Как правильно сшить документы в архив образец. Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение.

Из статьи вы узнаете:

Прошивка документов - это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:

Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.

Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.

Правила прошивки документов: какую документацию нужно прошивать

Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.

Важно помнить, что сшиванию подлежать не все бумаги компании, а только многостраничные, предназначенные для передачи в регистрационные или контролирующие органы. Также прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  • Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
  • Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
  • Бухгалтерские (авансовые отчеты, , счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  • Кадровые ( , штатное расписание);
  • Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  • Нотариально удостоверенные копии и переводы;

Среди исключений можно выделить документацию, передаваемую в налоговую службу. Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней.

Прошивка документов по госту

В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует. Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры. Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела. В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно.

Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется - приходится руководствоваться разными рекомендациями.

Необходимые материалы для прошивки документов:

Существует несколько распространенных способов сшивания документации.

Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.

  1. Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол. После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
  2. Для применяется шуруповерт и плотная веревка.
  3. В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием - станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.

Аппарат для прошивки документов

Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.

В некоторых случаях, например при , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).

Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.

Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.

Нитки для прошивки документов

Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.

Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.

Наклейки для прошивки документов

Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей . К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:

  • Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
  • При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
  • Обязательна надпись "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов", где вместо прочерка ставят количество листов.
  • Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
  • Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Схемы прошивки документов

Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:

  • Удалить скобы и скрепки;
  • Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;
  • Подготовить обложку (стандартная - 229х324 мм);
  • Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;

Прошивка документов ниткой в 3 дырки

Для сшивания в три прокола необходимо сделать в стопе 3 отверстия по левому краю с расстоянием не более 3 см. друг от друга. Отступ от края листа - 15 - 20 мм., от текста - 15 мм. Необходимая длина нитки - 70-80 см.

Нитку необходимо пропустить через тыльное отверстие с обратной стороны стопы через среднюю дырку, оставив 7 см. снаружи для закрепления наклейкой "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью”. Далее нужно пропустить нить через верхнее отверстие и, вернувшись на тыльную сторону, через нижнее. Как только она вновь окажется сверху стопы, ее нужно снова пропустить через среднее отверстие и вывести на оборот.

После этого нить можно обрезать, оставив 7-8 сантиметров, и связать с имеющимся остатком. На полученный узелок необходимо наклеить наклейку с заверением, оставив снаружи концы нити.

Схема прошивки документов в 4 прокола

Прошивка документов в 4 прокола осуществляется по похожей схеме. Она отличается тем, что расстояние между отверстиями должно составлять не более 15 миллиметров.

Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие. После этого через самое верхнее отверстие нить выводиться обратно на тыльную сторону. Далее - снова во вторую дырку сверху, а затем - с лица на оборот через третью. Затем нить выводят на лицо через четвертое отверстие и продевают в третье отверстие, чтобы снова вывести на тыльную сторону стопы. На этом процесс сшивания можно считать оконченным. Остается лишь завязать узелок и наклеить поверх него наклейку с информацией о количестве листов в подшивке.

  • в случае если в нумерации допущена ошибка, неправильный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный номер и сделать заверительную надпись на исправленном участке;
  • в некоторых случаях (если после окончания нумерации нужно включить в дело дополнительный лист), допускается литерная нумерация;
  • если возникает необходимость включить в папку лист большого формата, его нужно пронумеровать в правом верхнем углу в развернутом состоянии, свернуть до формата А4 и аккуратно сшить с остальными через левый край;
  • когда в дело включают , первым нумеруется конверт, а затем - вложенные листы;
  • приложения к делам, оформленные как отдельные тома, нумеруют отдельно.

    • Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

    Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

    Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

    Какие документы подлежат прошивке

    Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

    У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

    Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

    • книги приказов по личному составу;
    • книги приказов по иным вопросам организации;
    • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

    Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

    Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

    Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

    Какие документы регулируют прошивание

    На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

    Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

    Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

    Учимся правильно прошивать документы

    Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью - все это мы сейчас рассмотрим.

    Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

    Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

    • нитками;
    • иголкой (штопальной);
    • шилом;
    • ножницами;
    • канцелярским клеем;
    • бумажным стикером 4 х 6 см.

