Общее планирование расхода и поступления денежных средств предприятия выполняется в рамках бюджетирования. Составляемый финансовый план - бюджет - выступает в роли совокупности ориентиров и ограничителей для подсистемы управления денежными средствами.
В подсистеме производится оперативное планирование поступления и расхода денежных средств:
- прогноз поступлений денежных средств, оперативное планирование денежных потоков
- контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;
- согласование заявок на расходование денежных средств;
- анализ доступности денежных средств;
- анализ отклонений плановых и фактических данных.
Но в рамках функционала управления денежных средств ведется оперативный финансовый план - платежный календарь. Платежный календарь имеет смысл составлять на несколько дней вперед. 
Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. Платежный календарь составляется с детализацией до мест хранения денежных средств - банковских счетов и касс предприятия. При составлении платежного календаря автоматически проверяется его выполнимость - достаточность запасов денежных средств в местах их хранения. Разделение функции финансового планирования по двум подсистемам конфигурации - и подсистеме управления денежными средствами - соответствует разделению функций управления финансами между различными подразделениями и сотрудниками предприятия. Если бюджет составляется финансовыми службами, то заявки на расходование денежных средств формируются сотрудниками и подразделениями, непосредственно взаимодействующие с контрагентами предприятия. В конфигурации формируются денежные документы (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и др.)
Обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими программами типа “Клиент банка”, контролируются финансовые потоки, контролируется наличие денежных средств в местах хранения. Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах.
Документ «Заявка на расходование денежных средств» используется для регистрации решения о совершении наличного либо безналичного платежа (группы платежей) либо перемещения денег. Параметры документа и способ их применения зачастую подобны документам «Платежное поручение (исходящее)» и «Расходный кассовый ордер».
Реквизиты резервирования и размещения имеют возможность быть введены автоматом. Для этого в документе назначены флажки «Автоматизированное резервирование» и «Автоматизированное размещение».
Если данные флажки выставлены, то графу «Место размещения» допустимо заполнить автоматом при кликании на кнопку «Заполнить и провести».
Методику автоматизированного и ручного размещения допустимо объединять. При выставленных флажках «Автоматизированное резервирование» и «Автоматизированное размещение» допустимо руками определить случай размещения для части суммы заявки. В таком случае при кликании на кнопку «Заполнить и провести» произойдет автоматизированное размещение лишь по оставшейся сумме.
При выставленном виде операции «Оплата поставщику» либо «Возврат денег потребителю» выполняется редактирование оперативных расчетов с контрагентами.
На основе документа «Заявка на расходование денежных средств» имеют возможность быть заполнены банковские и кассовые платежные документы. У подобных документов реализован параметр «Заявка», который заносится при заполнении на основе либо имеет возможность быть занесен руками. Во время проведения платежных документов с заданной заявкой на расходование денежных средств контролируется соотношение суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по этой заявке.
Имеется возможность при настройке добавочных прав запретить пользователю проводить платежные документы без определения заявки на расходование денежных средств.
Документ «Заявка на расходование денежных средств» имеет возможность также служить связующим звеном промеж подсистемой управления денежными средствами и подсистемой бюджетирования. Для этого, в заявке реализован блок параметров, аналогичных документу «Бюджетная операция» (сценарий планирования, статья оборотов, ЦФО, проект и т.д.). По заданным реквизитам, во время проведения заявки контролируется соотношение обобщенной суммы утвержденных к расходованию денежных средств заданным раньше ограничивающим значениям
Также в документе имеют возможность храниться ссылки на добавочную информацию, описывающие заявку (файлы, образцы документов).
Нюансы работы с заявками при применении алгоритма согласования заявок
Алгоритм согласования заявок используется опционально: для перечня предприятий.
При применении алгоритма согласования заявок появляются такие нюансы:
* Если в заявке не задана организация, данная заявка не участвует в согласовании
* Маршрут согласования заявки задается согласно с настройками зависимо от заданного в заявке Подразделения.
* Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), на ее основе запрещено зарегистрировать платежный документ
* Если заявка начала проходить по маршруту согласования, отредактировать заявку имеет возможность
o Пользователь, на согласовании у которого в настоящий миг располагается заявка
o Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования
Прочие пользователи отредактировать заявку не имеют возможность.
* Если заявка располагается в состоянии "Утвержден", она недоступна для редактирования
* Если заявка переходит в состояние "Отклонен", проведение заявки отменяется
* Текущее состояние заявок - в перечне заявок
o состояние показывается в обособленной колонке
o применяется группировка по состоянию заявки
o заявки выделяются цветом фона
Отклоненные - розовым
Отложенные - серым
Утвержденные - зеленым
o перечень заявок с их состоянием допустимо увидеть
- в управляемом приложении в перечне заявок (раздел "Заявки на расход денег")
В обыкновенном приложении (интерфейс "Управление денежными средствами", меню "Планирование - Заявки -
Состояние согласования заявок")
Можно настроить систему так, что все (или определенные) платежи будут проходить только при условии обязательного создания и согласования заявки на денежные средства. Это регулируется функциональной опцией Заявки на расходование денежных средств
:
Если опция включена, то обязательность заведения заявок настраивается для каждого банковского счета организации
:
При создании заявки, указывается ее операция:
А также форма оплаты:
Заявки на расходование ДС могут быть созданы как вручную, так и на основании заказов, ПТУ, и других документов. В свою очередь, на основании заявок можно создать Списание безналичных ДС, РКО, и иные документы.
Вопрос 1.14 экзамена 1С:Професионал по ERP Управление предприятием 2.0. Запрет на списание денежных средств без документа "Заявка на оплату":
- Определяется в настройках пользователя
- Определяется в дополнительных правах пользователя
- Определяется ролью пользователя
- Определяется для каждого счета индивидуально
Проверено. Верный ответ - четвертый, разбор см. выше.
Вопрос 8.5 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:
- Перечисление денежных средств на оплату налогов
- Передача денежных средств между головной организацией и обособленными подразделениями
- Оформление операции конвертации валюты
- Перечисление денежных средств на оплату таможенных расходов
- Варианты 1 или 4
- Варианты 1 или 2 или 3 или 4
Проверено. Верный ответ - шестой, см. выше доступные операции.
Вопрос 8.8 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:
- Перечисление поставщику
- Выдача зарплаты
- Сдача денежных средств в банк
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 2 или 3
Проверено. Верный ответ - четвертый. Сдача денежных средств в банк оформляется не заявкой, а Распоряжением на перемещение ДС .
Вопрос 8.10 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.
- Безналичная
- Наличная или Безналичная
- Платежной картой
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 3
- Варианты 1 или 2 или 3
Вопрос 8.12 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При оформлении документа "Заявка на расходование денежных средств" можно указать форму оплаты:
- Наличная
- Платежной картой
- Денежным документом
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 3
- Варианты 1 или 2 или 3
Проверено. Верный ответ - четвертый.
Вопрос 8.14 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может вводиться:
- На основании документа "Заказ поставщику"
- На основании документа "Поступление товаров и услуг"
- Варианты 1 и 2 в зависимости от статусов документов-оснований
- Из отчета "Платежный календарь"
- Варианты 1 и 2 и 4
- Варианты 3 и 4
Проверено. Верный ответ - пятый. Рассмотрим. На основании Заказа поставщику, заявка вводится без проблем, не смотря на его статус Не согласован и оплату после поставки (которой еще не было):
вот заявка:
У ПТУ статусов вообще нет; заявка вводится также без проблем:
Из отчета Платежный календарь, прямой опции создания заявок нет, но можно открыть из отчета документ-основание и сделать заявку от него:
Вопрос 8.11 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. На основании документа "Заявка на расходование денежных средств" можно ввести платежный документ, если у заявки установлен статус:
- К оплате
- Согласовано
- Вне зависимости от статуса
Документ «Заявка на расходование денежных средств» предназначена для планирования и согласования платежей.
Документ «Заявка на расходование ДС» можно создать, перейдя в раздел «Казначейство» - «Планирование и контроль денежных средств» - «Заявки на расходование ДС» - Создать.
