Передача дел новому главному бухгалтеру. Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про увольнение главного бухгалтера и передачу дел.

Сегодня вы узнаете:

1. Особенности увольнения главного бухгалтера;
2. Как освободить бухгалтерского работника от занимаемой должности;
3. Как составить акт передачи дел + образец для скачивания.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Освобождение занимаемой должности главного бухгалтера

Итак, всего 4 вида причин для увольнения:

1. Увольнение по собственному желанию. Бухгалтер сообщает руководителю за 14 дней до наступления даты предполагаемого ухода с работы. В этот период его основная обязанность – передать дела другому лицу. Акт передачи дел при увольнении подписывается им и лицом, принимающим дела. Таким образом, происходит передача ответственности. В оставшееся время для увольнения стоит сосредоточиться на приведении в порядок основных дел, чтобы следующий работник мог быстрее освоиться и понять все тонкости работы бухгалтерии предприятия. Иная обязательная отработка при законом не предусмотрена. Это значит, что требовать выполнения всех текущих дел и завершения необходимых финансовых отчетов руководитель не сможет. Компенсации при увольнении включают в себя оплату неиспользованных дней ежегодного отдыха и выходное пособие.
2. Увольнение по инициативе работодателя происходит, если сотрудник нарушил дисциплину или своими действиями причинил ущерб работодателю. Для бухгалтера специфичным основанием будет увольнение за ущерб, нанесенный организации его административными решениями. Например, списание ценного имущества, которое могло принести пользу. Главный бухгалтер освобождается от своей должности при желании нового собственника организации. Ему будет выплачена дополнительная компенсация – выходное пособие, предоставляемое главному бухгалтеру в размере среднемесячного заработка за три месяца. Такая же компенсация положена при . Например, когда руководитель для экономии денежных средств собирается самостоятельно выполнять функции бухгалтера.
3. Срок увольнения главного бухгалтера по инициативе работодателя происходит в любой момент, а увольнение по собственному невозможно без обязательной двухнедельной отработки. Сроки освобождения работником должности главного бухгалтера могут быть установлены любые по усмотрению сторон.
4. Наступление обстоятельств, независящих от воли сторон . Например, смерть работника, работодателя (если им был индивидуальный предприниматель) соответственно становится естественной причиной расторжения трудового договора.

Процедура увольнения главного бухгалтера в бюджетном учрежденииничем не отличается от увольнения из частного предприятия. Оба случая регулируются едиными правилами, установленными Трудовым кодексом.

Алгоритм увольнения

По инициативе работника:

• За 14 дней (можно больше, например, за 20, 40 дней и т. д.) до увольнения в адрес работодателя направляется заявление, в котором работник просит освободить его от занимаемой должности;
• Заявление регистрируется секретарем организации и направляется работодателю;
• Работодатель издает с даты, указанной в заявлении, а также приказ, в соответствии с которым на главного бухгалтера накладывается обязанность передать дела другому лицу. В приказе прописывается порядок передачи дел и сдачи необходимых отчетов, в том числе кому будут переданы дела;
• Главный бухгалтер передает документы;
• После того как прием дел ответственным лицом окончен, в последний день работы совершаются все финансовые расчеты, выдается трудовая книжка.

Выход на пенсию:

Работодателю стоит помнить, что главный бухгалтер, достигший пенсионного возраста, может расторгнуть трудовой договор без обязательной двухнедельной отработки. На практике это означает, что финансовая деятельность организации может в любой момент остаться без жизненно важного бухгалтерского сопровождения.

По инициативе работодателя:

• При нарушении работником должностных обязанностей, появлении в состоянии опьянения на рабочем месте и по иным основаниям проводится служебное расследование комиссией, сформированной работодателем. Подготавливается акт, подтверждающий вину работника;
• Издается приказ об увольнении на дату, выбранную работодателем;
• Работник знакомится с приказом, ему выдается трудовая книжка и совершаются необходимые расчеты.

