далее.
Второй вариант оформления кассовой книги предполагает совершение следующих действий:
- С целью обеспечения защиты информации кассовой книги от доступа третьих лиц ставится пароль.
- Обязательно используется резервный накопитель или служебная информация сохраняется на сервер.
- Электронную подпись к кассовой книге оформляют согласно Закону № 63-ФЗ от 06.04.2011 года.
После того как ответственным лицом поставлена подпись в книге, исправления вносить в нее нельзя. При выполнении вышеперечисленных условий электронная кассовая книга приравнивается к бумажному варианту и распечатки не требует.
Как вести кассу в 1С 8. 3?
Кассовая книга может вестись как, так и в компьютерной программе. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовую книгу реализовали как отчет. Бухгалтер или кассир не должен делать для нее отдельные записи, тем более двойные. Достаточно осуществлять внесение первичных документов по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга будет автоматически сформирована на их основании.
Лимит остаточных средств по кассе
Лимитом остатка по кассе принято называть предельно допустимую сумму денег, хранение которой разрешено в кассе организации в конце дня работы. Всю наличность, полученную сверх определенного лимита, нужно передавать в банк. Это правило может быть нарушено в дни, когда выдается зарплата, стипендия, а также в выходные дни (если проводили операции по кассе). К процедуре установления кассового лимита следует отнестись очень внимательно. Если лимит не установлен, то он будет считаться равным нулю, это значит, что любая сумма в кассе на конец служебного дня считается превышающей кассовый лимит. Как вести кассу ИП, можно уточнить в налоговой.
Наличие в кассе наличности сверх установленного размера - это грубейшее нарушение кассовой дисциплины, за которое положен штраф. Лимит по кассе устанавливает руководитель приказом за своей подписью. Приказ может определять срок, на который данный лимит является действующим или нет, в последнем случае сумма лимита будет действующей до издания нового приказа. Напоминаем, что с 01. 06. 2014 г. индивидуальным предпринимателям и малым предприятиям не нужно устанавливать кассовый лимит. Для того чтобы его отменить, достаточно напечатать соответствующий приказ. Приказ основывается на Указаниях Банка РФ от 11.03. 2014 г. № 3210-У и обязательно должен содержать следующее определение: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».
Надо ли вести кассу ИП?
Выдача наличных средств под отчет
Подотчетными деньгами называют суммы, которые выданы подотчетным работникам на командировочные или представительские расходы и хознужды. Выдают деньги под отчет только на основании заявления сотрудника. Заявление должно отражать следующие данные: размер суммы, цель выдачи и срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться. Заявление пишут в произвольной форме и обязательно подписывают его у руководителя. Если сотрудником потрачены личные средства, то ему их компенсируют, также по заявлению. Как правило, деньги под отчет не выдают работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам. Авансовый отчет с приложением кассового или товарного чека сотрудник предоставляет не позднее, чем через три дня. Если этого не сделать, то средства выданные сотруднику не будут зачтены в расходы.
Как вести кассу в 1С немногие знают.
Ограничения в наличных расчетах
Ещё одно важное правило кассовой дисциплины - соблюдение ограничения объема наличных операций между участниками предпринимательской деятельности (ИП и ООО) по одному договору суммой менее 100 тыс. рублей. На расчеты с физическими лицами это ограничение не распространяется. Также не нужно соблюдать это положение при выплате работникам зарплаты, выплат социального характера и подотчётных сумм (исключение составляют случаи, когда подотчетный работник совершает сделку от имени предприятия доверенности). При ведении кассовых расчетов, надо обратить внимание на следующий момент: наличную выручку нельзя использовать для погашения займов, выплаты дивидендов и оплаты аренды недвижимости.
