Как заполнить счет фактуру на аванс. Счет-фактура на аванс: как заполнить, каковы требования? Образец

Счет-фактура на аванс выписывается в течение пяти дней после того, как от покупателя поступила предоплата за товар или услугу –это единая позиция налоговых органов, которая подтверждена решениями судебных органов власти.

В случае если данную законодательную норму бухгалтер не будет принимать во внимание и не следовать ей, и займется оформлением документа только лишь при отгрузке товара или выпишет итоговый счет-фактуру по окончанию отчетного периода, то фирме придется столкнуться с неприятностями.

В каких случаях выписывается счет-фактура

Если обратиться к Налоговому кодексу, то там сказано, что счет-фактура является правовым основанием по принятию покупателем заявленных сумм налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Форма для выписки счетов-фактур, как по факту зачисления предоплаты, так и по факту поставки товара не имеет отличий, то есть документы в этих двух случаях абсолютно одинаковые. Данная форма была закреплена на законодательном уровне – ее утвердило Постановление правительства №1137 от 26.12.2011 года.

Продавец обязан выписать данный документ в течение пяти дней после того, как имело место одно из приведенных ниже событий:

Покупатель перечисли денежные средства на расчетный счет покупателя в качестве авансового платежа;
Товар был отгружен покупателю, то есть произошла передача прав собственности на имущество. Или работы или услуги были оказаны.

Такое требования прописано в пункте 3статьи 168 Налогового кодекса РФ.

Сам счет-фактура должен быть оформлен соответствующим образом: в документе (в пунктах 5 и 5.1 статьи 169 НК) необходимо заполнить все обязательные реквизиты. Заостряем внимание на важность заполнения сроки 5 в форме налогового документа. Если обратиться к Постановлению Правительства №1137 от 26.12.2011 года, то там есть правила, в соответствии с которыми, а также опираясь на подпункт 3 п. 5.1 статьи 169 НК России, в данной строке в обязательном порядке должны быть проставлены дата и номер платежного документа.

Если за один рабочий день был осуществлен не один перевод авансового платежа, то в счете-фактуре на аванс их все следует отобразить. В случае отгрузки товара покупателю и выписки счета-фактуры, необходимо перечислить реквизиты всех платежно-расчетных документов по каждой оплате, осуществленной в счет этой отгрузки.

Есть исключительные ситуации, когда в строке 5 формы счета-фактуры не пишется ничего (следует ставить прочерк). Так делается в том случае, когда предоплата частичная или 100%-ная была осуществлена в форме расчетов без использования денежных средств. К примеру, при расчете за товар был использован вексель, а не деньги.

Случаются моменты, когда фирма осуществляет непрерывные поставки товаров или услуг, и покупатель перечисляет множественные авансовые платежи. В качестве примера можно привести предприятие, деятельность которого связана с телекоммуникациями и которое осуществляет трудовую деятельность на условиях предоплаты. В подобной ситуации допускается выписывать счет-фактуру на аванс в конце расчетного периода на сумму всех авансовых платежей, поступивших от заказчика. При этом стоимость предоставленных услуг, оказанных по факту, вычитается. Разъяснения относительно данного момента предоставлено Минфином в письмах № 03-07-09/12 от 27.03.2009 года №03-07-15/39 от 06.03.2009 года.

Министерство финансов также дало разъяснение относительно того, что если после внесения предоплаты в течение пятидневного срока товар был отгружен, то счет-фактуру можно составить единожды – тогда, когда товар был поставлен. Данное разъяснение два раза давалось в письмах Минфина №03-07-14/99 от 12.10.2011 и №03-07-15/39 от 06.03.2009. Но здесь имеется одно немаловажное «но»: федеральная налоговая служба дала разъяснения в своем письме №КЕ-4-3/3790 от 10.03.2011, что действовать таким образом нельзя. Фискалы считают, что счет-фактура на аванс обязан быть выписан в любой ситуации, даже если после внесения аванса в течение пяти дней отгрузка товара произошла.

Плательщики налогов должны понимать, что прислушиваться все же рекомендуется к разъяснениям ФНС, чтобы через время не пришлось столкнуться с процессом обжалования. Безусловно, если вы не хотите открывать кошелек на дополнительные затраты, связанные с разбирательствами в суде, а также не желаете гробить свое время на оспаривание, избежать которого вы могли.

Как правильно выписывать счет-фактуру на аванс

Когда предоплата от покупателя поступила к продавцу, последний в течение 5 дней в обязательном порядке должен выписать счет-фактуру на полученный аванс и передать документ своему контрагенту. Данный момент четко прописан в пункте 3 статьи 168 НК РФ. В свою очередь покупатель наделяется правом на вычет в сумме НДС, который обозначен в документе, с предоплаты. Данное право закреплено на законодательном уровне в п.12 ст.171 Налогового кодекса РФ.

Заостряем внимание, что в НК не имеется исключений из правил в виде позволения не выписывать счет-фактуру при получении авансового платежа или частичной оплаты. По этой причине вы обязаны соблюдать срок, равный пяти дням, выделенный на выписку данного налогового документа.

Есть некоторые возможные исключительные случаи, предусмотренные в правилах заполнения книги продаж. Данные правила закреплены на уровне закона и были утверждены Постановлением правительства №1137. Если обратиться к абзацу 3 п.17 данной нормы закона, то там обозначено, что за полученную предоплату счета-фактуры могут не выписываться при следующих ситуациях:

Авансовый платеж выполнен в счет операции, по которой ставка налога нулевая или налог на добавленную стоимость не уплачивается.
Авансовый платеж осуществлен в счет поставки товара, назначенной на будущий период, и на ее производство понадобится не менее 6 месяцев времени.
Опираясь на положения ст. 145 НК плательщик налогов использует право на освобождение от обязанностей по исчислению и уплате упомянутого налога.