По соглашению сторон:

• Работодатель и главный бухгалтер обговаривают вместе условия и порядок увольнения, подписывают дополнительное соглашение, в котором оговоренные условия будут закреплены и должны быть выполнены в процессе увольнения;
• Стороны выполняют свои обязанности в соответствии с соглашением, после чего работник увольняется с работы в соответствии с приказом.

В связи с непредвиденными обстоятельствами:

• Независимо от обстоятельств, которые стороны трудового договора не могли предвидеть – работодатель издает приказ об увольнении работника, ссылаясь на эти обстоятельства;
• После издания приказа работник подлежит увольнению.

Условие об обязательной отработке:

Многих руководителей волнует вопрос о том,сколько должен отрабатывать главный бухгалтер, ведь чтобы привести все бухгалтерские дела в порядок зачастую нужно больше 2 недель.

Чтобы обязать главного бухгалтера отрабатывать 3, 4 недели и больше перед увольнением некоторые руководители включают в трудовой договор обязательное условие об этом.

Однако, это условие абсолютно незаконно. Какой бы объем текущих дел и отчетности ни было необходимо доделать, бухгалтер имеет право уволиться через две недели после предупреждения работодателя. Как приводить в порядок дела – проблема только работодателя.

Передача дел

Перед тем как уволиться бухгалтер должен обеспечить выполнение своей главной обязанности при увольнении передать дела.

Происходит это в соответствии с несложным алгоритмом:

1. Издается приказ о проведении передачи дел главным бухгалтером. В приказе указываются сроки передачи дел, конкретные действия бухгалтера и лицо, которому будет осуществлена передача. Обычно в таком приказе указывают на необходимость проведения инвентаризации и проверки деятельности главного бухгалтера комиссией работников организации.
2. Проводится инвентаризация и проверка деятельности главного бухгалтера. Если проверка завершается успешно, то можно переходить к процедуре передачи дел, если же в работе бухгалтера выявлены недочеты, ему могут быть сделаны предписания – привести все дела в надлежащее состояние.
3. Бухгалтер встречается со своим преемником и описывает свою деятельность, передает необходимые документы, разъясняет различные особенности.
4. Составляется акт передачи, в котором прописывает точный перечень передаваемых дел.

Составление акта передачи дел при увольнении или смене главбуха + образец

• Скачать образец акта передачи дел

Структура акта передачи дел выглядит следующим образом:

• Место и дата составления документа. Пример: «город Москва, 28 марта 2017 года». Рекомендуется указать название документа «Акт приема-передачи документов».
• Информация о получателе документов и передающей стороне. «В соответствии с настоящим актом главный бухгалтер ООО «Мяу» Иванов Иван Иванович передал, а работник Петров Петр Петрович принял следующие документы, отнесенные номенклатурой учреждения к разделу «Бухгалтерия».
• Указывается перечень документов. Названия документов обязательно полные, при необходимости ставятся примечания: «подлинник», «копия» и т. д. Прописывается количество экземпляров и количество листов.
• Все передаваемые документы изучаются и проверяются принимающей стороной, о чем должна быть сделана соответствующая запись в акте. «Передаваемые документы проверены, стороны не имеют друг другу претензий».
• В конце документ подписывается сторонами.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

В некоторых случаях можно дополнительно утвердить его подписью руководителя.

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 1 файл

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

1. Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
2. Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
3. Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
4. Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
5. Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

1. Подложные документы при оформлении трудового договора.
2. Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
3. Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
4. Прогул.
5. Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
6. Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
7. Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
8. Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
9. Ликвидация организации.
10. Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

• совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
• своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
• участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

• у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
• собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
• главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

• основание передачи (статью увольнения);
• сроки проверки и передачи дел;
• состав комиссии, осуществляющей проверку;
• личные данные принимающего лица;
• подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

• учет финансов, кассы;
• госплатежи;
• итог инвентаризации;
• обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

• балансовые и кассовые отчеты;
• документы структурных подразделений;
• банковские бумаги;
• архивные документы со сроком до 5 лет;
• ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Налоговый консультант

Вы решили сменить место работы и стать главным бухгалтером в другой организации. Успешно выдержав отбор кандидатов на эту должность, Вы оформляете трудовые отношения с работодателем. Какие особенности оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?