    В 2 дырки

    Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

    Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

    Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

    В 3 дырки

    Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

    Пошагово она делается следующим образом:


    Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

    В 4 дырки

    Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

    Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

    Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:


    В 5 дырок

    При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

    Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

    Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

    Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

    1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
    2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
    3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
    4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
    5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

    Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

    Заверение прошитых документов

    По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

    Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

    На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

    «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

    Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

    Обратите внимание: подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

    Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

    Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

    Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

    Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

    Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

    Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

    Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

    • Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
    • приказы личного и общего состава,
    • а также штатное расписание.
    • Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
    • авансовыми отчетами,
    • накладными,
    • счетами-фактурами,
    • путевыми листами,
    • кассовыми книгами,
    • оборотными ведомостями,
    • актами выполнения работ,
    • а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

    Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком. Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией. Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило.
    Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат. 4 дырки Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см. Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа.


    Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

    Как правильно сшить документы

    Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером. Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров. Как пронумеровать Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.
    Нужно учитывать следующие нюансы:

    1. Ставится номер в правом верхнем углу.
    2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
    3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
    4. Тома дела нумеруются по отдельности.
    5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

    Оформление обложки Данная часть документа представляется в следующих форматах:

    1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
    2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
    3. Для долгого хранения.

    Как правильно прошить документ в 4 дырки иголкой и нитками?

    Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. В две дырки

    • Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).
    • Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.
    • Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

    Руководство как прошивать и заверять документы

    1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
    1. Далее - с лицевой стороны в следующую от дырку
    1. В крайний прокол с тыльной стороны
    1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
    1. И соединяем концы нитки
    1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
    1. Остается завязать нитку узлом
    1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

    Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью () листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

    Как прошить документы в 3 или 4 дырки. как прошить документы для налоговой

    Внимание

    Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат. Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное - подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно. В четыре дырки Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.


    Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см. В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху.

    Как прошивать документы в 3 или 4 дырки

    Законодательство Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов. К ним нужно отнести:

    1. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
    2. Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
    3. Инструкция ЦБ РФ.
    4. Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
    5. ГОСТ Р 51141.

    Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов.
    Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

    Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица.


    Инфо

    После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.Как подготовить бумаги для налоговой инспекции? Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.


    К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг.

    Как правильно сшивать документы

    • 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
      • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
      • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
    • 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
      • 2.1 В две дырки
      • 2.2 В три дырки
      • 2.3 В четыре дырки
      • 2.4 В пять дырок
    • 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
    • 4 Как заверить прошитые документы
      • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
      • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

    Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

    Как сшивать дела в 4 дырки

    Это сложно только первый раз, потом будете с закрытыми глазами делать это))))))))))

    • Из крайней во вторую, затем в третью, затем в четвертую, потом в третью и во вторую-завязываем узелок, пишем на кусочке бумаги: прошнуровано, пронумеровано документов, мажем клеем с обратной стороны этой писульки, приклеиваем, так чтобы кончики торчали, а узелок был под бумаженцией. подписываем, ставим печать. Все!
    • Вопрос то оказался почти философским, а ответы — развернутые и обстоятельные. Прямо тема диссертации.
    • ТРХ дырок вполне ДОСТАТОЧНО.

      • Как сшить дело в 4 дырки

      1. интересно почему на четко поставленный вопрос в 4 дырки понаписали кучу бреда про 3????
      2. Я только в три дырки умею
      3. На сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, однако существуют общие требования в банках (ЦБ РФ) , существуют также требования, разработанные в различных инстанциях. В любом случае общими принципами является нумерация листов документа, прошивка (шнуровка) пачек документов с последующей описью и заверяющей подписью и печатью на последней странице подшивки документов. Общие рекомендация по прошивке документов: 1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с оформлением обложки и переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

      Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.

      Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола:

      1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
      2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
      3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
      4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
      5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

      Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов:




      Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:

      1. На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
      2. Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
      3. Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
      4. И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
      5. Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.

      Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета .

      На видео представлена инструкция прошивки документа:

      Как правильно заверить копию?

      По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице .


      Сколько стоит заверить документ у нотариуса?

      Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.

      Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.

      Видео

      Смотрите на виде как сшивать документы:

      В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения. Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.

      Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов. Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности. Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.

      Кто занимается оформлением документов?

      Кажется, что вроде ничего сложного в том, чтобы прошить бумаги, нет. Но на самом деле не все так просто. Есть определенные правила, по которым это делается. Если вы хотите сделать подшивку газет или журналов для пользования внутри организации, то это одно. А вот если перед вами стоит задача подготовить документы в архив или налоговую, или еще куда-то, то тут нужно подойти к работе со всей ответственностью, иначе вы рискуете получить бумаги обратно. Причиной отказа может послужить неверное оформление.

