Чтобы контролировать деятельность предприятия, его руководство использует различные финансовые бюджеты, самыми распространенными из которых являются бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС). Казалось бы, понятия совершенно идентичны, так, может быть, и их предназначение сводится к одной и той же цели? Но между этими двумя финансовыми инструментами существует достаточно много различий. Попробуем разобраться, в чем особенности каждого из них.
Определение
БДР представляет собой отчет, в котором планируется прибыль, предполагаемая в следующем периоде. В связи с этим в данном документе присутствуют такие понятия, как себестоимость произведенной продукции или выполненных работ, выручка по всем видам деятельности, различные показатели рентабельности.
БДДС является документом, в котором отражаются денежные потоки, существующие на предприятии (вследствие чего можно говорить о том, что в данном отчете фигурируют только те операции, которые имеют денежное выражение).
Сравнение
Эти два документа различаются как по целям, для достижения которых они составляются, и по статьям, которые в них отражаются, так и по показателям, которые можно из них получить. Так, БДР разрабатывается с той целью, чтобы распланировать прибыль, которую способно получить предприятие в определенном периоде. Для ее расчета используются показатели себестоимости и выручки, а в целом сам документ схож с бухгалтерским отчетом о прибылях и убытках.
В свою очередь, БДДС призван распределить денежные потоки, которые могут быть входящими и исходящими, а потому он отражает все хозяйственные операции компании, выраженные в денежной форме. С его помощью можно отследить все движения денег по расчетным счетам и в кассе организации, что делает его похожим на бухгалтерский отчет о движении денежных средств.
Выводы сайт
- БДР отражает плановую прибыльность деятельности, а БДДС – наличие положительных и отрицательных денежных потоков предприятия.
- БДР похож на отчет о прибылях и убытках, а БДДС – на отчет о движении денежных средств.
- В БДДС присутствуют только статьи, выраженные в денежной форме, а в БДР могут быть и неденежные статьи, то есть напрямую не связанные с наличными деньгами.
- Основными статьями в БДДС являются поступления и платежи, а в БДР – доходы и расходы, как в денежной, так и в неденежной форме.
БДР – это бюджет доходов и расходов. Он относится к основным бюджетам и отражает экономическую эффективность деятельности компании. Рассмотрим общую структуру бюджета, какие аналитические данные необходимы для работы с ним и какие подходы к составлению БДР существуют. А также приведем пример его составления.
В этой статье вы узнаете :
Что такое БДР
Аббревиатура БДР расшифровывается, как бюджет доходов и расходов. БДР – это документ, который позволяет оценить финансовые результаты и эффективность деятельности компании. Доходы и расходы в нем отражаются по принципу начисления (на момент возникновения), капитальные или финансовые вложения не включаются, как и привлечение и возврат кредитов.
Чем отличаются БДР и БДДС простыми словами
БДР – это бюджет доходов и расходов, а БДДС – бюджет движения денежных средств. Первый фиксирует операции, формирующие доходы и расходы предприятия. Второй только операции, имеющие денежное выражение.
Простыми словами БДР и БДДС отличаются целями, для которых формируются. БДР разрабатывается для планирования прибыли, которую компания способна получить за бюджетный период. БДДС предназначен для распределения денежных потоков.
Подходы к составлению БДР
Есть два подхода к определению состава статей БДР – «сверху вниз» и «снизу вверх».
«Сверху вниз» означает, что статьи задаются исходя из требований руководства к детализации данных. Очевидный недостаток такого подхода – статьи могут оказаться слишком укрупненными.
В соответствии со вторым подходом («снизу вверх) в перечень включаются все доходы и расходы, возникающие в рамках деятельности каждого центра ответственности. В этом случае сложно унифицировать перечень статей, выявить дублирующиеся, скорее всего бюджет окажется перегруженным показателями.
Возможное решение – объединить оба подхода и следовать такой схеме:
- исходя из требований руководства, задать общую структуру статей БДР, определиться со статьями, необходимыми для анализа и принятия управленческих решений;
- для каждого центра ответственности сформировать перечень статей, соответствующих закрепленным за ним бизнес-функциям.
В какой программе составить БДР
Удобнее всего составлять бюджет в Excel. Особенно если знать полезные функции по работе с электронными таблицами. Преобразовать расчетные таблицы в обновляемую базу данных, объединить воедино планы подразделений компании, сопоставить план-факт.