Оформление трудовых отношений

Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С главным бухгалтером все организации имеют право заключать продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового кодекса РФ, далее ТК РФ). Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять ли его контракт или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по какой-то причине желать заключения срочного трудового договора, например с целью изменить его условия в части заработной платы при перезаключении.

Работодатель справе установить главному бухгалтеру для того, чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить, что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам в испытательный срок не включается (ст.70 ТК РФ).

Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно не позднее чем за три дня.

Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также за три дня.

В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба согласно ст. 243 ТК РФ. Как правило, размер взыскания не должен превышать среднемесячный заработок.

Главного бухгалтера можно уволить, если из-за его решения был причинен ущерб имуществу предприятия либо он разгласил коммерческую тайну. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, утвержден постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. N 35. В соответствии с этим перечнем не является коммерческой тайной информация, которая содержится в учредительных документах, документах о платежеспособности предприятия, например в балансе и отчете о прибылях и убытках, а также в налоговой отчетности.

Главного бухгалтера могут уволить в случае, если изменился собственник имущества предприятия. Новая администрация может это сделать в течение трех месяцев со дня передачи предприятия новому собственнику. При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.

Оформляя контракт, по возможности, поинтересуйтесь причиной, по которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса, новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера, а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Не забудьте, что по кодексу, работодатель обязан предоставить уведомление об увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его не устроило в кандидате.

Итак, контракт составлен и основные его положения оговорены. Пора принимать дела.

Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Некоторые ведомства ранее регламентировали этот порядок. Достаточно назвать письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г. N 11-13/575 «О порядке приема- сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», и «Инструкцию о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий), учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР», утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.

Их можно принять для сведения, но опираться на них в нынешней жизни целиком нельзя.

Приказ о назначении главного бухгалтера

При вступлении в должность важно выяснить: имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и как это лицо настроено передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего. Предшественник может просто хлопнуть дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке возмещать свои обиды на прежнее руководство.

Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший главный бухгалтер уже уволен. В этом случае может оказаться, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. Каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки, или не стоит. Ведь никакой передачи дел при отсутствии прежнего работника не происходит.

Если Вам повезло и Ваш предшественник работает, руководитель обязан издать Приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным, либо наоборот изыскивают возможность оплатить работу прежнему главному бухгалтеру без потери заработной платы.

В приказе лучше оговорить:

1. фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
2. сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;
3. период, в течение которого организуется прием-передача дел. Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит передать дела.
4. персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет организована). К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
5. необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).

Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным вариантом смены главного бухгалтера. Аудиторская фирма представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтером.

В приказе оговаривается срок, в который каждый их главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки, платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен порядок смены банковских карточек организации.

Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии кассы или подписания акта приема передачи дел.

Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является членом ряда комиссий (списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.

За что отвечает главбух

Вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы строго разграничить ответственность за свои действия и действия своего предшественника.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации Он же несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Перечислим основные моменты ответственности главного бухгалтера. Проанализировав их каждый должен решить для себя: в каком порядке он будет принимать дела и на что обратит особое внимание.

Ответственность может наступить в рамках трудового законодательства, о котором мы уже сказали, в рамках Налогового Кодекса, Уголовного кодекса и Кодекса РФ об административных правонарушениях (КОАП РФ).

По Уголовному кодексу РФ (ст. 199) наказание грозит бухгалтеру в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей). В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок от четырех месяцев до шести лет. Наказуемо и причинение ущерба путем обмана (ст. 165), злоупотребления полномочиями (ст. 201), халатного отношения (ст. 293) и подделки документов (ст. 327).

Но новому главному бухгалтеру пока это не грозит.