      Таких случаев очень много. А все из-за того, что не знаем, как правильно прошить и пронумеровать документы. Образец оформления вряд ли предоставят в налоговой или архиве.

      Сейчас работает достаточное количество фирм, занимающихся прошивкой документов. Вы можете прибегнуть к их услугам. У них, безусловно, большой опыт работы. Они предложат большой ассортимент обложек. Но это не всегда удобно. Дело в том, что типографии бывают переполнены заказами. А вам, предположим, нужно срочно сделать эту работу. Как тогда быть? Остается только самому заняться этим вопросом.

      Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.

      В помощь начинающим

      Хотим отметить, что нет единых стандартов относительно того, как прошить документы. Кстати, государственные структуры тоже не дают никаких разъяснений на этот счет. А значит, придется самим во всем разобраться. В этом нам помогут методические рекомендации делопроизводства (приказ Росархива от 23.12.09).

      Что нужно для того, чтобы прошить документы?

      Перед тем как начать саму работу, нужно подготовиться. Вам понадобятся следующие материалы:

      1. Сами документы.
      2. Клей.
      3. Бумага.
      4. Игла.
      5. Шило.
      6. Дырокол.
      7. Специальные нитки.
      8. Печать фирмы.

      Вообще весь процесс можно условно разбить на три этапа. Первый - подготовка, второй - непосредственно сама прошивка, третий - заверение готового документа.

      Какую выбрать обложку?

      Говоря о том, как прошить документы, нужно вспомнить о таком нюансе, как оформление обложки. Безусловно, в типографии вам предложат красивые варианты, но они не всегда нужны, если речь идет не о дипломной работе.

      Для небольшой подшивки вполне хватит бумажной обложки. Если предполагается длительное использование подшивки (например, хранение в архиве свыше 25 лет), то используют плотный картон.

      Обложка может быть стандартного размера (формат А4) и нестандартного. Это уже зависит от формата подшиваемых листов. Обложка должна соответствовать по размерам документу.

      Нумерация страниц

      Во время подготовки бумаг к прошиванию необходимо обязательно пронумеровать страницы. Наличие нумерации является обязательным условием оформления. "Для чего это нужно?" - спросите вы. Для того, чтобы невозможно было незаметно вырвать, убрать часть листов. Этот момент очень важен. Поэтому давайте поговорим о том, как прошить и пронумеровать документы. Тут есть свои нюансы.

      При проставлении нумерации нужно помнить правила:

      1. Нумеруются листы, а не страницы.
      2. Пользуются только арабскими цифрами.
      3. Сама опись документов не имеет номера.
      4. Если нужно пронумеровать письмо, то вначале присваивается порядковый номер конверту, а уж потом и каждому листочку.
      5. Если Дело очень большое (как правило, такие сдают в архив), то оно может состоять из томов, каждый из которых будет иметь свою нумерацию.
      6. При наличии внутри подшивки бумаг, на которых уже проставлены цифры, следует их повторно пронумеровать в едином формате.
      7. Если есть вложенные листы больших размеров (А3), их необходимо развернуть и поставить цифру в верхнем правом уголке. Затем вновь сложить. Подшиваться он будет только за один край.
      8. Бывает, что на листы наклеивают мелкие документы (чеки, справки и т. д.). В этом случае листу дается один номер, но внизу него перечисляется список приклеенных бумаг.
      9. Когда небольшие документы приклеены только за уголок, то можно каждому из них дать свой номер.
      10. Чертежи, схемы, фотографии, планы также нумеруются.

      Чтобы понимать, как правильно прошить и пронумеровать документы (образец приведен в статье), нужно пошагово рассмотреть последовательность действий.

      Что делать, если в нумерации допущены ошибки?

      Перед тем следует удостовериться в правильности оформления подшивки. Особенно тщательно просмотрите номера страниц. Если оказалось, что некоторые из них пропущены, то можно ввести дополнительную буквенную нумерацию. Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву.

      При грубейших ошибках имеет смысл аккуратно зачеркнуть написанное и рядом сделать верную запись. Все произведенные изменения должны быть отражены в заверительной записке.