Документ «Заявка на расходование ДС» имеет несколько видов операции, которые выбирается при создании. Каждый вид заявки предназначен для отражения разнообразных хозяйственных операций, каждая из которых будет описана в данной инструкции.
Созданные документы «Заявка на расходование ДС» собираются и согласовываются с помощью документа «Реестр платежей». После согласования, на основании заявок автоматически создаются документы «Списание безналичных ДС», которые выгружаются в банк-клиент для оплаты банком.
Далее приведены примеры оформления документов «Заявка на расходование ДС» для каждого вида операции.
Оплата поставщику
Для оформления операций оплаты поставщику предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Оплата поставщику».
В новом документе «Заявка на расходование ДС» отмечены красным поля, которые являются обязательными к заполнению для проведения документа. Документ создается в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования реестра платежей автоматически. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний».
Рисунок 1. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Оплата поставщику» (не заполненная)
Реквизиты документа «Заявка на расходование ДС» необходимо заполнить следующим образом:
Вкладка Основное
Номер
– формируется автоматически при проведении, вручную не устанавливается.
Дата
– при создании устанавливается текущая дата.
Организация
– необходимо выбрать из предложенного списка организаций, с помощью кнопки, либо путем ввода наименования в поле будет предложено для выбора требуемое значение.
Подразделение
– из справочника «Структура предприятия» необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж.
Заявитель
– по умолчанию указывается текущий пользователь системы, создающий заявку.
Планирование
– по умолчанию устанавливается «В валюте платежа» не подлежит изменению.
Сумма
– указывается сумма требуемого платежа.
Валюта
– указывается валюта требуемого платежа.
Операция
– отражается выбранный при создании вид операции документа «Заявка на расходование ДС»
Дата платежа
– указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.
Форма оплаты
– по умолчанию устанавливается «В любой форме» не подлежит изменению.
Получатель
– указывается поставщик из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Счет получателя
– при выборе «Получателя» автоматически устанавливается счет получателя, при необходимости, если на предоставленном поставщиком «Счете на оплату» указан иной счет, необходимо из справочника «Банковские счета» выбрать требуемый.
Сверх лимита
– если в системе осуществляется ведение системы лимитирования расхода денежных средств в разрезе филиалов и статей движения денежных средств, соответственно если сумма осуществляемого платежа не была ранее включена в лимит, при проведении документа пользователь получит сообщение об ошибке и заявка не проведется.
Рисунок 2. Пример ошибки при проведении заявки, по которой не был запланирован лимит.
Для проведения заявки сверх лимита, необходимо установить флаг «Сверх лимита»
Перечисление в бюджет
– данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.
Рисунок 3. Пример установки флага «Перечисление в бюджет».
УИП
– уникальный идентификатор платежа, указывается только в том случае если это предусмотрено договором с получателем платежа.
Назначение платежа
- в программе предусмотрено несколько вариантов автозаполнения назначения платежа по кнопке "Вставить».
Рисунок 4. Варианты автозаполнения поля «Назначение платежа».
Список документов, в т.ч. НДС
- отразит информацию об объектах расчетов с вкладки "расшифровка платежа"
В т.ч НДС (18%) (на всю сумму), В т.ч. НДС (10%) (на всю сумму), Без налога (НДС) - к введенному тексту добавят информацию о НДС.
Текст из банковского счета получателя - вставит текст, указанный в поле "Текст назначения платежа" из карточки р/с контрагента.
Рисунок 5. Пример заполнения вкладки «Основное».
Вкладка Расшифровка платежа
На вкладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем платежа.
Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.
Платеж за счет средств ГОЗ
– флаг устанавливается только если платеж происходит в рамках оборонного гоззаказа, в иных случаях флаг не устанавливается.
Объект расчетов
– в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С поставщиком/исполнителем») или согласованный документ «Заказ поставщику».
Поставщик
Сумма взаиморасчетов
– устанавливается автоматически при проведении документа.
Валюта
– устанавливается автоматически при выборе объекта расчетов.
Статья ДДС
– указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.
Комментарий
– при необходимости указывается комментарий к расшифровке платежа.
