Организации и предприниматели, которые занимаются определенными видами деятельности, вправе не применять ККТ при условии оформления бланков строгой отчетности. Для контроля за поступлением, расходом и остатком бланков строгой отчетности, рекомендуется вести журнал учета БСО.
Предприниматели вправе выдавать бланки БСО в случае осуществления следующих видов деятельности:
- Торговля печатными изданиями (газетами, журналами), а также сопутствующими товарами, однако доля продажи печатных изданий должна быть не менее 50%;
- Продажа ценных бумаг;
- Организация питания во время занятий в образовательных организациях;
- Торговля на рынках, ярмарках. В данном случае предусмотрены исключения (например, торговля на ярмарке со специально оборудованного места павильона);
- Разносная торговля с тележек, корзин, в вагонах поездов (исключением являются товары, нуждающиеся в специальном хранении);
- При оказании услуг населению: ремонт обуви, изготовление ключей, заготовка дров на зиму и т.д.
В Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ № 359 от 6 мая 2008 г., сказано, что учет бланков, информация по их наименованиям, сериям и номерам заносится в журнал учета БСО (образец заполнения вы найдете в конце статьи). Для заполнения книги предусмотрены определенные правила: так, листы книги должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы и подписаны, скреплены печатью (при наличии). Давайте разберемся по порядку.
Журнал учета БСООбязательной к применению формы для книги учета бланков строгой отчетности законодательством не предусмотрено. Однако компания вправе утвердить для использования, как журнал учета бланков строгой отчетности, одну из следующих форм:
- форму из приложения № 6 к Указаниям, приведенным в приложении № 2 к Протоколу заседания ГМЭК № 4/63-2001 от 29 июня 2001 г.;
- форму, приведенную в приложении № 4 к Приказу Минфина России № 52н от 30 марта 2015 г., которая применяется, в частности, государственными ведомствами, федеральными и муниципальными учреждениями.
Кроме перечисленных выше форм, чтобы вести журнал учета БСО, не возбраняется разработать собственную форму, в том числе воспользовавшись в качестве образца указанными выше формами и удалив ненужные реквизиты или дополнив необходимыми.
Какую бы форму не решила использовать компания, необходимо помнить правила заполнения книги учета бланков строгой отчетности:
- Весь документ, от самого первого до самого последнего листа должен быть прошит и пронумерован;
- Каждый раздел журнала должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем компании;
- В журнал необходимо вносить наименования бланков, их серии и номера.
Если компания не будет следовать правилам, перечисленным выше, книга БСО не будет считаться корректно заполненной. Правила заполнения и обращения с БСО целесообразно закрепить в локальном нормативном акте. Кто из сотрудников ведет учет бланков, отвечает за корректное заполнение книги, за ее сохранность – все эти вопросы стоит закрепить в документе.
Журнал регистрации бланков строгой отчетности: образецВ шапке книги или на отдельной странице, которая будет использоваться в качестве титульной страницы, необходимо указать название документа «Журнал регистрации БСО» (образец записи) и период, который включает в себя все оформленные в нем записи. Под названием документа указывается название компании или данные предпринимателя, также потребуется указать отдел, который отвечает за ведение данного документа (обычно это бухгалтерия) и название формы строгой отчетности.
- Дата: отдельно в каждой колонке необходимо указать дату, месяц, год. Например: число – 3, месяц – август, год – 2017;
- От кого получен бланк или кому отпущен;
- Основание, согласно которому передан бланк – название документа, номер документа и его дата. Например: «товарная накладная №423 от 11.08.2017»;
- Образец журнала БСО далее содержит сведения о приходе бланков: в одном столбике необходимо указать количество бланков, а в другом – серию и номер бланка;
- Расход: количество израсходованных бланков, серию и номер документа, подпись сотрудника, который получил бланк;
- Остаток бланков: количество бланков, серия и номер оставшихся бланков;
В последней строке таблицы «Итого» целесообразно подвести итоговое количество бланков по таблице: приход, расход и остаток бланков.
Журнал учета БСО, образец заполненияСама форма не является сложной для заполнения, но требует аккуратности и системного подхода. Если у вас есть вопросы по заполнению журнала, ознакомьтесь с образцом заполнения
С недавних пор ИП не ведут кассовую книгу. Но это не освобождает их от обязанности вести книгу учета БСО и выдавать соответствующие бланки. Особенно это актуально, когда применяется ЕНВД, УСО, или предприниматель ведет свою деятельность на основании патента.
