Направление сотрудника в командировку предполагает издание соответствующего приказа и выдачу денег на расходы авансом. Обязательными для оформления считаются приказ, служебная записка и авансовый отчет – командировочные расходы в этом случае при условии правильности заполнения каждого из бланков будут зачтены в бухгалтерском учете. Особенности процедуры подтверждения затрат на командировку и подготовки сопроводительной документации приведены в постановлении Правительства, датированном 13 октября 2008 г., под № 749.
Служебное задание на командировку – образец заполнения
При желании использовать в оформлении командировки бланк служебного задания (которое нынче не обязательно, т.к. пункт 6 Положения о командировках, требующий от работодателя оформлять этот документ, с января 2015 г. утратил силу) этот факт следует отразить в локальном нормативном акте. В качестве образца можно использовать форму Т-10а. Порядок составления задания состоит из:
- решения руководства направить сотрудника в командировку;
- заполнения первых 11 граф бланка служебного задания;
- ознакомления командируемого с целью поездки.
Отчет о командировке будет опираться на данные, указанные в задании. В числе сведений, которые целесообразно отразить в служебном задании следующие:
- реквизиты предприятия-работодателя;
- данные о сотруднике с указанием его должности;
- пункт назначения;
- продолжительность поездки с приведением дат начала и окончания командировки;
- реквизиты приказа о командировке и цель поездки.
В конце проставляются подписи, а по окончании командировки сотрудник заполняет результат – выполнено порученное ему задание или нет.
Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления
Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно. С 2015 года, опять же, можно обойтись и без этого бланка.
Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:
- реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
- период, за который заполняется форма отчета о командировке;
- причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
- задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
- достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).
Когда заполняется отчет о командировке, пример написания может содержать лаконичное изложение итогов поездки или более подробное раскрытие сложившейся ситуации. Иногда отведенного пространства для отражения результатов недостаточно. В этом случае разрешается приложить чистый лист формата А4 и продолжить изложение информации на нем.
Отчет о командировке, образец которого разрабатывается предприятием, нужен для обоснования необходимости осуществления конкретной служебной поездки перед контролирующими органами. Именно с этой целью и даются развернутые ответы о результатах командировки. Если поставленная цель не была достигнута, то отчет о командировке должен содержать пояснения причин, послуживших препятствием к выполнению задания.
Как составить авансовый отчет по командировке – образец
После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями. Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо. После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:
- личных данных работника;
- документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
- датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.
Как составить авансовый отчет по командировке?
Образец по форме АО-1 выглядит так:
Алгоритм действий при подаче авансового отчета:
- Авансовый отчет по командировке заполняет сотрудник, вернувшийся из служебной поездки.
- В трехдневный срок после возращения заполненный бланк с приложениями сдается в бухгалтерию на проверку.
- При правильном оформлении документации руководитель подписывает отчет.
- В случае обоснованной необходимости возмещения затраченных работником сверх аванса средств во время командировки, они покрываются предприятием. Если образовался непотраченный остаток аванса, излишек сдается в кассу.
Авансовый отчет по командировке оформляется в одном экземпляре. Квитанции с чеками и другими подтверждающими расход документы необходимо приклеивать на лист бумаги формата А4. В качестве сопроводительных документов могут выступать оригиналы:
- командировочного удостоверения (с 2015 года не требуется);
- чеков и квитанций, фиксирующих потраченные суммы на проживание в пункте назначения;
- билетов;
- краткий отчет о выполнении задания командировки.
Образец заполненного отчета
Л.А. Елина, экономист-бухгалтер
Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте
Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.
После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.
Определяемся с валютным курсом
Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуаци иПисьма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 ; Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 :
- <если> работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .
Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты - по курсу обмена из другой справки банка и так далее;
- <если> работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .
Особый случай - если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , .
Комиссия банка за обмен валюты - это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.
Не забываем про суточные
Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие йп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн оч. 2 ст. 168 ТК РФ ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .
РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ
Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов - они покрываются за счет суточны хп. 11 Положения № 749 .
При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс яПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .
Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк еп. 3 ст. 217 НК РФ : в России - 700 руб., за рубежом - 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда - по российски мп. 18 Положения № 749 ; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205 , .
Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ ль -ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22 , от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .
По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть - после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.
Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:
- <если> работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
- <если> работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Заполняем авансовый отчет
Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.
Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.
Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет - ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.
ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России - в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.
Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.
Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.
Расчет командировочных расходов
от « 30
» мая
20 14
г.
1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 » мая 20 14 г.) - 47,1145 руб/евро .
2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы - 60 000,00 руб.
