Операции по кассе (связанные с оборотом наличных средств) являются важной составляющей в жизнедеятельности любой организации и как структурная единица, и как техническое средство. Документальное оформление проведенных кассовых операций необходимо для обеспечения достоверности информации по движению наличных средств. При этом необходимо соблюдать законодательно установленные нормативы, относящиеся к движению денежных средств. Также на оформление документов по кассе отразило свое влияние законодательство в области ККТ в связи с использованием онлайн-касс.
Рассмотрим порядок оформления документации по кассе.
Нормативное регулирование
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассы утвержден Центробанком Указанием от 11.03.2014 № 3210-У. В связи с повсеместным использованием онлайн-касс сужен этот порядок, который определяет организация или ИП самостоятельно и прописывает в (по сохранности наличных, хранении, перевозки).
При этом важную роль играет то, что ЦБ допускает оформление и в электронном виде и допускается комбинирование электронных и бумажных документов. При этом нужно отметить, что для электронных документов обязательно должна быть электронная подпись кассира и главного бухгалтера .
За кассовые операции ответственность возлагается на кассира, но если компания не большая, то обязанности кассира может взять на себя другое ответственное лицо (директор или главбух) и этот момент нужно включить в соответствующее положение. При этом лицо, ответственное за кассу должно быть штатным работником организации.
Синтетический учет операций по кассе ведется на счете 50 (активный) по дебету отражается поступление денег, по кредиту – выдача), по которому допускается открытие таких субсчетов:
- 1 Касса организации
- 2 Операционная касса
- 3 Денежные документы
Для организаций должен быть установлен лимит по кассе, суммы выше лимита необходимо передавать кредитным организациям (на ИП это не распространяется – они имеют право хранить столько наличности, сколько считают нужным).
Лимит расчетов наличными
По отношению к расчетам с физическими лицами и ИП ограничений по расчетам наличными нет. Юридические лица обязаны придерживаться ограничения по наличным расчетам в 100000 руб . в соответствии с Указанием ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У.
Если договор юридического лица составляет 200000 руб., то можно
- оформить 2 договора по 100000 руб.
- оплатить половину наличными, а другую половину – по безналичному расчету
Установление лимита остатка кассы
Лимит кассы организация устанавливает самостоятельно исходя из специфики деятельности организации и объемов движения денежных средств и утверждает его приказом руководителя .
Для расчета лимита по кассе можно использовать способы, отраженные в Указании ЦБ N 3210-У: исходя из движения денежных средств (в зависимости от специфики).
Действующее юридическое лицо производит расчет на основе объемов поступлений (выдачи) наличных денег, а организуемое юридическое лицо – исходя из ожидаемых объемов поступлений (выдачи).
Лимит остатка рассчитывается по формуле:
Лимит = объем поступлений (выдачи) наличных денег / расчетный период (1 – 92 дня) * число дней сроков сдачи в банк
Пример расчета лимита кассы
В ООО «Альфа и омега» за период с 1 по 30 июня (30 день) выручка 3000000 руб. Инкассация денег в банк происходит раз в 3 дня. Лимит кассы составляет:
3000000 / 30 дн. * 3 дн. = 300000 руб.
На основании произведенных расчетов формируется приказ руководителя о лимите остатка кассы.
Важно! Если лимит остатка не установлен , то он считается равным 0.
Формирование кассовых документов
Все факты хозяйственной деятельности подлежат оформлению первичными документами. В связи с применением онлайн-касс допускается ведение кассовых документов как в электронном (при наличии электронной подписи), так и бумажном виде, а также в комбинированном виде. Например, для наличия подтверждающего документа у лица, вносящего деньги в кассу, можно ПКО оформлять в бумажном виде, где отрывная часть ПКО остается у лица, внесшего деньги в кассу.
С 01.01.2013 г. типовые формы не являются обязательными к применению, документы по ведению кассовых операций остаются обязательными (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
РКО и ПКО используются для подтверждения факта движения денег по кассе. Эти документы составляются непосредственно при движении денег по кассе, формируются в 1 экземпляре кассиром, подписывается руководителем и главбухом (или уполномоченным на такие действия лицом), и результаты движения денег должны быть обязательно зафиксированы в журнале регистрации (), которую ИП могут не вести.
