Нормы отечественного права предписывают каждой российской организации периодически проводить инвентаризацию кассы, активов, запасов, иных обязательств и ценностей. Данная обязанность возникает вне зависимости от формы собственности предприятия, а исключительно исходя из наличия у компании статуса юридического лица. Проводя названную проверку, ответственные сотрудники пересчитывают бланки строгой отчетности и иное имущество, а также проводят инвентаризацию денежных средств.

Общие положения об инвентаризации

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» задекларировал лишь общую обязанность юридических лиц осуществлять инвентаризацию имущества, активов и пассивов.

Министерство финансов Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердило Методические указания по проведению сверок. Названные рекомендации регламентируют и порядок инвентаризации денежных средств в кассе.

Общими для любых проверок являются следующие черты:

• в качестве основания инвентаризации выступает приказ, изданный руководителем;
• проверки проводятся исключительно членами комиссии;
• обязанность по сверке возникает в силу актов нормотворчества России или же по инициативе субъекта хозяйственной деятельности.

Помимо указанного выше, общими для проверок, в том числе и при инвентаризации наличных денежных средств в кассе, являются их цели:

• проверка фактического присутствия ценностей и обязательств;
• установление соответствия их величины данным бухгалтерского учета и полноты их отражения.

Важно указать, что количество инвентаризаций в календарном году законодательными актами России не регламентируется, а потому каждое предприятие вправе установить произвольную периодичность проведения инвентаризации кассы.

В подавляющем большинстве случаев полномочия по осуществлению сверки возлагаются на постоянную комиссию, которая действует до назначения новых членов.

В ситуациях, когда проверке подлежит небольшой объем информации или, напротив, сверяемая область обширна, предприятие вправе поручить инвентаризацию ревизионной или временной комиссии.

Порядок проведения инвентаризация кассы в 2016 году

В настоящее время на территории Российской Федерации приняты и применяются Методические указания по проведению инвентаризации, утвержденные Приказом от 13.06.1995 N 49 Министерства финансов России.

В соответствии с пунктом 3.39 вышеназванного нормативно-правового акта Российской Федерации инвентаризация денежных средств в кассе производится в соответствии с Положением о порядке ведения операций с наличностью, разработанным Центральным Банком России. Однако в текущее время норм о ревизии наличных ЦБ РФ не утвердил.

Сверка наличных денег осуществляется путем полного и полистного пересчета сумм, наличествующих в кассе предприятия.

Указанный алгоритм проверки фактического состояния средств в равной мере применяется при инвентаризации денежных документов и бланков строгой отчетности, а также наличности.

Важно помнить, что при проведении сверки фактического присутствия ценностей в кассе организации с данными бухгалтерского учета операции с наличными не производятся и движение денег не осуществляется.

Описанные правила введены в действие Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 N 88 . Этим же нормативным актом утверждены и новые формы документов для оформления инвентаризации кассы.

Бланки документов, утвержденные Госкомстатом России, в 2016 году не являются обязательными к применению. Каждое юридическое лицо может разработать свои собственные формы. Но прежде чем принять решение об утверждении произвольных вариантов документов, следует помнить, что официальные формуляры гарантируют надлежащее соблюдение правил проведения инвентаризации кассы.

Необходимо подчеркнуть, что в указанном Постановлении от 18.08.1998 N 88 Госкомстата России предлагаются к использованию только формы документов. Какие-либо образцы или примеры заполнения бланков формуляров в данном нормативно-правовом акте не содержатся.

Для начала проверки необходимо наличие распоряжения руководства.

Образец приказа о проведении инвентаризации кассы

Министерство финансов Российской Федерации в своих Методических указаниях специально отметило некоторые отдельные объекты, подлежащие инвентаризации в кассе субъекта хозяйственной деятельности.

В пункте 3.42 своих разъяснений Минфин России особое внимание уделил проверке денег, принадлежащих компании, но не поступивших на ее счет или в кассу. В описанном случае инвентаризация денежных средств в пути производится через сверку данных бухучета с почтовыми или банковскими квитанциями, другими документами, подтверждающими внесение сумм.

Для безналичных денег Министерство финансов Российской Федерации также предусмотрело некоторые особенности. Пунктом 3.43 Методических указаний установлено, что инвентаризация безналичных денежных средств осуществляется путем сверки данных бухгалтерского учета с информацией, которая содержится в выписках банка по счетам компании.