Ошибки при работе со счетом-фактурой

Как вы поняли из написанного выше, в налоговом кодексе четко обозначены правила относительно обязанности продавца и сроков, в которые авансовый счет-фактура должны быть выписаны. Несмотря на это, есть плательщики налогов, которые данные правила не принимают к действию. Многие бухгалтера не считают необходимым по каждой полученной от покупателя предоплате, выписывать им счет-фактуру на авансовый платеж.

Некоторые подбивают итоговую сумму перечисленного аванса, отнимают из нее сумму отгруженного товара и если после процедуру остается аванс, то лишь в этом случае выписывают налоговый документ. Как правило, делается это раз в три месяца, но и при отгрузке тоже выписывается счет-фактура. Некоторые вообще не занимаются выпиской налогового документа, если в этом же налоговом периоде оказывались услуги или был отгружен товар (передача имущественных прав или выполненных работ).

Данные варианты ведения учета не нужно брать на вооружение, так как в дальнейшем могут быть проблемы. И когда к вам придет ревизия, проверяющие сразу затеют проверку относительно того, были ли выписаны по полученным авансовым платежам счета-фактуры.

Как караются нарушения относительно выписки счета-фактуры

Если в период проверки, когда уже не имеется возможности подать уточнения к декларации и выписать исправленный счет-фактуру, будут выявлены нарушения, плательщикам налога придется худо. На первый взгляд, предоплата все равно погашается поставкой товара в налоговом периоде, но ситуация не отличается простотой.

Должностное лицо, когда зафиксирует факт того, что на зачисленную предоплату не был выписан налоговый документ, сделает доначисление налога на добавленную стоимость. И процедура доначисления будет проведена по всем авансовым платежам за отчетный период. И после этого плательщик налога лишится права на налоговый вычет, так как он не был предъявлен (в декларации подобные вычеты по НДС) не заявлены.

Помимо этого, налоговая служба наложит штрафные санкции на плательщика налога за серьезное нарушение правил учета объектов налогообложения. Данный момент оговорен в ст.120 Налогового кодекса. За данное правонарушение будет наложен штраф, размер которого равняется 10000 рублям в том случае, если нарушение закона зафиксировано в одном отчетном периоде. Если налогоплательщик не отличался надежностью относительно правильного ведения налоговой документации и нарушил закон более 1 отчетного периода, то размер штрафных санкций утроится и составит до 30000 рублей.

Реакция судебных органов на нарушения со счетом-фактурой

Если обратиться к постановлению №23/11 Президиума Высшего арбитражного суда России от 26.04.2011 то там идет речь о том, что в обязанности плательщика налогов входит заявление в декларации всех прав, которые у него имеются на применение вычета налога на добавленную стоимость. При этом наличие всех документов, которые подтверждают право вычета по сумме НДС, не избавляют от необходимости их задекларировать.

Конституционный суд РФ в 2005 году в своем определении №93-О сослался на том, то все обязательные реквизиты, обозначенные в п.5 и п.6 ст.169 НК заполнять нужно в обязательном порядке. В данном определении указывается и на то, что для подтверждения права на вычет плательщик налогов обязан представить лишь грамотно заполненный счет-фактуру, отображающий все необходимые сведения. Подобная позиция Конституционного суда имеет серьезные обоснования, и основана она на необходимости пресечь ситуации, имеющие отношение к незаконному возмещению налога на добавленную стоимость (возвратом или зачетом) из средств государственного бюджета.

Иной позиции придерживается 17 арбитражный аппеляционный суд. В своем постановлении от 23 августа 2012 года он обозначил, что если налогоплательщик допустил оплошность и не заполнил должным образом строку 5 формы налогового документа (реквизиты расчетно-платежного документа), то это нарушение не должно являться основанием для того, чтобы лишить покупателя права на вычет. Такое же постановление было вынесено в Московском округе федеральным арбитражным судом в декабре 2011 года.

Заполняется аналогично счету-фактуре на отгрузку товара. Реквизиты, обязательные к заполнению, прописаны в п.5.1 статьи 169 НК. Предоставляем список того, что нужно заполнить:

Реквизиты. Налоговые номера покупателя и продавца.
Номер по порядку счета-фактуры и дата, когда документ был выписан. Номер налогового документа необходимо проставлять в хронологическом порядке вместе с аналогичными бумагами, которые при отгрузке выписывает бухгалтер.
Дата и номер платежного документа, и здесь разговор ведется о том платежном документе, основываясь на который продавцом была получена предоплата. Мы уже заостряли ваше внимание на том, что если расчет за товар производился не деньгами, то данная строчка не требует заполнения, и в ней ставится прочерк.
Название (код) валюты, в которой осуществлялась предоплата.

В документе есть табличная часть, и в первой графе надо обозначить наименование работ, услуг, товаров, в счет дальнейшей передачи которых покупатель (заказчик) осуществил авансовый платеж. Прочерки ставим в строках 3 и 4. Наименования должны быть аналогичны тем позициям, которые прописаны в договоре. Когда заявка на поставку товара создается после перечисления предоплаты, то в налоговом документе можно не перечислять все наименования, а просто обобщить. К примеру, «Канцелярские принадлежности». Чтобы сразу стало понятно, что речь идет о предоплате, для наглядности можно в первой графе написать в кавычках слово «аванс».

Можно также обозначить обобщенное наименование товарных позиций. К примеру, «аванс за оказание юридических услуг». Такая возможность появилась, исходя из разъяснений в письме Минфина РФ от 26.072011 за №03-07-09/22. В графе с наименованием работ, товаров, услуг желательно обозначить номер договора между участниками сделки, согласно которому был осуществлен авансовый платеж.