Обратите внимание! ИП не может применять бланки строгой отчетности при оказании услуг организациям и при продаже товаров.
Даже если условия налогообложения позволяют выбирать: применять ККМ или БСО, выбор в пользу бланков строгой отчетности для предпринимателя предпочтителен. Преимущества использования БСО очевидны, так как в противном случае предприниматель должен:
- приобретать дорогостоящий контрольно кассовый аппарат,
- регистрировать аппарат в налоговой,
- заключать сервисный договор с ЦТО,
- следить за состоянием кассового аппарата, не допускать его поломок,
- периодически приобретать кассовую ленту.
Кроме этого если бизнес предпринимателя требует постоянных поездок к клиенту, то использование кассового аппарата неудобно. Применение бланков строгой отчетности имеет заметные преимущества.
В свою очередь, у таких бланков есть свои недостатки:
- бланки можно использовать только при оказании услуг населению;
- БСО, напечатанные в типографии, заполняются вручную, что достаточно неудобно, при большом потоке клиентов;
- необходимо осуществлять строгий учет БСО и хранить их копии (корешки) в течение 5 лет;
- периодически необходимо заказывать новые партии бланков.
За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчётности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:
- для ИП и должностных лиц организации (руководителя) – от 3 000 до 4 000 рублей;
- для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.
За несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчётности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ). Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.
Видео: Бланки строгой отчетностиОчень часто в своей деятельности индивидуальные предприниматели и организации используют кассовый аппарат или бланки строгой отчетности в работе с физическими лицами. В сегодняшнем материале мы расскажем, как вести учет бланков строгой отчетности. Также из этой публикации читатель узнает, что такое БСО, каковы правила их разработки и печати.
Бланк строгой отчетности (БСО) — документ, который используют для оформления расчетов наличными деньгами. Можно приобрести в готовом печатном виде в типографии или создать собственные бланки. Если применяются бланки, созданные самостоятельно, то они должны иметь ряд обязательных реквизитов, которые содержатся в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359 (пункт 3).
Использование самостоятельно разработанных бланков строгой отчетности должно быть утверждено приказом руководителя.
Также важно знать, что БСО применяются только теми ООО и ИП, которые занимаются оказанием услуг населению.
Таким образом, получив денежные средства за предоставленную услугу, индивидуальный предприниматель или организация выдают покупателю документ, который является подтверждением оплаты. Как правило, это квитанции, билеты или талоны. Вышеперечисленные документы оформляются на БСО, которые приравниваются к кассовому чеку.
В Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359, есть все правила создания, а также хранения и учета бланков строгой отчетности.
Формы БСОКак уже отмечалось выше, существуют такие БСО, форма которых разработана органами исполнительной власти. К таким БСО относятся отраслевые бланки, а именно:
- железнодорожные билеты;
- экскурсионные путевки.
Данные бланки строгой отчетности утверждены Министерством транспорта и Министерством культуры РФ.
Чаще всего и индивидуальные предприниматели, и организации самостоятельно разрабатывают форму БСО, содержащую все необходимые, в соответствии с нормами действующего законодательства, реквизиты, перечисленные в Постановлении Правительства РФ от 06 мая 2008 г. № 359 (пункт 3).
Вот некоторые из этих требований к БСО:
1. Наименование (ИП или ООО).
2. Номер (шестизначный) и серия.
3. Вид и стоимость предоставленной услуги.
4. ИНН (ИП или ООО).
Кроме того, законом не запрещается воспользоваться заимствованной формой бланков строгой отчетности, которая была разработана другим налогоплательщиком (сообщение УФНС России по г. Москве в Письме от 01.03.2010 № 17-15/020721).
Обратите внимание, что регистрировать в госорганах выбранный вами вариант БСО нет необходимости. Об этом идет речь в Письме от 29.01.2013 № 03-01-15 /1-14.
Бланк строгой отчетности нужно утвердить внутренним документом своей организации.
Напечатать БСО можно 2 способами:
1. В типографии (которая вправе выпускать данные бланки).
2. Самостоятельно (с помощью автоматизированной системы).
Такой автоматизированной системой может стать доработанный контрольно-кассовый аппарат. Этот аппарат, в отличие от обычной ККТ, не нужно регистрировать в налоговой службе (Письмо ФНС России от 24.08.2012 № АС-4-2 /14038).
Отметим, что обычный компьютер с принтером для печати БСО не подойдет. Такая точка зрения была не раз высказана чиновниками Министерства финансов РФ (например, Письмо от 25.11.2010 № 03-01-15 /8-250).