Порядок заполнения РКО и ПКО
Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-Ф З к оформлению первичных документов определены такие требования:
- полное название
- число, когда составлен документ
- организация, составившая документ
- содержание проведенной операции
- величина и единицы измерения
- должности лиц, оформивших операцию
- подписи лиц и их расшифровку
Непосредственно в ПКО и РКО имеются такие особенности оформления:
- указывается корреспондирующий счет
- основание для приема (выдачи) денег
- лицо, которому выдаются деньги (от которого принимаются)
- сумма указывается цифрами и прописью
- перечисляются документы-основания для выдачи с номерами и датами их составления
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
К нарушениям относятся:
- расчеты наличными юридических лиц превышающих установленные размеры (100 тысяч рублей по договору)
- неоприходование в кассу наличности
- несоблюдение порядка работы с наличностью
- наличие денег сверх лимитов
Ст. 15.1 КоАП РФ определяет административную ответственность в области нарушения порядка ведения операций по кассе
За аналогичное нарушение (отсутствие первичных документов) предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ. За такие деяния, совершенные в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ, предусмотрен штраф в размере 10000 рублей.
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ И. Башкирова
Ошибка по оформлению РКО
При выдаче заработной платы есть ли необходимость оформления РКО к платежной ведомости?
На основании платежной ведомости в обязательном порядке оформляется РКО. В соответствии с Указаниями ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У выдача наличности производится по: РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. На выдаваемую сумму должен быть составлен РКО, при этом его номер и дата фиксируются в платежной ведомости на последней странице.
Документальное оформление кассовых операций должен производить практически каждый хозяйствующий субъект. Некоторые послабления введены лишь для индивидуальных предпринимателей. В материале пойдет речь о том, какие документы составляются по кассовым операциям и как правильно вносить в них имеющиеся сведения.
Какой нормативный акт определяет документальное оформление и порядок ведения кассовых операций
Кассовые операции ведутся в строгом соответствии с нормативными актами. В настоящее время операции по кассе регулируются указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, в котором определяется порядок документального оформления кассовых операций для организаций и упрощенный порядок - для ИП и малого бизнеса. В этом нормативном акте произведена коррекция ранее действующих положений. А именно - изменениям подверглись две сферы:
- Процедура определения и утверждения лимита кассы. Здесь:
- Индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса с момента вступления в силу указания 3210-У могут не утверждать этот лимит.
- Организации, для которых утверждение этого лимита обязательно, получили послабление: им предоставлено право выбора расчетной формулы. Ориентироваться они могут либо на величину выручки, либо на объем действительных расходов наличных средств.
- Порядок ведения кассовой книги. В частности, ИП и предприятия малого бизнеса вправе не вести этот регистр в те периоды, когда наличные обороты отсутствовали. Более того, предпринимателям на отдельных системах налогообложения вообще разрешено не оформлять кассовые документы.
Сам же процесс оформления документов по кассовым операциям практически не изменился. Подробней о сути таких действий и правилах внесения сведений речь пойдет ниже.
Категории кассовых операций
Кассовые операции делятся на две категории:
- Приходные, когда хозсубъект принимает наличные средства. Это может быть торговая выручка, получение денег в банке на зарплату, возврат средств подотчетниками и проч.
- Расходные, когда наличные средства выдаются из кассы. Здесь имеется в виду зарплата, сдача выручки в банковское учреждение, выдача денег подотчетникам и проч.
Какими документами оформляются кассовые операции
Все движения наличных денег должны найти отражение в следующих документах:
- два вида ордеров - приходный (форма КО-1) и расходный (КО-2).
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3).
- кассовая книга (КО-4);
- Книга, в которой ведется учет поступивших и ушедших из кассы денежных средств (КО-5).
Из приведенного перечня видно, что документальное оформление кассовых операций в 2017 году практически не изменилось по сравнению с предыдущими периодами.