Чем поможет : обеспечить правильность и повысить качество составления бюджета расходов и доходов компании.
Чем поможет : повысить качество и оперативность планирования доходов и расходов производственного предприятия.
Чем поможет : скорректировать бюджет доходов и расходов компании, если стало очевидным, что план по выручке выполнить не удастся.
Общая структура статей БДР
Перед тем, как говорить, как составить БДР, рассмотрим общую структуру его статей. На самом верхнем, так называемом нулевом уровне, в бюджет традиционно входят три группы показателей (статей):
- Доходы.
- Расходы.
- Прибыль.
В таком виде бюджет универсален для всех организаций.
Статьи доходов
Спускаемся ниже, на первый уровень, детализируем статьи по основным направлениям деятельности.
Доходы можно структурировать так:
- от основной деятельности. Это выручка от реализации продукции , товаров, услуг в рамках основной деятельности компании;
- от прочей деятельности. Выручка от реализации продукции, товаров, услуг, не относящихся к основной деятельности (услуги вспомогательных цехов сторонним предприятиям, услуги объектов социальной сферы, сдача имущества в аренду и проч.);
- прочие (внереализационные). Доходы, не связанные с операционной деятельностью. Например, проценты к получению, курсовые разницы, поступления от операций с ценными бумагами, от участия в других организациях, списание резервов и проч. Такие поступления есть в каждой компании и обязательно должен быть выделен в отдельную группу статей БДР для расчета соответствующих показателей эффективности.
Статьи расходов
Расходы детализируются по таким группам:
- себестоимость реализованной продукции . Включает затраты на создание или приобретение продукции, реализуемой компанией. Для производственных предприятий это затраты на производство продукции (закупка материалов, оплата труда производственного персонала, затраты на электроэнергию и проч.), относящиеся к тому объему продукции, которая будет реализована в планируемом периоде. Для торговых – закупочная стоимость товаров, которые планируется перепродать. Себестоимость приобретенных, но не реализованных товаров отражается в балансе и увеличивает активы компании. Для организаций, оказывающих услуги, к себестоимости могут относиться заработная плата производственного персонала, а также дополнительные затраты, связанные непосредственно с оказанием этой услуги (например, на привлечение сторонних компаний). В зависимости от специфики деятельности в состав себестоимости могут попасть затраты, которые традиционно выделяются в составе других групп. Например, если основная деятельность организации – сдача в аренду зданий и сооружений, то в качестве себестоимости реализованных ею услуг можно отразить амортизацию этих зданий;
- прямые (коммерческие) затраты. Связаны с процессами приобретения товаров для перепродажи, реализации продукции, товаров или услуг. К ним обычно относят затраты на транспортировку, хранение, страхование, рекламу и маркетинг, комиссионные вознаграждения посредникам и проч.;
- управленческие (общехозяйственные) – это затраты на обеспечение и управление операционной деятельностью компании, не отраженные в других видах расходов (заработная плата непроизводственного персонала, аренда, коммунальные и эксплуатационные хозяйственные затраты, ремонт, амортизация основных средств ) и т. п.;
- прочие (внереализационные) издержки – не имеющие отношения к операционной деятельности компании: проценты к уплате, штрафы и пени, курсовые разницы и проч.
Еще по теме:
Чем поможет : оперативно получать аналитику, перестроить действующую структуру статей бюджета доходов и расходов так, чтобы полностью распределить ответственность.
Чем поможет : сформировать гибкий бюджет доходов и расходов, который поможет выжить в кризис.
Чем поможет : оперативно управлять ликвидностью и прогнозировать дефицит денежных средств компании на каждый месяц планируемого периода.
Прибыль
Помимо классификации на этом же этапе стоит задать виды показателей прибыли, которые предполагается контролировать:
- валовая ,
- операционная,
- до налогообложения,
Статьи бюджета второго уровня
Полученный таким образом БДР позволяет оценить эффективность деятельности компании в целом. Но чтобы оценить структуру затрат и понять, насколько рентабельна реализация тех или иных видов продукции, потребуется ввести статьи бюджета второго уровня. К этой работе нужно привлечь руководство, поскольку именно данные по бюджетным статьям второго уровня послужат источником информации для принятия управленческих решений.