В соответствии с рядом статей КОАП РФ главбуха могут оштрафовать за многие нарушения, в том числе за:

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1) от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ),

Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе или органе государственного внебюджетного фонда от 5 до 10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих органах (ст. 15.3) от 20 до 30 МРОТ,

Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) от 10 до 20 МРОТ,

Нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5) от 3 до 5 МРОТ,

Нарушение порядка представления статистической информации (ст. 13.19) от 30 до 50 МРОТ,

Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (ст. 15.6) от 3 до 5 МРОТ,

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) от 20 до 30 МРОТ,

Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных сроков хранения учетных и отчетных документов от 50 до 100 МРОТ (ст. 15.25 КоАП РФ).

Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений в налоговые и иные органы.

Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:

Неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

Принятия к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

Несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

Нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;

Составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

В связи с этим наличие документов, их оформление важно проверить в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание отражению в учете выявленных недостач, а также выверке взаиморасчетов с поставщиками и покупателями организации.

Бухгалтерские документы

За какой период следует проверить наличие документов?

Согласно статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в течение этого времени организацию уже проверяла налоговая инспекция, будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки.

Если проверки не было, то следует помнить, что по закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет (ст. 17), и поэтому именно за этот период должны быть в наличии.

На определенную, согласованную с уходящим главным бухгалтером дату все учетные процессы за истекший период должны быть завершены. Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи,
сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

К передаче готовятся книги и журналы регистрации: ценных бумаг, доверенностей, регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, кассовая книга; учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Некоторые бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы и описаны. Но согласитесь, в ином учреждении эта процедура может занять весь срок передачи дел. К тому же, отсутствие документа не спасает от ответственности в дальнейшем.

Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности

Проверка всего бухгалтерского и налогового учета за период в 3 года в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц, квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.

Проверяется соблюдения требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н). Обращается внимание на соблюдение правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных лиц.

При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими учредительными документами, доверенностями или приказами.

Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог на прибыль и НДС.

В отчетности следует обратить внимание не только на правильность заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его сдачи и наличие всех необходимых подписей.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Обычно, оформляются бухгалтерские справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера, так и на прежнего.

Инвентаризация

Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?

Вспомним, что обязательные случаи ее проведения установлены п. 2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Эти же положения содержатся в п. 1.5 приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", п. 27 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" и п. 22 Приказ Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов".

Проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Если Вы принимаете дела в преддверии составления годовой отчетности, и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике предприятия, а инвентаризация не проводилась, Вы имеете полное право ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации имущества и обязательств при приеме дел.

Если на принимаемом в Ваше ведение предприятии главный бухгалтер является материально-ответственным лицом, а это возможно в соответствии со ст. 243 ТК РФ и должно быть оговорено в трудовом контракте, инвентаризация также обязательна.

При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель администрации. Этот акт является приложением к акту приема-сдачи дел.

Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени на сдачу-приемку дел мало, будет не лишним посмотреть итоги последней инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует отметить в акте према-передачи дел

дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с руководителем проведение инвентаризации вначале Вашей работы.

На практике бухгалтеры проводят инвентаризацию финансов (смотрят остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств и материально-производственных запасов. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.

Акт приема-передачи дел

В итоге приема-передачи дел оформляется приемо-сдаточный акт. В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.

Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей работы главного бухгалтера. Но это выгодно и уходящему сотруднику. Новичок просто на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднении при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. Тогда всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

Форму акта каждый знает, можно взять за основу любой. А вот содержательную часть составить в цейтноте и эмоциях бывает затруднительно. Дадим примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать Акт приема-сдачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии

Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств.

Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций

Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов расчетного характера.

Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных в этом лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов)

Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на . Ответственные хранители ценностей, имеется ли приказ об их назначении.

5. Состояние материального учета

Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальные ценности, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками

Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.

7. Отчетность

Соблюдение требования составления месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов

Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятие или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения.

Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи

Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др.

Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам.

Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также счетам учета иного имущества.