Правила формирования документов по кассовым операциям
Ответственного за оформление кассовых операций назначает руководитель предприятия, это может быть специальный кассир, если позволяет штатное расписание; эти функции могут быть поручены бухгалтеру при минимуме штата; наконец, обязанности кассира вправе выполнять сам руководитель, если это микропредприятие, или индивидуальный предприниматель, если у него соответствующий статус.
Может так случиться, что кассиров на предприятии несколько, в таком случае следует назначить старшего. Курирует этот цех обычно главный бухгалтер, поскольку именно в его подчинении находятся кассиры. Однако при отсутствии главбуха кураторство может передаваться иному уполномоченному сотруднику или директору предприятия.
Под оформленными кассовыми документами должна стоять подпись главбуха, при его отсутствии - бухгалтера. Если и тот и другой не входят в штат, документы должен подписывать руководитель предприятия. В самом низу документы подписывает кассир, принявший или выдавший деньги.
Для заверения подписи кассиру выдается печать или штамп с соответствующими реквизитами. Если на предприятии несколько лиц, имеющих право подписи финансовых документов, то у кассира должны иметься образцы таких подписей.
При наличии в штате предприятия нескольких кассиров все движения налички вносятся старшим кассиром в книгу, предназначенную для учета приходящих на предприятие и уходящих средств.
Современное бухгалтерское законодательство допускает два способа ведения кассы:
- на бумажных носителях (документы заполняются от руки или набираются на компьютере с последующей распечаткой на бумаге);
- на компьютерах с помощью специальных программ (для такого оформления непременно используются специальные средства защиты данных, заверяются такие документы специальными электронными подписями).
Как документируются приходные операции
Приходные кассовые операции — документальное оформление таковых осуществляется с помощью приходного кассового ордера, которому присвоен индекс ОКУД 0310001. Скачать бланк ПКО можно на нашем сайте.
Кассир при получении ПКО должен совершить следующие действия:
- Осуществить прием наличных средств, проверяя, совпадает ли поступившая сумма с той, которая указана в ордере.
- Поставить подпись в ордере (внизу), на отрывной части (квитанции) кроме подписи ставится еще и печать или штамп. Довольно часто печать находится в бухгалтерии, поэтому ее ставит не кассир.
При обнаружении в документе расхождений в суммах или ошибок кассир передает неправильный бланк в бухгалтерию для переоформления.
Если хозсубъект получает деньги и пробивает соответствующие чеки на кассовом аппарате, то в ордер разрешается внести общую выручку. Сумма внесенных средств должна совпадать с суммой с контрольной ленты после гашения.
Расходные кассовые документы
При выдаче наличных средств из кассы должен оформляться расходный кассовый ордер с индексом ОКУД 0310002. Бланк РКО можно скачать на нашем сайте.
Получив этот документ, кассир предпринимает действия, во многом схожие с теми, которые мы описывали в предыдущем разделе. Так, он должен:
- Проверить, есть ли на документе подпись руководителя и бухгалтера.
- Проверить, совпадают ли суммы, указанные в документе прописью, с теми, что указаны цифрами.
- Проверить, представлены ли подтверждающие документы (если таковые требуются).
- Убедиться по удостоверению личности, что получатель именно то лицо, которому должны быть выданы деньги.
- Произвести подготовку и подсчет наличных средств, выдать их получателю, потребовать поставить подпись на РКО.
- Поставить свою подпись под документом.
Следует отметить, что если заработная плата на предприятиях выдается по ведомостям, то РКО оформляется только на те суммы, которые действительно были выданы работникам. Оставшаяся невыплаченной сумма должна быть депонирована.
Иногда для получения заработной платы используются доверенности. Действия кассира тогда немного усложняются.
- Во-первых, ему надо будет проверить, совпадают ли Ф. И. О., приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в РКО.
- Во-вторых, понадобится проверять, совпадают ли сведения, приведенные в доверенности, с теми, которые указаны в удостоверении личности.
Когда оформляется ведомость (платежная или расчетно-платежная), то перед подписью лица, облеченного доверием, ставится запись «По доверенности».
Если такой документ оформляется на получение средств по разным основаниям или от нескольких организаций, то доверенность должна иметь несколько заверенных копий. Оригинал кассир прилагает к РКО или ведомости по окончании всех процедур.