Первое, что предстоит сделать, разобраться, какие направления деятельности есть в компании, какие из них относятся к основной, какие – к прочей. Например, в случае с металлургическим заводом производство металлопродукции – основная деятельность, а транспортные услуги – прочая.
Далее следует проанализировать поступления от основной и прочей деятельности. Иначе говоря, разработать структуру планирования доходов – по видам продукции, товаров или услуг, по рынкам (внутренний или внешний), по видам валюты. К примеру, металлургический завод реализует два вида металлопродукции на внутреннем рынке – чугун и металлопрокат. Соответственно статья «Доходы от основной деятельности» разбивается на две подстатьи «Реализация металлопроката» и «Реализация чугуна», детализации по видам рынка не требуется.
Основные статьи расходов БДР
Далее задаются основные статьи расходов. Для торговых компаний все достаточно просто. Себестоимость представляет собой закупочную стоимость товаров, соответственно и планируется по товарным группам (это позволяет рассчитать валовую прибыль в том же разрезе).
Производственной компании, помимо продуктового разреза, необходимо учитывать и направления затрат. Чтобы определиться с послед ними, нужно изучить производственные процессы на предмет возникающих затрат. Среди наиболее распространенных направлений затрат:
затраты на сырье, материалы и полуфабрикаты, используемые в производстве продукции;
расходы на оплату труда производственного персонала;
энергия (затраты на электроэнергию и прочие виды энергии, необходимые для производства продукции);
амортизация производственного оборудования;
налоги и прочие затраты, относимые на себестоимость.
Именно в таком разрезе и будет формироваться БДР металлургического завода в части затрат. Последнее, что останется сделать, – определиться с основными бюджетными статьями в части коммерческих и управленческих расходов. Как правило, это наиболее значимые по сумме направления затрат. Остальные объединяются в статью «Прочие расходы».
Пример укрупненного БДР см. в таблице 1. Он пригодится для анализа плановой эффективности деятельности организации и структуры ее затрат. Однако для планирования центрами ответственности своих доходов и расходов он еще не готов – статьи слишком укрупнены.
Таблица 1 . Пример составления бюджета доходов и расходов. Общая структура БДР металлургического завода (фрагмент)
Детализация статей БДР
Для детализации статей БДР исходной точкой послужит финансовая структура компании.
Сначала нужно определить состав бизнес-функций для каждого центра ответственности. Например, ЦО «Дирекция по ИТ» металлургического завода занимается закупкой компьютерного оборудования и программного обеспечения, расходных материалов и комплектующих, ремонтом и обслуживанием, поддержкой пользователей, заключением договоров на услуги связи и проч. Для каждой из перечисленных функций потребуется задать показатели дохода или расхода.
В частности, если IT-служба ремонтирует технику с помощью сторонних организаций, для планирования стоимости подобных услуг нужно ввести статью «Расходы на ремонт компьютерного оборудования» (см. таблицу 2). Аналогично определяются статьи для каждой из остальных функций центра ответственности.
Таблица 2 . Расходы центра ответственности «Дирекция по ИТ»
|
Функция |
Статья расходов нижнего уровня |
|---|---|
|
Закупки компьютеров и программного обеспечения |
Приобретение оборудования |
|
Закупки расходных материалов и комплектующих |
|
|
Ремонт и обслуживание компьютеров и программного обеспечения силами собственных сотрудников и с привлечением сторонних компаний |
Заработная плата сотрудников |
|
Налоги на заработную плату |
|
|
Прочие затраты на сотрудников |
|
|
Ремонт компьютеров |
|
|
IT-обслуживание |
|
|
IT-поддержка пользователей силами собственных сотрудников и с привлечением сторонних компаний |
Заработная плата сотрудников |
|
Налоги на заработную плату |
|
|
Прочие затраты на сотрудников |
|
|
IT-обслуживание |
|
|
Заключение договоров на услуги связи |
Услуги связи |
Такой подход позволяет разработать структуру статей нижнего уровня, удобную и понятную для руководителей центров ответственности. Ведь именно они будут отвечать за планирование и исполнение этих бюджетных статей.
Чтобы получить окончательную форму БДР, остается перенести статьи нижнего уровня в общую структуру, разработанную ранее (см. таблицы 3, 4).