11. Подписи

Главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта, уходящий бухгалтер вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых: первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

О смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, приказ о назначении, данные его паспорта (ксерокопию).

В зависимости от стиля работы новой компании уведомляются постоянные партнеры и подразделения.

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице. Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована. Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена. Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны. Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с .

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность. Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст. 8 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица). При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Порядок действий при передаче дел

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется . Так, в соответствии с п. 4 разд. І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І , при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.

Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации. Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке. Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1 ).

Порядок проведения инвентаризации таков:

• создание инвентаризационной комиссии;
• выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
• непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
• подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

Образец 1 Приказ о проведении внеплановой инвентаризации В связи с увольнением главного бухгалтера ООО «Свет» Петровой Раисы Семеновны с 01.08.16 г. с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести внеплановую инвентаризацию денежных средств, бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей, а также основных средств и нематериальных активов. 2. Установить срок проведения внеплановой инвентаризации до 29.07.16 г. 3. Включить в состав инвентаризационной комиссии: Председатель комиссии: заместитель директора (подпись) И. И. Иванов Члены комиссии: главный технолог П. П. Носов юрист С. С. Обухов начальник отдела кадров И. В. Ручкин инженер по охране труда Т. В. Шарикова 4. Инвентаризацию провести в присутствии материально ответственного лица. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Этап 2. Подготовка документов для передачи

На данном этапе необходимо позаботиться о качественной подготовке всей бухгалтерской документации для передачи новому работнику (либо директору предприятия – см. выше).

Бывший бухгалтер подшивает, нумерует все регистры, приводит в порядок отчетность и т. д. Это достаточно трудоемкий процесс, однако если этого не сделать, велика вероятность того, что уволившегося сотрудника (декретницу) будут беспокоить по тем или иным вопросам только потому, что новый главбух не может найти необходимую документацию.

Этап 3. Создание комиссии по передаче дел

Комиссия создается приказом руководителя по предприятию (фрагмент приказа приведен ниже в образце 2 ). В этом приказе рекомендуем отразить и сроки приемки-передачи дел.

В комиссию обычно входит не менее трех человек: работник, передающий дела, работник, принимающий дела, и руководитель предприятия. Могут быть привлечены и другие сотрудники (например, юрист), а также аудиторы и независимые эксперты.

Комиссия проверяет правильность оформления передаваемых документов, состояние бухгалтерского и налогового учета, достоверность отчетных данных, а также наличие и правильность оформления первичных документов (как полностью, так и выборочно).

Этап 4. Оформление акта приемки-передачи дел

После завершения проверки документов составляется акт приемки-передачи дел. В нем отражается полный перечень документации, которую передает бывший главный бухгалтер новому (или директору предприятия). К акту может прилагаться опись документов, которые находятся в бухгалтерии и/или архиве предприятия.

В акте приемки-передачи в обязательном порядке следует:

• зафиксировать все факты выявления документации без подписей, с ошибками и/или неточностями;
• указать перечень недостающих документов (при выявлении).

Поскольку на сегодня форма такого документа законодательно не утверждена, акт может быть составлен в произвольной форме. При этом не следует забывать о таких обязательных реквизитах, как наименование предприятия, код ЕГРПОУ, дата и место составления акта, Ф. И. О. и должности членов комиссии, перечень передаваемой документации (см. образец 3 ).

Акт составляется в двух экземплярах: один остается на предприятии, другой передается бывшему главному бухгалтеру. По желанию акт можно составить в трех экземплярах (дополнительно для принимающего дела работника).

Акт подписывают передающая и принимающая стороны, а также остальные члены комиссии. Если кто-то из подписантов с чем-то не согласен либо имеет возражения по тексту акта, он может подписать его с соответствующей пометкой и приложить к акту письменное пояснение своих возражений.

С момента подписания акта приемки-передачи всеми членами комиссии главный бухгалтер, покидающий свою должность, фактически освобождается от своих обязанностей.