Рисунок 6. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
Вкладка Распределение по счетам
На вкладке «Распределение по счетам» указывается банковский счет организации, с которого необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным указанным на вкладке «Основное».
Рисунок 7. Пример заполнения вкладки «Распределение по счетам».
Рисунок 8. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Оплата поставщику».
Возврат оплаты клиенту
Для оформления операций возврата оплаты клиентам предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Возврат оплаты клиенту».
Состав реквизитов документа «Заявка на расходование ДС» с данным видом операции идентичен составу реквизитов при оплате поставщику, различие только в виде контрагента и объекте расчетов.
Рисунок 9. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Возврат оплаты клиенту»
Получатель
– указывается клиент из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Объект расчетов
– в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С покупателем/заказчиком») или согласованный документ «Заказ клиента».
Покупатель
– поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов.
Рисунок 10. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».
Рисунок 11. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Возврат оплаты клиенту».
Выдача подотчетнику
Для оформления операций выдачи денежных средств подотчет на банковский счет подотчетного лица предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» - «Выдача подотчетнику».
Рисунок 12. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Выдача подотчетнику»
Подотчетное лицо
– указывается сотрудник из справочника «Физические лица», которому необходимо произвести перечисление денег подотчет.
Отчитаться
– из предложенного перечня периодов необходимо указать период, до которого подотчетнику требуется отчитаться по полученной сумме.
Рисунок 13. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».
Рисунок 14. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Выдача подотчетнику».
Во второй части статьи рассмотрим принцип создания «Заявок на расходование денежных средств», прохождения её по маршруту согласования и выдачу денежных средств по созданной заявке.
Рассмотрим на примере:
- Бухгалтер по закупкам формирует заявку на расходование денежных средств, для того чтобы осуществить предоплату поставщику ИП Добронравов за поставку материалов;
- Финансовый директор должен рассмотреть и утвердить заявку;
- Бухгалтер по закупкам на основании утверждённой заявки формирует расходный кассовый ордер (без отметки «Оплачено», но с отметкой «Отразить в оперативном учёте»);
- Старший кассир, проверив расходный кассовый ордер, выдаёт денежные средства (и проставляет в документе отметку «Оплачено»);
- Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).
Для удобства отражения операций переключим интерфейс на «Управление денежными средствами».
Перед началом работы с заявками на расходование денежных средств требуется ввести всю справочную информацию. Первое, что требуется заполнить, это регистр сведений «Настройки согласования заявок на расходование денежных средств». В «Настройке согласования заявок» указываются организации, для которых применяется данный механизм, и дата начала использования механизма согласования. Эта настройка нужна для того, чтобы программа смогла определить, что у организации ООО «СтройТорг» с 01.01.2013 года будет применяться механизм согласования заявок на расходования денежных средств.
Также требуется произвести настройку маршрутов согласования (рис. 2). Данная настройка указывается в регистре сведений «Настройки начала маршрутов согласования»: определяется соответствие маршрутов согласования - подразделениям. В маршруте согласования (справочник «Маршруты согласования») указывается этап и перечень согласующих лиц на данном этапе. В нашем примере, созданная заявка сначала должна будет пройти один этап согласования у финансового директора.
Также нужно настроить регистр сведений «Настройка согласования заявок на расходование денежных средств» (рис. 1) и определить этапы (маршрут) согласования заявок (рис. 2)
Рис. 1
Рис. 2
Маршрут согласования заявки определяется в соответствии с настройками и в зависимости от указанного в заявке подразделения.
Обратите внимание , что одному подразделению должен соответствовать только один маршрут согласования. На каждое подразделение нужно прописывать маршрут согласования, иначе процесс согласования для всех заявок, которые созданы по данному подразделению, не будет вступать в силу.
1. Бухгалтер по закупкам создаёт документ «Заявка на расходование средств».