Если же предприятию необходимо сверить бланки строгой отчетности или иные документы, имеющиеся в кассе, то организации следует принять к сведению пункты 3.40 и 3.41 Методических указаний . Обычно инвентаризация денежных средств и денежных документов производится по одним и тем же правилам с использованием одинаковых методов. Однако бланки строгой отчетности следует компоновать по видам, принимая к сведению их нумерацию, место хранения и ответственного сотрудника.

Следует отметить, что в правовом поле Российской Федерации отсутствует образец заполнения инвентаризационной описи наличных денежных средств. Не разработаны и примеры оформления иных документов, связанных с проверкой.

Ответственный сотрудник, приступающий к формированию результатов инвентаризации, должен помнить правила, являющиеся общими для заполнения приказа о сверке и иных форм документов:

• допускается машинописное или ручное заполнение;
• чернила могут быть черного или синего цвета;
• нельзя делать помарки, подчистки, дописки;
• все сведения должны подтверждаться оправдательными документами;
• заполненные формуляры подписываются комиссией в полном составе.

Введение

инвентаризация контроль проверка

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия и организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Это вытекает из ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. Инвентаризации имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты и независимо от формы собственности.

Инвентаризация - установление на определенный момент фактического наличия средств и их источников, фактически произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта в натуре, т.е. снятие остатков, или путем проверки учетных записей. С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют ошибки, допущенные в учете. Инвентаризация необходима для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества предприятия.

Инвентаризации подлежит все имущество (все виды имущества, принадлежащие предприятию независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее предприятию, но числящееся в бухгалтерском учете; имущество, не учтенное по какой-либо причине) и все виды финансовых обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливается руководителем предприятия, кроме случаев, когда в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно.

Обычно инвентаризации подразделяются по различным объектам учета на:

§ Инвентаризацию основных средств;

§ Инвентаризацию капитальных вложений, незавершенных капитального строительства и капитального ремонта;

§ Инвентаризацию незавершенного производства;

§ Инвентаризацию товарно-материальных ценностей;

§ Инвентаризацию денежных средств;

§ Инвентаризацию расчетов и других статей баланса.

Сущность тех или иных объектов учета и контроля, а также их различная роль в производственно-коммерческой деятельности экономического субъекта, таким образом, накладывают особые отпечатки на саму технологию проведения каждой из таких инвентаризаций.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств

Организации располагают денежными средствами, необходимыми для их финансово- хозяйственной деятельности. Денежные средства в основном должны храниться в учреждениях банка и незначительные суммы - в кассе организации.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров Центрально банка РФ от 22 сентября 1993г. №40, инструкция «О порядке ведения кассовых операций Российской Федерации» приведена в письме Банка России от 04 октября 1993г. №18.

Ведение операций с наличными денежными средствами возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить наличность в пределах лимита, согласованного с обслуживающей банковской организацией. Превышение его допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплат заработной платы. Пределы расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами в один день по одному договору не должен превышать установленного лимита.

Ревизия денежных средств является традиционным направлением, с которого начинается проверка. Прежде всего такой интерес связан с тем, что наличные денежные средства представляют собой наиболее рисковый объект потенциальных искажений официальных данных. В движении денежных средств выделяют два основных вида искажения:

· величина в отчетности завышена по сравнению с реальной (ошибка в учете или денежные средства реально присвоены, похищены и т.д.);

· величина в отчетности занижена по сравнению с реальной (ошибка в учете или существуют неучтенные денежные средства).

Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную инвентаризацию кассы, в ходе которой производится полный пересчёт наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги.

Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчёт и документы по операциям последнего дня, а также даёт расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств путем полистного пересчёта всех денежных знаков в покупюрной описи; никакие расписки в остаток наличных денег в кассе не включаются.

Одновременно подлежат инвентаризации денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности, с учётом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка.

По результатам проверки оформляется акт инвентаризации. В этом акте указывается состав комиссии, местонахождение проинвентаризированных денежных средств, фактические остатки и остатки по данным учета, подписка кассира о приеме денежных средств на свою ответственность. Кроме того, определяется результат инвентаризации, берется объяснение причин расхождения с учётными данными от кассира и решение руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты инвентаризации отражаются бухгалтерскими записями.

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации:

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 91 «Прочие доходы».