Образец 3 УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Свет» Птица В. В. 01.08.16 г. Подпись. Печать АКТ приемки-передачи дел г. Киев 29.07.16 г. Петрова Раиса Семеновна, главный бухгалтер ООО «Свет» (приказ от 04.01.16 г. № 34-Л), и Птица Василий Васильевич, директор ООО «Свет», действующий на основании Устава предприятия, составили данный акт приемки-передачи дел о нижеследующем: 1. В соответствии с приказом от 20.07.16 г. № 15-ОД Петрова р. С. передала, а Птица В. В. принял дела и документы в присутствии членов комиссии: Ковалева С. А. (начальник юридической службы) и Сумкина В. В. (начальник службы безопасности). 2. Результаты проверки бухгалтерской и налоговой отчетности: состояние отражения хозяйственных операций в первичных документах, документов по ведению финансовой, статистической и налоговой отчетности, хранение документов на предприятии – удовлетворительное. 3. Перед заключением данного акта проведена инвентаризация нематериальных активов, основных средств, товарно-материальных ценностей. Протокол прилагается. 4. Во время приемки-передачи дел проведена проверка первичных документов ООО «Свет». 5. В ходе приемки-передачи дел переданы следующие документы: регистры бухгалтерского учета на бумажных носителях на 48 листах <...> (перечислить), подшито в папку – 1 шт.; кассовая книга за 2016 год на 100 стр. – 1 шт.; первичные документы в папках с описью – 12 папок; налоговые накладные в папках с описью – 10 папок; акты проверок контролирующими органами в папках с описью – 2 папки; акты передачи дел в архив, подшитые в папках с описью – 5 папок; приказ об учетной политике на предприятии на 5 листах – 1 шт.; штатное расписание ООО «Свет» на 2 листах – 1 шт. 6. Данный акт составлен в двух экземплярах: один – для Петровой р. С., другой – для бухгалтерии ООО «Свет». Подписи: передал: Р. С. Петрова (подпись) 29.07.16 г. принял: В. В. Птица (подпись) 29.07.16 г. Члены комиссии: С. А. Ковалев (подпись) 29.07.16 г. В. В. Сумкин (подпись) 29.07.16 г.

Выводы

При смене главного бухгалтера на предприятии во избежание неприятных ситуаций и конфликтов необходимо провести внеплановую инвентаризацию, подготовить документы для передачи, создать комиссию по передаче дел и оформить акт приемки-передачи дел.

"Бухгалтерский учет", 2006, N 16

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ

ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА ОРГАНИЗАЦИИ

Как правильно оформить эту процедуру? На что нужно обратить внимание прежнему и новому главному бухгалтеру, чтобы обезопасить себя в дальнейшем от претензий со стороны руководства организации и контролирующих органов? Ответы на эти вопросы даны в статье.

Кому можно передать дела

На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.

Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.

Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.

Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой - передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.

Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).

Как оформить прием-передачу дел

В настоящее время нет нормативного документа, который регулировал бы процесс приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

В Положении о главных бухгалтерах, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, отмечалось, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности предприятия. Хотя этот документ уже является недействующим, им, на наш взгляд, можно воспользоваться при решении вопроса о порядке приема-передачи дел при увольнении прежнего и назначении нового главного бухгалтера.

Некоторые министерства и ведомства в определенной степени регламентировали этот порядок для подведомственных организаций. Например, Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575 "О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера - начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения Российской Федерации" (далее - Письмо ГТК) и Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР от 28.05.1979 N 25-12/38.

Каждая организация, исходя из требований Закона "О бухгалтерском учете", вправе сама установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел.

Процедура приема-передачи дел может быть разделена на следующие этапы:

издание приказа о приеме-передаче дел;

инвентаризация имущества и обязательств;

инвентаризация расчетных операций;

проверка состояния учета и отчетности;

собственно прием-передача дел (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.);

составление акта приема-передачи дел.