Кассовая книга - общие правила заполнения и ведения
Кассовые операции должны быть внесены в кассовую книгу, имеющую ОКУД 0310004. Мы предоставляем возможность скачать кассовую книгу на нашем сайте.
Каждая операция по ПКО и РКО должна быть записана в этот регистр. Каждый рабочий день кассира должен заканчиваться тем, что он проверяет соответствие данных ордеров и данных кассовой книги, подбивает остаток и подписывает страницу. После этого такую же проверку осуществляет главбух и тоже ставит подпись.
Если бухгалтерский аппарат на предприятии не предусмотрен, контроль за заполнением данного регистра возлагается на руководителя.
При отсутствии движения денежной наличности в кассовую книгу записи не вносятся.
Кассовую книгу разрешается не вести отдельным категориям индивидуальных предпринимателей, применяющих некоторые специальные режимы налогообложения.
Для ведения кассовых операций предусмотрены строгие правила. В частности, все движения с наличными деньгами должны оформляться документально с помощью форм, утвержденных нормативными актами.
Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано. О нем мы и расскажем в данной статье.
Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций
С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее - указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.
В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:
- Установления лимита остатка кассы:
- право не устанавливать лимит получили ИП и организации - субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале );
- предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.
Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты теперь могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
- Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять:
- на бумажном носителе с заполнением от руки;
- на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
- в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.
Нововведения в кассовых операциях - 2017
Следующие крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:
- Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
- Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
- Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
- Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
- Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.
Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом .
Кассовые операции: что к ним относится
К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):
- прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
- выдача наличности (расходные операции).
Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.
Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.
Какими документами оформляются кассовые операции
Для документального оформления кассовых операций предназначены:
- приходный кассовый ордер (ПКО);
- расходный кассовый ордер (РКО);
- кассовая книга;
- расчетно-платежная ведомость;
- платежная ведомость;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:
Общие правила оформления документов по кассовым операциям
Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по .
Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323). Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.
Документирование приходных кассовых операций
Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).
При получении ПКО кассир:
- Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
- Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
- Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
- Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.
В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.
Расходные кассовые документы
Расходными документами по кассе являются:
- расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);
- расчетно-платежная ведомость - форма по ОКУД 0301009 (см. );
- платежная ведомость - форма по ОКУД 0301011 (см. ).
При получении указанных документов кассир:
- Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
- Проверяет наличие подтверждающих документов.
- Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
- Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.
Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в .
Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по .
Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.
Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:
- соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.
Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.
Кассовая книга
Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).
Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.
В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.
Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии - руководитель.
Итоги
Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.
Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.
Сущность и специфика проведения кассовых операций
Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.
Кассовые операции состоят из следующих этапов :
- зачисление;
- передача;
- пересчет банкнот, монет;
- хранение;
- документирование кассовых операций.
Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.
Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.
От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.
Порядок проведения кассовых операций
Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.
Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.
Документы для ведения кассового учета
Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.
ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.
Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.
Особенности заполнения кассовой книги
Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.
Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.
При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.
После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.
Приходный и расходный ордера
Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.
Приходный ордер должен содержать :
- номер регистрации;
- название компании;
- код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
- номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
- дата регистрации ордера.
После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.
Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.
Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.
Другие документы для учета финансовых операций
Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.
Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.
Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.
Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.
Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.
Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.
Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.
Все финансовые операции заверяются соответствующими документами. Документальное оформление кассовых операций является подтверждением всех выполняемых действий бухгалтера (кассира).
Ведение документооборота кассовых операций регламентировано действующим законодательством РФ.
Документальное оформление операций в кассе
Самой ответственной работой на предприятии являются учет денежных средств и правильное оформление кассовых документов.
Госкомитетом статистики РФ утверждены определенные документы, при помощи которых бухгалтер осуществляет первичный учет кассовых операций на предприятии. Кассовые документы организации оформляются главным бухгалтером, кассиром, иногда - директором (в случае отсутствия бухгалтера). К ним прилагаются все документы, подтверждающие основание для их оформления.
Оформляют документы:
- приходный кассовый ордер (сокр. ПКО) является первичным документом (ОКУД 0310001), который оформляется по приходу денег в кассу организации;
- расходный (сокр. РКО) - первичная форма любого кассового учета (ОКУД 0310002);
- оформление кассовой книги;
- платежная ведомость;
- расчетно-платежная ведомость;
- книга учета выданных (принятых) денежных средств.