Далее в табличной части формы счета-фактуры необходимо в графе 7 прописать ставку и сумму НДС начисленного (для этого имеется графа 8). Вдобавок, пишем сумму авансового платежа – для этого предназначена графа 9. Суммы надо прописать в рублях и копейках, причем округления не допускаются. И в прочих графах и строках налогового документа, которые прописаны в п.4 правил заполнения счетов-фактур, нужно ставить прочерки. Этот момент можно изучить в приложении к ПП №1137.

Авансовый счет-фактура в обязательном порядке должен быть подписан теми же должностными лицами, что и обычный налоговый документ – директором предприятия и главным бухгалтером. Если эти функции выполняют другие сотрудники, на которых возложены данные полномочия согласно приказу или доверенности, то подписи ставят они.

Документ в бумажном виде может быть на 100% заполнен на компьютере. Допускается его частичное заполнение рукописным способом. Бланк налогового документа может быть напечатан как в типографии, так и на принтере. В том числе и с внесенными необходимыми данными.

Понятие и случаи использования счетов-фактур устанавливает Налоговый кодекс РФ в статье 169. Из нее следует, что в настоящий момент используются 3 вида платежно-расчетных документов:

Основной или отгрузочный предоставляется поставщиком заказчику по факту поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг, а также при юридической передаче прав от одного экономического субъекта другому. Описание, формат и содержание таких документов регулирует п. 5 ст. 169 НК РФ.
По предоплате направляется исполнителем заказчику в том случае, если последний оплатил аванс за поставляемые товары, работы или услуги. Порядок заполнения утверждается п. 5.1 ст. 169 НК РФ.
Корректировочный формируется при изменении ценовых или количественных характеристик поставки. Сведения по расчетно-платежным документам уточняются в случае снижения цены на товары, работы, услуги или объема поставляемой продукции. Данный тип документов применяется с 2011 года (245-ФЗ от 19.07.2011).

Отгрузочные и авансовые отличаются моментом составления. Отгрузочный счет выставляется после завершения поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, тогда как расчет на аванс предоставляется при условии предоплаты. Есть существенные отличия и в содержании таких расчетных документов, ведь счета по предоплате составляется еще до факта поставки. Часть информации для внесения в бланк просто отсутствует.

Для чего нужен

В одной из статей мы подробно рассказывали о том, для чего нужен и . В этой статье разберемся, авансовая счет-фактура — что это? Утвержденная ПП РФ № 1137 унифицированная форма счета-фактуры является единой как для случаев предоплаты, так и для расчетов за реализацию поставленной продукции, фактическое выполнение работ или оказание услуг. Чтобы ответить на часто задаваемый вопрос, что же это за документ — для чего нужна авансовая счет фактура покупателям и как составить ее корректно, необходимо дать определение авансового счета-фактуры.

Авансовый счет является непосредственным правовым обоснованием факта освобождения от налогового бремени и принятия заказчиком сумм по налогу на добавленную стоимость, заявленных к вычету. Счет-фактура на аванс — это составляющая платежной документации, которая предъявляется продавцом за средства, внесенные заказчиком в качестве предоплаты.

По правилам, утвержденным действующим налоговым законодательством. То, когда выписывается счет фактура на аванс 2019 поставщиком, регулируется п. 3 ст. 168 НК РФ, то есть он должен быть выставлен в течение 5 дней после момента перечисления заказчиком авансовых сумм. На основании полученных от поставщика документов покупатель имеет право произвести вычет НДС с суммы, указанной в документе на предоплату, при взаиморасчетах с бюджетом и перечислении налоговых платежей (п. 12 ст. 171 НК РФ).

Если при совершении авансового платежа заказчик не получил надлежащую бумагу у продавца, НДС в авансовом отчете без счета-фактуры вычитается при условии, что продавец также является плательщиком налога на добавленную стоимость. Для этого необходимо приложить к отчету кассовый чек или приходный ордер, в котором отдельной строкой будет указан НДС по данной операции.

Счет-фактура на аванс имеет юридическую силу, равную отгрузочному расчету. Едина и форма, по которой составляются документы. Она утверждена Постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011 (приложение № 1 к ПП РФ № 1137). Отличается лишь содержание и объем информации, который вносится в документ, выставляемый по предоплате.

Когда выставляется авансовый счет фактура

Правила выставления счета фактуры на аванс 2019 года регулируются статьей 168 НК РФ. По правилам НК РФ поставщик обязан в любом случае выписать счет покупателю в случае выплаты им аванса, и сделать это надлежит в пятидневный срок. Предоплата может поступить как в денежной, так и в материальной форме.

Но налоговое законодательство предусматривает ряд исключений, при которых счета-фактуры по предоплате не выставляются:

поставленные товары, работы, услуги не облагаются НДС по ст. 149 и п. 2 ст. 146 НК РФ;
поставка облагается НДС по ставке 0 % (п. 1 ст. 164);
товары, работы или услуги имеют положительный цикл процесса производства (правительственный Перечень № 468 от 26.07.2006);
товары, работы и услуги реализуются за пределами Российской Федерации.

В настоящий момент не предусмотрено ответственности за непредоставленный в срок расчет на аванс от поставщика. Но если поставщик не предоставил надлежащий документ в течение отведенных на это пяти дней, заказчик вправе обратиться в суд и после вынесенного судебного решения получить необходимую документацию.

Порядок формирования

Порядок оформления счета-фактуры по предоплате закреплен в ПП РФ № 1137 от 26.12.2011. В каждом заполняемом счете должен быть указан его уникальный порядковый номер, дата составления, полные и краткие наименования, адрес, ИНН и КПП, реквизиты и организационно-правовая форма обеих сторон. Если средства по счету внесены в нематериальной форме, это также указывается.