Таблица 3 . Соответствие доходов и расходов нижнего и верхнего уровня
|
Статьи расходов нижнего уровня |
|
|---|---|
|
Приобретение оборудования |
Капитальные затраты (не включаются в БДР) |
|
Расходные материалы и комплектующие для оборудования |
Приобретение ТМЦ и материалов непроизводственного назначения |
|
Заработная плата сотрудников |
Оплата труда непроизводственного персонала |
|
Налоги на заработную плату |
|
|
Прочие расходы на сотрудников |
|
|
Ремонт компьютеров |
Информационные технологии |
|
Прочие затраты на сотрудников |
|
|
IT-обслуживание |
|
|
Услуги связи |
Таблица 4 . Структура БДР дилерского центра (фрагмент)
На днях ко мне обратился человек, который попросил меня помочь составить ему БДДС и БДР, вернее рассказать о том, как составить БДДС и БДР. Содержание статьи будет следующим: основные понятия, структура бюджетов, пример бюджета в excel (готовая для скачивания оболочка для составления БДДС и БДР ).
Для начала давайте разберемся в данных абревиатурах.
БДДС - бюджет движения денежных средств.
БДР - бюджет доходов и расходов.
Различия между БДДС и БДР не велики. В целом БДДС это более развернутая версия БДР. В большенстве случаев в организациях ведут только БДДС. Составляется данный бюджет ежемесячно на месяц вперед с целью планирования доходов и расходов организации. После утверждения бюджета составляется график платежей. Бюджет движения денежных средств составляется в основном в excel"е.
Ну да ладно, не буду писать много умных слов, а напишу все по делу.
Структура БДДС (на примере производственного предприятия):
1. Доходная часть - указывается вся доходная часть предприятия
1.1. Доходы от основной (операционной) деятельности
1.2. Доходы от инвестиционной деятельности
2. Расходная часть - указывается вся расходная часть организации
2.1. Производственные расходы - расходы, связанные непосредственно с процессом производства
2.2. Условно постоянные расхода - расходы, распределяющиеся на себестоимость продукции на общее количество произведенной продукции
2.3. Налоги и сборы
3. Инвестиции
4. Сальдо - разница между доходной и расходной частью
Каждая из указанных выше статей бюджета движения денежных средств может включать в себя множество статей расходов, все зависит от деятельности, которую ведет организация.
Как вы видете, ничего сложного в составлении бюджета нет. Готовую оболочку для составления бюджета организации (БДДС) в excel со всеми проставленными формулами вы можете скачать по ссылке ниже.
Бюджетирование - технология, являющаяся неотъемлемой частью управления компанией путем планирования, постановки конкретных целей, осуществления постоянного контроля, анализа результатов, выявление причин отклонения и нахождении решений для устранения расхождений.
Бюджет доходов и расходов относится к одному из трех основных бюджетов организации.
БДР является финансовым планом организации, наглядно показывающий соотношение всех планируемых доходов от продажи услуг или продукции со всеми предполагаемыми расходами за определенный период.
Цели Бюджета доходов и расходов
Целью формирования данного финансового плана можно назвать:
- выявление эффективности хозяйственной деятельности организации,
- каждого из ее структурных подразделений за установленный период,
- установка лимитов на основные статьи расходов.
В отличие от Отчета о прибылях и убытках, в БДР не допускается планирование возможных убытков. Минимум может быть запланирована нулевая прибыль.
БДР позволит руководителю проанализировать и выявить возможности увеличения прибыли
Он также поможет оптимизировать налоговые и различные другие платежи в бюджет.
Также целью БДР является раскрытие структуры доходов, себестоимости продаваемой продукции и расходов так, чтобы точно можно было выявить прибыль, получаемую организацией в планируемом периоде.
Возможно исключение, если в новом запускаемом проекте планируется получение прибыли через определенное количество лет. Тогда в текущем периоде убытки будут возможны, но итоговый бюджет все-таки должен наглядно демонстрировать выход на безубыточность.
БДР является одним из 3 бюджетов (БДР и БДДС, БДЛ), составляемых в процессе бюджетного управления.
Составление бюджета доходов и расходов, его структура
Стандартной методикой формирования БДР будет:
- Определение структуры организации.
- Разработка бюджетной политики.
- Определение механизма формирования операционных бюджетов.