Недостача денег в кассе оформляется бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кредит счета 50 «Касса».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира:

Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача денег в кассе внесена кассиром:

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если во взыскании недостачи с виновного лица отказано судом, недостача списывается на финансовый результат:

Дебет счета 91 «Прочие доходы»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчётном и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации, производится путём сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учёта на счетах 51 «Расчётные счета», 55 «Специальные счета в банке» с данными выписок банков. Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах в банках не предусмотрено никаких унифицированных форм актов и описей. Организация разрабатывает указанные формы самостоятельно. Отклонения от учётных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера. Например, при проведении инвентаризации было выявлено превышение остатка на счёте по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учёта. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из-за того, что в учёте была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учёта образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:

Дебет счета 51; Кредит счета 62 - сторно - исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учета платежного поручения.

Инвентаризация кассы организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров ор­ганизации производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов прово­дится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведе­ния инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходова­ны, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подот­четные суммы на приобретение имущества.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического нали­чия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем пол­ного пересчета. Остаток денежной наличности сверяется с данными учета по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и др.), находящихся в кассе организации, применяется унифицированная форма первичной учетной докумен­тации по учету результатов инвентаризации, а именно: Акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводят­ся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалте­рию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в акте не допускает­ся. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответ­ственным лицом.

При выявлении недостач или излишков денежных средств в кассе организации в акте указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Материально ответственные лица должны дать объяснение причинам возникновения излишков или недостач денежных средств в кассе. Выявленная недостача наличных денежных средств взыскивается с мате­риально ответственного лица - кассира организации.

Выявленные излишки наличных денег принимаются к бухгалтерскому учету (приходу­ются в кассу) и зачисляются на финансовые результаты организации (счет 91 «Прочие доходы и расходы»).

Взыскание недостачи отражается по кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»). Внесение денежных средств кассиром в погашение недостачи отражается по кредиту субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». *

Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

rowspan=2 bgcolor=white>Содержание хозяйственных операций

№	Корреспондирующие
	Дебет	Кредит
1	Отражены излишки денежных средств в кассе, выявлен­ные при инвентаризации	50-1	91-1
2	Отражена недостача денежных средств в кассе, выяв­ленная при инвентаризации	94	50-1
3	Недостача денежных средств отнесена на кассира	73-2	94
4	Кассиром в погашение недостачи внесены денежные средства в кассу организации	50-1	73-2

Ревизию кассы организации и соблюдение кассовой дисциплины также производят уч­редители организаций и аудиторы (аудиторские фирмы) в соответсв// : заключенными договорами. При этом особое внимание они должны уделять вопрсс, ::ес-е~ения сохран­ности денег и ценностей.

Систематическая проверка соблюдения организациями требований порядка ведения кассрвых операций возлагается также на банки. Организации обязаны предоставлять по требованию банков все необходимые документы для проведения проверок соблюдения кассовой дисциплины.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укреп- ленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организации.

Для обеспечения достоверных данных бухгалтерии, повышения эффективности учёта и строгого контроля сбережения средств в компании проводится инвентаризация кассы.

Обязательное проведение инвентаризации кассы

Процесс инвентаризации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ «О бухгалтерском учёте» (ст.19), о проведении кассовых операций. Минфин РФ (приказ №49) регламентирует процесс инвентаризации и предлагает методические рекомендации. Основой для проведения инвентаризации является приказ руководителя, он является главным документом финансовой политики данного предприятия.

В нормативных документах фиксируется информация об обязательной инвентаризации с указанием причин, которые могут быть следующими:

Узнайте подробно, как проводится ревизия кассы и кассовых операций у ИП:

• Подготовка и сдача годового отчёта.
• Принятие на работу нового материально ответственного сотрудника на место прежнего.
• В случае допущения злоупотреблений лицами, использующих в своих целях должностное положение.
• Закрытие предприятия или его реорганизация.
• Непредвиденные обстоятельства, связанные с движением денег.

Подготовительный период включает в себя издание руководителем компании соответствующего приказа, в котором содержится информация о времени проведения проверки кассы, срок подачи сведений, полученных в ходе инвентаризации. В приказе также сообщается об образовании инвентаризационной комиссии с указанием ФИО её председателя. Все члены комиссии ответственны за достоверность данных, установленных в ходе проверки. Очень важен момент присутствия всех членов без исключения. Если будет отсутствовать хотя бы один из них, результаты могут быть признаны недействительными.

Извещение кассира в письменной форме о том, что вся приходно-расходная документация предприятия имеется в отчёте и передана в бухгалтерию, является стартом для проведения инвентаризационной проверки.

Вся денежная масса, обнаруженная в кассе, пересчитывается. При слишком большом объёме, банкноты сортируются по достоинству, и соответственно пересчитывается каждая часть с указанием количества купюр отдельного номинала и сумма, затем все суммируются. Окончательный результат сравнивается с данными отчёта и составляется соответствующий акт.