В выбранном нами интерфейсе «Управление денежными средствами» переходим к пункту меню «Планирование» - «Заявки» - «Заявка на расходование средств» (рис. 3). Создадим «Заявку на расходование средств» с видом состояния «Подготовлен» (рис. 5)
У Заявки существует несколько видов операций, которые повторяют виды операций «Расходного кассового ордера» и «Платежное поручение исходящее» (рис. 4)
В «Заявке на расходование средств» на закладке «Расчеты с контрагентами» указывается основная информация: контрагент, на оплату которому требуется выдать денежные средства, а также договор, сумма, организация, подразделение и состояние.
На закладке «Описание» можно указать дополнительную информацию в произвольной форме.
На закладке «Размещение» предусмотрена возможность резервирования и размещения денежных средств (рис. 6). Это означает, что в нашем примере бухгалтер по закупкам может зарезервировать денежные средства для того, чтобы оплатить аванс поставщику, и указать, из какой кассы будет производиться выдача денежных средств. Параметры резервирования и размещения могут быть заполнены автоматически. Для этого в документе предназначены флаги «Автоматическое резервирование» и «Автоматическое размещение» . Если эти флаги установлены, то графу «Место размещения» можно заполнить автоматически при нажатии на кнопку «Заполнить и провести» . Схему автоматического и ручного размещения можно совмещать.
Данные на закладке «Бюджетирование» могут использоваться как связующее звено между подсистемой бюджетирование и подсистемой управления денежными средствами. Сведения, отражаемые на данной закладке, служат для контроля над объемом планируемых к выдаче денежным средств в соответствии с запланированной величиной бюджета (рис. 7).
Поскольку у бухгалтера по закупкам ограничены права доступа, то он может в документе «Заявка на расходование средств» поставить только статус «Подготовлен», а такие статусы как: «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён» проставляются пользователями, ответственными за утверждение заявки.
2. Финансовый директор рассматривает и утверждает заявку на расход денежных средств на сумму 120 000 р.
Список заявок, требующих рассмотрения, финансовый директор может проанализировать при помощи обработки «Состояние согласования заявок» (рис. 8).
При запуске обработки «Состояние согласования заявок» в ней отображается список всех заявок, сгруппированных по определённым статусам (состояниям), таким как: «Подготовлен», «Утверждён», «Отложен», «Согласован», «Отклонён». Для удобства, можно сделать отбор «Настройка периода» по кнопке , например за день, неделю, месяц, декаду, квартал, полугодие, год и т.д., и тогда, из всех заявок останутся только те, которые попадают в заданный период.
Для того, чтобы в заявках на расходование средств изменить состояние, например, с «Подготовлен» на «Утверждён», нужно воспользоваться ещё одной обработкой («Состояние заявок»).
В данной обработке можно отобрать из общего списка заявок, например, заявки со статусом «Ожидают согласования», «Отложены», «Ожидают согласования на предыдущих этапах», «Обработки» (рис. 9).
В обработке выводится список несогласованных заявок и в ней можно изменить статус заявки (рис. 10). Перейти к данной обработке можно через пункт меню «Планирование» - «Заявки» - «Согласование заявок».
Финансовый директор может «Согласовать» Заявку на расходование денежных средств, «Отложить» или «Отклонить» её. При выборе «Изменить состояние» - «Согласовать» галочками отмечаются те заявки, которые необходимо утвердить. Оставшиеся заявки, которые стояли в очереди, можно посмотреть в журнале документов «Согласование заявок».
Если заявка не прошла маршрут согласования (состояние заявки не "Утвержден"), то на её основании нельзя оформить платежный документ.
Если заявка начала проходить по маршруту согласования, то изменить заявку может:
Пользователь, на согласовании у которого в настоящий момент находится заявка;
Пользователи, согласующие заявку на вышестоящих этапах согласования.
Другие пользователи изменить заявку не могут.
Если заявка находится в состоянии "Утвержден", то она недоступна для изменения (становится неактивной для редактирования), поэтому у бухгалтера по закупкам в заявке поля становятся серым цветом и их нельзя изменить.