- Установка порядка консолидации бюджетов.
Перед началом формирования бюджета выясняют какие параметры и данные будут интересны, что будет существенным при оценке, в каких разрезах потребуется увидеть информацию.
БДР как и другие бюджеты формируются, в первую очередь, для собственников компании, ее руководства, которых интересуют такие целевые показатели как прибыльность активов, отдача от вложенного капитала, производительность труда и так далее.
Поэтому на основании необходимой для них информации и определяется структура БДР.
Формат БДР имеет произвольную форму, которая утверждается в системе бюджетирования организации
В упрощенном виде структура бюджета может быть представлена в следующем образце:
Бюджет доходов и расходов на 2014 г.
| Чистые продажи | 840 |
| Себестоимость продаж | 540 |
| Валовая прибыль | 300 |
| Заработная плата и фонды | 90 |
| Амортизация | 60 |
| Операционные расходы | 60 |
| Всего расходы | 210 |
| Операционная прибыль | 60 |
| Выплаченные проценты | 42 |
| Прибыль до налогообложения | 48 |
| Налог на прибыль | 9 |
| Чистая прибыль | 3 |
Представленные данные показывают оценку стоимостную, а не денежную. Денежная оценка выражается в Бюджете движения денежных средств.
Пример БДР упрощенный, в зависимости от того, занимается ли организация производством, торговлей или предоставляет разного рода услуги, структура бюджета видоизменяется и дополняется, и будет отражать информацию с учетом ведения той или иной деятельности.
Каждая расходная или доходная статья может быть детализирована до разных уровней: услуги, товарно-материальные ценности, проекты, договора и разного рода другие необходимые элементы.
Обычно формирование БДР начинают с прогноза сбыта продукции или услуг, затем определяют прямые или косвенные затраты.
Нужную информацию для выявления объема прогнозируемых продаж и затрат берут из операционных бюджетов:
- бюджета продаж,
- бюджета прямых расходов на оплату труда,
- бюджетного плана прямых материальных затрат.
При планировании доходной части финансового плана учитывают:
- Бюджет продаж основной продукции или услуг.
- Доход от прочей деятельности.
- Прогноз возможных внереализационных доходов, курсовой разницы, получаемой в итоге изменения курсов валют на момент получения оплаты за отгруженную продукцию.
- Прогноз планированного получения процентов по предоставленным кредитам и займам.
При формировании расходной части учитывают следующие показатели:
- Условно постоянные или переменные расходы, необходимые для ведения хозяйственной деятельности организации.
- Коммерческие расходы.
- Прочие внереализационные затраты и проценты по полученным займам и кредитам.
С помощью БДР оценивается эффективность производимой хозяйственной деятельности организации, анализируются и определяются резервы формирования прибыли, возможности ее увеличения, устанавливаются лимиты расходов.
Одним из важнейших факторов, определяющих эффективность ведения бизнеса для предприятия, является возможность управлять своей платежеспособностью. Основным инструментом управления денежными средствами служит система управленческого учета и бюджетирования. Денежный поток контролируется в бюджетировании с помощью Бюджета движения денежных средств. В статье авторы пытаются раскрыть основные подходы к формированию бюджета движения денежных средств и предложить свою методику формирования этого бюджета.
Бюджет движения денежных средств
Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия .
Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий "в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты" .
БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых "кассовых разрывов", т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.
Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования:
Состав и этапы формирования БДДС в бюджетировании
Бюджет движения денежных средств обычно составляют на основе бюджета доходов и расходов (БДР) и инвестиционного бюджета . Однако, БДДС не может быть получен расчетным путем из двух упомянутых бюджетов. Это связано с различной методикой формирования БДДС и БДР. Бюджет доходов и расходов формируется по методу "начисления" (т.е. доходы и расходы определяются в тот момент времени, когда они были реально понесены, вне зависимости от оплаты), бюджет движения денежных средств - по "кассовому" методу (т.е. доходы и расходы должны быть не только совершены, но и оплачены). Кроме того, существуют статьи бюджета доходов и расходов, не связанные с движением денежных средств (например, амортизация, брак, недостача), равно как и существуют статьи движения денежных средств, не связанные с текущим оборотом капитала и инвестиционной деятельностью (кредиты и займы).