Инвентаризационная проверка позволяет определить:

• Придерживается ли кассир данного предприятия требованиям кассовой дисциплины, не нарушает ли правила приёма и выдачи наличных денег.
• Насколько достоверны сведения об отношениях с банком, который обслуживает данную компанию.
• Наличие договорных обязательств с материально ответственным лицом (кассиром).

Важным элементом проверки является наличие условий для хранения денежной массы (сигнализация, сейфы, пожарная безопасность, условия транспортировки).

Проверка правильности ведения кассовой книги также является важной составляющей инвентаризации, основные требования такие:

• Нумерация страниц.
• Заверенная печатью прошивка.
• Своевременность занесения записей в книгу с документальным подтверждением. Исправления, подтасовка данных строго воспрещается.
• Итоговые суммы должны быть безошибочными и соответствовать действительности. Переносить данные на следующую страницу следует производить по установленным требованиям.

Если в бухгалтерии ведётся автоматизированный учёт, осуществляется проверка работы программного обеспечения, предназначенного для обработки данных кассовых документов.

Оформление: документы и образцы

Как упоминалось выше, отправной документальной точкой для проведения инвентаризации является приказ по предприятию, который издаётся руководителем.

Образец приказа для проведения инвентаризации

Если кассир корректно проводит все денежные операции, фактическая сумма оставшейся в кассе наличности будет равна сумме, указанной в поданных заранее отчётах. Несоответствие сумм говорит либо о недостаче денег в кассе, либо об излишках, что в обоих случаях говорит о злоупотреблениях или ошибочных действиях кассира.

Для обобщения собранной информации составляется сличительная ведомость, которая является частью акта инвентаризации, она заполняется следующим образом:

• Наименование предприятия с указанием области деятельности.
• Номер и время (день, месяц, год) составления инвентаризационного акта.
• Номер приказа об инвентаризационной проверке и дата его издания.
• ФИО материально ответственного работника компании и его подпись.

В таблице заполняются следующие данные:

• Фактическое количество наличных денег и ценных бумаг и поданная в отчёте сумма.
• Разница между отчётными и фактическими данными.
• Номера последних приходно-расходных документов.

Кассир даёт объяснение допущенным нарушениям в отдельной колонке бланка акта. Далее эта информация используется при разработке мероприятий по устранению выявленных недостатков.

Инвентаризационный акт выдаётся в двух экземплярах, а если назначается на должность кассира новый работник, то в трёх. Документ заверяется подписями всех участников проверки. Оригинал подаётся в бухгалтерию, копия - кассовому работнику (материально ответственному).

Образец акта проверки

Образец акта проверки (чистый бланк ИНВ-15)

Выявление нарушений и их причины

Практически каждая проверка сопровождается обнаружением определённого количества нарушений. Они могут быть вызваны различными причинами:

• Недостаточный профессионализм.
• Элементарная невнимательность и непростительная халатность.
• Умышленное искажение данных ответственным лицом.
• Несовершенство системы контроля.

Типичные нарушения в большинстве предприятий:

• Частичное или полное отсутствие первичной приходно-расходной документации.
• Неправильное ведение документации.
• Безграмотность счетовода, допускающего ошибки при математических подсчётах.
• Необоснованное списание денежных средств (без подтверждающей документации).
• Одни и те же документы используются дважды.
• Учётные записи заполняются с нарушением сроков.
• Документы, не заверенные печатью предприятия и подписью руководителя.
• Использование расписок в качестве списания денежных сумм.
• Получатели средств не расписываются на расходных документах.
• Во время отсутствия кассира его обязанности выполняет другой сотрудник без надлежащего оформления.

Кто в ответе за выявленные недочёты

Если виновные в недостаче не выявлены, то практически за этот факт несёт ответственность руководитель. Он принимает решение о возможном списании недостающей суммы из кредита в дебет. Основой такого решения является ст.12 ФЗ «О бухгалтерском учёте».

О выявленных недостачах или излишках издаётся приказ и отправляется в бухгалтерию (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Если по результатам инвентаризационной проверки обнаружены нарушения и определены виновные в их совершении, к ним будут предъявлены меры по возмещению нанесённого материального ущерба компании.

Если материально ответственный сотрудник отказывается от предъявленных требований, руководитель вправе обратиться в судебные органы для разрешения конфликта.