Бухгалтерский и налоговый учет БСОДля учета наличия (выдачи) бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности». На этом счете ведется учет бланков строгой отчетности по условной стоимости. Она утверждается в учетной политике организации или индивидуального предпринимателя.
Учет БСО, изготовленных типографским способомЗатраты на изготовление или приобретение бланков строгой отчетности в типографии учитывают в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы списывают на следующие затратные счета 20, 25, 26 и 44, отраженные такой проводкой:
Дебет 60 Кредит 51 — Оплачены услуги типографии за изготовление БСО (перечислены денежные средства для покупки БСО).
БСО, которые были изготовлены в типографии, учитывают так: поступление бланков заносят в акт приемки, а дальнейшее их продвижение фиксируют в журнале учета бланков строгой отчетности.
Какой-либо унифицированной формы такого журнала нет. ИП или ООО самостоятельно разрабатывают форму журнала и ведут его.
В журнал учета БСО обычно включают такие графы, как:
1. Дата поступления бланков.
2. Количество поступивших бланков.
3. Лицо, передавшее бланки.
4. Реквизиты документа.
В журнале выводится текущий остаток по каждому наименованию, включая серию и номер БСО. Остаток должен быть подтвержден актом инвентаризации бланков строгой отчетности.
Листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Журнал заверяется подписью и печатью руководителя. Ведение учета БСО аналогично ведению кассовой книги.
В момент приема денег у клиента, работник организации (или ИП) заполняет бланк и указывает в нем полученную денежную сумму. После этого основная часть заполненного БСО передается клиенту. Отрывная часть (корешок) бланка остается у работника организации (ИП). В случае отсутствия у бланка отрывной части, делается копия БСО.
Сумма, полученная от клиента, заносится в приходный кассовый ордер и записывается в кассовой книге. Корешок или копия бланка строгой отчетности является документом, который подтверждает поступление наличных денежных средств.
В случае налоговой проверки, работники инспекции пересчитывают корешки или копии БСО и удостоверятся, что их количество совпадает с тем, что было отражено в журнале учета бланков строгой отчетности. После этого, работники налоговой складывают суммы, которые указаны в корешках (копиях) бланков строгой отчетности и сравнивают их с размером выручки, проведенной по кассе.
Учет БСО, изготовленных самостоятельноКогда БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы, учет бланков строгой отчетности осуществляется данной системой. Таким образом, система фиксирует и одновременно сохраняет сведения обо всех бланках, которые были выпущены, включая их номера и серии. При наличии такой системы вести учет БСО нет необходимости.
При самостоятельном изготовлении БСО расходы списываются на счета 20, 25, 26, 44:
Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 60 — Списаны затраты на покупку, изготовление БСО.
В ходе проверки налоговые инспекторы могут потребовать предоставить им данные относительно выпущенных бланков, которые хранятся в системе. Согласно п. 12 Положения № 359, налогоплательщик обязан предоставить эту информацию сотрудникам налоговой службы.
Инспекторы сверяют количество БСО, которое зафиксировано системой с числом корешков (копий) бланков строгой отчетности. После этого проверяется соответствие суммы по корешкам с суммами, указанными по дебету счета 50.
Учет БСО для перепродажиМожет возникнуть ситуация, когда бухгалтер на момент приобретения бланков не уверен в том, как именно будут использованы БСО в дальнейшем. То есть, их необходимо отразить на счете 10 «Материалы».
В случае продажи БСО, их сначала переводят на счет 41 «Товары». После этого, продажа отражается таким проводками:
1. Дебет 62 Кредит 91 — выручка от реализации БСО.
2. Дебет 91 Кредит 68 — НДС, начисленный при реализации БСО.
3. Дебет 91 Кредит 41 — закупочная стоимость / стоимость создания реализованных БСО.
Как было сказано выше, если БСО изготавливаются типографским способом, должна вестись книга учета БСО.
При этом согласно действующему законодательству, хозяйствующий субъект имеет право самостоятельно разработать подходящий журнал учета бланков строгой отчетности. Изготовленная книга должна быть пронумерована и прошита. После этого руководитель, бухгалтер организации и ответственное лицо подписывают книгу и скрепляют ее печатью.
После этого создается регламент ведения книги, который закрепляется изданием соответствующего акта с указанием ответственного за ведение книги лица. После этого ответственное лицо и руководитель организации (ИП) подписывают договор о материальной ответственности.
Учет бланков ведется по их номеру, серии, наименованию, дате поступления.