3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:
4. Данные о расходах:
| № п/п | Подтверждающий документ | Вид расхода | Расходы | ||||
| дата | наименование | номер | руб. | евро | курс пересчета | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | 19.05.2014 | Справка банка | В-548 | Комиссия банка за обмен рублей на евро | 120,00 | - | - |
| 2 | 20.05.2014 | Билеты на поезд | 45872645, 45872646 | Железнодорожные билеты Тверь - Москва и Москва - Тверь | 3 200,00 | - | - |
| 3 | 20.05.2014 | Чек ККТ | 689 | 50,00 | - | - | |
| 4 | 20.05.2014 | Билет | 5473265 | 400,00 | - | - | |
| 5 | 20.05.2014 | Авиабилет | 670203757 | Авиабилет Москва - Берлин | 7 900,00 | - | - |
| 6 | 20.05.2014 | Билет | 50268753 | Билет на общественный транспорт «7-Day-Pass» | 1 440,00 | 30,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки |
| 7 | 26.05.2014 | Авиабилет | 530248276 | Авиабилет Берлин - Москва | 7 968,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 166,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки |
| 8 | 27.05.2014 | Счет из гостиницы | 22576 | 16 032,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 334,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | |
| 9 550,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 191,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | 50При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки | |||||
| 9 | 27.05.2014 | Билет | 5836 | Билет на аэроэкспресс до аэропорта | 400,00 | - | - |
| 10 | 27.05.2014 | Чек ККТ | 3989 | Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро) | 50,00 | - | - |
| 11 | 30.05.2014 | - | - | 450,00 | 9,00 | 50 | |
| 22 190,93 | 471,00Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета | 47,1145Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета | |||||
| Итого | 69 750,93 | х | х | ||||
5. Остаток /перерасход в рублях: 9 750,93 руб. Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплин ыПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).
Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.
После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.
Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:
В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.
ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.
После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс - 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).
При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работник у
№ п/п
Подтверждающий документ
Вид расхода
Расходы
дата
наименование
номер
руб.
евро
курс пересчета
1
2
3
4
5
6
7
8
…
8
27.05.2014
Счет из гостиницы
22576
Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость - 525 евро
25 200,00
525
48
…
10
29.05.2014
Справка банка
ХХ-13
Расход из-за разниц курсов при обмене валюты
(29 евро х (48 руб/евро – 47 руб/евро))
29,00
-
-
11
30.05.2014
-
-
Суточные за время командировки по 60 евро/день (8 дней - с 20.05.2014 по 27.05.2014) - всего 480 евро
22 992,00
479
48
47,12
1
47,1145
Итого
69 796,12
х
х
4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:
5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).
Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб. + 47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).
Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.
Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.
А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).
Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.
Работник, которого направили в служебную командировку, как правило, имеет в своем распоряжении деньги, выданные ему подотчет для насущных расходов. Поэтому после возвращения он должен отчитаться за истраченные средства. Пример заполнения авансового отчета по командировке вы найдете в данной статье, а также узнаете, в какой срок его необходимо сдать в бухгалтерию.
В 2019 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.
Форма авансового отчета
Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 . Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.
Сроки
- заболел;
- ушел в отпуск;
- снова получил задание уехать по рабочим вопросам,
то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ . Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.
Оправдательные документы
Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:
- билеты (авиа, ж\д или автобусные);
- чеки об оплате такси;
- оплаченные счета гостиниц;
- прочие.
Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.
Образец заполнения авансового отчета по командировке
Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:
Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.
Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:
- бухгалтер, сверяющий расчеты;
- главный бухгалтер компании;
- кассир, который выдал деньги и принял их остаток.
Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.
На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.
Сотрудники большинства компаний периодически отправляются в командировки. Руководители ставят каждому специалисту собственную задачу для выполнения.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Когда работник возвращается, он обязан сообщить о том, какие задачи сумел выполнить во время поездки. Для этого оформляется отчет о командировке. Документ должен быть составлен правильно.
Чтобы заранее знать все особенности его заполнения, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.
Общие сведения
Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:
- заключения договоров;
- участия в различных тренингах и семинарах;
- проведения переговоров;
- приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
- участия в обучающих мероприятиях;
- обслуживания удаленного структурного подразделения.
Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.
На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.
Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.
На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.
Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.
На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.
Законодательная база
Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.
Эта норма определена пунктом 26 в служебные командировки.
Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании организации.
Отчет о командировке
Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.
Служебной
Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.
Авансовый
Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.
Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.
Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.
Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.
Финансовый
Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.
Его необходимо дополнить финансовой документацией.
В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:
- чеки;
- квитанции;
- оригиналы оплаченных счетов с печатью;
- билеты.
Рукописные документы бухгалтер не примет.
За границу
Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.
Обязателен ли?
До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.
Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.
Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.
Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.
В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.
Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.
Как оформить?
Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.
Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.
В свободной форме или нет?
Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.
Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:
- В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
- Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
- Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.
Документ может быть составлен и по собственной форме организации.
Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.
- период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
- лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
- сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.
Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.
Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.
В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.
К ним относятся:
- родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
- лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
- родители детей в возрасте до 3 лет;
- лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.
Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.
Пример написания
Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.
Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.
Обычно бланк должен включать следующую информацию:
- расход денежных средств по дням;
- место командировочной работы;
- использование авансовых платежей.
Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.
Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.
Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.
В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.
Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.