      Описание документа

      Перед тем как прошить документы нитками, лучше проверить правильность оформления всего Дела. Ведь не хотелось бы его потом расшивать. Как правило, внутри него находится несколько пакетов бумаг. Абсолютно весь перечень должен быть перечислен в описи. Ее составляет ответственное лицо, указывая дату. Опись не нумеруется.

      Как прошить документы нитками в три дырки?

      Если все документы подготовлены, то можно приступать к прошиванию. Для этого понадобятся специальные нитки или же можно воспользоваться шпагатом. Безусловно, несколько листочков не имеет смысла шить суровой нитью, можно взять обычную, сложенную вдвое.

      Итак, переходим непосредственно к вопросу о том, как прошить документы нитками. Фотографии с подробным описанием послужат наглядным дополнением к алгоритму действий. Начнем с того, что скрепить листы надо так, чтобы потом можно было с легкостью прочитать изложенную на них информацию. Для этого прокалывают отверстия с левого края, примерно на расстоянии полутора сантиметров. Дырочек должно быть три. Располагаются они друг над другом. Проколы можно сделать дыроколом, когда пачка листов небольшая. Для толстых томов понадобится шило. Приготовьте нить, но не делайте ее слишком длинной, достаточно будет семидесяти сантиметров.

      Как правильно прошить документы? Образец выполнения работы приведен ниже. Для удобства объяснения присвоим номера отверстиям: верхнее - 1, среднее - 2, нижнее - 3.

      Шить нужно начинать с тыльной стороны Дела, продев иголку сквозь отверстие 2 на переднюю сторону. При этом один кончик нити останется сзади. Затем через 1 дырочку иглу вновь выводят на тыльную сторону. В тот момент, когда иголочка и свободный кончик нити окажется сзади документа, нужно опять переместиться на лицевую сторону, а потом снова на обратную.

      Как прошить документы, мы практически разобрались. Осталось дело за малым. Раз все листы скреплены, можно смело завязать нити на узел с тыльной стороны Дела.

      Он должен быть сильно затянут, чтобы потом его можно было заклеить заверительной запиской. Концы нитей нужно оставить свободно свисающими из-под наклейки.

      Каким образом заверяются документы?

      Что ж, как видите, нет ничего сложного в решении вопроса, как прошить документы нитками. Фото, представленные вашему вниманию, - прямое тому подтверждение. Нам же остается только заверить оформленные листы.

      Называется это «заверительной подписью». Чтобы ее сделать, нужно взять небольшой кусочек бумаги размером 5 х 6 сантиметров и приклеить его на тыльной стороне так, чтобы он закрыл узел. Кончики нити должны выходить из-под него и свободно свисать.

      На этой записке нужно указать, сколько страниц было прошито. Потом на ней ставится подпись директора, дата и печать организации. Вообще заверительная подпись делается либо директором фирмы, либо одним из замов. Сама печать ставится так, чтоб одна часть ее приходилась на последний лист пачки, а другая - на записку.

      Для чего прошивают документы?

      Мы уже упоминали о том, что подшитые документы сдаются в архив для хранения, кроме того, в повседневной деятельности предприятия очень часто возникает необходимость скрепить пачки листов. Это могут быть и договора, и отчеты в налоговую или другие контролирующие органы. Кстати говоря, у налоговой вообще очень жесткие требования на этот счет. Пользоваться степлером не разрешается. Это считается грубым нарушением.

      Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы. Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер - до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами. Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа. Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела. Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке. Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию. Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций.

      Налоговая предъявляет однозначное требование к целостности и сохранности не только самих документов, но и копий. Причем ксерокопии тоже подшиваются в отдельную пачку.

      Вместо послесловия

      Мы поговорили в статье о том, как правильно прошить документы нитками для подачи в архив и контролирующие органы. Возникают иногда споры относительно оформления подшивок, ведь нет документа, который давал бы точные разъяснения по этому вопросу, да еще и с комментариями. Поэтому ориентироваться приходится на стандарты, принятые в делопроизводстве. Нужно помнить о том, что в госструктурах, куда вы подаете бумаги, могут предъявляться свои требования к их оформлению. А потому лучше всегда заранее уточнять такую информацию, чтобы избежать ошибок и возврата документации на доработку. Ведь везде могут быть свои нюансы.