Как говорилось выше, БСО, изготовленные с использованием автоматизированных систем, не требуют ведения книги.
Книга учета БСО — образец заполненияНажав на кнопку ниже, читатель может скачать образец заполнения журнала учета БСО.
(БСО) является документом, который подтверждает получение оплаты денежных средств. Фактически БСО заменяет собой кассовый чек.
В случае оказания услуг населению, на бланках строгой отчетности оформляются: проездные документы, талоны, квитанции, билеты, путевки, абонементы и другие документы.
В нашей сегодняшней публикации мы расскажем о том, как ведется учет бланков строгой отчетности. А в нижней части страницы размещена книга учета бланков строгой отчетности, которую можно скачать.
Реквизиты и особенности бланков строгой отчетностиОбязательными реквизитами бланков строгой отчетности являются:
- наименование документа (с указанием шестизначного номера и серии);
- наименование организации (с указанием организационно-правовой формы);
- фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
- место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
- вид и стоимость услуги (в денежном выражении);
- сумма оплаты;
- дата составления документа (осуществления денежного расчета);
- фамилия, имя, отчество и должность лица, совершающего операцию с его подписью (печатью);
- иные реквизиты (по желанию ИП).
Типографский документ БСО обязательно должен содержать информацию об изготовителе: сокращенное наименование, место нахождения, ИНН, номер заказа, тираж и год выполнения.
На каждом бланке строгой отчетности, изготовленном типографским способом, проставляется серия и номер документа.
Учет бланков строгой отчетностиИндивидуальный предприниматель (или руководитель организации) заключает договор о материальной ответственности с работником, который будет заниматься получением, хранением, учетом и выдачей бланков документов и приемом от населения наличных денежных средств.
Поступившие бланки документов должны приниматься ответственным работником в присутствии комиссии, образованной индивидуальным предпринимателем (руководителем организации).
Проверке подлежит соответствие количества, номеров и серий бланков данным, указанным в сопроводительных документах.
После этого составляется акт приемки. Он утверждается ИП (руководителем организации) и является основанием для принятия документов на учет.
Сведения о полученных бланках БСО следует внести в специальную «Книгу учета бланков строгой отчетности».
Обратите внимание, что унифицированной книги учета БСО не существует и поэтому ИП (организация) составляет журнал учета бланков строгой отчетности на свое усмотрение.
Все страницы книги учета бланков строгой отчетности необходимо прошнуровать и пронумеровать.
Работник, ответственный за ведение книги, а также бухгалтер и руководитель организации, ставят свою подпись на документе (и печать — при наличии).
В книге учета бланков строгой отчетности отражаются все движения бланков:
- поступление;
- выбытие;
- списание.
Вышеперечисленная процедура учета БСО актуальна для бланков строгой отчетности, напечатанных типографским способом. Если БСО были изготовлены при помощи автоматизированной системы самой организацией (ИП), то журнал учета бланков строгой отчетности вести нет необходимости. Система сама все фиксирует и учитывает.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетностиВ бухгалтерском учете БСО принимаются на забалансовый счет — 006 (приходуются в дебет). По мере выдачи бланков строгой отчетности населению, их списывают с кредита 006.
В бухгалтерском учете затраты на изготовление БСО отражаются так:
Как уже упоминалось ранее, если бланки строгой отчетности были распечатаны типографским способом, то вести книгу учета БСО является обязательным.
ИП или организация, в соответствии с действующим законодательством вправе самостоятельно разработать удобную для себя модель книги учета БСО. Журнал нужно прошить и не забыть пронумеровать. Ответственный работник, руководитель и бухгалтер организации подписывают документ и скрепляют его печатью.
Учет в книге БСО ведется по наименованию, серии и номеру бланка. Также указывается дата поступления бланков (их количество и реквизиты).
Регламент ведения книги (журнала) учета бланков строгой отчетности закрепляется на локальном уровне путем издания соответствующего акта (с указанием ответственного лица за ведение журнала).
Руководитель и работник подписывают договор о материальной ответственности. ИП (руководитель) обязуются создать условия для сохранности БСО.
БСО, выпускаемые при помощи автоматизированных систем не требуют ведения книги учета. Доступ к системе должен быть ограничен. В этом случае каждый бланк должен иметь серию и номер.
Инвентаризация БСОРевизия БСО осуществляется в период инвентаризации наличных денежных средств, находящихся в кассе. Проверку наличия бланков строгой отчетности проводят по каждому месту хранения, с учетом начальных и конечных номеров БСО (в соответствии с Приказом Минфина от 13.06.1995 г. № 49 в редакции от 08.11.2010 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).