Рассмотрим более подробно каждый из документов.
ПКО заполняется вручную или в автоматизированном режиме (программа 1С: Бухгалтерия). Данная программа намного упрощает ведение бухгалтерского учета на предприятии и дает уникальную возможность, заполнив лишь первичные формы учета, сформировать автоматически, без лишних усилий, всю отчетность (кассовую книгу, платежную ведомость и т. д.).
При поступлении денег кассир или бухгалтер должен проверить наличие подписи главного бухгалтера или руководителя. Потом сверить фактическую сумму наличности и указанную в документе. Пересчет должен производиться на виду у клиента.
Для корректного оформления ПКО нужно заполнить следующие реквизиты:
- регистрационный номер;
- название предприятия;
- дата;
- номер корреспондирующего счета (субсчета).
Приходный ордер оформляется в таких случаях:
- продажа товара;
- возврат неиспользованной суммы, выданной ранее в подотчет;
- прием выручки и прочее (на конец любого рабочего дня оформляется общий ПКО).
РКО предназначен для быстрого и точного оформления выдачи средств из кассы производства. Такая выдача наличности производится по определенным документам (например, по ведомостям и пр.) и удостоверениям личности получателя. Обязательные данные в РКО и ПКО одинаковые. Он подписывается только главным бухгалтером производства и его руководителем. Таким ордером оформляются следующие операции:
- Выдача зарплаты персоналу и работникам предприятия. Подтверждениями являются расчетно-платежная ведомость и расписка о получении.
- Внесение выручки на расчетный счет в банке. Подтверждается заявкой на внесение наличных средств на расчетный счет.
- Выдача денег в подотчет на командировку или приобретение продукции (авансовый отчет, квитанции, накладные) и т. д.
Порядок оформления кассовой книги
Для учета выданных и поступивших в кассу денег оформляется кассовая книга (0310004). Все записи производятся в соответствии с первичными документами, а именно приходными и расходными кассовыми ордерами. После оформления каждого из них вносится запись в книгу.
Затем кассир должен проверить все суммы, указанные в первичных документах и книге, и в случае полного соответствия вывести остаток на конец текущего рабочего дня. Каждый лист скрепляется подписью кассира, который отвечает за достоверность предоставленных данных. Если в течение дня в книгу не вносили никаких записей, то остаток предыдущего рабочего дня будет конечным остатком текущего.
Ведение книги учета средств
Данный документ предусмотрен для заполнения только старшим кассиром предприятия. Он предназначен для крупных производств, где документы четко распределяются между старшим и обычными кассирами (0310005).
В начале текущего рабочего дня главный бухгалтер предприятия выдает определенную сумму денег, распределенную между кассирами, под подпись. Остаток денег сдается в конце этого же дня также под подпись материально-ответственных лиц. Но если деньги выданы для выплаты зарплаты, то остаток или полный отчет сдается только в конце срока, определенного именно расчетно-платежной ведомостью.
Она необходима для своевременной выдачи зарплаты персоналу и работникам предприятия (0301009) и содержит такие данные, как:
- ФИО работника:
- сумма оклада;
- количество фактически отработанных часов;
- удержание из заработной платы;
- окончательная сумма к выплате.
Данная ведомость составляется лишь в одном экземпляре для внутреннего учета организации. Если заработная плата не была выдана сотруднику вовремя, напротив его данных ставится отметка «депонировано». Вся сумма выданной заработной платы на предприятии оформляется расходным ордером, регистрационные данные которого фиксируют в расчетно-платежной ведомости. Платежная ведомость выполняет те же функции, что и расчетно-платежная.
Корректное ведение учета кассы играет очень важную роль в деятельности каждого предприятия. Для этого нужно соблюдать следующие правила:
- вовремя и корректно вносить все записи в кассовую книгу на основании первичных документов;
- не допустить превышения лимита в кассе, который установлен индивидуально на каждом предприятии;
- хранить свободные деньги компании на расчетных счетах банка.