В табличной части вносятся сведения о товаре — его название и физические показатели. При описании товара в первой графе в скобках указывается слово «аванс». В графах со 2 по 6 проставляются прочерки, они заполняются только в случае фактической поставки товара.

Если предоплата вносится заказчиком до определения точного наименования приобретаемых товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг, в графе 1 (название продукции) указывается обобщенное наименование закупаемых объектов (Письмо Минфина РФ № 03-07-09/22 от 26.07.2011).

В графу 7 вносится налоговая ставка НДС в формате 10/110 или 20/120 в связи с тем, что при авансировании налог выделяется из суммы, а не начисляется. В 8 графу вписывается рассчитанная сумма налога. В ячейке 9 указывается величина авансирования. Графы 10-11 не заполняются показателями, в них ставятся прочерки.

Налог на добавленную стоимость необходимо указывать в формате рубли-копейки, без округления. Об этом говорится в Письме Минфина РФ № 03-07-07/18585 от 22.04.2014, а также в регламенте заполнения расчетных документов ПП РФ № 1137. Не стоит забывать, что с 01.01.2019 ставка НДС изменилась и теперь составляет 20 %.

Остальные графы не заполняются, так как на этапе предоплаты недостаточно сведений для внесения в ячейки формы (п. 5.1 ст. 169 НК РФ).

Напоминаем, что отгрузочные расчеты и бланки на аванс существенно отличаются своим содержанием. В расчетных документах на предоплату указывается меньше данных, да и требования к оформлению не так строго регламентированы. Самым главным отличием является формат указания НДС, так как в данном случае он выделяется из аванса.

Несмотря на менее строгие нормы оформления, помните, что счет-фактура на предоплату — это юридический документ, имеющий важное значение для налоговых органов при осуществлении процедуры по вычету налога на добавленную стоимость.

Документ на предоплату формируется в двух экземплярах — по одной для каждой стороны, подписывается руководителем и главным бухгалтером (при наличии) и передается покупателю.

Регистрация авансового счета-фактуры

В настоящее время у бухгалтеров появилась возможность регистрации авансовых счетов-фактур в книге покупок и продаж (п. 2 приложения 5 Постановления Правительства № 1137). Если заказчик получил счет от поставщика по факту уплаченной предоплаты, то такой платежный документ можно отразить в действующей книге покупок. Сам исполнитель указывает счет в книге продаж. Когда продавцы получили предоплату за поставляемые товары, работы или услуги, им надлежит внести счет-фактуру на аванс в свою книгу покупок.

Эта новость существенно облегчит процедуру предъявления документации к вычету налога на добавленную стоимость. Не имеет значения, каким образом производится оплата — налично или безналично. Но если взаиморасчеты за поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги производятся в безденежной форме, то авансовый счет не регистрируется в книге покупок.

Когда организация получает предоплату, она должна провести оформление счета и занести информацию в книгу продаж . Если она этого не сделает, то Налоговая инспекция наложит на нее штрафные санкции в размере от 10000 до 40000 руб .

Счет-фактура (СФ) – это разновидность документа , который клиент может предоставить для вычета входящего НДС. Предприятие, занимающееся продажей товара, обязано сформировать такой документ, как фактура и отправить контрагенту при фактической отгрузке или при оплате продукции. Кроме отличий в правилах их составления имеются и различия в содержащейся информации.

Для определения базы, облагаемой НДС, учитываются все доходы налогоплательщика , полученные в денежном или натуральном виде.

Моментом для начисления налога становится дата наиболее раннего события:

Момент реализации, отгрузки товара или дата оказания услуг, прописанных в соответствующем соглашении.
День частичного или полного погашения суммы платежа за товары или услуги, оговоренных в договоре. Поэтому в случае поступления средств, продавец обязан рассчитать сумму налога и его базы из расчета ставки 18/118 или 10/110 – это зависит от ставки, по которой реализуется продукция.

Существует три вида счет-фактур :

Документ, требования к которому регламентированы в НК РФ – «отгрузочные» , такие неофициальное название они получили. Оформляются при фактическом сбыте товара, оказании услуг или при переходе имущества в собственность клиента.
Авансовые счет-фактуры (АСФ) – составляются при поступлении предоплаты или авансового платежа. Формируются в соответствии с требованиями законодательства, которые прописаны в НК РФ.
Акт корректировки – это , которую составляют в случае снижения стоимости товара или его объема. Она предназначена для уточнения измененных данных. Введена в законодательство как юридическая категория в соответствии с законом №245-ФЗ НК РФ от 19.07.2011.

Авансовый и отгрузочный документ имеют одинаковую юридическую силу. Они оба обязательны для заполнения.

Критерии отличий счета-фактуры авансового типа от отгрузочного:

Период формирования и заполнения . АСФ составляется при поступлении предоплаты, а отгрузочный – по факту продажи товара или оказанию услуги.
Степень заполнения информации в бланке – по объективным причинам в фактуре первого типа может быть неосуществимо заполнение всех строк документа – это учтено в законодательстве и содержится в регламентах НК РФ.

Сроки передачи

В соответствии с законами РФ авансовая счет-фактура должна быть передана покупателю в течение 5 календарных дней с момента получения средств, перечисленных в счет предоплаты.

Если последний день выпадает на праздничный или выходной день, то нормативный акт подлежит формированию не позднее рабочего дня следующего за таким днем.

Она оформляется в двух равноценных экземплярах : первый предназначен для покупателя, второй подлежит хранению в фирме, а также обязательной регистрации в книге продаж.