Специалисты компании Инталев, например, приводят следующие различия в статьях БДР и БДДС (Табл.1) :
Таблица. 1 Различия в статьях БДР и БДДС
|
Статья |
БДДС |
|
| Амортизация | ||
| Переоценка основных фондов и товарно-материальных ценностей | ||
| Брак в производстве | ||
| Порча и прочие потери | ||
| Недостачи по результатам инвентаризации | ||
| Курсовые разницы | ||
| Получение/погашение кредитов (займы) | ||
| Покупка основных фондов | ||
| Капитальные ремонты | ||
| Косвенные налоги |
Естественно, что БДДС, разрабатываемый на основе упомянутых бюджетов, составляется из частей, функционально связанных с соответствующими частями БДР и инвестиционного бюджета.
Джай К. Шим выделяет 4 основные раздела БДДС :
Поступление денежных средств (остаток на начало периода, поступление платежей от покупателей и других дебиторов);
Расход денежных средств (выплаты кредиторам);
Чистый поток денежных средств (разница между поступлениями и расходами);
Финансовый раздел, детализирующий получение и погашение заемных средств.
Отдельные исследователи выделяют дополнительно раздел по инвестиционной деятельности, под которой понимается деятельность предприятия, связанная с капитальными вложениями (приобретения зданий, сооружений, нематериальных активов, а также их продажа; осуществление долгосрочных финансовых вложений в другие организации, выпуск облигаций и других ценных бумаг). Последний раздел является отражением инвестиционного бюджета и описывает движение денежных средств по программе инвестиций предприятия.
Процедуру разработки БДДС целесообразно разбить на ряд последовательно выполняемых этапов. Из приведенного в работе В. Хруцкого описания процесса бюджетирования можно выделить следующие этапы формирования БДДС :
Определение необходимого уровня средств для финансирования инвестиционных затрат (на осуществление капитальных вложений, приобретений основных средств, строительства на собственные нужды, т.е. всех затрат, финансируемых за счет прибыли, оставшейся у предприятия после налогообложения);
Определение минимального уровня ежедневного остатка денежных средств на непредвиденные расходы ("конечное сальдо" в выражении (1));
Определение доходной части бюджета ("поступления" в формуле (1)) - выполняются на основе бюджета продаж с учетом анализа гашения дебиторской задолженности, бюджета по инвестиционной (продажа основных средств и других активов предприятия) и финансовой деятельности (дивиденды, проценты полученные);
Определение расходной части бюджета ("выплаты" в формуле (1)) - выполняются на основе бюджетов по прямым затратам (расходы на оплату труда, расходы на сырье и материалы (обычно при определении стоимости сырья и материалов используют учетные (нормативные) цены, которые могут отличаться от рыночных цен)- с учетом движения запасов сырья и материалов), бюджетов накладных расходов (оплата труда АУП, прочие общецеховые и общехозяйственные расходы), бюджетов по инвестиционной (покупка и строительство основных фондов) и финансовой деятельности (возврат кредитов и процентов по ним, выплата дивидендов);
Формирование бюджета движения денежных средств, контроль и корректировка.
Пример бюджета движения денежных средств приведен в Табл.2.
Таблица. 2 Пример БДДС
|
Показатель |
План |
Факт |
| Сальдо денежных средств на начало периода | ||
| Поступило денежных средств всего | ||
| В том числе: | ||
| От покупателей за отгруженную продукцию | ||
| Кредиты и займы | ||
| Дивиденды и полученные проценты | ||
| Реализация ОС и прочих активов | ||
| Израсходовано денежных средств всего: | ||
| В том числе | ||
| Оплата сырья, материалов | ||
| Оплата труда | ||
| Выплата дивидендов и процентов | ||
| Расходы на приобретение ОС и прочих активов | ||
| Расчеты с бюджетом | ||
| Прочие платежи | ||
| Чистый денежный поток | ||
| Сальдо денежных средств на конец периода |
Заявочно-договорная методика формирования БДДС
Возможности эффективного планирования движения денежных средств зависят от периода планирования. Долгосрочные (год и больше) и среднесрочные (квартал, год) БДДС могут практически совпадать с БДР. Чем больше период планирования, тем ближе БДДС к БДР. При переходе к краткосрочному (оперативному) планированию не представляется возможным брать за основу скорректированный на тот же период БДР из-за сильной подверженности процесса движения денежных средств случайным воздействиям, которые почти невозможно предусмотреть на этапе составления БДР, как то: колебания сроков и размеров оплаты, условий и объемов поставок. Кроме того, данные о стоимостном выражении расходов в БДР обычно являются приблизительными, создаются на основе нормативных (учетных) цен на сырье и материалы.