Для инвентаризации используют форму ИНВ-16: «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», утвержденную постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 в последней редакции от 03.05.2010 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Перед началом инвентаризации БСО, берется расписка с материально ответственных лиц (она включается в часть заголовка инвентаризационной описи).
Опись составляется в двух экземплярах.
Хранение БСОДля хранения бланков строгой отчетности выделяется специально оборудованное помещение. Место хранения БСО по окончании рабочего дня опломбируется (опечатывается).
Лучше всего БСО хранить в сейфах или в специальных помещениях — это позволит избежать их кражи или порчи.
Каждый бланк должен иметь копию, которая хранится пять лет.
Оригиналы бланков строгой отчетности также хранятся не менее пяти лет.
Хранение БСО с помощью автоматизированных системПри оформлении БСО с помощью автоматизированной системы необходимость во всех вышеперечисленных операциях при хранении обычных БСО отсутствует. Автоматизированная система БСО должна соответствовать критериям п 11. Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 (последняя редакция от 15.04.2014).
К таким критериям относятся:
- возможность защиты системы от несанкционированного доступа;
- возможность идентификации и фиксации операций с БСО в течение 5 лет;
- возможность сохранения в памяти АС данные о БСО.
Однако распечатанные с помощью автоматизированной системы, но испорченные БСО должны по аналогии с типографскими БСО храниться в сейфе организации.
Уничтожение БСОПо истечении пятилетнего срока хранения бланков строгой отчетности, их следует уничтожить. Акт об уничтожении БСО является основанием для их уничтожения. Он составляется специальной комиссией, которая действует на основании приказа индивидуального предпринимателя (руководителя организации).
Бланки строгой отчетности уничтожаются в присутствии всех членов комиссии.
Скачать книгу учета бланков строгой отчетностиСтатья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018
Тоже может быть полезно: Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегамУважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257
Применение бланков строгой отчётности освобождает организацию (ИП) от использования кассового аппарата. Одновременно законом РФ предусмотрена ответственность за соблюдение требований по грамотному учёту БСО в специальных книгах.
БСО (бланк строгой отчётности) является финансовым документом. Иными словами, бланк подтверждает получение денежных средств без выдачи кассового чека. Такой вариант рассматривается только при оказании услуг (работ) населению.
Выдача БСО при продаже товара является незаконной. Это прописано в Федеральном Законе № 54-ФЗ от 2003г. с изм. доп. Актуально в 2017г.
Примеры БСО: ж/д билеты, авиабилеты, билеты в театр (кино, выставку и прочее), путёвка в санаторий и т. д.
Законодательством РФ разрешено самостоятельно разрабатывать форму бланка, но печатать предпочтительнее в типографии (постановление №359 РФ от 06.05.2008 с изм. и доп.). Однако есть бланки, форма которых унифицирована законом РФ. Коррекция таких бланков недопустима.
К утверждённым законом РФ бланкам относятся:
- железнодорожные, авиабилеты и др. документы по перевозке пассажиров;
- билеты на прочие пассажирские перевозки общественным транспортом (автобусные и пр.);
- багажные квитанции, квитанции на провоз ручной клади;
- сохранная квитанция, выдаваемая ломбардами;
- театральные билеты и абонементы, кинобилеты;
- экскурсионные путёвки;
- туристические путёвки.
Бланк БСО заполняется одновременно с копией. Нужное количество копий прописано на каждом бланке. На некоторых бланках предусмотрены отрывные части.
Для учёта бланков строгой отчётности предусмотрена специальная книга. Она так и называется: «Книга учёта БСО». Оформляется книга в строгом порядке: обязательная нумерация, листы прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя (главного бухгалтера) или ИП. Каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму книги по учёту БСО либо приобрести готовый вариант.
Обязательно ли заводить книгу учёта для бухгалтерииОрганизация или ИП не обязаны вести книгу учёта БСО, если бланки изданы при помощи автоматизированных систем.
Бланки, изданные при помощи типографии, обязательно требуется фиксировать в журнале учёта БСО.
Правильный контроль и заполнение журнала учёта бланков строгой отчётности Учёт в организации (у ИП)Напомним, что бланки строгой отчётности заполняются при отсутствии кассового чека.
Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники»
Первое, что потребуется при учёте БСО - издание приказа, где чётко прописаны правила заполнения журнала БСО. В этом же приказе можно назначить материально ответственное лицо по учёту бланков.