Личные нужды
Все что заработано организацией, принадлежит ей. В связи с этим положением даже если в ООО всего один единственный учредитель, то он все равно не может распоряжаться средствами ООО по своему желанию. Брать из кассы наличные средства в соответствии со своими личными нуждами учредителям запрещено. А вот индивидуальных предпринимателей в отличие от ООО не ограничивают подобным образом. Они могут распоряжаться своими деньгами в любое время. Суммы, которые ИП имеет право тратить в соответствии со своими личными нуждами, не ограничиваются законом (единственное требование, предприниматель должен вовремя уплачивать налоги и страховые взносы). В связи с этим нужно отметить, что если индивидуальный предприниматель не выпустил приказ об отмене ведения документации кассы, то получая наличные средства из кассы, он должен оформлять расходный ордер с пометкой о том, что средства выданы на собственные нужды.
Проверки налоговых органов
До 2012 года контролировали соблюдение правил ведения кассы (как вести учет, разобраться несложно) банки. Теперь эта функция возложена на работников Федеральной Налоговой службы. Они осуществляют выездные проверки и могут проверить, например, как учитываются наличные средства. Или проконтролировать процесс распечатки отчетов, которые содержит фискальная память ККТ и накопители фискальной памяти. Кроме того, они могут затребовать все документы, которыми производится оформление кассовых операций (ПКО и РКО, кассовая книга, отчетность по ККМ и т.д.).
Также работники налоговой службы тщательно контролируют выдачу кассовых чеков (бланков строгой отчетности). За то, что предприятие или ИП не соблюдает правила ведения кассы и нарушает последовательность работы с денежной наличностью, предусматривается штраф по статье 15.1 КоАП РФ: для ИП и ответственных сотрудников организации - от 4000 до 5 000 рублей; для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.
Мы разобрались, должен ли ИП вести кассу.
Оформление и ведение кассовой книги может понадобиться для разных субъектов хозяйственной деятельности — как для индивидуальных предпринимателей, так и для организаций. Если из двух доступных форм ведения книги — электронной и бумажной — выбирается последняя, то нужно знать основные правила ее заполнения и оформления.
Кассовая книга — это важный документ , которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:
- Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года .
- Ведением книги занимается либо главный бухгалтер , либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир) .
- В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
- В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
- Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным .
- Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная . Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
- Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств .
- Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4 .
- В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с , все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый , который сверяется с суммой наличных в кассе.
Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.
При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.
Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:
1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.
Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.
Все листы в журнале делятся на два вида:
- вкладные — заполняются шариковой ручкой;
- отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.
Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.
2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).
Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.
Исправления в кассовой книге
При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:
- В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
- Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.
В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.
При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.
Титульный и вкладной листы кассовой книги
Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:
- ОКПО предприятия;
- фамилия и инициалы ИП;
- год или временной период, за который ведется книга;
- название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).
Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация. На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек. Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.
Образец заполнения кассовой книги
Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.
Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: .
Как сшивать кассовую книгу?
При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления . В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.
Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:
1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:
- пронумеровать все листы;
- прошить все листы;
- на последней странице указать общее количество листов;
- поставить печать (сургучную или мастичную);
- подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).
2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).
При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:
- Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
- Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
- Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
- В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).
Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:
Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.
Основные положения
Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.
Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.
Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.
На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.
Заполнение кассовой книги
На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».
Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.
- Касса за . Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
- Лист . Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
- Номер документа . Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
- От кого получено или кому выдано . Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
- Номер корреспондирующего счета, субсчета . Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
- Приход . Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
- Расход . Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
- Итого за день . Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
- Остаток денежных средств на конец дня . Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.
При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество .
Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.
Элементы книги
Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.
Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.
Особенности ведения кассовой книги
Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.
Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.
При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.
Ошибки при заполнении
К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:
- При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
- В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.
При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.
После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.
Проверки и штрафные санкции
Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.
За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:
- для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
- для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.
Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.
Как сшить книгу?
Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.
Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.
Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.
На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.
Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.
При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.
Электронная версия кассовой книги
Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.
При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.
При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.
Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.
Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.