Несмотря на то, что в законодательстве не прописан механизм несения ответственности за его не соблюдение, в случаях, если продавец не выдал АСФ, клиент имеет право востребовать документ в судебном порядке.

Оформление счета-фактуры

Информация и реквизитные данные, обязательные для заполнения документа АСФ:

присвоенный порядковый номер и дата выставления счета – строка 1;
полное наименование сторон процесса купли-продажи в соответствии с заключенным ранее договором, а также ИНН и КПП организаций-сторон сделки – стр. 2 и 6;
реквизитные сведения, указанные в платежном документе – стр. 5;
название валюты, которая используется для расчетов между фирмами – стр. 7;
развернутое название продукции или услуг – графа 1;
сумма авансового или предоплаченного платежа – гр. 9;
сумма начисленного взноса по налогу НДС – гр. 8.

При частичной оплате составление происходит также. В 5 строке отражаются данные каждого платежного документа. В тех случаях, когда проводилась оплата в безденежной форме – путем бартера или взаимным расчетом, тогда в 5 строке ставится прочерк. Третья и четвертая строка (грузоотправитель и грузополучатель), а также графы с 2 по 6, 10 и 11 – не должны заполняться.

Нюансы при заполнении АСФ

Министерство финансов высказывает мнение о том, что вносить данные по счет-фактурам авансовых платежей и отгрузочных следует в единый перечень . Такой подход вполне логичен и обоснован ввиду одинакового предназначения выписки этих документов – вычета по взносам НДС.

Если предоплата на счет организации-продавца поступила раньше, чем был оформлен договор, то в графе 1 АСФ проставляется общее название продукции, а не конкретизированное.

При обобщенном указании товара, ставка НДС рассчитывается – 18/118, а если оформление происходит по договору, то в зависимости от выбранного способа – 18/118 или 10/110, в прямой зависимости от товарной позиции.

Лица, уполномоченные производить контроль и составление документов и их оборот, могут делать пометки на счет-фактурах, если это целесообразно – в таких случаях они не будут признаны недействительными.

АСФ обязаны заверить подписью руководитель предприятия и главный бухгалтер, либо в их отсутствие уполномоченные сотрудники с правом подписи. ИП или замещающее его лицо, обязан заверить документ подписью, и обозначить сведения о свидетельстве государственной регистрации. Аналогичные правила распространяются на все виды счет-фактур.

Общие сведения об особенностях заполнения АСФ:

Формирование единого реестра номеров СФ.
В случае поступления аванса на счет фирмы-продавца, то НДС начисляется по максимально возможной ставке, а в поле наименование товара указывается его общее название.
В документе можно делать дополнительные, актуальные примечания.
Утверждение АСФ проводится главой компании и главным бухгалтером.

При оформлении в графе 1 указывается полное наименование товара, оно в обязательном порядке должно совпадать с выписанной спецификацией.

Если предоплата производится по товарам с разной налоговой ставкой, то их нужно выделить в счете на разных позициях или в таком случае выписывается документ с общим названием товара, в котором обозначается максимальная ставка по НДС.

Даже если поставки будут совершаться в разные даты, данные в АСФ не нужно разделять по разным позициям.

Если АСФ выписывается в условиях регулярных и постоянных поставок, то она составляется в конце расчетного периода и прописывается на сумму полученных платежей за минусом оказанных услуг. Если отгрузка происходит в период, не превышающий 5 дней с момента оплаты, то счет-фактура оформляется на реализацию .

При осуществлении авансового платежа и отгрузки товара в одном и том же квартале, при составлении декларации в налоговую инспекцию необходимо отобразить следующие сведения :

Облагаемую налоговую базу – на сумму средств предоплаты и на стоимость реализованного товара.
Размер начисленного взноса по НДС с полученных средств денежного и натурального характера (один раз).

Если часть денег нужно вернуть покупателю, то при выписке АСФ продавец должен вычесть отчисленный НДС и произвести все необходимые БУ корректировки. На возвращаемые средства СЧ не выписывают. Однако для обоснования действий в книге покупок делается пометка «Возврат» с указанием реквизитов. Срок для регистрации ограничивается 1 годом.

Если сумма, уплаченная в счет авансового платежа или предоплаты, превышает стоимость услуг или товаров по новым условиям, то образовавшиеся излишки стоит учесть в счет будущих поставок или вернуть клиенту.

В книге продаж заполняются все графы за исключением 14, 16, а также 19. К вычету в момент оплаты можно предъявить полную сумму начисленного НДС, если был полностью покрыт авансовый платеж, и частичную, если покрыта предоплата. При отправке товаров информация о счете фиксируется в книге продаж .

Если она производится не одной партией, то составляется равное количество АСФ. При оформлении книги покупок, информация в графе 15 должна совпадать с данными пункта 9, не принимая во внимание сумму, на которую была отгружена продукция.

Графа 7 в этой книге записывается в случаях:

При ввозе импортного товара. Налог по нему удерживается на таможне.
Покрываются расходы по командировочной поездке.
В случае возращения неотработанного аванса.

Реквизиты платежного документа не нужно вносить в эту графу.

Покупатель после получения АСФ может произвести налоговый вычет НДС. Информация о поступившем документе фиксируется в книге покупок . Для предотвращения двойного уменьшения базы, нужно полностью восстановить сумму вычета, если сумма приобретённых товаров равна сумме предоплаты и частично, если они оплачены не в полном объеме.

Для восстановления полного НДС необходимо отобразить счет в книге продаж по тем же правилам, что и при отгрузке. Однако кодом операции следует указать 21. Цена, прописанная в книге в графе 13б, должна совпадать с п.9 АСФ.

Авансовая счет-фактура не оформляется в счет предстоящих поставок продукции или услуг, у которых производственный процесс длится дольше 6 месяцев, стоимость облагается налогом с нулевой ставкой, и если они освобождены от налогообложения.