Внимание! ИП имеет право на налоговый вычет в сумме, потраченной на приобретение БСО. Поэтому правильный учёт приобретённых бланков крайне важен.
В день поступления в организацию бланков строгой отчётности необходимо их принять на баланс. Сначала проводится инвентаризация поступивших бланков только в присутствии членов комиссии. По итогам заседания комиссии составляется соответствующий акт. И только на основании акта бланки принимаются на учёт назначенным материально ответственным лицом (п.14 постановления 359 РФ от 06.05.2008).
Как быть, если член комиссии только один. Акт приёмки БСО - обязателен, поэтому комиссия может состоять из единственного члена.
Можно ли ИП самому себе выдать бланки БСО? Лучше соблюсти формальности и требования закона РФ и оформить акт передачи бланков БСО самому себе. Этим вы ничего не нарушите, а наоборот, только перестрахуетесь.
Как правильно заполнитьВ соответствующей строке пишется полное название организации (ИП). Если есть структурные подразделения - указываются соответствующие сведения (если подразделений нет - ставится прочерк).
Правильно заполняем поля книги - таблица.
Внимание! На каждый вид бланка (квитанция, билет и прочее) заполняется отдельный лист книги учёта БСО.
Заполнение сведений о БСО - таблица.
| Наименование столбца | Как заполнять |
| Дата | Ставится дата получения БСО материально ответственным лицом. |
| От кого получено (кому отпущено) | Указываются сведения от кого получены (например, типография). При передаче бланков указывается лицо, которому они выдаются. |
| Основание | Указываются реквизиты документа, на основании которого производится приём или выдача бланков (например, накладная на получение или приказ на выдачу БСО). |
| Приход | Указываются сведения о поступивших бланках (серия, номер первый и последний, количество). |
| Расход | Сведения о выданных бланках. Обязательно ставится подпись сотрудника, получившего бланки. |
| Остаток | Количество оставшихся в наличии БСО. |
| Итого | Сводные данные по приходу, расходу, остатку БСО. |
Заполнение книги БСО на примере бланка «Квитанция»
Нумерация БСОКаждый вид бланков строгой отчётности нумеруется по порядку. В случае проверки контролирующими органами обязательно производится сверка использованных и оставшихся бланков. Поэтому испорченные бланки сразу подлежат списанию с обязательным сохранением самого бланка.
А вот использование БСО не по порядку не грозит никакими штрафными санкциями.
Кто заполняет и отвечает за хранениеРуководителем организации (ИП) приказом назначается ответственный за бланки сотрудник. Как вариант - сотрудник бухгалтерии. Он и является материально ответственным лицом, отвечающим за сохранность и правильный учёт БСО.
Отвечать за ведение книги и сохранность БСО вправе сам ИП, если у него нет штата работников.
Ответственный за БСО сотрудник обязательно должен ознакомиться под подпись с приказом о назначении его материально ответственным лицом. Этот сотрудник заполняет графы книги в соответствии с инструкцией.
Одновременно ответственное лицо отвечает и за сохранность бланков. Где и как хранить бланки решается в каждой организации индивидуально. Главное - обеспечить полную сохранность.
Если БСО хранятся в сейфе организации или ИП, то его ежедневно следует опечатывать.
Сейф следует опечатывать ежедневно
Материально ответственное за БСО лицо обязано соблюдать порядок и сроки хранения документов. При нарушении требований статьи 15.11 КоАП РФ на виновное лицо накладывается штраф в размере 2–3 тыс. рублей.
Инвентаризация, списаниеСроки проведения инвентаризации БСО определяются в локальных нормативных актах организации (ИП). Часто эту процедуру совмещают с инвентаризацией наличных денежных средств в кассе предприятия (ИП).
Срок хранения использованных бланков, в т. ч. копий (корешков) - 5 лет, неиспользованных - неограниченный срок (ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ).
Сверка всех БСО организации (ИП) осуществляется специальной комиссией. Делать акт сверки разрешено единственному члену комиссии. В нём обязательно перечисляются реквизиты использованных, испорченных, неиспользованных бланков.
С момента инвентаризации срок хранения списанных бланков - 1 месяц. Далее они уничтожаются (сжигаются).
Вести грамотный учёт БСО - это:
Своевременное заполнение книги учёта БСО. Ответственность за сохранность БСО. Своевременная инвентаризация и списание бланков.
Если ответственное за БСО лицо действует по закону РФ, то риск возможных неприятностей в виде штрафов сводится к минимуму.