Традиционная методика формирования расходной части Бюджета движения денежных средств, например, описанная в работах К. Щиборща или В. Хруцкого позволяет формировать бюджет движения денежных средств на период от нескольких месяцев до года, однако не всегда подходит для нужд оперативного (краткосрочного) планирования сроком до 1 месяца.
В связи с этим авторами предлагается в дополнении к традиционной методике заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря (под которым понимается график поступлений средств и платежей предприятия) на основе заявок на расходование денежных средств.
Ключевая особенность предлагаемого алгоритма формирования БДДС на краткосрочный период заключается в том, что, в первую очередь, проводятся анализ текущей потребности подразделений и сложившейся к концу периода структуры платежей по договорным взаимоотношениям. Только после этого сверяются заложенные в БДР и инвестиционный бюджет доходы и расходы с потребностями по текущему движению денежных средств. Результатом такой сверки может быть как корректировка БДДС, так и изменение БДР и инвестиционного бюджета.
Такой подход к планированию движения денежных средств соответствует известному в математической теории оптимального управления принципу оптимальности Р. Беллмана: оптимальный путь движения к достигаемой цели из текущего состояния, в котором находится объект, не зависит от предыстории движения объекта в текущее состояние. "Текущее состояние" объекта в нашем случае - сложившаяся к началу периода планирования ситуация по договорным взаимоотношениям и потребностям предприятия в денежных средствах.
Заявочно-договорная методика формирования БДДС представлена на рис.1:
Рисунок 1 Заявочно-договорная методика формирования БДДС
При планировании поступлений денежных средств (блок 1 на рис.1) проводится расчет предполагаемых поступлений денежных средств на основании имеющихся плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями (Поступления ).
Расчет поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений с покупателями. Для этого с помощью, например, статистических методов проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:
Сроки погашения дебиторской задолженности;
Процент поступающих авансов от общей суммы, реализуемой продукции (товара);
Сроки от получения авансов до исполнения предприятием соответствующих обязательств;
Процент "безнадежных" долгов в общей доле предъявленных покупателям счетов.
Расчет этих показателей производится по каждому виду деятельности в разрезе групп контрагентов. Для этого можно использовать бухгалтерскую базу предприятия.
После расчета общей суммы плановых поступлений определяется максимально возможная сумма выплат за период:
Выплаты = Сальдо нач + Поступления - Сальдо кон - Резерв , где
Сальдо нач - фактический (при отсутствии таких данных - плановый) остаток денежных средств на начало периода планирования;
Сальдо кон - планируемый остаток денежных средств на конец периода планирования;
Резерв - резерв денежных средств на незапланированные, чрезвычайные выплаты.
Планирование выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 на рис.1). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документ заявка (Примерный формат табличной части заявки приведен в табл. 3). Заявка составляется подразделением на расходы по текущей деятельности. Обязательное условие заявки - наличие документального подтверждения каждой строки расходов (счет, справка, производственный план).
Таблица 3 Формат заявки
Периодичность составления заявок соответствует периодичности планирования бюджета. При использовании нескольких различных по интервалу планов составление заявок производится по каждому периоду.
При получении заявок по всем структурным подразделениям Предприятия проводится анализ поступивших данных. Составление графика выплат денежных средств проводится в два этапа:
Определение назначения выплат;
Определение дат выплат.
На первом этапе после определения максимальной суммы выплат (Выплаты) производится выбор наиболее приоритетных статей оплат. Если максимальной суммы выплат недостаточно, чтобы покрыть свои наиболее приоритетные (обязательные к уплате) статьи, то делается вывод о необходимости получения кредита, займа в размере, необходимом для оплаты этих расходов. Кредиты и займы увеличивают поступления Предприятия за планируемый период, но увеличивают выплаты следующих периодов.
На втором этапе проводится определение дат выплат. Для этого составляется график поступлений денежных средств, на основе которого определяется остаток денежных средств на каждый шаг планирования (минимальный, неделимый период планирования - например, день, неделя и т.д.).