3. На основании утверждённой заявки бухгалтер по закупкам оформляет расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику» без отметки «Оплачено» на выдачу аванса поставщику ИП Добронравов (рис.11)
Обратите внимание , что в расходном кассовом ордере, созданном бухгалтером по закупкам, ставится только галочка «Отразить в управленческом учёте» и «Отразить в оперативном учёте». Галочку «Оплачено» должен поставить старший кассир после того, как проверит правильность формирования расходного кассового ордера. Также в расходном кассовом ордере указываем, на основании какой заявки мы его формируем.
Если в расходном кассовом ордере стоят галочки только по управленческому учету, то такой документ проводок (бухгалтерских записей) не формирует. Но делает записи по регистрам накопления: «Денежные средства к списанию» и «Расчеты с контрагентами» (рис. 12). Данная информация попадает в отчет «Платежный календарь» в раздел «Неоплаченные исходящие документы» (рис. 13).
4. Старший кассир проверяет расходный кассовый ордер, устанавливает в нём галочку «Оплачено» и выдаёт наличные денежные средства.
После того как расходный кассовый ордер Оплачен, поля в документе становятся серыми и недоступны для редактирования бухгалтеру по закупкам и остальным участникам нашего примера. В зависимости от того, какие права доступа настроены для конкретного пользователя, им могут быть доступны для редактирования те или иные документы, поля в документах и т.д.
Примечание: Если расходных кассовых много, и в каждом нужно проставить галочку «Оплачено», можно воспользоваться групповой обработкой справочников и документов (пункт меню «Сервис»). Перейти к данной обработке можно, перейдя к полному интерфейсу, пункт меню «Сервис» (рис. 14).
Чтобы менять реквизиты, по кнопке «Настройка» должен быть установлен флаг «Разрешить изменение реквизитов объектов». Для удобства анализа установим флаг «Показывать все колонки» (рис.15).
Групповой обработкой мы хотим в расходном кассовом ордере проставить флаг «Оплачено». Для этого в разделе «Отбор» групповой обработки указываем организацию ООО «СтройТорг»; отбираем только проведённые документы за период с 01.01.2013 по 21.01.2013 г. с вариантом «Оплачено» - «Нет».
При нажатии кнопки «Отобрать» на закладке «Обработка» появятся документы, в которых нужно поставить отметку «Оплачено» (рис. 16). В строке «Действие» выбрать «Изменить реквизит[Ссылка.Оплачено] - Установить. И «Выполнить».
После изменения значения реквизита нужно перепровести изменённые документы: в поле «Действие» выбрать «Изменить: [Проведение документов] – Установить - «Выполнить» (см. рис. 17).
5. Бухгалтер кассовых операций проверяет расходный кассовый ордер, (устанавливает галочку отражения в БУ и НУ, чтобы сформировались проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту).
Далее, например, в конце рабочего дня бухгалтер кассовых операций проверяет все расходные кассовые ордера, которые имеют отметку «Оплачено», и проставляет в документе галочки БУ и НУ для того, чтобы документ сформировал проводки по бухгалтерскому и налоговому учётам. (рис. 18)
Примечание: если расходных кассовых ордеров, в которых нужно проставить галочки БУ и НУ, будет много, то можно воспользоваться «Групповой обработкой справочников и документов» (рис. 19).
В групповой обработке справочников и документов отбираем документы «Расходный кассовый ордер [ТЧ: Расшифровка платежа]», в табличной части которых, нужно проставить галочку «Отражать в БУ».
В поле «Отбор» указываем, по какой организации нужно отобрать документы, указываем, что нас интересуют только проведённые документы за интервал от 01.01.2013 по 21.01.2013 г. (а также расходные кассовые ордера, в которых не стоит галочка «Отражать в бухгалтерском учете»). После заполнения всех параметров нажимаем кнопку «Отобрать»: будет произведен отбор документов, которые соответствуют указанным условиям. В нижнем части окна обработки выбираем «Изменить реквизит»- «Отражать в бухгалтерском учёте» - «Установить» и нажимаем кнопку «Выполнить». После того как документы обработаются, нужно их перепровести (рис. 16). Затем требуется повторить то же самое, но уже для установки галочки «Отражать в налоговом учете»
При проведении документа «Расходный кассовый ордер» формируются не только движения по счетам учета, но и по регистрам (рис. 20, 21)