Кто подписывает и согласовывает?
Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:
- работник, оформлявший командировку;
- руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
- руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.
Сроки предоставления
Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.
В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.
Сопроводительные документы
Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.
Стороне формы указывается общая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток или перерасход средств, если таковые имеются.
Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к . Ее заполняет работник. Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми. Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по -то число», а в графе «Сумма расхода» - сумму, выданную в качестве суточных. Больше ничего писать суточных не нужно. Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также о направлении в командировку и проездные документы.
Суточные учитываются организацией в размере фактических затрат. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных. Тем не менее, принимая во наличие этого норматива, в отчете обязательно надо указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.
Источники:
- Письмо Минфина РФ от 22 марта 2006 г. №03-03-04/1/271
- списание авансового отчета
Почти каждый руководитель сталкивается с необходимостью отправляться в командировки или посылать сотрудников для решения каких-либо вопросов, касающихся процветания кампании. Такие ситуации, естественно, подразумевают некие затраты, которые называются командировочными расходами. Эти расходы регулируются нормами Трудового кодекса.
Вам понадобится
- - авансовые отчеты;
- - чеки;
- - квитанци;
- - авиа и ж/д бмлеты;
- - различные счета, подтверждающие факт оплаты каих-либо услуг.
Инструкция
Организация обязана оплачивать командировочные расходы своим сотрудникам, то есть затраты на проезд, найм жилого помещения, а также иные расходы , которые осуществлены с разрешения руководителя. Денежные средства должны быть выданы сотруднику под авансовый отчет, денежная сумма может быть как в виде наличной, так и безналичной. При выдаче денег, вам необходимо отразить это в бухгалтерском следующей : Д71 «Расчеты с подотчетными » К50 «Касса» или 51 «Расчетный счет».
Бывают командировки заграничные, в этом случае сотруднику выдают денежные средства в иностранной валюте. При таком расчете вам нужно к счету 50 открыть субсчет «Расчеты в валюте». Также для бухгалтерского учета курс устанавливается согласно Центральному банку Российской Федерации на дату оформления . В учете делается запись: Д26 «Общехозяйственные расходы » К71 «Расчеты с подотчетными лицами» (отражены расходы на ) и Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К91 «Прочие доходы и расходы (отражена ).
Документами, подтверждающими затраты во время командировки являются: авиа и ж/д билеты, квитанции и счета за проживание, различные чеки, а также с терминалов и банкоматов. На основе всех этих документов формируется авансовый отчет. Расходы признаются в том периоде, в котором они были осуществлены.
Согласно ПБУ, затраты во время командировки относятся к обычным видам деятельности и учитываются при расчете налога полностью. Так, например, если поездка была связна с покупкой , то потраченные средства необходимо включить в их стоимость, если же осуществлялась покупка , то, соответственно, затраты формируют первоначальную стоимость этих активов организации.
Служебные поездки, или командировки, влекут за собой некоторые затраты, например, на проезд, проживание, услуги связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному сотруднику выдаются денежные средства. Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, накладные, билеты. На основе этих подтверждающих документов бухгалтер или же сам сотрудник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1).
Вам понадобится
- - подтверждающие документы;
- - план счетов;
- - калькулятор.
Инструкция
Проверьте правильность оформления подтверждающих документов. Затраты, указанные в них, должны быть экономически обоснованы. При покупке за наличный расчет вы должны предоставить квитанцию и товарную накладную. В этих документах проверьте указание реквизитов компании, дату и время покупки, наименование товара. В товарной накладной обязательно должна присутствовать синяя печать организации.
После того как все проверено, начните заполнять авансовый отчет. В самой верхней строчке напишите наименование компании, проставьте код вашего предприятия (ОКПО).
Напишите номер документа и дату составления отчета. Впишите наименование структурного подразделения, укажите подотчетное лицо, должность и его номер по табелю. В строке «Назначение аванса» укажите «командировочные расходы».
Заполните таблицу. Сначала впишите сумму, которая была выдана на руки. Ниже подведите итог, то есть укажите, сколько получено и израсходовано денежных средств. Рядом напишите то же самое, только используя бухгалтерский язык, то есть сделайте . Для этого вам понадобятся подтверждающие документы.
Заполните оборотную сторону форму. Впишите дату и номер документа, наименование, сумму затрат, дебетовый счет. Например, при покупке материалов в дебете укажите счет 10. После того как записи внесены – подведите итог. Подпишите у подотчетного лица.
Под таблицей укажите, сколько приложений прикреплено к форме, для этого подсчитайте количество подтверждающих документов. В правом верхнем углу утвердите отчет, указав сумму прописью и поставив подпись.
Источники:
- заполнение авансового отчета по командировке
Налоговым законодательством определен порядок выплаты суточных, которые полагаются работникам, пребывающим более одного дня в командировке. Размер суточных устанавливается коллективным договором, положением о командировках и зависит от региона, страны, куда отправляется специалист по служебным делам.