Издание приказа о приеме-передаче дел

Руководитель организации должен издать приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера и приеме им дел от прежнего бухгалтера. При этом в течение небольшого периода времени работают два главных бухгалтера. Поэтому возможны два варианта. При варианте 1 нового главного бухгалтера принимают на работу в другой должности, а после приема-передачи дел назначают главным. При варианте 2 оба бухгалтера (прежний и новый) работают в должности главного.

В приказе о назначении нового главного бухгалтера, по нашему мнению, должно быть указано:

фамилия, имя и отчество нового главного бухгалтера;

характер исполнения обязанностей - временный или постоянный;

момент (дата) оформления передачи дел;

срок приема-передачи дел;

состав комиссии по приему-передаче дел (если она будет образована);

состав привлеченных лиц (например, аудиторов) - при необходимости;

изменения в другие приказы, которыми определяется состав различных комиссий, куда включается главный бухгалтер (постоянно действующей инвентаризационной комиссии, по списанию основных средств, материально-производственных запасов и др.);

срок, в который каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства;

порядок смены банковских карточек с образцами подписей (руководителя организации и главного бухгалтера) и оттиска печати.

Наиболее удобной датой оформления приема-передачи дел, по нашему мнению, является первое число того месяца, когда началась эта процедура, поскольку на этот момент должны быть завершены все учетные записи по фактам хозяйственной жизни предыдущих периодов.

Срок приема-передачи дел устанавливается в зависимости от объема работы, но не может быть более двух недель, поскольку согласно ст. 80 ТК РФ любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом руководителя организации за две недели.

В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что этот срок не должен превышать: для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений - семь дней, для промышленных предприятий, крупных организаций и учреждений - пять дней.

Комиссия по приему-передаче дел (кроме прежнего и нового главного бухгалтера) формируется при необходимости (в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, плохих результатов последней налоговой проверки и т.п.). В эту комиссию могут входить иные работники бухгалтерии, сотрудники других подразделений организации, главный бухгалтер головной организации (при смене главного бухгалтера в филиале) и т.д. В приказе следует оговорить полномочия данной комиссии.

Третьи лица могут привлекаться к процессу приема-передачи дел в случае необходимости более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т.п.

Время передачи ведения текущих дел, денежных и расчетных документов от прежнего главного бухгалтера к новому, смены банковских карточек может определяться по-разному: после проведения инвентаризации денежных средств в кассе, подписания акта приема-передачи дел и т.д.

В Инструкции Минздрава СССР, например, было указано, что после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно оформляется право подписи платежных поручений, чеков и других банковских документов нового главного бухгалтера. До оформления этой подписи прежний главный бухгалтер подписывает банковские документы под контролем нового главного бухгалтера. В дальнейшем, наряду с проверкой состояния бухгалтерского учета и отчетности, новый главный бухгалтер руководит текущей работой бухгалтерии.

О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговые органы.

Инвентаризация имущества,

обязательств и расчетных операций

При смене главного бухгалтера возникает вопрос: надо ли проводить инвентаризацию имущества и обязательств организации? Проведение инвентаризации всего имущества и обязательств организации в абсолютном большинстве случаев невозможно, поскольку, во-первых, потребует много времени и сил на эту работу, во-вторых, не предусмотрено нормативными документами, регулирующими порядок ведения бухгалтерского учета.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона "О бухгалтерском учете" предприятие обязано проводить инвентаризацию, если происходит смена материально ответственных лиц. Таким образом, проведение инвентаризации того или иного имущества при смене главного бухгалтера обязательно только в том случае, если он является материально ответственным лицом за это имущество.

Согласно ст. 243 ТК РФ "материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с... главным бухгалтером". Как правило, полную материальную ответственность возлагают на бухгалтеров малых предприятий, одновременно работающих кассирами. В данном случае обязательно должна быть проведена инвентаризация имущества, в частности денежных средств в кассе, находящегося под ответственностью главного бухгалтера-кассира. При этом составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15), который подписывают, кроме кассира и представителя администрации, прежний и новый главный бухгалтер.

Инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главных бухгалтеров.