Предварительная оплата

Предоплата бывает нескольких видов :

Полная , при этом происходит полное погашение суммы ожидаемой поставки товара или оказания услуг.
Частичная – проплачивается определенная часть или оговоренная сумма от общей стоимости продукции, до отгрузки ее покупателю.
Револьверная – действует в отношении регулярных поставок при длительном взаимодействии.

Предоплата – это платеж, осуществляемый в счет продукции, доставка которой проводится в определенный временной промежуток. Процесс производства не зависит от него, в отличие от авансового расчета – это и лежит в основе их различий .

Образец заполнения счета-фактуры на аванс в 1С представлен ниже.

Счет-фактуру на аванс, полученный покупателем, необходимо зарегистрировать в установленном порядке . Для этого надлежит оформить его в книгу покупок, где и следует отметить надлежащие сведения о счете.

В случае же работы с документами в электронном виде зарегистрировать счет можно с помощью соответствующих программ. Выполнить это можно как вручную, так и в автоматизированном режиме.

Затем, по окончании текущего периода, в котором был составлен документ, его непременно следует подать в местную инспекцию для его регистрации и возможности реализации прав на необходимые вычеты. Никаких других действий с выданными авансовыми счетами, выполнять не требуется.

Когда продавец получает деньги от клиента, то должен сделать следующее:

Вычесть из полученной суммы НДС и сделать проводку по начислению к оплате (примеры проводок ниже).
Подготовить с/ф за 5 дней.
Регистрировать этот счёт в книге продаж в том квартале, когда получает деньги.
В день фактической отгрузки выставить с/ф ещё раз в счёт принятого раньше аванса.
Отправить к оплате начисленный ранее за отгрузку НДС.
А НДС, подсчитанный при получении суммы на предоплату, отправить к вычету.
Зарегистрировать авансовый счёт-фактуру в соответствующей книге покупок.

Покупателю же необходимо:

принять к вычету НДС, отмеченный в авансовом счёте-фактуре, принятом от поставщика;
выделить НДС по принятым ТМЦ в счёт раньше выполненной оплаты и отправить к вычету;
произвести восстановление авансового налога.

В каких отчетных документах фиксируется?

После того, как предоплата по сделке была проведена, а АСФ созданы, их требуется зарегистрировать.

Для этой цели, как уже было сказано, используются книги покупок/продаж, находящиеся у покупателя и поставщика.

Также вместо использования книг допускается регистрация счетов и с помощью электронных программ (к примеру, 1C). Как отражать поступление данных документов, будет рассказано ниже.

При этом, независимо от того, каким способом выполняется оформление счетов, срок их регистрации не должен превышать пяти дней с момента поступления (в некоторых случаях, определяемых законом – в течение месяца).

Варианты регистрации

При оформлении счета в программе 1C существует несколько способов его регистрации.

Регистрировать всегда при получении аванса . При выборе такого варианта все полученные авансовые счета будут регистрироваться автоматически по каждой начисленной сумме, за исключением авансов, которые были зачтены в день поступления.
Не регистрировать зачтенные в течение 5 дней . В этом случае счета будут созданы только на те суммы, которые не были зачтены в пятидневный срок с момента поступления. Этот метод помогает реализовать заложенное в налоговом кодексе требование о регистрации счетов в течение 5 дней ().
Зачтенные до конца месяца суммы не регистрируются . Данный вариант регистрации подойдет далеко не для всех случаев (иначе можно получить штраф за несвоевременную регистрацию).
Выбирать его нужно только в тех ситуациях, когда поставки товаров либо услуги происходят непрерывно в отношении одного и того же лица.

Он подойдет при авансовой оплате услуг интернет-доступа, связи, электричества, а также в других подобных этим ситуациях.

То, что подобная практика не является нарушением, разъяснено в письме Министерства Финансов от 6 марта 2009 года . При этом счета подобного рода должны быть оформлены не позже, чем до 5 числа месяца, последующего за месяцем перечисления аванса.

Например, услуги интернет-провайдера были оплачены авансом за июль. В такой ситуации авансовый счет потребуется оформить не позднее 5 июля того же года.
Не регистрировать счета, зачтенные до конца налогового периода . Использование этого пункта довольно спорно и может вызвать разногласия с налоговыми органами. Применять его следует лишь тем компаниям, которые готовы отстаивать свою позицию.
Возможность выбрать этот вариант вызвана следующим: существует мнение, что наименование «авансовый платеж» не должно относиться платежам, начисляемым в том же периоде, в котором происходит и отгрузка, поскольку тогда они не соответствуют самому понятию «авансовый».

А раз так, то и составлять авансовые счета по текущему периоду не нужно. Правда, следует еще раз сказать, что при выборе такого варианта споры с налоговой службой будут обеспечены.
Вовсе не регистрировать поступающие платежи в качестве авансовых . Подходит он только для организаций, обозначенных в Налоговом Кодексе в статье 167 . К ним относятся компании, имеющие длительный производственный цикл конечной продукции, превышающий срок в 6 месяцев.

В ручном режиме

Существует два основных способа регистрации АСФ в программе 1C. Первый из них – ручной метод. Он подойдет в случае, когда приходится регистрировать не очень большое количество счетов. Инструкция:

Автоматически

В ситуации, когда поступающих счетов очень много, регистрировать их в ручном режиме становится не слишком удобно и отнимает много времени. В этом случае лучше установить автоматическую регистрацию. Инструкция:

Для этого необходимо зайти в подраздел «банки и кассы», где найти «счета на аванс». После выбора этого пункта появится окно, в котором и следует выбрать период, за который будет произведено формирование документов.
Затем нужно нажать кнопку «заполнить» и выбрать все незарегистрированные счета. При этом список можно легко корректировать и по необходимости удалять ненужные либо дописывать новые документы.
Когда все необходимые авансовые счета от поставщика будут выбраны, останется только нажать на кнопку «выполнить», после чего произойдет их обработка — так будут соблюдены все правила зачета АСФ.
Список всех оформленных документов можно будет в любое время открыть, совершив переход по ссылке: «открыть список счетов на аванс».