Условия, при которых виновные обязаны возместить недостачу:

• Наличие официального документа, подтверждающего виновность конкретного должностного лица.
• Признание сотрудником собственной вины в письменной форме с указанием причины и мотивов совершенного нарушения.
• Постановление инвентаризационной комиссии о признании виновности сотрудника. Если он не согласен с таким решением, он должен подписать соответствующий документ, который может быть основанием для подачи руководителем иска в суд.
• Удержание суммы недостачи из зарплаты виновного работника.

Если сотруднику ошибочно предъявляют претензии о недостаче, он также может обратиться в судебные органы.

Излишки

Первым шагом после выявления излишков, они подлежат оприходованию. Бухгалтер делает соответствующие расчёты и составляет справку, содержащую следующую проводку:

Дебет счета учёта ТМЦ (для каждой категории товаров отдельный номер - 01, 07, 10, 41, 43) в Кредит счета 91.1 «Прочие доходы».

Обнаруженные и оприходованные излишки включаются в оборот предприятия. Если речь идёт о денежных средствах, они становятся внереализационными, ст.250 НК РФ запрещает использовать их. Они списываются в производство и фиксируются по дебету.

Как списать недостачу

Недостачу без определения виновных можно списать только в таких случаях и условиях:

• В течение того года, в который осуществлялась инвентаризационная проверка.
• Списанием может заниматься один, специально назначенный для этих целей сотрудник.

Процесс списания проводится в такой последовательности:

• Издание приказа руководителя компании.
• Списание с кредита в дебет на счёт 94.
• Списание расходов на осуществление инвентаризационной проверки.
• Бухгалтерия даёт данные о естественной убыли. Далее сравниваются суммы расходов с нормативными. Если результат меньше нормы, списание производится на расходы компании.

При наличии виновных сотрудников или если недостача больше естественной убыли, проводится списание следующим образом:

• Руководитель оформляет приказ о списании с кредита в дебет.
• Сверка данных в документах.
• Бухгалтерия высчитывает недостающую сумму.
• Руководство предприятия разрабатывает план мероприятий по недопущению впредь выявленных нарушений или идёт на крайние меры - подаёт иск в суд.

Если решением суда вина сотрудников не доказана, недостача списывается на основании судебного вердикта.

Если виновник скрылся, недостача списывается за счёт чистой прибыли.

Чтобы предотвратить конфликты, связанные с такими негативными явлениями в работе предприятия, как недостача, руководитель должен соблюдать последовательность действий. Каждый его шаг должен соответствовать букве закона. Например, действия по разделению суммы недостачи среди сотрудников и вычета этой цифры из их заработной платы - является противозаконным и может быть квалифицированно, как незаконная невыплата заработной платы.

Инвентаризация денежных средств в кассе может проводиться по разным причинам. Она бывает как плановая, так и внезапная. Главная цель её проведения - контроль потока наличных средств на предприятии и предотвращение воровства среди персонала.

Инвентаризация является один из основных элементов метода бухгалтерского учета, сущность которого состоит в сличении наличия имущества и обязательств организации.Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка и соответствие данным бухгалтерского учета.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Но проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене кассира;

При выявлении фактов хищения наличных денег;

Если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

При реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Порядок проведения инвентаризации кассы до 01.01.12. дополнительно регулировался Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.

Нормы Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П), не содержат требований о проведении внезапных ревизий кассы. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом. Лишь в п. 1.11 Положения N 373-П говорится, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, Общие правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (в том числе формы документов, применяемых для оформления результатов инвентаризации, порядок деятельности инвентаризационных комиссий и участия материально ответственных лиц в проведении инвентаризации) установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (Письмо Минфина России от 03.06.2010 N 07-02-12/13).

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств в кассе по форме N ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Таким образом, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным для всех организаций индивидуальным предпринимателем.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на «____» (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям:

Правильность ведения кассовой книги;

Арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

Своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы в ООО «Росс-Эль» подлежат контролю:

Соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;

Целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке;

Наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере;

Обоснованность записей в кассовых ордерах;

Своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате;

Правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам;

Наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке;

Наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения;

Законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки;

Соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по:

С учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости.

Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Для организации учета денежных средств и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет три субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная касса», 50/3 «Денежные документы».

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Путем сопоставления фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

Согласно новому Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 «Касса» субсчета 1 «Касса организации» или 3 «Денежные документы»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1«Прочие доходы».

При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности».

Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете производится запись:

Дебет 50/1«Касса организации»

Кредит 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет счет 91/2 «Прочие расходы»

Кредит счет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.