Таблица. 4 Форма плана-календаря движения денежных средств
Изначально определяются сроки наиболее приоритетных статей выплат исходя из требуемых сроков оплаты и возможностей Предприятия по выполнению этих обязательств. Далее сроки оплаты определяются по остальным статьям, начиная с наиболее приоритетных статей, и заканчивая менее приоритетными. При этом проводится контроль кассовых разрывов, т.е. отсутствие периодов с отрицательными остатками на начало, конец периода.
Кроме того, сумма выплат по статьям формируется с учетом лимитов по расходам для каждого подразделения, устанавливаемых на основе планового БДР и инвестиционного бюджета (блок 3 на рис.1). В случае, если выплаты являются целесообразными и необходимыми, принимается решение о внесение корректировок в БДР и инвестиционный бюджет.
После выбора статей и определения сроков оплат, заполняются графы заявок подразделений, подтверждающие оплату выбранных статей в определенные сроки в планируемой сумме и количестве. В табл. 5 приведены графы табличной части заявки, заполняемой лицом, ответственным за определение сроков и статей выплат.
Таблица 5
Заявки с утвержденными сроками и статьями оплат возвращаются руководителям подразделения. При формировании заявок на следующий период руководители подразделений вправе вновь указать в заявке статьи, не прошедшие (не получившие подтверждение об оплате) в предыдущие периоды.
На основе отчета по утвержденным заявкам (графика по выплатам), а также графика поступлений денежных средств формируется платежный календарь, а на основе последнего - БДДС (блок 4 на рис.1).
Важным аспектом предлагаемой методики наряду с технологией составления является организация работ по планированию. Методика формирования БДДС должна входить в состав положения о планировании на предприятии (быть закрепленной во внутренних нормативных документах) и быть обязательной к применению для всех подразделений.
Заявки за период группированные, и выведенные в форме отчета по подразделениям, представляются руководителю, ответственному за расход денежных средств. Отчет анализируется по приоритету заявок, по статьям расходов, по видам деятельности, и по каждой строке заявки проставляются сумма и дата оплаты по заявкам. Не утвержденные заявки должны быть предоставлены в следующий месяц наравне с новыми заявками.
При организации планирования необходимо предусмотреть операции контроля:
Соответствия статей БДДС лимитам (определяемых БДР и инвестиционным бюджетом);
Целесообразность производимых расходов и перерасходов (сравнение с производственной программой);
Лимита остатков денежных средств на конец периода на случай непредвиденных расходов;
Контроль отсутствия "кассовых" разрывов.
Контроль осуществляется в соответствии с положением о планировании, основными принципами которого являются:
Соответствие поданных заявок финансовому плану;
Осуществление платежей на основе письменных заявок служб-инициаторов;
Перечисление денежных средств производится в соответствии с реестром на оплату, утверждённым Финансовым директором.
Заявки на оплату поданные подразделениями сверх плана оплачиваются только с разрешения Генерального директора (или лицом, его замещающего).
При образовании "кассовых разрывов" (т.е. ситуации, когда расходная часть бюджета превышает доходную, и итоговое сальдо денежных средств на конкретную дату становится отрицательным) предпринимаются меры по их устранению - решение по "урезанию" расходов (или смещение расходов во времени) или получение банковского кредита.
Предложенный алгоритм формирования бюджета движения денежных средств был успешно применен на крупном предприятии поставщике сетевого газа ОАО "Свердловскоблгаз".
Применение методики показало, что методика обладает следующими достоинствами:
Простота . Методика довольно проста в применении и реализации на производстве.
Достоверность . Достоверность достигается за счет того, что данные представляются только о реально необходимых затратах, и все подразделения предприятия участвуют в планировании.
Наглядность . Исполнители оперативно получают отчет об утвержденных и неутвержденных расходах.
Литература
Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов Внутрифирменное бюджетирование. На-стольная книга по постановке финансового планирования - М.: Финансы и ста-тистика, 2003.
Апчерч А., Управленческий учет: принципы и практика: Пер. с англ./ Под. Ред. Соколова Я.В., Смирновой И.А. - М.: Финансы и статистика, 2002.
Щиборщ К.В., Бюджетирование деятельности промышленных предприятий России. - М.: Издательство "Дело и Сервис", 2001.