Какие проводки соответствуют выданному документу?

При поступлении предоплаты формируется проводка, фиксирующая полученные средства на счету поставщика услуг (продавца). Затем, после того, как продавцом составлен и получен покупателем авансовый счет, происходит проводка готовых счетов при их регистрации.

Это можно выполнять как с каждым счетом индивидуально, так и в общем автоматизированном режиме (как было объяснено ранее).

У продавца проводки будут примерно такими:

дебет 51 Кредит 62ав – получены авансовые деньги от покупателя;
дебет 62ав. Кредит 68 – отмечено начисление добавленного налога, который выделяется из аванса;
дебет 62 Кредит 90.1 – отмечается доход от продажи ТМЦ на счёт аванса;
дебет 90.3 Кредит 68 – с реализационной операции начисляется НДС;
дебет 68 Кредит 62ав. – принимается к вычету авансовый НДС;
дебет 62ав. Кредит 62р. – засчитываются предоплаченные деньги.

А в бухгалтерском учёте:

Как видно из содержания настоящей статьи, использование электронных программ для регистрации различных счетов (в том числе авансовых) является более предпочтительным. Оно позволяет хранить всю необходимую информацию в одном месте, а благодаря взаимосвязанности документов возможность допущения ошибки в них минимальна.

Кроме этого, массовое автоматическое заполнение документов позволяет значительно экономить рабочее время.

Видео по теме

О том, как правильно регистрировать счет-фактуру на аванс, рассказано в этом видео:

В момент отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счет полученного аванса (частичной оплаты) сумму НДС с предоплаты можно предъявить к вычету (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС России от 10 марта 2011 г. № КЕ-4-3/3790). При этом размер вычета зависит от того, на какую сумму аванса будет отгрузка:

если аванс отработан полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг равна или превышает сумму полученной предоплаты), к вычету можно принять НДС, начисленный со всей суммы аванса;

если аванс отработан не полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг меньше суммы полученной предоплаты), к вычету можно принять только часть НДС, начисленного с аванса. Эту часть нужно определять пропорционально стоимости отгруженных товаров, работ, услуг. Такой вариант возможен, например, если в счет полученной 100-процентной предоплаты продавец отгружает товары в несколько этапов.

При отгрузке товаров (работ, услуг) в счет ранее полученного аванса продавец выставляет счет-фактуру и регистрирует его в книге продаж. Одновременно с этим счет-фактуру, выставленный при получении аванса, он регистрирует в книге покупок. Если продавец отгружает товар отдельными партиями, регистрировать счет-фактуру нужно несколько раз на стоимость каждой отгрузки.

Важно : стоимость товаров (работ, услуг), которая отражается в графе 15 книги покупок, должна быть равна стоимости, указанной в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры на аванс. При этом не важно, на какую сумму отгружены товары (работы, услуги) и какую сумму НДС с аванса продавец принимает к вычету.

Например, продавец получил от покупателя аванс в размере 59 000 руб. (в т. ч. НДС - 9000 руб.). Первая отгрузка в счет этого аванса была на сумму 50 000 руб. (в т. ч. НДС - 7627,12 руб.). В графе 9 счета-фактуры на отгрузку продавец указал стоимость 50 000 руб. Несмотря на это, при регистрации счета-фактуры на аванс в книге покупок в графе 15 он должен указать всю сумму полученного аванса (59 000 руб.), а в графе 16 - сумму НДС, принимаемую к вычету (7627,12 руб.). При отгрузке второй партии стоимостью 9000 руб. (в т. ч. НДС - 1372,88 руб.) продавец снова указывает в графе 15 всю сумму аванса (59 000 руб.), а в графе 16 - сумму НДС, принимаемую к вычету, - 1372,88 руб.

Ситуация: должен ли продавец заполнять графу 7 книги покупок, регистрируя счет-фактуру на ранее полученный аванс, когда отгружаются товары в счет данной предоплаты?

Нет, не должен.

Заполнять графу 7 книги покупок требуется лишь в тех случаях, когда уплата налога - обязательное условие для налогового вычета (подп. «к» п. 6 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Перечень таких случаев ограничен. В частности, в графе 7 указывают реквизиты платежных документов, подтверждающих уплату НДС:

при ввозе импортных товаров, когда налог взимается на таможне (письмо Минфина России от 26 ноября 2014 г. № 03-07-11/60221);

при оплате командировочных расходов (письмо Минфина России от 23 марта 2015 г. № 03-07-11/15889);

при возврате покупателю неотработанного аванса (письмо Минфина России от 24 марта 2015 г. № 03-07-11/16044).

Право же принимать к вычету суммы НДС, начисленные с полученных авансов, не зависит от факта уплаты налога. Оно само собой возникает у продавца в момент отгрузки товаров в счет предоплаты. Это следует из положений пункта 8 статьи 171 и пункта 6 статьи 172 Налогового кодекса РФ. Поэтому реквизиты платежного поручения на аванс, которые указаны в графе 5 счета-фактуры на предоплату, переносить в графу 7 книги покупок не нужно. Отсутствие такой информации не помешает вычету НДС, начисленного с аванса.