Особое внимание следует обратить на инвентаризацию расчетных операций: по дебиторской и кредиторской задолженности, расчетам с подотчетными лицами, расчетам по возмещению материального ущерба, расчетам с бюджетом и фондами, расчетам с учредителями (собственниками) и т.д.

Проверка состояния учета и отчетности

Идеальный вариант приема-передачи дел предполагает тщательную проверку состояния учета и отчетности хотя бы за несколько последних месяцев работы прежнего бухгалтера. Однако эта проверка требует много времени и сил на ее проведение, поэтому проводится не всегда.

Так, в Письме ГТК отмечено, что "прием-сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляется актом после проверки финансово-хозяйственной деятельности организации, состояния бухгалтерского и налогового учета и достоверности отчетности. По решению руководителя организации прием-сдача дел могут осуществляться без проведения проверки финансово-хозяйственной деятельности".

Что и как нужно проверять, если проверка приказом предусмотрена?

Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности чаще всего проводится непосредственно новым бухгалтером. В случае необходимости (например, при запущенности учета, плохих результатах последней налоговой проверки и т.п.) для проверки может создаваться комиссия, в которую включают работников бухгалтерии самой организации и (или) специалистов со стороны (например, аудиторов). В этом случае проверке подвергаются:

Бухгалтерская и налоговая отчетность;

Выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами;

Финансовые планы, сметы, штатные расписания и т.п.;

Регистры бухгалтерского и налогового учета;

Материалы инвентаризаций;

Акты аудиторских, налоговых и иных проверок.

При этом проверяется:

а) правильность оформления первичных документов, служащих основанием для записей в учетных регистрах;

б) полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни за выбранный период;

в) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на ту или иную отчетную дату;

г) соответствие показателей бухгалтерской отчетности данным учетных регистров;

д) соответствие даты фактов хозяйственной жизни дате бухгалтерской записи, их отражающей.

Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяют выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.

При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

Прием-передача дел

Под передаваемыми-принимаемыми делами понимаются первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и др.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года. Следовательно, для целей налогового учета должны быть обязательно в наличии документы, относящиеся к периоду последней налоговой проверки.

Документы, относящиеся к прошлым отчетным периодам, должны быть переплетены и храниться в архиве.

Документы текущего отчетного периода должны быть укомплектованы в дела согласно номенклатуре, разработанной в организации.

Кроме первичных документов, должны быть переданы книги и журналы регистрации: доверенностей, приходных и расходных кассовых документов, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары, учета полученных и выданных счетов-фактур, покупок и продаж, банковских чековых книжек и т.п. Если некоторые из необходимых книг (журналов) отсутствуют, то об этом следует указать в акте приема-передачи дел, а сами эти книги (журналы) завести со дня приема-передачи дел.

Составление акта приема-передачи дел

После завершения указанных этапов процедуры передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором следует указать все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи. Поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется, акт может быть составлен в произвольной форме.

Акт приема-передачи дел составляется для разграничения ответственности прежнего и нового главного бухгалтера. Исходя из этого в акте, по нашему мнению, следует отразить:

ф. и. о. лиц, сдающих и принимающих дела;

дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;

число переданных дел, хранящихся в архиве;

число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии;

серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

число переданных печатей, штампов и т.п.

К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

К акту приема-передачи дел также желательно приложить:

Акт об инвентаризации денежных средств в кассе;

Материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;

Последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);

Справку о наличии в распоряжении главного бухгалтера положений, инструкций, приказов и других нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности;

Справку об обеспечении бухгалтерии средствами оргтехники.

Если утеряны или не велись какие-либо документы или учетные регистры, то это необходимо отразить в акте приема-передачи дел. При этом прежний главный бухгалтер должен написать на имя руководителя организации объяснительную записку с указанием причин нарушений. Со дня приемки дел необходимо завести недостающие учетные регистры.

Акт составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации.

В.В.Патров

М.Л.Пятов

Санкт-Петербургский государственный университет

Подписано в печать