Также кассовую книгу можно вести полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.
При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:
- от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
- от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.
Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.
После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.
Видео: Ведение кассовой книги на программе 1С
Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.
Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.
Несмотря на то, что сейчас многие бизнесмены осуществляют свою деятельность по безналичным расчетам, вместе с тем, еще используются операции с финансовыми средствами в наличной форме.
Как следствие предпринимателям требуется кассовая книга. Поэтому возникает необходимость разобраться, что это такое и как правильно ее заполнять.
Основные моменты
Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.
Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.
С 2019 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по .
К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС .
В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.
Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.
Что это такое
Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.
В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.
В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.
Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.
Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка .
Какова роль документа
Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.
Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.
К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.
В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.
При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.
ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести .
Законодательная база
Основанием для заполнения кассовой книги является . В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.
В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.
Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.
Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.
Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.
Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.
В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.
Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.
Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.
Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.
Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.
Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.
Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.
До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.
При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.
Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.
Порядок ведения кассовой книги
Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.
По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.
В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.
Журнал заполняется так:
| Колонка «Остаток на начало дня» | Включает в себя сумму, которая отображена на предыдущем листе в столбце «Остаток на конец дня» |
| В колонку «Номер документа» | Пишется специальный номер ордеров прихода и расхода |
| В колонку №2 | Вносятся данные из ордеров, сумма прихода и расхода пишется полностью (руб./коп) |
| В корреспондирующий счет вписывается | счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (ИП номер могут не писать) |
| Перенос» объединяет операции из предыдущих строк | Оборот бланка нужно заполнить или прочеркнуть символом Z |
| Итоги в течение дня выводятся по приходу/расходу | Остаток на конец дня должен быть идентичен остатку на его начало |
| В нижней части листа кассир и бухгалтер | Фиксируют число поступивших кассовых ордеров и ставят подписи |
Строение документа
Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.
Необходимые данные для оформления
Титульный лист журнала отображает:
- ОКПО компании.
- ФИО предпринимателя.
- Год ведения книги учета.
- Название структурного подразделения.
Общие правила составления вручную (инструкция)
Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.
Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:
- просчитывать итоговые операции за сутки;
- высчитывать остаток наличности в кассе на начало будущего дня;
- передавать отчет в бухгалтерию (отрывную копию страницы), приход/расход в ордере.
Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.
В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.
А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.
Пример заполнения
Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться / .
В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.
Бухгалтеру следует отдать отрывной лист и документы, подтверждающие операции. Дальше он заносит в кассовую книгу число переданных документов и скрепляет все своей подписью.
Затем бухгалтер все еще раз перепроверяет. Кассовая книга состоит из 2 частей. Они заполняются параллельно:
- отрывной лист, который передается в бухгалтерию;
- кассовая книга.
Каждый день журнал начинается с нового листа, где указывается:
- дата и номер листа;
- все операции и обороты на протяжении суток;
- остаток наличности за прошлый день.
Кассовую книгу нужно открывать ежегодно. В конце года журнал прошнуровывается, а на последнем листе ставиться печать и вносится следующая запись «прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».
Образец документа
Оформление титульного листа журнала:
- название организации (юридическое лицо);
- ФИО (ИП);
- временной промежуток действия регистра (1 год);
- название подразделения;
- ОКПО.
В книге учета записи вносятся в готовый формуляр. Приходные/расходные операции, проведенные в течение одних суток, делаются на одном листе.
В конце рабочего дня сводится остаток, который подтверждается отчетом кассира. Затем деньги передаются в бухгалтерию.
Каждый лист журнала делиться на 2 части благодаря линии отрыва. Одна из них является страницей книги с показателями о совершаемых операциях, другая – отчет кассира.