Пример составления счета-фактуры на аванс и регистрации его в книге покупок и книге продаж

Организация заключила договор от 6 марта 2016 г. № 342 на поставку партии тостеров «Омега» российского производства. Цена договора составляет 130 980 руб. (в т. ч. НДС - 19 980 руб.).

Согласно договору товар отгружается в адрес покупателя 24 марта 2016 года. Оплата по договору происходит в три этапа:

6 марта покупатель перечисляет в адрес организации авансовый платеж в счет предстоящей поставки в сумме 35 400 руб. (в т. ч. НДС - 5400 руб.);

16 марта покупатель делает второй авансовый платеж в адрес продавца в сумме 47 200 руб. (в т. ч. НДС - 7200 руб.);

окончательный расчет по договору (48 380 руб. (в т. ч. НДС - 7380 руб.)) происходит после отгрузки товара - 30 марта.

Все условия договора были выполнены как продавцом, так и покупателем.

6 марта платежным поручением № 1230 покупатель перечислил организации первый авансовый платеж. В этот же день на сумму полученного аванса бухгалтер организации составил счет-фактуру № 233 книге продаж за I квартал .

16 марта платежным поручением № 1267 покупатель перечислил продавцу второй авансовый платеж. В этот же день на сумму полученного аванса бухгалтер организации составил счет-фактуру № 255 в двух экземплярах. Один экземпляр он передал покупателю, а второй зарегистрировал в книге продаж за I квартал зарегистрировать в книге покупок .

Это следует из положений пунктов 2, 6, 21 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

После того как покупатель оприходует товары (работы, услуги), полученные в счет перечисленного аванса, у него снова появляется право на вычет. На этот раз он принимает к вычету сумму НДС, которую продавец выделил в счете-фактуре, выставленном при отгрузке. Этот счет-фактуру тоже нужно зарегистрировать в книге покупок. А чтобы избежать двойного уменьшения налоговой базы, сумму вычета по счету-фактуре на аванс покупатель обязан восстановить.

Такой порядок следует из положений пунктов 2 и 12 статьи 171, пункта 9 статьи 172 и подпункта 3 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Сумма НДС, которая должна быть восстановлена, зависит от того, какую сумму аванса отработал продавец:

если аванс отработан полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг равна или превышает сумму полученной предоплаты), восстановить нужно всю сумму НДС, принятую к вычету с аванса;

если аванс отработан не полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг меньше суммы полученной предоплаты), восстановить нужно только часть НДС, принятого к вычету с аванса. Такой вариант возможен, например, если в счет полученной 100-процентной предоплаты продавец отгружает товары в несколько этапов. В этом случае восстанавливать НДС покупатель должен в суммах, которые указаны в счетах-фактурах на каждую отгруженную партию товаров.

Чтобы восстановить НДС, счет-фактуру на аванс, по которому покупатель принял налог к вычету, нужно зарегистрировать в книге продаж. Порядок регистрации таких счетов-фактур в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не прописан. На практике их следует регистрировать аналогично счетам-фактурам, которые продавцы выставляют при отгрузке. Только код вида операции нужно указывать 21 (п. 6 таблицы, приложенной к письму ФНС России от 22 января 2015 г. № ГД-4-3/794). А стоимость товаров (работ, услуг), которая отражается в графе 13б книги продаж, должна совпадать со стоимостью, указанной в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, выставленного продавцом при отгрузке товаров (работ, услуг) в счет аванса.

Например, покупатель перечислил продавцу аванс в размере 59 000 руб. (в т. ч. НДС - 9000 руб.). Получив от продавца счет-фактуру на аванс, покупатель зарегистрировал его в книге покупок и принял к вычету НДС в сумме 9000 руб. Первая отгрузка в счет аванса была на сумму 50 000 руб. (в т. ч. НДС - 7627,12 руб.). В графе 9 счета-фактуры на отгрузку продавец указал стоимость 50 000 руб. Этот счет-фактуру покупатель тоже регистрирует в книге покупок. Одновременно он восстанавливает часть НДС, принятого к вычету с аванса. Для этого в книге продаж он регистрирует счет-фактуру на аванс с кодом 21. В графе 13б книги продаж покупатель указывает стоимость - 50 000 руб., а в графе 17 - восстанавливаемую сумму НДС - 7627,12 руб. При получении второй партии товаров (стоимость - 9000 руб., в т. ч. НДС - 1372,88 руб.) в графе 13б книги продаж покупатель указывает 9000 руб., а в графе 17 - 1372,88 руб.

Это следует из положений подпункта «с» пункта 7 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 1 июля 2010 г. № 03-07-11/279, от 15 июня 2010 г. № 03-07-11/251, от 28 января 2009 г. № 03-07-11/20, ФНС России от 20 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11684.

Пример регистрации счетов-фактур, полученных покупателем при перечислении аванса и при поступлении товаров в счет аванса

2 марта покупатель - ООО «Торговая фирма "Гермес"» перечислил аванс продавцу - акционерному обществу «Альфа» (платежное поручение от 2 марта 2016 г. № 15). Сумма аванса - 100 000 руб. (в т. ч. НДС - 15 254,24 руб.). В тот же день «Альфа» выставила «Гермесу» счет-фактуру от 2 марта 2016 г. № 114.

книге покупок .

23 марта 2016 года в счет полученного аванса «Альфа» оказала «Гермесу» услуги стоимостью 50 000 руб. (в т. ч. НДС - 7627,12 руб.). На эту сумму был выставлен счет-фактура от 23 марта 2016 г. № 135.

Бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал полученный счет-фактуру в книге покупок .

После оказания услуг НДС счет-фактуру на аванс «Гермес» регистрирует в книге продаж с указанием суммы НДС 7627,12 руб. Тем самым восстанавливается часть НДС, принятого к вычету по счету-фактуре на аванс.