Свернув лист по линии отрыва, и подложив его под копирку можно одновременно внести записи в обе части. Графы книги. В верхней части листа вписывается дата, месяц, год и номер страницы.
| «Остаток на начало дня» | Вносится сумма остатка в кассе на начало дня. Размер суммы берется с предыдущего листа – графа «Остаток на конец дня» |
| Колонка «Номер документа» | Это номер кассового ордера |
| В следующую колонку | Вносится ФИО предпринимателя или название организации |
| Номер субсчета или корреспондирующего счета | Это данные о способе расхода или поступления денег (51 – счет, 62 – покупатели/заказчики, 70 – зарплата). ИП не заполняют эту колонку |
| «Приход» и «Расход» | Вносится сумма цифрами в руб./коп через запятую (129,05 руб.) |
| «Перенос» | Вносится сумма всех операций из предыдущих строк |
| «Итого за день» | Подбивается итог полученных и выданных денег |
| «Остаток на конец дня» | Суммируются наличные деньги прибытия и остаток за прошлый день. Из этой суммы вычитаются выданные деньги. Полученная сумма должна быть аналогична сумме наличных денег в кассе |
Незаполненные строки нужно перечеркнуть ручкой, так чтобы невозможно было что-то дописывать в пустые поля. Это можно делать символом Z. Внизу записывается фамилия бухгалтера и кассира. Там же ставятся их подписи.
Часто задаваемые вопросы
Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:
- Кто контролирует ведение КО-4.
- Какие нюансы возникают в обособленных подразделениях.
- Какое количество журналов должно быть на предприятии.
Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами?
Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб.
На кого возлагается контроль за ведением КО-4
Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.
Унифицированная форма журнала была утверждена . Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.
Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.
Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.
Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:
- проверка нумерации кассовой книги;
- изучение ведения журнала;
- сверка кодов по фирме;
- проверка списка документов, которые должны быть переданы специальными подразделениями в головное управление.
Нюансы в обособленных подразделениях
Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.
Вместе с тем в обособленных подразделениях есть некоторые особенности:
| Когда филиал предприятия самостоятельно вносит наличность на расчетный счет | Который открыт предприятием в банке, то остаток суммы устанавливается как для организаций. Если подразделение сдает наличность в кассу предприятия, то лимит они устанавливают самостоятельно. Тем не менее, в обоих случаях лимит должен быть закреплен приказом директора предприятия |
| Передача копий страниц кассовой книги обособленных подразделений | Головную организацию осуществляется в установленном порядке |
| На обложке кассовой документации обязательно указывается | Структурное подразделение |
Сколько книг должно вести предприятие
В компании разрешается ведение нескольких журналов, если:
Подбивая итог нужно выделить несколько ключевых моментов. Ведение кассовой книги является обязательным, если субъект хозяйствования осуществляет операции с наличными деньгами.
Ответственным за ведение журнала является главный бухгалтер предприятия или предприниматель. Нарушение порядка ведения кассовой книги предусматривает наложение штрафных санкций на налогоплательщика.
Кассовые документы
Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.
Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.
Ведение кассовой книги
Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.
Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).
Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:
- либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
- либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.
В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.
Лимит остатка наличных денег в кассе
Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.
Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.
Выдача и сдача разменной монеты
Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О. кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».
Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.
Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.
Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
Унифицированные формы по ККТ
Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1-КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:
- КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
- КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
- КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
- КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
- КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.
Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).
Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).
В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).
Фискальные документы
Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).
К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):
- отчет о регистрации;
- отчет об изменении параметров регистрации;
- отчет об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
- отчет о закрытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- отчет о текущем состоянии расчетов;
- подтверждение оператора.
Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.
Продолжительность смены
В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).
То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).
Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).
Отчет о закрытии смены
При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757). На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).
Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.
Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».
Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:
- полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
- частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
- предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).
Документальное оформление возвратов
Возврат товаров в день покупки
При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.
При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.
Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).
Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».
При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.
Возврат товаров не в день покупки
На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки. Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622). Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.
Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.
Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).
Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.
Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.
При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.
Новый порядок применения ККТ и ОФД
Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»